調達管理プラン：その概要と作成方法

調達業務が注目されています。グローバル調達状況アンケートに参加した専門家の約 64% が、調達業務が組織内で影響力を増していると回答しています。

調達チームの役割が拡大するにつれて、特に時代遅れの非効率なプロセスに関しては、新たな課題にも直面しています。

そこで、スマートな調達管理プランが大きな役割を果たします。これは、自信を持って購買の意思決定を行い、コストを管理し、強力なサプライヤーとのパートナーシップを構築するためのロードマップです。

適切なプランを策定することで、リスクを軽減し、サプライヤーとの連携を強化し、予算を管理することができます。調達プロセスを次のレベルに引き上げる準備はできていますか？

ワークフローを合理化し、卓越したプロジェクト結果を実現するための、成功する調達管理プラン作成の鍵となるステップを分解して説明します。

調達管理プランとは？

調達管理プランは、組織やプロジェクトチームが、外部プロバイダーから必要な商品やサービスを調達する方法をまとめたものです。

このプランは、調達目標、サプライヤーの選択要因、契約管理プロセス、およびリスク回避策をまとめた戦略的文書です。これにより、調達活動がプロジェクトのスケジュール、コスト、品質の期待値と確実に同期されます。

効果的な調達プランは、サプライチェーンの混乱、コストの急上昇、コンプライアンスの問題を回避します。役割と責任を明確に定義し、関係者、調達チーム、プロジェクトマネージャー間の円滑な連携を確保します。

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プロジェクト管理における調達管理の役割

プロジェクト管理において、調達はその成功を後押しする原動力となります。

これにより、コストを管理し、リスクを最小限に抑えながら、チームが適切なリソースにタイムリーにアクセスできるようになります。明確な契約を締結し、納期を設定し、品質基準を最初から定義することで、調達マネージャーはプロジェクトを円滑に進めるための基礎を築くことができます。

効果的な調達管理は、サプライヤーとの関係を強化し、契約遵守を徹底することで、遅延や予算超過の可能性を低減します。同様に重要なことは、購入注文、承認、ベンダーのパフォーマンスを追跡するなど、プロセス全体の透明性を高めることで、全員が常に最新情報を把握し、連携して業務を進めることができるようになることです。

結局のところ、プロジェクトを予算内で、最高水準の品質で、期日に確実に遂行するには、強力な調達慣行が不可欠です。

調達管理プランが重要な理由

正式なプランを策定することで、組織における不要な支出、遅延、コンプライアンス違反を回避できます。プランは、以下の理由から重要です。

コスト効率の向上と支出の管理

効果的に作成された調達プランは、不要な購入を防ぎ、サプライヤーから競争力のある価格を確保することで、組織の支出を最適化します。これにより、企業はより有利な条件での交渉、サプライヤーとの関係の改善、コストの削減が可能になります。

📌 イベント資料を必要とするマーケティングチームを想像してみてください。複数のサプライヤーから直前に価格を確認して購入する代わりに、調達プランを策定することで、優先ベンダーと年間契約を交渉し、コストと時間を節約することができます。

ビジネス戦略との整合性

調達プランは、購買活動が組織全体の目標と整合していることを確認するためのものです。調達目標を事前に予測することで、企業は重要な購入のスケジュールを立て、不要な支出を回避し、財務計画を強化することができます。

📌 年間を通じて複数のプロジェクトを計画している建設会社を考えてみましょう。調達プランがあれば、調達チームは、プロジェクトのタイムラインに合わせて資材をまとめて購入することができ、割引を確保しながら在庫切れを防ぐことができます。

サプライヤー管理の改善

調達管理プランは、信頼できるベンダーと取引を行うための明確なサプライヤー選択基準を策定するものです。サプライヤーとの良好な関係を構築することで、企業は有利な契約条件を交渉し、サービスの品質を向上させ、パフォーマンスの低いサプライヤーの利用に伴うリスクを回避することができます。

📌 画像 小売企業が、納期と品質に基づくスコアカードを用いて、毎年サプライヤーを評価しています。強力な調達プランにより、顧客満足度が低下する前に、パフォーマンスの低いベンダーを置き換えることができます。

規制およびポリシーの遵守

組織は、調達を行う際には、社内ポリシーおよび社外法規を遵守しなければなりません。正式なプロジェクト管理プランを策定することで、すべての調達がコンプライアンスに準拠し、コンプライアンス違反による法的問題、罰金、評判の低下を防ぐことができます。

📌 インスタンスとして、医療関連企業は、すべての医療機器の購入が政府の規制に準拠していることを確認する必要があります。調達プランでは、すべての購入決定にコンプライアンスチェックが組み込まれているため、法的リスクを軽減することができます。

リスクの軽減と緊急時対応計画

サプライヤーの故障、価格変動、品質問題が発生した場合、調達にはリスクが伴います。調達管理プランには、業務の中断を最小限に抑えるための評価、緊急時対応計画、代替調達先確保などのリスク管理プロセスが含まれます。

📌 海外から主要部品を調達している製造会社を想像してみてください。出荷の遅延が発生した場合、調達プランにリストアップされているバックアップサプライヤーにより、大きな損失を被ることなく生産ラインを稼働させ続けることができます。

時間とリソースの最適化

文書化されたプロセスがない場合、調達業務は非効率で無駄になりがちです。正確なプランがあれば、組織は管理コストを削減し、調達プロセスの繰り返し作業に時間を割くことなく、重要なビジネス業務に集中することができます。

📌 ソフトウェアのサブスクリプションのために複数のベンダーをオンボーディングしている、急成長中の SaaS 企業について考えてみましょう。調達プロセスを効率化することで、事務処理やベンダー間の混乱が軽減され、従業員は承認の追及ではなく、製品の改善に専念することができます。

調達管理プランの鍵となる要素

調達管理プランには 3 つの重要な要素があります。

これら3つのほか、以下の要素も含まれます：

ステップバイステップガイド：調達管理プランの作成

適切な調達管理プランにより、組織は最適な価値で適切な商品やサービスを購入すると同時に、効率性、コンプライアンス、およびコスト削減を実現することができます。以下は、明確な調達プランを策定するためのステップバイステップのプロセスです。

1. 調達目標の定義

調達計画の最初のステップは、ビジネス目標で定義された目標と一致する明確な目標を作成することです。組織は、調達したいもの、その理由、および調達に期待することを明確に把握しておく必要があります。

2. 調達戦略と予算を策定する

成功する調達プランでは、組織が最もコスト効率が高く、信頼性の高い方法で商品やサービスを調達する方法を説明します。そのステップは次のとおりです。

3. サプライヤーからの入札/提案（見積もり）の募集

調達要件と戦略を特定した後、潜在的なサプライヤーの把握と入札の招待活動に進みます。 これらは、競争入札を募るための提案依頼書 (RFP) または見積依頼書 (RFQ) です。これには、以下の内容を含める必要があります。

4. 入札を比較し、サプライヤーを選択する

入札が締め切られた後、企業は、定義したパラメーターに基づいてサプライヤーを比較評価する必要があります。効果的な評価プロセスでは、以下の点を考慮する必要があります。

契約締結前に短リスト化されたサプライヤーとさらに交渉し、最良の条件を交渉できます。

5. 調達プロセスを管理し、完了させる

サプライヤーを選択したら、組織は調達を効率的に監視し、コンプライアンスと品質管理を確保する必要があります。この段階における主な活動は、次のとおりです。

調達管理プランに最適なツール

適切なツールを使用することで、調達効率の向上、コスト削減、ポリシーの順守を実現できます。最新の調達ソフトウェアおよびプロジェクト管理ソリューションは、プロセスの合理化、活動の自動化、支出の可視化に役立ちます。以下は、調達計画管理ツールのおすすめリストです。

調達ソフトウェア

調達ソフトウェアを使用すると、企業は購買活動を監視し、調達を自動化しながら、サプライヤーとの関係を管理することができます。よく知られているソリューションには、次のようなものがあります。

SAP Ariba

ソーシング、契約管理、サプライヤーとのコラボレーションを効率化するクラウドベースの調達ソリューション。調達活動をリアルタイムで可視化することで、組織はより有利な取引を獲得し、支出を最適化することができます。

Oracle Procurement Cloud

購買、サプライヤーの資格審査、契約締結を自動化する優れたソリューションです。調達ポリシーの遵守を確保し、調達を簡素化します。

Coupa

支出管理、サプライヤーリスク管理、自動承認ワークフローのための包括的な調達ソリューション。Coupa は、財務システムと統合して、リアルタイムの予算監視とコスト管理を実現します。

プロジェクトおよび契約管理：ClickUp

仕事のためのすべてを備えたアプリ、ClickUp は、すべてのタイムライン、タスク、契約を 1 つの統合ワークスペースにまとめます。契約書の作成から成果物の追跡、承認まで、ClickUp は、スケジュールの遵守、コストの管理、ベンダーの責任管理など、あらゆるステップを支援します。

ClickUp の調達マネージャー向け CRM ソフトウェアは、調達マネージャーにサプライヤーのライフサイクルのあらゆる側面を管理するための単一の信頼できる情報源を提供します。

散在するスプレッドシートや電子メールのやり取りは不要です。ClickUp CRM は、連絡先、契約条件、実績履歴、文書など、サプライヤーに関するすべてのデータを 1 か所に保管するため、チームは常に必要な情報を確認でき、次の作業も明確になります。

これにより、以下の点が実現できます：

ClickUp は、お気に入りの調達ツール、ERP、コミュニケーションアプリと接続して、ワークフローを中断することなく実行し続けることができます。

David Uがその経験を共有します。

ClickUp の最も気に入っている点は、カスタマイズ性です。ビュー、ステータス、フィールド、自動化など、すべてをワークフローにぴったり合わせて調整できます。ユーザーに合わせるのではなく、ユーザーがツールに合わせる必要はありません。

自動化により、購入の承認とベンダーの更新を迅速化

ClickUp の自動化機能により、手作業によるタスクが排除され、より効率的な調達プロセスが実現します。100 以上の自動化オプションにより、調達チームは次のような日常的な業務を自動化することができます。

これらの自動化により、人為的エラーのリスクが軽減され、戦略的な意思決定に貴重な時間を割くことができます。カスタム自動化ルールを使用すると、チームは特定の調達ニーズに合わせてワークフローをカスタマイズでき、プロジェクト全体の生産性と一貫性が向上します。

ファイルの共有、成果物の追跡、サプライヤーとの即時コミュニケーション

調達では、効果的なコミュニケーションは不可欠です。ClickUp は、調達チームとサプライヤー間のシームレスなやり取りを促進する一連のコラボレーションツールを提供しています。

各サプライヤー専用のスペースを作成して、コミュニケーションとドキュメントを一元化します。ClickUp のリアルタイムチャットを使用して、インスタントメッセージで問題を迅速に解決し、ベンダーとの関係を改善します。

プラットフォーム内のドキュメント共有機能「ClickUp Docs」を使用して、契約書、提案書、その他の重要なドキュメントの共同作業を行うことができます。これらの機能により、すべての関係者が情報を共有でき、誤解を減らし、サプライヤーとのリレーションシップを強化することができます。

リアルタイムのマイルストーンモニタリングで遅延を未然に防止

進捗を監視することは、調達プロジェクトをスケジュール通りに進めるために不可欠です。ClickUp のマイルストーン追跡機能により、プロジェクトのタイムラインを明確に可視化できます。

進捗を監視するためのマイルストーンとして、調達プロセスの重要なフェーズを定義します。ガントチャートを使用して調達プロセスのタイムライン全体を視覚化し、依存関係を特定し、必要に応じてスケジュールを調整します。遅延を回避することが、調達コストの管理の鍵となります。

視覚的な手がかりを使用して、各マイルストーンの完了ステータスを評価します。これらのツールを使用することで、調達マネージャーは潜在的な遅延に積極的に対処し、商品やサービスの納期を確実に守ることができます。

ClickUp 調達管理テンプレート

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ClickUpの調達管理テンプレートは、調達の開始から完了までのプロセスを管理するための包括的なフレームワークを提供するように設計されています。このテンプレートの主な機能は次のとおりです。

調達管理における課題の克服

調達管理には、サプライヤーの選択、調達予算の管理、コンプライアンス、リスク管理など、多くの要素が関わっています。調達プロセスの一部に混乱が生じると、効率の低下につながり、予算不足や不適切なサプライヤーによるリスクが発生する可能性があります。

これらの調達課題には、エンドツーエンドの戦略的管理、適切なテクノロジーの活用、およびステークホルダー間の強力な協業が不可欠です。

1. サプライヤーリスクとパフォーマンス管理

サプライヤーは、組織の調達を成功させる上で欠かせない存在です。しかし、期待される品質を満たせない、納期の遅延、財務状況の不安定など、業務に影響を与えるリスクも伴います。こうしたリスクは、以下の方法で簡単にコントロールすることができます。

2. コストを適切に管理し、予算内に収める

コスト超過は、特に緊急の費用が発生したり、サプライヤーが価格を引き上げたりした場合、調達においてよく発生する問題です。良好な財務規律を維持するには、常に次のことを徹底してください。

3. 規則やポリシーへの準拠を確保する

調達プロセス内では、複数の内部ポリシー、業界規制、法的要件が適切に機能する必要があります。コンプライアンス違反は罰金や契約紛争を引き起こす可能性があり、組織の評判損なうリスクや契約上の問題を引き起こす可能性があります。このような状況を回避するためには、以下の点が重要です：

4. サプライチェーンの混乱に対応する

サプライチェーンのグローバルな混乱、原材料の不足、輸送の遅延など、予期せぬイベントは、組織の調達プロセスを遅らせる可能性があります。レジリエンスの構築には、以下が必要になる場合があります。

5. 調達効率の向上と可視性の向上

調達における手作業によるプロセスは、非効率、エラー、支出の可視性の欠如につながりやすいものです。調達業務を改善するには、以下の点にご留意ください。

6. 関係者の参画

調達業務には、財務、業務、法務チームなど、さまざまな部門が関わっています。さまざまな利害関係者の連携がずれると、業務が遅れたり、社内のコミュニケーションに支障が生じたりするおそれがあります。連携を充実させるには、以下の点を意識してください。

7. テクノロジーの活用

AI、自動化、分析の進歩により、調達分野は急速に変化しています。この変化に対応できない企業は、必ず非効率性の問題を抱えることになるでしょう。競争力を維持するためには、以下のことが重要です。

適切なソフトウェアで完璧な調達管理を実現

スマートな調達業務は、プロジェクトを成功に導くバックボーンであり、すべてを予算内に順調に進めるための要です。散在するその場限りのプロセスに依存すると、非効率、コンプライアンスリスク、コストのかかる遅延につながるおそれがあります。そこで ClickUp の真価が発揮されます。

これは単なるプロジェクト管理ツールではなく、効率的でコンプライアンスに準拠し、データ駆動型の調達を実現するオールインワンプラットフォームです。ClickUp を使用すると、調達プロセスのすべてのステップを一元化し、関係者とシームレスに連携し、予算、タイムライン、サプライヤーのパフォーマンスをリアルタイムで可視化することができます。

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よくある質問

調達管理プランの 5 つの要素とは？

調達管理プランには、通常、スムーズで効果的なプロセスを確保するためのいくつかの重要な要素が含まれます。まず、調達目的と目標を概説し、組織が達成しようとしていることを明確にします。また、関係者を特定して関与させ、関係者全員が自分の役割と責任を確実に理解できるようにします。ベンダーの評価と選択の指針となるサプライヤーの選択基準も設定します。プランでは、調達スケジュールとタイムラインを設定し、重要なマイルストーンと期限をマップ化します。最後に、潜在的な課題を予測し、それらに対処するためのステップを概説するリスク評価と軽減戦略が含まれます。

調達管理プランの役割とは？

調達管理プランは、プロジェクトを成功に完了するために必要な商品やサービスを調達するためのロードマップとしての役割を果たします。このプランでは、計画の立案、サプライヤーの選択、契約の管理、パフォーマンスの監視に至るまで、調達活動の管理方法を定義します。構造と明確さを提供することで、このプランは、プロジェクトの目標に沿って、効率的かつコスト効率の高い購入を行うことを支援します。また、リスクの最小化、コミュニケーションの効率化、プロジェクトの順調な進行にも役立ちます。

調達プランには何を含めるべきでしょうか？

包括的な調達プランは、購買プロセスのあらゆる側面を網羅する必要があります。これには、プロジェクトの目標と範囲、および主要な関係者の役割と責任が含まれます。また、市場分析とサプライヤーの選択のプロセスを詳細に記述し、予算とコストに関する考慮事項を概説し、明確な調達スケジュールを記載する必要があります。また、リスク管理戦略、契約管理手順、調達パフォーマンスの測定および評価方法もプランに盛り込む必要があります。これらの要素をプランに含めることで、調達プロセスが透明性、説明責任、組織目標との整合性を確保することができます。

調達プロセスの 7 つのステップとは？

調達プロセスは、通常 7 つの重要なステップで構成されています。まず、組織のニーズを特定し、商品やサービスの要件を明確にします。次に、入札や提案プロセスを通じて、潜在的なサプライヤーを調達し、評価します。入札が提出されたら、それらを評価し、交渉と契約締結を経て、最適なサプライヤーを選択します。その後、契約が管理され、納期が守られ、合意された条件が確実に遵守されるようにします。最後に、サプライヤーのパフォーマンスを評価し、学んだ教訓を文書化し、調達を正式に終了することで、プロセスは終了します。この構造化されたアプローチにより、組織は調達ライフサイクル全体を通じて、コスト削減、品質の維持、リスクの低減を実現できます。