Jak każdy kierownik projektu wie, tworzenie szacunków dla projektu jest zarówno kluczowe, jak i stresujące. Podczas gdy łatwiej jest zrozumieć i wygenerować szacunki w miarę postępu projektu, trudno jest zbudować dokładne szacunki na początkowych scenach.
Jak wygenerować szacunki na wczesnych scenach projektu z niewielką ilością danych?
Jedną z technik zarządzania projektami, która może ci pomóc, jest szacowanie analogiczne. Analogiczne szacowanie w zarządzaniu projektami jest podstawową techniką szacowania, która pomaga budować szacunki kosztów i oceniać czas trwania projektu oraz zapotrzebowanie na zasoby na początkowych scenach.
Przyjrzyjmy się, czym jest ta technika, jak działa, jakie są jej metodologie i nie tylko.
Co to jest szacowanie analogiczne w zarządzaniu projektami?
Analogiczne szacowanie w zarządzaniu projektami to zwinna technika, która wykorzystuje dane historyczne z poprzednich projektów z podobnymi rezultatami lub zadaniami do przewidywania kosztów, czasu trwania i zasobów bieżącego projektu. Im więcej dostępnych informacji z przeszłości, tym lepsza prognoza w analogicznym oszacowaniu.
Oto jak można wykorzystać analogiczne szacowanie w zarządzaniu projektami:
- Wybierz porównywalny projekt: Wybierz przeszły projekt, który ściśle pasuje do nowego. Na przykład, jeśli obecny projekt dotyczy badania rynku, wybierz projekt z przeszłości, który obejmuje podobne działania. Podobieństwa między przeszłym projektem a tym, dla którego szacujesz, decydują o dokładności przewidywań
- Znajdź elementy istotne dla obu projektów: Zidentyfikuj wartości, takie jak koszt, czas trwania, zakres i konkretne zadania, które są podobne w obu projektach, aby stworzyć szacunki
- Zanotuj podobieństwa: Sporządź listę podobnych elementów w obu projektach dla łatwiejszego porównania
- Wybierz szacunki: Porównaj oba elementy projektu i wybierz szacunki potrzebne do bieżącego projektu w oparciu o wymagania interesariuszy, takie jak budżet, ramy czasowe, zakres, dzienne / tygodniowe godziny pracy członków zespołu i wymagane zasoby w oparciu o dane z poprzedniego projektu
Oszacowanie analogiczne vs. parametryczne
Szacowanie parametryczne jest techniką opartą na danych i dokładności, która wykorzystuje stawki jednostkowe aktywności i relacje statystyczne między zmiennymi w celu dokładnego określenia kosztów, zasobów i czasu trwania projektu.
Zarówno parametryczne, jak i analogiczne techniki szacowania w zarządzaniu projektami wykorzystują dane historyczne w różny sposób. Oto kilka różnic między szacowaniem analogicznym i parametrycznym.
| Kluczowe różnice | Analogiczne szacowanie | Parametryczne szacowanie |
|---|---|---|
| Podstawa szacowania | Tworzy ogólne oszacowanie projektu w oparciu o dane historyczne podobnych projektów. Wykorzystuje obliczenia jednostkowe i analizy statystyczne w celu oszacowania czasu trwania, pieniędzy, zasobów projektu. Identyfikuje i wykorzystuje parametry w informacjach historycznych, które korelują z czasem trwania, kosztami lub wartościami zasobów projektu w celu oszacowania bieżących wartości projektu | |
| Dokładność i możliwość zastosowania | Służy jako punkt wyjścia do szacowania projektuMniej dokładny niż szacunek parametryczny i najlepszy dla projektów o ograniczonej dostępności danych | Oferuje większą dokładność niż analogiczny szacunek, wykorzystujący szczegółowe obliczenia i zależności statystyczne Najlepszy dla dobrze zdefiniowanych projektów |
| Bardziej złożone i czasochłonne niż szacowanie analogiczne Obejmuje obliczenia statystyczne i korekty |
Podczas gdy różnice są teraz wyczyszczone, oto kiedy stosować szacowanie parametryczne i analogiczne w zarządzaniu projektami:
- Użycie szacowania analogicznego: Osoby zarządzające projektami powszechnie stosują szacowanie analogiczne w fazach początkowych w celu wygenerowania przybliżonych szacunków. Technikę tę należy stosować, gdy szczegółowe dane są niedostępne
- Wykorzystanie szacowania parametrycznego: Szacowanie parametryczne jest podejściem opartym na danych, wymagającym szczegółowych obliczeń iocena projektu danych. Technika ta jest stosowana głównie w przypadku projektów, które oferują szczegółowe informacje i określone parametry, takie jak ceny jednostkowe materiałów, robocizny lub innych elementów projektu
Metodologie analogicznego szacowania
Analogiczne szacowanie w zarządzaniu projektami jest metodą odgórną technika szacowania , co oznacza, że otrzymujesz zakończone oszacowanie projektu, a następnie rozbijasz je na mniejsze elementy projektu. Oto dwie metodologie analogicznego szacowania, których możesz użyć.
Oszacowanie analogiczne oparte na parametrach
Ta metodologia szacuje budżet, zakres i zasoby bieżącego projektu przy użyciu określonych zmiennych lub parametrów z poprzednich projektów. Krótko mówiąc, wykorzystuje krytyczne parametry projektu, które mają wpływ na wyniki i kPI w zarządzaniu projektami .
Na przykład, jeśli badanie rynku w poprzednim projekcie analizy sprzedaży zajęło 10 godzin, można użyć tego parametru do oszacowania czasu trwania podobnego zadania badania rynku w bieżącym projekcie. Podobnie, kierownicy projektów mogą oszacować inne parametry dla bieżącego projektu, takie jak koszt lub zasoby, poprzez porównanie.
Oszacowanie analogiczne oparte na ocenie cyklu życia
Korzystając z tej metodologii, kierownicy projektów biorą pod uwagę kompleksowy widok poprzednich etapów cyklu życia projektu - od rozpoczęcia do zakończenia - w celu oszacowania zasobów, kosztów i ram czasowych nowego projektu.
Załóżmy, że miałeś w przeszłości projekt rozwoju oprogramowania z fazami gromadzenia zasobów, projektowania, rozwoju, testowania, wdrażania, metryki projektu analiza i informacje zwrotne. Korzystając z analogicznego szacowania opartego na ocenie cyklu życia, należy przeanalizować konkretne zasoby i czas przypisany do każdej fazy projektu. Informacje te pomagają oszacować parametry nowego projektu rozwoju oprogramowania.
Korzyści i wady szacowania analogicznego
Podobnie jak inne techniki zarządzania projektami analogiczne szacowanie ma swoje zalety i wady.
Korzyści
- Minimalne wymagania dotyczące zasobów i kosztów: Analogiczne szacowanie szybko dostarcza podstawowych szacunków przy minimalnych zasobach. Jest to opłacalna technika, która obejmuje mniej procesów i dokumentacji
- Stopniowa poprawa estymacji: Podczas gdy analogiczne szacowanie jest odpowiednie dla wczesnych scen projektu, jest pomocne w każdym momencie projektu, aby udoskonalić swoje szacunki
- Oszacowanie na poziomie granularnym: Analogiczne szacowanie w zarządzaniu projektami pomaga oszacować ramy czasowe i wysiłek wymagany dla poszczególnych zadań, pomagając następnie w analizie szerszego obrazu
- Analiza wykonalności: Technika ta pomaga zespołom projektowym ocenić wykonalność, budżet i potencjalny zwrot, zapewniając świadome podejmowanie decyzji
Wady
- Limit dokładności: Technice może brakować dokładności ze względu na ograniczone informacje o projekcie i zmiany zmiennych, takich jak zasoby i oceny inflacji
- Oparta na założeniach: Technika ta opiera się na założeniach przyjętych na podstawie danych z poprzednich projektów. Dane historyczne mogą jednak nie odzwierciedlać dokładnie bieżącego projektu
- Nie nadaje się do unikalnych projektów: Jeśli nie masz dostępnych danych historycznych, analogiczne szacowanie nie będzie możliwe
Przewodnik krok po kroku po analogicznym szacowaniu
Wśród zwinnych technik szacowania analogiczna estymacja jest jedną z najprostszych i najbardziej przydatnych podczas tworzenia szacunków dla początkowych scen projektu. Aby jak najlepiej wykorzystać tę technikę, należy wykorzystać oprogramowanie do zarządzania projektami jak ClickUp.
ClickUp to kompleksowe rozwiązanie dla wszystkich zadań związanych z projektami. Przechowuje informacje o projekcie, umożliwia ustawienie cyklu pracy, śledzenie postępów, przydzielanie zadań i usprawnianie procesów projektowych.
Szybkie ustawienie priorytetu zadania w ClickUp, aby zakomunikować, co wymaga uwagi w pierwszej kolejności
Oto jak można użyć funkcji korzyści z oprogramowania do zarządzania projektami jak ClickUp, aby wygenerować szacunki dla następnego projektu przy użyciu analogicznego szacowania.
Krok 1: Poznaj domenę nowego projektu i wymagania technologiczne
Zidentyfikuj poprzednią domenę projektu (czy należy ona do marketingu, rozwoju produktu, budownictwa lub innego pola) i wymagane zasoby technologiczne. Na przykład, nowy projekt może być inicjatywą związaną z rozwojem oprogramowania lub marketingiem produktu. Po zidentyfikowaniu domeny można zrozumieć technologię wymaganą dla projektu. To ułatwia wyszukiwanie podobnych projektów z przeszłości.
Krok 2: Praca nad znalezieniem podobnego projektu z przeszłości
Zacznij od zbudowania listy przeszłych projektów (powiedzmy dziesięciu lub więcej) w oparciu o zmienne, takie jak domena, Teams, cele zarządzania projektami lub kontekst. Następnie spisz projekty, które uważasz za porównywalne, aż będziesz mieć dwa lub trzy projekty do porównania.
Krok 3: Porównanie projektów
Gdy lista porównywalnych projektów jest już gotowa, rozpocznij porównanie w oparciu o najbardziej istotne zmienne. Im bardziej podobne zmienne znajdziesz, tym dokładniejsze będą szacunki projektu.
W ramach listy możesz dodawać poszczególne projekty jako zadania w ClickUp . Ponadto, z Pola niestandardowe ClickUp można określić wszystkie ważne czynniki (budżet, oś czasu, zasoby itp.), na podstawie których chcemy porównać projekty. Wartości dla tych konkretnych zmiennych można następnie przypisać do każdego zadania projektu.
uzyskaj szczegółowy przegląd zadań dzięki ClickUp Tablica View_
Oprócz widoku listy, Tablica Kanban ClickUp może pomóc w widoku zadań na pierwszy rzut oka, grupowaniu ich na podstawie podobieństw, priorytetu lub statusu, sortowaniu za pomocą pól niestandardowych i filtrowaniu zadań na podstawie osób przypisanych.
Pro Tip: Użyj śledzenie czasuClickUp _do podejmowania świadomych decyzji podczas porównywania projektów. Daje to cenne dane historyczne, które można wykorzystać do tworzenia bardziej realistycznych i dokładnych szacowanych czasów dla nowych projektów
Krok 4: Generowanie szacunków kosztów i czasu trwania dla planowanego projektu
Koszt i czas trwania to dwie podstawowe zmienne, które zarządzający projektami szacują w pierwszej kolejności. Po porównaniu projektów, uzyskaj przybliżone szacunki dotyczące czasu ich zakończenia i związanych z tym kosztów. Oszacuj również inne zmienne w oparciu o działania w ramach projektu i wymagania interesariuszy.
Śledzenie ogólnych kosztów projektu za pomocą szablonu analizy kosztów ClickUp
Użyj Szablon analizy kosztów ClickUp do widoku budżetów i śledzenia ogólnych kosztów projektu. Szablon ten usprawnia alokację zasobów, pomaga być na bieżąco z wynikami kosztów w czasie rzeczywistym i pomaga zrozumieć kompromisy między kosztami i wartościami w cyklu życia projektu.
Krok 5: Identyfikacja podobnych działań w poprzednich projektach
Znajdź podobne działania w poprzednich projektach, aby generować ostateczne oszacowanie. Na przykład, jeśli jest to projekt rozwoju produktu, zidentyfikuj podobne działania i tematy w poprzednich projektach na określonych scenach rozwoju, takich jak projektowanie lub wdrażanie. Utwórz szacunki kosztów, czasu trwania i zasobów dla tych poszczególnych zadań.
Pro Tip: ClickUp Brain może skanować długie dokumenty dotyczące rozwoju produktu i podsumowywać je w ciągu kilku sekund. Te podsumowane dokumenty pomagają szybko zrozumieć kluczowe aspekty dokumentów rozwoju produktu i sprawiają, że znalezienie podobnych działań w poprzednich projektach jest prostsze i szybsze
Krok 6: Tworzenie ostatecznych szacunków na podstawie zebranych danych
Gdy szacunki są już gotowe, możesz zacząć od realizacja projektu . Użyj ostatecznych szacunków (pojedynczej wartości lub zakresu wartości), aby utworzyć cykl pracy wykonania projektu.
Uzyskaj przejrzysty widok zadań dzięki szablonowi podziału pracy ClickUp
Szablon podziału pracy ClickUp może pomóc w stworzeniu przejrzystego widoku zadań, osi czasu i rezultatów projektu oraz dokładniejszym oszacowaniu kosztów i zasobów projektu na poziomie szczegółowym. Użyj tego szablonu, aby upewnić się, że zadania są zdefiniowane, zasoby są przypisane, a postęp jest konsekwentnie śledzony.
Sprawdź te_
**Szablony struktury podziału pracy
!
Gdy będziesz już gotowy ze swoimi szacunkami, ClickUp może Ci pomóc stworzyć mapę drogową projektu która wyszczególnia strategiczne kroki, jakie zespół musi podjąć, aby dostarczyć wyniki projektu zgodnie z harmonogramem. Ta mapa drogowa jasno pokazuje oś czasu projektu, zakres, priorytety, oczekiwania i cele, aby postęp projektu był szybszy.
Planuj i śledź projekty za pomocą szablonu mapy drogowej projektu ClickUp
Połącz analogiczne szacowanie z Szablon mapy drogowej ClickUp aby zapewnić płynny i strategiczny plan projektu. Ta w pełni konfigurowalna mapa drogowa projektu jest wyposażona w narzędzia ułatwiające śledzenie projektów, strategię i ustalanie priorytetów zadań oraz współpracę z wewnętrznymi Teams w celu zapewnienia terminowych rezultatów.
Analogiczny przykład szacowania
Kierownik projektu został przydzielony do oszacowania kosztów i czasu trwania nowej kampanii marketingowej w mediach społecznościowych. Oto szczegóły:
- Projekt: Kampania marketingowa w mediach społecznościowych promująca uruchomienie nowej strony internetowej
- Cele: Zwiększenie ruchu na nowej stronie internetowej - 18 000 odwiedzających miesięcznie.
- Wyzwanie: Ponieważ projekt jest na wczesnym etapie, menedżerowi brakuje szczegółowych oś czasu lub kosztorysów.
- Rozwiązanie: Menedżer wykorzystuje analogiczne szacowanie w zarządzaniu projektami, aby opracować przybliżone szacunki. Oto kroki:
- Kierownik projektu sporządza listę dziesięciu podobnych projektów kampanii marketingowych w mediach społecznościowych w przeszłości
- Po dokładnym zapoznaniu się z każdym projektem, kierownik znajduje najbardziej podobne zmienne - koszt, czas trwania, działania, zakres, grupę docelową i kanały społecznościowe
- Korzystając z tych danych, kierownik projektu oblicza szacunkowe koszty bieżącego projektu. Ponieważ początkowe szacunki mogą być niedokładne, kierownik może stopniowo udoskonalać szacunki, wykorzystując więcej szczegółów w miarę postępu projektu
Zdobądź właściwe szacunki projektu z ClickUp
Analogiczne szacowanie w zarządzaniu projektami jest popularne wśród profesjonalistów. Dlaczego? Ze względu na łatwość użycia, szybkie wyniki i mniejszą liczbę procesów.
Kiedy rozpoczyna się nowy projekt, analogiczne szacowanie jest preferowaną metodą uzyskania przybliżonego oszacowania kosztów, zasobów i czasu trwania projektu. Chociaż jest to podstawowa technika, szacunki mogą być całkiem wiarygodne.
Dzięki ClickUp analogiczny proces szacowania staje się jeszcze łatwiejszy. Łatwe w użyciu i konfigurowalne tablice projektów i szablony ClickUp umożliwiają błyskawiczne uzyskanie szacowanych czasów projektu. Zarejestruj się teraz for Free i wypróbuj go!
Często zadawane pytania (FAQ)
**Jaka jest różnica między szacowaniem parametrycznym a analogicznym?
Podstawową różnicą między szacowaniem parametrycznym a analogicznym w zarządzaniu projektami jest to, że technika szacowania parametrycznego wykorzystuje porównania i obliczenia oparte na jednostkach. Szacunki parametryczne wykorzystują powiązania statystyczne między zmiennymi w celu obliczenia bieżących kosztów lub zasobów projektu. Z drugiej strony, analogiczne szacunki wykorzystują dane historyczne z podobnych przeszłych projektów dla nowego projektu.
**Co to jest estymator analogowy?
Estymator analogowy to metoda, która wykorzystuje informacje z podobnych przeszłych projektów do oszacowania kosztów i czasu trwania bieżącego projektu. Analogiczna metoda szacowania polega na wybraniu przeszłego projektu bardzo podobnego do nowego w celu wygenerowania dokładnych szacunków.
**Na czym polega zasada analogii w szacowaniu?
Zasada analogii w szacowaniu projektów polega na wykorzystaniu parametrów przeszłego projektu podobnego do nowego projektu w celu uzyskania szacunkowych kosztów itp. Zasada ta stanowi formularz analogicznego szacowania w zarządzaniu projektami, w którym szacunki są generowane przy użyciu danych historycznych z poprzednich projektów.