Jak stworzyć skuteczny harmonogram pracy w tle?

W zarządzaniu łańcuchem dostaw kluczowe znaczenie ma dostarczanie towarów "na czas i w całości". W nowoczesnej produkcji preferowana jest "produkcja just-in-time". Również media ustalają daty publikacji projektów z wielomiesięcznym, jeśli nie wieloletnim wyprzedzeniem.

Termin jest jedną z pierwszych rzeczy, o których decydują liderzy w Business. Następnie Teams pracują wstecz od tej daty, aby zaplanować dostawę. W terminologii zarządzania projektami nazywa się to harmonogramem prac. W tym wpisie na blogu szczegółowo omówiono harmonogram prac i skupiono się na tym, jak utworzyć go dla swojego projektu.

Co to jest harmonogram zwrotny?

Harmonogram prac zwrotnych to projekt, w którym narzędzie do planowania w którym menedżerowie ustawiają cele i kamienie milowe w odwrotnej kolejności, zaczynając od ostatecznego terminu. Podobnie jak w przypadku każdego harmonogramu projektu, sporządzisz mapę wszystkich zadań, zidentyfikujesz zasoby i oszacujesz czas/wysiłek. Po tym, w przeciwieństwie do innych metod, zaczniesz śledzenie celów z końcowym kamieniem milowym i harmonogramem wstecz.

Załóżmy, że zespół badawczy musi przedłożyć raport do 31 grudnia. Pisanie raportu będzie obejmować następujące kroki: przegląd literatury, przeprowadzenie ankiety, analizę odpowiedzi, napisanie raportu, wizualizację wykresów i wreszcie korektę do przesłania. Harmonogram pracy będzie następujący.

Zgodnie z tym harmonogramem należy rozpocząć pracę do 6 grudnia. Należy jednak odpowiednio dostosować harmonogram projektu, jeśli wystąpią święta lub inne nieprzewidziane okoliczności.

Dlaczego harmonogramy zwrotne są ważne?

Harmonogram zwrotny zachęca do rozpoczęcia pracy z myślą o jej zakończeniu. Pomaga skupić się na końcowej wydajności, efektywnie zaplanować zadania i usprawnić produkcję. Oto jak to zrobić.

Zapewnienie wykonalności: Menedżerowie używają harmonogramu zwrotnego, aby ocenić, czy są w stanie dostarczyć projekt w wyznaczonym terminie. Na przykład, w powyższym przykładzie, jeśli termin upływa za mniej niż 25 dni od dzisiaj, niemożliwe jest zakończenie projektu do tego czasu. Dzięki tym informacjom można poprosić o rozszerzenie terminu lub uzyskać dodatkowe zasoby.

Wyrównanie członków Teams: Harmonogram zwrotny jasno pokazuje zależności między zadaniami i członkami zespołu. Sprzyja to lepszej współpracy, mobilizując zespół do dotrzymania ostatecznego terminu.

Negocjacje zakresu: Jeśli termin realizacji projektu nie podlega negocjacjom, można negocjować ze sponsorem lub klientem zmniejszenie zakresu projektu. Ustal priorytety pracy w oparciu o uzgodnione zmiany i zakończ kluczowe zadania, aby mieć pewność, że dostarczasz wysokiej jakości wyniki.

Planowanie zasobów: Dzięki stałym terminom możesz efektywnie wybierać swoje zasoby. Na przykład, jeśli kogoś z zespołu goni inny termin, nie będziesz chciał go uwzględniać. Lub, jeśli ktoś pracuje nad niekrytycznym zadaniem, możesz ponownie przydzielić to zadanie i uwzględnić je w harmonogramie. Co więcej, pomaga to członkom zespołu zobaczyć krytyczne daty i odpowiednio zaplanować swój czas wolny.

Jak stworzyć harmonogram Workback?

Przed utworzeniem harmonogramu pracy zwrotnej należy określić podstawy: zakres projektu, wymagane zasoby i ostateczny termin.

1. Nakreślenie zakresu projektu

Podobnie jak w przypadku każdego harmonogramu projektu, należy zrozumieć wymagania. Oto kilka pytań, które należy sobie zadać.

• Co to jestcel projektu? Przykład: Opracowanie aplikacji mobilnej do przechwytywania informacji o dostawcach w celu ich wdrożenia
• Jak zdefiniowane są wyniki? Przykład: Należy przechwycić pola nazwy, numeru telefonu komórkowego i ID e-mail oraz automatycznie zapisać je w bazie danych zarządzania dostawcami
• Kto musi zatwierdzić? Przykład: Sponsor projektu i analityk jakości
• Na jakich platformach powinna działać aplikacja? Przykład: Android i iOS
• Jaki jest ostateczny termin?

W oparciu o charakter projektu, zrozum wszelkie inne szczegóły i oczekiwania mające zastosowanie przed utworzeniem harmonogramu pracy. Jeśli jest to zbyt skomplikowane, podziel je na fazy projektu dla łatwiejszego zarządzania.

Następnie podziel je na zadania. Kategoryzuj zadania w oparciu o priorytety, abyś mógł usunąć te o niskim priorytecie w przypadku, gdy cała dostawa jest niemożliwa w wyznaczonym terminie. Na koniec dokonaj dokładnych szacunków wysiłku dla każdego zadania na potrzeby harmonogramu pracy zwrotnej.

2. Zidentyfikuj wymagane zasoby

Jak wspomniano powyżej, prosta aplikacja mobilna będzie potrzebować UX writera, projektanta, programisty Android, programisty iOS, analityka jakości i kierownika projektu. Po głębszej analizie zdasz sobie sprawę, że nie potrzebujesz wszystkich zasobów do zrobienia całego projektu. Oszacuj więc, ile godzin każdego z nich potrzebujesz, aby zmaksymalizować koszty wykorzystanie zasobów .

Znajdź koszt całych kampanii, rozliczalnych godzin i nie tylko dzięki zaawansowanym formułom w polach niestandardowych ClickUp

3. Wybierz narzędzie do planowania czasu pracy

Harmonogram pracy wymaga kreatywnego planu. Musisz pracować wstecz od określonego terminu, organizując zadania i zależności, aby dopasować je do wcześniej ustalonego harmonogramu. Kierownicy projektów potrzebują przyjaznego dla użytkownika, łatwego w użyciu narzędzia, które zarządza wszystkim. ClickUp narzędzie do zarządzania projektami oferuje funkcje, które mogą sprawić, że będzie to łatwe w przypadku wielu projektów.

• Zadania ClickUp , podzadania i listy kontrolne do hierarchicznego podziału projektu
• ClickUp Mapy myśli do wizualizacji cyklu pracy nad projektem
• Profile użytkowników do przypisywania zadań i współpracy w kontekście każdego zadania
• Widok kalendarza aby zobaczyć cały cykl życia projektu
• Proste funkcje "przeciągnij i upuść" do planowania scenariuszy

4. Tworzenie harmonogramów roboczych rozpoczynających się w dniu dostawy

Otwórz swój narzędzie do planowania i zacznij od końca.

• Najpierw zaplanuj ostatnie zadanie w dniu dostawy, tj. w terminie końcowym
• Następnie ustaw terminy dla każdego zadania wstecz od daty dostawy do daty rozpoczęcia. W ClickUp Tasks możesz dodać datę rozpoczęcia i termin wykonania dla każdego zadania i podzadania, aby dokładnie je zaplanować
• Przypisywanie użytkowników do zadań. Użyj ClickUp, aby przypisać wielu użytkowników do jednego zadania. Dodaj widzów, którzy mogą zobaczyć komentarze i inne szczegóły
• Połączeniezależność zadań i w razie potrzeby nadaj im etykiety

5. Przejrzenie i dopracowanie harmonogramu powrotu do pracy

Po zaplanowaniu każdego szczegółu nadszedł czas, aby zrobić krok wstecz i upewnić się, że wszystko ze sobą współgra. ClickUp oferuje trzy widoki, które sprawiają, że planowanie pracy zwrotnej jest śmiesznie proste.

Widok kalendarza ClickUp

Zarządzaj i organizuj projekty oraz planuj zadania w elastycznym widoku Kalendarza, aby zespoły były zsynchronizowane

Widok projektu w kalendarzu według dnia, tygodnia lub miesiąca za pomocą funkcji przeciągnij i upuść zarządzanie zadaniami . Unikaj przydzielania zadań w dni wolne w tygodniu. Sprawdź, czy nie przypisałeś nakładających się lub wielu zadań tej samej osobie w tym samym dniu. Zsynchronizuj swoje kalendarze Google lub inne nowoczesne narzędzia do planowania, z których możesz korzystać, aby potwierdzić aktualną dostępność.

Widok wykresu Gantta w ClickUp

Szybko i łatwo sortuj swoje zadania i twórz kaskadowe widoki za pomocą jednego kliknięcia, aby wyprzedzać grę i nadawać priorytety temu, co ważne

Wykres Gantta pokazuje postęp projektu wzdłuż osi czasu, zazwyczaj w formie wykresu słupkowego. Prosty wykres Gantta wygląda następująco.

Widok wykresu Gantta w ClickUp upraszcza nawet najbardziej złożone projekty. Możesz

• Wizualizować oś czasu i kamienie milowe projektu
• Dodawać zależności poprzez zaznaczenie dwóch zadań i narysowanie linii pomiędzy nimi
• Wizualnie zmieniać harmonogramy poszczególnych zadań i grup poprzez przeciąganie i upuszczanie zadań
• Blokować zadania, które mają zależność od niekompletnych, zapobiegając przypadkowemu rozpoczęciu pracy nad nimi przez członków zespołu

Co więcej, za każdym razem, gdy zmienisz szczegóły zadania na ekranie Gantt chart powiadomienia trafiają do wszystkich użytkowników zadania, dzięki czemu wszyscy są na tej samej stronie. Oto niektóre z nich Szablony projektów z wykresem Gantta na dobry początek.

Widok obciążenia pracą ClickUp

Użyj ClickUp, aby zautomatyzować obciążenie pracą dzięki ponad 100 automatyzacjom, poręcznemu asystentowi AI i ujednoliconemu widokowi obciążenia pracą

Po ustawieniu wszystkich szczegółów, widok obciążenia pracą, tj. widok obciążenia zespołu będzie wyglądać poprawnie. Można jednak zidentyfikować, czy ktoś został przeciążony, zaplanowany, gdy jest niedostępny, lub przydzielono mu zadania przekraczające jego obciążenie.

Użyj widoku obciążenia pracą ClickUp, aby zobaczyć, kto jest do przodu lub do tyłu i łatwo przeciągać i upuszczać zadania, aby zmienić przydział zasobów

Na koniec użyj funkcji Widok ClickUp Box aby związać luźne końce.

Widok Box pozwala zobaczyć, nad czym pracuje Twój zespół, co osiągnął i jakie jest jego obciążenie

Wskazówki i strategie dotyczące harmonogramu Workback

Teraz, gdy omówiliśmy już podstawy, przejdźmy do kilku praktycznych strategii i wskazówek, które pomogą Ci zoptymalizować harmonogram workback.

Synchronizacja kalendarza urlopów i czasu wolnego

Unikaj niepotrzebnego stresu, synchronizując kalendarz urlopowy swojej organizacji bezpośrednio z ClickUp. Zachęć również członków zespołu do zsynchronizowania swoich kalendarzy Google z ClickUp.

Dodaj daty rozpoczęcia i zakończenia wszystkich zadań

Aby wyświetlić postęp projektu na wykresie Gantta, dodaj daty rozpoczęcia projektu i terminy płatności do wszystkich zadań i zasymuluj, jak będzie wyglądać powodzenie zakończenia projektu.

Dodaj szacowany czas

Oszacuj czas wymagany do wykonania wszystkich zadań, aby z wyprzedzeniem przewidzieć obciążenie pracą, dzięki czemu będziesz mógł dokonać plany awaryjne jeśli coś potrwa dłużej.

Zidentyfikuj warunki wstępne i zbierz je z wyprzedzeniem

Przyjrzyj się swojemu projektowi rezultaty krytycznie i zidentyfikować warunki wstępne. Na przykład, jeśli tworzysz aplikację mobilną, będziesz potrzebować środowiska sandbox, wytycznych dotyczących marki, dostępu do konta programisty iOS i nie tylko.

Postaw na elastyczność, a nie doskonałość

Nie ma idealnego harmonogramu. Należy liczyć się z chorobami członków Teams, opóźnieniami lotów, przestojami środowiska deweloperskiego w chmurze itp. Stwórz więc plan awaryjny, aby poradzić sobie z takimi rozsądnymi przeszkodami.

Plan na czas buforowy

Nigdy nie należy planować zadań na ostatnią chwilę. Napięte i sztywne harmonogramy są nie tylko nieefektywne, ale także bardzo stresujące. Zbuduj więc trochę czasu buforowego na ostateczną dostawę i krytyczne kamienie milowe.

Stwórz niezawodny harmonogram pracy z ClickUp

Planowanie pracy wstecz może być niepopularne, ponieważ pozbawia nas elastyczności i sprawia, że jesteśmy odpowiedzialni za dotrzymanie terminu. Jednak projekty z napiętymi terminami są na porządku dziennym, a harmonogram zwrotny jest najlepszym narzędziem do radzenia sobie z nimi.

Narzędzie do zarządzania projektami ClickUp uwzględnia prawdopodobieństwo wystąpienia zakłóceń podczas realizacji projektu. Wykorzystaj ponad 15 widoków, aby zarządzać szczegółami i uzyskać całościowy widok za jednym kliknięciem. Dostosuj wszystkie aspekty harmonogramu, w tym zadania, podzadania, listy kontrolne, statusy, etykiety itp. Rozpocznij pracę z harmonogramem za Free- zarejestruj się w ClickUp dzisiaj.