Als je werkt in talentacquisitie, voel je op dit moment de druk rondom AI.
Uw leidinggevenden lezen krantenkoppen over AI-first bedrijven. Uw wervingsmanagers experimenteren zelf met tools. Leveranciers blijven beloven dat nog één platform uw funnel op magische wijze zal oplossen.
Ondertussen ben je nog steeds bezig met intake-vergaderingen, het zoeken naar context, het jongleren met tools en het proberen om kandidaten een goede ervaring te bieden.
De spanning kwam duidelijk naar voren tijdens Gem's AI Showcase in San Francisco, een gebeurtenis gericht op recruitment en talent. Het panel was opgebouwd rond een eenvoudige vraag: hoe bouw je een AI-first recruitmentteam dat ook echt werkt in de praktijk?
Ik nam vanuit een iets andere invalshoek deel aan het gesprek. Bij ClickUp werk ik bij TA, een bedrijf dat AI-producten ontwikkelt en duizenden interne 'Super Agents' in het hele bedrijf beheert. Dat betekent dat mijn hiring managers en stakeholders al denken in termen van werkstroom, agents en automatisering.
Ik wil graag delen wat we tot nu toe hebben geleerd over het gebruik van AI bij recruitment, hoe dit de rol van recruiter bij ClickUp heeft veranderd en een aantal praktische stappen die TA-leiders kunnen nemen, zelfs als je niet bij een AI-bedrijf werkt.
Hoe AI de rol van recruiter bij ClickUp daadwerkelijk heeft veranderd
Laten we bij het begin beginnen.
Voordat we deze agents hadden, begon een typische intake meestal met een bezoek van mij om informatie te verzamelen. Ik besteedde de eerste 20 of 30 minuten aan het verzamelen van dezelfde context uit drie verschillende bronnen, in een poging om de informatie uit de aanvraag, Slack en het hoofd van de hiring manager op één lijn te krijgen.
Ik verliet de kamer met twaalf openstaande kwesties en een lange lijst met dingen die ik moest regelen voordat we zelfs maar konden beginnen met zoeken.
Nu ga ik diezelfde vergadering binnen met een intake-briefing, een concept-zoekstrategie en een visie op wat realistisch is. Het gesprek verschuift van het verzamelen van basisinformatie naar het bespreken van afwegingen, het rangschikken van rollen en het bepalen waar we bereid zijn flexibel te zijn.
Achter de schermen is ClickUp Brain de drijvende kracht achter veel van deze veranderingen. Het synthetiseert de wervingscontext uit documenten, gesprekken en werkstroomgeschiedenis en zet verspreide signalen om in bruikbare informatie. Met ClickUp Brain kunnen recruiters natuurlijke vragen stellen over de gezondheid van de pijplijn, beperkingen bij de rol of wervingspatronen en krijgen ze direct gefundeerde antwoorden, zonder dat ze informatie uit verschillende tools hoeven te verzamelen.
Als mensen het hebben over AI in recruitment, gebruiken ze vaak meteen allerlei modewoorden. In de praktijk zijn de grootste veranderingen voor mijn team afkomstig van zeer specifieke agents die echt werk van de kalender halen.
Ik begon ook met een gezonde dosis scepsis aan dit werk. Ik had geen behoefte aan 'AI' omwille van de AI zelf; ik wilde minder vergaderingen en minder 'kun je dat nog eens doorsturen'-berichten. Ik was bang dat het gewoon weer een tabblad van een leverancier in mijn browser zou worden.
Wat mijn mening deed veranderen, was toen ik zag hoe een interne Super Agent stilletjes een hele reeks terugkerende vergaderingen uit mijn week verwijderde en me daarmee een beter overzicht gaf dan ik voorheen had.
Een paar voorbeelden uit onze wereld bij ClickUp:
- Talent Toolkit Super Agent. We hebben een interne agent ontwikkeld die een functieomschrijving omzet in een volledig intake-pakket. Deze agent stelt een interviewplan voor, signaleert hiaten in de rolomschrijving en brengt vragen naar voren die ik met de hiring manager moet bespreken. In plaats van het eerste deel van een intake te besteden aan het verzamelen van basisinformatie, ben ik meteen klaar om de strategie aan een stresstest te onderwerpen.
- Talent Ammo Super Agent. Het houdt de markt en onze eigen bedrijfsresultaten in de gaten en voorziet recruiters vervolgens van kant-en-klare gespreksonderwerpen en outreach-teksten, zodat ze kunnen opereren als strategische adviseurs in plaats van als onderzoekscoördinatoren.
Geen van deze agents vervangt de recruiter. Wat ze doen is het repetitieve, weinig invloedrijke werk wegwerken dat ons in een dienstverlenende houding hield.
Als gevolg daarvan ziet mijn kalender er heel anders uit dan een paar jaar geleden:
- Meer tijd voor een echt partnerschap met hiring managers over ontwerp van de rol en afwegingen.
- Meer tijd om je voor te bereiden op en hoogwaardige gesprekken met kandidaten te voeren.
- Minder tijd kwijt aan het opnieuw samenstellen van informatie, het achterhalen van context of het opvullen van hiaten in processen.
Dat is de belangrijkste verandering. AI heeft het werk niet overgenomen. Het heeft ons ruimte gegeven om de delen van het werk te doen die daadwerkelijk om beoordelingsvermogen vragen.
Als we eerlijk zijn, kwam veel van de burn-out in TA voort uit het uitvoeren van het werk op een manier die nooit duurzaam was. We absorbeerden chaos. We vulden hiaten op. We vulden onduidelijke processen in. De automatisering van die onderdelen is geen bedreiging voor de rol. Het is een uitlaatklep voor werk dat we in de eerste plaats nooit hadden moeten doen.
Als we eerlijk zijn, kwam veel van de burn-out in TA voort uit het uitvoeren van het werk op een manier die nooit duurzaam was. We absorbeerden chaos. We vulden hiaten op. We vulden onduidelijke processen in. De automatisering van die onderdelen is geen bedreiging voor de rol. Het is een uitlaatklep voor werk dat we in de eerste plaats nooit hadden moeten doen.
Die verschuiving is belangrijk omdat ik nog steeds veel littekens heb van mijn tijd bij een dienstverlenende organisatie. Ik ben de tel kwijtgeraakt van het aantal keren dat een hiring manager TA heeft behandeld als ordernemers, een vage vacature heeft gestuurd en een onmiddellijke selectie verwachtte.
Je voelt de kloof tussen wat de Business denkt te vragen en wat de markt je daadwerkelijk biedt. Wat ik zou willen dat leiders begrijpen, is dat het meest waardevolle werk dat we doen niet het verplaatsen van kandidaten van fase naar fase is.
Het helpt hen om het echte probleem te benoemen, eerlijk te zijn over compromissen op het gebied van profielen, sollicitatiegesprekken en salarisbandbreedtes, en vervolgens een werkstroom te ontwerpen die hen een eerlijke kans geeft om het talent binnen te halen dat ze zeggen te willen hebben.
💡 Pro-tip: Automatiseer geen processen die u niet begrijpt. Breng ze eerst in kaart, verbeter ze vervolgens en automatiseer ze daarna.
Wat we echt bedoelen met 'AI-vaardigheid' in TA
Omdat we een AI-gericht bedrijf zijn, voelen kandidaten vaak de druk om de juiste dingen over AI te zeggen. Ze voegen tools toe aan hun cv, strooien met trefwoorden en hopen dat dat genoeg is.
Voor ons lijkt AI-vaardigheid veel praktischer.
In interviews let ik op:
- Nieuwsgierige mensen die echte experimenten hebben uitgevoerd, ook al waren die klein of rommelig.
- Recruiters die een werkstroom kunnen beschrijven die ze met automatisering hebben verbeterd, niet alleen een tool die ze 'hebben gebruikt'.
- Leiders die kunnen uitleggen waar ze geen AI zouden gebruiken en waarom
Een paar vragen die ik graag gebruik:
- "Leg me eens uit welk handmatig onderdeel van uw wervingsproces u hebt gestroomlijnd. Wat is er veranderd en wat hebt u daarvan geleerd?"
- "Vertel eens over een situatie waarin een nieuwe tool of een nieuw proces niet werkte zoals je had verwacht. Hoe heb je daarop gereageerd?"
- "Als ik je een coördinator en een junior recruiter zou geven, hoe zou je dan AI op een veilige en nuttige manier in hun dagelijkse werk introduceren?"
Rode vlaggen waar ik op let:
- AI behandelen als een bedreiging in plaats van als een partner
- Alleen praten over productnamen of oppervlakkige concepten
- Gegevens of metingen vermijden
Aan de positieve kant proberen we onze eigen cultuur duidelijk uit te dragen. Bij ClickUp kan iedereen een Super Agent voorstellen, bouwen en delen. We organiseren interne 'Agent Hackathons' waar mensen ideeën aandragen, samenwerken met bouwers en echte werkstroomen opleveren.
Als kandidaten dat horen, zie je wie er enthousiast wordt. Dat zijn de mensen die zich zullen inzetten voor de volgende golf van veranderingen in plaats van te wachten op instructies.
Een kijkje in het wervingsproces: wat superagenten eigenlijk doen
Van buitenaf gezien is het gemakkelijk om AI in recruitment voor te stellen als een black box. Binnen het werk zelf is het veel concreter.
Dit is hoe een typische werkstroom er aan mijn kant bij ClickUp uitziet:
- Er komt een nieuwe rol bij. Ik plaats de rolomschrijving in de Talent Toolkit.
- De agent genereert een intake-briefing, suggesties voor vragen en een eerste versie van een zoekstrategie.
- Ik ben op een vergadering met de hiring manager en we reageren samen. We scherpen de missie van de rol aan, passen het profiel aan en komen tot overeenstemming over compromissen.
- Markt- en zoekagenten helpen ons te begrijpen hoe realistisch ons profiel is. We kijken naar echte kandidaten, niet alleen naar hypothetische.
- Coördinatieagenten zorgen voor de planning en routinematige updates, zodat de menselijke contactpunten zich kunnen blijven concentreren op de inhoud.
- Aan het einde van de zoektocht maken debriefing-assistenten het gemakkelijker om een overzicht te krijgen en te begrijpen wat wel en niet werkte, en wat we de volgende keer moeten veranderen.
Het belangrijkste is dat we deze agents hebben ontworpen in overeenstemming met onze bestaande waarden op het gebied van kandidaatervaring en eerlijkheid. We zijn bijvoorbeeld voorzichtig met het gebruik van AI bij beoordelingen en besluitvorming. We vertrouwen nog steeds op gestructureerde interviews, duidelijke rubrieken en menselijk oordeel.
Het voordeel is niet alleen snelheid. Het is ook het gevoel dat recruiters hun energie niet langer verspillen aan druk werk. Ze beheren een systeem.
🤖 Bekijk deze video om te leren hoe u AI-gestuurde experimenten en beslissingen kunt structureren, zodat uw recruitmentstrategieën worden verbeterd op basis van data, niet op basis van aannames.
Wat ik hoorde van de andere panelleden
Een van mijn favoriete onderdelen van het Gem-panel was om te zien hoe verschillende AI-first-bedrijven dezelfde problemen aanpakken.
Thema's die steeds weer terugkwamen:
- De winnende teams beschouwen AI niet als een nevenproject. Ze passen het direct toe in echte werkstroomen en blijven het herhalen.
- De beste verhalen gingen niet over de lancering van één groot platform. Ze gingen over kleine, gerichte use cases die zich verspreidden omdat mensen de waarde ervan inzagen.
- Iedereen is nog aan het leren waar AI past in beoordeling en besluitvorming, en de meeste leiders zijn voorzichtig met het uit handen geven van te veel taken.
Waar mijn perspectief enigszins afweek, was de vraag wie er mag meespelen.
Vanwege onze Super Agent-cultuur ben ik er sterk van overtuigd dat TA-teams niet moeten wachten tot een centrale groep hen een kant-en-klare oplossing aanreikt. Sommige van onze beste ideeën zijn afkomstig van mensen die dicht bij het werk staan, die een knelpunt zagen en zeiden: "Ik denk dat een agent hier kan helpen. "
De balans is belangrijk. Centrale teams kunnen helpen met normen, veiligheid en gedeelde infrastructuur. Maar als je echte acceptatie binnen TA wilt, heb je ruimte nodig voor bottom-up experimenten.
TA over vijf jaar: van dienstverlening naar strategie
Een veelgestelde vraag tijdens het panel was hoe recruitment er over vijf jaar uit zal zien.
Ik ben van mening dat er waarschijnlijk minder traditionele rollen voor recruiters zullen zijn die zich uitsluitend bezighouden met coördinatie en basisscreening. Dat werk leent zich uitstekend voor automatisering.
Tegelijkertijd denk ik dat we meer rollen zullen zien die lijken op strategisch adviseurs en AI-orkestrators.
De nieuwe rollen zullen:
- Ontwerp en beheer end-to-end recruitmentwerkstroomen waarbij agenten een belangrijke rol spelen.
- Breng duidelijke gegevens terug naar de Business over waar processen werken en waar ze vastlopen.
- Help leidinggevenden na te denken over talentstrategie, niet alleen over individuele vacatures.
Voor individuele recruiters en TA-leiders zijn er een aantal vaardigheden die nu bijzonder belangrijk zijn om te ontwikkelen:
- Aanpassingsvermogen. Comfortabel zijn met tools die voortdurend veranderen en de gewoonte hebben om in het openbaar te leren.
- Datageletterdheid. Je hoeft geen datawetenschapper te zijn, maar je moet wel in staat zijn om op basis van echte nummers te redeneren en te zien waar een statistiek een dieper liggend probleem maskeert.
- Werkstroomdenken. Het vermogen om te zien hoe intake, sourcing, beoordeling en afsluiting met elkaar verbonden zijn, en om te zien waar een agent veilig een deel van de last op zich kan nemen.
Als je dat nog kunt doen, is AI geen concurrentie. Het is een hefboom.
Als ik hierover praat met recruiters in mijn eigen team, probeer ik het simpel te houden. Ik zeg dan: "Het is niet jouw taak om sneller te zijn als beheerder, maar om onmisbaar te zijn in de kamer waar beslissingen worden genomen." En: "Als een agent het betrouwbaar kan doen, moet het niet iets zijn waar je je beste uren aan verspilt."
Het punt is dat AI er niet is om indruk te maken. Het is er zodat u meer energie kunt steken in wat echt belangrijk is: uw oordeel en relaties.
Wat TA-leiders morgen nog kunnen doen
U hoeft niet uw hele functie te herzien om de overstap te maken naar een AI-first recruitmentteam.
Een paar praktische stappen die u deze maand kunt nemen:
- Kies een repetitief proces en verbeter het met AI. Misschien is dat de voorbereiding van de intake, statusupdates of planning. Breng de stappen in kaart, test een eenvoudige agent of tool en meet wat er verandert.
- Nodig uw team uit om ideeën aan te dragen. Vraag elke recruiter om één punt te noemen waarop hij of zij tijd of energie verliest en daag hen uit om een AI-ondersteunde oplossing te zoeken. Creëer een forum waar ze kunnen delen wat wel en niet werkte.
- Wees duidelijk over uw grenzen. Bepaal waar u openstaat voor experimenten met AI bij beoordelingen of besluitvorming, en waar niet. Communiceer dit naar uw team en uw kandidaten.
- Vertel het verhaal binnen uw bedrijf. Als iets werkt, behandel het dan als een productlancering. Deel de voor- en naweergaven. Benadruk de mensen achter de verandering, niet alleen de tool.
Je hoeft geen AI-bedrijf te zijn om deze stappen te zetten. Je hebt zelfs geen speciaal AI-team nodig.
Je hoeft alleen maar bereid te zijn om klein te beginnen, open te leren en AI te behandelen als een partner bij het opbouwen van de recruitmentfunctie die je altijd al hebt willen hebben.
Dat is waar we bij ClickUp naar streven. We leren nog elke dag bij, maar de verschuiving van serviceorganisatie naar strategische coördinator is al in gang gezet. En de teams die nu op die verschuiving inspelen, zullen niet langer verdrinken in de wirwar van tools en zich weer kunnen richten op wat echt belangrijk is bij het werven van personeel: oordeelsvermogen, duidelijkheid en relaties.