ミーティングからミーティングへ、次から次へと飛び回る毎日が続くようであれば、ミーティング・レポの上手な書き方で救われることだろう。シンプルなテキストだが、巧みに作成すれば、あらゆるトーンや規模の多忙なミーティングから重要な情報を見事に要約することができる。
多くのチームにとって、啓発的な要約を書くことは、恐ろしく苦労することである。問題は、チームメンバーが一日中電子メールやミーティング、Slackメッセージに振り回され、情報過多になっていることだ。そして、誰もが ミーティングメモ 脳が焼けていて、何が起こったのか文脈を完全に覚えていないのだ。
このガイドでは、ミーティングの振り返りへの取り組み方と、それをタイムリーに書くためのベストプラクティスについて説明します。
特典： AIを搭載したClickUpもご紹介します。 ミーティング管理・メモツール「ClickUp」もご紹介します。 を使えば、あなたとあなたのチームの生活がより簡単になります。🤩
効果的なミーティングの振り返りを書くプロセス：5つのステップ
プロジェクトの基本方針やブリーフィング文書のように、簡潔でわかりやすくすることが最終目標です：
- すべてのステークホルダーに関連情報をアップデートする
- 今後のミーティングやアクションの参考資料とする。
効果的なミーティングの要約を書く上で問題となるのは、多くの場合、人間的あるいは手続き的な限界である。しかし、以下のシンプルな5つのステップに従えば、困難なタスクである必要はありません。🔽
ステップ1：要約を書くためのロジスティクスを決める
ロジスティックスとは、ミーティングをいつ、誰が、どのように振り返るかということです。そのためには
- メモ係を指名する。 : 特定の出席者にメモを取る責任を負わせる。ミーティング議事録 鍵が記録されていることを確認する。チームメンバーが交代でメモを書くこともできます。
- ミーティングを振り返る電子メールのタイミングを決める: 情報の定着を高めるためには、ミーティング直後に読みやすいミーティングを振り返る電子メールを準備することが不可欠です。
- 記録するミーティングコンテンツの範囲を概説する： ミーティング要約は通常、重要な議論、決定事項、アクションアイテム、担当者など、ミーティングで起こったことを網羅し、全員が同じページにとどまるようにする。
- 要約のスタイルを固定する： 企業文化や効率性の要求に応じて、非公式な要約やよりプロフェッショナルに見えるバージョンが必要な場合があります。
ステップ2：ミーティング中は拡張機能を使ってメモを取る
良い電子メールを作成するために、メモ係はミーティング中にメモを取るようにしましょう。重要な情報の交換、決定事項、提案されたタスクなど、主要な論点をリアルタイムで記録することです。
重要なのは発言内容を書き留めることだけではありません。ミーティングによっては、誰が誰に何を言ったかをメモする必要がある場合もあります。さらに、ミーティング中に提起された問題や、利害関係者が知っておくべき情報、例えばアクションの責任者、期日、その他重要な詳細を書き留める必要がある。
メモを取る人は、ミーティング中に必ずしも出席しているとは限らないし、ライブのディスカッションを覚えているとも限らないので、リキャップの読み手に完了した全体像を確実に伝えるために、ミーティング中ずっと注意を払っていなければならない。
このステップのメモがトピックごとに整理されているとなおよい。🔍
ステップ3：ミーティングの要約電子メールの下書き
イベント満載の旅行に出かけたとします。しかし、その体験を友人と共有するとき、あなたはおそらく鍵になるメンションに言及し、1時間ごとの最新情報で相手を退屈させることはないでしょう。それがこのステップです！
ミーティングの要約電子メールは、細部まで読み手を圧倒することなく、ミーティング全体の概要を素早く有意義に伝えるものでなければなりません。🧐
ミーティングが終わったら、話し合われた重要な内容をすべてまとめて書き留めましょう。拡張機能のメモに磨きをかけ、関係ない部分を削り、分かりやすい文章で重要な点を正しい注文に並べるのです。
ステップ4：電子メールにサポート文書を含める
仮にあなたが チームミーティング は、コミュニケーションタスクを簡素化し、ライティングプロセスを自動化することができるため、チームメンバーはより重要なブレーンストーミングや問題解決活動に従事することができる。
ここでは、AIがミーティングの報告プロセスを改善した5つの方法を紹介する：
- 文字起こしの自動化：AIツールは、ミーティングのディスカッション（スピーチ）をリアルタイムでテキストに書き起こし、細部まで見逃すことがないようにすることができる。
- 鍵の特定：高度なツールで作成されたAI生成メモが重要なポイントを強調し、ミーティングの慌ただしさに紛れることがないようにします。
- 要約: 多くのAIツールは、長いミーティングメモを要約し、読む人の時間を節約することができます。
- アクションアイテムの追跡：AIはミーティングで議論されたアクションアイテムを追跡し、説明責任とタイムリーな実行を保証することができる。
- プロセスの効率化： AIは手作業に費やす時間を節約する。メモを取ったり要約したりする手間を省くことができる。ミーティングでの議論や私の仕事に集中することができます。
AIによる要約は、もはや未来的な概念ではなく、現在の現実である。多くのハイテク企業が マイクロソフト のように、AIを使ってミーティング記録を作成することに成功している。
ミーティング記録の効果を高める6つのヒント
何度も言うようだが、ミーティングの要約は簡潔に要点をまとめるのがコツだ。テキストのわかりやすさを重視することで、重要なポイントをチームメンバー全員が容易に理解できるようになる。
より良いミーティング報告を作成するための6つのヒントとベストプラクティスをまとめました。また、この避けることのできない雑務が、ミーティングやコミュニケーション機能を使うことで、100倍簡単になることもご紹介します。 ClickUp .💯
1.今後のミーティングのアジェンダを最大限に活用しよう
良い総括の基礎となるのは、しっかりとしたミーティングのアジェンダであることが多い。
あなたの ミーティングアジェンダ はあなたの信頼する メモを取るためのガイドブック ミーティング中にメモを取るためのガイドブック。重要なトピック、鍵、質問、話し合うべき目標などが、きちんと一箇所にまとめられている。特に、ミーティングをリードしながら同時にメモを取ろうとする場合、文脈の追跡が非常に楽になる。
ClickUpには、以下の番号があります。 アジェンダテンプレートがあります。 を使えば、ミーティング前に充実したアジェンダを作成することができます。例
/参照 https://clickup.com/templates/agenda-kkmvq-5982548 ClickUpミーティングアジェンダテンプレート /%href/
はどんなミーティングにも使える万能な構造を持っています。一方 ClickUp 全員ミーティングテンプレート は全社的なミーティングに最適です。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/image-230.png ClickUpのミーティングアジェンダテンプレート /%img/
ClickUpのミーティング・アジェンダ・テンプレートを使って、インタラクティブでゲーム化されたアジェンダを作成しましょう。
メモを取るなら ClickUp ドキュメント を使えば、ポイントをより速く書き留めることができます。ClickUp Docs /%ref/は、ミーティングのアジェンダアイテム、メモ、アクションアイテムをリアルタイムで作成し、コラボレーションすることができるプラットフォームの集中型ドキュメント管理システムです。できること
- アジェンダや議事録のために、あらかじめ構造化され、ネスト化され、相互接続されたページを作成する。
- タスクやその他のドキュメントへのリンクを、議事録に直接追加できます。
- 複数の同僚を招待して、ミーティングの振り返りを同時にレビューまたは編集する
- セキュリティで保護され、共有可能なリンクを使用して、外部のクライアントや共同作業者に議事録を送信できます。
- 過去のアジェンダ、議事録、その他の保存ドキュメントに /参照 https://clickup.com/features/universalsearch。 ユニバーサル検索 /%href/
ClickUp ドキュメントでチームメンバーとコラボレーションし、フォントをカスタムしたり、タスク関係を追加したり、ドキュメント内のタスクに直接リンクされたりすることができます。
2.準備不足？メモ帳やミーティングレポテンプレートを使ってミーティングの議事録を作成しましょう。
特に電話中や突然のオンラインミーティングでは、全く準備ができていない状態でGoogleドキュメントなどを立ち上げてメモを取ることができないこともあります。素早くメモを取ったり、アイデアを書き留めたりする必要がある場合は、従来のメモ帳やメモツールの使用を検討してください。
インスタンスンス
/参照 https://clickup.com/features/notepad ClickUp メモ帳 /%href/
デスクトップでもモバイルでも、ミーティングの議事録を簡単に作成できます。いつでも編集できます。📝
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Notepad-feature-to-Capture-Ideas.gif アイデアを書き留めるClickUpメモ帳機能 /%img/
ClickUpメモ帳を使えば、メモを簡単に取り込み、豊富なフォーマットで編集し、どこからでもアクセスできるタスクに変換することができます。
ClickUpメモ帳には、クイック・リキャップを作成するための以下のような優れた機能が搭載されています：
- スラッシュコマンド：ヘッダー、太字テキスト、リストなど、ショートカットでメモをフォーマットできます。
- ドラッグ＆ドロップ：画像、GIF、ビデオ、その他のファイルをメモに簡単に追加できます。
- 検索：メモのタイトルや説明文からキーワードを検索して、必要なものをすばやく見つけられます。
- アーカイブ/アンアーカイブ：アーカイブ/アンアーカイブ: メモをアーカイブまたはアンアーカイブすることで、メモを整理しておくことができます。
- 変換：メモをタスクに変換したり、プロジェクトドキュメントに追加したりできます。
**ClickUpワークスペースには、無料のミーティングレポテンプレートもあります。例：建設業者のグループなら ClickUp建設ミーティング議事録テンプレート を使えば、進捗やプロジェクトの決着を追跡できます。
お気に入りのミーティング議事録テンプレート集をご覧ください：
- /参照 https://clickup.com/ja/blog/41982/undefined/ リリースノートテンプレート /%href/
- マンツーマン /参照 https://clickup.com/ja/blog/48409/undefined/ ミーティングテンプレート /%href/
- /参照 https://clickup.com/ja/blog/103598/undefined/ プロジェクトキックオフのテンプレート /%href/
- ミーティングメモテンプレート
3.アクションアイテムをリストアップし、割り当てることで、全員が同じページを見ることができます。
メモを取る人の多くは、ミーティングからアクションアイテムを抽出するのに苦労している。ここでの解決策は、すべてのアクションアイテムをリストアップし、実行責任者にタグを付けることだ。私たちは本質的に、話を行動に変えるのだ。
これは3つのステップからなる：
1.メモを見直し、ミーティング中のタスク、責任、約束を見つける。 2.各アクションアイテムについて、担当者と期日を書き出す。 3.オプション：緊急度と重要度に基づいてタスクを並べ替える
と ClickUpタスク は、高度なテクノロジーを駆使してミーティングを簡単に振り返ることができます。ミーティングが完了すると、ClickUpがAIを使って録音や記録を分析し、アクションアイテム、決定事項、鍵などの重要な詳細を記録します。
そしてClickUpは、必要な情報やタスクをすべて盛り込んだミーティングのまとめを作成します。必要であれば要約を微調整し、すぐにチーム全体で共有することができます。
過去のミーティングを再度確認する場合は、AIを使って要約し、より素早くナビゲートすることもできます。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/ClickUp-Summarize-feature.jpg ClickUp要約する機能 /%img/
ClickUp AIでミーティングのメモを数秒で要約する。
6.フォローアップ電子メールまたはテキストメッセージを使用する
異なる部署やタイムゾーンにまたがるチームで仕事をする場合、ミーティング後に誰が何を担当しているかを追跡するのは難しいものです。ミーティングを振り返るだけでは、何が行われたかのスナップショットとしてしか機能しません。提案されたタスクのステータスを確認するには、さらにステップを踏む必要があるかもしれません。
すべて電子メールを送るのが面倒な場合は、クリックアップ内のtheのような、より直接的なコミュニケーションツールを利用しましょう。
/参照 https://clickup.com/features/chat-view チャットビュー /%href/
, メンション とである。 担当コメント 機能です。タスク担当者をタグ付けして、重要な期限やリマインダーを見逃さないように、すばやく更新できます。
ClickUp Whiteboardsを使って、チームとリアルタイムでアイデアを出し合いましょう。
効果的なミーティングの振り返りを書こう：ClickUpで次のミーティングをメモしよう
迷走するミーティングとはおさらばしましょう！ClickUpの効果的なミーティング構成と議事録作成で、ミーティングを効率的に進めましょう。
/参照 https://clickup.com/templates ツールとテンプレート /%href/
を使えば、明確なアクションアイテムや新しい期限など、各ミーティングの概要が一目瞭然です。これ以上混乱することはありません。 ClickUpに登録する に登録すれば、もう非生産的なミーティングに悩まされることはありません。🌻
よくあるFAQの再確認
1.ミーティングを総括することを何と言いますか？
ほとんどのチームでは、ミーティングを振り返ることをミーティング・リキャップと呼ぶだろう。他の利用規約としては、ミーティング・ラウンドアップ、デイリー・スタンドアップ（アジャイルチーム）、ミーティング議事録、ディスカッション・シノプシス、メモランダム・オブ・ディスカッション（超フォーマル）などがある。
2.ミーティング後に要約することはどうやること？
まず、なぜ前回のミーティングが開催されたのかを概説する。次に、アジェンダアイテムを簡単にメモする。箇条書きやリストを使って、議論されたトピックや決定された鍵を書き留める。ミーティング後にフォローアップが必要なタスクや行動も含めるようにしましょう。
3.ミーティング後の電子メールはどうやること？
ミーティングの電子メールに追加できるいくつかのポイントを紹介します：
- ミーティング参加者にお礼を言う。
- ミーティングの内容とアジェンダを要約する。
- 議論された主なポイント、決定事項、割り当てられたタスクを説明する。期限と責任を含める。
- 次のステップを提案し、全員の貢献に感謝する。
- 参考となるサポートファイルがあれば添付する。
先に述べた詳細なステップを参考に、質の高いまとめを作成しましょう。