Jako kierownik projektu, skąd wiesz, czy postępujesz zgodnie z planem? Po pierwsze, porównując postęp z planem, a po drugie, porównując plan z punktami odniesienia. Krzywa S to prosty, skuteczny i wizualny sposób na osiągnięcie obu tych celów.
Przejdźmy do szczegółów!
Czym jest krzywa S w zarządzaniu projektami?
Krzywa S, jak sama nazwa wskazuje, jest wykresem matematycznym w kształcie litery S, który przedstawia skumulowane punkty danych na osiach X i Y.
Na przykład, jeśli wykreślisz skumulowany czas dla projektu (dzienny/tygodniowy/miesięczny) na osi X i skumulowane zadania, które wykonałeś na osi Y, otrzymasz wykres w kształcie luźno przypominającym literę S.
Krzywa S długości krajowych gazociągów w USA w latach 1970-2015 [
]
Krzywa S ma dwa punkty przegięcia. Wzrost projektu jest zazwyczaj powolny na wczesnych scenach, ponieważ Teams przyzwyczajają się do branży lub rozumieją wymagania.
Te problemy są rozwiązywane w pierwszym punkcie przegięcia, a projekt przyspiesza, tworząc nachylenie w górę. W drugim punkcie przegięcia projekt dojrzewa, spłaszczając postęp.
Krzywa S nie jest czymś, co zostało zaprojektowane lub wymuszone; jest jedynie naturalnym postępem projektu. Jedyną rzeczą, na którą można mieć wpływ, jest to, gdzie występują przegięcia.
Znaczenie krzywych S dla podejmowania decyzji
Krzywa S jest jednym z najprostszych narzędzi dostępnych dla kierownika projektu, oferującym ogromne korzyści. Krzywa S przedstawia całościowy widok projektu, stając się potężną częścią procesu decyzyjnego
. Oto jak to zrobić.
Śledzenie postępów za pomocą krzywych S
Na początku projektu wszyscy menedżerowie dokonują prognoz dotyczących tego, jak długo potrwa projekt, ilu ludzi potrzebują, jakich innych zasobów potrzebują, ile to będzie kosztować itp.
Najczęstszym zastosowaniem krzywej S jest mapa tych prognoz z bieżącym postępem, służąca jako świetna
. Osoby zarządzające projektami mogą wizualizować zmiany, nakładając bieżący wykres wydajności na krzywą prognozy.
Jeśli weźmiemy przykład krzywej S National Gas Pipeline powyżej, pomarańczowa linia to prognoza, a niebieska linia to postęp. Widać, że od 1870 r. do 1985 r. wydajność przekraczała prognozy.
Dla kierownika projektu może to być dobry znak, biorąc pod uwagę związane z tym koszty i konsekwencje.
Prognoza potrzeb projektu
Krzywa S służy również jako świetny sposób na prognozę, kiedy projekt będzie potrzebował maksymalnych zasobów lub inwestycji. Na przykład, w projekcie rozwoju oprogramowania, scena minimalnego realnego produktu (MVP) nie będzie wymagała tak wielu zasobów, jak wtedy, gdy klient zaakceptuje MVP i zleci wykonanie produktu.
Poprzez mapę punktu przegięcia (akceptacja MVP), kierownicy projektów mogą prognozować, kiedy będą potrzebni dodatkowi członkowie zespołu. Mogą również przewidzieć elastyczność potrzebną w systemie przez cały cykl życia projektu, co pomaga w tworzeniu planów awaryjnych.
Planowanie scenariuszy
Zmieniając dane wejściowe krzywej S, można planować potencjalne scenariusze. Na przykład można sprawdzić, czy koszty spadną po wydłużeniu ram czasowych projektu. Można też zwiększyć rozmiar zespołu projektowego, aby przesunąć pierwszy punkt przegięcia w lewo.
W ten sposób można planować i wizualizować różne możliwości oraz rozsądnie przewidywać wyniki.
Zarządzanie przepływem gotówki
Każdy menedżer dąży do zakończenia projektu w ramach przydzielonego mu budżetu. Jednak prawie
przekracza budżety. Dzieje się to stopniowo i w małych odstępach czasu, pozostając niezauważonym.
Krzywa S może temu zapobiec. Kierownicy projektów mogą tworzyć prognozy przepływów pieniężnych, nakładając planowane wydatki na krzywą S z osią czasu uwolnienia funduszy (która będzie znajdować się w szablonie budżetu projektu).
Jeśli przekroczą budżet, mogą renegocjować budżet lub zmniejszyć zakres. Jeśli są poniżej budżetu, mogą dodać zasoby lub wykazać oszczędności.
Rodzaje krzywych S
Chociaż krzywa S jest terminem zbiorczym obejmującym kilka wykresów w kształcie litery, nie wszystkie z nich są sobie równe. Kilka rodzajów krzywych S służy różnym celom, oferowanym przez różne firmy
narzędzia do wizualizacji danych
. Oto kilka najbardziej popularnych.
Podstawowa krzywa S
Jest to plan/projekcja sporządzona przez kierownika projektu na samym początku. Zazwyczaj ten harmonogram projektu określa wysiłek, koszt i kolejność prac do wykonania.
Ustawia on punkt odniesienia dla wszystkich przyszłych prac, stąd nazwa. Chociaż generalnie nie jest modyfikowany, czasami nieuniknione zmiany zakresu lub harmonogramu mogą prowadzić menedżerów do zmiany podstawowej krzywej S.
Cel krzywej S
Służy do śledzenia postępów projektu w trakcie jego realizacji. Tworzy mapę różnych elementów projektu w oparciu o rzeczywiste dane, często w czasie rzeczywistym. Jeśli docelowa krzywa S przecina się z bazową krzywą S, projekt jest w dobrej kondycji - tj. postępuje zgodnie z planem.
Wszelkie odchylenia mogą wymagać interwencji, takich jak przydzielenie większej ilości zasobów lub dodanie inwestycji.
Krzywa bananowa
Krzywa bananowa to wykreślenie dwóch krzywych S na tym samym wykresie. Na przykład, podczas planowania projektu można rozważyć wczesne daty rozpoczęcia/zakończenia oraz późne daty rozpoczęcia/zakończenia i nanieść je wszystkie na mapę na wykresie.
Przecinające się krzywe S przyjmą kształt banana, pokazując, że ścieżka krytyczna i ile masz float/free float.
Przypadki użycia krzywej S
Chociaż można utworzyć krzywe S dla dowolnych dwóch powiązanych parametrów, oto te, które kierownicy projektów uważają za najbardziej przydatne.
- Krzywa S kosztów i czasu: Mapa czasu na osi poziomej i kosztu wykonania projektu na osi pionowej. Krzywa S pomaga śledzić koszty w całym cyklu życia projektu
- Krzywa S sprzedaży/przychodów w funkcji czasu: Mapa prognozowanych danych dotyczących sprzedaży w czasie. Ta krzywa S pomaga zidentyfikować próg rentowności i potencjalny zwrot z inwestycji
- Krzywa S dla roboczogodzin: Mapa czasu potrzebnego do zakończenia projektu na różnych etapach. Ta krzywa S pomaga w szacowaniu i obliczaniu kosztów alokacji zasobów
Chociaż krzywe S są elastyczne i przydatne w różnych scenariuszach, mają też swoje własne limity.
Limity krzywych S
Sam kształt krzywej S nie jest najbardziej wnikliwy, z wyjątkiem tego, że są one stwierdzeniem faktu o tym, jak sytuacja naturalnie ewoluuje. Łącznie większość punktów danych prawdopodobnie przyjmie kształt litery S po wykreśleniu.
W rozszerzeniu, krzywa S nie sugeruje, jakie działania należy podjąć poza tym, co mogą zrobić dodatkowe fundusze lub zasoby. Ogranicza to kreatywne rozwiązywanie problemów.
Krzywa S nie uwzględnia nieprzewidzianych okoliczności lub czynników zewnętrznych, takich jak pandemia lub wprowadzenie na rynek podobnego produktu przez konkurencję. Jest to wykres wydarzeń, w których wszystko pozostaje niezmienne.
Nie odzwierciedla również dynamicznej ewolucji rynku. Krzywa S może być ograniczona do podejmowania decyzji w celu konkurowania na stale ewoluującym rynku.
Limity te są podobne do każdego narzędzia lub frameworka zaprojektowanego do określonego celu. W zależności od tego, do czego go używasz, krzywe S mogą być niezwykle przydatne. Oto jak.
Jak utworzyć krzywą S
Aby utworzyć krzywą S, potrzebujesz tylko danych. Gdy masz już dane, możesz utworzyć krzywą S w dowolnym arkuszu kalkulacyjnym lub oprogramowanie do tworzenia map myśli .
Twórz mapy myśli w ClickUp, aby podzielić główne pomysły
1. Gromadzenie danych
W przypadku podstawowych krzywych S zarządzania projektami potrzebne są dane dotyczące czasu, kosztów, potrzebnych zasobów, możliwości uzyskania przychodów itp. Zbierz je wszystkie w standardowej skali.
Jeśli wybierzesz krzywą S czas vs x, możesz również chcieć uwzględnić kamienie milowe. Na przykład, jeśli jest to projekt rozwoju oprogramowania, kamieniami milowymi będą prototyp, testowanie przez użytkowników, uruchomienie MVP, uruchomienie beta itp. Ich mapa pomaga skorelować naturalne punkty przegięcia z kamieniami milowymi projektu. Jeśli już korzystasz z systemu
wizualnego oprogramowania do zarządzania projektami
takich jak ClickUp, prawdopodobnie zebrałeś te dane na przestrzeni czasu.
Spraw, aby oś czasu projektu była łatwiejsza do uchwycenia dzięki diagramowi sieciowemu, wykresowi Gantta ClickUp lub innej metodzie
2. Wybierz potrzebne dane
Podczas zarządzania projektami w ClickUp, prawdopodobnie będziesz mieć dostęp do wielu różnych informacji:
- Zadania
- Kamienie milowe
- Osie czasu
- Priorytety
- Terminy wykonania i rzeczywiste daty dostawy
- Szacowany czas i rzeczywiste śledzenie czasu
- Obciążenia pracą dla każdego członka zespołu
Wybierz potrzebne dane w zależności od analizy, którą chcesz przeprowadzić. Mogą to być skumulowane dane w czasie rzeczywistym. Tablica ClickUp to świetny sposób na wizualizację cykli pracy, połączenie wszystkich tych elementów i zobaczenie ich w jednym miejscu.
Burza mózgów, notatki i najlepsze pomysły dzięki ClickUp Whiteboards
3. Wyznacz swoją krzywą S
Po wybraniu dwóch punktów danych, dla których chcesz narysować krzywą S, możesz je wykreślić! Na przykład, jeśli chcesz utworzyć krzywą
, Pulpit nawigacyjny ClickUp umożliwia ich automatyczne tworzenie.
Widżet wykresu spalania sprintu w pulpicie nawigacyjnym
Skumulowany wykres przepływu może również pomóc w monitorowaniu rzeczywistego postępu projektu w porównaniu z oczekiwanym postępem na krzywej S. W miarę postępu projektu można tworzyć widżety dla dowolnych potrzebnych punktów danych. Można nawet niestandardowo dostosować źródło danych do szczegółowego raportowania w celu pomiaru postępów.
4. Podejmij działania z krzywą S
Gdy wykres jest już gotowy, użyj Tablicy ClickUp jako obszaru roboczego, aby nadać sens informacjom. Dodaj kształty, wykresy, diagramy i inne elementy wizualne do swojej krzywej S, aby przedstawić zakończony kontekst.
Otwórz
aby zrozumieć połączenia między elementami, zadaniami i projektami. Możesz również skorzystać z naszych szablonów diagramów przepływu danych, aby zwizualizować, w jaki sposób Twoje decyzje dotyczące dowolnego parametru mogą wpływać na inne.
i podejmuj lepsze decyzje w oparciu o dostępne wykresy i tabele oparte na danych.
Podnieś krzywą S z ClickUp
Powodzenie kierownika projektu definiowane jest przez realizację projektu "na czas i w ramach budżetu" Największym wyzwaniem dla kierowników projektów jest brak widoczności. Często są oni zbyt skupieni na drzewach, przez co nie dostrzegają lasu, nawet jeśli nieumyślnie.
ClickUp's
narzędzie do zarządzania projektami
zostało zaprojektowane, aby temu zapobiec. Dzięki ClickUp można uzyskać szczegółowe informacje na temat każdego aspektu projektu, takiego jak zadania, podzadania, listy kontrolne itp.
Równie łatwo można powiększyć i zobaczyć szerszy obraz na pulpicie każdego dnia, aktualizowany w czasie rzeczywistym.
Krzywa S to tylko jeden z dziesiątek wykresów i diagramów dostępnych w ClickUp. Tablice Kanban, osie czasu, widoki tabeli, cele, śledzenie czasu i dziesiątki zewnętrznych integracji zapewniają wszystko, czego potrzebujesz, aby postępować zgodnie z planem.