대행사에게 청구 가능 시간을 추적하지 않을 때 발생하는 숨겨진 비용은 무엇일까요?

1900년대 초, 레지날드 헤버 스미스라는 변호사는 극히 적은 예산으로 법률 지원 클리닉을 운영해야 하는 이례적인 난관에 직면했습니다.

수천 건에 달하는 사건 전반에 걸쳐 완료된 일을 추적하기 위해, 그는 각 변호사가 각 작업에 소요한 시간을 정확하게 기록하는 시스템을 개발했습니다.

한 세기가 지났지만, 여전히 많은 크리에이티브 및 마케팅 대행사들은 모든 생산적인 시간이 청구 가능한 시간이라고 가정하는 레거시 비즈니스 모델이라는 동일한 과제에 시달리고 있습니다.

하지만 이제 다음과 같은 질문이 제기됩니다. 대행사가 청구 가능 시간과 청구 불가 시간을 구분하여 추적하지 않을 때 발생하는 숨겨진 비용은 무엇일까요?

이번 블로그 게시물에서는 100년 전부터 이어져 온 이 회계 개념이 여전히 여러분의 마진에 어떤 영향을 미치는지 살펴보겠습니다. 보너스로, ClickUp이 여러분을 어떻게 지원할 수 있는지도 함께 알아보겠습니다. 🎯

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ClickUp Consultant 시간 추적 템플릿은 컨설팅 및 대행사 팀이 클라이언트, 프로젝트, 결과물을 매일 효율적으로 관리할 수 있도록 설계되었습니다. 매 분 단위로 작업, 회의 또는 결과물에 시간을 할당할 수 있어, 청구 가능한 시간과 청구 불가능한 시간을 완벽하게 가시성 있게 파악할 수 있습니다.

이 설정을 도입하면 추측에 의존할 필요가 없어지며, 작업 및 프로젝트에 소요된 시간을 추적하고, 이것이 전체 프로젝트 수익성과 어떻게 연결되는지 파악하는 데 도움이 됩니다.

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청구 가능 시간과 청구 불가 시간을 구분하여 추적하지 않을 때 발생하는 숨겨진 비용

바쁘고 실적이 뛰어난 대행사라 할지라도, 일한 모든 시간이 매출로 이어지는 것은 아닙니다.

클라이언트와의 통화, 내부 회의, 간단한 수정 작업, 행정 작업 등은 모두 시간이 쌓입니다. 하지만 이를 제대로 추적하지 않으면, 이 비용들이 서서히 수익을 잠식하게 됩니다. 추가 비용이 어디에서 발생하는지, 그리고 타임시트 관리가 왜 중요한지 함께 알아보겠습니다.

놓친 수익 기회

청구 가능한 근무 시간을 추적하지 않으면, 대행사는 수익 기회를 놓치게 됩니다.

브랜딩 프로젝트를 진행 중인 한 디자인 에이전시를 예로 들어보겠습니다. 한 디자이너가 클라이언트의 수정 요청을 반영하여 작업을 마무리하는 데 10시간을 소요했습니다. 그러나 입력 누락과 반올림으로 인해 이 중 6시간만 기록되었습니다. 여러 프로젝트에 걸쳐 이러한 차이는 매월 에이전시에 수천 달러의 손실을 초래할 수 있습니다.

생산성 저하

청구 가능 활동과 청구 불가능 활동 간의 경계가 모호해지면 팀의 효율성이 저하될 수 있습니다.

예를 들어, 마케팅 전략가는 하루 중 일부 시간을 클라이언트 캠페인 업무에 할애하지만, 동시에 내부 이메일을 확인하고, 보고서를 작성하며, 긴급 회의에 참석하기도 합니다. 정확한 시간 추적이 없다면, 하루 중 실제로 수익을 창출하는 작업에 얼마나 많은 시간을 할애했는지 파악할 수 없습니다.

그 결과, 노력이 중복되고 집중력이 흐트러지며, 파편화된 워크플로우를 하나로 엮으려 애쓰는 데 시간을 낭비하게 됩니다.

프로젝트 예산 예측의 어려움

청구 불가 시간을 소홀히 하면 종종 프로젝트 비용을 과소평가하게 됩니다.

어떤 컨설팅 회사가 신규 클라이언트를 대상으로 입찰을 진행한다고 가정해 봅시다. 이 회사는 결과물 산출에 50시간을 배정했지만, 내부 기획, 회의, 품질 점검 시간은 고려하지 않았습니다. 그 결과 프로젝트가 지연되고, 마감 기한을 지키지 못하며, 이익 마진이 줄어들고, 클라이언트 만족도도 떨어지게 됩니다.

클라이언트와의 청구 관련 분쟁 증가

모호하거나 부정확한 시간 입력은 청구 관련 분쟁을 순식간에 야기할 수 있습니다.

웹 개발 대행사가 웹사이트 리디자인 작업에 대해 15시간의 일 시간을 클라이언트에게 청구했지만, 문제 해결이나 테스트와 같은 사소한 작업 시간은 기록하지 않았다고 가정해 봅시다. 클라이언트는 청구 내역에 의문을 제기하며 결제를 미루고, 대행사는 해당 작업 시간을 정당화하기 위해 허둥지둥하게 됩니다.

비효율적인 자원 배분

명확한 데이터가 없다면 관리자는 팀원들이 시간을 어떻게 사용하고 있는지 잘못 판단할 수 있습니다.

예를 들어, 시니어 카피라이터의 경우 청구 가능한 작업이 아닌 조사 활동이나 인턴 지도에 소요된 시간이 추적되지 않아 업무 활용도가 낮은 것처럼 보일 수 있습니다. 반면, 주니어 직원은 청구 가능한 작업으로 과부하 상태에 놓일 수 있습니다. 이와 같은 용량에 대한 오판은 번아웃, 인재 낭비, 그리고 프로젝트 수행의 불균형을 초래할 수 있습니다.

청구 가능 시간과 청구 불가 시간을 구분하여 추적하지 않을 때 발생하는 숨겨진 비용을 완화하는 방법

작업 분류, 일관된 시간 추적, 분석 결과 검토, 워크플로우 조정을 통해 대행사는 시간 관리에 대한 주도권을 되찾을 수 있습니다.

ClickUp이 이를 도와드립니다. 🤩

이 솔루션은 프로젝트 관리, 지식 관리, 채팅 기능을 결합한 세계 최초의 통합 AI 작업 공간으로, AI 기술을 기반으로 더 빠르고 스마트하게 업무를 수행할 수 있도록 지원합니다.

플랫폼을 활용하여 추적되지 않은 근무 시간으로 인한 숨겨진 비용을 줄일 수 있는 방법은 다음과 같습니다:

1단계: 작업을 청구 가능 작업과 청구 불가 작업으로 분류하세요

먼저, 무엇이 청구 가능한 시간으로 간주되고 무엇이 그렇지 않은지 명확히 파악하는 것부터 시작하세요.

모두가 같은 기준을 공유할 수 있도록 이를 간단한 참고 목록으로 정리해 두세요. 다음으로, ‘청구 가능’ 및 ‘청구 불가’와 같은 일관된 라벨을 추가하여 추적하기 쉽게 만드세요. 팀원 모두가 동일한 기준을 적용할 수 있도록, 팀과 함께 짧은 세션을 열어 예시를 살펴보세요.

ClickUp 작업은 워크플로우를 구성하는 기본 요소입니다. 각 작업에는 설명, 첨부 파일, 태그, 체크리스트, 댓글 등 다양한 구성 요소가 포함되어 있습니다. 이를 통해 작업에 ‘청구 가능’ 또는 ‘청구 불가’ 태그를 지정하여, 모든 관련 정보를 한곳에 모아두면서 팀을 위한 일관된 시스템을 구축할 수 있습니다.

예를 들어, 클라이언트의 블로그를 담당하는 콘텐츠 작가는 ‘클라이언트 Y 블로그 초안’이라는 제목의 작업을 생성하고, 이를 ‘청구 가능’ 태그로 지정합니다. 또한 마감일과 요구 사항을 설명란에 추가합니다. 월말이 되면 마케팅 책임자는 태그를 기준으로 필터링하여 청구 가능한 근무 시간을 분류합니다.

2단계: 시간을 꾸준히 추적하세요

이제 팀원들이 주말이 될 때까지 기다리지 말고 매일 근무 시간을 기록하도록 독려하여, 입력 내용이 정확하고 누락 없이 완료되도록 해야 할 때입니다.

ClickUp 시간 추적 기능을 사용하면 이 모든 것이 간편해집니다. 팀원들은 데스크탑, 모바일, 심지어 무료 Chrome 확장 프로그램을 통해 브라우저에서도 작업에 대한 타이머를 시작하고 중지할 수 있습니다.

수동 입력을 선호하시나요? 문제없습니다. 소급하여 시간을 기록하거나 특정 범위를 지정하여 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 각 입력은 작업(Task)이나 하위 작업(subtask)에 직접 연결될 수 있으므로, 모든 근무 시간은 구체적인 결과물과 연계됩니다. 사용자 정의가 가능한 타임시트를 통해 일별, 주별, 월별 또는 기타 기간별로 추적된 시간을 볼 수 있습니다. 작업 카드에 예상 소요 시간을 추가하여 나중에 예상 시간과 실제 시간을 비교할 수도 있습니다.

예를 들어, 한 소셜 미디어 대행사가 클라이언트의 캠페인을 진행하고 있다고 가정해 봅시다. 한 카피라이터가 오전 내내 클라이언트의 Instagram 게시물 캡션을 작성하고 있습니다. 이 카피라이터는 글쓰기를 시작하는 즉시 ‘Instagram 캡션 – 클라이언트 Z’라는 작업 항목에서 바로 타이머를 시작합니다.

/AI에게 상황에 맞는 통찰력을 요청해 보세요

ClickUp Brain은 작업 공간에 바로 통합된 AI 기반 플랫폼 도구로, 업무, 문서, 구성원 및 조직의 지식을 하나로 연결합니다. AI Assign 및 AI Prioritize와 같은 AI 지원 자동화 기능을 활용하여 진행 상황 추적, 스탠드업 미팅, 업데이트, 업무 생성 등 일상적인 프로젝트 관리 활동을 자동화함으로써, 팀이 비청구 업무 대신 전략적인 업무에 집중할 수 있도록 지원합니다.

앞서 언급한 소셜 미디어 대행사의 예시로 다시 돌아가 보겠습니다. 카피라이터가 작업하는 동안 ClickUp Brain은 하위 작업의 진행 상황을 자동으로 추적하고, 완료된 작업에 대한 요약 보고서를 생성하며, 이해관계자들에게 현재 청구 가능 시간을 실시간으로 업데이트해 줍니다.

ClickUp Brain은 또한 시간 추적 결과를 바탕으로, 특정 하위 작업이 지연될 경우 자원을 재배분하는 등의 조정 방안을 제안합니다.

💡 전문가 팁: 시간 감사 과정에 AI를 활용하세요. 과거 청구 가능/비청구 가능 역사적 데이터를 ClickUp Brain에 입력하여 숨겨진 비효율성을 파악하세요. 예시: AI는 시니어 디자이너가 주니어 디자이너보다 내부 회의에 더 많은 시간을 할애하고 있음을 지적하며, 업무 위임이 제대로 이루어지지 않고 있음을 시사할 수 있습니다.

3단계: 보고서를 정기적으로 검토하세요

시간 보고서를 검토할 일정을 정해 두세요. 예를 들면 다음과 같을 수 있습니다:

청구 가능 시간과 청구 불가능 시간을 비교하여 반복되는 저부가가치 작업이나 과소 청구와 같은 패턴을 파악하세요. 예상보다 훨씬 더 오래 걸렸거나 잘못 분류된 작업과 같은 특이 사례에도 주의를 기울이세요. 이러한 분석 결과를 팀과 공유하면 구성원 모두가 자신의 업무 시간이 미치는 영향을 이해하고, 동기 부여를 높이는 데 도움이 됩니다.

ClickUp 자동화 기능을 활용하면 시간 추적 보고를 더 빠르게 처리할 수 있습니다. 이 기능은 ‘이 일이 발생하면, 이렇게 처리하라’는 간단한 논리에 따라 작동하며, 트리거, 액션, 조건을 조합하여 여러분의 워크플로우에 맞게 설정할 수 있습니다.

ClickUp Brain을 사용하면 다음과 같은 자연어 명령을 통해 맞춤형 AI 에이전트를 생성할 수도 있습니다:

실제로는 다음과 같은 상황이 발생합니다:

4단계: 인사이트를 바탕으로 워크플로우 조정하기

데이터를 활용하여 더 현명한 의사결정을 내리세요. 투자 수익률(ROI)이 높은 활동에 집중하고, 가치가 낮은 내부 일은 줄이세요. 실제 소요 시간 데이터를 바탕으로 작업 시간 추정치를 정교하게 조정하여 향후 프로젝트 견적의 정확도를 높이세요.

고가치의 청구 가능 작업에 더 많은 인력을 배정하여 자원 배분을 조정하고, 템플릿, 자동화 또는 아웃소싱을 통해 필수적이지만 시간이 많이 소요되는 비청구 가능 작업을 효율화하세요. 시간이 지남에 따라 이러한 사소한 개선들이 누적되어 생산성 향상으로 이어집니다.

ClickUp 대시보드는 작업 공간의 현황을 한눈에 파악할 수 있도록 제공하여, 데이터를 실시간으로 시각화하고 분석할 수 있게 해줍니다. 위치 이동 및 크기 조정이 가능한 카드를 사용하여 작업 진행 상황, 팀 성과, 시간 보고서를 추적할 수 있을 뿐만 아니라 외부 도구의 데이터까지 통합할 수 있습니다.

필터와 설정을 활용해 대시보드를 맞춤형으로 설정하고, 프로젝트 메트릭, 클라이언트별 근무 시간, 또는 전체 팀 생산성 등 가장 중요한 사항에 집중하세요.

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추가 혜택으로, 맞춤형 워크플로우를 설정하는 번거로움을 피하고 싶다면 바로 사용할 수 있는 프리랜서용 템플릿 을 소개합니다! ⚡

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ClickUp Consultant 시간 추적 템플릿은 작업 내에서 직접 시간을 추적할 수 있는 훌륭한 도구로, 기록된 각 시간이 어떤 작업에 기여했는지 항상 정확히 파악할 수 있습니다. 이 ClickUp Consultant 타임시트 템플릿에는 시간당 요금, 예상 비용, 총 청구 가능 금액과 같은 핵심 메트릭을 기록할 수 있는 맞춤형 필드가 포함되어 있습니다.

수식 필드는 청구 가능 시간을 자동으로 계산하여 예상 수익과 실제 수익을 즉시 비교할 수 있게 해줍니다. 이를 통해 청구액이 부족하거나 작업 기간이 과도하게 길어진 프로젝트를 쉽게 파악할 수 있습니다. 목록, 테이블, 대시보드 등 다양한 보기 옵션을 활용하여 프로젝트, 팀원, 클라이언트별로 추적된 시간을 필터링하고, 정렬하며, 시각화할 수 있습니다.

청구 가능 시간 추적의 예시

팀이 청구 가능 시간과 청구 불가 시간을 구분하여 추적하기 시작하면, 그 결과는 대개 말로 설명할 필요가 없을 정도로 명확합니다. 데이터를 통해 비효율성, 놓친 기회, 잠재적인 수익 유출을 파악할 수 있습니다.

앞서 논의한 단계별 워크플로우가 실제로 어떻게 적용되는지 살펴보겠습니다.

중견 크리에이티브 대행사인 ‘Say StudioBright’가 업무 시간이 실제로 어디에 쓰이는지 자세히 살펴보기로 결정했다고 가정해 봅시다. 꾸준한 클라이언트 업무에도 불구하고 매출 마진은 계속 줄어들고 있습니다.

1단계: 명확한 정의 설정

운영 책임자가 일을 다음과 같이 분담합니다:

그들은 모든 작업을 투명하게 관리하기 위해 작업 공간에 태그를 생성합니다.

2단계: ClickUp을 사용하여 매일 근무 시간을 기록하세요

예를 들어, 카피라이터는 글을 작성할 때 ‘광고 카피 – 클라이언트 A’ 항목에 대해 타이머를 시작합니다. 프로젝트 매니저는 클라이언트 피드백 회의에 소요된 45분을 수동으로 기록합니다. ClickUp Brain의 AI 프로젝트 관리자는 클라이언트별 총 시간을 요약하고, 시간 추정치를 초과한 작업을 표시해 줍니다.

Cedcoss Technologies Pvt. Ltd.의 Manaswi Dwivedi 씨가 ClickUp 사용에 대해 다음과 같이 말했습니다:

이 대시보드는 데이터를 의미 있게 시각화하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 시간을 절약해 줍니다. 또한 문제 해결 및 기능 개선 작업을 진행할 수 있는 별도의 스페이스를 생성할 수도 있습니다. 게다가 일상적인 업무도 모니터링할 수 있으며, 특정 작업에 소요되는 시간을 추적함으로써 업무 효율성을 높이는 데도 도움이 됩니다.

3단계: 보고서를 정기적으로 검토하세요

매주 말, 팀은 ClickUp 대시보드를 사용하여 시간 데이터를 검토합니다.

그들은 한 가지 패턴을 발견했습니다. 디자이너들이 매주 거의 10시간을 내부 회의에 할애하고 있는데, 이는 마진을 잠식하는 비청구 시간입니다.

관리자는 매주 금요일마다 ‘주간 시간 보고서’가 #Operations ClickUp 채팅 채널에 자동으로 공유되도록 ClickUp 자동화 기능을 설정합니다.

4단계: 인사이트를 바탕으로 워크플로우 조정하기

데이터를 바탕으로 StudioBright는 워크플로우를 최적화합니다:

3개월이 지난 지금, 그 결과는 분명합니다:

⚡ 청구 가능 활용도가 18% 증가합니다

💰 이익 마진이 22% 향상됩니다

📅 평균 프로젝트 소요 시간이 15% 감소합니다

대행사용 AI 기반 시간 및 청구 체크리스트

다음은 작업을 체계적으로 관리하는 데 도움이 되는 간단한 요약 테이블입니다:

ClickUp으로 정확한 청구서 발행을 보장하세요

청구 가능 시간과 청구 불가 시간을 구분하여 추적하는 것은 팀의 에너지가 어디에 쓰이는지 파악하고, 누락된 수익을 찾아내며, 더 현명한 프로젝트 결정을 내리는 데 핵심이 됩니다.

통합 AI 워크스페이스인 ClickUp을 사용하면 이 모든 과정을 원활하게 처리할 수 있습니다. ‘프로젝트 시간 추적’ 기능을 통해 모든 작업과 하위 작업이 정확하게 기록됩니다. ClickUp Brain은 진행 상황 업데이트를 자동화하고 프로젝트 상태를 모니터링하는 데 도움을 줍니다. 자동화 기능을 통해 반복적인 작업과 보고를 일관되게 처리할 수 있으며, 대시보드를 통해 생산성을 실시간으로 파악하여 청구 가능 시간과 팀 용량을 극대화할 수 있습니다.

이 tools를 함께 활용하면 손실된 시간을 되찾고 워크플로우를 최적화하여 이익 마진을 높일 수 있습니다.

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자주 묻는 질문(FAQ)

대행사들은 프로젝트 시간 추적을 통해 각 팀별로 시간이 어떻게 사용되는지 정확히 파악할 수 있습니다. 청구 가능 시간은 클라이언트 업무 시간을 의미하는 반면, 청구 불가 시간은 회의나 행정 업무와 같은 내부 작업을 포함합니다. 정확한 추적을 통해 수익 손실을 방지하고, 투명한 청구서 발행을 가능하게 하며, 자원 배분을 파악하는 데 도움이 됩니다.

ClickUp을 사용하면 팀은 타이머를 통해 실시간으로 시간을 추적하거나, 수동으로 근무 시간을 입력하거나, 시간을 기록할 수 있습니다. 시간 기록은 작업 및 프로젝트와 직접 연동되어 상세한 타임시트와 집계 보고서를 생성합니다. 다른 시간 추적 도구와의 연동을 통해 수작업으로 인한 오류를 줄이고, 청구 가능 시간을 정확하게 파악하여 청구서 발행을 정확하고 간편하게 처리할 수 있습니다.

청구 가능 시간을 추적하지 않으면 클라이언트에게 청구해야 할 금액을 제대로 청구하지 못하거나, 수익 손실, 자원 관리 부실, 클라이언트 관계 악화로 이어질 수 있습니다. 또한 비효율적인 일이나 과도한 비청구 가능 일을 파악하지 못해 이익 마진이 줄어들 수 있습니다.

시간 추적을 통해 업무 시간이 어디에 쓰이는지 정확히 파악할 수 있으므로, 고부가가치 작업에 집중하고 청구 불가 작업을 줄일 수 있습니다. 또한 이를 통해 정확한 프로젝트 비용 산정, 효율적인 업무량 분배, 병목 현상 파악이 가능해집니다.