Jak obliczyć szacowany koszt ukończenia projektu (EAC) w projektach?

Badanie przeprowadzone przez McKinsey wykazało, że projekty przekraczają swoje budżety i harmonogramy średnio o 30-45%. Głębsze spojrzenie na badanie "megaprojektów", z których niektóre są warte ponad 1 mld $, wykazało przekroczenie kosztów o 79% w stosunku do początkowych szacunków budżetowych.

Podkreśla to oczywiste wyzwania związane z dostawą, ale także wskazuje na słabe szacunki kosztów i harmonogramu przy zatwierdzaniu projektu.

Jednym z kluczowych powodów, dla których projekty przekraczają budżet i spóźniają się, są niedokładne szacunki. Kierownicy projektów często zmagają się z tym problemem i stworzyli różne ramy, aby temu zaradzić. Jedną z nich jest koncepcja szacowania w momencie zakończenia projektu (EAC).

W tym wpisie na blogu zrozumiemy tę technikę szacowania projektów, nauczymy się obliczać EAC i zbadamy jej zastosowania w biznesie.

Czym jest EAC (Estimate at Completion)?

Estimate at Completion (EAC) to termin używany do prognozy całkowitego kosztu projektu po jego zakończeniu. Jest to ciągła kalkulacja, która monitoruje wszelkie zmiany w szacunkach w trakcie cyklu życia projektu.

Przed rozpoczęciem projektu EAC powinien być równy budżetowi. Oznacza to, że na koniec projektu wydasz tyle, ile oszacowałeś.

Jednak w trakcie realizacji projektu możesz napotkać kilka wyzwań lub wydarzeń zewnętrznych.

Te nieoczekiwane wydatki zwiększają koszty projektu. EAC pomaga w prognozie skorygowanego całkowitego kosztu projektu w czasie rzeczywistym, uwzględniając te dodatkowe koszty.

Jak obliczyć EAC?

Najpierw zdefiniujmy te terminy, a następnie zobaczmy obliczenia na przykładzie.

Załóżmy, że rozpocząłeś projekt rozwoju oprogramowania z całkowitym budżetem (BAC) w wysokości $20,000.

Do tej pory zakończyłeś 50% prac w 40% czasu i wydałeś 12 000 USD. Earned value w zarządzaniu projektami to ilość pracy, która została zakończona w odniesieniu do jej wartości budżetowej. Tak więc, dla uproszczenia obliczeń, 50% pracy powinno kosztować 10 000 USD, co stanowi wartość wypracowaną.

W związku z tym formuła szacunkowa w momencie zakończenia projektu wynosiłaby 20 000 + (12 000-10 000) = 22 000 USD

A teraz, jeśli zastanawiasz się, "skąd pewność, że kolejne części projektu również nie będą kosztować więcej?" Gotowe!

Przyjrzyjmy się także innym, bardziej zniuansowanym sposobom obliczania EAC.

Cost Performance Index (CPI): Wskaźnik efektywności wydatków w projekcie. Jest on obliczany poprzez podzielenie uzyskanej wartości przez rzeczywisty koszt. Jeśli CPI > 1, wydajesz mniej niż planowano, a jeśli CPI < 1, ponosisz nadmierne wydatki.

Rozszerzając poprzedni przykład, wartość wypracowana to 10 000 USD, a rzeczywisty koszt to 12 000 USD. Zatem CPI = 10 000/12 000 = 0,83.

Używając tej formuły, EAC = 20.000 / 0,83 = 24.390 USD

W tym przypadku widać, że formuła zakłada, że przyszłe wydatki będą podążać za tym samym tempem zmian, co w przeszłości.

W tym samym przykładzie, z tą formułą, EAC = 12.000 + [(20.000 - 10.000)/0. 83] = 24.048 USD.

Jest tu jeszcze jedna metryka, indeks wydajności harmonogramu. Zdefiniujmy to.

Schedule Performance Index (SPI): SPI jest czasowym odpowiednikiem CPI. Mierzy on efektywność postępów w stosunku do szacowanego czasu zakończenia projektu. Jest on obliczany poprzez podzielenie wartości uzyskanej przez wartość planowaną. Jeśli SPI > 1, jesteś przed czasem. SPI = 1 oznacza, że jesteś zgodnie z harmonogramem. Jeśli SPI < 1, jesteś opóźniony w stosunku do harmonogramu.

Podobnie jak w powyższym przykładzie, jeśli 50% pracy zostało zakończone w 40% czasu, wskaźnik SPI = (50% BAC) / (40% BAC) = 10.000/8.000 = 1,25.

Zatem EAC = 12 000 + [(20 000 - 10 000) / (0,83 x 1,25)] = 22 375 USD

Bottom-up Estimate to Completion odnosi się do skorygowanych szacunków dla wszystkich pozostałych zadań. Często jest to zrobione ręcznie.

Jeśli jesteś zdezorientowany pięcioma różnymi formułami dla tego samego obliczenia, przynieśliśmy pomoc.

Kiedy stosować poszczególne formuły EAC?

Cel tych formuł jest taki sam, tj. znalezienie EAC. Jednak formuła używana do obliczania EAC zależy od kontekstu, w tym charakteru projektu, mających wpływ wydarzeń i ich konsekwencji kosztowych. Przeanalizujmy kilka scenariuszy.

Wydajność kosztowa jest stabilna + trendy z przeszłości będą kontynuowane

EAC = BAC / CPI

Jeśli okaże się, że projekt ma pewną nieefektywność lub przekroczenie budżetu i spodziewasz się, że będzie on kontynuowany w tym samym tempie, użyj powyższej formuły.

Metoda ta zakłada, że wszelkie odchylenia w kosztach mają charakter systemowy i będą utrzymywać się równomiernie w pozostałym zakresie projektu. Ma ona zastosowanie do stabilnych, dobrze zarządzanych projektów o niewielkiej zmienności wydajności.

Istnieją odchylenia kosztów + obecny trend wydajności będzie następował

EAC = AC + [(BAC - EV) / CPI]

Jeśli doświadczyłeś odchyleń kosztów, ale spodziewasz się, że będą one zgodne z bieżącymi trendami wydajności, użyj powyższej formuły. Podejście to jest praktyczne w projektach, w których oczekuje się, że odchylenia ustabilizują się, odzwierciedlając bieżącą efektywność kosztową.

Korzystając z tej metody, uwzględniasz rozbieżności z przeszłości, jednocześnie projektując przyszłe koszty w oparciu o bieżące poziomy wydajności, dzięki czemu jest ona odpowiednia dla dynamicznych, ale łatwych w zarządzaniu projektów.

Odchylenia kosztów to anomalie + przyszłość będzie zgodna z pierwotnymi szacunkami

EAC = AC + (BAC - EV)

Jeśli odchylenia kosztów są odosobnionymi przypadkami i uważasz, że projekt będzie postępował w pierwotnie zaplanowanym tempie dla pozostałych prac.

Metoda ta jest odpowiednia, gdy jednorazowe wydarzenia, takie jak nieoczekiwane koszty początkowego ustawienia lub wczesne nieefektywności, powodują odchylenia, których zespół projektowy nie spodziewa się powtórzyć.

Odchylenie kosztów + odchylenie harmonogramu

EAC = AC + [(BAC - EV) / (CPI × SPI)]

Jeśli harmonogram jest istotnym czynnikiem prognozy całkowitego kosztu, powyższa formuła jest najlepsza. Dostosowuje on prognozę kosztów pozostałych prac poprzez uwzględnienie opóźnień harmonogramu wraz z efektywnością kosztową. Metoda ta jest szczególnie przydatna w przypadku projektów, które zarówno przekraczają budżet, jak i są opóźnione w stosunku do harmonogramu.

Trendy kosztowe są nieprzewidywalne

EAC = AC + szacunek oddolny

Jeśli wyniki projektu były nieprzewidywalne lub trendy kosztowe nie są już wiarygodnymi wskaźnikami przyszłych wyników, użyj powyższej formuły.

Zamiast polegać na formułach opartych na CPI lub SPI, metoda ta polega na ponownym oszacowaniu pozostałej pracy od podstaw i dodaniu jej do rzeczywistych kosztów poniesionych do tej pory, dzięki czemu jest bardziej dokładna.

Jeśli nadal masz wątpliwości co do obliczania EAC, oto krótkie wprowadzenie.

Kroki obliczania EAC

Odgórne podejście do EAC

Cztery z pięciu powyższych formuł przyjmują podejście odgórne. Oznacza to, że opierają się one na już istniejących budżetach i wynikach osiągniętych w przeszłości.

Aby skorzystać z powyższej formuły i obliczyć EAC, wykonaj następujące kroki.

Podejście oddolne EAC

Podejście oddolne polega na ponownym obliczeniu kosztów wszystkich pozostałych prac od podstaw i dodaniu ich do rzeczywistych kosztów poniesionych do tej pory. Metoda ta dostarcza najdokładniejszych i najbardziej szczegółowych szacunków, ponieważ uwzględnia aktualne warunki projektu i wszelkie zmiany zakresu.

W rzeczywistości dobre narzędzie może to wszystko znacznie ułatwić.

Narzędzia do obliczania EAC

Obliczenia są proste; to podstawowa arytmetyka. Tak więc, jeśli masz wszystkie dane na miejscu, kalkulator będzie do zrobienia. Zacznijmy od najprostszego narzędzia do obliczania EAC.

Arkusze kalkulacyjne do obliczania EAC

Dzięki polom formuły można zautomatyzować obliczanie EAC. Można na przykład śledzić wszystkie koszty w jednej zakładce, z komórką na sumę. W innej zakładce możesz śledzić postępy w projekcie z komórką do monitorowania odchyleń.

Na podstawie tych danych możesz obliczyć wartość wypracowaną (earned value).

Arkusze kalkulacyjne, choć popularne i łatwe w użyciu, są również całkowicie ręczne. Będziesz musiał samodzielnie wprowadzać wszystkie dane do arkuszy kalkulacyjnych. Jest to podatne na błędy i może stać się nużące. Narzędzie takie jak ClickUp, przeznaczone dla zespołów finansowych, może być lepszym rozwiązaniem do zrobienia.

Wykorzystanie EAC z ClickUp

Korzystanie z kompleksowej platformy do zarządzania projektami, takiej jak ClickUp, gwarantuje, że wszystkie dane potrzebne do wykonania obliczeń EAC są już dla Ciebie dostępne.

Zarządzanie kosztami projektu: Możesz zintegrować dowolne zewnętrzne narzędzie, którego używasz do śledzenia wydatków, aby automatycznie obliczać AC w ClickUp.

Śledzenie postępu: Jako narzędzie do zarządzania projektami, ClickUp pozwala na widok postępu prac w czasie rzeczywistym. Na podstawie ustawionych zadań automatycznie oblicza ilość zakończonych prac.

Monitorowanie harmonogramu: Dzięki datom rozpoczęcia, datom końcowym i niestandardowym polom dat możesz śledzić oś czasu swojego projektu w granularnych szczegółach. Pomaga to obliczyć odchylenia harmonogramu, które są potrzebne do pomiaru EAC.

Kalkulacja kosztów zasobów: Jeśli rozliczasz projekt w modelu czasu i materiałów (T&M), potrzebujesz, aby każdy członek zespołu śledził czas, który przepracował. Dzięki zadaniom ClickUp Twoje zespoły mogą śledzić czas z dowolnego urządzenia, dodawać notatki, przypisywać etykiety i oznaczać czas jako podlegający rozliczeniu (lub nie). Umożliwia również przenoszenie czasu pomiędzy zadaniami i podzadaniami.

Automatyczne obliczenia: Lubisz prostotę arkuszy kalkulacyjnych do ustawienia formuł? Możesz to zrobić z ClickUp! Wykorzystaj dane liczbowe ze swoich zadań i projektów do automatycznego obliczania EAC, aktualizowanego w czasie rzeczywistym.

Raportowanie w czasie rzeczywistym: EAC to wskaźnik dotyczący przyszłości; to prognoza. Aby jednak nie przekroczyć budżetu lub oś czasu, należy wprowadzać korekty w teraźniejszości. Pulpity ClickUp mogą Ci w tym pomóc.

Ciągłe monitorowanie rzeczywistych wydatków w stosunku do planowanego budżetu pozwala szybko zidentyfikować przekroczenia kosztów i podjąć działania naprawcze. Pomaga to zapobiegać niespodziankom budżetowym i zapewnia, że interesariusze są na bieżąco informowani o kondycji finansowej projektu.

Rola narzędzi i technik jakości w powodzeniu projektu

Kalkulator lub nawet papier i długopis mogą obliczyć EAC. Jednak wysokiej jakości narzędzia i techniki mogą sprawić, że proces ten będzie bardziej dokładny i wydajny. Oto jak to zrobić.

Jakość danych: Używane narzędzia decydują o jakości danych. Narzędzie takie jak ClickUp, które już gromadzi informacje związane z projektem, zapewnia jakość danych, takich jak zmieniający się harmonogram, szacowany czas, wydatki itp.

Integracje: Kompleksowe narzędzie gromadzi dane również z zewnętrznych źródeł. Na przykład, jeśli śledzisz czas za pomocą zewnętrznego narzędzia, możesz zaimportować je do ClickUp za pomocą API.

Automatyzacja: Obliczanie wskaźników takich jak EAC może zajmować znaczną część czasu kierownika projektu. Aby to ułatwić, pomocne mogą być narzędzia do automatyzacji. Mogą one również ułatwić lepszą prognozę dzięki analizie trendów i symulacjom Monte Carlo.

Powtarzalność: Odpowiednie narzędzia zapewniają również ramy, szablony analizy kosztów i korzyści oraz szablony szacunków do obliczania i śledzenia wskaźników projektu.

Pobierz szablon

Szablon analizy kosztów projektu ClickUp to gotowy do użycia, w pełni konfigurowalny, przyjazny dla początkujących framework do analizy projektu. Automatyczna kolumna obliczeniowa może dać szczegółową strukturę podziału kosztów, ułatwiając obliczenia.

Korzyści z EAC w zarządzaniu projektami

Jeśli wszystkie te kalkulacje wydają Ci się zbyt obszerne, porównajmy je z korzyściami, jakie oferują.

Oszczędności kosztów: Nie możesz zaoszczędzić tego, czego nie widzisz. EAC pozwala obserwować i mierzyć przekroczenia budżetu, które można kontrolować za pomocą strategii łagodzących.

Wykrywanie ryzyka: Analizując trendy w wydajności, można zidentyfikować potencjalne nieefektywności i ryzyka związane z kosztami projektu, zanim eskalują one w poważne problemy.

Komunikacja z interesariuszami: EAC dostarcza konkretnych danych informujących interesariuszy o kondycji finansowej projektu. Regularne aktualizacje budują zaufanie wśród interesariuszy i pokazują odpowiedzialność.

Podejmowanie decyzji: EAC wyposaża Teams w praktyczny wgląd w podejmowanie świadomych decyzji, gdy pojawiają się nieprzewidziane zmiany. Możesz zmienić przydział zasobów, dostosować zakres projektu lub wdrożyć środki redukcji kosztów w oparciu o dokładne i aktualne dane.

Śledzenie wydajności: EAC pomaga monitorować wydajność projektu w stosunku do planowanych kosztów i harmonogramu. Dane te można wykorzystać do przekazywania informacji zwrotnych zespołom, zarządzania budżetami projektów, rozszerzenia planów itp.

Prognoza budżetu: Zyskujesz precyzyjne i bieżące oszacowanie całkowitego kosztu, co umożliwia śledzenie, jak dobrze przestrzegasz budżetu projektu. Może to być świetny wkład w przyszłe budżetowanie, planowanie i kontrolę projektu.

Aby czerpać te korzyści, należy unikać kilku typowych błędów.

Najczęstsze błędy, których należy unikać podczas obliczania EAC

Choć brzmi to prosto, drobne błędy mogą prowadzić do złych spostrzeżeń, nieskutecznych decyzji i przynieść efekt przeciwny do zamierzonego. Oto kilka typowych błędów i sposoby ich uniknięcia.

Używanie niewłaściwej formuły: Obliczanie EAC jako BAC / CPI w projekcie ze znacznymi opóźnieniami harmonogramu ignoruje wpływ nieefektywności czasu, w wyniku czego szacowany czas jest zbyt optymistyczny.

Rozważ wszystkie czynniki i wybierz najbardziej odpowiednią formułę.

Przyjmowanie błędnych założeń: Zakładanie, że przeszłe wyniki doskonale odzwierciedlają przyszłe wyniki, może wypaczyć obliczenia EAC.

Przyjmuj rozsądne założenia oparte na faktach.

Przeglądanie AC lub EV: Obliczenia EAC zależą w dużej mierze od dokładnych obliczeń kosztów rzeczywistych i wartości wypracowanej. Jeśli pominiesz kilka wydatków lub niedokładnie obliczysz wartość wypracowaną, możesz otrzymać mylące prognozy.

Skoncentruj się na upewnieniu się, że dane są dokładne.

Uwzględnianie opóźnień w harmonogramie: Nieuwzględnienie opóźnień w harmonogramie w obliczeniach EAC często powoduje niedoszacowanie całkowitych kosztów. Przykładowo, projekt opóźniony o kilka miesięcy z powodu niedoboru zasobów prawdopodobnie pociągnie za sobą wyższe koszty wynagrodzeń, wynajmu sprzętu lub kar.

Aby to wyeliminować, zawsze uwzględniaj wpływ opóźnień na koszty.

Używanie przestarzałego EAC: EAC nie jest jednorazową kalkulacją. Jest to dynamiczny wskaźnik, który ewoluuje z każdym dniem. Jeśli zakres projektu ulegnie zmianie, indeks wydajności kosztowej ulegnie wahaniom lub wystąpią poślizgi w harmonogramie, pierwotna wartość EAC nie będzie już odzwierciedlać rzeczywistości projektu.

W związku z tym zaleca się regularne obliczanie EAC w celu dokładnego odzwierciedlenia bieżącej sytuacji.

Bądź na bieżąco z metrykami projektu dzięki ClickUp

W świecie, w którym przekraczanie kosztów jest tak powszechne, możesz stworzyć ogromny wyróżnik, po prostu dostarczając na czas w ramach budżetu. Jedynym sposobem na osiągnięcie tego celu jest śledzenie kosztów i harmonogramów w stosunku do budżetów w regularnych odstępach czasu.

Potężna platforma do zarządzania projektami ClickUp sprawia, że jest to dziecinnie proste. Automatycznie przechwytuje dane, umożliwia obliczenia i zapewnia widoczność stanu projektu w czasie rzeczywistym.

Pulpity w czasie rzeczywistym, konfigurowalne pola kosztów, śledzenie osi czasu i zarządzanie obciążeniem pracą zapewniają skuteczny sposób obliczania i monitorowania EAC bez wysiłku.

Wypróbuj ClickUp już dziś za darmo!