5 wskazówek dotyczących zarządzania zespołem projektowym pracującym w modelu rozproszonym

Owen Jones jest starszym specjalistą ds. marketingu treści w ZoomShift, aplikacji do tworzenia harmonogramów online. Jest doświadczonym specjalistą ds. marketingu SaaS, specjalizującym się w marketingu treści, CRO i reklamach na Facebooku. Lubi dzielić się swoją wiedzą z innymi, aby pomóc im osiągać lepsze wyniki.

Jedną z największych zalet posiadania rozproszonego zespołu projektowego jest swoboda zatrudniania najlepszych dostępnych pracowników, niezależnie od tego, gdzie mieszkają. Dzięki odpowiednim umiejętnościom i narzędziom do zarządzania zespołami rozproszonymi będziesz w stanie poprowadzić swój wymarzony zespół projektowy do powodzenia.

Spośród wszystkich wyzwań związanych z zarządzaniem zespołem zdalnym najtrudniejsze jest zapewnienie wydajności, kreatywności i współpracy pracowników, gdy nie ma nikogo w pobliżu. Jako menedżer musisz zadbać o to, aby Twoi pracownicy zawsze dawali z siebie wszystko.

5 strategii, które pomogą utrzymać zespół rozproszony na właściwej drodze

1. Ustal mierzalne cele biznesowe i osobiste

Nie jest tajemnicą, że komunikacja w biurze jest zazwyczaj łatwiejsza. Dlatego ważne jest, aby pisać i mówić w jasny, zrozumiały sposób, uzgadniając realistyczne zadania i terminy.

Ustalenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI) to świetny pomysł, aby określić swoje oczekiwania jako pracodawca. Obejmą one wszystko, czego oczekujesz od pracowników. Poniżej znajduje się przykładowa tabela KPI dla różnych działów firmy.

W Twoim przypadku jednak wskaźniki KPI będą obejmować takie kwestie, jak:

Kiedy członkowie Twojego zespołu wiedzą, czego od nich oczekujesz, mogą od samego początku opracowywać strategie pozwalające osiągnąć te cele. Aby zapewnić wydajność, konieczne jest również ustanowienie solidnego procesu projektowania dla całego zespołu, który pozwoli osiągnąć cele zespołu.

2. Zaplanuj cotygodniowe spotkania indywidualne

Regularne spotkania są koniecznością. Musisz wiedzieć, czy zadania są wykonywane i czy cele są osiągane. Spotkania indywidualne pomogą Ci śledzić wyniki pracy. Będziesz mógł lepiej poznać członków swojego zespołu i zanotować wszelkie ich obawy.

Zawsze planuj spotkania.

Przed każdym spotkaniem przygotuj plan spotkania. Plan pomoże utrzymać spotkanie na właściwym torze. Oto kilka powodów, dla których jest to potrzebne:

Kolejnym dobrym pomysłem są codzienne stand-upy. Są to krótkie sesje z członkami zespołu pracującymi zdalnie, które pozwalają być na bieżąco z codziennymi aktualizacjami. Nie martw się, nie musisz faktycznie stać podczas tych spotkań.

Możesz omawiać bieżące zadania, problemy, rzeczy wymagające poprawy, trendy projektowe i najlepsze działania. Chcesz, aby Twój zespół projektowy miał ogólny widok wszystkich prac, efektywnie przydzielał zadania, wyjaśniał nieporozumienia i był na bieżąco z najnowszymi wiadomościami dotyczącymi projektowania.

Możesz na przykład omówić, co członkowie zespołu projektowego będą mieli do zrobienia w poniedziałek i piątek w danym tygodniu. Korzystanie z oprogramowania do planowania jest świetnym sposobem na kontrolowanie wszystkich napiętych harmonogramów. Oto przykładowy harmonogram z Zoomshift wyświetlony w aplikacji mobilnej.

Powinieneś również zaplanować comiesięczne czaty grupowe z całym zespołem. Czaty te są okazją dla pracowników do spotkania się i nawiązania połączenia.

Kolejną rzeczą, o której warto wspomnieć, jest to, jak ważne jest częste docenianie pracowników za ich doskonałą pracę. Dotyczy to zwłaszcza spotkań indywidualnych, podczas których pracownik ma pełną uwagę przełożonego.

Jeśli jeszcze tego nie wiesz, zapamiętaj, że pracownicy, w tym osoby zatrudnione w branży kreatywnej, nieustannie poszukują potwierdzenia swojej wartości i są bardziej lojalni, gdy otrzymują pochwały. Nie zostaną w firmie, jeśli nie panuje w niej kultura informacji zwrotnej. Ich opinie powinny być traktowane jako ważne, a otwarta komunikacja powinna wystarczyć, aby to zapewnić.

I na koniec, nie panikuj, gdy podczas spotkania pojawią się dzieci lub zwierzęta. Takie sytuacje zdarzają się podczas spotkań i są częścią kultury pracy w domu.

3. Wykorzystaj oprogramowanie do zarządzania projektami i narzędzia komunikacyjne

Nie da się przecenić znaczenia ustalenia jasnych kanałów komunikacji dla zespołu pracującego zdalnie. Każda firma powinna mieć preferowany kanał komunikacji. Musi on być jasny i łatwo dostępny. Skype jest dobrym przykładem prostego i darmowego oprogramowania do komunikacji.

Aby osiągnąć cele biznesowe i cele zespołu, potrzebujesz rozwiązania do zarządzania projektami. Oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala na udostępnianie informacji i przydzielanie zadań. Dzięki takiemu oprogramowaniu możesz stworzyć kanał projektowy, na którym projektanci będą mogli łatwo się komunikować.

Przemyślany proces i oprogramowanie do zarządzania projektami pomagają zapewnić każdemu projektantowi globalny widok tego, co dzieje się w projekcie. Gdy wszystkie informacje są dostępne w jednym miejscu dla wszystkich, śledzenie zmian i decyzji jest łatwiejsze. Według wielu projektantów ClickUp to oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga im organizować zadania w sposób dostosowany do ich cyklu pracy.

Jednym z najważniejszych elementów zarządzania zespołem jest skuteczny proces przekazywania informacji zwrotnych dotyczących projektu. W tym celu można wykorzystać wybraną platformę do zarządzania projektami. Oto kilka sposobów przekazywania informacji zwrotnych zespołowi zdalnemu:

Postaraj się ograniczyć przekazywanie informacji zwrotnych dotyczących projektu do kilku różnych miejsc. Chcesz ułatwić projektantowi znalezienie informacji i umożliwić szybkie wdrożenie zmian.

4. Stwórz kulturę „Getting Things Done” (robienie rzeczy)

„Getting Things Done” (GTD) to system zwiększający wydajność pracy opracowany przez Davida Allena i opublikowany w książce o tym samym tytule. Jest on opisywany jako system zarządzania czasem, który pozwala skupić się na realizacji każdego zadania z listy zapisanej w zewnętrznym rejestrze.

Autor twierdzi, że w danym momencie można właściwie wykonać tylko jedno zadanie.

W oparciu o system GTD firma ClickUp udostępniła szablon Getting Things Done, który pomaga organizować zadania i projekty. Szablon rejestruje zadania i dzieli je na elementy robocze. Zawiera różne wbudowane widoki, pola niestandardowe i dokumenty, które pomagają użytkownikom ustalać priorytety, śledzić i wykonywać zadania w jednym miejscu.

Szablon „Getting Things Done” w ClickUp

Premie i nagrody są dość standardową funkcją profesjonalnego zatrudnienia. Według Reward Gateway 90% pracowników działów HR zgadza się, że skuteczny program uznania i nagród pomaga osiągać wyniki biznesowe. Jeśli pracownik konsekwentnie osiąga swoje KPI i wykazuje się niezawodnością, należy go nagrodzić.

5. Bądź elastyczny i ufaj swoim współpracownikom

Obecność wszystkich w tym samym biurze nie gwarantuje wydajności. Łatwiej jest jednak śledzić, co robią poszczególne osoby. Musisz mieć zespół pracowników, którym możesz zaufać. Nie da się patrzeć ludziom przez ramię, gdy pracują zdalnie.

Praca z domu ma wiele zalet. Elastyczność, oszczędność czasu i pieniędzy na dojazdy, brak dress code'u, to tylko kilka z nich.

Nie każdy jest jednak w stanie osiągnąć oczekiwany poziom.

Praca w domu może być pełna rozpraszających czynników, a niektórym pracownikom trudno jest oddzielić życie zawodowe od prywatnego. Twoi pracownicy muszą wykonać powierzone im zadania i dostarczyć wyniki.

Jeśli zdecydujesz się dać swoim projektantom dużą swobodę twórczą, możesz spodziewać się doskonałych wyników. Wyraźnie zaznacz, że projektanci będą odpowiedzialni za swoją pracę i podejmowane decyzje. Jeśli nie spełnią oczekiwań, będziesz musiał podjąć trudną decyzję, czy pasują do Twojej firmy.

W dzisiejszych czasach pracownicy często pracują w różnych strefach czasowych. Kontakt z kimś, kto jest o 2 w nocy w swojej strefie czasowej, może być trudny. Należy szanować strefy czasowe członków zespołu. Innymi słowy, staraj się dostosować czas do potrzeb innych.

Zawsze podawaj strefy czasowe wraz z godziną zaplanowanego spotkania. Pamiętaj, aby sprawdzić święta państwowe i religijne w krajach, w których mieszkają Twoi pracownicy.

Podsumowanie

Praca zdalna nie jest dla wszystkich i nie ma w tym nic złego. Twoim zadaniem jako menedżera rozproszonego zespołu projektowego jest znalezienie osób, które lubią pracę zdalną i rozumieją jej specyfikę. Branża projektowania i tworzenia oprogramowania nieustannie się rozwija, dlatego musimy szybko dostosowywać się do nowych wymagań.

Nie zapominaj, że nic nie zastąpi bezpośredniej interakcji. Nawet pracując zdalnie, staraj się organizować okazjonalne spotkania, korzystając z dostępnych narzędzi.