読者にとって意味のある技術文書を書いたことがありますか？ それは難しい課題です！ホワイトペーパー、APIドキュメント、ユーザーマニュアルなど、複雑な情報を明確に伝えることは容易ではありません。
そして、これが重要な点です。アメリカのビジネスは、質の悪い資料を解読するために、総賃金の6％にあたる年間3960億ドルを費やしています。
コードを記述する技術の達人であれ、技術用語をわかりやすい言葉に翻訳するプロジェクトマネージャであれ、複雑な内容を明確に表現することは容易なことではありません。
そこで役立つのが効率的な技術文書です。技術的な専門用語を、読者が理解できる言葉に置き換えるのに役立ちます。この記事では、複雑な情報をわかりやすく伝える12の優れたテクニカルライティングの例を紹介します。
⏰ 60秒でわかる要約
技術文書の種類について知っておくべきことは次のとおりです。
- テクニカルライティングには、ユーザーマニュアル、標準業務手順書、APIドキュメント、レポート作成、社内文書などが含まれます。
- 効果的なテクニカルライティングでは、複雑な情報を明確かつ簡潔に伝えることを優先します。
- 視覚資料と平易な表現を用いて理解を助けます。
- ClickUpのようなプラットフォームは、文書作成、タスク管理、AIによるコンテンツ作成により、テクニカルライティングを簡素化します。
- 一貫したトーンと構造を維持することは、ブランドの信頼性を保つために不可欠です。
- 改訂の管理とコンテンツの最新状態の維持は、重要な課題です。
- 実際のユーザーによるテスト文書は、明瞭性とユーザビリティを向上させます。
さあ、技術的な話を始めましょう！ 🤓
テクニカルライティングとは？
テクニカルライティングとは、複雑な情報をわかりやすく伝えるために、クリアで簡潔な構造化された文書を作成することです。
これは主に、特定の読者（専門知識のレベルが異なる場合も多い）を対象に、指示の提供、プロセスの説明、技術情報の伝達を行うことに重点を置いています。例としては、ユーザー・マニュアル、標準業務手順書（SOP）、ホワイトペーパーなどがあります。
ストーリーを美化する創作的な文章や、速報性を重視するジャーナリスティックな文章とは異なり、技術的なコンテンツの文章は、主に明確性と指示性を重視します。
違いが分かるよう、簡単に比較してみましょう。
| 観点 | テクニカルライティング | クリエイティブライティング | ジャーナリスティックなライティング |
| 目的* | 複雑な情報を説明したり、指示したりする | 楽しませ、表現し、鼓舞する | 最新イベント情報をお知らせします。 |
| 対象者 | 知識がある人もゼロから始める人も | 一般読者 | 一般向け |
| トーン | フォーマル、オブジェクト | くだけた表現 | 中立的な事実に基づく |
| 構造 | 構造化され、見出しとリストでセクション分けされた | 柔軟性があり、ストーリー主導型 | 逆ピラミッド型 |
| 例 | ユーザー・マニュアル、標準業務手順書 | 小説、詩 | ニュース記事、レポート作成 |
技術文書作成の要は、読者が提示された情報を素早く理解し、活用できるようにすることであり、これは非常に価値のあるスキルです。
🧠 豆知識：米国労働統計局によると、テクニカルライターの市場は4%成長すると予測されており、これは全職種の平均とほぼ同じ速さです。
テクニカルライティングの種類
テクニカルライティングと聞いて、ユーザーマニュアルやハウツーガイドが思い浮かぶかもしれませんが、それだけではありません。 詳しく見ていきましょう。
📑 技術文書
これには、ユーザー・マニュアル、コード・ドキュメント、APIドキュメント、製品ガイドなどが含まれます。これらのドキュメントは、ユーザー、開発者、エンジニアがソフトウェア、ハードウェア、システムを操作する方法を理解できるようにします。
🧾 プロセス文書
これはビジネスにおける究極のハンドブックです。標準業務手順書、メンテナンスチェックリスト、ワークフロー文書などが含まれています。これらのリソースは、全員が同じプロセスに従うことを保証することで、混乱を防ぎます。
レポート作成と提案
大きな決断には確固たる基盤が必要であり、そこで技術レポート、実現可能性調査、提案書が役立ちます。これらの文書は、製品、市場、課題に関するビジネス上の意思決定を導くための調査、洞察、推奨事項を提供します。
📘 マーケティングおよびビジネス文書
テクニカルライティングにもクリエイティブな側面があるとしたら、どうでしょうか？ ホワイトペーパー、ケーススタディ、製品説明では、製品やサービスがどのように問題を解決するかを紹介するために、技術的な詳細とストーリーテリングが融合されています。
社内文書
従業員ハンドブックから企業方針まで、社内文書は、全員が同じページを共有していることを保証します。これらは、組織の知識、企業構造、職場ガイドラインをカバーし、チームが連携し、情報を共有するのに役立ちます。
💡プロのヒント：技術的でない読者向けに書く場合は、受動態や、誰もが知っているわけではない専門用語や略語の使用は避けましょう。 常に、不明な用語は明確に、わかりやすい言葉で定義します。
テクニカルライティングのトップ12例
複雑さと読みやすさを両立させるとなると、テクニカルライティングの習得は難しくなります。テクニカルライティングをより簡単に理解していただくために、いくつかの詳細な例を以下に示します。
1. ユーザー・マニュアル
IKEAの家具の設定や新しいガジェットの操作など、優れた製品マニュアルがあれば、明確な指示、図解、トラブルシューティングのヒントによりタスクが簡素化され、ユーザーは技術の専門家を必要としません。
例えば、キヤノン EOS Rebel T7（1500D）の取扱説明書を見てみましょう。この取扱説明書は、詳細な説明と、図やイラストなどの役立つビジュアルを組み合わせていることで際立っています。高度なカメラ設定もわかりやすく説明されています。
キヤノンのマニュアルが際立っているのは、そのユーザーフレンドリーさです。初心者からベテランの写真家まで、誰もが理解できる平易な言葉で書かれています。キヤノンのガイドが写真愛好家のお気に入りであるのも当然です！
2. APIドキュメント
アプリケーション・プログラミング・インターフェース（API）は開発者にとっての地図のようなものです。APIは、詳細な指示を提供することで、開発者が強力な機能をアプリに統合することを可能にします。
完璧なAPIドキュメントを書く場合、Google MapsのAPIスイートが最高です。
Google Maps APIのドキュメントでは、地図、ルート、場所など、すべての重要な機能がカバーされています。各セクションは、実用的なコードスニペットやインタラクティブな例とともにわかりやすく説明されており、実装が容易です。
クイックスタートガイドは、初めての方でもすぐに最初のマップを設定できるようサポートします。カスタマイズオプションにより、旅行アプリ、配達サービス、またはまったく独自の用途など、ニーズに合わせて開発者がマップを微調整することができます。
💡プロのヒント：開発チームと緊密に連携することで、APIドキュメントの正確性を確保できます。
3. ホワイトペーパーとケーススタディ
ホワイトペーパーは、ビジネス界におけるソリューションハブのようなものです。複雑な課題に対する詳細な分析とソリューションを提供します。
一方、ケーススタディは、他社が同様の問題にどのように取り組んだかを示した、関連性の高い成功事例です。 これらを併用することで、テクノロジーや金融などの業界において、信頼と信用を築く強力なツールとなります。
HackerOneの『エグゼクティブガイド：ヒューマンセキュリティテスト』は、優れたホワイトペーパーの例です。このホワイトペーパーでは、衝撃的な統計と実行可能な戦略をマージし、倫理的なハッカーが組織のセキュリティ強化にどのように役立つかを示しています。
このガイドの明確な構成と、バグ報奨金プログラムを統合するための専門用語を使わないアドバイスは、技術リーダー以外の人でも理解しやすいものとなっています。これは、複雑なアイデアを明確に、緊急に、かつインパクトを持って提示する方法の素晴らしい例です。
4. リリースノートと変更履歴
お気に入りのアプリのアップデート後に、新機能が追加されたかどうか気になったことはありませんか？ リリースノートや変更履歴は、異なる読者層を対象に、まさにそのようなことをやっています。
リリースノートを作成する際には、会話調の言葉遣いで、ユーザーにとって分かりやすいソフトウェア開発のハイライトを作成することを目指します。一方、変更履歴は、開発者やパワーユーザーを対象とした詳細な技術記録を提供します。
ClickUpの素晴らしいリリースノート3.42は、正しいやり方の例です。ユーザー中心のアップデートが満載で、チャットやタスクのワンクリックでの作成を導入しており、読者がアイデアを行動可能なタスクに簡単に変えることができます。ビデオによる説明が必要ですか？ClickUpはそれもカバーしています！
ClickUpの特徴は、メモの明瞭さとシンプルさです。各機能は、更新の「内容」と「理由」を理解しやすいように、一口サイズの説明に分解されています。
5. FAQおよびオンラインヘルプコンテンツ
よくある質問（FAQ）やヘルプ記事は、ユーザーが問題に直面した際に頼りにするリソースです。知識のギャップを特定し、よくある質問に答え、トラブルシューティングのステップを通じてユーザーを導きます。FAQが適切に構成されていれば、サポートチケットを減らし、ユーザーエクスペリエンスを向上させることができます。
ShopifyのFAQセクションは、その一例です。支払い処理から配送オプション、アカウント管理まで、あらゆることをカバーしており、オンラインストアの初心者から経験豊富な所有者まで、あらゆるユーザーにとって便利なリソースとなっています。専門用語を避けたシンプルな表現で、すべてのユーザーが理解できる内容となっています。さらに、各FAQには追加のチュートリアルやリソースへのリンクが貼られており、さらに詳しく調べたいユーザーには、より深い洞察を提供しています。
🧠 豆知識：多くの企業では、企業方針、人事手続き、ITサポートに関する質問に答えるFAQを作成しています。これにより、新入社員が問題を自力で解決し、より早く生産性を高めることができます。
6. 標準業務手順書（SOP）
SOP（標準業務手順書）は、ビジネスオペレーションの一貫性と効率性を確保します。オンボーディングプロセスやレストランのレシピガイドの概要を説明する場合でも、説得力があり、構造化されたプロセス文書を作成するには、まず構造から始めることが重要です。
責任、法的免責事項、およびチームの仕事に役立つ効率的なSOPテンプレートを作成するために必要なサービス説明やリソースを含めます。
Smartsheetのようなツールは、すぐに使えるテンプレートでプロセスを簡素化します。同社のデジタルマーケティングSOPテンプレートには、フローチャートからチェックリストまでが含まれており、チームが効果的にコラボレーションし、標準化された手順に従うことを支援します。
時間をかけずに作成したいとお考えですか？SOPジェネレーターは時間を節約し、整理された状態を維持します。
7. ビジネスプラン
ビジネスプランは、企業の目標とそれを達成する方法を概説したものです。これには、市場調査、財務諸表、事業戦略などが含まれます。そして、テクニカルライターは、これらの詳細な文書の草案作成を支援することも多いのです。
ACCA GlobalのAirport Caféのビジネスプランは、明確で説得力のあるプランの例です。このプランには、エグゼクティブサマリー、市場調査、現実的な財務予測、賢明な成長戦略が含まれています。
カフェの場所の利点、顧客層、競合他社など、鍵となる詳細が際立っています。シンプルかつ徹底的で、利害関係者に対してカフェの成功の可能性を明確に示しています。
8. 技術レポート作成
技術レポートは、研究、実験、プロジェクトに関する詳細な情報を提供します。 データ分析、方法論、推奨事項が含まれることもよくあります。 これらの文書は、意思決定者が複雑な調査結果を理解し、十分な情報を得た上で選択を行うのに役立ちます。
例えば、Materials Evaluation and Engineering, Inc. (MEE)によるこの技術レポートでは、厄介な問題であるウォーターウォールチューブの故障について説明しています。 クリアで簡潔、かつ詳細にわたって説明されています。 レポートには、目的を説明する写真や図表が含まれています。 そして何よりも、問題を指摘するだけでなく、再発防止のための確かなアドバイスが記載されています。
9. 年次報告書
年次報告書は、企業の年間業績をまとめたものです。財務データ、業績、将来の目標などを網羅しています。年次報告書は、株主や投資家をターゲットとしているため、情報豊富で視覚的に魅力的なものでなければなりません。
Microsoftは、その戦略と開発に関する貴重な洞察を提供する包括的な年次報告書で知られています。同社の2024年次報告書では、AIの大幅な進歩を原動力として、AzureとOffice 365のセグメント全体で著しい成長が達成されたことが強調されています。
このレポートでは、強力な財務実績を詳細に説明しながら、継続的な成長のための戦略を概説し、世界的な課題に取り組んでいます。これは、年次報告書の仕事をしているテクニカルライターの方の参考になるでしょう。
10. サービスレベル契約（SLA）
SLAとは、製品またはサービスに対する期待されるサービスレベルを定義する、サービスプロバイダーとカスタマー間の正式な合意です。ビジネスとクライアント間の期待値を設定し、混乱を軽減し、信頼を構築します。
SLAの優れた例としては、Adobeのオンデマンドおよびマネージドサービスにおける統一SLAがあります。このSLAでは、「可用性」や「ダウンタイム」などの鍵となる用語を定義し、サービス停止の条件を概説し、アップタイムの基準を満たさない場合に顧客が受け取るサービスクレジットの詳細を説明しています。
この文書は、わかりやすく整理された言葉遣いを使用しており、Adobeとその顧客にとって貴重なリソースとなっています。
11. インストールガイドやトラブルシューティングガイド
設置ガイドやトラブルシューティングガイドが優れている企業といえば、IKEAが挙げられます。IKEAの家具組み立て説明書は、そのわかりやすさとユーザーフレンドリーさで有名です。
このIKEAのトラブルシューティングガイドは、カスタマーサポートに電話をかける前に、ユーザーが取扱説明書を確認し、必要な製品情報の場所を確認するよう導きます。これにより、ユーザー自身による問題解決が促され、カスタマーサポートの負担が軽減されます。
わかりやすい説明、役立つビジュアル、ユーザーフレンドリーなフォーマットを組み合わせることで、IKEAの組み立てガイドは、テクニカルライティングの分野における他社のベンチマークとなっています。
12. 企業文書
従業員ハンドブック、企業方針、入社ガイドなどの社内文書は、組織を円滑に運営するために欠かせません。これらの文書は、期待、手順、企業文化の概要を示しています。
その素晴らしい例として、Googleの従業員ハンドブックがあります。このハンドブックは、企業文化と価値観を効果的に伝え、方針、福利厚生、期待事項を明確に概説することで、従業員に帰属意識を持たせています。
このハンドブックは、わかりやすい構成、簡潔な表現、重要なトピックの包括的な説明により、すべての従業員にとって貴重なリソースとなります。
テクニカルライティングを簡素化するツール
複雑な技術情報の伝達は、非常に困難なタスクのように感じられることがあります。Google ドキュメントや Microsoft Word のようなツールは、文書作成には非常に便利ですが、全体像を管理するには不十分です。
そこでClickUpのような専門ツールの出番です。
ClickUpは、仕事のためのオールインワンアプリです。ドキュメント作成と効率的なプロジェクト管理機能を組み合わせ、技術文書作成チームに最適です。
技術文書の作成にClickUpを選ぶ理由とは？
技術文書作成ソフトウェアでテクニカルコミュニケーションを簡単にしたいなら、ClickUp以上の選択肢はありません。
ClickUp ドキュメント
まず、ClickUp Docsでは、コンテンツを簡単にフォーマットし、リアルタイムで共有、共同作業を行うことができます。また、すべての変更の完了した履歴も確認できます。
バージョン履歴機能により、以前のバージョンに素早く戻したり、変更を行ったユーザーを追跡したり、文書の正確性を確保したりすることができます。また、選択的なアクセス権を設定して文書を共有することもでき、プライバシーを完全に保護することができます。
ClickUp Brain
ライティングのサポートが必要ですか？ClickUpのAIアシスタントであるClickUp Brainが、あなたのテクニカルライティングスキルを向上させるお手伝いをします。ClickUp Brainは、あなたと一緒にアイデアをブレインストーミングし、アプローチを磨き、より良い表現を提案します。プロンプトを入力するか、AIに「より良くする」ように依頼します。
Brainの最も優れた点は、チャットやタスクから情報を取得することです。
そして、チームワークも忘れてはいけません！ClickUpタスクは、タスクの作成、割り当て、コメントの追加をサポートし、全員が同じページを共有できるようにします。これにより、期限が守られ、プロジェクトが軌道に乗ります。
ドキュメントの仕事やチームとのコミュニケーションをClickUpチャットで行うことができます。
📮 ClickUp Insight:92%の労働者は、一貫性のない方法でアクションアイテムを追跡しており、その結果、意思決定のミスや実行の遅れにつながっています。フォローアップのメモを送るにしても、スプレッドシートを使うにしても、プロセスは散漫で非効率であることがよくあります。
ClickUpのタスク管理ソリューションは、会話からタスクへのシームレスな変換を保証します。そのため、チームは迅速に行動し、足並みを揃えることができます。
さらに、タスクを手動で作成する必要はもうありません！ClickUp Automationsでカスタムトリガー用にすべて自動化しましょう。
ClickUp ホワイトボード
文書に視覚的な要素を加えたいとお考えですか？ClickUpホワイトボードは、ブレインストーミング、複雑な概念の視覚的なマップ作成、チームとのリアルタイムコラボレーションによるダイアグラムの作成に最適です。
テクニカルライティングのベストプラクティス
ビジネス文書を常に一流に保つ方法をご紹介します。
1. 明瞭かつ簡潔な文章 ✅
複雑なトピックをシンプルな言葉で理解しやすい情報に分解する。専門用語を避け、読みやすさを向上させるために直接的に表現する。明確な文章は、ユーザーが技術的なコンテンツを素早く理解することを保証する。
2. 視覚資料の活用 ✅
図、画像、フローチャートを使用して、書かれたコンテンツをサポートします。視覚的な要素は、複雑なプロセスをユーザーがより効果的に理解するのに役立ち、ドキュメントをより魅力的で理解しやすいものにします。
3. テンプレートを使用する ✅
一貫した構造が鍵となります。テンプレートを使用することで時間を節約し、すべてのドキュメントが同じフォーマットに従うことを保証します。ClickUpは、一貫性とプロフェッショナリズムを維持するための技術文書テンプレートの範囲を提供しています。ClickUpビジネスプランテンプレート
新しいビジネスに着手しようとしていますか？ClickUpビジネスプランテンプレートは、包括的で効果的なビジネスプランを作成するための究極のパートナーです。
このテンプレートがどのように役立つか、以下をご覧ください。
- カスタムビューで進捗状況を確認し、潜在的な障害を特定し、プランを適宜調整する
- チームとプランを共有し、フィードバックを集め、全員が足並みを揃えていることを確認する
ClickUp リリースノートテンプレート
製品の新しいバージョンを共有するのが待ちきれない？ClickUpのリリースノートテンプレートを使えば、リリースノートを素早く作成・公開できます！
このテンプレートを使用すると、以下のことが可能になります。
- ClickUpドキュメントに必要な情報をすべて盛り込んだリリースノートをクイック作成
- リリースノートをチーム、利害関係者、顧客とさまざまなチャネルで共有
- チームとシームレスに連携し、リリースメモの草案作成、レビュー、公開を効率的に行う
ClickUp標準操作手順テンプレート
混乱や不整合にさよならを言いましょう！ClickUp標準操作手順テンプレートは、すべての標準操作手順を一元管理するハブを提供します。
このテンプレートを使用して：
- プロセスを簡単に文書化し、すべての役割と責任を定義する
- チームに必要な知識とリソースを装備し、パフォーマンスの向上を目指しましょう。
- SOPをチーム内で簡単に共有し、共同作業を行うことができます。
4. テスト文書 ✅
実際のユーザーにドキュメントのテストに参加してもらい、わかりにくいセクションを特定します。ユーザーからのフィードバックは、コンテンツを改善し、よりユーザーフレンドリーなものにするために非常に重要です。
テクニカルライティングの課題
このような複雑な内容には、いくつかの課題が伴います。以下は、直面する可能性のある課題の例です。
1. 一貫性を維持する ❌
文書全体を通して、トーン、スタイル、構造を一貫させることは、特に複数のライターが関与している場合には難しい場合があります。 そうすると、読者を混乱させ、ブランドの信頼性を損なうことにもなりかねません。
ClickUpのカスタマイズ可能なテンプレートを使用するか、独自のテンプレートを作成して、これらの不整合を回避しましょう。
2. リビジョン管理 ❌
複数の草案、フィードバック、更新を処理することは、時に圧倒的な作業となることがあります。適切なプロセスがなければ、変更の追跡や古いバージョンの仕事を見失いがちです。
しかし、ClickUpドキュメントはバージョン履歴の追跡をサポートしており、共有を制御できるため、このような事態は発生しません。ClickUpコラボレーション検出機能を使用すると、チームメイトが同時にタスクをビュー表示しているか、新しいコメントを追加しているかを知ることができます。
3. コンテンツを最新の状態に保つ ❌
業界は急速に進化しており、ドキュメントはすぐに時代遅れになってしまいます。コンテンツを更新しないと、誤った情報が流布され、ユーザーが不満を抱くことになります。
これは、ClickUp Automationsの自動リマインダー機能でコンテンツを最新の状態に保つことで簡単に回避できます。
ClickUpでテクニカルライティングをシンプルに！
効果的なテクニカルライティングを習得することは、単なるスキルではありません。それは、クリアされたテクニカルマーケティングコミュニケーションへの切符なのです！
競合分析文書であれ技術仕様書であれ、ライティングを完璧に仕上げることができれば、すべてが変わります。
そしてここからが楽しいところです。ClickUpはあなたのテクニカルライティングをアップグレードします。リアルタイムコラボレーション、簡単なバージョン管理、タスク追跡がすべて1か所でできるので、まるでワークフローツールキットを持っているようなものです！
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