Amerikaanse hogescholen en universiteiten hebben sinds 2010 2,7 miljoen studenten verloren, en de demografische terugval zal het aantal afgestudeerden van de middelbare school naar verwachting tegen 2041 met nog eens 13% doen dalen. Inschrijvingsteams beheren het traject van aanvraag tot inschrijving nog steeds via losstaande CRM-systemen, spreadsheets en e-mailthreads. Een AI-agent die in een projectmanagementplatform is ingebouwd, kan de verwerking van aanmeldingen, het bijhouden van resultaten, communicatiecampagnes, de evaluatie van overgedragen kredietpunten en de coördinatie tussen afdelingen automatiseren, vanaf de eerste aanvraag tot de dag van de intrek. Hieronder vind je een kant-en-klare AI-agentprompt die je in ClickUp kunt plakken om binnen enkele minuten een complete werkruimte voor inschrijvingsactiviteiten op te zetten.
Hieronder vind je een kant-en-klare AI-prompt die je in ClickUp kunt plakken om binnen enkele minuten een complete werkruimte voor inschrijvingsprocessen op te zetten. Maar voordat je deze gebruikt, is het handig om eens te kijken naar de coördinatieproblemen die dit soort systemen juist moeten oplossen. Voor de meeste inschrijvingsteams is het probleem niet een gebrek aan tools. Het probleem is dat het traject zich over te veel systemen en te veel afdelingen uitstrekt, waardoor niemand het volledige plaatje duidelijk kan overzien, van de eerste aanvraag tot de verhuisdag.
Voor wie is deze installatie voor inschrijvingsprocessen bedoeld?
Deze installatie is bedoeld voor teams die zich bezighouden met inschrijvingen, leidinggevenden op het gebied van toelating, medewerkers van de afdeling studiefinanciering, CRM-eigenaars, coördinatoren voor overstapstudenten, introductieteams en functieoverschrijdende inschrijvingsmanagers die verantwoordelijk zijn voor het begeleiden van studenten vanaf hun eerste aanvraag tot aan hun inschrijving. Het is met name nuttig voor instellingen die al beschikken over een CRM- en SIS-systeem, maar nog steeds afhankelijk zijn van handmatige coördinatie om de overdracht tussen afdelingen, deadlines en ondersteuning bij het behalen van de beoogde instroomcijfers te beheren.
Het probleem: uw wervingsteam beheert een steeds kleiner wordende wervingspijplijn met dezelfde tools die ze gebruikten toen deze nog groeide
Als je werkt in het studentenwervingsbeleid, werken de cijfers tegen je. De zogenaamde 'enrolment cliff' is al een feit: hogescholen en universiteiten hebben tussen 2010 en 2021 gezamenlijk een daling van 15% in het aantal inschrijvingen gekend, en WICHE projectt dat 38 staten tot 2041 een verdere daling van het aantal middelbare schoolafgestudeerden zullen zien. Het gemiddelde opbrengstpercentage bij vierjarige instellingen is gedaald tot ongeveer 33,7%, wat betekent dat twee op de drie toegelaten studenten zich ergens anders inschrijven.
Toch werken de meeste toelatingsbureaus nog steeds met dezelfde versnipperde tools: een CRM-systeem voor het beheer van aanvragen, een apart studenteninformatiesysteem (SIS) voor de verwerking van aanmeldingen, spreadsheets voor het modelleren van toelatingscijfers, e-mail voor de afdelingsoverschrijdende coördinatie met de afdelingen studiefinanciering, huisvesting en introductie, en handmatige overdrachten in elke fase van het toelatingsproces. Wanneer een toekomstige student de verschillende fasen doorloopt – van aanvrager tot toegelaten kandidaat, van kandidaat met aanbetaling tot ingeschreven student – worden gegevens meerdere keren ingevoerd, ontstaan er communicatieproblemen en biedt geen enkel systeem een volledig overzicht.
Er staat meer op het spel dan ooit. Elk procentpunt winst in het rendement kan miljoenen aan collegegeldinkomsten opleveren. Elk gemist contactmoment in het communicatieproces kan ervoor zorgen dat een student naar een concurrent uitwijkt. En elke dag vertraging bij de beoordeling van kredieten kan een inschrijvingsbeslissing kosten.
Hoe Wake Forest University dit heeft opgelost: Wake Forest University heeft teams die verspreid waren over afzonderlijke platforms samengebracht in één systeem met behulp van ClickUp dashboards, waardoor realtime rapportage en afstemming tussen afdelingen mogelijk werd.
Morey Graham, directeur van het project Alumni & Donor Services:
We kunnen nu binnen één systeem samenwerken en hebben zichtbaarheid op cruciale gegevens. Hierdoor kunnen onze verschillende teams de voortgang rapporteren, problemen met de werklast en capaciteit signaleren en nauwkeuriger plannen.
Dat is hier de kans. Niet het vervangen van de kernsystemen voor inschrijvingen, maar het creëren van één overzichtelijke operationele laag rondom de overdrachten tussen deze systemen. De snelste manier om dat model te testen, is door binnen uw projectmanagementplatform een werkende installatie voor inschrijvingsprocessen op te zetten.
Wilt u een soortgelijk model in uw eigen inschrijvingsproces testen? Begin dan met onderstaande vraag en pas deze aan uw lesdoelen, doelgroepen en knelpunten in de werkstroom aan.
Hoe Wake Forest University dit heeft opgelost: Wake Forest University heeft teams die verspreid waren over afzonderlijke platforms samengebracht in één systeem met behulp van ClickUp dashboards, waardoor realtime rapportage en afstemming tussen afdelingen mogelijk werd.
Morey Graham, directeur van het project Alumni & Donor Services:
We kunnen nu binnen één systeem samenwerken en hebben inzicht in cruciale gegevens. Hierdoor kunnen onze verschillende teams de voortgang rapporteren, problemen met de werklast en capaciteit signaleren en nauwkeuriger plannen.
We kunnen nu binnen één systeem samenwerken en hebben zichtbaarheid op cruciale gegevens. Hierdoor kunnen onze verschillende teams de voortgang rapporteren, problemen met de werklast en capaciteit signaleren en nauwkeuriger plannen.
Dat is hier de kans. Niet het vervangen van de kernsystemen voor inschrijvingen, maar het creëren van één overzichtelijke operationele laag rondom de overdrachten tussen deze systemen. De snelste manier om dat model te testen, is door binnen uw projectmanagementplatform een werkende installatie voor inschrijvingsprocessen op te zetten.
Wilt u een soortgelijk model in uw eigen inschrijvingsproces testen? Begin dan met onderstaande vraag en pas deze aan uw lesdoelen, doelgroepen en knelpunten in de werkstroom aan.
Dat is waar de kans ligt. Niet door de kernsystemen voor inschrijvingen te vervangen, maar door één overzichtelijke operationele laag te creëren rond de overdrachten tussen deze systemen. De snelste manier om dat model te testen, is door binnen uw projectmanagementplatform een werkende installatie voor inschrijvingsprocessen op te zetten.
Wilt u een soortgelijk model in uw eigen inschrijvingsproces testen? Begin dan met onderstaande vraag en pas deze aan uw lesdoelen, doelgroepen en knelpunten in de werkstroom aan.
Wilt u een soortgelijk model in uw eigen inschrijvingsproces testen? Begin dan met onderstaande vraag en pas deze aan uw lesdoelen, doelgroepen en knelpunten in de werkstroom aan.
De opdracht: Bouw je werkruimte voor inschrijvingsprocessen met behulp van AI
Kopieer deze prompt, plak hem in ClickUp Brain om je eigen ClickUp Super Agent te bouwen, vul de gegevens van je instelling in, en je krijgt een complete werkruimte voor inschrijvingsprocessen, compleet met het bijhouden van de pijplijn, communicatiewerkstroom, automatiseringsregels en nog veel meer.
Het resultaat zou een solide eerste versie van uw operationele structuur moeten opleveren, inclusief werkstroomen volgens fases, controlepunten bij de overdracht, deadline-logica en zichtbaarheid tussen teams. Uw medewerkers kunnen dit vervolgens aanpassen aan uw inschrijvingsvolume, uw funnel-strategie en de beperkingen binnen uw instelling.
Het resultaat zou een solide eerste versie van uw operationele structuur moeten opleveren, inclusief fasegerichte werkstroomen, controlepunten bij de overdracht, deadlines en zichtbaarheid voor alle teams. Uw medewerkers kunnen dit vervolgens aanpassen aan uw inschrijvingsvolume, uw funnel-strategie en de specifieke omstandigheden binnen uw instelling.
Opdracht:
→ Klaar om je eerste Super Agent te bouwen?
Open ClickUp Brain en plak de bovenstaande prompt om een aangepaste Super Agent voor je ClickUp-werkruimte te maken.
Zo stel je de instelling in ClickUp in (4 stappen)
Stap 1: Stel de structuur van je werkruimte in
Maak een aparte ruimte aan met de naam “Inschrijvingsactiviteiten” en vijf submappen:
- Wervingspijplijn: lijsten ingedeeld naar fase in de wervingspijplijn (potentiële kandidaten, aanvragen, sollicitanten, toegelaten kandidaten, kandidaten die een aanbetaling hebben gedaan, ingeschreven kandidaten) of per cyclus
- Communicatiecampagnes: lijsten voor elke campagnereeks (leadopvolging, afronding aanmelding, opbrengst, anti-uitval) met taken per contactmoment
- Coördinatie van studiefinanciering: lijsten voor de verwerking van FAFSA-aanvragen, het samenstellen van toekenningspakketten, bezwaarschriften en het beheer van beurzen
- Overstap- en kredietbeoordeling: lijsten met lopende beoordelingen, overstapovereenkomsten en voltooide beoordelingen
- Introductie en inwerken: lijsten voor het beheer van sessies, checklists voor de inschrijving en coördinatie van taken tussen afdelingen
Stap 2: Configureer aangepaste velden voor elke inschrijvingstaak
Voeg deze velden toe aan je sjablonen voor inschrijvingstaken, zodat elke potentiële klant en elk proces over de belangrijkste gegevens beschikt ( zie alle soorten aangepaste velden ):
| Veld | Type | Doel |
| Trechterfase | Uitklapmenu | Geïnteresseerde, Aanvrager, Toegelaten, Inschrijving betaald, Ingeschreven |
| Bron: student | Uitklapmenu | Bezoek aan een middelbare school, studiebeurs, digitaal, doorverwijzing, overstap |
| Wetenschappelijke interesse | Uitklapmenu | Beoogde studierichting of opleiding |
| Verblijfsstatus | Uitklapmenu | Binnen de staat, buiten de staat, internationaal |
| Status van financiële steun | Uitklapmenu | Geen FAFSA, FAFSA ontvangen, Geverifieerd, Verwerkt, Toegekend |
| Rendementsrisico | Uitklapmenu | Laag, Gemiddeld, Hoog (op basis van betrokkenheidssignalen) |
| Netto prijs | Valuta | Totale kosten minus alle steun |
| Uiterste datum voor aanbetaling | Datum | Uiterste datum waarop de student moet betalen |
Stap 3: Plak de prompt in ClickUp Brain
Open ClickUp Brain in je nieuwe ruimte en plak de bovenstaande prompt. Vul je variabelen in (naam van de instelling, beoogde klasgrootte, aantal aanmeldingen, slagingspercentage, aantal medewerkers). Brain stelt de pijplijnstructuur, werkstroomen en automatiseringsregels samen als taken en subtaaken die je direct kunt gebruiken. (Ben je nieuw bij Super Agents? Bekijk dan hoe je stap voor stap je eerste kunt bouwen.)
Stap 4: Stel automatiseringen in voor het dagelijks beheer
Stel deze basisautomatiseringen zo in dat het systeem zichzelf uitvoert ( lees hier hoe aangepaste velden in automatiseringen werken ):
| Wanneer… | En toen… |
| Er wordt een nieuw onderzoek aangemaakt | Start een reeks communicatieberichten om de relatie te onderhouden, en wijs deze toe aan de regionale adviseur |
| De status van de aanvraag verandert in „Voltooid“ | De taak voor het beoordelen van de aanvraag in gang zetten, de toelatingscommissie op de hoogte stellen |
| De toegelaten student heeft na 14 dagen nog geen aanbetaling gedaan | Stel het opbrengstrisico in op ‘Hoog’ om een trigger te activeren voor een persoonlijk contactmoment met de begeleider |
| De toegelaten student heeft zich niet binnen de gestelde termijn aangemeld voor de introductieweek | Maak een vervolgtaak aan, breng de inschrijvingscoördinator op de hoogte |
| De beoordeling van het krediet dat wordt overgedragen duurt langer dan de SLA van 5 dagen | Doorgeven aan de afdelingsvoorzitter, markeren in het dashboard van de overdrachtspijplijn |
Wat de agent doet gedurende de hele inschrijvingscyclus
Een AI-agent voor inschrijvingsprocessen is geen chatbot die vragen van potentiële studenten beantwoordt. Het is een systeem dat binnen uw projectmanagement-werkruimte draait en het gestructureerde, herhaalbare werk uitvoert dat uw inschrijvingsteam momenteel handmatig doet: potentiële studenten door de verschillende fasen van het inschrijvingsproces leiden, communicatie triggeren, de samenwerking tussen afdelingen coördineren en studenten die het risico lopen af te haken vroegtijdig te signaleren.
| Fase in de levenscyclus | Wat de makelaar doet | Wat het vervangt |
| Werving | Houdt bronnen van potentiële klanten bij, beheert de toewijzing van gebieden en vergelijkt het aantal aanvragen met de targets per regio en programma | Gebiedsbeheer via spreadsheets en handmatig bijhouden van bronnen |
| Verwerking van aanvragen | Begeleidt aanvragen door de beoordelingsfasen, markeert onvolledige dossiers, wijst beoordelaars toe en houdt de status van de beslissing bij | Tijdelijke oplossingen voor CRM en coördinatie van beoordelaars via e-mail |
| Opbrengstbeheer | Houdt de depositorente per segment bij, triggert een escalerende benaderingsstrategie voor klanten die geen deposito’s hebben, en signaleert indicatoren voor rendementsrisico’s | Wekelijkse rapportages over opbrengsten die handmatig worden samengesteld op basis van SIS-exportbestanden |
| Coördinatie van financiële steun | Houdt de verwerkingsstatus van de FAFSA bij, beheert de werkstroom voor bezwaarschriften en biedt de toelatingsafdeling zichtbaarheid op de tijdlijnen voor het samenstellen van studiefinancieringspakketten | Statusvragen via e-mail tussen de toelatingsdienst en de afdeling studiefinanciering |
| Beoordeling van de transfer | Beheert het beoordelingsproces van cijferlijsten met SLA-bijhouding, gekoppelde overstapovereenkomsten en escaleert achterstallige beoordelingen | Papieren evaluatielogboeken en handmatige contacten met afdelingen |
| Onboarding | Coördineert taken in de aanloop naar de inschrijving op het gebied van huisvesting, studentenadministratie, IT, catering en gezondheidszorg, met het bijhouden van de voortgang | Afzonderlijke afdelingschecklists zonder eenduidige weergave van de studenten |
Wil je zien hoe Super Agents in een echte ClickUp-omgeving werken? Bekijk dan de onderstaande demonstratie om te zien hoe door AI gegenereerde werkstroomen, taken en automatiseringen in de praktijk samenkomen.
Variaties voor verschillende soorten instellingen
De bovenstaande prompt werkt voor alle instellingen voor hoger onderwijs die ClickUp gebruiken. Pas de prompt aan voor uw instelling:
| Type instelling | Belangrijke aanpassingen |
| R1-onderzoeksuniversiteit (meer dan 20.000 aanmeldingen) | Voeg trajecten voor master- en beroepsopleidingen toe. Neem het bijhouden van onderzoeksassistentschappen en beurzen op in de financiële ondersteuning. Voeg werkstroomtjes toe voor de verwerking van I-20-formulieren voor internationale studenten. Pas communicatiecampagnes aan per faculteit/school. |
| R2-universiteit (5.000–20.000 aanmeldingen) | Richt je op de instroom van bachelor- en masterstudenten. Voeg dashboards toe voor regionale wervingsgebieden. Neem duale opleidingen en trajecten voor vervroegde toelating tot de universiteit op als bronnen voor potentiële studenten. |
| In de eerste plaats een instelling voor bacheloropleidingen (1.000–5.000 aanmeldingen) | Leg de nadruk op yieldmanagement voor een kleinere groep toegelaten studenten. Voeg het plannen en bijhouden van campusbezoeken toe als indicator voor de yield. Neem de coördinatie van de werving van sporttalenten mee. Vereenvoudig tot één enkele toelatingsprocedure voor bachelorstudenten. |
| Community college (open toelating) | Vervang het selectieve toelatingsproces door een inschrijvingsproces. Richt je op de percentageën waarmee de FAFSA wordt voltooid en op het samenstellen van financiële steunpakketten. Voeg het bijhouden van inschrijvingen voor niet-kredietgerichte opleidingen en beroepsopleidingen toe. Leg de nadruk op een introductieprogramma dat gericht is op studentenbehoud. |
| Beroepsopleiding (doorlopende inschrijving) | Richt je op het beheer van cohorten op basis van de startdatum in plaats van op jaarcyclusen. Voeg een systeem toe om samenwerkingsverbanden met werkgevers bij te houden met het oog op arbeidsbemiddeling. Zorg voor coördinatie van VA-uitkeringen en financiering voor personeelsontwikkeling. Houd bij of kandidaten in aanmerking komen voor het licentie-examen als voorwaarde voor inschrijving. |
Voer alle inschrijvingsactiviteiten op één plek uit
De inschrijvingsprocessen lopen spaak wanneer het bijhouden van potentiële studenten, de communicatie, de coördinatie van studiefinanciering, de evaluatie van overstapaanvragen en de onboarding-taken in afzonderlijke systemen plaatsvinden zonder gedeelde weergave. Met ClickUp Brain, aangepaste velden en automatiseringen kan uw instelling de inschrijvingsprocessen omvormen tot één herhaalbaar systeem dat de opvolging versnelt, soepelere overdrachten mogelijk maakt, beter zichtbaar maakt wat er aan opbrengsten wordt gegenereerd en de voltooiingsgraad van de pre-inschrijving verhoogt.
Het doel is niet om uw CRM-, SIS- of studiefinancieringssystemen te vervangen. Het gaat erom de coördinatie rondom deze systemen te verminderen, de zichtbaarheid in het volledige inschrijvingsproces te verbeteren en uw team te helpen eerder in te spelen op signalen die van invloed zijn op de vorm van klassen en het aantal afhakers. Begin met de bovenstaande checklist, pas deze aan uw inschrijvingsvolume en uitdagingen aan, en zet een installatie op die uw team elke cyclus daadwerkelijk kan gebruiken. Ga gratis aan de slag met ClickUp.
Veelgestelde vragen
Kan AI de opbrengst daadwerkelijk verhogen?
Het systeem voorspelt niet welke studenten zich zullen inschrijven. Het zorgt er wel voor dat elke toegelaten student tijdig een persoonlijk bericht ontvangt en dat niemand tussen wal en schip valt. Door communicatietrajecten te automatiseren, achterstallige aanbetalingen te signaleren en studieadviseurs realtime zichtbaarheid te geven in signalen over de betrokkenheid van studenten, helpt het systeem uw team om hun inspanningen te richten op wat er echt toe doet. Zelfs kleine verbeteringen in het aantal inschrijvingen, van 1 à 2 procentpunten, kunnen op grotere schaal leiden tot aanzienlijke inkomsten.
Vervangt dit ons CRM-systeem voor inschrijvingen, zoals Slate of TargetX?
Nee. Uw CRM is het officiële systeem voor gegevens over potentiële studenten, aanmeldingsgegevens en communicatiegeschiedenis. De ClickUp-agent vormt de operationele laag waarin uw team de samenwerking tussen afdelingen coördineert: de overdracht van financiële steun, de beoordeling van kredietwaardigheid, de planning van introductieprogramma’s en interne werkstroomen die meerdere afdelingen omvatten. Ze dienen verschillende doelen en werken het beste samen.
Hoe zit het met de veiligheid van studentendossiers en de naleving van de FERPA-wetgeving?
ClickUp beschikt over SOC 2-, ISO 27001-, ISO 27017-, ISO 27018- en ISO 42001-certificeringen en ondersteunt SSO, op rollen gebaseerde toestemming en versleuteling van gegevens in rust en tijdens verzending. Toegang tot taken kan per rol worden beperkt, zodat studieadviseurs hun eigen werkgebieden zien, terwijl medewerkers van de afdeling studiefinanciering de werkstroom voor het samenstellen van studiefinancieringspakketten te zien krijgen. Er worden geen gegevens gebruikt om AI-modellen te trainen.
Is dit nuttig voor community colleges met een open toelatingsbeleid?
Absoluut. Instellingen met een open toelatingsbeleid hebben nog steeds te maken met complexe inschrijvingsprocessen: het bijhouden van ingevulde FAFSA-formulieren, het coördineren van plaatsingstoetsen, het beheer van introductieprogramma’s en de inschrijving voor niet-kredietprogramma’s. De agent automatiseert de operationele kant van de inschrijving, ongeacht of u een proces van selectie hanteert. Dankzij de variabele vragen kunt u de selectieve procedure overslaan en u volledig richten op de inschrijving en de introductie van nieuwe studenten.
Hoe wordt deze verbinding aangegaan met andere werkstroomprocessen in het hoger onderwijs?
Inschrijvingsprocessen raken vrijwel elke afdeling. Deze werkruimte sluit naadloos aan op de planning van leslokalen en huisvestingscapaciteit, de curriculumplanning op basis van de vraag naar opleidingen, en het bijhouden van de professionele ontwikkeling van het toelatingspersoneel. Met de relatievelden van ClickUp kun je inschrijvingsgegevens koppelen aan taken in elke andere werkruimte.