Obecnie każdy profesjonalny zespół zdaje sobie sprawę z tego, jak ważne są dane. Niezależnie od tego, czy chodzi o arkusze kalkulacyjne z danymi finansowymi, pliki grafiki wektorowej, dokumenty tworzone wspólnie, prezentacje czy coś zupełnie innego – to właśnie dane pozwalają Twojemu zespołowi wykonywać codzienną pracę. Nic więc dziwnego, że zarządzanie danymi powinno być w centrum uwagi Twojego zespołu na każdym kroku tego procesu.
Zapewnienie bezpieczeństwa danych Twojego zespołu nie musi być skomplikowane. Przygotowaliśmy listę 5 narzędzi i strategii, z których każdy profesjonalny zespół może (i powinien!) korzystać, aby chronić swoje informacje.
Oto, co znajduje się na liście:
- Twórz kopie zapasowe wcześnie i często
- Wybierz platformę przechowywania danych w chmurze z funkcją zdalnego czyszczenia danych
- Dbaj o kontrolę dostępu do plików i folderów
- Hasła nadal stanowią istotny element bezpieczeństwa danych
- Nie pozostawiaj żadnego urządzenia bez nadzoru
Tworzenie kopii zapasowych danych Twojego zespołu na bezpiecznych serwerach dostawcy usług przechowywania danych w chmurze to świetny sposób na zabezpieczenie się przed utratą danych.
Twórz kopie zapasowe wcześnie i często
Jeśli chodzi o bezpieczeństwo danych, świat jest pełen nieprzewidywalnych sytuacji. Wiele rzeczy może pójść nie tak. Co się stanie, jeśli sprzęt Twojego urządzenia ulegnie awarii i stracisz pliki zapisane lokalnie? Co się stanie, jeśli Twoje dane zostaną uszkodzone przez wirusa? Co się stanie, jeśli Twoje urządzenie zostanie skradzione lub zniszczone? Bez kopii zapasowej danych Twojego zespołu każda z tych sytuacji może oznaczać, że Twoje dane przepadną na zawsze.
Najprostszym sposobem zapobiegania utracie danych jest tworzenie kopii zapasowych w chmurze. Podczas tworzenia kopii zapasowej w chmurze powstaje kopia Twoich danych, która jest przechowywana na bezpiecznym serwerze dostawcy usług przechowywania danych w chmurze.
Oczywiście im częściej tworzysz kopie zapasowe danych, tym mniej informacji utracisz w razie awarii. To, jak często Twój zespół powinien tworzyć kopie zapasowe danych, zależy od wielu czynników, takich jak charakter pracy zespołu.
Wybierz platformę przechowywania danych w chmurze z funkcją zdalnego czyszczenia
W przypadku zgubienia lub kradzieży urządzenia aktualna kopia zapasowa danych pozwoli Twojemu zespołowi kontynuować pracę bez żadnych zakłóceń. Co jednak, jeśli urządzenie trafi w niepowołane ręce? Wszelkie poufne dane, nad którymi pracował Twój zespół – numery kont, nazwy klientów i inne – mogą zostać ujawnione.
Na szczęście niektórzy dostawcy usług przechowywania danych w chmurze oferują funkcję zdalnego czyszczenia jako środek bezpieczeństwa. Oznacza to, że w przypadku zgubienia lub kradzieży urządzenia możesz usunąć pliki powiązane z aplikacją dostawcy usług przechowywania danych w chmurze, nawet jeśli nie masz tego urządzenia w swoich rękach.
Ponieważ kopie zapasowe Twoich danych są już przechowywane w chmurze, nadal możesz uzyskać do nich dostęp z innych urządzeń i nie musisz martwić się o ryzyko związane z dostępem do nich przez osoby nieuprawnione.
Jeśli zgubisz urządzenie, nigdy nie wiesz, kto może uzyskać dostęp do Twoich danych. Funkcja zdalnego czyszczenia pozwala chronić dane bez względu na okoliczności.
Zadbaj o kontrolę dostępu do plików i folderów
Skoro już o tym mowa, ważne jest również monitorowanie, kto uzyskuje dostęp do danych i w jaki sposób z nich korzysta. Większość dostawców usług przechowywania danych w chmurze ułatwia współpracę – a tym samym udostępnianie plików i folderów – co daje firmie przewagę nad konkurencją. Bezpieczne narzędzia do współpracy zapewniają również różne poziomy uprawnień w zależności od ról w zespole.
Zasadniczo dostęp do plików i folderów należy przyznawać wyłącznie osobom, które naprawdę tego potrzebują. Chociaż jest mało prawdopodobne, aby pracownicy z innych zespołów celowo podejmowali działania zagrażające bezpieczeństwu danych, ograniczenie dostępu do plików i folderów zmniejsza ryzyko wystąpienia nieprzewidzianych zdarzeń.
Zdecydowanie ważne jest, aby nad projektem pracowało wiele osób, ale równie ważne jest śledzenie, kto ma dostęp do jakich danych.
Hasła nadal stanowią istotny element bezpieczeństwa danych
To podstawowa zasada bezpieczeństwa danych, a mimo to tak wiele osób nadal nie stosuje najlepszych praktyk dotyczących haseł. Biorąc pod uwagę wszystkie konta osobiste i służbowe, z których korzystamy na co dzień, zapamiętanie unikalnego hasła do każdego z nich może być trudne, a sama myśl o zmianie każdego z tych unikalnych haseł co 6 miesięcy (zgodnie z zaleceniami większości ekspertów ds. cyberbezpieczeństwa ) jest wręcz zniechęcająca.
Bonus: Dowiedz się, jak wdrożyć system zarządzania ryzykiem cyberbezpieczeństwa
Ale nie martw się! Na rynku dostępnych jest wiele bezpiecznych narzędzi do zarządzania hasłami, które pomogą Ci utrzymać porządek w wszystkim.
Nie pozostawiaj żadnego urządzenia bez nadzoru
W przypadku zgubienia lub kradzieży urządzenia natychmiast martwimy się o bezpieczeństwo naszych danych. W końcu kto wie, kto może uzyskać dostęp do naszych danych z tego urządzenia, gdy znajduje się ono poza naszym zasięgiem wzroku?
A co w sytuacji, gdy zostawisz telefon komórkowy, którego używasz do sprawdzania służbowych e-maili, leżący na stoliku w kawiarni, gdy wstaniesz, żeby nalać sobie więcej śmietanki do kawy? A co, gdy odejdziesz od laptopa lub komputera stacjonarnego w pracy bez wylogowania się ze swojego konta?
Niezależnie od tego, gdzie się znajdujesz i jak szybko planujesz wrócić do swojego urządzenia, najlepszymi praktykami dla zachowania bezpieczeństwa danych są wylogowanie się przed odejściem lub, jeśli to możliwe, zabranie urządzenia ze sobą.
Włącz również uwierzytelnianie dwuskładnikowe, aby utrudnić nieuprawnionym osobom dostęp do Twoich danych.
Korzystając z tych prostych narzędzi i najlepszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa danych, Twój zespół może znacznie przyczynić się do zapewnienia bezpieczeństwa danych.
Bezpieczeństwo danych ma ogromne znaczenie dla współczesnych zespołów profesjonalistów, ale wdrożenie najlepszych praktyk w tym zakresie nie musi być trudne. Poniższe 5 narzędzi i strategii to jedne z naszych ulubionych sposobów na zapewnienie bezpieczeństwa danych każdego zespołu i sprawne funkcjonowanie zespołu. Jakie środki bezpieczeństwa stosuje Twój zespół? Chętnie poznamy Twoją opinię w komentarzach!
Jest to post sponsorowany przez Dropbox. Wszystkie opinie są moimi własnymi. Dropbox nie jest powiązany z żadnymi innymi wymienionymi produktami ani usługami i nie promuje ich.
*
Melissa Pallotti jest profesjonalną pisarką, pasjonatką komputerów i fanką hokeja mieszkającą w Pittsburghu w stanie Pensylwania. Możesz nawiązać połączenie z Melissą na Twitterze lub LinkedIn.
