Jest niedzielny wieczór i przeglądasz cotygodniowe raporty swojego zespołu. Na papierze wszyscy są zajęci. Projekty są „w trakcie realizacji”. Teams ciężko pracuje. Jednak z jakiegoś powodu najważniejsze inicjatywy — te związane z celami kwartalnymi — wydają się utknąć w miejscu.
Brzmi znajomo?
Jeśli kiwasz głową, doświadczasz tego, co nazywam „niewidzialnym podatkiem” złego wykonania projektu. To ukryty koszt, który odróżnia organizacje odnoszące sukcesy od tych, które pracują równie ciężko, ale konsekwentnie osiągają gorsze wyniki.
Rzeczywisty koszt chaosu w realizacji
Jako dyrektor operacyjny ClickUp zarządzam blisko 700 osobami w wielu różnych zespołach — od marketingu i sprzedaży po dane i systemy. W dowolnym momencie mój zespół pracuje nad 30–40 bardzo kluczowymi inicjatywami na całym świecie. Dzięki temu doświadczeniu — oraz niezliczonym rozmowom z innymi członkami kadry kierowniczej — nauczyłem się, że porażka w zarządzaniu projektami rzadko zdarza się z dnia na dzień.
Zamiast tego projekty umierają „tysiącem śmierci”
To zatwierdzenie, które powinno nastąpić w kroku pierwszym, ale pojawiło się dopiero w kroku piątym. To zespoły, które odkrywają Amerykę, ponieważ procesy biznesowe nie są ustandaryzowane. To błyskotliwi współpracownicy, którzy wypalamają się, ponieważ zamiast tworzyć wartość, toną w spotkaniach dotyczących statusu.
Nie są to dramatyczne porażki, które trafiają na pierwsze strony gazet. To cicha erozja dynamiki, która z czasem narasta, tworząc coś, co nazywam „projektami zombie” — inicjatywami, które na pozór wydają się żywe, ale w rzeczywistości są całkowicie zatrzymane.
Wpływ na kadrę kierowniczą jest realny:
- Inicjatywy, które powinny napędzać przyszły wzrost, utknęły w martwym punkcie
- Teams płacą niewidoczny podatek w postaci zbędnej pracy
- Osoby osiągające wysokie wyniki wypalają się raczej z powodu chaosu operacyjnego niż znaczącej pracy
- Organizacje poświęcają dynamikę, która ma kluczowe znaczenie dla przewagi konkurencyjnej
Dlaczego tradycyjne narzędzia stwarzają więcej problemów niż rozwiązują?
Większość organizacji nadal zarządza złożonymi, wielofunkcyjnymi projektami, używając arkuszy kalkulacyjnych i e-maili jako podstawowych narzędzi koordynacji. Zanim dołączyliśmy do ClickUp, tak wyglądała również nasza rzeczywistość — realizowaliśmy projekty w arkuszach kalkulacyjnych, a najlepszym sposobem na wypełnienie luk komunikacyjnych było wysyłanie kopii wiadomości e-mail do wszystkich osób w wątku. Wyobraź sobie próbę koordynowania orkiestry symfonicznej, w której każda sekcja czyta inny zapis nutowy, a dyrygent słyszy tylko jeden instrument naraz.
To fragmentaryczne podejście powoduje powstanie trzech krytycznych punktów awarii:
1. Chaos komunikacyjny: Gdy aktualizacje projektu są przekazywane w wątkach e-mail, ważne informacje giną w gąszczu wiadomości. Ktoś zapomina wysłać kopię wiadomości do kluczowego interesariusza, tworząc zupełnie nowy wątek bez pełnego kontekstu. Wkrótce pojawia się wiele wersji prawdy, a decyzje są podejmowane na podstawie niekompletnych informacji.
2. Martwe punkty widoczności: Bez widoczności wskaźników wydajności i kluczowych wskaźników efektywności w czasie rzeczywistym kadra kierownicza działa w oparciu o nieaktualne informacje. Zanim problemy pojawią się w formalnych przeglądach, spowodowały już kaskadowe opóźnienia w zależnych od siebie inicjatywach.
3. Podatek manualny Teams poświęcają nieproporcjonalnie dużo czasu na zadania administracyjne — aktualizowanie arkuszy kalkulacyjnych, pisanie raportów o statusie i poszukiwanie informacji, które powinny być dostępne automatycznie. Ten „podatek” zmniejsza czas dostępny na pracę o wysokiej wartości, która faktycznie ma znaczenie.
Jak AI zmienia realizację zadań z reaktywnej na predykcyjną
Sztuczna inteligencja nie tylko automatyzuje zadania — zmienia sposób, w jaki organizacje odnoszące sukcesy podchodzą do realizacji projektów. Oto, w jaki sposób narzędzia AI i systemy AI tworzą nowy paradygmat:
Scentralizowana inteligencja
Zamiast przeszukiwać wiele narzędzi w poszukiwaniu statusu projektu, AI tworzy ujednolicony widok, w którym wszystkie prace, komunikacja i decyzje znajdują się w jednym miejscu. Zespoły współpracują bezpośrednio w ramach zadań, a kierownictwo uzyskuje widoczność w czasie rzeczywistym bez konieczności ciągłego sprawdzania.
Przewidywanie rozwiązań problemów
Tradycyjne zarządzanie projektami ma charakter reaktywny — problemy wykrywa się dopiero po tym, jak spowodowały opóźnienia. AI analizuje dane historyczne, aby zidentyfikować wzorce we wszystkich projektach i zidentyfikować ryzyko, zanim się zmaterializuje. Sygnalizuje zależności zagrożone ryzykiem, zasoby stające się wąskimi gardłami oraz inicjatywy tracące impet. Jest to szczególnie cenne podczas zarządzania złożonymi danymi w różnych działach. To właśnie siła predykcyjnego wykonywania projektów z wykorzystaniem wniosków opartych na danych.
Zautomatyzowana koordynacja
AI eliminuje ręczne zadania poprzez automatyzację rutynowych czynności:
- Generowanie podsumowań wykonawczych z działań w ramach projektu
- Tworzenie standardowych raportów i pulpitów
- Przekazywanie decyzji do właściwych interesariuszy
- Śledzenie zależności i automatyczne oznaczanie konfliktów
Dzięki temu zyskujesz czas, który możesz poświęcić na poprawę wiedzy o zachowaniach klientów i realizację celów strategicznych.
Przyspieszenie z uwzględnieniem kontekstu
AI nie tylko automatyzuje — przyspiesza podejmowanie decyzji, dostarczając odpowiedni kontekst dokładnie wtedy, gdy jest potrzebny. Może wyszukiwać podobne decyzje podjęte w przeszłości, identyfikować ekspertów w danej dziedzinie, a nawet tworzyć wstępne rekomendacje na podstawie danych historycznych dotyczących projektów.
Podręcznik dla kadry kierowniczej: Jak być liderem w erze AI
Na podstawie mojego doświadczenia w skalowaniu realizacji w ClickUp, oto jak liderzy mogą wykorzystać AI do transformacji realizacji w swojej organizacji:
1. Sprawdź swoje koszty realizacji
Jak już wspomniałem, zespoły często płacą niewidoczny podatek, ponieważ wciąż na nowo wynajdują koło. Procesy przeglądu są niesprawne, podobnie jak procesy zatwierdzania. To, co powinno zostać omówione w pierwszym kroku, jest omawiane w piątym. Ten podatek często decyduje o sukcesie lub porażce.
2. Wymagaj widoczności w czasie rzeczywistym
Przestań traktować cotygodniowe raporty o statusie jako główne źródło informacji o projekcie. Wprowadź systemy, które zapewniają ciągłą widoczność stanu projektu, alokacji zasobów i pojawiających się zagrożeń. Pulpity oparte na sztucznej inteligencji powinny dostarczać praktyczne informacje, które pomogą Ci działać proaktywnie, a nie reaktywnie.
- Które inicjatywy są zagrożone niedotrzymaniem terminów?
- Gdzie zasoby stają się wąskim gardłem?
- Jakie zależności mogą zakłócić realizację wielu projektów?
3. Wyeliminuj dług decyzyjny
Zadłużenie decyzyjne — opóźnione lub uniknięte decyzje — jest często podstawową przyczyną opóźnień w projektach. Wykorzystaj AI do usprawnienia procesu podejmowania decyzji w zarządzaniu projektami: automatycznie kieruj decyzje do właściwych interesariuszy, dostarczaj odpowiedni kontekst i precedensy historyczne oraz śledź szybkość podejmowania decyzji jako kluczowy wskaźnik.
4. Zainwestuj w budowanie dynamiki
Doskonała realizacja to nie tylko zakończone zadania — to budowanie niepowstrzymanego tempa. AI pomaga poprzez:
- Tworzenie automatycznego świętowania sukcesów w celu podniesienia morale
- Identyfikowanie i powielanie wzorców skutecznego wykonania
- Zapewnij zespołom jasną widoczność tego, w jaki sposób ich praca łączy się z wynikami
5. Zwiększ wpływ swojego przywództwa
Jako kierownik, Twoja zdolność do odblokowywania zespołów i wyznaczania kierunków działania jest Twoim największym atutem. AI wzmacnia tę zdolność poprzez:
- Automatyczne wykrywanie problemów wymagających uwagi kierownictwa
- Dostarczamy podsumowanie kontekstu, abyś mógł szybko zrozumieć złożone sytuacje
- Umożliwia dodawanie wartości w czasie rzeczywistym zamiast czekania na zaplanowane przeglądy
Konieczność przywództwa: szanowanie obciążenia pracowników
Oto, co nie daje mi spać po nocach: utalentowani ludzie, którzy pracują niezwykle ciężko, ale nie odnoszą sukcesów z powodu wadliwych struktur realizacji.
Byłem w sytuacjach, w których członkowie zespołu pracowali nad czymś przez całą noc, tylko po to, aby stwierdzić, że muszą ciągle edytować i ponownie edytować, ponieważ proces przeglądu i zatwierdzania nie był jasny od samego początku. W końcu działają w chaosie i panice, nie dlatego, że brakuje im umiejętności, ale dlatego, że zawiodły ich systemy.
Liderzy mają obowiązek uwolnić potencjał pracowników, a nie obciążać ich niepotrzebną złożonością.
Wdrażając systemy realizacji projektów oparte na sztucznej inteligencji, nie tylko poprawiamy wydajność — okazujemy szacunek dla czasu, talentu i wiedzy naszych zespołów. Eliminujemy tarcia i zapewniamy przejrzystość, umożliwiając osiąganie lepszych wyników projektów.
Rzeczywistość konkurencyjna: realizacja jest nowym czynnikiem wyróżniającym
Na dzisiejszym rynku nie wystarczy mieć dobre pomysły. Wygrywają te organizacje, które potrafią szybciej realizować zadania, dostosowywać się do zmian i wyciągać wnioski z dotychczasowych działań. AI zapewnia trzy przewagi konkurencyjne:
Szybkość: Zautomatyzowane cykle pracy i podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym skracają czas realizacji.
Elastyczność: Prognozy pozwalają reagować, zanim problemy przerodzą się w kryzysy.
Skalowalność: AI pozwala utrzymać jakość realizacji w miarę rozwoju firmy bez proporcjonalnego wzrostu kosztów ogólnych.
Organizacje, które nadal polegają na ręcznych, niepołączonych procesach realizacji, w zasadzie konkurują z maszynami do pisania w świecie komputerów.
Twój następny ruch: zobacz AI w działaniu
Jeśli Twoje doświadczenia jako lidera pokrywają się z powyższym, zapraszam do udziału w naszym nadchodzącym wirtualnym wydarzeniu: Realizacja projektów w erze AI, które odbędzie się 23 lipca o godz. 12:00 czasu PST.
Podczas tej sesji pokażemy Ci dokładnie, w jaki sposób realizacja projektów oparta na AI może scentralizować, zautomatyzować i przyspieszyć Twoje inicjatywy. Zobaczysz prawdziwe przykłady wykorzystania AI do:
- Zautomatyzowane planowanie i alokacja zasobów
- Śledzenie w czasie rzeczywistym i identyfikacja ryzyka
- Inteligentne raportowanie i pulpity dla kadry kierowniczej
- Koordynacja i komunikacja międzyfunkcyjna
Co otrzymasz:
- Prezentacje na żywo dotyczące realizacji projektów opartej na sztucznej inteligencji
- Kompleksowy przewodnik po przejściu od zarządzania ręcznego do inteligentnej automatyzacji
- Pełny zapis wydarzenia dla Twojego zespołu
- Free konsultacja i audyt obecnych procesów
Różnica między powodzeniem a porażką organizacji nigdy nie była tak niewielka. Z mojego doświadczenia wynika, że często decyduje o tym doskonałość wykonania.
Nie pozwól, aby kolejny kwartał minął na zastanawianiu się, dlaczego ciężka praca nie przekłada się na przełomowe wyniki. Dołącz do nas i odkryj, jak narzędzia oparte na sztucznej inteligencji mogą zmienić obciążenie Twojego zespołu, umożliwiając osiąganie rzeczywistych wyników projektów przy mniejszych opóźnieniach i większej przejrzystości.
Gaurav Agarwal jest dyrektorem operacyjnym w ClickUp, gdzie nadzoruje wszystkie operacje związane z przychodami i kieruje prawie 700 osobami w zespołach na całym świecie. Skalował operacje w wielu szybko rozwijających się firmach technologicznych i jest pasjonatem wykorzystywania potencjału ludzkiego poprzez inteligentne systemy.