ciekawi _zarządzanie integracją projektów _?
Choć może to brzmieć skomplikowanie, zarządzanie integracją projektów to po prostu łączenie różnych części pracy nad projektem.
to jak składanie mebli z Ikei
z tą różnicą, że zarządzanie projektami integracyjnymi jest znacznie łatwiejsze niż się wydaje
W tym artykule omówimy, czym jest zarządzanie integracją projektów i dlaczego jest potrzebne, kroki, które się na nie składają i jego kluczowe korzyści.
Podkreślimy również, w jaki sposób
narzędzie do zarządzania projektami
sprawia, że zintegrowane zarządzanie projektami staje się dziecinnie proste.
Do dzieła.
Czym jest zintegrowane zarządzanie projektami?
Zarządzanie integracją projektów odnosi się do procesów i działań, które koordynują wszystkie elementy projektu. Jest to szczególnie przydatne, gdy projekt obejmuje
i skorzystałyby na bardziej zunifikowanym podejściu do zarządzania projektami.
Innymi słowy, zintegrowane zarządzanie projektami (IPM) to wszystko do zrobienia, aby upewnić się, że elementy i części projektu współpracują ze sobą.
coś w rodzaju tego, co Nick Fury zrobił dla Avengersów!
W ramach IPM identyfikujesz, definiujesz, integrujesz i koordynujesz zestaw indywidualnych procesów organizacji, takich jak podziały pracy, zamówienia, rezultaty i tak dalej.
Czasami oznacza to dokonywanie kompromisów między konkurencyjnymi celami i grupami procesów w organizacji.
Jaki jest cel zintegrowanego zarządzania projektami?
W konwencjonalnych projektach, standardem jest, że
współpracować ze sobą. I można oczekiwać dość spójnego i zintegrowanego podejścia do zarządzania projektami w tych zespołach, ponieważ wszystkie one pracują nad wspólnym celem.
Nie!
Większość teamów funkcjonuje w silosach własnego autorstwa.
to tak, jakby byli na oddzielnych wyspach, odizolowani ciszą radiową
Tak, straszne wieści dla twojego projektu i organizacji.
Na szczęście właśnie to zarządzanie integracją projektów pomaga położyć temu kres.
Koniec z pracą w silosach lub wyspach.
Dzięki zintegrowanemu podejściu do zarządzania projektami można zapewnić stabilność i jedność:
- Zarządzanie zasobami
- Nadrzędne harmonogramy
- Otwarta komunikacja
- Kontrola kosztów
- Zarządzanie jakością
- Zaangażowanie interesariuszy
Przyjrzyjmy się, jak można to ustawić:
Jakie jest sześć procesów zarządzania integracją projektów?
Istnieje sześć kluczowych kroków w zarządzaniu integracją projektów:
- Tworzenie karty projektu2. Opracowanie planu zarządzania projektem3. Zarządzanie realizacją projektu4. Monitoruj pracę nad projektem5. Przeprowadzanie kontroli zmian6. Zamknięcie projektu Oto lepsze spojrzenie na każdy z tych procesów zarządzania integracją projektów:
1. Tworzenie karty projektu
Zdefiniowanie karty projektu jest zwykle pierwszym krokiem na drodze do integracji projektu.
Karta jest krótkim dokumentem, w którym znajduje się lista
, rezultaty projektu, informacje o interesariuszach i sponsorze projektu oraz inne niezbędne informacje, takie jak budżet i ryzyko.
Jest to krytyczny zasób procesu organizacyjnego, który formalnie uznaje istnienie projektu i upoważnia kierownika projektu do korzystania z zasobów firmy do działań projektowych. Jest to najprostszy sposób, aby wszyscy byli na tej samej stronie projektu od samego początku.
Karta projektu jest swego rodzaju umową, która jest wiążąca przez cały cykl życia projektu.
Lub jak to się mówi w Grze o Tron:
"W obliczu Siedmiu, niniejszym pieczętuję te dwa podmioty: projekt i kierownika projektu."
od tego dnia, aż do końca projektu, należycie do siebie nawzajem"
Przynajmniej tak nam się wydaje.
Aby stworzyć kartę projektu, musisz najpierw posiadać wystarczającą wiedzę na temat:
- Tło projektu i szczegóły uzasadnienia biznesowego
- Opis zakresu i celu projektu
- Ryzyka, założenia, ograniczenia i zależności projektu
- Rezultaty
- Wymagania dotyczące projektu
- Kryteria powodzenia projektu
- Kamienie milowe i oś czasu projektu
- Odpowiedni interesariusze i role w zespole projektowym
- Budżet projektu
Gdy wszystko, czego potrzebujesz, jest już dostępne, możesz utworzyć kartę projektu.
_Ale do zrobienia?
Oczywiście, można to zrobić w naprawdę trudny sposób za pomocą narzędzi takich jak Excel czy Word.
Możesz też pójść na łatwiznę i stworzyć kartę za pomocą ClickUp
.
**Czekaj, co to jest ClickUp?
jest jednym z największych na świecie
najwyżej oceniane oprogramowanie do zarządzania projektami
używane przez wydajne Teams do efektywnego zarządzania projektami.
czy wspomnieliśmy, że jest ono również **_darmowe**_?
Cha-ching!
Jak stworzyć kartę projektu za pomocą ClickUp
Użyj ClickUp Dokumenty do tworzenia wewnętrznych i zewnętrznych dokumentów, wiki, baz wiedzy i wielu innych.
Tworzenie karty projektu za pomocą Docs to pestka.
Po wpisaniu wszystkich niezbędnych informacji w dokumencie można łatwo:
- Niestandardowy wygląd dokumentu
- Edytować tekst sformatowany
- Osadzać adresy URL
- Regulować prawa dostępu
- Zagnieżdżanie stron dla lepszej kategoryzacji
- Dodawanie komentarzy do edycji
Aby uzyskać więcej informacji na temat projektu czarterów, zapoznaj się z następującymi artykułami:
- Co to jest karta projektu? (Ultimate Guide)
- Jak sporządzić kartę projektu (z przykładem)
2. Opracowanie planu zarządzania projektami
Opracowanie zintegrowanego planu jest prawdopodobnie najważniejszym krokiem w procesie zarządzania projektami.
Bez odpowiedniego planu zarządzania projektami, możesz skończyć w absolutnym chaosie.
Niejasne cele, niedotrzymane terminy, niedokładne szacunki budżetowe... lista nie ma końca.
Z drugiej strony, dobrze przygotowany plan projektu pomoże ci z łatwością dotrzymać terminów. Dzięki niemu wszystkie działy projektu będą wiedziały, czego się trzymać i jak koordynować pracę.
**Ale co to jest plan zarządzania projektami?
Plan zarządzania projektami to kompleksowa lista wszystkich procesów i kroków, które poprowadzą cię do zakończenia projektu.
Pomyśl o tym jako o planie dla planów.
Plan zarządzania projektami może obejmować dowolny obszar wiedzy, taki jak:
- Plan zarządzania zakresem
- Plan doskonalenia procesów
- Plan zasobów ludzkich
- Plan komunikacji
- Plan zarządzania jakością
- Plan zamówień Przeczytaj więcej o tych planach. W porównaniu do karty projektu, plan projektu jest znacznie bardziej szczegółowym dokumentem projektowym, ponieważ obejmuje wszystkie aspekty realizacji projektu.
Plan zarządzania projektami opisuje elementy karty projektu, takie jak:
- Cele i zadania
- Harmonogram
- Standardowe procesy
- Role i obowiązki
ale jeśli nie jesteś doktorem Strange, samodzielne tworzenie planów w ramach planów w ramach planów nie będzie łatwe
Tworzenie planu zarządzania projektami jest dość skomplikowane, ale nie musi być od razu nerwowe.
Z oprogramowaniem do zarządzania projektami, takim jak ClickUp,
planowanie projektu
może stać się Twoją ulubioną rozrywką.
Dzięki ClickUp możesz:
- Definiować i przypisywać zadania , podzadania , oraz listy kontrolne twórz zadania i podzadania dla różnych części projektu i przypisuj członka zespołu do każdego zadania. Podziel zadania na mniejsze czynności związane z zarządzaniem projektami w ramach listy kontrolnej i skreślaj je na bieżąco.
- Ustawienie Cele : ClickUp automatycznie aktualizuje ogólny procent postępu projektu, gdy zostanie on zakończony cele projektu i działań w projekcie. Ustawienie celów z wyprzedzeniem pomoże w późniejszym śledzeniu postępów projektu.
- Miejsce Kamienie milowe : dzielą projekty na kilka faz z kamieniami milowymi oddzielającymi każdą fazę projektu. Takie znaczniki postępu mogą być używane do oznaczania znaczących postępów poczynionych przez zespół projektowy lub końca istotnej fazy projektu.
3. Zarządzanie realizacją projektu
Realizacja projektu to bez wątpienia scena, na której chcę wyrwać sobie włosy z głowy. Jest to często najdłuższa i najbardziej złożona scena w cyklu życia projektu, na której realizowany jest perfekcyjnie przygotowany plan.
większość Teamsów niezmiennie czuje się w ten sposób
Gdy plan projektu jest już gotowy, pozostań proaktywny, aby upewnić się, że realizacja projektu rzeczywiście przebiega zgodnie z planem. Aktywnie śledź rzeczy, aby upewnić się, że wszystkie zespoły projektowe i działy mają wszystko, czego potrzebują do efektywnej współpracy.
Pamiętaj, że jako kierownik projektu jesteś osobą, która wykonuje polecenia w trakcie realizacji projektu.
A scena realizacji procesu zarządzania integracją projektów zazwyczaj obejmuje:
- Zajmowanie się kilkoma zadaniami i rezultatami projektu
- Zarządzanie współpracą zespołu projektowego
- Zapewnienie osiągnięcia kamieni milowych
- Rekomendowanie zmian wraz z działaniami zapobiegawczymi i naprawczymi
- Raportowanie statusu projektu odpowiednim interesariuszom
- Planowanie spotkań z zespołem kierowniczym w celu omówienia aktualizacji i blokad
czujesz się jak włóczęga?
żaden problem!
Dzięki ClickUp wykonanie głównego planu projektu nigdy nie było łatwiejsze:
- Wybierz spośród wiele widoków jak Tablica , Box , Lista , Kalendarz i inne, aby zarządzać cyklem pracy pod różnymi kątami. Na przykład, jeśli jesteś Kanban użyj widoku Tablicy, aby wizualizować zadania w formacie Tablica Kanban według statusu, data , priorytet , osoba przypisana itd.
- Użyj Widok obciążenia pracą do planowania, wizualizacji i monitorowania obciążenia zespołu. Pomaga to wykorzystać zasoby doskonale.
- Utwórz Niestandardowe statusy dla różnych scen w zdefiniowanym procesie lub cyklu pracy. Na przykład Zwinne tworzenie oprogramowania cykl pracy może mieć scenę "Żądana aktualizacja", podczas gdy agencja marketingu zawartości może używać czegoś takiego jak "Pomysły na zawartość"
Bądź tak szczegółowy i kreatywny, jak tylko chcesz!
4. Monitoruj pracę nad projektem
Kiedy jesteś pogrążony po szyję w pracy, łatwo jest stracić z oczu, jak daleko zaszedłeś lub jak wiele pozostało do zrobienia.
Aby skutecznie zarządzać projektami, należy regularnie monitorować wyniki projektu i porównywać je z ustalonym poziomem bazowym. Ważne jest również, aby monitorować, jak dobrze wszyscy ze sobą współpracują i czy działy projektu są tak zjednoczone, jak chciałeś.
Zadawaj pytania takie jak:
- czy postępujemy zgodnie z harmonogramem?
- czy wszyscy są w stanie efektywnie współpracować?
- które zadanie blokuje postęp?
- o ile szybciej musimy działać do zrobienia terminów?
- jaki jest podział pracy w zespole projektowym?
Bez odpowiedniego narzędzia udzielenie odpowiedzi na takie pytania i podjęcie odpowiednich działań jest niemożliwe.
Ale z odpowiednim narzędziem, takim jak ClickUp, to bułka z masłem.
To narzędzie do zarządzania projektami pozwala na:
- Tworzenie interaktywnychWykresy Ganttaaby śledzić postępy projektu, zarządzać terminami i radzić sobie z wąskimi gardłami. Więcej informacji na temat wykresów Gantta można znaleźć tutaj.
- Wizualizuj aktywność pracy swojego zespołu za pomocą narzędziaPuls funkcja
- Użyj funkcjiPulpityaby być na bieżąco z projektami dzięki różnym wykresom, takim jak Burnup , Spalanie , Prędkość oraz Łącznie wykresy
Te
funkcje pomagają szybko zidentyfikować możliwe problemy, powiadomić zespół projektowy i odpowiednio zmodyfikować plan projektu.
5. Przeprowadzanie kontroli zmian
W każdym projekcie będziesz musiał poradzić sobie z nieoczekiwanymi niewiadomymi.
Są to rzeczy, które są poza bezpośrednią kontrolą projektu i mogą wykoleić postęp projektu.
nie martw się. To wszystko jest częścią gry
Potrzebujesz tylko systemu w ramach strategii zarządzania integracją, aby zająć się takimi rzeczami, jak interesariusz żądający dodatkowych modyfikacji i niedostępność zasobów.
Niezbędny jest zintegrowany proces kontroli zmian, który może wygodnie przetwarzać i zatwierdzać żądania zmian. Jest to jeden z najmądrzejszych sposobów na zapewnienie, że procesy pozostaną ujednolicone i połączone, niezależnie od czkawki projektu po drodze.
ale do zrobienia?
Chociaż posiadanie dokumentu określającego żądanie zmiany może pomóc, nie poradzi sobie z rozmiarem i częstotliwością większości improwizowanych zmian, które mogą się pojawić.
Alternatywnie, można po prostu wysyłać e-maile w tę i z powrotem w sprawie zatwierdzonych zmian.
Jest to jednak nie tylko bardzo powolne, ale także trudne do utrzymania odpowiedzialności za zintegrowaną kontrolę zmian.
ClickUp rozwiązuje ten dylemat w zarządzaniu zmianami poprzez:
- Proofing funkcja, która działa z plikami PDF, PNG, GIF, JPEG, WEBP. Pozwala scentralizować informacje zwrotne i przyspieszyć proces zatwierdzania wniosku o zmianę i nie tylko.
- Clip funkcja umożliwiająca nagrywanie wideo (z dźwiękiem) i udostępnianie ich zespołowi w celu uzyskania szybkich sugestii dotyczących aspektów, które chciałbyś zmienić
6. Zamknij projekt
Po całej ciężkiej pracy, projekt został zakończony i nadszedł czas, aby wypowiedzieć magiczne słowa: "Zamknij projekt!"
Ale poczekaj, są jeszcze rzeczy, które możesz chcieć przejrzeć:
- Jak powodzenie miały procesy przyjęte w projekcie?
- Czy zastosowaliśmy właściwe podejście do zarządzania projektami?
- Czy są jakieś cele projektu nie mogliśmy osiągnąć?
- Czy mogliśmy poprawić niektóre aspekty projektu?
usiądź wygodnie. Z filiżanką kawy w ręku. I zastanów się
Teraz musisz poświęcić czas na rozmowę z członkami zespołu projektowego i odpowiednimi interesariuszami. Przedstaw im zrealizowane zadania i osiągnięte kamienie milowe. To świetny sposób na uzyskanie jednolitych informacji zwrotnych na temat tego, co można poprawić w przyszłych projektach.
Będziesz także musiał przekazać klientowi dokumenty zakończonego projektu, w tym wszelkie ważne załączniki, szczegóły rozliczeń, instrukcje obsługi itp.
ClickUp jest idealny do wszystkich tych zastosowań:
- Niestandardowe uprawnienia pozwalają zapraszać klientów do przestrzeni projektu bez naruszania prywatności
- Udostępnianie publiczne pomaga udostępniać niemal wszystko w ClickUp innym. Oś czasu,Mapa myśli, konkretne zadania... jak zwał tak zwał.
- UżyjCzat widok, aby omówić osiągnięcia z zespołem projektowym, planować powodzenia i nie tylko
Proszę bardzo, wszystkie sześć kroków do zrobienia świetnej roboty z zarządzaniem integracją projektów.
Jakie są korzyści z wdrożenia zarządzania integracją projektów?
Rozmawialiśmy już o wszystkim, co dotyczy zintegrowanego zarządzania projektami, z wyjątkiem jednej rzeczy.
co ty z tego będziesz miał?
Kluczowe korzyści z wdrożenia zintegrowanego zarządzania projektami to:
- Lepsza koordynacja: lista wszystkich procesów i zadań, podział ról i obowiązków, monitorowanie wydajności projektu itp. nadają projektom cel i kierunek
- Oszczędność czasu: dzięki proaktywnemu radzeniu sobie ze współdzielonymi zasobami i nakładającymi się harmonogramami, zarządzanie zintegrowanymi projektami może poprawić wydajność pracy w teamach i skrócić czas bezczynności
- Odpowiedzialność: kierownik projektu, członkowie zespołu projektowego i odpowiednie zainteresowane strony utrzymują spójną komunikację. Pomaga to lepiej zarządzać oczekiwaniami i tworzy poczucie odpowiedzialności.
Wnioski
Począwszy od stworzenia karty projektu, a skończywszy na jego powodzeniu, zintegrowane zarządzanie projektami pomaga w efektywnej koordynacji różnych części projektu.
Nie można jednak samodzielnie zintegrować wszystkich części projektu.
Do powodzenia zintegrowanego zarządzania projektami potrzebne są
free oprogramowanie do zarządzania projektami
jak ClickUp.
Z mnóstwem
od
do
zdalne zarządzanie projektami
clickUp może pomóc na wszystkich frontach realizacji zintegrowanego projektu.
Pobierz ClickUp za darmo już dziś
i połącz wszystko w swojej przestrzeni projektowej w mgnieniu oka!
