あなたの仕事日は、まるで「グラウンドホッグ・デイ」のように感じませんか？起床後、同じ電子メールの返信に取り組み、同じスプレッドシートを手作業で更新し、また承認のラウンドを何度も繰り返して、そして明日もまた同じことを繰り返す。
多くの企業は、生産性を低下させ、従業員のバーンアウトにつながることが多い、反復的で精神的に疲れるタスクに悩まされている、インターネット以前の時代から抜け出せていません。
しかし、自動化されたワークフローへの移行は、思ったほど難しくはありません。この記事では、手作業によるビジネスプロセスを自動化し、時間を節約、コストを削減、生産性を向上させる方法を詳しくご紹介します。
⏰ 60 秒の要約
手作業によるビジネスプロセスを自動化する方法をお探しですか？ステップバイステップでご説明します。
- 特定：現在のワークフローの中で、反復的で時間のかかるタスクを正確に特定します。
- 対象範囲：明確な目標を定義し、適切な自動化ツールを選択します。
- 開発：ビジネス要件に合わせた自動ワークフローを設計、構築します。
- テスト：自動化されたプロセスのパフォーマンスを綿密に追跡し、フィードバックを収集します。
- モニタリング：データとフィードバックに基づいて、自動化されたワークフローを継続的に改良、改善します。
- コラボレーション：チームをプロセスに関与させ、継続的な改善のためのフィードバックを奨励します。
- 最後に、コードを一切使用せずに自動化を簡単に行うことができる、ClickUpのような AI 搭載の自動化ツールを活用することもお忘れなく！
手動プロセスの理解
手動プロセスとは、自動化や高度なテクノロジーの支援を受けずに実行されるワークフローやタスクのことです。これらのプロセスは、人間の努力、物理的なツール、または相互接続性が最小限の基本的なソフトウェアに依存しています。通常、これらのプロセスは労働集約的であり、すべてのフェーズで手動入力が必要であるため、非効率やエラーが発生しやすい傾向があります。
手作業によるプロセスの一般的な例としては、次のようなものがあります。
- データ入力： 紙フォームや電子メールから、スプレッドシートやその他のシステムに手動でデータを入力する作業
- 請求書処理： 自動請求ソフトウェアを使用せずに、手動で請求書を作成、送信、照合する作業
- 承認ワークフロー： デジタルで追跡可能なシステムではなく、物理的な署名や電子メールによる承認
- 新入社員の入社手続き：一元化されたプラットフォームを使用せずに、書類の収集、フォームへの記入、オリエンテーションの実施
- 在庫管理： 紙のログや独立したスプレッドシートを使用して在庫レベルを追跡し、再注文の必要性を判断
- スケジュール設定とタスクの割り当て： 電子メールチェーンや物理的なボードを介して、仕事のスケジュールやタスクの割り当てを調整します。
- 顧客関係管理 （CRM）： CRM ソフトウェアを使用せずに、顧客情報ややり取りのログを手作業で管理している。
手動プロセスに関連する一般的な課題
これらの手作業によるプロセスは、多くの場合、ボトルネック、エラー、非効率性につながり、ビジネスの成長とオペレーショナル・エクセレンスを妨げます。
これらのプロセスは不可欠ですが、生産性に悪影響を与える傾向があります。手作業によるプロセスの課題の一部を以下に示します。
時間がかかる
電子メールの分類や日々の業務割り当てなど、どのビジネスにも、単調で反復的な手作業によるタスクがあります。これらは個別に見れば些細なことのように思えますが、その総時間は、戦略的かつ創造的な取り組みに充てることができる貴重な時間を奪っています。
考えてみてください。午前 9 時、コーヒーを片手に 1 日の仕事をスタートする代わりに、単調な作業に没頭している自分を想像してみてください。誰にとっても楽しいことではありません。
人為的エラーが発生しやすい
誰かが小数点を間違えたために 100 万ドルの請求書を承認してしまった... なんてことは、想像しただけでも恐ろしいことです。このような手作業によるエラーは、特に財務や規制の厳しい業界など、データに敏感なフィールドでは、問題のある結果につながる可能性があります。
単純なタイプミスや見落としが、プロジェクトを台無しにし、ワークフローを混乱させ、ビジネスに多大な損失をもたらす可能性があります（チームミーティングでのあなたの威信は言うまでもありません）。
👀 ご存知でしたか？ 2005年、日本のみずほ証券は、株式取引のタイプミスにより2億2500万ドル以上の損失を被りました。これは、手作業によるデータ入力がエラーにつながることを示す、大きなリマインダーとなりました。
高い人件費
手作業による介入が必要なタスクは、すべて労働時間を必要とし、その結果、金銭的な支出が発生します。プロセスの完了のために追加のスタッフを採用したり、残業代を支払ったりする場合でも、反復的なタスクに人的努力に依存すると、運用コストが不必要に膨らむ可能性があります。
標準化の欠如
真実を告げる準備はできていますか？マネージャーが直面する最大の課題のひとつは、全員が同じステップに従って一貫した結果を出すことです。これは、多くの場合、混乱や仕事の遅延につながります。
標準的な業務手順（SOP）が定まっていない場合、従業員は各自のやり方で業務を行うことになります。これは、レシピなしで 5 人に同じ料理を作らせるようなものです。1 人は塩辛く、1 人は焦がして、何が間違っていたのか誰もわからないという結果になります。
しかし、それはあなたが悪いマネージャーであるということになるのでしょうか？決してそうではありません。必要なのは、適切なプロセスだけです。
スケーラビリティにリミット
タスクの処理を手作業に依存していると、利用可能な人材にリミットが生じます。
ビジネスの規模が拡大し、クライアントの数が増え、扱うデータセットが大きくなり、複数の利害関係者を管理する必要が生じた場合、現在のビジネスプロセスはその圧力に耐えられなくなる可能性があります。
非効率な協業
仕事でのコラボレーションは、楽しいものでなければなりません。「これ、承認しましたか？」 「ああ、あなたがやったと思った！」という、終わりのない電子メールのやり取りのようなものであってはなりません。
ミーティングがいくつか加わると、遅延はさらに積み重なります。その結果、効果的なコミュニケーションが取れないスレッドが延々と続き、誰もが疲れ果てて不満を抱えることになります。
📮ClickUp Insight：知識労働者の 83% は、チーム内のコミュニケーションに主に電子メールとチャットを利用しています。しかし、その作業時間の 60% 近くは、これらのツールを切り替えたり、情報を検索したりすることに費やされています。
ClickUpのような仕事のためのすべてを備えたアプリを使えば、プロジェクト管理、メッセージ、電子メール、チャットがすべて 1 か所に集約されます。集中化と活性化を実現する時が来ました！
手作業によるプロセスの自動化のメリット
これらの不規則性はすべて、自動化というシンプルなソリューションで解決できます。
自動化がビジネスに役立ついくつかの方法をご紹介します。
- デジタルトランスフォーメーション：プロセスの自動化は、ビジネスをアナログからデジタルにアップグレードするようなものです。膨大な書類や手作業によるデータ入力の代わりに、洗練されたデジタルワークフローが導入されます。
- 会社の時間を節約： 自動化で数秒で完了できる反復的なタスクに、何時間も費やす必要はありません。チームのスケジュールを空けて、より戦略的で創造的な仕事に専念させましょう。
- 人的介入の削減：絶え間ない細やかな管理に別れを告げましょう。ロボットによるプロセス自動化（RPA）をビジネスに導入することで、日常的なタスクを処理し、エラーの可能性を削減します。
- 業務効率の向上：自動化により、プロセスが簡素化され、リソースの効率的な活用、タスクの迅速化、エラーの削減、ワークフローの一貫性が確保され、全体的な効率が向上します。
- コラボレーションの円滑化：更新情報を電子メールで追いかける必要はもうありません！自動化により情報が一元化され、チームは特定のタスクに関するコメントを通じて更新情報を簡単に共有でき、いつでも同じページで情報を確認できます。
- 顧客満足度の向上：タスクの時間を節約することで、ビジネスの品質向上により集中することができます。カスタマーサービスにおける自動化の例としては、自動更新電子メールの送信などが挙げられます。
つまり、自動化は非効率性を改善するだけでなく、ビジネス全体を向上させます。
🧠 興味深い事実：ハーバード・ビジネス・レビューのレポートによると、従業員の 60% は、自動化によって生産性と仕事の質が向上し、仕事の安全性が向上したと感じています。
手作業によるプロセスの自動化方法
ビジネスプロセスの自動化は、どこから始めればよいのでしょうか？オンラインでは、ビジネスプロセスの自動化に関する無数の例を見ることができますが、そのすべてがあなたのビジネスに有効であるとは限りません。
要件を満たす独自のワークフロープロセスを実験し、作成する必要があります。ここでは、その手順をステップごとに説明します。
ステップ 1：プロセスの改善点を特定する
自動化に飛び込む前に、一歩立ち止まって、既存のプロセスを評価してください。以下の質問を自問してみてください。
- 現在のワークフローはどのようなものですか？
- 最も時間のかかるタスクはどれですか？
- そのうちのいくつを自動化できるでしょうか？
これらの質問は、デジタル化による飛躍の準備が整っているプロセスを特定するのに役立ちます。このプロセスを容易にするには、ビジネスプロセスの自動化ツールをご利用ください。
ClickUp は、ビジネスプロセスの自動化、コラボレーション、進捗の追跡を 1 つのプラットフォームで実現する、最高のタスク自動化ソフトウェアです。
ClickUp マインドマップなどのツールを使用して、ワークフローを視覚化し、改善すべき点を一目で簡単に特定しましょう。
💡プロのヒント：チームを参加させ、リアルタイムで共同作業を行うことができます。付箋、形、コネクターなどを使った視覚的なブレインストーミングを実際のタスクに接続する必要がありますか？ClickUp ホワイトボードをお試しいただき、ワークフローの改良作業をもっと楽しくしましょう！
ステップ 2：自動化の要件を把握する
非効率な部分を把握したら、次は明確な目標を設定しましょう。自動化によってどのような成果を期待していますか？ClickUp では、ビジネスのさまざまな側面に合わせてカスタムタスクタイプを作成することができます。
顧客からの問い合わせの管理、プロジェクトのマイルストーンの追跡、人事プロセスの処理など、各タスクの目的を反映した独自の「カスタムフィールド」と「ステータス」を定義することができます。
ClickUp のカスタムフィールドを使用して、優先度レバーのドロップダウンや進捗を計算する式など、各タスクタイプに関連する特定の情報を追加できます。
📌 例： マーケティングプロジェクトのカテゴリを追跡している場合、「有料メディア」、「オーガニックコンテンツ」、「ユーザー生成コンテンツ」などのオプションを含むドロップダウンカスタムフィールドを作成できます。公開期限やチャネルの種類など、重要な詳細情報を記録するための独自のフィールドを追加します。
これにより、情報記録の一貫性を維持することができます。これらのカスタムタスクタイプをテンプレートとして保存し、組織全体で再利用することができます。
関連情報：ワークフローの自動化の例とユースケース
ステップ 3：自動化の開発
タスクを定義したら、次はそれらを自動化しましょう。ClickUp 自動化機能を使用すると、定期的なタスクを設定し、アクションを自動的に開始するトリガーを作成することができます。
コーディングのスキルが必要だと思われるかもしれませんが、そんなことはありません。これはドミノのようなもので、1 つのアクションが完璧に同期して次のアクションをトリガーし、最も退屈なタスクでも自動的に実行されます。
📌 例： チームがデザインタスクを「完了」とマークしたとします。承認を即座に通知し、期限付きの品質チェックをスケジュールするカスタム自動化を作成することができます。これにより、責任の所在が明確になり、進行中の作業が中断されるのを防ぐことができます。
手動でリマインダーを設定して、それを忘れてしまう心配もなくなります。わずか数回のクリックで、関連するすべてのタスクについて、回避可能な見落としによるリスクを排除できます。
自動化導入以前は、コピーライターがタスクを完了すると、そのコピーが準備できたことを手作業で上層部に報告しなければなりませんでした。その作業には 36 時間ほどかかっていました。ClickUp では、チーム全員が毎日のタスクをフォローアップできるので、とても便利です。
自動化導入以前は、コピーライターがタスクを完了すると、そのコピーが準備できたことを手動で上層部に報告しなければなりませんでした。その作業には 36 時間ほどかかっていました。ClickUp では、チーム全員が毎日のタスクをフォローアップできるので、とても便利です。
ステップ 4：自動化を初期段階から綿密に監視する
自動化プロセスが稼働したら、それを注意深く監視し、チームにとって何が有効かをテストしてください。
15 以上のClickUp ビューから、チームに最適な方法で作業を追跡する方法をお選びください。詳細なタスク管理にはリストビュー、期限の追跡にはカレンダービュー、すべてのマイルストーンと依存関係を表示するにはガントチャートビューをご利用ください。
これらのビューは完全にカスタマイズ可能なので、必要に応じて自由に調整することができます。また、ステータスや担当者などでタスクをフィルタリングして、ビジネスプロセス管理をさらに整理することもできます。
さらに、ClickUp ダッシュボードでは、ワークフローの概要をリアルタイムで確認でき、KPI を効果的に追跡することができます。
従業員の作業負荷からプロジェクトのタイムラインまで、これらのダッシュボードを使用すると、すべてをタブで管理し、ビジネスレポート作成を自動化することができます。
ステップ 5：自動化を長期的に最適化
自動化は便利ですが、ある程度の人的監視は依然として必要です。したがって、設定したらそのまま放置してはいけません。
ClickUp は、自動化に最適な最も堅牢なレポート作成ツールを提供しています。当社のレポート作成ソフトウェアを使用すると、ミッションコントロールセンターとしてオールインワンのダッシュボードを構築することができます。
測定カードやチャートを追加し、データをドロップして、ビジュアルをカスタマイズするだけで、とても簡単です。すべての仕事を高いレベルで把握できるため、人、タスク、時間、ドキュメント、埋め込み、スプリントを 1 か所で管理できます。
四半期の目標を設定し、1 つのダッシュボードで全従業員の作業状況を追跡します。リソース管理により、チームをどれだけ有効に活用しているかを視覚的に把握でき、作業量の分析により、タスクの完了状況を追跡してチームの生産性を確認できます。
最終的な目標は、効果的な自動化によって、うまくいっていることを特定し、プロセスのボトルネックを取り除くことです。ワークフローのすべてのステップを視覚化することで、チームの一体感を高め、より良い仕事を生み出すことができます。
📮ClickUp Insight：最近、知識労働者の約 33%が、必要な情報を入手するために 1 日に 1 人から 3 人にメッセージを送っていることがわかりました。しかし、すべての情報が文書化され、すぐに利用可能だったらどうでしょうか？
ClickUpを活用すれば、自動更新によりコンテキストの切り替えは過去のものとなります。
ダッシュボードを見なくても、チームの進捗状況を簡単に要約したいですか？AI 搭載のアシスタント、ClickUp Brain をご利用ください。
Brain は、タスク、ミーティングのメモ、チャットの会話など、お客様のワークスペースから情報を取得するため、プロジェクトに関するあらゆる質問に答えられます。つまり、必要な情報だけ、100% 正確に取得できるのです。
また、自然言語のプロンプトを使用して、ClickUp でカスタム自動化を構築することもできます。
ボーナスステップ 6： チームを関与させて、継続的な改善を推進する
チームは最大の資産です。ぜひチームも参加させましょう。タスクにコメントを追加して、自動化されたワークフローに関するフィードバックを収集し、改善のための提案を募りましょう。
定期的なチェックインをスケジュールして、何がうまくいっているかを話し合い、最適化のためのアイデアをブレインストーミングしましょう。
アイデアの創出から実装、レポート作成まで、すべては ClickUp で行えます。
- 反復的で時間のかかるタスクを特定する
- ビジネスニーズに合わせてタスクタイプやフィールドのテンプレートを作成して、時間を節約
- 自動通知とリマインダーをトリガーして、すべての期限を確実に守ります。
- 自動化に関するリアルタイムの洞察を得る
- チームと生産的にコラボレーションし、すべてのタスクと会話を 1 か所にまとめて管理
ClickUp のユーザーフレンドリーなインターフェースと完全にカスタマイズ可能な機能により、面倒な手作業にようやく別れを告げることができます。
これは、繰り返しのプロセスを自動化し、可視性と説明責任を高め、3 人のチームメンバーから情報を収集するために工場を 3 回も回らなくて済むようにするために最適です。ほとんどの人は、管理業務やプロジェクトのサポートのために使用していると思いますが、当社は製造プロセスのデジタル化にこのツールをうまく活用しています。
これは、繰り返されるプロセスの自動化、可視性と説明責任の向上、そして率直に言えば、3人のチームメンバーから情報を収集するために工場を3回も回らなくて済むようにするために最適です。ほとんどの人は、管理業務やプロジェクトのサポートにこのツールを使用していると思いますが、当社は製造プロセスのデジタル化にこのツールをうまく導入しています。
💡 プロのヒント： ゼロから始める必要はありません。自動化を迅速に進めるには、顧客オンボーディングのワークフローやマーケティングキャンペーンの追跡など、業界に合わせたテンプレートを使用してください。
プロセス自動化の成功のためのベストプラクティス
ビジネスプロセス管理の自動化は、目的地ではなく、旅のようなものです。スムーズで成功した移行を実現するには、以下のベストプラクティスに従ってください。
小さなことから始めてみましょう
すべてを一度に自動化しようとしないでください。特定の部門内の、明確に定義された単一の業務プロセスから始めましょう。そうすることで、自動化の取り組みを組織全体に拡大する前に、その効果を試し、潜在的な課題を特定し、アプローチを改良することができます。
関係者を初日から巻き込んでください。
自動化はワークフローを大きく変えるため、プランニング段階から複数の関係者を巻き込んで進めることが重要です。
これにより、全員がプロセスに専念し、自動化の目標を理解しやすくなります。従業員、マネージャー、さらには顧客からも意見を収集し、問題点や改善点を特定します。
プロセスを標準化しましょう
自動化を導入する前に、組織全体のプロセスを定義、文書化、標準化してください。これにより、自動化されたワークフローへのスムーズで成功した移行の基盤が築かれます。
すべての重要なプロセスについて標準業務手順書 （SOP） を作成して導入することを検討してください。そうすることで、初心者でも最小限の手順でプラットフォームを使用できるようになります。
徹底的なテスト
自動化されたワークフローを最終決定する前に、徹底的にテストしてください。実装後は、パフォーマンスを綿密に監視してください。処理時間、エラー率、顧客満足度などの重要なメトリクスを追跡してください。
これにより、問題を迅速に特定して対処することができ、自動化によって期待される結果を確実に実現することができます。
人工知能を導入する
AI は、自動化の取り組みを大幅に強化します。したがって、できるだけ AI を活用して、業務を効率化してください。データ分析、予測モデリング、顧客サービスタスク向けの AI 搭載ソリューションをご覧ください。
パターンを特定し、より情報に基づいた意思決定を行い、顧客体験のパーソナライズに役立ちます。
人間の監視を維持
自動化により人的介入を大幅に削減できる一方で、ある程度の人的監視を維持することは非常に重要です。一部のタスクは、常に人間の判断力、創造力、批判的思考力を必要とします。
自動化と人間の監視のバランスを取り、最良の結果を確保します。
これらのベストプラクティスに従うことで、プロセス自動化のメリットを最大限に引き出し、ワークフローの効率を改善し、技術的な側面にとらわれることなく、自動化への移行を成功させることができます。
ClickUp で紙の書類の連鎖から解放されましょう
繰り返しのタスクは、靴の中に小さな小石が入ったようなものです。最初は我慢できますが、時間が経つにつれてイライラし、仕事の効率が低下します。ようやくその小石を取り出したときの感覚を思い出してください。それが自動化の感覚です。
しかし、なぜ自動化に ClickUp を選ぶべきなのでしょうか？
カスタム自動化、ダッシュボード、インテリジェントな AI アシスタントを備えた、プロセス自動化のための究極のプラットフォームです。ワークフローの円滑化、チームの満足度の向上、顧客満足度の向上を実現する鍵となります。イノベーションがわずか数クリックで実現できるのに、なぜ単調な作業に甘んじる必要があるのでしょうか？
方法はとても簡単です。小規模から始めて、チームを巻き込み、必要に応じて調整を加えていきます。あっという間に、自動化なしではどうやって業務を行っていたのか不思議に思うようになるでしょう。
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