Heb je ook wel eens het gevoel dat je vastzit in een lus, waarin je steeds dezelfde spreadsheet opnieuw maakt? Of misschien probeert u dingen snel Klaar te krijgen, maar raakt u gefrustreerd omdat u elke keer weer van voren af aan moet beginnen?
Als dit u bekend in de oren klinkt, is het tijd om sjablonen te leren kennen. Ze bieden een kant-en-klare structuur die u tijd bespaart en u helpt uw taken te voltooien probleemloos.
Of het nu gaat om budgetteren, het bijhouden van taken of het organiseren van uw werk, met sjablonen hoeft u niet telkens dezelfde layout te maken, wat het leven een stuk eenvoudiger maakt.
In deze blog laten we je zien hoe je sjablonen kunt maken in Excel zodat je slimmer kunt werken in plaats van harder.
klaar om uw Taken te stroomlijnen?
Hoe maak je een sjabloon in Excel?
Een aangepast Excel-sjabloon maken is eenvoudig. Je kunt bestaande sjablonen selecteren en deze omzetten in aangepaste sjablonen of helemaal opnieuw beginnen. Laten we eens kijken hoe je een sjabloon kunt maken in Excel.
Stap 1: Open een nieuwe werkmap
Om te beginnen start u Excel om een nieuwe werkmap te openen of gebruikt u een van uw Excel-spreadsheets die u wilt omzetten in een aangepast sjabloon. Deze werkmap dient als basis voor uw Excel-sjabloonbestand.
via Microsoft Excel 💡Pro Tip: Bedenk waarvoor je het Excel sjabloon gaat gebruiken. Of het nu een project tracker, factuur of budget sheet is, je wilt dat de layout van je Excel sjabloon past bij het werk.
Stap 2: Pas uw Excel-sjabloon aan
Het aanpassen van uw Excel-sjablonen is waar de magie gebeurt. Begin met het invoeren van details met alle elementen die nodig zijn in uw Excel-sjabloon. Voeg kopteksten, tabellen en berekeningen toe en vergeet niet om voorwaardelijke opmaak, filters en formules toe te passen om uw Excel-sjablonen dynamisch te maken.
Bijvoorbeeld, als het een maandelijks budgetsjabloon is, stel dan categorieën in zoals 'Inkomsten' en 'Uitgaven' en voeg formules toe om totalen te berekenen.
💡Pro Tip: Een standaard Excel sjabloon moet een tabblad 'Over het sjabloon' hebben om andere gebruikers vlot toegang te geven tot het sjabloon.
Stap 3: Vergrendel en bescherm uw sjabloon
Als u bang bent dat iemand met uw formules knoeit, vergrendel dan specifieke cellen van uw Excel-bestand zodat anderen gegevens kunnen invoeren in de aangewezen gebieden zonder de structuur van uw Excel-sjabloon te wijzigen.
Nog te doen: markeer de cellen die je wilt vergrendelen, ga dan naar het tabblad 'Overzicht' en klik op 'Blad beveiligen' Je kunt zelfs een wachtwoord toevoegen als dat nodig is.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image2-16-1400x753.png Zo maak je een sjabloon in Excel: Klik op Blad beveiligen om je sjabloon te vergrendelen en te beveiligen /$$$img/
via Microsoft Excel Vergeet niet om invoercellen (zoals namen of nummers) niet te blokkeren in uw Excel sjablonen terwijl u wel rekenvelden of vaste gegevens beschermt.
Stap 4: Opslaan als sjabloon
Zodra u uw werkmap hebt voltooid, slaat u deze op als sjabloon. Ga naar het tabblad 'Bestand' en klik op de knop 'Opslaan als'. Kies een locatie en selecteer in het vervolgkeuzemenu voor het bestandsformaat de optie 'Excel-sjabloon' ($$$a.xltx) Dit zorgt ervoor dat je met een schone versie begint telkens als je het sjabloon opent.
💡Korte tip: Als u een werkmap voor de eerste keer opslaat als Excel-sjabloon, stel dan een standaard persoonlijke locatie voor sjablonen in.
Stap 2: Selecteer een vooraf gedefinieerd sjabloon
Kies nu een sjabloon dat aan uw eisen voldoet en dubbelklik erop om dat sjabloon te gebruiken. Als u bijvoorbeeld een bedrijfsbegroting wilt maken, selecteert u de sjabloon 'Maandelijks bedrijfsbudget'.
Stap 3: Pas de bestaande sjabloon aan
Zodra de door u geselecteerde Excel-sjabloon wordt geopend, vindt u een samenvatting van het budget en aparte bladen om uw inkomsten en uitgaven in te voeren. Indien nodig kunt u andere items toevoegen aan het overzicht en het koppelen met een formule uit andere bladen.
via Microsoft Excel
Beperkingen van het maken van een sjabloon in Excel
Hoewel MS Excel een veelzijdig hulpmiddel is, heeft het een aantal beperkingen met betrekking tot het aanmaken en gebruiken van sjablonen. Onderzoek suggereert dat fouten in Excel spreadsheets financiële gevolgen kunnen hebben, zoals onverwachte uitgaven en een negatieve invloed op de resultaten van projecten.
Hier zijn enkele van de meest voorkomende nadelen van het maken van Excel sjablonen:
Beperkte samenwerking
Om samen te werken aan een Excel sjabloon moet je het downloaden en delen, wat kan leiden tot meerdere versies van Excel bestanden en verwarring kan veroorzaken over de meest up-to-date spreadsheet.
Voor real-time samenwerking tussen meerdere gebruikers in een Excel-bestand moet je cloud-diensten gebruiken zoals OneDrive of SharePoint, die extra kosten met zich meebrengen.
Strenge opmaak
Als Microsoft Excel-sjablonen eenmaal zijn gemaakt, kan het wijzigen van de structuur, zoals het toevoegen van nieuwe functies of kolommen, handig zijn. Wijzigingen vereisen vaak handmatige inspanning en kunnen de bestaande opmaak verstoren.
voorbeeld
Het toevoegen van nieuwe kolommen of rijen vereist het aanpassen van formules en lay-outs. Als je een budgetsjabloon maakt voor het bijhouden van uitgaven en je wilt een nieuwe uitgavencategorie toevoegen, dan kan dit de uitlijning van de hele sjabloon veranderen.
Geen automatisering
Microsoft Excel sjablonen zijn van nature statisch en bieden geen ingebouwde automatisering voor terugkerende taken. Gebruikers moeten handmatig gegevens invoeren, formules uitvoeren of tabellen bijwerken, wat tijdrovend kan zijn
Als je een sjabloon voor een maandelijks financieel rapport beheert, is het bijwerken van de gegevens en het herberekenen van de nummers elke maand een handmatig proces. Het automatiseren van dergelijke Taken in Excel zou complexe macro's vereisen, die veel gebruikers moeilijk in te stellen vinden.
Gegevensintegriteitsproblemen
Aangezien gebruikers MS Excel sjabloonbestanden vaak zonder beperkingen wijzigen, kunnen er vaak fouten optreden bij de invoer van gegevens. Het vergrendelen van cellen helpt, maar dit limiet de flexibiliteit voor andere gebruikers.
voorbeeld
In een Excel sjabloon voor projectmanagement kan één persoon datums in het verkeerde format invoeren, waardoor planningsconflicten of vertragingen bij het bijhouden van taken ontstaan.
Bestandsgrootte en -prestaties
Grote Excel-sjablonen met uitgebreide gegevens, meerdere bladen of complexe formules kunnen de prestaties vertragen, vooral met oudere systemen. Een sjabloon met duizenden rijen en meerdere tabbladen kan ervoor zorgen dat het laden van Excel lang duurt of, erger nog, vaak crasht.
Geen Taakbeheer
Microsoft Excel sjablonen hebben geen ingebouwde tools voor projectmanagement. Als u een Excel-sjabloon gebruikt om taken of tijdlijnen bij te houden, is het moeilijk om de voortgang te bewaken of herinneringen in te stellen voor deadlines.
Als je aangepaste Office-sjablonen gebruikt om een tijdlijn van een project bij te houden, moet je de statussen van taken handmatig bijwerken en is er geen manier om automatische herinneringen voor deadlines te krijgen.
Beperkte mogelijkheden voor rapportage
Excel kan grafieken en grafieken maken, maar het heeft niet de mogelijkheid om dynamische, aanpasbare rapporten of Excel dashboards gebaseerd op real-time gegevens. Rapportages moeten handmatig worden bijgewerkt.
voorbeeld
In een sjabloon voor het bijhouden van verkoopcijfers moeten de grafieken handmatig worden bijgewerkt om de meest recente verkoopcijfers weer te geven.
Deze beperkingen benadrukken de beperkingen van Excel, vooral voor complexe werkstromen die flexibiliteit, samenwerking en automatisering vereisen.
Sjabloon maken met ClickUp
Excel-sjablonen zijn een geweldig startpunt voor project- of budgetmanagement, maar naarmate u uitbreidt, wordt het moeilijk om ermee te beheren. Als u Excel ook limiet vindt, moet u het volgende ontdekken ClickUp , een van de hoogst beoordeelde productiviteitstools dat een krachtig alternatief biedt voor help je team slimmer te werken . ClickUp's dynamische sjablonen kunnen de handmatige processen elimineren en functies bieden die Excel mist.
ClickUp biedt kant-en-klare gratis sjablonen voor alles van projectmanagement naar taakbeheer en voorraadbeheer zo hoef je niet helemaal opnieuw te beginnen. En dat niet alleen, je kunt ook je eigen sjablonen op het platform maken.
Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen van het gebruik van ClickUp sjablonen:
- Realtime samenwerking:Samenwerken met meerdere gebruikers om tegelijkertijd aan hetzelfde project te werken, met duidelijk bijhouden van wijzigingen en versiebeheer
- Functies voor projectmanagement: Taken toewijzen, deadlines instellen en de voortgang van projecten bijhouden
- Automatisering: Automatiseer terugkerende Taken met de automatiseringsfuncties van ClickUp, waardoor werkstromen efficiënter worden
- Integratie: Integreert verschillende tools zodat al uw gegevens gesynchroniseerd blijven
- Scalability:Beheer complexe workflows en grote teams met gemak, door gebruik te maken van ClickUp's geavanceerde functies zoals Gantt grafieken en afhankelijkheid van taken
Laten we nu eens leren hoe u ClickUp sjablonen kunt maken en gebruiken.
Stap 1: Ga naar ClickUp's Sjablooncentrum
ClickUp's Sjablooncentrum is een bibliotheek met zowel kant-en-klare sjablonen als sjablonen die u hebt opgeslagen! U kunt ook gratis sjablonen vinden die zijn gemaakt door mensen in uw werkruimte of de ClickUp-werkruimte.
blader in het Sjablooncentrum door een selectie sjablonen voor Ruimtes, Mappen, Lijsten, Taken, Documenten, Weergaven en Checklists_
Een sjabloon maken:
- Open de werkruimte
- Klik op de ellips ... om het menu Instellingen te openen
- Selecteer sjablonen
- Klik op 'Opslaan als sjabloon'
- Typ in de sectie 'Save as New Template' een sjabloonnaam om een nieuw sjabloon te maken
- Optioneel: Voeg beschrijving, tags toe en selecteer deelopties
- Klik op Opslaan
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image1-13-1400x1078.png Klik op opslaan om op te slaan als een nieuw sjabloon en leer hoe je een sjabloon maakt in Excel /%img/
Verander een project in een sjabloon met tijdlijnen, toegewezen personen en belangrijke informatie
Stap 2: Pas uw sjabloon aan
Zodra u een nieuwe sjabloon selecteert of maakt, kunt u deze omzetten in aangepaste sjablonen volgens uw zakelijke vereisten. Om een bestaand sjabloon aan te passen:
- Klik op de ellips naast het item of vanuit een open Taak
- Sjablonen kunnen op verschillende manieren worden geopend
- Selecteer Sjablooncentrum en werk het bestaande sjabloon bij
- Werk de instellingen bij volgens uw vereisten
- Gebruik ClickUp's Tabel weergave voor een spreadsheet-achtige ervaring met toegevoegde functies zoals afhankelijkheid van taken, opmerkingen en tijdsregistratie
Stap 3: Sla uw sjabloon op en hergebruik het
Na het voltooien van uw sjabloon:
- Ga naar Acties sjabloon en klik op 'Opslaan als sjabloon'
- Wijs het sjabloon toe aan een werkruimte, zodat het toegankelijk is voor alle leden van het team
Bekijk voor meer details over dit proces ClickUp's officiële gids op hoe sjablonen maken .
Sjablonen eenvoudig maken met ClickUp
Met ClickUp verloopt de samenwerking naadloos; elk lid van het team werkt vanuit één enkel, bijgewerkt sjabloon. Bovendien maken de automatiseringstools binnen ClickUp handmatige updates overbodig en zorgt de flexibiliteit van het platform voor een grotere aanpassing aan uw projectbehoeften.
Met ClickUp krijgt u een robuustere en schaalbare oplossing die handmatige processen overbodig maakt en uw team samenbrengt op één platform.
Klaar om uw sjablonen naar een hoger niveau te tillen? Meld u gratis aan op ClickUp vandaag nog!