WhatsAppメッセージを自動化する方法（ステップバイステップ）

カスタムを大切にしなければ、競合他社に奪われます。

ビジネスにおいて顧客ケアとは、タイムリーな確認とフォローアップを意味します。結局のところ、カート放棄は後押しなしではめったにコンバージョンに至らないのです。

しかし、多くの企業は見積もりに返答がない場合、1回以上連絡を取ろうとしません。言い訳にはなりますが、手動でリマインダーメッセージを送信すると、毎週数時間を費やすことになるからです。

そこでWhatsApp自動化の出番です。WhatsAppメッセージの自動化により、予約リマインダーやフォローアップ、ウェルカムメッセージの送信、さらにはよくある顧客のクエリ対応といった反復タスクを削減できます。

この記事では、WhatsApp Businessアプリ、WhatsApp Business API、および人気のWhatsApp自動化ツールを使用して、WhatsAppメッセージを自動化する方法を詳しく説明します。

⭐ 機能テンプレート

チームチャットが至る所で行われる現代では、重要な更新情報が見落とされがちです。しかし、ClickUpのインスタントメッセージテンプレートを使えば、それらを一元管理できます。これにより以下のことが可能になります：

• すべての会話を一箇所に集約し、チームがアプリを切り替えることなく重要な更新情報を簡単に見つけ、追跡し、再確認できるようにします
• 整理されたスレッドと体系的なフォローアップで鍵のメッセージを優先し、緊急の質問や更新が適切な対応を得られるようにします
• 会話を実行可能なタスクやリマインダーに変換することで、メッセージの未対応を防止し、コミュニケーションの齟齬や期限の遅れを削減します。

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WhatsAppメッセージ自動化とは？

営業やマーケティングの努力にもう少し活気が欲しいと感じているなら、それはあなただけではありません。最善の意図を持っていても、特に手動で返信している場合、すべての見込み客を適切なタイミングで捉えるのは難しいものです。

世界中で毎月75％の人がメッセージアプリを利用すると予測される中、この流れに乗り遅れることは多くの機会損失につながります。

WhatsAppの自動化とは、簡単な挨拶、フォローアップ、役立つリマインダーなど、あらゆるメッセージを自動的に送信する仕組みを設定することを意味します。

そして最大の利点は？これらの自動化されたWhatsAppメッセージは、依然としてパーソナルな温かみを感じさせられます。オファーの共有、顧客の状況確認、予約のリマインダーなど、あらゆる場面でタイムリーかつ思いやりのあるメッセージを届けられます。

WhatsAppの自動化は、以下のような様々なフェーズで活用できます：

WhatsAppの自動返信機能の追加やメッセージテンプレートの活用といった小さな工夫も、カスタムユーザーの返信を容易にし、自然な会話の流れを維持します。

WhatsAppメッセージの自動化する方法

自動WhatsAppメッセージの設定の様々な方法を見て、どの方法があなたのビジネスに最適か確認しましょう。

1. WhatsApp Businessアプリを使用する

WhatsAppの自動化を簡単に始めたいなら、WhatsApp Businessアプリが素晴らしい第一ステップです。

基本的な自動WhatsAppメッセージ（挨拶、不在メッセージ、クイック返信など）の設定が可能。新規カスタム顧客の歓迎、営業時間外のメッセージ対応、よくある質問への自動返信に最適です。毎回手入力する必要がありません。

設定方法は以下の通りです：

以下の便利な機能も利用できます：

2. WhatsApp Business API を使用する

小規模チーム向けのWhatsApp Businessアプリとは異なり、WhatsApp Business APIを活用すれば、大規模なWhatsAppメッセージの自動化を実現し、既存のビジネスツールとの連携が可能になります。

設定には多少のプランが必要ですが、パーソナライズされたカスタマージャーニーの作成、一括メッセージ送信、バックグラウンドでスムーズに動作する高度な自動化の構築が可能になります。始め方は以下の通りです：

APIを活用すれば、以下のことが可能です：

📮 ClickUpインサイト： 回答者の21%が、業務時間の80%以上を反復タスクに費やしていると回答。さらに20%が、反復タスクが少なくとも1日の40%を占めると回答しています。

これは、戦略的思考や創造性をあまり必要としないタスク（フォローアップ電子メールなど👀）に、週の労働時間のほぼ半分（41%）が費やされていることを意味します。

ClickUp AIエージェントがこの手間を解消します。タスク作成、リマインダー、進捗更新、ミーティングメモ、電子メール下書き作成、さらにはエンドツーエンドのワークフロー構築まで！これらすべて（そしてそれ以上）が、仕事のためのすべてアプリ「ClickUp」で瞬時に自動化できます。

💫 実際の結果： Lulu Pressでは、ClickUpの自動化機能により従業員1人あたり1日1時間の削減を実現。これにより仕事の効率が12%向上しました。

3. チャットボットとAIツールを活用する

WhatsAppでの顧客クエリ対応にチームが過負荷状態なら、チャットボットが業務を大幅に簡素化します。さらにWATIやInteraktのようなプラットフォームを使えば、チャットボットのセットアップも簡単かつ効果的に行えます。

WATIのAIエージェントを使えば、文脈を理解し、過去の会話を記憶し、製品詳細や注文追跡といった日常的な顧客クエリにも対応できるボットを作成できます。ナレッジベースのアップロード、ボットが対応すべきタイミングのトリガー設定、詳細レポートによるパフォーマンス監視が可能です。

Interaktも優れた選択肢です。特に大規模なカスタムの会話の自動化を目指す場合に適しています。直感的なドラッグ＆ドロップ式チャットボットビルダーにより、一般的なクエリの最大80%を簡単に自動化できます。

WATIやInteraktなどのチャットボットが以下を支援します：

WhatsAppメッセージの自動化、一括更新の送信、人的努力をかけずにリードを評価したい場合に最適です。

では、カスタムとのやり取りの後には何が起こるのでしょうか？

そこで、ClickUp BrainとClickUp Brain MAXが社内チームのためにすべてを統合します。💡

顧客とのやり取りをチャットボットで終わらせる代わりに、ClickUp Brainを活用すれば、外部ツールや顧客からの提出物からインサイトを収集し、自動的にタスクを作成、適切な担当者に割り当て、プロジェクトを前進させ続けることが可能です。

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WhatsApp自動化ツールにより顧客を待たせることはなく、ClickUp Brainにより未完了タスクは発生しません。

チームが週に1.1日分の時間を節約し、Talk to Textで仕事を4倍速くこなし、ClickUp Brain MAXによるワークフローの簡素化で最大88%のコスト削減を実現できるのも当然です。

4. CRMとマーケティング自動化に対応

見込み客の追跡にCRMやマーケティングツールを利用しているなら、WhatsAppのアウトリーチと接続するのが理にかなっています。何しろ顧客へのフォローアップは、十数もの異なるアプリを行き来するような不自然な作業であってはなりません。ここでCRMとマーケティング自動化の連携が極めて重要となるのです。

これらのツールを使えば、既存の顧客データとWhatsAppキャンペーンを同期できます。簡単な感謝のメモ、購入確認、カート放棄への丁寧なリマインドなど、あらゆる対応をCRMやマーケティングプラットフォームから直接自動化可能です。

例えばZoho Marketing Automationでは、パーソナライズされたWhatsAppメッセージの作成、適切なタイミングでのスケジュール設定、さらには顧客の行動に応答する自動ワークフローの設定が可能です。

これらの連携が価値ある理由は、自動化とパーソナライゼーションのバランスを実現している点にあります。興味関心、過去の購入履歴、メッセージとのインタラクション方法に基づいて連絡先をグループ化できます。

5. 自動化ツールを使用したWhatsAppメッセージのスケジュール設定

顧客コミュニケーションにおいてタイミングがいかに重要かは周知の事実です。しかし、重要な瞬間に「送信」ボタンを押すために24時間365日オンラインでいることは不可能です。

WhatsAppスケジューラーを使えば、メッセージを事前に作成しておき、送信時間を設定できます。送信時刻を覚えておく必要も、その場にいる必要もありません。

どのツールを選んでも、スケジューリングのプロセスは通常以下のように仕事します：

ほとんどのスケジュール設定ツールでは、後からメッセージを調整したり配信ステータスを確認したりすることも可能です。最大の利点は、一週間分のコミュニケーションを一度にプランできるため、安心感が得られ、チームの時間を解放できる点です。

👋🏾 ワークフローを簡単に自動化する方法学びましょう。こちらのビデオをご覧ください：

WhatsAppメッセージ自動化の制限事項と考慮点

WhatsAppメッセージの自動化に飛びつく前に、そのリミットと基本ルールを理解し、代替手段の準備を整えておくことが重要です：

❗️WhatsAppでは自動メッセージ送信前にユーザーの明示的な同意が必要であり、ビジネスはユーザーが受け取る通信の種類を明確に提示しなければなりません

WhatsApp BusinessアプリとAPIにはメッセージ送信リミットがあり、APIはビジネスの実績とメッセージ品質に基づく段階的なシステムを採用しています

❗️過剰なメッセージ送信や関連性のないコンテンツはWhatsAppのスパムフィルターをトリガーし、メッセージブロックやアカウント停止のリスクがあります

❗️自動返信には制限があり、特に24時間対応のカスタマーサポート時間外では、承認済みメッセージテンプレートの使用が必須です

❗️ビジネス版アプリはCRMやツールとの連携機能がリミットです。一方、APIは高度な自動化と拡張性を必要とする大規模な運用に適しています

メッセージ自動化にClickUpを活用する理由

コミュニケーションの自動化を考える際、ほとんどのツールは顧客チャットか社内更新のいずれか一方しか扱えず、両方を同時に処理することはできません。

ClickUpが他社と一線を画すのは、チームメンバー間のリアルタイムコラボレーションを実現する点です。メッセージング、タスク管理、AIを単一の連携ワークスペースに統合した初のコンバージドAIワークスペースです。その結果？アプリやコンテキストの乱立が解消され、分断されたワークフローや散在する情報／作業コンテキストに終止符が打たれます。

ClickUp Automationsでリマインダー、更新情報、フォローアップを自動化

まず、ClickUp Automationsを活用すれば、ワークフローに基づいてタイムリーなメッセージを自動送信できます。期限が迫ったリマインダーの自動設定や、顧客からのメッセージをトリガーする機能も備えています。

ClickUp Integrationsを介した統合型サードパーティアプリ向けにカスタム可能です。具体的な活用例としては、タスクステータス変更をレビュー担当者に通知したり、重要なマイルストーン達成時に更新情報を配信したりすることが挙げられます。

例えば、デザインタスクが「レビュー」段階に移行すると、ClickUpがチームチャットに次のように通知します：「デザインがレビュー準備完了です—17時までに確認をお願いします」。また、ステークホルダー向けの週次要約や毎日のスタンドアッププロンプトなど、定期的なメッセージのスケジュール設定も可能です。

仕事現場で直接会話を開始：ClickUp Chatを活用

ClickUp Chatを使えば、チームは更新情報の共有、簡単な質問、顧客関連タスクの議論をすべて1つのプラットフォーム内で行えます。プロジェクトツールとチャットアプリを切り替える代わりに、アイデア、決定事項、タスクリンクがリンクされているスレッドを利用できます。

例：プロジェクト管理者はClickUp Chat内で直接週次進捗確認を実施でき、各更新はリンクされている関連タスクに紐付けられます。さらに優れた点は、チャットで誰かが問題を報告すると、そのメッセージを即座にタスクに変換したり、SyncUps経由で通話に切り替えたりできることです。

ClickUp DocsとAIで再利用可能なテンプレートとスクリプトを作成する

ClickUp Docsはコミュニケーションテンプレート（テンプレート）の保存に最適です。例えば：オンボーディングメッセージ、チャットボットスクリプト、顧客向けFAQなど。一度下書きを作成し、ClickUp Brainで改良を加え、必要な時にいつでも更新できます。

この機能により、カスタマーサポートチームはよくある質問への事前作成済み回答を共有ドキュメントにまとめ、製品変更のたびに更新できます。マーケティングチームは告知テンプレートを作成し、ClickUp AIを活用して様々な対象層に合わせたトーン調整が可能です。

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ClickUpを活用すれば、会話のフローがよりスムーズに

このガイドが明らかにしたことは、顧客やチームとの接続を維持するには、適切なタイミングで適切なメッセージを送信することが重要だということです。WhatsAppの自動化は、まさにそれを実現する手助けとなります。

予約リマインダー、フォローアップ、迅速な更新など、自動化されたメッセージングは、オンラインでない時でも、貴社のブランドを迅速で信頼性が高く、常に存在感のある状態に保ちます。

では、ClickUpはどこで役立つのでしょうか？ほとんどのWhatsAppツールは顧客対応の自動化に焦点を当てています。

ClickUpがすべてを統合：顧客との会話、社内フォローアップ、プロジェクト更新、自動リマインダーを、1つの接続ワークスペースで実現します。

ワークフローの簡素化、フォローアップの改善、チームの週単位での時間削減を実現しませんか？今すぐClickUpに登録しましょう！

よくある質問

WhatsApp個人アカウントには自動メッセージ機能は標準搭載されていません。ただし、WhatsApp Businessアプリを利用すれば、不在時の自動応答や不在通知を設定可能です。より高度な自動化にはWhatsApp Business APIが活用でき、自動返信やスケジュール送信が可能ですが、通常は技術的なセットアップやサードパーティ統合が必要です。

標準アプリではWhatsAppメッセージのスケジュール送信はサポートされていません。Android端末ではSKEDitなどのサードパーティアプリでメッセージを予約できます。iPhoneではショートカットアプリでリマインダーを設定し指定時間に送信できますが、手動送信が必要です。ビジネスユーザー向けには、WhatsApp Business API経由でサードパーティプラットフォームからメッセージをスケジュール送信できます。

はい、ただしアカウントの種類によって異なります。WhatsApp Businessアプリでは、挨拶メッセージや不在時メッセージなど基本的な自動化が可能です。トリガーやスケジュールに基づくメッセージ送信など、より複雑な自動化にはWhatsApp Business APIが必要です。個人用WhatsAppアカウントは標準で自動化をサポートしていませんが、一部のサードパーティ製アプリでは限定的な自動化機能を提供しています。