다음은 다음과 같습니다 ClickUp 우리는 프로세스를 처리하는 사람들입니다. 여러분도 그래야 합니다! 이유를 아시나요?
잘 정의된 비즈니스 프로세스는 조직이 운영 방식을 파악하는 데 도움이 됩니다. 또한 리더가 다음과 같은 방법을 이해하는 데 도움이 됩니다 회사를 더 효율적으로 운영하는 방법 .
그러나 비즈니스 프로세스의 가장 큰 장점은 비즈니스를 활용하는 능력에 있습니다. 결국, 비효율적인 기능을 가진 성공적인 비즈니스가 있을까요? 맞습니다! 없습니다.
그렇다면 여러분이 해야 할 일은 프로세스 관리, 구체적으로 비즈니스 프로세스 관리(BPM)의 로프를 배우는 것뿐입니다. 이것이 바로 저희가 이 글을 준비한 이유입니다.
비즈니스 프로세스 관리가 무엇인지, 왜 중요한지, 그리고 어떤 것들이 수반되는지 알게 될 것입니다. 또한 올바른 도구로 비즈니스 프로세스를 최적화하기 위한 템플릿과 예시, 그리고 제안 사항도 마음에 드실 것입니다.
지금 바로 시작하여 비즈니스 프로세스의 속도를 최대한 높일 수 있도록 하세요!
프로세스 관리란 무엇인가요?
프로세스 관리는 조직 내의 기존 프로세스를 분석하고, 새로운 프로세스를 정의 및 설명하며, 설명한 대로 완료될 수 있도록 기존 프로세스와 새로운 프로세스의 실행을 제어합니다.
그리고 위의 모든 작업이 완료됨으로써 궁극적인 목표는 비즈니스 프로세스를 개선하거나 최적화하는 것입니다. 그렇다면 비즈니스 프로세스란 정확히 무엇일까요?
비즈니스 프로세스는 하나 이상의 역할에 의해 수행되는 일련의 작업(또는 단계)으로, 결과물을 생성하여 목표를 달성하기 위한 일련의 작업입니다. 예를 들어, 목표가 다음과 같다고 가정해 보겠습니다 마일스톤에 도달하기 에서 비즈니스 프로세스는 한 마일스톤에서 다음 마일스톤으로 이동하는 방법에 대한 정의입니다.
프로세스 관리 예시
비즈니스 프로세스 관리란 쉽게 결론을 내릴 수 있습니다 팀워크의 표현 여러 사람이 관여할 수 있기 때문입니다. 그리고 비즈니스 프로세스를 실현하는 것은 팀 또는 조직으로서 함께 일하는 것입니다.
프로세스 관리 예시 #1: 온라인 주문 처리하기 도넛
- 고객이 도넛 100개를 온라인으로 주문합니다
- 매장 관리자가 주문을 수락하고 고객이 주문 상태를 확인할 수 있습니다
- 포장할 도넛이 충분히 준비되어 있습니까?
- 예: 직원이 도넛을 포장합니다
- 아니요: 한 직원이 주문을 처리하기에 충분한 도넛을 만드는 동안 다른 직원이 도넛을 준비합니다
- 직원이 영수증을 발행하고 도넛을 포장한 후 주문 상태를 _준비됨으로 업데이트합니다
- 직원이 포장된 도넛을 택배 기사에게 전달합니다
- 택배 기사가 주문 상태를 배송됨으로 업데이트합니다
프로세스 관리 예시 #2: 신규 직원 온보딩
- 인사팀이 지원자로부터 서명한 입사 제안서를 받습니다
- HR 팀이 직원 기록을 생성하여 계정 설정을 위해 IT 부서에 보냅니다
- IT 부서에서 신입 직원의 이메일, 컴퓨터 및 비밀번호 액세스를 설정합니다
- HR이 오리엔테이션 회의를 예약하고 신입 직원을 위한 교육 일정을 생성합니다
- 신입 사원이 오리엔테이션에 참석하여 교육을 시작합니다
- 교육을 완료한 신입 사원은 관리자의 안내에 따라 할당된 작업을 시작합니다
- 관리자는 첫 주 동안 직원의 진행 상황을 평가하고 인사팀에 피드백을 제공합니다
프로세스 관리 예시 #3: 제품 개발
- 한 팀이 고객의 니즈 또는 시장의 격차를 파악합니다
- 팀은 필요/격차 및 잠재적 솔루션을 이해하기 위해 연구를 수행합니다
- 리서치를 기반으로 팀은 타임라인, 역할 및 필요한 리소스를 포함한 제품 개발 플랜을 작성합니다
- 팀은 제품을 설계하고 테스트를 위한 프로토타입을 제작합니다
- 잠재 고객을 대상으로 프로토타입을 테스트하여 피드백을 수집하고 개선합니다
- 최종 제품이 만들어져 시장에 출시됩니다
- 영업 팀은 영업 데이터, 고객 피드백, 향후 제품 업데이트를 위해 필요한 변경 사항을 수집하고 분석합니다.
이 과정에서 무엇이 누락되었거나 달라질 수 있는 부분이 있는지 궁금하다면 여러분이 자랑스럽습니다! 여러분은 비즈니스 프로세스 관리의 정신을 잘 이해하고 있기 때문입니다.
보너스: 프로세스 지도 작성 도구
비즈니스 프로세스 관리가 중요한 이유는 무엇인가요?
저희처럼 업무 효율성을 중요하게 생각하신다면 비즈니스 프로세스 관리에 관심을 가져야 합니다. 그래야 더 적은 리소스로 더 원활하고 빠르게 비즈니스 목표를 달성할 수 있습니다.
적절한 프로젝트 프로세스 관리가 없다면 프로젝트에서 누가 어떤 작업을 담당했는지 모두가 알 수 없습니다. 이는 팀이 추가되면 더욱 어려워집니다.
ClickUp의 스프린트는 제품 로드맵에 대해 팀을 조정하여 누가 무엇을 하고 있는지에 대한 완전한 가시성을 유지합니다
Teams는 여러 그룹이 참여하는 모든 단계에서 프로세스에 대한 가시성이 절대적으로 필요합니다. 또한 프로세스 관리는 조직의 모든 움직이는 부분을 연결하여 다음 대상에게 가치를 전달합니다 프로젝트 이해관계자 그리고 궁극적으로 비즈니스.
프로세스 관리의 5단계
불필요한 시간이나 리소스를 낭비하는 프로세스 관리 프로세스는 비효율적입니다. 따라서 이러한 프로세스를 효율적으로 만들거나 제거해야 합니다.
하지만 여기에 문제가 있습니다: 프로세스를 식별하고 비효율적인 프로세스 개선 는 쉽지 않습니다. 프로세스가 조직에 뿌리내리면 이를 바꾸면 저항이 트리거된다는 것을 잘 알고 있기 때문입니다. 안타깝지만 어쨌든 회사의 프로세스를 지속적으로 개선해야 합니다.
그러기 위해서는 비즈니스 프로세스 관리 라이프사이클을 따르세요:
1단계: 플랜 세우기
이 단계에서는 회사의 비즈니스 전략을 분석하는 것부터 시작해야 합니다. 이것이 바로 조직이 향후 목표를 달성하기 위해 나아갈 방향입니다. 그리고 이러한 지식은 전체 비즈니스 프로세스 관리 수명 주기를 안내하는 초석이 됩니다.
프로세스 관리 플랜을 수립하려면 먼저 다음과 같이 해야 합니다:
- 회사의 현재 비즈니스 목표를 이해합니다,오브젝트및 전략
- 조직 내에 존재하는 비즈니스 프로세스를 식별하고 이미 분석, 정의 및 설명된 것과 그렇지 않은 것을 구분합니다
- 이러한 모든 프로세스를 관리하는 비즈니스 규칙을 발견합니다
- 각 프로세스에 병목 현상, 중복 또는 높은 비용 지출과 같은 약점이 있는지 여부와 그 위치를 파악하세요
- 각 프로세스가 1번의 결과와 일치하는지 확인합니다
그런 다음, 이 단계를 통해 얻은 인사이트에 따라 다음에 수행할 작업에 대한 몇 가지 옵션이 있습니다. 다음 중 하나를 선택할 수 있습니다:
- 디자인 및비즈니스 프로세스 문서 식별된 기존 프로세스
- 목표, 목표 또는 전략과 일치하지 않거나 중요한 비즈니스 규칙을 놓치거나 약점 및 비효율성이 있는 프로세스를 업데이트하거나 완료합니다
헹구고 반복 전문가 팁: 새로운 프로세스가 등장할 수 있으므로 프로세스 계획 단계를 적어도 1년에 한 번은 반복하세요. 이렇게 하면 비즈니스 프로세스를 항상 최신 상태로 유지할 수 있습니다.
2단계: 모델링하기
이 단계에서는 비즈니스 프로세스가 다양한 역할, 시스템(반드시 기술적인 것일 필요는 없음), 정보 및 오브젝트(비즈니스에 따라 다름)의 작업을 조율한다는 점을 염두에 두고 비즈니스 프로세스를 설계하고 표현해야 합니다.
그리고 '설계'란 각 프로세스를 개념화하고 말 그대로 워크플로우(또는 워크플로우의 집합)를 그리는 것을 의미합니다. 시각적으로는 다이어그램이나 플로우차트를 만들 수 있으며, 이러한 다이어그램은 고급 프로젝트 관리 도구 clickUp처럼!
ClickUp 화이트보드로 구축한 이메일 캠페인 워크플로우 예시
다음 내용을 읽거나 들으셨다면 워크플로우 관리 비즈니스 프로세스는 워크플로우(때로는 여러 워크플로우)로 표현되기 때문입니다. 그러나 비즈니스 프로세스 관리는 워크플로우를 만들고 최적화하는 것 이상의 의미를 지니며, 이것이 바로 워크플로우 관리의 초점입니다.
또한 프로세스 관리 전문가는 종종 워크플로우 다이어그램을 만들 때 비즈니스 프로세스 모델 및 표기법(BPMN) .
최고의 선택을 확인하세요 워크플로우 예시 !
3단계: 실행
이전에 설계한 비즈니스 프로세스를 구현하려면 다음을 사용해야 합니다 BPM tool . 그리고 선택한 도구로 프로세스를 실행할 때 따르는 것이 권장되는 두 가지 골드 단계는 다음과 같습니다:
- 단일 팀 또는 부서에서 몇 명의 참가자와 함께 새로 디자인한 각 프로세스를 테스트합니다
- 조직의 나머지 구성원들이 점차적으로 프로세스를 채택하도록 허용합니다
프로세스 실행에 대한 이러한 신중한 접근 방식은 가능한 설계 결함의 영향을 최소화할 수 있습니다.
4단계: 모니터링
비즈니스 프로세스가 실행되고 있나요? 실행 중입니다. 그렇다면 프로세스를 분석하여 정확히 어떻게 실행되고 있는지 확인해야 합니다.
프로세스 모니터링을 통해 병목 현상, 반복적인 작업 및 기타 해결해야 할 문제를 파악할 수 있습니다. 보다 심층적인 수준에서 현재 프로세스를 모니터링한다는 것은 프로세스의 각 부분을 철저히 검토하는 것을 의미합니다. 비즈니스 프로세스 자동화하기 는 이러한 반복적인 작업의 수작업을 줄여줍니다.
ClickUp의 수백 가지 기능 중 하나를 사용하여 단 몇 번의 클릭만으로 반복적인 작업을 자동화하세요 워크플로우 자동화 템플릿
잘 작동하는 부분과 개선이 필요한 부분을 정확히 찾아내는 것이 목표입니다(개선이 필요한 부분의 종류도 함께). 고객 분석 또는 클라이언트 온보딩 프로세스는 실행이 고객 참여 수준에 어떤 영향을 미치는지 파악하는 효과적인 방법입니다.
또한 온보딩과 관련된 정보 시스템에서 이벤트 로그 데이터를 마이닝하여 프로세스에 문제가 있다는 신호를 얻을 수도 있습니다. 이는 프로세스 성과를 이해하기 위한 데이터 기반 접근 방식입니다.
또한 프로세스 분석 데이터에서 새로운 프로세스를 자동으로 발견할 수 있습니다. 하지만 실제로 프로세스를 어떻게 분석할까요? 비즈니스 프로세스 모니터링 도구를 사용하면 됩니다.
혈액 검사 보고서와 마찬가지로 이러한 tool은 프로세스의 상태를 평가합니다. 예를 들어, 고객 만족도를 평가할 수 있습니다, 사이클 시간 , 매출, 생산성 및 기타 여러 메트릭을 확인할 수 있습니다.
그러나 건강 검진처럼 몇 주 또는 몇 달마다 반복해야 합니다. 그렇지 않으면 프로세스 장애를 피하기에는 너무 늦은 시점에야 비효율적인 프로세스를 발견할 수 있습니다(모든 관련 비용과 단점이 수반됨).
보장 비즈니스 프로세스 자동화 tools는 일상적인 업무를 수행하는 데 걸리는 시간을 단축하는 데 사용됩니다. 전체 프로세스 관리 플랜은 다른 스페이스보다 특정 스페이스에 더 많은 주의를 기울여야 합니다.
5단계: 최적화
최적화 단계 또는 제어 단계는 개선이 필요한 비즈니스 프로세스를 미세 조정하는 단계입니다. 이를 통해 효율성을 유지하고 회사의 비즈니스 목표와 전반적인 프로세스 관리 플랜을 달성할 수 있습니다.
일부 프로세스 관리 예시 최적화에는 다음이 포함될 수 있습니다:
- 중복 작업 또는 프로세스 제거
- 워크플로우 자동화
- 프로세스 참여자 간의 적절한 커뮤니케이션 개선비즈니스 도구 그리고 최적화한 프로세스를 모니터링하는 것을 잊지 마세요! 결국 이것은 주기입니다.
지금 바로 시작할 수 있는 프로세스 관리 템플릿
워크플로우를 간소화하여 비즈니스 프로세스를 최적화할 수 있다는 생각으로 돌아가 봅시다. 그리고 자동화를 통해 워크플로우를 간소화할 수 있습니다.
프로세스 관리 템플릿은 워크플로우 자동화의 기초 중 하나입니다. 아래의 세 가지 템플릿은 워크플로우 관리를 처음 시작할 때 살펴볼 것을 권장하는 템플릿입니다.
1. ClickUp PDCA 프로세스 화이트보드 템플릿
모든 작업을 4단계로 쉽게 분류하세요: 플랜, 실행, 확인, 행동 단계
품질 관리에 관심이 있다면 이미 플랜, 실행, 확인, 행동(PDCA) 주기를 알고 계실 것입니다 지속적인 개선 주기. 하지만 이 ClickUp PDCA 화이트보드 템플릿 를 사용하면 PDCA 프로세스 관리 플랜을 완전히 다른 차원으로 끌어올릴 수 있습니다.
이 템플릿을 사용해 작업을 PDCA 주기의 4단계로 분류하세요. 펜과 종이 대신 템플릿을 사용한다는 것이 어리석게 들릴 수도 있지만, 저희를 믿으세요.
이 화이트보드 템플릿은 다음을 사용합니다 비즈니스 프로세스 관리 소프트웨어 작업을 더 작은 단계로 세분화하는 것 이상의 기능을 제공합니다. PDCA 화이트보드는 더 나은 프로젝트 관리를 위해 PDCA 프로세스의 실행을 지원합니다.
PDCA 템플릿 다운로드하기
2. ClickUp 회사 프로세스 문서 템플릿
표준 운용 절차(SOP), 휴가 신청 프로세스 등을 문서화하려면 이 ClickUp 문서 형식을 사용하세요
With ClickUp의 프로세스 문서 템플릿 를 사용하면 비즈니스 프로세스 문서화가 훨씬 쉬워집니다. 템플릿을 사용하여 문서화하기 표준 운용 절차(SOP) 프로세스 개선을 위한 휴가 요청 단계와 같은 표준 운영 절차를 참조하세요.
워크플로우에서 작업을 정의하는 것과 작업을 완료하기 위해 무엇을 해야 하는지 정확히 아는 것은 별개의 문제이기 때문입니다.
자세한 내용은 다음을 참조하세요 프로세스 문서 템플릿 !
회사 프로세스 템플릿 다운로드하기
3. ClickUp 비즈니스 프로세스 및 절차 템플릿
살아있는 프로세스 문서를 만드는 데 필요한 작업을 강조 표시하세요
회사에서 BPM 소프트웨어로 비즈니스 프로세스를 실행하기 시작하면 다음을 사용하세요 clickUp의 프로세스 및 절차 템플릿을 사용하세요 를 클릭하여 내부 프로세스의 개요를 확인할 수 있습니다:
- 마감일, 우선순위, 완료됨 비율 및 완료된 작업의 번호를 통해 프로세스 개선 세부 정보 얻기(예를 들어, 부서별로 프로세스를 그룹화하여)
- 문서 생성이 필요한 작업 및 해당 문서의 단계
- 프로젝트 관리 시스템을 통해 프로세스가 서로 어떻게 흘러가는지 확인
프로세스 및 절차 템플릿 다운로드하기
보너스: SOP 소프트웨어 !
비즈니스 프로세스 관리 소프트웨어를 사용하여 프로세스 관리 최적화
다양한 BPM 소프트웨어 옵션으로 구성된 BPM 제품군은 비즈니스 프로세스 관리의 모든 단계를 구현하는 데 도움이 됩니다. 그 전에 BPM의 몇 가지 강점과 프로젝트 관리 도구(예: ClickUp)에 대해 알려드리겠습니다.
ClickUp의 15개 이상의 사용자 지정 가능한 보기를 통해 자신에게 가장 적합한 방식으로 작업, 프로젝트 및 워크플로우를 시각화하세요
- 워크플로우를 자동화합니다: 사전 정의된 맞춤형 자동화를 통해 회사의 모든 비즈니스 프로세스에 활기를 불어넣고 수동적이고 반복적인 일을 없앨 수 있습니다.
- 협업을 지원합니다: 건초 더미에서 바늘 찾기처럼 프로세스의 맥락이나 이메일을 잃지 않고 절차를 명확히 하세요. BPM 도구를 사용하면 팀원들이 작업에 댓글을 달고 해당 작업에 파일을 첨부할 수 있습니다. 심지어 댓글을 작업으로 변환할 수도 있습니다!
- 보고서를 제공합니다: 프로세스를 효과적으로 설계했는지 확인하는 데 신뢰할 수 있는 종합적인 프로세스 데이터를 제공합니다. 이 보고서는 팀의 성과를 세분화하여 특정 기간 동안의 생산성을 확인할 수 있습니다.
비즈니스 프로세스 자동화의 이점 ## 비즈니스 프로세스 자동화의 이점
비즈니스 프로세스 관리의 5단계는 자동화를 위한 필수 단계입니다. 그리고 ClickUp과 같은 BPM 도구는 작업과 워크플로우를 자동화하는 데 도움이 되므로, 여기서는 비즈니스 프로세스 자동화의 이점을 강조하고자 합니다:
- 시간 및 비용 효율성: 반복적인 작업을 자동화하면 시간과 비용을 절약할 수 있어 직원들이 더 중요한 작업에 집중할 수 있습니다.
- 일관성 및 정확성 향상: 자동화는 인적 오류를 줄여 결과적으로 프로세스의 일관성과 정확성을 높입니다. 이는 또한 고객 만족도 향상으로 이어집니다.
- 간소화된 프로세스: 비즈니스 프로세스 자동화는 불필요한 단계를 없애고 절차를 간소화하여 프로세스를 간소화하는 데 도움이 됩니다.
- 실시간 데이터 인사이트: 자동화된 프로세스를 통해 실시간 데이터 인사이트를 수집하여 보다 정확한 정보에 기반한 비즈니스 의사 결정을 내릴 수 있습니다.
일반적으로 완료된 작업, 작업한 작업 번호, 미완료 작업이 있는 회원, 시간 추정치, 시간 추적 등 다양한 측정값을 알려주는 위젯을 사용하여 보고서를 맞춤형으로 설정할 수 있습니다. ClickUp 사용해 보기 을 사용해 보시고 의견을 남겨 주세요. 여러분의 비즈니스 프로세스 관리가 어디로 나아가야 할지 궁금합니다!