Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, w jaki sposób szybki e-mail może zaowocować transakcją wartą milion dolarów lub jak zespoły rozproszone na różnych kontynentach płynnie ze sobą współpracują? Witamy w świecie komunikacji elektronicznej w biznesie - gdzie cyfrowa wymiana napędza globalny handel.
Komunikacja elektroniczna w biznesie odnosi się do każdej cyfrowej wymiany informacji w ramach organizacji lub między nimi. Od kropek i kresek telegrafu po dzisiejsze chatboty oparte na AI, zrewolucjonizowała ona sposób prowadzenia biznesu.
Podczas gdy tradycyjne metody, takie jak spotkania jeden na jeden, oferują osobisty charakter, nowoczesne cyfrowe formularze zapewniają natychmiastowe połączenie i wymianę bogatą w dane. Przynoszą one jednak również wyzwania, takie jak przeciążenie informacjami i zagrożenia dla cyberbezpieczeństwa.
W tym przewodniku omówimy rodzaje komunikacji elektronicznej, zajmiemy się problemami zgodności i przedstawimy plan wdrożenia krok po kroku.
Rodzaje komunikacji elektronicznej
Ponieważ istnieje tak wiele opcji komunikacji elektronicznej, należy zrozumieć mocne strony każdego medium i przypisać mu podstawowe funkcje. Przyjrzyjmy się najważniejszym rodzajom komunikacji w biznesie, które opierają się na środkach elektronicznych.
E-mail: Do formalnej komunikacji i oficjalnej dokumentacji
Poczta elektroniczna lub e-mail to najstarsza forma komunikacji elektronicznej, która jest nadal aktualna w dzisiejszych miejscach pracy.
Według raportu Radicati, 361.6 miliardów e-maili zostanie udostępnianych na całym świecie tylko w tym roku!
E-mail przetrwał próbę czasu, ponieważ jest powszechnie używany jako oficjalny sposób komunikacji. Świetnie nadaje się do prowadzenia dokumentacji i jest na tyle elastyczny, że może być używany zarówno w trybie synchronicznym, jak i asynchronicznym.
Jednak sama ilość e-maili, które otrzymujemy każdego dnia, może prowadzić do przeciążenia skrzynki odbiorczej, co sprawia, że kluczowe jest wdrożenie skutecznych strategii zarządzania pocztą elektroniczną. To właśnie tutaj zintegrowane narzędzia do komunikacji i zarządzania pracą mogą zrobić znaczącą różnicę.
Przeczytaj również: 100 przykładów profesjonalnych wiadomości poza biurem
Wiadomości błyskawiczne: Szybkie pytania i natychmiastowe odpowiedzi - formalne i nieformalne
Platformy komunikatorów internetowych zyskały na popularności, ponieważ istniało zapotrzebowanie na nieoficjalną, synchroniczną komunikację. Ludzie potrzebowali alternatywy dla e-maili dla czatów w czasie rzeczywistym i wymiany wrażliwych czasowo wiadomości.
Komunikatory internetowe zrewolucjonizowały komunikację w miejscu pracy, oferując szybkie, często nieformalne sposoby połączenia członków Teams. Popularne platformy obejmują:
- Slack: Znany z organizacji opartej na kanałach i integracji
- Microsoft Teams: zintegrowany z Office 365 dla płynnego przepływu pracy
- WhatsApp: Często używany do komunikacji międzynarodowej (i promocji)
Przeczytaj także: 25 hacków Slack poprawiających komunikację w miejscu pracy Chociaż platformy te oferują świetną funkcję, często istnieją w oderwaniu od mojej pracy. Ostatecznie kończy się to utrzymywaniem kilku aplikacji do komunikacji w miejscu pracy .
Ten rodzaj przełączania kontekstu przynosi efekt przeciwny do zamierzonego badania Amerykańskiego Towarzystwa Psychologicznego (APA) sugerują, że częste przełączanie się między zadaniami może zmniejszyć wydajność nawet o 40%, ponieważ mózg potrzebuje czasu na zmianę orientacji między zadaniami. ClickUp , kompleksowa platforma do zarządzania projektami i wydajności, oferuje rozwiązanie tego wyzwania dzięki ClickUp Chat . Narzędzie to pomaga uniknąć podatku od komunikatorów internetowych, integrując je bezpośrednio z zadaniami.
Współpracuj w czasie rzeczywistym z interesariuszami, aby szybciej przydzielać, śledzić i zakończyć zadania dzięki ClickUp Chat
To oprogramowanie do komunikacji wewnętrznej umożliwia zespołom
- Omawiać zadania i projekty w kontekście - każda rozmowa jest automatycznie połączona z odpowiednim zadaniem
- Udostępnianie plików i aktualizacji bez przełączania platform
- Organizować konwersacje według tematów lub projektów w celu łatwego wyszukiwania
- Natychmiastowe przekształcanie wiadomości w zadania za pomocą jednego kliknięcia
- Uzyskaj natychmiastowe podsumowania AI z wątków czatu, aby szybko nadrobić zaległości bez czytania setek wiadomości
Dzięki powiązaniu konwersacji z pracą, ClickUp Chat pomaga ograniczyć nieporozumienia i zwiększa wydajność, co czyni go nieocenionym narzędziem w arsenale komunikacji elektronicznej.
Oto jak Rosana Hungria , kierownik projektu, doświadczyła tych korzyści na własnej skórze:
ClickUp przeniósł całą komunikację z różnych kanałów, takich jak e-mail, czat, WhatsApp w jedno miejsce. Dzięki temu wiesz, gdzie się udać, aby znaleźć potrzebne informacje.
Rosana Hungria, Kierownik Projektu
Media społecznościowe: Wypełnianie luki między Businessem a jego niestandardowymi klientami
W miarę jak sieć komunikacji elektronicznej rozszerza się, aby odzwierciedlić obecne trendy, platformy mediów społecznościowych stały się integralnymi komponentami, pełniąc podwójną rolę jako potężne narzędzia sieciowe i marketingowe dla Business.
- LinkedIn, z ponad 800 milionami członków, jest świetną platformą dla profesjonalistów do komunikowania się ze sobą, śledzenia nowości branżowych i influencerów, przeglądania i aplikowania o pracę, rozwijania powiązań sieciowych, headhuntingu i nie tylko
- Inne aplikacje, takie jak X (dawniej Twitter), Instagram i Facebook są wykorzystywane przez marki do pozostawania w kontakcie z niestandardowymi klientami, promowania potencjalnych klientów i utrzymywania pozytywnego wizerunku marki
Skrzynki odbiorcze w tych aplikacjach oferują te same natychmiastowe rozwiązania, które preferują ludzie. Jeśli poprawa obsługi klienta i wizerunku marki jest czymś, do czego dążysz, musisz wykorzystać media społecznościowe.
W rzeczywistości, 87% marketerów ankietowanych w Raport HubSpot dotyczący mediów społecznościowych uważa, że konsumenci częściej znajdują marki w mediach społecznościowych niż w wyszukiwarkach!
Zarządzanie wieloma kontami w mediach społecznościowych może jednak stanowić wyzwanie. Integracja strategii mediów społecznościowych z ogólnym zarządzaniem projektami może pomóc usprawnić ten proces i zapewnić spójny przekaz na wszystkich platformach.
Platformy komunikacji wideo: Do synchronizacji w czasie rzeczywistym
Platformy wideo stały się niezbędne, zwłaszcza wraz z rozwojem pracy zdalnej.
Niektóre z wszechobecnych to:
- Zoom: Oprogramowanie do wideokonferencji znane ze swojej niezawodności i łatwości obsługi
- Skype: Pionier w dziedzinie wideorozmów, wciąż szeroko wykorzystywany do komunikacji międzynarodowej
- Google Meet: Jest to proste, szeroko stosowane narzędzie do wideokonferencji, które stanowi formularz obszaru roboczego Google
Podczas gdy narzędzia te są świetne do spotkań w czasie rzeczywistym, nie zawsze rozwiązują problem asynchronicznej komunikacji w rozproszonych Teams.
Na asynchronicznym froncie, Loom spopularyzował udostępnianie nagrań ekranu, co zostało udoskonalone przez ClickUp Clips .
ClickUp Clips został zaprojektowany z myślą o sytuacjach, w których słowa nie wystarczą do wyjaśnienia pewnych rzeczy. Aby użyć ClickUp Clips, otwórz dowolną konwersację w ClickUp i użyj ikony wideo, aby szybko nagrać swój ekran (oczywiście z lektorem!) i wysłać go bezpośrednio do odbiorców. To najprostszy sposób na udostępnianie opinii, podkreślanie błędów, tworzenie samouczków i wysyłanie wersji demonstracyjnych.
Natychmiastowe tworzenie i udostępnianie nagrań ekranu z dźwiękiem zainteresowanym stronom bez konieczności przełączania zakładek za pomocą ClickUp Clips
Funkcja ta pozwala członkom Teams na:
- Nagrywać krótkie wiadomości wideo w celu wyjaśnienia złożonych pomysłów
- Dostarczanie wizualnych informacji zwrotnych na temat projektów
- Tworzyć szybkie samouczki lub instrukcje
- Zmniejszyć potrzebę długich spotkań, poprawiając ogólną wydajność
Najlepszą rzeczą w ClickUp Clips jest to, że możesz poprosić ClickUp Brain , wielofunkcyjny asystent ClickUp AI, do transkrypcji wideo i analizowania go pod kątem bazy wiedzy.
W przeciwieństwie do Loom, nie musisz zarządzać osobną aplikacją dla Clipów. Wszystkie nagrania ekranu i związane z nimi zadania znajdują się w ClickUp, dzięki czemu jest to rozwiązanie natywne.
Chociaż korzystanie z wielu sposobów komunikacji elektronicznej sprawiło, że jesteśmy bardziej wydajni i wydajni, może mieć również kilka pułapek. Nadmierne poleganie na tych narzędziach może rozpraszać i paraliżować osobistą komunikację i relacje, koszty przełączania kontekstu są wysokie i musimy zwracać uwagę na zagrożenia dla bezpieczeństwa i zgodności.
Zagrożenia związane z komunikacją elektroniczną i zgodność z przepisami
Pomimo licznych korzyści, elektroniczne kanały komunikacji wiążą się z potencjalnymi zagrożeniami, którym Business musi stawić czoła:
- Zagrożenia dla cyberbezpieczeństwa: Email phishing, złośliwe oprogramowanie i naruszenia danych
- Obawy związane z prywatnością: Zapewnienie bezpieczeństwa informacji poufnych
- Zgodność z prawem i przepisami: Przestrzeganie przepisów o ochronie danych, takich jak RODO
Proofpoint, założony przez byłego CTO Netscape Erica Hahna, odgrywa kluczową rolę w łagodzeniu tych zagrożeń. Jako wiodąca firma zajmująca się cyberbezpieczeństwem, Proofpoint oferuje rozwiązania, które:
- Chronią przed zagrożeniami związanymi z pocztą e-mail
- Zapewniają zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych
- Zapewniają szkolenia pracowników w zakresie najlepszych praktyk cyberbezpieczeństwa
Proofpoint monitoruje również aplikacje do komunikacji biznesowej pomaga zespołom prawnym dzięki zaawansowanej wizualizacji danych i upraszcza zgodność z przepisami, oferując widoczność strumieni przechwytywania danych.
Wdrożenie solidnych środków bezpieczeństwa i bycie na bieżąco z potencjalnymi lukami w zabezpieczeniach ma kluczowe znaczenie dla utrzymania integralności komunikacji elektronicznej w biznesie. Dlatego ważne jest, aby wybrać narzędzia komunikacyjne, które priorytetowo traktują bezpieczeństwo i zgodność.
Poprawa komunikacji elektronicznej w biznesie
Według Project.co's Communication Statistics 2024, 70% pracowników uważa, że traci czas w pracy z powodu problemów z komunikacją. Ale to nie wszystko.
Można podjąć proaktywne działania w celu usprawnienia elektronicznego systemu komunikacji w pracy. Podczas gdy narzędzia takie jak Proofpoint rozwiązują obawy związane z bezpieczeństwem, wdrożenie najlepszych praktyk może znacznie poprawić wydajność komunikacji w zespole.
Oto kilka strategii optymalizacji komunikacji elektronicznej w Businessie:
Wdrożenie wyczyszczonych zasad komunikacji
- Ustawienie oczekiwań dotyczących czasu reakcji
- Określenie właściwego wykorzystania różnych kanałów komunikacji
- Ustanowienie wytycznych dotyczących udostępniania informacji wrażliwych
Bądź uprzejmy i zwięzły w komunikacji Business
- Szanuj czas odbiorców, szybko przechodząc do sedna sprawy
- Zachowuj profesjonalny ton, nawet w nieformalnych kanałach
Wybieraj odpowiedni kanał komunikacji dla danej wiadomości
- Używaj e-maila do formalnej komunikacji lub gdy potrzebna jest dokumentacja
- Korzystaj z wiadomości błyskawicznych w przypadku szybkich pytań lub aktualizacji
- Połączenia wideo do złożonych dyskusji lub spotkań Teams
Zachowaj zwięzłe i opisowe tematy wiadomości
- Umożliwienie odbiorcom szybkiego zrozumienia zawartości wiadomości
- Zwiększenie możliwości wyszukiwania i organizacji e-maili
Regularnie czyść i organizuj komunikację cyfrową
- Archiwizowanie starych e-maili i wiadomości
- Używanie folderów lub etykiet do kategoryzowania ważnych informacji
- Wypisywanie się z niepotrzebnych list mailingowych
Ulepsz środki bezpieczeństwa
- Wprowadzenie 14-znakowych, silnych, alfanumerycznych i unikalnych haseł do aplikacji komunikacyjnych i okresowa ich zmiana
- Używaj silnego szyfrowania, gdy tylko jest dostępne, aby zapobiec atakom typu brute-force
- Zaostrzenie kontroli dostępu za pomocą uwierzytelniania wieloskładnikowego i sieci VPN w celu poprawy bezpieczeństwakomunikacja hybrydowa* Praktykowanie planów reagowania na incydenty w celu ograniczenia przestojów i ochrony wrażliwych danych
Stosując się do tych praktyk, firmy mogą zwiększyć wydajność i bezpieczeństwo komunikacji elektronicznej, sprzyjając bardziej wydajnemu i chronionemu środowisku pracy.
Jak stworzyć plan komunikacji elektronicznej dla swojego Teams
Przyjrzyjmy się teraz, jak krok po kroku można zastosować powyższe wskazówki i wdrożyć solidny plan komunikacji.
1. Przegląd istniejącego planu komunikacji
Zanim zaczniesz tworzyć zupełnie nową metodę komunikacji elektronicznej, sprawdź, czy firma posiada już plan komunikacji. Jeśli tak, podkreśl, co działało wcześniej, a co można poprawić.
Przeprowadź analizy SWOT i PEST, aby uzyskać jaśniejszy obraz sytuacji. Gdy już wiesz, na czym stoi firma, łatwiej jest ulepszyć lub wdrożyć nową strategię.
Analiza Szablon planu komunikacji ClickUp to szablon typu "wszystko w jednym", który przechowuje strategię komunikacji.
Może być używany jako punkt odniesienia i pomóc ludziom rozwinąć spójny pomysł na to, jak powinna wyglądać idealna komunikacja, od szczegółów projektu i celów po interesariuszy, narzędzia i ocenę.
Szablon planu komunikacji ClickUp
Ten szablon może Ci pomóc:
- Zorganizować strategię komunikacji
- Śledzenie celów związanych z komunikacją i ich postępów
- Upewnić się, że wszyscy członkowie Teams są na tej samej stronie
Szablon ten dostarcza ustrukturyzowanych ram do opracowywania i wdrażania planu komunikacji, ułatwiając wszystkim dostosowanie się do strategii komunikacji zespołu.
2. Zdefiniuj cele i normy
Teraz ekscytująca część. Masz dwa kluczowe elementy swojej strategii komunikacji: cele do osiągnięcia i zasady gry.
Jak wspomniano powyżej, należy wybrać kanały, które mają znaczenie dla celów biznesowych. Następnie musisz skodyfikować normy, aby strony zewnętrzne wiedziały, czego się po tobie spodziewać.
Na przykład, jeśli jednym ze wskaźników KPI jest poprawa komunikacji z klientem, musisz popracować nad dostarczalnością e-maili, śledzeniem e-maili, briefami przed i po spotkaniu oraz protokołami wiadomości.
Zdecyduj, ile chcesz udostępniać na temat projektu, kiedy klienci powinni oczekiwać aktualizacji i jak powinny wyglądać rezultaty. Zagłęb się w szczegóły i stwórz szablony, aby wszystko usprawnić. Alternatywnie możesz użyć jednego z Szablonów planów komunikacji ClickUp na dobry początek.
3. Wyjaśnij oczekiwania
Sprawy wewnętrzne przebiegają sprawniej, gdy Teams wiedzą, czego oczekują od nich ich menedżerowie. Do Ciebie należy szczegółowe wyjaśnienie tych kwestii.
Udostępnianie jednej strony wyjaśniającej twój styl zarządzania, twoje upodobania i antypatie w pracy, preferencje komunikacyjne i oczekiwania zespołu. Pomoże to pracownikom lepiej Cię zrozumieć.
The Szablon "Pracuj ze mną" autorstwa ClickUp to świetne miejsce do rozpoczęcia pracy. Możesz edytować stronę, aby dodać więcej informacji, niestandardowo ją dostosować i dołączyć relacje i odniesienia, aby wyjaśnić pewne kwestie.
Szablon ClickUp "Praca z moją osobą" [Manager
Dzięki temu szablonowi możesz:
- Zdefiniować swój styl przywództwa, proces podejmowania decyzji i preferowane metody udzielania/otrzymywania informacji zwrotnych
- Poprawić przejrzystość w powiązaniach menedżer-pracownik
- Ustawić wyczyszczone oczekiwania dotyczące komunikacji i wydajności zespołu
- Przedstawić swoje podejście do wspierania wzrostu i rozwoju członków zespołu
Zmniejsza to konflikty między interesariuszami i zapobiega błędnej komunikacji, co prowadzi nas do następnego kroku.
4. Opisz role i obowiązki
Ponieważ komunikacja jest podstawą współpracy, możesz poprosić pracowników o udostępnianie podobnych one-pagerów członkom zespołu i menedżerom. Powinien on zawierać ich styl pracy, preferowane kanały komunikacji i harmonogramy, a także inne istotne informacje.
Na podstawie tych danych menedżerowie mogą przydzielać zadania osobom, które najlepiej sobie z nimi radzą i odpowiednio je planować. W ten sposób umiejętności są w pełni wykorzystywane przy jednoczesnym budowaniu zaufania.
Pracownicy mogą zwiększyć swoją wydajność, korzystając z Szablon "Pracuj ze mną" autorstwa ClickUp . Są one w pełni konfigurowalne Dokumenty ClickUp które można edytować i rozszerzać w celu uwzględnienia odpowiednich danych.
Szablon ClickUp do pracy ze mną [Individual
Możesz użyć tego szablonu do:
- Niestandardowych sekcji dotyczących preferencji pracy, stylów komunikacji i metod przekazywania informacji zwrotnych
- Promocję samoświadomości i pomoc członkom zespołu w zastanowieniu się nad ich nawykami w pracy
- Ułatwić lepsze zrozumienie między członkami Teams, ograniczając nieporozumienia w komunikacji
- Łatwe udostępnianie osobistych strategii pracy w całym zespole
Te dokumenty mogą być połączone z Zadania ClickUp dla lepszej widoczności w obszarze roboczym.
5. Ustanowienie opcji tworzenia kopii zapasowych
Co się stanie, gdy pojawi się luka w wiedzy? Lub gdy członek zespołu jest niedostępny z powodu nagłego wypadku? Kierownicy projektów muszą przygotować się na zakłócenia.
Stwórz matrycę eskalacji dla zadań wymagających szczególnej uwagi i wyjaśnij ją wszystkim interesariuszom. Powinieneś również wyszczególnić zapasowe kanały komunikacji, aby praca mogła być kontynuowana bez zakłóceń. Gdy wszystko zostanie uporządkowane, pracownicy będą mniej skłonni do paniki, gdy praca zostanie przerwana.
Gratulacje! Jesteś na dobrej drodze do zapobiegania awariom komunikacyjnym i maksymalnego wykorzystania wszystkich trybów komunikacji elektronicznej w pracy!
Wzmocnij swoją komunikację elektroniczną
Komunikacja elektroniczna zrewolucjonizowała biznes, oferując niezrównaną szybkość i elastyczność. Niesie jednak ze sobą wyzwania: zagrożenia dla cyberbezpieczeństwa, przeładowanie informacjami i potrzebę stosowania wyczyszczonych zasad.
Aby dobrze prosperować, Business musi wybrać odpowiednie kanały mediów elektronicznych, wdrożyć solidne zabezpieczenia i ustanowić najlepsze praktyki. Zarządzanie wieloma narzędziami może być przytłaczające, ale istnieją rozwiązania.
ClickUp integruje różne kanały komunikacji w jednej platformie, z funkcjami takimi jak ClickUp Chat do kontekstowej komunikacji tekstowej i ClickUp Clips do asynchronicznej komunikacji wideo.
Usprawnia to cykl pracy, poprawia współpracę i zapewnia bezpieczeństwo - odpowiadając na wiele wyzwań, o których rozmawialiśmy.
Gotowy, aby zwiększyć komunikację i wydajność swojego zespołu? Zarejestruj się w ClickUp już dziś i doświadcz wygodnego dostępu do płynnej, zintegrowanej komunikacji Business.