Przekroczenie budżetu to epidemia. Często wiąże się to z opóźnieniami w realizacji projektu. Razem są to oznaki nieudanego projektu.
Niestety, tylko 43% projektów jest bezpiecznych przed tą epidemią. Zastanawiasz się dlaczego? To dlatego, że w większości projektów brakuje funkcjonalnych i dobrze ugruntowanych mechanizmów kontroli projektu.
Na szczęście kontrola projektu to nie fizyka jądrowa. Dlatego czytaj dalej, ponieważ w tym artykule dowiesz się, o co w tym wszystkim chodzi i poznasz praktyczne wskazówki, jak ją wdrożyć!
Czym jest kontrola projektu?
Kontrola projektu to systemy i procesy wykorzystywane do zarządzania zakresem projektu, kosztami, harmonogramem, jakością, zasobami i ryzykiem. Narzędzia te stanowią podstawę efektywnego zarządzania projektami i wspierają podejmowanie decyzji w całym cyklu życia projektu.
Korzystanie z procesów kontroli projektu może pomóc zapewnić, że projekty pozostaną na właściwym torze poprzez wczesne identyfikowanie potencjalnych problemów i podejmowanie działań naprawczych w razie potrzeby. Pozwala również menedżerom mierzyć wydajność w stosunku do ustalonych celów i w razie potrzeby szybko podejmować działania naprawcze.
Kontrola projektów a zarządzanie projektami: Jaka jest różnica?
Często zakłada się, że kontrola projektu i zarządzanie projektem oznaczają to samo i definiują podobne elementy projektu, co nie jest prawdą. Zarządzanie projektem to zbiór wiedzy, umiejętności i technik umożliwiających pomyślną realizację projektu. Zarządza sześcioma podstawowymi ograniczenia projektu jak pokazano poniżej.
Ograniczenia projektu
Z drugiej strony, kontrola projektu jest podzbiorem zarządzania projektem, który nadzoruje dwa z tych ograniczeń: koszty i czas projektu. Zasadniczo kontrola projektu jest częścią zarządzania projektem, która pomaga analizować i optymalizować dane projektu, aby zapewnić, że projekt zostanie dostarczony na czas i w ramach określonego budżetu.
Mówiąc prościej, kontroler projektu doradza kierownikowi w kwestiach związanych z czasem i harmonogramami, a następnie kierownik decyduje, czy wdrożyć te sugestie, czy nie.
Pomyśl o kierowniku projektu jak o kapitanie statku, a o kontrolerze projektu jak o oficerze nawigacyjnym, który mówi, jak daleko lub blisko jest statek do miejsca docelowego. Rola ta sugeruje również najszybszą trasę do miejsca docelowego i pozostawia kapitanowi decyzję o zastosowaniu się do ich sugestii lub ich pominięciu.
Znaczenie kontroli projektu w zarządzaniu projektami
Kontrola projektu zapewnia, że wszystko pozostaje na dobrej drodze i w ramach zakres projektu od początkowego planowanie projektu etap do zamknięcia projektu.
Jako trzon zarządzania projektem, kontrole projektu pomagają stworzyć plan projektu. W planie projektu kontrole są odpowiedzialne za sugerowanie optymalnych harmonogramów, planowanie wydatków, alokację zasobów itp.
Ustaw powtarzające się zadania, aby usprawnić pracę, wybierając harmonogram spotkań i wyświetlając go w kalendarzu w ClickUp
Gdy projekt przechodzi do fazy realizacji, kontrole projektu informują kierownika projektu o tym, jak projekt radzi sobie pod względem wykorzystania budżetu i terminowości. Pomaga to tworzyć i śledzić KPI związane z kosztami i harmonogramem.
Kontrole projektu również przewidują, dokąd zmierza projekt pod względem budżetu i czasu. A jeśli może wystąpić odchylenie, określa te kwestie i proponuje praktyczne sposoby ich rozwiązania.
Dzięki kontroli projektu masz również większe szanse na wyeliminowanie przekroczenia kosztów z cyklu życia projektu. Raport sporządzony przez PWC stwierdziła, że brak odpowiedniej kontroli projektu jest jedną z głównych przyczyn przekroczenia kosztów.
Mając to na uwadze, przyjrzyjmy się kilku czynnikom, które wpływają na kontrolę projektu.
4 czynniki wpływające na kontrolę projektu
Oto cztery czynniki, które mogą wpływać na kontrolę projektu.
1. Zakres projektu
Zakres projektu zakres projektu jest dokumentem wskazujący wszystko, co jest niezbędne dla powodzenia projektu. Dokument określa interesariuszy projektu, poziomowanie zasobów , terminy, rezultaty i ograniczenia istotne dla projektu.
Oto przykład.
Korzystanie z ClickUp Docs do dokumentowania zakresu projektu i innych ważnych szczegółów dotyczących projektu oraz łatwego udostępniania ich zespołowi
Na przykład, jeśli Twój projekt ma na celu stworzenie cyfrowej wizytówki, musisz zidentyfikować oprogramowanie, umiejętności, oś czasu i innych zmiennych. To będzie stanowić zakres projektu .
Brak zdefiniowany zakres projektu utrudnia dostosowanie się do harmonogramu lub kosztorysu. Kiedy jednak pracujesz ze zdefiniowanym zakresem, łatwiej jest monitorować status projektu. Dzięki temu można łatwo sprawdzić, czy projekt zostanie ukończony w terminie i w ramach budżetu.
Sprawdź te_ Szablony propozycji budżetowych !
2. Ryzyko i wyzwania
Kontrola projektu wiąże się z wieloma zagrożeniami i wyzwaniami. Zazwyczaj kategoryzujemy te ryzyka pod dwoma parasolami.
Pierwszym z nich jest ryzyko finansowe, w tym nieoczekiwany wzrost kosztów materiałów, wyższe niż oczekiwano wymagania dotyczące siły roboczej itp. Te ryzyka mogą znacząco wpłynąć na zdolność do monitorowania projektów dokładnie lub sporządzać prognozy finansowe
Pozostałe ryzyka projektowe to te, które mogą opóźnić realizację projektu po upływie ustalonego okresu. Niektóre z tych zagrożeń obejmują kradzież materiałów, niewykryte błędy lub nagły spadek liczby pracowników.
Zasadniczo nieprzewidziane skutki tych ryzyk mogą w znacznym stopniu wpłynąć na trajektorię projektu, a w niektórych przypadkach uniemożliwić dotrzymanie terminów oś czasu projektu i cele budżetowe.
Podejmując proaktywne działania w celu zdefiniowania tych zagrożeń w kontroli projektu i ustanawiając skuteczne strategie zarządzania ryzykiem, można im zapobiec lub skutecznie nimi zarządzać, aby zapewnić stabilność na wszystkich frontach.
3. Koszt projektu
Zrozumienie kosztów związanych z projektem jest podstawą kontroli projektu. Ogólnie rzecz biorąc, istnieją dwa rodzaje kosztów dla każdego projektu: bezpośrednie i pośrednie.
- Koszty bezpośrednie związane są z konkretnymi produktami. Obejmują one koszty materiałów, stałej robocizny itp.
- Koszty pośrednie to koszty związane z prowadzeniem całego projektu. Koszty te obejmują koszty kontroli jakości i media.
bez zrozumienia tych kosztów, zdefiniowanie *kosztów pośrednich nie jest możliwe budżet projektu **jest niemożliwe
Użyj pól niestandardowych w ClickUp, aby dodać wartości pieniężne do każdego zadania i sprawić, że budżety projektów będą zawsze widoczne
Ponadto nie będziesz w stanie śledzić realiów finansowych projektu ani sporządzać dokładnych prognoz. W związku z tym projekt będzie podatny na przekroczenie budżetu, co oznacza niepowodzenie w procesie kontroli projektu.
4. Terminy projektów
Termin realizacji projektu to ustalony czas i data ukończenia projektu. Zgodnie z journal of Consumer Research ten termin dyktuje znaczenie projektu i postrzeganą pilność.
Brak terminu oznacza brak kryteriów ukończenia projektu. W związku z tym analiza danych czasowych związanych ze statusem projektu będzie stanowić wyzwanie.
Użyj widoku wykresu Gantta w ClickUp, aby zaplanować zadania , śledzić postępy projektu, zarządzać terminami i radzić sobie z wąskimi gardłami.
Bez ustalonych terminów, nie można zaplanować poszczególnych zadań w projekcie. Poza tym, nie będzie można ustawić priorytetów zadań lub kontrolować innych ograniczeń związanych z czasem w przepływie pracy.
Teraz, gdy rozumiesz już cztery główne czynniki, które wpływają na kontrolę projektu, odpowiedzmy sobie na pytanie, w jaki sposób uzyskać te czynniki we właściwy sposób wdrożyć je do planu zarządzania projektem ?
Nie martw się. Mamy wszystko pod kontrolą.
Jak wdrożyć kontrolę projektu w całym zespole
Istnieje pięć sposobów na wdrożenie kontroli projektu. Dzięki nim możesz lepiej monitorować swój projekt i utrzymywać rezultaty na właściwym torze bez przekraczania wcześniej określonego budżetu.
1. Zasoby
Zasoby są czynnikami, które prowadzą każdy projekt do sukcesu. Obejmują one pieniądze, czas, członków zespołu i narzędzia do zarządzania projektami jak ClickUp i Tara AI .
W kontroli projektu, jak dobrze zarządzasz tymi zasobami określa, jak skutecznie możesz kontrolować koszty projektu, materiały i czas
Podczas rozpoczęcie projektu faza, szacowanie kosztów i rozbudowane planowanie zasobów może pomóc w rozpoczęciu projektu bez przekraczania budżetu. Procesy te informują, jakie zasoby są dostępne i jak je optymalnie wykorzystać.
Ponadto, w miarę postępu projektu, należy jasno określić jak śledzić te zasoby oszacowanie wariancji kosztów aby monitorować, jak dobrze wykorzystywane są zasoby pieniężne. Oszacowanie to pomaga sprawdzić bieżące wyniki finansowe projektu.
Oczywiście chcesz również upewnić się, że zespół projektowy pracuje efektywnie. W związku z tym niezbędne jest zarządzać ich obciążeniem pracą i upewnić się, że nikt nie zostanie przytłoczony.
Z pomocą narzędzia do zarządzania zespołem, takiego jak ClickUp, możesz zobaczyć obciążenie pracą swojego zespołu i wskazać konkretnych członków, którzy są przepracowani lub nie pracują na pełnych obrotach.
Widok Box pozwala zobaczyć, nad czym pracuje Twój zespół, co osiągnął i jakie są jego możliwości
Dzięki temu wglądowi lepiej zrozumiesz jak delegować zadania i efektywnie zarządzać zasobami ludzkimi.
2. Harmonogram projektu
Konsekwentne śledzenie i analizowanie harmonogramy projektów pomaga zrozumieć, czy postępujesz zgodnie z wcześniej zdefiniowaną osią czasu. Dane te można uzyskać z zarządzania projektem lub narzędzie do planowania sprintów jeśli prowadzisz swój projekt poprzez iteracyjne sprinty.
Oto przykład kalendarza projektu wydania w narzędziu Widok kalendarza ClickUp .
Organizuj projekty, planuj harmonogramy i wizualizuj pracę swojego zespołu w elastycznym kalendarzu, dzięki któremu wszyscy będą na bieżąco
Jak pokazano powyżej, będziesz mieć jasny wgląd w swoje terminy, zadania i inne kluczowe powiązane obszary. Ponadto, wgląd ten ułatwia ustalanie kluczowych wskaźników wydajności i kamieni milowych w celu oceny postępów.
Pamiętaj, aby zsynchronizować swoich interesariuszy z postępami projektu. Jeśli być może projekt odbiega od pierwotnego planu, możesz bez wysiłku zidentyfikować przyczyny i zaproponować odpowiednie rozwiązania.
Teraz już wiesz, jak możesz śledzić harmonogramy projektów. **Ale w jaki sposób można tworzyć efektywne harmonogramy? W tym miejscu pojawiają się wykresy Gantta. Wykresy te umożliwiają definiowanie harmonogramów, śledzenie zależności oraz ustalać priorytety zadań jak pokazano poniżej.
Planuj projekty, zarządzaj zależnościami i ustalaj priorytety zadań za pomocą widoku Gantta w ClickUp
Po zintegrowaniu tych spostrzeżeń z przepływem pracy możesz zacząć pisać list pożegnalny do pominiętych harmonogramów.
3. Analiza ryzyka Analiza ryzyka jest niezbędna do zidentyfikowania wąskich gardeł i zagrożeń, które mogą zakłócić czas realizacji i budżet projektu.
Aby właściwie przeanalizować ryzyko, należy zidentyfikować najczęstsze zagrożenia przypisywane do projektu, co można łatwo zrobić za pomocą Analiza SWOT . Jak wspomniano w poprzedniej sekcji, większość ryzyk zazwyczaj należy do kategorii finansowych i związanych z realizacją projektu. Przykładami są opóźnienia w harmonogramach, opóźnienia w komunikacji, naruszenia danych itp.
Po ich zidentyfikowaniu należy użyć narzędzie do zarządzania ryzykiem jak ClickUp, aby rankingować i priorytetyzować te ryzyka.
ClickUp oferuje setki funkcji, które pomogą Ci stworzyć rejestr ryzyka aby łatwo śledzić wszelkie potencjalne zagrożenia i stosować środki zapobiegawcze jeszcze przed ich wystąpieniem.
Oto przykład:
Zadbaj o to, by ryzyko związane z projektem było widoczne, uporządkowane i znajdowało się na pierwszym planie w widoku listy ClickUp (autor: Tam Pham)
A jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda dobry rejestr ryzyka, skorzystaj z opcji Szablon folderu rejestru ryzyka ClickUp aby pomóc Ci w konfiguracji!
Zarządzaj swoimi projektami i unikaj ryzyka dzięki szablonowi folderu rejestru ryzyka od ClickUp
Po ustaleniu priorytetów ryzyka za pomocą rejestru ryzyka, łatwiej będzie odpowiednio nimi zarządzać. Pobierz szablon rejestru ryzyka przez ClickUp
4. Zmiana procesu kontroli
Czasami interesariusze mają tendencję do włączania dodatkowych produktów do projektu lub przesuwania terminów. **Jest to rozszerzanie zakresu projektu. Pełzanie zakresu może skutkować opóźnieniami w terminach i przekroczeniem kosztów.
Na szczęście istnieje sposób, aby temu zapobiec - proces kontroli zmian.
**Proces kontroli zmian jest proaktywnym środkiem, który przygotowuje cię na potencjalne zmiany zakresu projektu. Dzięki temu procesowi możesz ocenić zmiany, aby sprawdzić, czy są one konieczne, czy nie.
Jeśli to konieczne, można dalej drążyć sprawy, identyfikując te, na które można zezwolić bez wpływu na zakres projektu lub harmonogram realizacji.
Planuj, wdrażaj i monitoruj wszystkie niezbędne zmiany w firmie z powodzeniem dzięki Szablon zarządzania zmianą by ClickUp
Ponadto, jeśli zmiany te nie wpłyną na oś czasu lub zakres, można zintegrować szablon szablon planu zarządzania zmianą do przepływu pracy. Dzięki temu można łatwo planować, monitorować i wdrażać te zmiany.
Dzięki procesowi kontroli zmian możesz synchronizować członków zespołu z każdą zmianą. Dzięki temu czują się oni zaangażowani i poinformowani. W ten sposób skutecznie radzą sobie ze zmianami. Pobierz szablon planu zarządzania zmianą
5. Monitorowanie wydajności
Monitorowanie wydajności pomaga zarządzać sukcesem projektu. Aby monitorować wydajność, potrzebne są inteligentne wskaźniki KPI. Te wskaźniki KPI obejmują zarówno zwrot z inwestycji i rozliczone godziny, jak i terminowość dostaw i śledzenie wydatków w stosunku do wartości bazowej.
SMART KPI spełniają poniższe kryteria.
przez ClickUp
Nie musisz czekać na zakończenie projektu przed określeniem, czy zakończył się on sukcesem, czy nie. Te wskaźniki projektu służą jako skuteczne narzędzie kontroli projektu, które pomaga mierzyć postępy i sprawdzać, czy nadal jesteś na właściwej drodze.
Zarządzanie kontrolą projektu za pomocą struktury podziału pracy?
Aby skutecznie korzystać z WBS, musisz wprowadzić nadrzędny cel, który chcesz osiągnąć. Powiedzmy, że chcesz stworzyć kurs. Jest to cel nadrzędny. Następnie podziel ten projekt na możliwe do zarządzania części i fazy, takie jak ideacja, pisanie, korekta, publikacja itp.
Wszystko, co jest reprezentowane w WBS musi zawierać tylko to, co jest potrzebne do osiągnięcia celu. **Nie potrzebujesz dodatkowych lub niepowiązanych zadań
Następnie wprowadź te zadania do wykresu WBS na różnych poziomach, od kont kontrolnych do pakietów roboczych, jak pokazano poniżej.
Przykład struktury podziału pracy opartej na rezultatach za pośrednictwem workbreakdownstructure.com Możesz stworzyć swój własny struktura podziału pracy w ClickUp od podstaw lub po prostu użyj funkcji Szablon struktury podziału pracy ClickUp poniżej, aby stworzyć coś podobnego.
Łatwe tworzenie, wizualizacja i zarządzanie strukturą podziału pracy w widoku Whiteboard ClickUp (autor: Tam Pham)
Dzięki tej strukturze możesz z łatwością monitorować swoje zadania i sprawdzać, w jakim stopniu jesteś dostosowany do terminowej dostawy i optymalnego wykorzystania budżetu. Pobierz szablon struktury podziału pracy przez ClickUp
Zarządzaj kontrolą projektu z ClickUp!
Kontrola projektu jest niezbędna do zarządzania projektami i zapewnienia ich terminowej realizacji. Wiąże się to również z korzyściami, takimi jak optymalna alokacja zasobów, zapobieganie przekroczeniu budżetu, wysoka jakość dostarczanych produktów i optymalne planowanie.
Należy jednak wziąć pod uwagę takie czynniki, jak terminy realizacji projektu, koszty, zakres i ryzyko, aby nie doprowadzić do sytuacji, w której kontrola projektu nie przyniesie oczekiwanych rezultatów.
Dobre praktyki kontroli projektów obejmują zarządzanie zasobami, śledzenie i analizowanie harmonogramów projektów oraz przeprowadzanie spójnej analizy ryzyka. Monitoruj również swoje wyniki za pomocą wskaźników KPI i zwracaj uwagę na proces kontroli zmian, aby zapobiec rozszerzaniu zakresu. Wreszcie, należy zintegrować strukturę podziału pracy z przepływem pracy.
Postępuj zgodnie z tym ostatecznym przewodnikiem po kontroli projektów i korzystaj z narzędzi takich jak ClickUp i Tara A Pomagam konsekwentnie realizować projekty na czas i w ramach budżetu. Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś! Guest Writer:
Tam Pham
jest menedżerem ds. operacji biznesowych w Tara AI. Tara to platforma dostarczania produktów zaprojektowana, aby pomóc zespołom inżynieryjnym w uzyskaniu wglądu w rozwój
poprawić wydajność_
, i dostarczać z przewidywalnością.