イベント管理が難しいのはなぜでしょうか？それは大きなタスクを1つ実行しなければならないからではありません。むしろ、見落としてしまう無数の小さなタスクが原因なのです。
管理すべきタイムライン、配信すべきコンテンツ、調整すべきスポンサー、共有すべき更新情報——これらを同時にこなすことも珍しくありません。そして、あなたがその仕事をリードしているなら、全体像を前進させつつ、細部が遅れれば即座に対応することが求められます。
イベント全体を一人で管理している場合、コンテンツ戦略家、プロジェクトコーディネーター、COOを兼務する時間などありません。
それが、私がClickUpスーパーエージェントを用いたAI駆動型イベント企画で解決しようとした課題です。
自己紹介：ClickUp Verified Consultant
私はClickUp Verified Consultantのアンナ・ブロックです。チームの負担を増やさずに複雑な取り組みを実行できるシステム設計を支援する業務に多くの時間を費やしています。最近のClickUpコミュニティウェビナーでは、イベント管理にClickUpのスーパーエージェントを活用する方法を共有しました。
このブログ記事では、ある組織（仮にユースセンターと呼びましょう）が主催する年次イベントのキャンペーン全体を、階層から盛り上げまで、ClickUpのAIスーパーエージェントを活用してプランする実践例をご紹介します。
構造化されていないとAIイベントプランニングが機能しない理由
多くのチームはAIを導入する際、新しいツールを導入する時と同じように、まず派手なことをやらせようと飛びつく。
「告知文を作成する」「タイムラインを作成する」「SNS投稿文を書く」
問題は、文脈がなければAIは推測しかできないことです。
イベント企画において、推測に基づくプランは画一的な内容、依存関係の欠落、そして紙の上では完璧に見えるが実行段階で破綻する仕事を生み出します。
だからこそ、自動化よりもまず構造化から始めるのです。
ClickUpのスーパーエージェントも、コンテキストがなければ最大限の力を発揮できません。成功させるためには、まず彼らが活動する環境を構築する必要があります。
ClickUpのスーパーエージェントも、コンテキストがなければ最大限の力を発揮できません。成功させるためには、まず彼らが活動する環境を構築する必要があります。
適切な階層構造を整えれば、少人数のチームと数体の優れた設計のスーパーエージェントでキャンペーン全体を運営可能。リーダーシップに集中できる環境を実現します。
🦄 ClickUpが初めてですか？
この記事で最も重要な2つの概念：ClickUp階層とスーパーエージェント。
ClickUp階層構造は、人間とAIの双方が理解できるように、ClickUp内で仕事を整理する方法です：
- スペースは、イベント、部門、キャンペーンなど、大きな仕事領域を表します。
- フォルダはそのスペース内で関連するワークフロー（プラン、コンテンツ、運営）をグループ化します
- リストにはステータス、所有者、期日が設定された実際のタスクが保持されます
この構造が明確になると、ClickUpはバラバラなツールの集合体ではなく、唯一の信頼できる情報源となります。
ClickUpのスーパーエージェントは、その階層構造の内部に存在するAIチームメイトです。空白のチャットウィンドウから仕事をする代わりに、彼らは：
- タスク、ドキュメント、タイムライン、アクティビティを文脈に沿って読み取る
- チームの許可設定と構造をそのまま継承
- イベントのプラン作成、コンテンツ管理、優先度の抽出など、集中すべき業務を実行する
階層構造をマップと捉え、スーパーエージェントを実際にそのマップをナビゲートできるオペレーターと考えてください。
構造が意図的であればあるほど、エージェントはより賢く、より信頼性の高いものになります。
イベント企画にAIエージェントを追加する前に階層から始めよう
イベントのプランニング、コンテンツ作成、アウトリーチ管理を単一のエージェントに依頼する前に、ユースセンター向けに明確なClickUp階層構造を設計しました。
アウトリーチセンター専用のスペースを作成しました。その内部には、焦点を絞った少数のフォルダとリストを追加しました：
- 年次ゲームキャンペーン用フォルダ
- ニュースレターやお知らせ用の「コミュニティ更新情報」フォルダ
- センターの日常仕事のためのオペレーションリスト
この件は、どんなプロンプトよりも重要だった。
関連する仕事をすべて単一の意図的なスペース内に集約することで、スーパーエージェントに明確な境界線を設けました。これにより、重要な仕事を把握し、不要な仕事を無視し、無関係な仕事に迷うことなく動作できるようになりました。
💡 プロの秘訣: 初めての方はここで一旦立ち止まり、アナのスペースを参考に独自のスペース設計を行いましょう。1つのスペースに、焦点を絞った数個のフォルダと、チームが実際にClickUpタスクや ビューを活用する方法を反映したリストを配置します。
AIイベント企画において、流行より階層構造が重要な理由
目立つ部分から始めたい誘惑に駆られます：スーパーエージェントに電子メール下書きやSNS投稿、スポンサーへのアプローチを依頼するなど。私はあえてそれを控えました。
AIを導入する前に、各リストに以下の項目が含まれていることを確認しました：
- 明確で意味のあるカスタムタスクステータス
- 実際の詳細（スポンサーの階層やイベントの種類など）を捕捉したカスタムフィールド
- 人間にもエージェントにも理解できる、直感的な命名
その構造が整った後、私はワークフローにClickUp AIを導入しました。するとエージェントは推測を止め、実行を開始したのです。
ソーシャルメディアから始めると、エージェントはセンター全体をプロモーションするかもしれません。しかしイベントの文脈がなければ、実際に必要な特定のキャンペーンを構築できません。
タスク、ドキュメント、チャット、タイムラインを理解するコンテクストAIは、孤立したプロンプトではなく実際の業務データを推論するため、はるかに正確で関連性の高い洞察を提供します。ClickUpの統合型AIワークスペースは業務と知能を一体化し、エージェントが断片的なシグナルではなく完全なコンテクストに基づいて行動できるようにします。
ソーシャルメディアから始めると、エージェントはセンター全体をプロモーションするかもしれません。しかしイベントの文脈がなければ、実際に必要な特定のキャンペーンを構築できません。
タスク、ドキュメント、チャット、タイムラインを理解するコンテクストAIは、孤立したプロンプトではなく実際の業務データを推論するため、はるかに正確で関連性の高い洞察を提供します。ClickUpの統合型AIワークスペースは業務と知能を一体化し、エージェントが断片的なシグナルではなく完全なコンテクストに基づいて行動できるようにします。
👀 ご存知ですか？約62%の組織がAIエージェントの実験フェーズにある一方、パイロットフェーズを超えて本格導入している組織はわずか23%程度。これは成熟度、ワークフロー統合、運用モデルが真の価値実現に重要であることを示唆しています。
AIスーパーエージェントで、主要キャンペーン向け初のAIイベントプランナーを構築しましょう
私が最初に構築したエージェントは、主力ゲーム向けのAIイベントプランナーとして機能しました。
これは複数活動・ボランティア・締切を伴う大規模な複数月プロジェクトでした。私はエージェントにキャンペーンフォルダへのアクセス権と明確な任務を与えました：大まかな構想を実行可能なプランへと転換する支援です。
白紙のリストから始める代わりに、エージェントに初期構造（実際のイベントの仕事の流れに沿ったタスク、サブタスク、グループ分け）を草案させました。
そこから、すべてを自分で一から作り上げるのではなく、既存のものを検証し改良を加えていきました。
漠然としたアイデアを、AIを活用した現実的なイベントプランへと変える
単一のプロンプトで、イベントプランナーエージェントに以下の処理を依頼します：
- 年次大会の目標を理解する
- 各種イベントや活動ごとにタスクを生成する
- 実際のワークフローに沿ったリストとサブタスクに作業をグループ化
その後、タイムラインビューでプラン全体を確認し、シーズン全体にわたる各要素の接続性を把握できました。
チームはゼロから始めるのではなく、エージェントが生成した入念な初稿から作業を開始します。
エージェントに日程と依存関係をデバッグさせましょう
イベントプランの初期バージョンには問題が潜んでいる。締切はずれ、準備作業は実行日を過ぎても完了しない。
各タスクを手動で確認する代わりに、イベントプランナーエージェントに第二の役割を与えました：予定と現実の日程を照合するのです。
エージェントは、自身がサポートする仕事の後にスケジュールされたタスクをフラグ付けし、タイムラインを調整し、リスクを早期に可視化しました。それだけで数時間の修正作業が削減され、土壇場での慌てふためきを防ぎました。
エージェント：
- イベント終了後にスケジュールされている関連タスクを検出します
- 期日を再設定し、本番前に準備作業が行われるようにする
- 全体的なタイムラインを現実的で達成可能なものに保ちます
イベントプランナーエージェントに日程の監査と調整を任せることで、直前の慌ただしさを回避し、キャンペーンを現実的な基盤に据えられます。
💡 プロの秘訣： 初めての方や、リストやフィールドを一つ一つ作成する手間を省きたい方は、エージェントを追加する前に、ClickUpのイベント企画テンプレートを基盤として活用しましょう。
このテンプレートには、物流、タイムライン、予算、人員配置などの事前構築済みリストが付属しているため、スーパーエージェントは初日から意味のある構造とデータを活用できます。
スポンサーシップとイベントコンテンツ向けの専門AIイベントプランニングエージェントを追加
イベントプランが固まると、真の仕事が始まった：スポンサーシップとコンテンツだ。
スプレッドシートや受信トレイを同時に管理する代わりに、各作業ストリームを専用のスーパーエージェントに割り当てました。
スポンサーシップの所有者に、フォローアップを決して怠らない担当者をつける
あらゆるイベントには資金が必要です。ユースセンターでは内部の資金管理が役立ちますが、外部スポンサーの支援は依然として不可欠です。
スポンサーシップ専用のリストを作成し、以下のカスタムフィールドを設定しました：
- スポンサー名と連絡先情報
- スポンサーシップの階層と特典
- アウトリーチと合意のステータス
その後、そのリストに直接スーパーエージェントを割り当てました。
🔑 重要なポイント： エージェントがClickUp内に完全に統合され、全コンテキストを把握していたため、誰にフォローアップが必要か追跡し、スポンサーのステータスを要約し、次のステップを提案することができました。誰かが進捗状況を記憶しておく必要はありませんでした。
キャンペーンの中核にコンテンツ管理エージェントを配置する
イベントプランとスポンサー確保が進んでも、対象者へのイベント告知とプロモーションは必須です。そこで活躍するのがコンテンツマネージャー・スーパーエージェントです。
私のチームと私が作成したのは：
- 執筆・編集・送信準備完了コンテンツ用のボードビュー付きニュースレターリスト
- フローズンゲームズに関連するソーシャルメディアリスト（主要日程と資産を含む）
- コミュニティからの提出やストーリーを受け付ける公開用ClickUpフォーム
コンテンツマネージャーエージェントには、これらのリストとキャンペーン全体の文脈が与えられました。そこから、以下のことが可能になりました：
- リストに構造が不足している場合、ステータスとカスタムフィールドを提案する
- 追加された新しいフィールドにデータを入力してください
- 特定のイベントに関連付けられたニュースレター草案やソーシャル投稿を作成する
- 登録リンクの確認やボランティア募集の呼びかけなど、人間が忘れがちな詳細をカバーするため、サブタスクやチェックリストを作成しましょう。
私が特に気に入っている機能の一つは、コンテンツマネージャーエージェントにコミュニティ提出をレビューさせ、現在のキャンペーンを最も効果的にサポートする提出をフラグ付けさせることです。
私が特に気に入っている機能の一つは、コンテンツマネージャーエージェントにコミュニティ提出をレビューさせ、現在のキャンペーンを最も効果的にサポートする提出をフラグ付けさせることです。
🔑 重要なポイント： ClickUp内でコンテンツを構造化されたワークフローとして扱うことで、コンテンツ管理エージェントがアイデアから公開まで作業を移動させ、漏れを一切発生させずに処理できます。
ClickUpチームがAIスーパーエージェントを活用してコンテンツプログラムを運用する様子をご覧ください：
ステータス、フォーム、提出物で品質を高く保つ
スーパーエージェントは強力ですが、全員が理解できる明確なワークフローと組み合わせることで真の効果を発揮します。
ClickUp内のステータス、フォーム、ビューがエージェントにガイドラインを提供し、ブランドを損なうことなく迅速な対応を可能にします。
ClickUpのビューとタスクステータスを活用し、すべてのストーリーを前進させ続けましょう
ニュースレターやソーシャルコンテンツでは、ボードビューとリストビューを多用しています：
- ボードビューにより、作成中、レビュー中、承認済み、公開済みの状態が一目で確認できます
- リストビューは、チームが期限と所有者を一目で把握するのに役立ちます
- タスクステータスの色分け表示により、完了済みと未着手タスクが一目で判別可能
コンテンツマネージャーエージェントは次のステップを提案する際、これらのステータスを尊重するため、人間の協力者とAIの連携が保たれます。
エージェントにコミュニティからの提出を目標に沿って選別させましょう
コミュニティが熱心にストーリーや写真、アイデアを共有したい場合、エンゲージメント向上には素晴らしいですが、手動で管理するのは圧倒される作業です。
公開フォームの提出内容をClickUpリストにルーティングすることで、コンテンツマネージャーエージェントに明確な受信トレイを提供します。エージェントは以下の処理が可能です：
- 各提出を文脈に沿って読む
- これをセンターの戦略目標と進行中のキャンペーンと比較する
- どのストーリーを今すぐ注目すべきか、どのストーリーを後で保存すべきかを提案します
雑音だらけの受信トレイをスクロールする代わりに、チームはミッションを前進させる厳選されたコミュニティストーリーを受け取ります。
📮 ClickUpインサイト：回答者の62%が「AIエージェントは期待に応えていない」と回答。初期フェーズにあると評価する声や、むしろ仕事量を増やすケースもあると指摘されています。
その不満は引き継ぎの段階で顕著に現れます。担当者がミーティング内容を要約し、次のアクションを提案したり問題を指摘したりした後、そこで作業が止まってしまうのです。アクションアイテムからタスクを作成し、所有者を割り当て、ステータスを更新し、手動でのフォローアップといった作業を、依然として自ら行わねばなりません。
スーパーエージェントは、 こうした一連のステップをすべて処理するよう設計されています 。連鎖アクションを活用し、ミーティングメモをタスクに変換したり、プロジェクトのステータスを更新したり、適切な所有者に仕事を割り振ったり、実行が行われる同じシステム内でワークフローを継続的に推進したりできます。
AIエージェントが「こうあるべき」という状態から「すでに動き出している」状態へ仕事を移行できるとき、その価値は現実のものとなる。
📚 こちらもご覧ください:ClickUpでイベント管理を行う方法：テンプレートとワークフロー
COOスタイルのAIエージェントですべてを調整する
イベントプランナーやコンテンツマネージャーがいても、全体像を把握し続ける役割は必要です。当社では、その役割を担うのがClickUp内に構築されたCOOスタイルのスーパーエージェントです。
このエージェントにはスペース全体に可視性を与え、シンプルな使命を与えました：リーダーシップの注意が必要な事項を浮き彫りにし、残りの業務の委任を支援することです。
そこから、業務の委任はワンステップの会話になります。例えば次のように指示できます：
- 年次大会関連の業務はすべてイベントマネージャーにデリゲートすべきです
- コミュニティ関連のものはすべてコンテンツマネージャーへ
COOエージェントがタスクを適切に割り当てるため、各カードを手動で再割り当てすることなく、仕事が適切な所有者に自動的に振り分けられます。
細かいことにこだわらず、責任を果たす
このセットアップの素晴らしい点は、私とチームがタスクリストに一日中縛られることなく、常に情報を把握できることです。
- COOエージェントは、リーダーの判断が真に必要な事項を可視化します
- イベントプランナーとコンテンツマネージャーエージェントはその指示に基づいて実行します
- 通知機能により、重要なアイテムが完了したタイミングを人間に知らせます
🔑 重要なポイント： COOエージェントが専門エージェント間の仕事を調整することで、リーダーは成果を管理しつつ、ClickUpに雑務を任せられます。
📚 こちらもご覧ください:AIの融合が仕事の拡散を解決する方法
チームでスーパーエージェントを活用し、ClickUpで独自のAIイベント企画システムを構築する方法
このセットアップは大規模イベントに限ったものではありません。あらゆるハイステークスなキャンペーンに有効です。
ご自身のチームに適用する方法はこちらです：
- 1つの集中スペースを設計する。ローンチ、イベントシリーズ、マーケティングプログラムなど、明確な取り組み専用の単一スペースから始めます。
- フォルダとリストを設計する。 プラン、実行、コミュニケーション用のフォルダを作成し、既存の仕事方法を反映したリストを設定します。
- カスタムステータスとフィールドを定義する。 各リストに意味のあるステータスと、エージェントが依存するカスタムフィールドを設定してください。
- 最初のスーパエージェントを起動しましょう。 イベントプランナーまたはプロジェクト管理エージェントを1つ作成し、タスク・タイムライン・依存関係の草案作成を任せます。
- 専門エージェントを追加。 ワークフローの拡大に伴い、スポンサーシップ、コンテンツ、サポート、財務、運営などのエージェントを段階的に追加できます。
- 最後にCOOエージェントを追加しましょう。 複数のエージェントが稼働したら、仕事を調整し次にやることを可視化するCOOスタイルのエージェントを作成します。
💡 プロの秘訣： ClickUpでAIイベントプランナーエージェントを構築するのにコードは不要です。AIサイドバーの自然言語対応スーパーエージェントビルダーを使い、エージェントの役割（イベント計画、タイムライン管理、リスクのフラグ付け）を説明するだけで済みました。ClickUpが適切なリストとフォルダの選択、スケジュールの設定、エージェントのイベント仕事に関する推論方法の形をガイドしてくれました。
エージェントを稼働させた後、チャット内で直接タイムラインや日程確認を依頼してテストしました。タスク、ドキュメント、スケジュールを統合して読み取れるため、そのプランは一般的なキャンペーン案ではなく、実際のイベントに基づいたものとなりました。
🔑 重要なポイント： 始めるのに莫大な予算は必要ありません。必要なのは、考え抜かれた階層と、目標に合致した少人数のスーパーエージェントチームだけです。
手動イベントプランからAI主導の実行へ
では、ClickUpのAIスーパーエージェント導入により、ユースセンターにはどのような変化があったのでしょうか？
ツール間で更新情報を追いかける代わりに、チームは統合された単一システム内で仕事をしました。エージェントが構造化とフォローアップを担当。人間は判断力、創造性、リーダーシップに集中しました。
これが効果的なAIイベントプランの実践例です：ツールの削減、情報のノイズ低減、そして野心に押し潰されることなく、野心に合わせて拡張するシステム。
最初に階層を構築し、エージェントに明確な役割を割り当てれば、ほとんどのチームが予想する以上に業務負荷を負担させることが可能です。
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アンナ・ブロックはクリエイティブ戦略家、プロジェクト管理者、システム思考家であり、明確さと配慮が必要な時のビジネスママ的存在です。コンサルティング、コンテンツ制作、オンラインワークスペース開発を通じて、野心的な人々がアイデアを実行に移し、サポートシステムを構築し、実際に生活に合ったビジネスを成長させるお手伝いをしています。