ミーティングの要約の書き方（テンプレート付き）

ミーティングは、好きでも嫌いでも、チームのワークフローには欠かせないものです。

しかし、ミーティングが終わった後はどうなりますか？散らばったメモを調べたり、曖昧な記憶を掘り起こしたりという答えが思い浮かぶなら、そのプロセスを見直す時が来たかもしれません。そこで、ミーティングの要約が役立ちます。要約には、重要な情報や決定事項が記録されるため、チームの一体感と進捗の整合性を維持するのに役立ちます。

このブログ記事では、効果的なミーティングの要約を作成する方法と、テンプレートから引用した構造やフォーマットに関するヒントをご紹介します。コミュニケーションを強化し、チームの生産性を高めるために設計されています。

しかし、もっと良い方法をお探しの方は、手作業によるメモを一切省き、代わりにClickUp AI Notetakerを使用することをお勧めします。

ミーティングの要約とは？

ミーティングの要約とは、ミーティングの要点をまとめた、読みやすい簡単な文書です。ハイライト映像のようなもので、最も重要な議論、決定事項、およびアクションアイテムを要約したものです。

一般的なミーティングの要約には、以下の内容が含まれます。

ミーティングの要約は、何が起こったか、次に何をする必要があるかを全員に明確に伝えます。これにより、ミーティングに参加できなかった人でも、全員が同じ認識を共有することができます。

通常、より詳細で正式な会議の議事録とは異なり、ミーティングメモは、要点を簡潔に、実行可能で、要点をまっすぐに捉えたものです。

ミーティングの要約はなぜ重要なのでしょうか？

ミーティングの要約を書くことは、ミーティングの種類に関わらず、多くのメリットがあります。ワークフローを改善し、物事を順調に進めることができます。

以下は主なメリットです：

ミーティングの要約を書く準備

しっかりとしたミーティングの要約を書くには、それを入力するずっと前に準備から始める必要があります。準備が整っていれば、執筆作業もはるかに容易になります。

次のミーティングに万全の準備をして、大成功を収めるために覚えておくべき重要なポイントをいくつかご紹介します。

ミーティングのアジェンダと目標

重要なポイントをすべて網羅した要約を作成するには、まずミーティングのアジェンダと目標を理解する必要があります。テーブルに何が載っているかが分かれば、鍵となる詳細情報の収集に集中することができます。

そのため、常に主な目的と議論するトピックに注意を払うようにしましょう。そうすることで、最も重要な点を把握しやすくなります。

メモのテクニックをマスターしましょう。

優れたメモは、優れたミーティング要約の基盤となります。箇条書き、記号、略語は、そのための強力な味方です。これらを使用することで、重要な情報を見逃すことなく詳細を捉えることができます。

ミーティング中の重要なポイントや決定事項をメモして、要約の作成に役立てましょう。

必要な書類を収集する

書き始める前に、より正確で簡潔な要約を作成するのに役立つ書類をすべて集めておきましょう。適切な資料を用意することで、すべての詳細や事実を確実に把握することができます。

含まれるべき重要な文書：

これらのツールがあれば、詳細かつ正確なミーティングの要約を書くために必要なものがすべて揃います。

ミーティングの要約を書くステップ

要約の準備ができたら、ここから始めましょう。

ステップ 1：基本的なミーティングの詳細から始める

優れたミーティングの要約は、基本から始まります。これらの詳細が、背景情報を提供し、フェーズを設定します。

まず、組織名または会社名、ミーティングの日時、関連するアジェンダ項目をリストアップします。また、出席者リストと各人の会社での役割も忘れずに記載してください。この情報により、読者は誰が参加し、議論にどのように関与したかを把握することができます。

読みやすいフォーマットで発表しましょう。たとえば、シンプルなテーブルを使用すると、すべてを整理して見やすくまとめることができます。

このようなテーブルを使用すると、要約が視覚的にわかりやすく、詳細にも簡単にアクセスできます。

ステップ 2：議論された主なトピックの概要を簡潔に説明する

要約を書く際は、明確で直接的な言葉を使って、重要なポイントに焦点を当てましょう。まず、主な決定事項から始め、わかりやすく整理するために重要度に応じて整理します。

要約は、誰もが要点をすぐに把握できるよう、明確かつ簡潔にしてください。後で混乱が生じないように、誰が何を担当するかを明確にしてください。そうすることで、フォローアップミーティングの実施やアクションの遂行が容易になります。

ステップ 3：重要な決定事項を文書化する

優れたミーティングの要約は、ミーティングで下された最も重要な決定事項を捉えています。このために、セクションを特別に用意しましょう。議論された主なトピックを分類し、明確に要約します。

これらのトピックを箇条書きで整理し、読みやすくしましょう。これにより、読者が情報を迅速に理解できます。

例：

太字やその他のフォーマットを使用して、目立たせることもできます。これにより、読者は重要な決定事項や行動をすばやく理解することができます。

手書きのメモも有効ですが、デジタルツールを使用すると、このプロセスをより管理しやすくなります。数多くのミーティングメモやミーティング議事録作成ソフトウェアの中でも、ClickUp はミーティングメモの記録、整理、共有を簡単に行えます。

ClickUp Meetingsを使用すると、単独でミーティングに取り組む場合でも、チームと協力する場合でも、ミーティングの要約を整理し、アジェンダを管理し、チームに責任を持たせるアクションアイテムを設定するために必要なすべてを 1 か所で管理できます。豊富な編集オプション、割り当てられたコメント機能により、議論の文書化と管理が簡素化され、生産性を最大限に高めることができます。

さらに、ClickUp Docs を使用すると、チームメンバーはリアルタイムでミーティングの要約を作成したり、それに貢献したりできるため、ミーティングの進行に合わせてあらゆる詳細を簡単に記録することができます。全員が自分の見解を共有できるため、重要な情報を見逃す心配がありません。

また、ClickUp Docs のカスタマイズ可能な1 対 1 のミーティングテンプレートを使用して、ミーティングの要約の一貫性を維持することもできます。チームメンバーは、詳細をその場で調整できるため、ドキュメントに全員の意見が確実に反映されます。

ステップ 4：アクションアイテムと次のステップをリストアップする

アクションアイテムと次のステップをリストアップすることで、全員が自分の責任を確実に把握できます。この要約セクションでは、割り当てられたタスク、責任者、および期限について簡潔に説明してください。

各アクションアイテムが明確で理解しやすいものであることを確認してください。また、各タスクの担当者をメモしておくことも重要です。これにより、責任の所在が明確になり、誰が何をやっているかを全員が把握できるようになります。

このロードマップは、タスクを順調に進め、後で混乱を避けるのに役立ちます。箇条書きのリストやテーブルなど、アクションアイテムを整理するだけで、誰もが必要なことをすぐに確認できます。例：

ClickUp を使用すると、このプロセスをさらにスムーズに行うことができます。ミーティングの要約を手作業で書くことに疲れている方は、ClickUp Brain がミーティングのチャットを自動的に要約します。ClickUp のネイティブ AI ツールが、重要なポイント、決定事項、アクションアイテムを抽出して、時間を節約します。

ClickUp Brain を使用すると、フォローアップも簡単になります。このツールは重要な詳細をハイライト表示するので、長いメモを読み直す必要がなく、次の作業に集中できます。

ステップ 5：未解決の質問やフォローアップの必要事項を要約する

さらに、ミーティング中に解決できなかった問題や、閉じたままではいけない問題、追加の入力が必要な問題など、注意が必要なオープンな質問やアイテムをすべて記録しておくことが重要です。

要約には、これらの質問やフォローアップの必要事項をリストアップして、全員が未解決事項を把握できるようにします。対応責任者に関する詳細も記載し、解決までの暫定的な期限を設定しましょう。

例：

このテーブルを使用すると、詳細を見逃すことなく、全員がフォローアップの責任を明確にすることができます。たとえごくわずかなものであっても、次のステップをメモし、責任者と期限を明確にしましょう。これにより、プロジェクトを順調に進めることができます。

ステップ 6：要約を校正し、プロンプトで共有する

ミーティングの要約を書いたら、少し時間をかけて確認しましょう。効果的な要約は、わかりやすく、簡潔で、よく整理されており、重要な決定事項や議論を強調して理解しやすいものになっています。

校正する際は、以下の点に焦点を当ててください：

要約をさらに役立つものにするには、関連文書や参考資料を追加しましょう。これらはメモを裏付け、追加のコンテキストを提供し、読者が必要に応じてより深く理解するのに役立ちます。

次に、要約の発表方法を考えましょう。フォーマットは、ミーティングの参加者の好みに合わせてください。一般的なオプションをいくつかご紹介します。

さあ、要約を共有しましょう。チームや関係者に最適な方法を選択してください。

会議の要約を管理する場合、ClickUp 統合機能を使用すると、Slack、Zoom、カレンダーアプリなどのツールと統合できるため、さらに簡単になります。これらの統合により、AI Notetaker の会議メモがタスクやプロジェクトにリンクされ、すべてが整合され、順調に進捗します。

また、ClickUp 内でより直接的なコミュニケーションツールを使用したい場合は、ClickUp チャット、 ClickUp @メンション、およびClickUp 割り当てコメント機能を使用できます。これらの機能を使用すると、タスクの担当者にタグを付けて最新情報をすばやく確認できるため、重要な期限やリマインダーを見逃す心配がありません。

ミーティング要約のテンプレート

優れたミーティングの要約の書き方がわかったところで、次はそれを実践しましょう。優れたテンプレートを使用することで、時間を節約し、重要な事項を見逃すことを防ぐことができます。

以下にいくつかの例を見てみましょう：

1. ClickUp ミーティング議事録テンプレート

このテンプレートをダウンロード

ClickUp ミーティングメモテンプレートは、時間を節約し、整理整頓したいすべての人にぴったりの、すぐに使えるソリューションです。このテンプレートを使用すると、出席者、アジェンダ、アクションアイテム、重要な決定事項など、重要な詳細をすべて確実に記録できます。

ミーティングメモのテンプレートを使用すると、特に大規模なチームで、メモの作成がより簡単かつ一貫したものになります。全員が同じフォーマットに従えば、ミーティングの内容を把握し、重要な情報を見逃すことを簡単に防ぐことができます。

このテンプレートを使用すると、メモを取る人が誰であっても、統一されたミーティングの要約を作成できます。この一貫性により、チーム間の連携が維持され、見落としがなくなります。

2. ClickUp の定期ミーティングメモテンプレート

このテンプレートをダウンロード

毎日のスタンドアップや毎週の進捗報告など、同じようなフォーマットで定期的にミーティングを開催している場合は、ClickUp の「定期ミーティングメモテンプレート」が大変便利です。各ミーティングで同じテンプレートを使用することで、一貫した構造が確立され、将来的な参照資料としても活用できます。

まず、ミーティングの日付、目的、出席者、欠席者、定足数などの詳細を記録します。推奨されるミーティングの構成も表示されますが、必要に応じて自由に調整してください。

各アジェンダアイテムには、メモを書き留めたり、投票の結果を記録したりするスペースがあります。また、アクションアイテムをリストアップし、タスクに直接リンクして、カスタムステータスで進捗状況を追跡することもできます。ミーティングの開始時間と終了時間、および次のミーティングの期日を記録して、すべてを正確に把握しましょう。

完了したら、要約の共有も簡単です。読み取り専用のリンクを作成し、関係者に共有するだけで、誰でも簡単にアクセスできます。

ClickUp について、お客様からの感想をご紹介します。

弊社では、顧客とのすべてのプロジェクトミーティング、社内のプロジェクト計画ミーティング、社内のプロジェクト進捗ミーティング、リソーススケジュールセッションの整理の背景情報として、毎日使用しています。また、エンドユーザーとのタスクの所有権を明確にし、責任の分担を明確にするためにも使用しています。

3. ClickUp クライアントミーティングメモテンプレート

このテンプレートをダウンロード

クライアントが費用を負担する場合、プロジェクトの詳細をすべて追跡することは非常に重要です。ClickUp のクライアントミーティングメモテンプレートを使用すると、ミーティングの前、最中、後に、すべてを簡単に記録することができます。

この無料テンプレートは、明確な構造を提供し、整理整頓に役立ちます。ミーティングのステータス（予定、進行中、完了）を簡単に追跡できます。さらに、すべてのリソースが 1 か所にまとめられ、すぐに利用できます。

このテンプレートを使用すると、チームはドキュメントで直接コラボレーションし、事前に更新情報やアジェンダアイテムを追加することができます。ミーティング中は、全員がリアルタイムで貢献し、クライアントのフィードバック、新しい要件、決定事項、次のステップなどを追跡することができます。

ミーティングが終了したら、ClickUp から直接、関係者にメモを電子メールで送信することができます。こうすることで、ミーティングのメモや要約がすべて 1 か所に保存され、必要なときに簡単に参照できるようになります。

ClickUp を使用してミーティングのメモを自動的に要約する

ミーティングは生産性を低下させるものではありません。ClickUp AI Notetaker などのツールを使用すると、完璧なミーティングの要約を作成し、それを迅速に実行可能なロードマップに変換して、チームの一体感とプロジェクトの順調な進行を維持することができます。カスタマイズ可能なテンプレートやAI による自動化が必要な場合でも、ClickUp を使用すれば、プロセスをシームレスかつストレスフリーにすることができます。

退屈なメモ取りに時間を無駄にしないで、今すぐClickUp を始めて、ミーティングの生産性を次のレベルに引き上げましょう。