DataAutomation이 ClickUp을 통해 팀과 도구를 한 곳에 통합한 방법

회사와 고객의 규모가 모두 커짐에 따라 각 팀과 다양한 도구 간의 긴밀한 협업을 어떻게 유지할 수 있을까요? 이것이 바로 DataAutomation이 ClickUp을 통해 생산성을 확장하기 위한 올인원 업무 솔루션을 만들기 전에 2020년에 직면한 과제였습니다!

DataAutomation의 이야기

2016년에 설립된 DataAutomation은 소프트웨어를 통합하고 프로세스를 자동화하여 기업이 생산성을 최적화하고, 시간을 절약하며, 인적 오류를 제거할 수 있도록 지원하는 SaaS 플랫폼입니다.

현재 DataAutomation은 전 세계 186개 이상의 기업에서 사용되고 있으며, 대량 자동화 및 앱 통합 솔루션 제공 분야의 선두 주자가 되었습니다. 이 회사의 사명은 소프트웨어를 맞춤화하고 연결하여 고객이 비즈니스 성장에 더 효율적으로 집중할 수 있도록 지원하는 것입니다.

과제

DataAutomation의 솔루션은 구현, 영업 및 마케팅 팀 간의 세심한 조정이 필요합니다.

고객과 성장하는 팀의 요구를 지원하기 위해 DataAutomation은 여러 부서의 협업, 업무 프로세스 및 조직의 가시성을 개선하는 단일 공유 작업 플랫폼이 필요했습니다.

솔루션

전통적인 워크플로우를 명확하고 자동화된 프로세스로 대체하는 것이 비즈니스 효율성의 키라고 믿습니다. DataAutomation의 고객들은 DataAutomation의 모든 팀이 신중하게 협력해야 하는 정교한 솔루션을 신뢰합니다. ClickUp을 통해 마침내 한 곳에서 공유된 도구 세트를 사용하여 함께 일할 수 있게 되었으며, 이로 인해 내부 프로세스가 개선되고 비즈니스가 발전하고 있습니다. 이 솔루션은 우리 팀을 하나로 통합할 뿐만 아니라, 더 효율적으로 일할 수 있도록 힘을 실어주는 우리의 정신을 공유하는 신뢰할 수 있는 파트너를 찾게 해 주었습니다!

모든 것을 한 곳에 통합

Renee는 2020년에 DataAutomation에 합류한 후 즉시 거대한 작업을 맡았습니다. 구현 팀의 도구와 프로세스에 비효율적인 부분이 있는지 감사한 다음, 이를 개선하기 위한 시스템을 구축하는 것이었습니다

Renee가 DataAutomation의 미래 업무에 대해 가지고 있는 비전, 즉 그녀가 Umbrella Philosophy라고 부르는 것은 각 팀과 그들의 업무가 역할이나 기술 스택에 관계없이 모든 사람이 함께 협력할 수 있는 한 곳에 통합되어야 한다는 것입니다.

"정보의 사일로화는 여러 부서의 협업을 방해하는 주요 장애물입니다. 특히 원격 근무 환경에서는 커피를 기다리는 동안 다른 부서의 업무에 대해 자연스럽게 알 수 없기 때문에 더욱 그렇습니다."라고 Renee는 말합니다.

"정보의 가시성과 접근성을 높이기 위해 도구를 열 수 있다면, 시간을 절약하고 기회 비용을 줄일 수 있습니다."

도구 통합

DataAutomation의 도구는 초기에는 충분했지만, 워크플로우가 연결되지 않아 생산성이 저하되고 각 팀이 성장함에 따라 부담이 커졌습니다.

당시 Data Automation의 팀은 팀 기능을 지원하기 위해 여러 플랫폼에 의존하고 있었습니다.

일정 기간 동안 연구와 프로젝트 플랫폼 비교를 진행한 후, Renee는 다른 직원들과 협력하여 ClickUp이 각 기준을 모두 충족하면서 엔지니어부터 영업 사원에 이르기까지 모든 사용자의 요구에 맞게 사용자 친화적이고 유연하게 맞춤 설정할 수 있는 UI를 제공하는 유일한 도구라고 판단했습니다.

ClickUp을 통해 DataAutomation의 각 핵심 팀은 더 이상 서로 다른 도구로 분리되어 있지 않습니다. 모든 백로그, 워크플로우 및 프로젝트 이니셔티브는 이제 단일 작업 공간에서 진행됩니다.

모든 팀을 지원하기 위한 인프라 구축

효율적인 업무 조직을 만들기 위한 첫 번째 단계는 인프라입니다. 팀은 함께 일해야 하지만, 업무를 정리하기 위해서는 별도의 스페이스도 필요합니다.

DataAutomation은 스페이스, 폴더, 목록 및 작업을 아우르는 ClickUp의 계층 구조를 사용하여 회사 전체를 구성함으로써 이를 달성합니다.

프로젝트 관리자와 팀 리더는 마침내 모든 일이 어떻게 연결되어 회사 전체의 목표에 기여하고 있는지 확인할 수 있게 되었습니다.

이 단일 공유 인프라는 DataAutomation에 다음과 같은 여러 가지 중요한 이점을 제공합니다.

작업 및 백로그를 정리하는 시스템 구축

ClickUp을 사용하기 전에는 DataAutomation의 마케팅 및 구현 팀이 Trello를 기반으로 모든 작업(티켓), 백로그 및 팀 간의 크로스 기능 협업을 관리했습니다 .

Trello 보드는 한때는 이상적인 도구였지만, Renee와 DataAutomation의 동료 프로젝트 매니저인 Addison Clearwood는 각 팀의 요구 사항이 이 도구의 기능을 훨씬 뛰어넘게 되었다는 것을 깨달았습니다

ClickUp을 통해 DataAutomation의 팀은 마침내 모든 팀에서 크고 작은 프로젝트에 대한 협업을 원활하게 진행할 수 있는 올인원 프로젝트 관리 시스템을 확보하게 되었습니다.

칸반 보드는 워크플로우를 시각화하는 데 유용하지만, 작업 작업 및 고객 티켓의 백로그를 더 쉽게 정리할 수 있는 다른 보기 기능도 있습니다.

"이전에는 여러 시스템에서 백로그를 정리했습니다. 먼저, 높은 수준에서 노력의 정도와 영향 점수를 추적하는 스프레드시트에 백로그를 정리한 다음, Trello로 이동하여 더 자세한 실행 항목으로 세분화했습니다. ClickUp의 사용자 정의 필드를 사용하면 백로그를 한 곳으로 이동할 수 있습니다."

DataAutomation의 팀은 이제 ClickUp의 목록, 테이블 및 달력 보기를 통해 백로그를 시각화하고 정리할 수 있습니다 .

각 보기는 사용자 정의가 가능하며, 관련 정보(예: 사용자 정의 필드 )를 단일 화면에 표시할 수 있어 모든 유형의 백로그를 한눈에 쉽게 파악하고 우선 순위를 정할 수 있습니다.

소유권 및 투명성 확보

다중 담당자 기능을 통해 DataAutomation의 모든 직원은 각 작업의 담당자를 즉시 확인할 수 있습니다. 또한 관찰자 기능을 사용하여 여러 사람에게 작업을 공유할 수 있으며, 모든 사람이 작업에 대한 알림을 받을 수 있습니다.

세부적인 권한 및 보기 기능을 통해 각 팀은 작업을 별도의 폴더로 정리할 수 있으며, 모든 팀원이 여러 위치에서 가시성을 확보할 수 있어 모든 팀의 프로젝트에 투명성을 확보할 수 있습니다.

팀 커뮤니케이션의 원활한 유지

또한, 이제 각 프로젝트는 댓글 및 할당된 댓글을 통해 명확한 커뮤니케이션과 진행 상황 업데이트를 제공합니다 .

누구나 댓글을 추가하거나(또는 분실되지 않도록 할당) 진행 상황을 업데이트하여 작업과 업무 대화를 진행할 수 있습니다. 작업이 진행되면 모든 사람이 각 스페이스 수준에서 동일한 상태로 동기화되므로, 너무 많은 상태로 인해 혼동이 발생하지 않고 모든 사람이 일관된 개요를 확인할 수 있습니다.

"포괄적인 철학을 통해 각 개인은 자신과 관련된 워크플로우를 볼 수 있습니다. 관리자는 모든 부서의 진행 상황을 볼 수 있고, 개발자는 자신의 영역과 관련된 특정 작업을 드릴다운으로 볼 수 있으며, 고객 지원은 버그 보고서로 더 드릴다운할 수도 있습니다."라고 Renee는 설명합니다.

"정보의 크기를 적절하게 조정하면 패턴을 쉽게 파악하고 병목 현상을 식별하거나 특정 팀에 과부하가 걸린 시점을 파악할 수 있습니다."

템플릿 및 자동화를 통한 워크플로우 자동화

DataAutomation은 자동화 프로세스의 힘을 직접 알고 있습니다. 이는 클라이언트에게 제공하는 솔루션이며, 조직의 핵심이기도 합니다. 작지만 매우 효율적인 팀으로 다양한 워크플로우에서 일하는 DataAutomation에서는 수작업을 줄이고 시간을 절약하기 위해 템플릿화된 프로세스가 필수적입니다.

보기, 목록, 작업 및 문서에 작업 템플릿 활용

DataAutomation은 이제 보기, 목록, 작업 및 문서용 템플릿을 보유하고 있으며, 작업 공간의 모든 계층에서 불일치와 오류를 줄여 시간을 크게 절약할 수 있게 되었습니다.

"CRM 작업과 같은 반복적인 작업 유형에 대한 템플릿은 관련 데이터를 빠르게 생성하고 정리하는 데 매우 유용합니다. 템플릿을 만드는 행위 자체만으로도 정말 중요한 정보와 혼란을 야기하는 정보를 구분하는 데 도움이 됩니다."라고 Renee는 말합니다.

ClickUp의 작업 템플릿을 통해 Renee와 그녀의 팀은 반복적이거나 유사한 작업 프로젝트를 위한 템플릿을 몇 초 만에 만들 수 있습니다. 담당자 및 설명부터 하위 작업 및 의존성에 이르기까지 모든 것을 템플릿으로 만들 수 있으므로 새로운 프로젝트를 등록하는 데 필요한 작업이 줄어듭니다.

아이디어나 클라이언트의 요구 사항이 발생하면 누구나 몇 초 만에 추적 가능한 작업을 생성할 수 있습니다.

이제 각 팀은 누가 어떤 일을 하고 있는지, 누가 검토를 담당하고 있는지, 작업이 완료로 표시되기 전에 수행해야 할 작업이 무엇인지 파악할 수 있습니다.

또한 Renee의 팀은 이제 문서용 템플릿도 사용할 수 있게 되어 내부 지식 기반 및 표준 운용 절차 (SOP) 문서를 더 쉽게 만들 수 있게 되었습니다.

자동화로 시간을 절약하여 중요한 일에 집중할 수 있습니다

이름에서 알 수 있듯이 DataAutomation은 ClickUp의 자동화 기능을 최대한 활용하여 각 직원의 시간을 최대한 확보합니다.

이제 ClickUp의 트리거를 통해 상태, 담당자 또는 마감일을 자동으로 변경할 수 있습니다.

대시보드 및 시간 추적을 통한 추적

작업 진행 상황과 팀 성과를 추적하는 것은 DataAutomation이 기업으로서 성공하기 위해 필수적인 요소입니다.

ClickUp을 사용하기 전에는 수많은 프로젝트 도구가 서로 연결되어 있지 않아 작업을 추적하기가 어려웠습니다. 이제 각 팀의 작업이 대부분 ClickUp에 위치하기 때문에 대시보드를 만들어 거의 모든 작업의 진행 상황을 추적할 수 있습니다.

각 팀에는 자체 대시보드가 있어 티켓이 열린 시간, 상태의 버그, 워크플로우 병목 현상 등을 한 곳에서 모두 확인할 수 있습니다.

시간 자원을 관리하는 것은 Renee와 각 팀에게 또 다른 중요한 기능입니다.

시간 추적을 사용하면 각 직원(및 계약자)은 ClickUp의 글로벌 시간 추적을 통해 어디서나 모든 작업을 완료하는 데 걸린 시간을 자동으로 추적할 수 있습니다. 시간 추정치는 또한 새로운 작업에 대한 기준을 설정하여 기대치를 설정하고 시간 추적이 된 유사한 작업에 대한 명확한 기준을 만드는 데 사용됩니다.

대시보드와 시간 추적 기능을 모두 일상적인 워크플로우에 구현한 DataAutomation은 이제 각 시간대의 작업 진행 상황을 완벽하게 파악하고, 이전보다 더 효율적으로 팀 리소스를 관리할 수 있게 되었습니다.

결과 및 다음 단계

마케팅, 구현 및 영업 팀에 ClickUp을 도입함으로써 DataAutomation은 여러 부서에 분산된 도구에 의존하던 방식에서 팀이 한 곳에서 함께 일할 수 있는 단일 플랫폼으로 전환했습니다.

2020년 말에 각 팀에 ClickUp을 단계적으로 도입한 이후, DataAutomation의 팀은 다음과 같은 이점을 누리고 있습니다.

DataAutomation의 다음 단계는 무엇인가요?

몇 달 동안 Renee와 그녀의 팀은 DataAutomation을 여러 개의 분리된 플랫폼에서 단일 공유 작업 플랫폼으로 전환하는 데 도움을 주었으며, 그 결과 팀 협업, 생산성 및 업무 환경의 질이 크게 향상되었습니다.

"이제 영업 팀을 포함한 모든 팀을 ClickUp 작업 공간으로 통합했습니다. ClickUp 내에 모든 스페이스의 모든 작업을 통합하는 CRM을 만들었습니다. 지금은 첫 번째 단계이지만, 적절한 속도로 자동화 및 개선을 추가하고 있습니다."라고 Renee는 설명합니다.

"ClickUp을 사용하면서 가시성과 응답 시간이 개선되었습니다. '상태 시간' 추적기에서 명확한 감소 추세가 나타나고 있으며, 이는 작업이 중단될 가능성이 줄어든 것을 의미합니다."

자세히 알아보시겠습니까?