Badanie przeprowadzone przez McKinsey wykazało, że średnio projekty przekraczają swoje budżety i harmonogramy o 30-45% . Głębsze spojrzenie na badanie "megaprojektów", z których niektóre są warte ponad 1 mld $, wykazało, że przekroczenie kosztów 79% w stosunku do początkowych szacunków budżetowych .

Podkreśla to oczywiste wyzwania związane z dostawą, ale także wskazuje na słabe szacunki kosztów i harmonogramu w momencie zatwierdzania projektu.

Jednym z kluczowych powodów, dla których projekty przekraczają budżet i spóźniają się, są niedokładne szacunki. Kierownicy projektów często zmagają się z tym problemem i stworzyli różne ramy, aby temu zaradzić. Jedną z nich jest koncepcja szacowania w momencie zakończenia projektu (EAC).

W tym wpisie na blogu wyjaśniamy technika szacowania projektów dowiedz się, jak obliczyć eac i poznaj jego zastosowania w biznesie.

⏰ 60-sekundowe podsumowanie

Estimate at Completion (EAC) przewiduje całkowity koszt projektu na podstawie rzeczywistych wydatków i pozostałej pracy. Służy do zapobiegania przekroczeniu budżetu, poprawy prognozy finansowej i podejmowania świadomych decyzji.

Najczęściej stosowaną formułą do obliczania EAC jest:
EAC = AC + (BAC - EV)

Jednak w zależności od charakteru projektu, śledzonych wskaźników, harmonogramu i innych czynników, mogą być potrzebne inne formuły.

Kroki obliczania EAC

Aby użyć powyższej formuły i obliczyć EAC, wykonaj następujące kroki.

• Uzyskaj budżet w momencie zakończenia (BAC)
• Określenie kosztu rzeczywistego (AC)
• Obliczyć Earned Value (EV), Cost Performance Index (CPI), Schedule Performance Index (SPI) itp. w zależności od potrzeb
• Zastosowanie odpowiedniej formuły EAC w oparciu o warunek projektu
• Obliczenie EAC na podstawie wskaźników KPI zarządzania projektami

Aby dowiedzieć się więcej na temat korzystania z tych formuł, korzyści płynących z ich stosowania i typowych błędów, których należy unikać, czytaj dalej!

**Co to jest EAC (Estimate at Completion)?

Estimate at Completion (EAC) to termin używany do prognozy całkowitego kosztu projektu po jego zakończeniu. Jest to ciągła kalkulacja, która monitoruje wszelkie zmiany w szacunkach w trakcie cyklu życia projektu.

Przed rozpoczęciem projektu EAC powinien być równy budżetowi. Oznacza to, że na koniec projektu wydasz tyle, ile oszacowałeś.

Jednak w trakcie trwania projektu możesz napotkać kilka wyzwań lub wydarzeń zewnętrznych.

Na przykład, projekt budowlany może zostać opóźniony z powodu niedostępności surowców spowodowanej problemami w łańcuchu dostaw. Projekt oprogramowania może przekroczyć początkowy budżet, ponieważ konieczne było zatrudnienie zewnętrznego konsultanta w celu uzyskania wsparcia.

Te nieoczekiwane wydatki zwiększają koszty projektu. EAC pomaga w prognozie skorygowanego całkowitego kosztu projektu w czasie rzeczywistym, uwzględniając te dodatkowe koszty.

**Jak obliczyć EAC?

Estimate at Completion (EAC) = Budget at completion (BAC) + [Actual cost (AC) - Earned Value (EV)]

Najpierw zdefiniujmy te terminy, a następnie zobaczmy obliczenia na przykładzie.

• Budżet na ukończenie (BAC): Całkowita kwota, którą planujesz wydać, aby zakończyć cały projekt, która jest również znana jako pierwotny budżet projektu
• Rzeczywisty koszt (AC): Łączna kwota wydana na projekt do tej pory, tj. rzeczywiste wydatki do bieżącego momentu
• Earned value (EV): Zakończone prace w odniesieniu do ich wartości budżetowej

Załóżmy, że rozpocząłeś projekt rozwoju oprogramowania z całkowitym budżetem (BAC) w wysokości $20 000.

Do tej pory zakończono 50% prac w 40% czasu i wydano 12 000 USD. Wartość wypracowana w zarządzaniu projektami to ilość zakończonej pracy w odniesieniu do jej wartości budżetowej. Tak więc, dla uproszczenia obliczeń, 50% pracy powinno kosztować 10 000 USD, co stanowi wartość wypracowaną.

W związku z tym formuła szacunkowa w momencie zakończenia wynosiłaby 20 000 + (12 000-10 000) = 22 000 USD

Teraz, jeśli zastanawiasz się, "skąd możesz mieć pewność, że kolejne części projektu również nie będą kosztować więcej?" Gotowe!

Przyjrzyjmy się także innym, bardziej zniuansowanym sposobom obliczania EAC.

Szacowany koszt w momencie zakończenia (EAC) = Budżet w momencie zakończenia (BAC) / Indeks wydajności kosztowej (CPI)

Cost Performance Index (CPI): Wskaźnik efektywności wydatków na projekt. Jest on obliczany poprzez podzielenie uzyskanej wartości przez rzeczywisty koszt. Jeśli CPI > 1, wydajesz mniej niż planowano, a jeśli CPI < 1, ponosisz nadmierne wydatki.

Rozszerzając poprzedni przykład, wartość wypracowana wynosi 10 000 USD, a rzeczywisty koszt to 12 000 USD. Zatem CPI = 10 000/12 000 = 0,83.

Używając tej formuły, EAC = 20 000 / 0,83 = 24 390 USD

W tym przypadku widać, że formuła zakłada, że przyszłe wydatki będą zmieniać się w tym samym tempie, co w przeszłości.

Estimate at Completion (EAC) = Actual Cost (AC) + [{Budget at Completion (BAC) - Earned Value (EV)} / Cost Performance Index (CPI)]

W tym samym przykładzie, przy użyciu tej formuły, EAC = 12 000 + [(20 000 - 10 000)/0,83] = 24 048 USD.

Estimate at Completion (EAC) = Actual Cost (AC) + [{Budget at Completion (BAC) - Earned Value (EV)} / {Cost Performance Index (CPI) x Schedule Performance Index (SPI)}]

Jest tu jeszcze jedna metryka, indeks wydajności harmonogramu. Zdefiniujmy go.

Schedule Performance Index (SPI): SPI jest czasowym odpowiednikiem CPI. Mierzy on wydajność postępu w stosunku do szacowanego czasu zakończonego zadania . Jest on obliczany poprzez podzielenie wartości uzyskanej przez wartość planowaną. Jeśli SPI > 1, wyprzedzasz harmonogram. SPI = 1 oznacza, że jesteś zgodnie z harmonogramem. Jeśli SPI < 1, jesteś opóźniony w stosunku do harmonogramu.

Tak jak w powyższym przykładzie, jeśli 50% pracy zostało zakończone w 40% czasu, wskaźnik SPI = (50% BAC) / (40% BAC) = 10.000/8.000 = 1,25.

Zatem EAC = 12 000 + [(20 000 - 10 000) / (0,83 x 1,25)] = 22 375 USD

Szacowany koszt w momencie zakończenia (EAC) = rzeczywisty koszt (AC) + dolny ETC

Bottom-up Estimate to Completion odnosi się do skorygowanych szacunków dla wszystkich pozostałych zadań. Często jest to zrobione ręcznie.

Jeśli jesteś zdezorientowany pięcioma różnymi formułami dla tego samego obliczenia, przynosimy pomoc.

💡Czy wiesz, że Możesz również użyć innych wzorów do zrobienia tego samego analogiczne szacowanie w zarządzaniu projektami aby wykonać obliczenia EAC.

Kiedy używać poszczególnych formuł EAC

Cel tych formuł jest taki sam, tj. znalezienie EAC. Jednak formuła używana do obliczania EAC zależy od kontekstu, w tym charakteru projektu, mających wpływ wydarzeń i ich wpływu na koszty. Przeanalizujmy kilka scenariuszy.

Wydajność kosztowa jest stabilna + trendy z przeszłości będą kontynuowane

EAC = BAC / CPI

Jeśli okaże się, że projekt ma pewną nieefektywność lub przekroczenie budżetu i spodziewasz się, że będzie on kontynuowany w tym samym tempie, użyj powyższej formuły.

Metoda ta zakłada, że wszelkie odchylenia w kosztach są systemowe i będą utrzymywać się równomiernie w pozostałym zakresie projektu. Ma ona zastosowanie do stabilnych, dobrze zarządzanych projektów o niewielkiej zmienności wyników.

Występują odchylenia kosztów + obecny trend wydajności będzie kontynuowany

EAC = AC + [(BAC - EV) / CPI]

Jeśli wystąpiły odchylenia kosztów, ale oczekuje się, że będą one zgodne z bieżącymi trendami wydajności, należy użyć powyższej formuły. Takie podejście jest praktyczne w projektach, w których oczekuje się stabilizacji odchyleń, odzwierciedlając bieżącą efektywność kosztową.

Korzystając z tej metody, uwzględniasz rozbieżności z przeszłości, jednocześnie projektując przyszłe koszty w oparciu o bieżące poziomy wydajności, dzięki czemu jest ona odpowiednia dla dynamicznych, ale łatwych w zarządzaniu projektów.

Odchylenia kosztów to anomalie + przyszłość będzie zgodna z pierwotnymi szacunkami

EAC = AC + (BAC - EV)

Jeśli odchylenia kosztów są odosobnionymi incydentami i uważasz, że projekt będzie postępował w pierwotnie zaplanowanym tempie dla pozostałych prac.

Ta metoda jest odpowiednia, gdy jednorazowe wydarzenia, takie jak nieoczekiwane koszty początkowego ustawienia lub wczesne nieefektywności, powodują odchylenia, których zespół projektowy nie spodziewa się powtórzyć.

Odchylenie kosztów + odchylenie harmonogramu

EAC = AC + [(BAC - EV) / (CPI × SPI)]

Jeśli harmonogram jest istotnym czynnikiem prognozy kosztu całkowitego, powyższa formuła jest najlepsza. Dostosowuje on prognozę kosztów pozostałych prac poprzez uwzględnienie opóźnień harmonogramu wraz z efektywnością kosztową. Metoda ta jest szczególnie przydatna w przypadku projektów, które zarówno przekraczają budżet, jak i są opóźnione w stosunku do harmonogramu.

Trendy kosztowe są nieprzewidywalne

EAC = AC + szacunek oddolny

Jeśli wyniki projektu były nieprzewidywalne lub trendy kosztowe nie są już wiarygodnymi wskaźnikami przyszłych wyników, użyj powyższej formuły.

Zamiast polegać na formułach opartych na CPI lub SPI, metoda ta polega na ponownym oszacowaniu pozostałej pracy od podstaw i dodaniu jej do rzeczywistych kosztów poniesionych do tej pory, dzięki czemu jest bardziej dokładna.

Jeśli nadal nie masz pewności co do obliczania EAC, oto krótkie wprowadzenie.

Kroki obliczania EAC

Odgórne podejście do EAC

Cztery z pięciu powyższych formuł przyjmują podejście odgórne. Oznacza to, że opierają się one na już istniejących budżetach i wynikach osiągniętych w przeszłości.

Aby skorzystać z powyższej formuły i obliczyć EAC, należy wykonać następujące kroki.

• Uzyskanie budżetu w momencie zakończenia (BAC)
• Określenie kosztu rzeczywistego (AC)
• Obliczyć Earned Value (EV), Cost Performance Index (CPI), Schedule Performance Index (SPI) itp. w zależności od potrzeb
• Zastosowanie odpowiedniej formuły EAC w oparciu o warunek projektu
• Oblicz EAC na podstawiewskaźniki KPI zarządzania projektami ### Podejście oddolne EAC

Podejście oddolne polega na ponownym obliczeniu kosztów wszystkich pozostałych prac od podstaw i dodaniu ich do rzeczywistych kosztów poniesionych do tej pory. Metoda ta dostarcza najdokładniejszych i najbardziej szczegółowych szacunków, ponieważ uwzględnia aktualne warunki projektu i wszelkie zmiany zakresu.

• Przegląd zakończonych prac
• Oblicz AC do tej pory
• Rozbicie pozostałych prac nad projektem na szczegółowe zadania lub komponenty
• Oszacuj koszt zakończenia każdego zadania, biorąc pod uwagę bieżące warunki
• Dodaj szacowany pozostały koszt do faktycznie poniesionych kosztów

W rzeczywistości dobre narzędzie może to wszystko znacznie ułatwić.

Narzędzia do obliczania EAC

Obliczenia są proste; to podstawowa arytmetyka. Tak więc, jeśli masz wszystkie dane na miejscu, kalkulator będzie do zrobienia. Zacznijmy od najprostszego narzędzia do obliczania EAC.

Arkusze kalkulacyjne do obliczania EAC

Dzięki polom formuły można zautomatyzować obliczanie EAC. Można na przykład śledzić wszystkie koszty w jednej zakładce, z komórką na sumę. W innej zakładce można śledzić postępy projektu z komórką do monitorowania odchyleń.

Na podstawie tych danych można obliczyć wartość wypracowaną.

Arkusze kalkulacyjne, choć bardzo popularne i łatwe w użyciu, są również całkowicie ręczne. Będziesz musiał samodzielnie wprowadzić wszystkie dane do arkuszy kalkulacyjnych. Jest to podatne na błędy i może stać się nużące. Lepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z narzędzia takiego jak ClickUp dla teamów finansowych .

Wykorzystanie EAC z ClickUp

Korzystanie z kompleksowej platformy do zarządzania projektami, takiej jak ClickUp zapewnia, że wszystkie dane potrzebne do wykonania obliczeń EAC są już dostępne. Zarządzanie kosztami projektu : Możesz zintegrować dowolne zewnętrzne narzędzie, którego używasz do śledzenia wydatków, aby automatycznie obliczać AC w ClickUp.

Śledzenie postępów: Jako narzędzie do zarządzania projektami, ClickUp umożliwia podgląd postępów w czasie rzeczywistym. Na podstawie ustawionych zadań automatycznie oblicza ilość zakończonych prac.

Monitorowanie harmonogramu: Dzięki datom rozpoczęcia, datom końcowym i niestandardowym polom dat, możesz śledzić oś czasu swojego projektu w granularnych szczegółach. Pomaga to obliczyć odchylenia harmonogramu, które są potrzebne do pomiaru EAC.

Kalkulacja kosztów zasobów: Jeśli rozliczasz projekt w modelu czasu i materiałów (T&M), potrzebujesz, aby każdy członek zespołu śledził czas, który przepracował. Dzięki zadaniom ClickUp Teams mogą śledzić czas z dowolnego urządzenia, dodawać notatki, przypisywać etykiety i oznaczać czas jako podlegający rozliczeniu (lub nie). Umożliwia również przenoszenie czasu pomiędzy zadaniami i podzadaniami.

Automatyczne obliczenia: Lubisz prostotę arkuszy kalkulacyjnych w ustawieniu formuł? Możesz to zrobić z ClickUp! Wykorzystaj dane liczbowe ze swoich zadań i projektów do automatycznego obliczania EAC, aktualizowanego w czasie rzeczywistym.

zarządzanie finansami stało się łatwe dzięki ClickUp_

Raportowanie w czasie rzeczywistym: EAC to wskaźnik dotyczący przyszłości; to prognoza. Aby jednak nie przekroczyć budżetu lub oś czasu, należy dokonywać korekt w teraźniejszości. Pulpity ClickUp może w tym pomóc.

Ciągłe monitorowanie rzeczywistych wydatków w stosunku do planowanego budżetu pozwala szybko zidentyfikować przekroczenia kosztów i podjąć działania naprawcze. Pomaga to zapobiegać niespodziankom budżetowym i zapewnia, że interesariusze są na bieżąco informowani o kondycji finansowej projektu.

bądź na bieżąco z raportowaniem budżetu dzięki ClickUp Dashboards_

Rola narzędzi i technik jakości w powodzeniu projektu

Kalkulator, a nawet papier i długopis mogą obliczyć EAC. Jednak wysokiej jakości narzędzia i techniki mogą sprawić, że proces ten będzie bardziej dokładny i wydajny. Oto jak to zrobić.

Jakość danych: Używane narzędzia decydują o jakości danych. Narzędzie takie jak ClickUp, które już gromadzi informacje związane z projektem, zapewnia jakość danych, takich jak rozwijający się harmonogram, szacowany czas, wydatki itp.

Integracje: Kompleksowe narzędzie gromadzi również dane z zewnętrznych źródeł. Na przykład, jeśli śledzisz czas za pomocą zewnętrznego narzędzia, możesz zaimportować je do ClickUp za pomocą API.

Automatyzacja: Obliczanie wskaźników takich jak EAC może zajmować znaczną część czasu kierownika projektu. Aby to ułatwić, pomocne mogą być narzędzia do automatyzacji. Mogą one również ułatwić lepszą prognozę dzięki analizie trendów i symulacjom Monte Carlo.

Powtarzalność: Odpowiednie narzędzia zapewniają również ramy, szablony analizy kosztów i korzyści oraz szablony szacunkowe do obliczania i śledzenia metryki projektu .

Pobierz szablon

Szablon analizy kosztów projektu ClickUp

Szablon analizy kosztów projektu ClickUp to gotowy do użycia, w pełni konfigurowalny, przyjazny dla początkujących framework do analizy projektów. Automatyczna kolumna obliczeniowa może dostarczyć szczegółowych struktura podziału kosztów ułatwiając obliczenia.

Korzyści z EAC w zarządzaniu projektami

Jeśli wszystkie te obliczenia wydają się nieco zbyt duże, zestawmy je z korzyściami, jakie oferują.

Oszczędność kosztów: Nie można zaoszczędzić tego, czego się nie widzi. EAC pozwala obserwować i mierzyć przekroczenia budżetu, które można kontrolować za pomocą strategii łagodzących.

Wykrywanie zagrożeń: Analizując trendy w wydajności, można zidentyfikować potencjalne nieefektywności i zagrożenia ryzyko związane z kosztami projektu zanim przerodzą się one w istotne problemy.

Komunikacja z interesariuszami: EAC dostarcza konkretne dane informujące interesariuszy o kondycji finansowej projektu. Regularne aktualizacje budują zaufanie wśród interesariuszy i pokazują odpowiedzialność.

Podejmowanie decyzji: EAC wyposaża Teams w praktyczny wgląd, aby podejmować świadome decyzje, gdy pojawią się nieprzewidziane zmiany. Na podstawie dokładnych i aktualnych danych można ponownie przydzielić zasoby, dostosować zakres projektu lub wdrożyć środki redukcji kosztów.

Śledzenie wydajności: EAC pomaga monitorować wydajność projektu w stosunku do planowanych kosztów i harmonogramu. Dane te można wykorzystać do przekazywania informacji zwrotnych teamom, zarządzania budżetami projektów , planowanie rozszerzenia harmonogramu itp.

Prognoza budżetu: Zyskujesz precyzyjne i bieżące oszacowanie całkowitego kosztu, umożliwiając śledzenie, jak dobrze przestrzegasz budżetu projektu. Może to być świetny wkład w przyszłe budżetowanie, planowanie i kontroli projektu .

Aby czerpać te korzyści, należy unikać pewnych typowych błędów.

Częste błędy, których należy unikać przy obliczaniu EAC

Choć brzmi to prosto, małe błędy mogą prowadzić do złych spostrzeżeń, nieskutecznych decyzji i przynieść efekt przeciwny do zamierzonego. Oto kilka typowych błędów i sposoby ich uniknięcia.

Używanie niewłaściwej formuły: Obliczanie EAC jako BAC / CPI w projekcie ze znacznymi opóźnieniami harmonogramu ignoruje wpływ nieefektywności czasu, w wyniku czego szacowany czas jest zbyt optymistyczny.

Należy wziąć pod uwagę wszystkie czynniki i wybrać najbardziej odpowiednią formułę.

Przyjmowanie błędnych założeń: Zakładanie, że przeszłe wyniki doskonale odzwierciedlają przyszłe wyniki, może wypaczyć obliczenia EAC.

Na przykład, jeśli jednorazowy wydatek spowodował tymczasowy wzrost kosztów, użycie EAC = AC + (BAC - EV) może zignorować fakt, że przyszłe prace będą prawdopodobnie zgodne z pierwotną stawką budżetową.

Przyjmuj rozsądne założenia oparte na faktach.

Przeglądanie AC lub EV: Obliczenia EAC zależą w dużej mierze od dokładnych obliczeń kosztów rzeczywistych i wartości wypracowanej. Jeśli pominiesz kilka wydatków lub niedokładnie obliczysz wartość wypracowaną, możesz otrzymać mylące projekty.

Skoncentruj się na upewnieniu się, że dane są dokładne.

Nieuwzględnianie opóźnień w harmonogramie: Nieuwzględnienie opóźnień w harmonogramie w obliczeniach EAC często zaniża całkowite koszty. Przykładowo, projekt opóźniony o kilka miesięcy z powodu niedoboru zasobów prawdopodobnie pociągnie za sobą wyższe koszty wynagrodzeń, wynajmu sprzętu lub kar.

Aby to wyeliminować, należy zawsze uwzględniać wpływ opóźnień na koszty.

Używanie nieaktualnych EAC: EAC nie jest jednorazową kalkulacją. Jest to dynamiczny wskaźnik, który zmienia się z każdym dniem. Jeśli zmieni się zakres, indeks wydajności kosztowej ulegnie zmianie lub wystąpi poślizg harmonogramu, pierwotny EAC nie będzie już odzwierciedlał rzeczywistości projektu.

Dlatego zaleca się regularne obliczanie EAC w celu dokładnego odzwierciedlenia bieżącej sytuacji.

Pozostań na szczycie swoich wskaźników projektu z ClickUp

W świecie, w którym przekraczanie kosztów jest tak powszechne, możesz stworzyć ogromny wyróżnik, po prostu dostarczając na czas w ramach budżetu. Jedynym sposobem na osiągnięcie tego jest śledzenie kosztów i harmonogramów w stosunku do budżetów w regularnych odstępach czasu.

Potężna platforma do zarządzania projektami ClickUp sprawia, że jest to dziecinnie proste. Automatycznie przechwytuje dane, umożliwia obliczenia i zapewnia widoczność stanu projektu w czasie rzeczywistym.

Pulpity w czasie rzeczywistym, konfigurowalne pola kosztów, śledzenie osi czasu i zarządzanie obciążeniem pracą zapewniają skuteczny sposób obliczania i monitorowania EAC bez wysiłku. Wypróbuj ClickUp już dziś za darmo!