상상해 보세요: 다음과 같은 셰프의 키스를 지도상에 표시합니다 프로젝트 플랜 에 모든 결과물, 마감일 및 담당자를 표시합니다. 워크플로우 ? 정확합니다. 타임라인? 완벽합니다. 팀은? 완벽합니다. 🤩
하지만 프로젝트 중간에 팀이 플랜이 완전히 탈선한 것을 발견합니다. 그리고 정시 마무리를 위해 필요한 카페인이 부족합니다. ☕
이 시나리오는 프로젝트 관리자에게 너무나도 익숙한 상황으로, 프로젝트가 지연되는 동안 작업을 재배정하고 마감일을 미루고 클라이언트에게 사과해야 하는 경우가 종종 있습니다. 원인은 무엇일까요? 병목 현상, 즉 생산성을 저하시키는 혼잡 지점입니다.
병목현상에 대한 이해를 높이고 향후 프로젝트에서 병목현상을 방지할 수 있도록 병목현상의 정의, 식별 방법, 회사에서 이를 방지하는 방법을 자세히 알아보세요.
병목 현상이란 무엇인가요?
간단히 말해, 병목 현상은 프로젝트 플랜을 방해하거나, 탈선시키거나, 지연시키는 모든 것을 말합니다.
말 그대로 병목 현상을 생각해 보세요: 액체의 흐름을 느리게 하기 위해 만들어진 병의 좁은 지점이나 목 부분을 생각해보세요. 같은 맥락에서 병목 현상은 다음에서 발생합니다 프로젝트 관리 완료됨에 따라 해야 할 일이 너무 많은데 이를 처리할 인력, 프로세스 및 시스템이 충분하지 않은 지점, 즉 제한 지점 역할을 합니다. 🧐
산업마다 다르지만 일반적으로 두 가지 유형의 병목 현상이 있습니다:
- 단기 병목현상 : 단기 병목현상은 노동력 부족으로 인해 발생하는 경우가 많으며 일시적인 문제입니다. 예를 들어, 백화점은 12월에 연말 쇼핑객이 증가하여 병목 현상이 발생할 수 있습니다
- 장기 병목 현상: 장기 병목 현상은 비효율적인 시스템이나 프로세스가 근본적인 원인으로 오랜 기간 지속됩니다. 예를 들어, 광고 대행사가 효율적인 시스템이나 프로세스에 투자하지 않고프로젝트 관리 소프트웨어에 투자하지 않는 광고 대행사는 에 투자하지 않는 광고 대행사는 장기적인 병목 현상을 겪을 수 있습니다
ClickUp 3.0의 대시보드를 통해 팀 또는 부서 전체에서 프로젝트 상태와 남은 작업을 전체적으로 볼 수 있습니다
병목 현상은 흔한 현상이지만 프로젝트 관리자와 회사 전체에 재앙적인 영향을 미칠 수 있습니다. 병목 현상은 타임라인 지연 및 비용 증가와 함께 발생하기 때문에 도미노 효과를 일으켜 클라이언트의 불만, 예산 낭비, 마케팅 계획 폐기, 팀원들의 좌절로 이어집니다.
운영에서 병목현상의 결과
병목 현상은 프로젝트는 물론 회사 전체에 큰 혼란을 야기할 수 있습니다. 병목 현상은 원래 프로젝트 플랜의 크기, 범위, 타임라인에 따라 다르지만, 알아야 할 몇 가지 보편적인 결과가 있습니다.
마감일 누락
처리해야 할 일이 너무 많은데 이를 처리할 인력이나 프로세스가 충분하지 않으면 프로젝트 마감일을 맞추는 것이 거의 불가능해집니다. 예를 들어, 제조 공정에서 병목 현상이 발생하면 전체 생산 라인이 지연될 수 있습니다. 이는 결국 최종 제품의 출시 지연으로 이어집니다.
작업 내에서 시작 날짜와 마감일을 쉽고 빠르게 설정하거나 조건부 설정을 사용하여 완료 후 날짜가 반복되거나 새 작업을 생성하도록 설정할 수 있습니다
프로젝트 관리에서 마감일을 놓치거나 작업이 재할당되면 팀원들 사이에 긴 대기 시간이 발생할 수 있습니다. 직원이 보고서를 늦게 제출하면 상사가 검토를 미뤄야 하므로 그래픽 디자인 팀이 제 시간에 일을 시작하지 못하게 됩니다. 결과는 어떻게 될까요? 마무리를 위해 정신없이 달려가거나 최종 클라이언트에게 보고서를 늦게 전달하게 됩니다.
예산 초과
병목 현상을 경험하는 것은 예산을 초과하는 가장 쉬운 방법 중 하나입니다. 예를 들어, 공급망에 병목 현상이 발생하면 다른 공급업체로부터 소싱하거나 급하게 주문해야 합니다. 이렇게 하면 원자재 비용이 빠르게 증가하여 총 생산량이 예산을 초과하게 됩니다.
프로젝트 관리자는 병목 현상이 발생한 후 오버헤드가 급증하는 경우가 많습니다. 프로젝트에 예기치 않은 다운타임이 발생하여 프로젝트가 지연되면 회사는 일정에 맞추기 위해 직원들에게 초과 근무 수당을 지급해야 할 수도 있습니다. 또는 업무량 완화를 위해 계절 근로자나 계약직을 고용해야 할 수도 있습니다.
높은 직원 이직률
스트레스, 잘못된 의사소통, 재지정된 마감일이 계속되는 상황에서 일하고 싶어 하는 사람은 아무도 없습니다. 프로젝트 병목 현상으로 인해 팀원들이 최대 용량으로 작업하는 경우, 이는 곧 좌절과 번아웃으로 이어질 수 있습니다.
에 따르면 갤럽의 노동력 현황 2023 보고서 에 따르면 거의 절반(44%)의 근로자가 매일 스트레스를 받는다고 합니다. 이는 높은 직원 이직률로 이어지며, 51%의 직원이 적극적으로 다른 직장을 찾고 있는 이유일 수 있습니다. 교훈을 얻으세요: 최고의 인재를 유지하려면 병목 현상을 사전에 차단하여 야근, 업무 재배정, 직원들의 뒤죽박죽 프로젝트 등을 줄여야 합니다.
공급업체와의 관계 개선
생산 프로세스 전반에 걸쳐 일반적인 병목 현상을 경험하면 공급업체 또는 벤더와의 관계가 손상될 수 있습니다. 예를 들어, 몇 번의 추가 주문은 좋지만 막판에 계속되는 주문은 금방 피곤해질 수 있습니다. 또한 병목 현상으로 인해 결제를 놓치는 경우, 신뢰할 수 있는 공급업체로부터 블랙리스트에 오를 수도 있습니다.
클라이언트와의 관계 악화
병목 현상은 전반적인 생산성을 위협하여 클라이언트와의 관계를 긴장시키거나 끝낼 수 있습니다. 팀이 마감일을 놓치거나 회의 일정을 변경하거나 수준 이하의 일을 제출하면 클라이언트가 제공자를 해고할 수 있습니다. 이는 수익에 타격을 입히고 평판을 손상시켜 향후 계약을 체결하지 못할 수도 있습니다.
병목 현상을 식별하고 관리하기 위한 실용적인 단계 병목 현상
병목 현상이 비즈니스를 위협하고 있다고 의심되나요? 아래 단계에 따라 프로젝트 워크플로우에 대한 병목 현상 분석을 수행하세요. 🔍
**1. 병목 현상을 파악하세요
병목 현상을 완화하기 위한 첫 단계는 무엇일까요? 현재 직면한 문제를 이해하는 것입니다.
프로젝트 관리와 관련하여 병목 현상에는 두 가지 원인이 있습니다:
- 시스템 기반 병목현상 : 시스템 기반 또는 프로세스 병목현상은 일반적으로 처리할 수 있는 적절한 프로세스, 소프트웨어 또는 인프라가 마련되어 있지 않음을 의미합니다현재 업무량을 처리할 수 있는 적절한 프로세스나 소프트웨어, 인프라가 마련되어 있지 않다는 의미입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어, 조립 라인 설정 또는 워크플로우 자동화가 클라이언트의 요구 사항을 따라잡을 수 없을 수도 있습니다
- 인력 기반 병목 현상: 인력 기반 병목 현상은 일반적으로 프로젝트 수요를 따라잡을 수 있는 충분한 인력, 즉 적절한 인력이 부족하다는 의미입니다. 이는 계절 근로자를 고용하거나, 시니어 인력을 고용하거나, 특별한 기술을 가진 동료를 찾아야 한다는 것을 의미할 수 있습니다
ClickUp 타임라인 보기를 통해 팀 작업량을 시각적으로 비교하고 진행 상황을 추적하세요
워크플로우의 문제를 이해하면 새로운 팀원 채용, 비즈니스 프로세스 개선, 소프트웨어 업그레이드 등 문제 해결에 도움이 될 수 있습니다.
2. 프로세스 지도 만들기 프로세스 지도 만들기 는 일의 흐름에 대한 500피트 수준의 개요를 제공합니다. 프로젝트 플랜의 각 단계를 보기 때문에 어떤 작업이 제시간에 완료되고 어떤 작업이 백로그가 발생했는지 파악할 수 있습니다.
ClickUp의 마인드 맵에서 계층 구조에 따라 노드를 쉽게 재배치할 수 있습니다
일반적으로 순서도나 기타 도구를 통해 전체 프로젝트를 지도화하면 타임라인에서 경합 지점을 식별할 수 있습니다. 거기에서 메트릭을 분석하여 병목 현상이 자주 발생하는 위치를 파악할 수 있습니다.
3. 팀과 대화하기
물론 숫자는 절대 거짓말을 하지 않지만, 숫자가 항상 모든 것을 말해주지는 않습니다. 고위 경영진부터 직원까지 모든 이해관계자를 한자리에 모아 어떤 작업이 가장 시간이 많이 걸리는지, 또는 어떤 작업에서 자주 길을 잃는지 물어보세요.
팀원들과 솔직하게 대화를 나누면 누가 가장 힘들어하는지, 소통이 원활하지 않은 이유는 무엇인지, 누가 도움을 줄 수 있는지 파악할 수 있습니다.
4. 지속적인 개선 플랜 만들기
병목 현상을 파악한 후에는 프로젝트 플랜 을 조정할 때입니다. 비효율과 중복을 제거하거나 팀 전체의 업무량 균형을 맞출 수 있는 부분을 파악하세요. 지속적인 개선 플랜을 실행하면 팀의 사기를 높이고, 프로젝트의 일정과 예산을 지키며, 클라이언트 및 공급업체와의 관계를 강화할 수 있습니다.
병목현상 예방 방법: 추적을 유지하는 10가지 방법
프로젝트 관리의 병목 현상을 완화하고 싶으신가요? 아래에서 프로젝트 플랜을 추적할 수 있는 10가지 전략을 찾아보세요 업무량 관리 도구 를 사용해야 합니다. 👏
1. 워크플로우의 시각적 표현 만들기
시각적 협업이 가능한 ClickUp 화이트보드로 브레인스토밍, 전략 수립, 워크플로우 지도 그리기
병목 현상을 없애는 가장 좋은 방법은 프로젝트 플랜의 각 단계를 시각적으로 보여주는 것입니다. 프로젝트 계획의 ClickUp 화이트보드 기능을 사용해 모든 프로젝트 워크플로우를 스케치할 수 있습니다. 여기에서 팀원들은 노트를 작성하고, 혼잡한 지점을 파악하거나, 대체 워크플로우를 그릴 수도 있습니다.
2. 자동화 반복 작업
팀이 지속적으로 제한된 용량으로 작업하는 경우, 반복적인 작업을 자동화하여 부담을 덜어주세요.
사용자 업데이트 및 설명을 통해 스페이스 전반의 활성 및 비활성 자동화를 빠르게 보기 및 관리하세요
와 ClickUp 자동화 에서는 100개 이상의 자동화 기능 중에서 선택하여 워크플로우, 일상적인 작업, 프로젝트 핸드오프를 간소화할 수 있습니다. 또한 작업을 자동으로 할당하고, 댓글을 추가하거나, 상태를 업데이트하여 병목 현상을 사전에 방지할 수 있습니다. 이렇게 하면 팀에 다음과 같은 도움이 됩니다 우선순위에 집중하세요 프로젝트를 원활하게 운영하세요.
*3. 용량 플랜 구현 용량 계획 세우기 에는 주어진 프로젝트를 완료하는 데 필요한 리소스(즉, 작업을 완료하는 데 필요한 사람, 시간, 도구)를 추정하는 작업이 포함됩니다. 적절한 운영 관리의 핵심인 용량 계획은 수요 대 공급 방정식으로, 필요한 리소스와 제공해야 하는 리소스의 양을 계산하는 것입니다.
팀 작업량을 한눈에 확인하여 작업을 더 잘 위임하거나 재할당하고 누가 용량이 부족하거나 초과하는지 빠르게 파악할 수 있습니다
다행히도, ClickUp의 작업량 보기 를 사용하면 각 팀원에게 위임된 일의 양을 시각적으로 확인할 수 있어 용량 계획을 쉽게 세울 수 있습니다. 여기에서 현재 업무량과 관련된 각 팀원의 용량을 시각적으로 확인할 수 있습니다.
4. 간트 차트 만들기
ClickUp 3.0 간트 차트에서 작업을 그룹화, 필터링 또는 숨겨서 모든 일의 워크플로우를 추적하고 연결하세요 간트 차트 는 모든 것을 시각적으로 보여주는 놀라운 도구입니다 프로젝트 타임라인 를 통해 생산성을 극대화할 수 있습니다. With ClickUp의 간트 차트 를 사용하면 프로젝트 진행 상황을 추적하고, 마감일을 관리하고, 잠재적인 병목 현상을 파악할 수 있습니다. 또한 계단식 보기를 만들어 중요한 작업의 우선순위를 쉽게 지정할 수 있습니다.
5. 의존성 있는 작업 이해
병목 현상의 근본 원인 중 하나는 의존성 작업(즉, 다른 작업의 시작을 차단하거나 방해할 수 있는 작업)입니다. 와 ClickUp 의존성 를 사용하여 작업 또는 문서 간의 관계를 만들 수 있습니다. 의존성을 '차단' 또는 '대기 중'으로 만들어 팀이 항상 최적의 작업 순서를 파악할 수 있도록 하세요.
6. 프로세스 개선 템플릿을 활용하세요
프로세스 개선은 시스템 및 프로세스의 효율성 조직 내 시스템 및 프로세스의 효율성. 와 프로세스 개선 템플릿 를 사용하여 프로젝트를 변경하기 위한 동기화된 플랜을 만들 수 있습니다.
나만의 단계를 맞춤형으로 설정하거나 작업 분류 구조 템플릿의 미리 만들어진 카테고리를 사용하여 프로세스 개선 할 일을 파악하세요
다행히 ClickUp에는 사용자 정의 필드를 추가하고 보기를 사용자 정의하거나 다음과 같은 여러 템플릿이 제공됩니다 동료와 공동 작업 를 사용하여 플랜을 쉽게 실행할 수 있습니다.
7. 프로젝트를 마일스톤으로 세분화하기
몇 달, 몇 년은 아니더라도 몇 주 동안 진행되는 프로젝트는 부담스러울 수 있습니다. 큰 프로젝트가 풀리지 않는 것을 방지하려면 프로젝트를 작은 단위로 나누세요.
ClickUp 마일스톤으로 프로젝트의 중요한 지점을 쉽게 파악하고 굵은 다이아몬드 아이콘을 사용하여 모든 사람이 주요 목표에 집중할 수 있도록 하세요
구현하기 프로젝트 마일스톤 는 플랜을 여러 단계(예: 디자인 단계 또는 개발 단계)로 세분화하여 팀을 추적할 수 있도록 합니다. 프로젝트 마일스톤 활용 마일스톤 차트 를 참조하여 프로젝트의 각 단계에 대한 개략적인 개요를 확인하세요. 그런 다음 ClickUp 맞춤형 상태 기능을 사용하여 각 마일스톤을 향해 일하면서 팀을 최신 상태로 유지할 수 있습니다.
8. 팀 회원과 직접 대화하기
위에서 언급했듯이 데이터만으로는 명확한 그림이 그려지지 않는 경우가 있으므로, 프로젝트 플랜을 개선할 때는 팀원들과 직접 대화해야 합니다.
병목 현상을 방지하려면 팀원들에게 과거 프로젝트에서 효과가 있었던 일과 그렇지 않았던 일에 대한 피드백을 요청하세요. ClickUp 내에서 브레인스토밍 세션을 주최하거나 설문지 보내기 를 모든 관련 당사자에게 보내세요. 이를 통해 병목 현상이 리소스 부족 때문인지, 인력 부족 때문인지, 아니면 권한이 없기 때문인지 파악할 수 있습니다 프로젝트 관리 도구 .
9. 시간 추적 구현하기
작업 및 위치에서 추적된 시간 보기를 통해 전체 팀 진행 상황을 간단하게 살펴보세요
프로젝트가 탈선하는 이유 중 하나는 팀이 주어진 작업을 완료하는 데 걸리는 시간을 과소평가하기 때문입니다. 모든 프로젝트 일정 정확하고 활용도 높은 ClickUp 시간 추적 . 팀원들은 모든 장치에서 쉽게 시간을 기록하고, 입력을 편집하고, 시간 로그에 메모를 추가하여 더 나은 미래 시간 추정치를 만들 수 있습니다.
10. 팀 커뮤니케이션 통합
팀이 소통하지 않아서 프로젝트가 항상 궤도를 벗어나는 것은 아닙니다. 오히려 잘못된 _장소에서 소통하기 때문에 추적을 벗어날 수 있습니다
ClickUp 채팅으로 팀 커뮤니케이션을 하나의 스페이스로 통합하고 업데이트를 공유하고, 리소스를 연결하고, 손쉽게 협업하세요
팀이 프로젝트의 최신 업데이트를 찾기 위해 이메일, 텍스트 메시지, Slack 채널을 샅샅이 뒤져야 한다면 이는 결코 좋은 일이 아닙니다. 다행히도 ClickUp 채팅 보기 를 사용하면 프로젝트 관리 소프트웨어 내에서 모든 대화를 통합하여 병목 현상을 사전에 방지할 수 있습니다.
ClickUp으로 병목현상 발생하기 전에 예방 하세요
프로젝트 관리의 병목 현상은 작업은 너무 많은데 이를 처리할 리소스가 너무 적을 때 발생합니다. 혼잡으로 인해 일의 백로그가 발생하여 프로젝트 계획이 예산을 초과하거나 할당된 타임라인을 초과하게 됩니다.
다행히도 ClickUp에는 병목 현상을 파악하고 플랜을 추적할 수 있는 프로젝트 관리 도구가 있습니다. ClickUp을 사용하면 작업을 할당하고, 댓글을 달고, 프로젝트 마일스톤을 설정하고, 보기를 맞춤 설정하여 병목 현상이 발생하기 전에 방지할 수 있습니다. 또한, 반복적인 작업을 자동화하고, 수백 개의 다른 시스템과 ClickUp을 통합하고, 수천 개의 템플릿을 활용하여 팀이 일정을 준수할 수 있도록 도울 수 있습니다.
다음과 같은 경우 즉시 병목 현상을 파악하세요 오늘 ClickUp 사용해보기 . 🙌