팀 전체의 프로세스 효율성을 개선하는 방법

이제 막 비즈니스를 시작했든 베테랑 기업가든, 가능한 한 생산적이고 효율적으로 운영되기를 원합니다. 그리고 이를 돕기 위해 사람들이 판매하려는 제품, 가젯 및 기즈모는 부족함이 없습니다. ⚒️

하지만 모든 비즈니스 문제를 마술처럼 해결해 줄 것 같은 도구를 구입하기 전에 이 점을 기억하세요: Tools는 그 뒤에 숨은 전략과 프로세스만큼만 훌륭합니다. 👀

여기서 프로세스 효율성이 중요한 역할을 합니다. 프로세스 효율성은 비즈니스 문제의 근본 원인을 파악하고 새로운 기술이 정말 필요한지, 필요하다면 어떤 기술이 팀의 특정 요구사항에 가장 잘 부합하는지 평가하는 데 도움이 됩니다.

프로세스 효율성이란 정확히 무엇이며, 왜 중요한지, 그리고 팀 내에서 프로세스 효율성을 개선하기 위해 무엇을 할 수 있는지 자세히 살펴보세요.

프로세스 효율성이란 무엇인가요?

프로세스 효율성이란 리소스를 효과적으로 사용하고 낭비를 최소화하면서 원하는 결과를 얻을 수 있는 방식으로 작업을 실행하는 것을 의미합니다. 즉, 최소한의 시간, 노력, 자원으로 최고의 결과를 얻기 위해 최대한의 효과를 얻는 것을 의미합니다. 프로세스 효율성 추적을 위한 ## 주요 메트릭

이쯤 되면 "도대체 비즈니스 프로세스 효율성을 어떻게 측정할 수 있을까?"라고 생각하며 머리를 긁적거리고 있을 것입니다 비즈니스 프로세스가 얼마나 잘 수행되고 있는지 파악하는 데 사용할 수 있는 다양한 메트릭이 있습니다.

여기에는 사이클 시간, 리소스 효율성, 처리량, 리드 타임, 오류율, 수익성 및 투자 수익률이 포함됩니다. 어떤 메트릭을 사용할지는 업종, 프로세스 유형, 비즈니스 목표 등의 요인에 따라 달라집니다.

프로세스 효율성: ClickUp 대시보드

ClickUp 작업량 보기를 통해 프로세스 효율성에 대한 인사이트를 얻으세요

이제 대부분의 비즈니스에서 프로세스 효율성을 측정하는 데 사용하는 세 가지 주요 메트릭에 대해 자세히 알아보겠습니다. 🏊‍♂️

보너스: 비즈니스 프로세스 문서화 소프트웨어

사이클 시간

사이클 시간은 비즈니스 프로세스를 처음부터 끝까지 완료하는 데 걸리는 시간을 나타내는 프로세스 속도의 척도입니다.

수식은 간단합니다: 사이클 시간 = 총 시간 / 단위(또는 주기) 수

고객 문제를 해결하는 데 걸리는 사이클 시간을 측정하고자 한다고 가정해 보겠습니다. 800분 이내에 100개의 문제를 해결(또는 100개의 주기를 완료)했다면 사이클 시간을 800분 / 해결된 문제 100개 = 해결된 문제당 8분으로 계산할 수 있습니다.

사이클 시간이 짧다는 것은 비즈니스 프로세스가 빠르게 실행되고 생산성이 높다는 것을 의미하며, 사이클 시간이 길다는 것은 프로세스가 비효율적이고 생산성이 낮다는 것을 의미합니다.

처리량

처리량은 주어진 시간 내에 완료할 수 있는 작업의 수 또는 생산할 수 있는 제품의 수를 살펴봄으로써 생산 용량을 측정합니다.

계산 방법은 다음과 같습니다: 처리량 = 총 출력 / 시간*

예를 들어, 10시간에 10,000개의 초콜릿을 생산하는 제조 공장을 소유하고 있다면 공장의 처리량은 10,000개/10시간으로, 시간당 1,000개의 초콜릿을 생산할 수 있습니다. 처리량에 관해서는 높을수록 좋습니다!

처리량이 높다는 것은 생산성이 매우 높고 프로세스가 더 효율적이라는 것을 의미합니다. 반면에 처리량이 낮다는 것은 고쳐야 할 장애물이나 비효율적인 프로세스가 있다는 의미일 수 있습니다.

오류율

오류율은 정확성과 정밀도를 측정하는 척도입니다. 프로세스 또는 시스템 내에서 발생하는 오류의 빈도 또는 비율을 측정합니다.

수식은 다음과 같습니다: 오류율 = (오류 수/총 출력) x 100%*

예를 들어, 한 달에 1,000개의 택배를 발송하고 그 중 20개가 잘못 배송되었다면 오류율은 (20/1,000) x 100%, 즉 2%가 됩니다.

오류율을 낮게 유지하면 제품 및 서비스의 전반적인 품질을 개선하고 고객 만족도를 높일 수 있습니다. 🤩

프로세스 효율성 개선이 중요한 이유는 무엇인가요?

프로세스 효율성: ClickUp 효율적인 프로세스 템플릿

ClickUp의 효율적인 프로세스 템플릿으로 생산성을 높이고 모든 프로그램 활동을 추적하세요

프로세스 개선과 리소스 효율성이 왜 필수적인지 이미 알고 계시겠지만, 비즈니스 프로세스에 왜 중요한지 좀 더 자세히 살펴보겠습니다.

1. 팀의 생산성 향상하기

효율적인 비즈니스 프로세스 관리는 막힘과 불필요한 단계를 제거하여 워크플로우를 훨씬 원활하게 만듭니다. 이를 통해 팀원들은 시간 낭비나 산만함 없이 중요한 작업에 집중할 수 있습니다.

ClickUp의 맞춤형 자동화

사전 구축된 자동화 레시피를 사용하거나 필요에 따라 맞춤형으로 설정하여 팀이 가장 중요한 부분에 집중할 수 있습니다

또한 모든 사람이 자신의 역할과 책임을 명확히 알기 때문에 의심과 혼란을 최소화할 수 있습니다. 프로젝트 관리자를 고용하면 기존 프로세스나 새로운 프로세스에 대한 커뮤니케이션을 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다.

커뮤니케이션이 원활하게 흐르고 팀원 간의 핸드오프가 원활해져 지연과 오류를 최소화할 수 있습니다. ✨

2. 오퍼링의 품질 향상

프로세스 효율성은 운영의 일관성과 제어를 위한 견고한 기반을 마련합니다. 이를 통해 실수, 결함, 불필요한 반복의 가능성을 줄일 수 있습니다. 또한 실수가 발생하더라도 신속하게 감지하고 해결할 수 있습니다.

clickUp의 의존성 기능

ClickUp에서 관계에 의존성을 추가하는 방법

이러한 사전 예방적 접근 방식을 통해 운영의 무결성을 유지하고 양질의 제품과 서비스를 일관되게 제공할 수 있습니다.

3. 고객 만족도 높이기

제품과 서비스가 일관되게 고품질 표준을 충족하면 고객 만족도에 직접적인 영향을 미칩니다. 고객은 신뢰할 수 있고 일관되며 기대치를 뛰어넘는 맞춤형 제품과 서비스에 가치를 부여합니다.

프로세스 효율성을 개선하면 우수한 고객 경험을 보장하여 만족도와 충성도를 높이고 긍정적인 입소문 추천을 유도할 수 있습니다. 🤩

4. 긍정적인 브랜드 평판 구축

효율적인 프로세스는 우수성과 지속성에 대한 브랜드의 커밋을 반영합니다

비즈니스 프로세스 개선

. 이는 운영을 개선하고 고객에게 가치를 제공하기 위해 프로세스 개선 방법을 찾는 데 적극적으로 임하고 있음을 보여줍니다.

이는 고객과 이해관계자가 높이 평가하고 기억할 수 있는 전문성, 신뢰성, 안정성에 대한 긍정적인 평판을 얻는 데 기여합니다.

5. 수익 마진 증대

프로세스를 간소화하면 다음을 최적화할 수 있습니다

리소스 할당

운영 비용을 크게 절감할 수 있습니다. 또한 물량을 늘리고 품질을 개선하며 고객 만족도를 유지하여 프로세스 생산량을 극대화할 수 있습니다.

ClickUp 리소스 할당 플랜 예시

ClickUp 목록 보기에서 팀에 대한 리소스 할당 개요를 쉽게 작성하여 완료됨 작업을 더 잘 파악할 수 있습니다

또한 프로세스가 최적화되면 비즈니스는 큰 추가 비용 없이 더 많은 물량을 처리할 수 있게 됩니다. 이를 통해 새로운 시장으로 확장할 수 있는 기회가 열리고, 생산 용량을 늘리고, 규모의 경제를 활용할 수 있습니다.

이러한 모든 요소가 함께 작용하여 수익을 높이고 수익 마진을 높일 수 있습니다. 📈

6. 역동적인 팀 환경 프로모션

비즈니스 프로세스 효율성을 개선하면 역할이 명확해지고 효과적인 커뮤니케이션이 향상됩니다. 이를 통해 신속한 의사 결정이 가능해지고, 프로모션이 촉진됩니다

지속적인 개선

를 통해 팀원들이 아이디어와 제안을 제공하도록 장려합니다.

역동적인 비즈니스 프로세스 관리의 결과로 팀의 생산성, 참여도, 변화에 대한 적응력이 향상됩니다.

프로세스 효율성 향상을 위한 5단계 Teams

비즈니스는 원활한 운영을 위해 필수적인 여러 프로세스로 구성되어 있습니다. 이러한 각 프로세스의 프로세스 효율성을 개선하려면 다음과 같은 간단한 5단계를 따르세요:

1단계: 현재 프로세스 지도 그리기

프로세스를 개선하려면 먼저 프로세스가 어떻게 작동하는지 이해해야 합니다. 따라서 프로세스의 각 작업 목록을 작성하고 단계별 순서대로 명확하게 정리하세요. 다음을 사용할 수 있습니다

프로세스 지도 만들기

를 사용하여 전체 프로세스 내의 흐름과 상호 작용을 시각적으로 설명할 수 있습니다.

ClickUp 프로세스 지도 화이트보드 템플릿

프로젝트의 각 단계에서 작업이 어떻게 흘러가는지 시각화하고 목표, 활동 및

작업 항목

이 프로세스 지도 템플릿으로

순서도

값 스트림 지도,

스윔레인 다이어그램

및 프로세스 흐름 다이어그램은 프로세스 지도를 구축하기 위한 일반적인 도구 중 일부입니다. 이러한 도구를 사용하면 비효율성, 병목 현상 또는 불필요한 단계를 쉽게 식별할 수 있습니다. 🔍

사용

ClickUp 프로세스 지도 화이트보드 템플릿

를 사용하여 프로세스의 각 단계 수준에서 주요 활동을 강조하세요. 이 템플릿은 전체 워크플로우를 명확하고 종합적으로 볼 수 있게 해주며, 팀이 보다 효율적이고 효과적으로 일할 수 있도록 도와줍니다.

이 템플릿 다운로드하기

2단계: 프로세스의 강점과 약점 파악하기

프로세스 지도가 완성되었으면 이제 팀이 잘 수행하고, 목표를 회의하고, 고품질의 결과물을 제공하는 영역을 파악할 차례입니다. 이러한 성과가 높은 영역을 자세히 살펴보고 효율성을 극대화하기 위해 어떻게 더 최적화할 수 있을지 생각해 보세요. 💪

반대로, 프로세스에서 효과적으로 작동하지 않는 영역과 이에 대해 무엇을 할 수 있는지 찾아보세요. 다음은 주의해야 할 몇 가지 일반적인 문제입니다:

병목현상 : 리소스 부족, 의존성, 비효율적인 워크플로우로 인해 일이 지연되거나 쌓이는 프로세스 단계를 파악합니다
중복성: 프로세스 내에서 가치를 추가하지 않고 시간과 리소스를 소비하는 중복되거나 중복된 작업을 찾습니다
불량한 커뮤니케이션: 팀원 간 또는 부서 간 커뮤니케이션이 원활하지 않아 비즈니스 프로세스의 잦은 지연과 오류를 초래하는 영역을 파악합니다
수동 또는 반복적인 작업: 이러한 작업은 일반적으로 시간이 많이 걸리고 인적 오류가 발생하기 쉽습니다. 사용을 고려하세요 프로세스 자동화 도구 clickUp과 같은 도구를 사용하여 작업을 완료됨. 이렇게 하면 팀이 다음을 수행할 수 있습니다 시간 절약 더 중요한 작업에 집중할 수 있습니다
부적절한 교육 또는 기술 격차: 팀의 기술 부족이 프로세스 실행을 방해하는 영역을 파악하세요. 이러한 영역에 대한 교육과 개발을 제공하여 기술과 지식을 쌓고 프로세스 효율성을 개선하세요

더 많은 약점을 발견하고 이를 더 잘 이해하려면 프로세스 실행에 직접 관여하는 팀원들과 대화하세요. 개방적이고 솔직한 대화를 통해 그들의 관점, 도전 과제, 제안을 들어보세요.

3단계: 명확한 목표와 KPI 설정하기

명확한 목표는 팀원 모두에게 방향성과 목적의식을 부여하는 동시에

잘 정의된 핵심 성과 지표(KPI)

목표를 향한 진행 상황을 쉽게 추적할 수 있습니다.

ClickUp 스프린트 목표 작업 목표 예시

ClickUp을 사용하여 숫자, 금전, 참/거짓 및 작업 목표를 사용하여 진행 상황을 추적하세요

간단한 예시를 통해 자세히 살펴보겠습니다:

고객 문의에 대한 응답 속도를 높이고자 하는 고객 서비스 팀을 상상해 보세요. 그래서 다음 분기 내에 평균 응답 시간을 20% 단축한다는 명확한 목표를 설정했습니다. 목표를 향한 진행 상황을 측정하기 위해 팀은 관련 KPI를 선택합니다: 고객 문의에 대한 평균 처리 시간]을 선택합니다

평균 처리 시간을 10분에서 8분으로 줄이는 데 성공했다고 가정합니다. 이는 팀의 비즈니스 프로세스 효율성이 개선되었음을 나타냅니다. 이에 미치지 못한다면 프로세스를 재평가하고 개선해야 할 부분을 찾아야 한다는 신호입니다.

clickUp 목표 기능

가장 필수적인 KPI로 목표를 추적하고 진행 상황을 자동으로 상세하게 볼 수 있습니다

명확한 목표와 측정 가능한 KPI가 있으면 달성해야 할 목표와 진행 상황을 어떻게 측정할 것인지에 대한 이해가 공유됩니다. 그 결과, 팀은 실제로 중요한 작업에 집중하고 고품질의 결과를 일관되게 제공할 수 있습니다. 🙌

4단계: 프로세스 재설계 및 최적화하기

효과적인 재설계 및 최적화의 핵심은 명확한 목표와 KPI, 그리고 기존 비즈니스 프로세스의 약점을 철저히 파악하는 것입니다. 이를 통해 중요한 영역에 집중하고

노력의 우선순위를 정하세요

목표를 달성할 수 있도록 우선순위를 정하세요.

다음은 보다 효율적인 비즈니스 프로세스를 구축하기 위해 작업할 때 고려해야 할 몇 가지 주요 영역입니다:

개선 워크플로우 관리 프로세스 자동화 도구를 사용하여 현재 또는 새로운 프로세스를 재구성 및 단순화하고, 불필요한 단계를 제거하며, 수동 또는 반복 작업을 자동화할 기회를 모색합니다
리소스 할당 극대화: 인력, 시간, 장비 등 프로세스 내 리소스 할당을 평가하고 재분배합니다. 적절한 인력이 적절한 작업에 배정되도록 하고 팀원에게 과부하가 걸리거나 작업이 할당되지 않은 채 방치되는 것을 방지합니다
적절한 리소스 제공자: 팀 헌장 , 자세한 프로세스 지도, 그리고 표준 운용 절차(SOP) 를 통해 팀이 완료됨에 필요한 사항을 명확하게 이해할 수 있도록 하세요. 또한 기술 격차를 해소하기 위한 교육 및 온보딩 세션을 제공합니다
피드백 수집: 제안된 변경 사항을 팀원들과 공유하여 팀원들이 프로세스에 참여하고 아이디어를 브레인스토밍하며 피드백을 받을 수 있도록 하세요. 팀원들이 질문하고, 우려 사항을 공유하고, 제안을 하도록 장려한 다음, 팀원들의 의견을 고려하여 필요한 사항을 조정하세요

ClickUp 양식에 조건부 로직을 추가하는 예시