프로젝트를 시작하기 전에 관리자가 가장 먼저 설정하는 것 중 하나는 마감일, 즉 프로젝트를 납품해야 하는 전날입니다. 마감일이라고도 하는 이 기한은 프로젝트의 마감일 역할을 합니다.
제품 관리자를 대상으로 한 연구에서, Gartner 에 따르면 출시의 45%가 최소 한 달 이상 지연되는 것으로 나타났습니다! 프로젝트, 부서, 조직, 지역에 관계없이 다양한 이유로 기한을 놓치는 일은 매우 흔하게 발생합니다.
이 블로그 게시물에서는 마감일을 지키는 것이 중요한 이유와 직면하는 어려움, 그리고 프로젝트에서 마감일을 지킬 가능성을 높이는 방법을 살펴봅니다.
회의 마감일의 중요성
프로젝트 팀은 점선에 서명하면서 마감일을 커밋합니다. 이 커밋 자체만으로도 마감일을 지켜야 하는 충분한 이유가 됩니다. 하지만 그뿐이 아닙니다.
신뢰성: 커밋한 마감일을 지키는 것은 신뢰성의 기본 지표입니다. 이는 귀하가 신뢰할 수 있고 신뢰할 수 있다는 것을 보여줍니다.
운영 우수성: 프로젝트를 제시간에 제공하면 기술, 역량 및 운영의 우수성을 입증할 수 있습니다. 프로젝트를 예측하고, 일정을 잡고, 제공할 수 있음을 보여줍니다.
재정적 신중함: 계약서에 납품 지연에 대한 위약금 조항이 있는 경우가 있는데, 이는 프로젝트 기한을 지키지 못해 손해를 볼 수 있음을 의미합니다. 프로젝트를 제시간에 완료하면 합의한 금액을 받을 수 있습니다.
미리 계획할 수 있는 자유: 프로젝트가 제시간에 완료될 것이라는 확신이 들면 다음 프로젝트를 자신 있게 예약할 수 있습니다. 이는 비즈니스 연속성, 더 나아가 수익성에도 도움이 됩니다.
마감일을 지키는 것이 가장 기본적인 직업적 의무라는 것은 두말할 나위가 없지만, 항상 쉬운 일은 아닙니다.
회의 마감일과 관련된 일반적인 어려움
조직은 종종 커밋한 마감일을 지키는 데 어려움을 겪습니다. 가장 일반적인 것 중 일부는 다음과 같습니다.
오버 커밋: 영업 팀이 마감 기한을 초과하여 프로젝트 팀이 회의에 참석하기 어려울 수 있습니다.
과소평가: 프로젝트 팀은 종종 관련 노력을 과소평가하여 불가능할 정도로 촉박한 마감일을 커밋합니다.
달성할 수 없는 일정: 프로젝트 팀은 요구 사항을 이해하고 노력을 강화할 시간이 필요합니다. 프로젝트 관리자는 첫날부터 작업 일정을 설정함으로써 자신과 팀이 마감일을 놓치지 않도록 대비합니다.
잘못된 우선순위 지정: 작업에는 계층과 의존성이 있습니다. 다음과 같은 경우 우선순위 지정 를 제대로 지정하지 않으면 팀은 혼란과 혼돈에 빠지고 결국 마감일을 놓치게 됩니다.
협업 부족: 다양한 팀원들이 서로 정기적으로 소통하지 않으면 정보가 누락될 가능성이 높습니다. 그 결과 표준 이하의 결과물이 제공되고 재작업을 해야 하며 마감일은 더욱 미뤄지게 됩니다.
다행히도 수천 개의 조직이 이전에 이러한 문제에 직면하여 이를 극복하기 위한 입증된 전략과 최고의 실행 방식을 개발했습니다. 그들로부터 영감을 얻으세요!
마감 기한을 지키기 위한 10가지 입증된 전략
마감일을 달성할 수 있으려면 현실적이어야 합니다. 즉, 해당 타임라인 내에 합리적으로 일을 완료할 수 있어야 합니다.
프로젝트 마감일을 지정하기 전에 범위를 명확히 파악하세요. 작업의 윤곽을 잡고, 팀 크기를 계획하고, 필요한 인력을 추정하고, 납기 일정을 지도화하세요. 달성 가능해 보이는 경우에만 커밋하세요.
현실적인 마감일을 커밋했으니 이제 마감일을 지키기 위한 10가지 입증된 전략을 소개합니다.
1. 프로젝트를 작업과 하위 작업으로 세분화하기
로마는 하루아침에 지어지지 않았듯이 프로젝트도 마찬가지입니다. 따라서 프로젝트를 관리하기 쉬운 작은 작업으로 나누세요.
- 명확히 하세요프로젝트 목표* 작업과 하위 작업의 명확한 계층 구조를 설정하여 하나가 다음 작업에 추가되는지 확인합니다
- 각 작업에 대한 자세한 개요/사용자 스토리를 작성하여 팀원들이 해야 할 일을 이해할 수 있도록 합니다
- 프로젝트의 특정 단계가 완료되었음을 나타내는 마일스톤을 만듭니다
- 각 작업에 대해 사용자와 감독자를 지정하여 작업량을 균등하게 배포합니다
- 예상 표준에 따라 작업이 완료됨을 보장하기 위해 체크리스트를 포함합니다
- 모든 작업에 대한 시작 날짜 및 마감일 설정
- 작업과 하위 작업의 우선순위를 신중하게 정하세요
스탠드업 회의, 회고, 보고 등과 같은 운영 작업을 잊지 마세요.
2. 프로젝트 관리 소프트웨어 사용
ClickUp의 15개 이상의 보기와 고유한 계층 구조로 프로젝트를 쉽게 탐색하세요
A 작업 관리 소프트웨어 의 주요 목적은 사용자와 팀의 운영 부담을 덜어주는 것입니다. 프로젝트 관리 도구 clickUp과 같은 도구를 사용하면 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다:
가시성: 팀의 모든 사람이 어떤 일이 계획되어 있고, 완료됨, 남은 작업 등을 볼 수 있습니다. 이를 통해 모든 사람이 맥락을 파악하고 총체적으로 기여할 수 있습니다.
액세스: 프로젝트에 관한 모든 정보가 한 곳에 통합되어 있어 누구나 필요할 때 언제든지 액세스할 수 있습니다. 말 그대로 모든 사람이 같은 페이지를 공유할 수 있습니다.
협업: 동료에게 질문이 있으신가요? 작업 아래에 댓글을 남기고 동료를 태그하세요. 동료에게 알림이 전송되고 제시간에 상황에 맞게 답변해 드립니다.
연결: 프로젝트는 단순한 작업 모음 그 이상입니다. 여기에는 문서, 워크플로우, 대화 및 기타 기관의 지식이 포함됩니다. ClickUp과 같은 도구를 사용하면 모든 팀원이 이러한 연결을 사용할 수 있습니다.
추정: 이전에 ClickUp에서 유사한 프로젝트를 관리한 적이 있다면 필요한 모든 운영 데이터를 이미 확보하고 있을 것입니다. 이를 통해 신속하게 노력을 추정하고 마감일을 맞추기 위한 계획을 세울 수 있습니다.
일일 플랜: ClickUp은 또한 일일 플래너 앱 를 사용하면 나와 팀이 매일 해야 할 일이 무엇인지 명확하게 파악할 수 있습니다.
ClickUp이 '프로젝트 관리' 측면을 처리하므로 팀원들은 각자의 작업에 집중할 수 있습니다.
3. 의존성 관리
마감일을 놓치는 가장 확실한 방법은 작업이 사일로에서 작동하고 독립적으로 완료할 수 있다고 가정하는 것입니다. 실제로 모든 프로젝트의 대부분의 작업은 다른 작업에 의존성을 가지고 있습니다.
예를 들어, 개발팀은 디자인 팀이 UI를 완료한 후에야 홈 페이지 작업을 시작할 수 있습니다. UI를 디자인하려면 작가가 카피를 작성해야 합니다. 비즈니스 팀에서 개요를 제공한 경우에만 그렇게 할 수 있습니다.
어느 단계에서든 지연되면 최종 마감일이 밀리거나 마지막 단계에서 작업하는 사람들에게 과도한 압박을 줄 수 있습니다. 세부적인 일정을 세우는 것은 도움이 되지만, 이를 관리하는 것은 또 다른 문제입니다.
작업을 설정할 때 의존성을 염두에 두세요. ClickUp 작업 를 사용하면 각 작업 및 하위 작업에 마감일을 지정할 수 있습니다. 팀을 모아 의존성에 대해 논의하세요. 프로젝트의 이익을 위해 마감일을 지키겠다는 팀원들의 커밋을 받아내세요.
다음을 사용하여 이러한 의존성을 지도화하세요 ClickUp 작업 우선순위 를 설정하여 팀원 모두가 지연의 결과를 알 수 있도록 하세요.
확실하지 않은 경우 작업 우선순위 지정 및 의존성을 확인하십시오 ClickUp의 우선순위 지정 템플릿 를 참조하세요.
의존성을 염두에 두고 ClickUp으로 올바른 방식으로 작업의 우선순위를 정하세요
4. S-커브 사용
S-커브는 X축과 Y축에 걸쳐 누적 데이터 포인트를 표시하는 수학적 그래프입니다. 일반적인 프로젝트는 문자 S의 모양을 취하기 때문에 이름이 붙여졌습니다.
고객 관계 관리(CRM) 소프트웨어를 구축한다고 가정해 보겠습니다. 코드 작성을 시작하기 전에 업계, 고객 유형, 캡처해야 할 정보 등을 이해해야 합니다. 처음에는 시간이 걸립니다.
첫날부터 코딩 작업을 예약하면 작업 마감일을 놓치고 전체적으로 지연될 수 있도록 설정하게 됩니다.
시간과 진행 상황을 S 곡선 양식으로 표시하면 천천히 시작하여 시간이 지남에 따라 작업 완료를 가속화하는 데 도움이 됩니다.
코딩 작업의 ClickUp 시작 날짜 및 마감일 를 설정하여 각 작업에 대한 스케줄을 쌓아두세요. 이렇게 하면 프로젝트를 시작할 때 여유를 갖고 자신감이 생겼을 때 추진력을 키울 수 있습니다.
5. 일정 버퍼 시간
프로젝트 관리자가 저지르는 가장 큰 실수 중 하나는 촉박한 마감일을 커밋한 후 중요한 작업을 너무 빡빡하게 묶는 것입니다. 이렇게 하면 두 가지 구체적인 문제가 발생합니다.
- 긴박감을 조성하여 혁신이나 품질에 집중할 수 있는 스페이스가 사라집니다
- 팀원의 개인적인 긴급 상황과 같은 피할 수 없는 상황에 대비할 수 있는 스페이스가 없습니다
프로젝트를 플랜하는 동안 여유 시간을 따로 설정하세요 작업 스케줄링 앱에서 . 팀원들이 작업을 완료하는 데만 쫓기지 않고 창의력을 발휘할 수 있도록 숨 쉴 수 있는 스페이스를 제공하세요. ClickUp의 시간 관리 기능이 도움이 될 수 있습니다! 작업, 하위 작업 및 의존성을 설정했으면, 클릭업의 ClickUp 달력 보기 를 클릭하면 큰 그림을 볼 수 있습니다.
ClickUp의 달력 보기로 큰 그림 보기
마감일이 너무 가까우면 다른 날로 끌어다 놓으세요. 이렇게 하면 종속성 있는 작업의 일정도 자동으로 재조정됩니다.
하지만 일은 완료할 수 있는 시간을 채우기 위해 확장된다는 파킨슨의 법칙을 기억하세요. 미루지 않기 위해 너무 많은 버퍼를 두지 마세요. 마감일은 프로젝트를 완료해야 하는 긴급성을 나타냅니다.
6. 스코프 크리프 방지 범위 크리프 클라이언트/프로젝트 스폰서가 프로젝트의 원래 목표를 변경하거나 추가하는 경우입니다. 범위 크리프는 일반적으로 완료해야 할 일이 늘어나고, 중간에 새로운 작업이 삽입되며, 마감일에 대한 접근 방식이 탈선하는 결과를 초래합니다.
프로젝트 관리자는 범위 크리프를 방지할 책임이 있습니다. 처음부터 명확한 요구 사항을 수집하면 이를 방지할 수 있습니다. ClickUp의 제품 요구사항 문서(PRD) 템플릿 는 훌륭한 출발점입니다.
ClickUp으로 범위 크립 방지
또는 새 범위를 수용하기 위해 프로젝트 일정을 새 마감일로 변경할 수 있습니다.
7. 진행 상황 추적하기
모든 프로젝트를 파악하고 마감일을 놓치지 마세요
마감일이 오늘인데 프로젝트를 완료할 수 없는 상황에 처한 적이 있으신가요? 이런 상황은 특히 다음과 같은 경우에 발생합니다 여러 프로젝트 관리하기 한 번에 관리하기.
마지막 날에 압도당하지 않으려면 정기적으로 진행 상황을 파악하세요.
- ClickUp 대시보드에서 번업 및 번다운 차트를 확인하세요
- 작업량 보기를 통해 누가 일정보다 앞서고 있는지, 뒤처지고 있는지 알아보세요. 어려움을 겪고 있는 사람들을 위한 도움 제공
- 칸반 보기를 사용해 상태별로 작업을 정렬하세요
- 간트 차트를 사용해 예정된 작업과 그 의존성을 시각화하세요
- 달력 보기를 사용해 일, 주 또는 월별로 향후 작업 보기
8. 효과적인 시간 관리
성공적인 프로젝트 납품을 위한 중요한 요소 중 하나는 시간 관리입니다. 팀의 시간을 모니터링, 추적, 관리하여 일정을 잘 지킬 수 있습니다. 또한, 과잉 업무에 시달리며 끝없이 일하는 사람이 없도록 할 수도 있습니다. 그리고 촉박한 마감일을 맞추지 못하도록 설정하지 않아도 됩니다.
여러 시간 관리 도구 가 시중에 나와 있다면 프로젝트 성공을 위해 시간 추적을 활용하도록 설계된 도구를 사용하는 것이 가장 좋습니다. ClickUp의 시간 추적 기능 기능이 바로 그 역할을 합니다. 팀은 ClickUp을 사용하여 모든 기기에서 시간을 추적할 수 있습니다. 작업을 수행하는 동안 타이머를 시작 및 중지하거나 수동 추적을 통해 시간을 소급하여 추가할 수 있습니다.
ClickUp 시간 추적으로 팀의 업무량을 더 잘 이해하세요
시간 입력에 노트를 추가하여 정확히 어떤 작업에 시간을 소비했는지 확인할 수 있습니다. 또한, 작업의 우선순위를 지정할 수 있는 시간 관리 매트릭스 clickUp 내에서 바로 확인할 수 있습니다.
프로젝트 관리자는 상세한 타임시트와 시간 추정 및 추적에 액세스할 수 있습니다. 이를 통해 각 팀원의 업무 수행 방식을 파악하고 필요한 도움을 받을 수 있습니다.
9. 가능한 것은 자동화하세요
ClickUp의 맞춤형 자동화
매일 수십 개의 사소하고 반복적인 프로젝트 관리 작업을 완료해야 합니다. 프로젝트 관리자는 종종 일일 체크리스트 앱 를 실행하여 완료됨을 확인합니다.
단, 모든 항목을 직접 수동으로 수행할 필요는 없습니다. 가능한 한 많이 자동화하여 문제를 해결하고 팀에 도움이 되는 시간을 확보하세요. ClickUp 자동화 에는 다음과 같은 모든 종류의 프로젝트 시나리오를 위한 100개 이상의 사전 구축된 워크플로우가 있습니다:
- 상태 변경 시 담당자 추가하기
- 우선순위 변경 시 사용자 알림 보내기
- 특정 날짜에 반복 작업 만들기
- 마감일이 지나면 관찰자 추가하기
- 추적된 시간이 예상 시간을 초과하면 관리자에게 알림 보내기
자동화를 처음 사용하시나요? 저희가 도와드리겠습니다. 저희의 자동화 예시 가이드!
10. 모든 이해관계자와 적극적으로 소통하기
최선의 노력에도 불구하고 통제할 수 없는 요인으로 인해 마감일을 맞출 수 없는 경우가 있습니다. 예를 들어, 전 세계적인 팬데믹이나 우크라이나 전쟁으로 인해 공급망에 해결할 수 없는 문제가 발생하여 여러 조직의 마감일이 미뤄졌습니다.
마감일을 놓칠 것 같으면 이해관계자에게 계속 알려주세요. 프로젝트 스폰서나 클라이언트에게 지연이 예상됨을 알립니다. 프로젝트 팀과 상의하여 마감일에 가깝게 프로젝트를 완료하기 위해 할 수 있는 일이 있는지 알아보세요.
다시는 마감일을 놓치지 마세요
약속을 하고 지키는 것은 프로페셔널리즘의 특징입니다. 약속인 만큼 마감일은 중요합니다.
마감일을 놓치는 경우가 종종 있다는 것은 널리 알려진 사실이지만 일정보다 늦는다고 해서 프로젝트 관리 능력이 뛰어나다고 볼 수는 없습니다.
ClickUp으로 프로젝트 관리를 개선하고 마감일을 절대 놓치지 마세요. 프로젝트 플랜이 필요하신가요? 작업을 사용하세요. 일정을 잡아야 하나요? 날짜와 시간을 사용하세요. 작업의 의존성이 걱정되시나요? 작업을 쉽게 연결하세요.
마감일이 현실적인지 확실하지 않으신가요? 달력이나 작업량 보기를 사용해 가능한지 확인하세요. 진행 상황을 파악하고 싶으신가요? 대시보드를 사용하세요. 여러 프로젝트를 한 번에 관리하고 싶으신가요? 걱정 마세요!
ClickUp은 진행 상황을 파악하는 데 필요한 모든 도구를 갖추고 있습니다. 아직 확신이 서지 않으시나요? 직접 확인해 보세요.