求人ポータルサイトで検索すると、データエントリーのスペシャリストを募集する求人リストが何千件もヒットする。熟練した人材は需要が高いが、データエントリーは仕事の中で最も楽しくない仕事の一つである。
ある場所から別の場所へ、何時間も無心で番号を移したことがある人なら、そう思うだろう！クリエイティビティはリミットで、問題解決もない。
しかし、現代の技術進歩のおかげで、データエントリーの自動化を活用し、従業員の時間を取り戻し、手入力に伴うエラーを減らすことができるようになりました。その方法を見てみましょう。
60秒要約
簡単な5ステップでデータエントリーを自動化する方法：
- 自動化を全社的に導入するために、従業員を訓練する。
- 繰り返しの多い、時間のかかる、エラーの起きやすいタスクを特定する。複雑なタスクに移行する前に、まずこれらを自動化すべきである。
- 正しい自動化ツールを選ぶ。人気のあるオプションをリサーチし、実際のユーザーからのレビューやケーススタディを読み、コミットする前にトップピックを試してみること。
- 自動化シーケンスの設定。ほとんどのツールは、条件トリガー（そして自然言語自動化ビルダーさえも！）を使って、コードなしでこれをやることができるだろう。
- 自動化されたワークフローをテストし、モニタリングする。
自動化とは？
データエントリーの自動化とは、ソフトウェアプログラムを使用してシステムやデータベースにデータを入力し、手作業を削減または排除することです。データ転送をスピードアップし、正確性を高め、転記、重複、分類ミス、入力漏れなどのよくあるエラーを最小限に抑えます。
ᔎ Did You Know?
IDCの調査によると 世界のデータの80%は構造化されていない .このことは、構造化データをソースからデスティネーションに転送するためのワンストップ自動化ソリューションの必要性を浮き彫りにしている。
データ自動化のメリット
データ入力の自動化は、疲れることなく、ミスを少なくし、無限に繰り返されるデータ入力タスクを難なくこなす、超効率的なアシスタントを装備します。
この面倒なプロセスを自動化することが、なぜ画期的なことなのかをご説明します。
時間の節約
データを抽出するフォームやデータシートなどが複数ある場合、手作業でのデータ抽出はエベレスト登山のような気分になります。データエントリーの自動化により、次のようなことが可能になります。 このような反復的で手間のかかるタスクを処理することができる。 を素早く、場合によっては大幅に
/場合によっては https://clickup.com/ja/blog/32660/project-management-automation/ プロジェクト管理プロセスの自動化 /%href/
.
エラーの削減
ジョン・ダウ」は「ジョン・ドウ」という名前を取り戻すことができる。自動化により、手作業によるデータエントリープロセスをうっかり悩ますエラーのスペースがなくなる。
スケーラビリティの向上
新規クライアントの獲得であれ、注文量の増加への対応であれ、自動化システムはビジネスプロセスを完了することなく、変化する要件に迅速に対応することができます。
より有意義なインサイトを提供します。
反復的なデータエントリータスクを排除することで、チームは管理業務に煩わされることなく、データの解釈、パターンの特定、情報に基づいた意思決定に集中することができます。
例えば、小売ビジネスを経営している場合、自動化されたシステムで次のような分析が可能です。 販売データ を参照してください。これにより、情報に基づいた在庫決定を行うために必要な洞察を得ることができる。
さて、ここまでメリットを説明してきましたが、次にデータエントリーの自動化の種類と、それぞれがどのように目標をサポートできるかを見ていきましょう。
こちらもお読みください データエントリーソフト10選
データ入力自動化の種類
データエントリーの自動化には様々なフォームがあり、それぞれルーチンタスクをスピードアップし、簡素化するように設計されています。
/参照 https://clickup.com/blog/ai-workflow-automation//。 AI自動化ワークフロー /%href/
.
このような自動化の鍵を分解してみよう。
光学式文字認識（OCR）
PDFの請求書を受け取った場合、OCRは合計やアイテムの説明などの関連データを抽出することができます。これにより、時間を節約し、手入力によるエラーを最小限に抑えることができます。
👀 楽しい事実
Parseurは データ抽出を自動化するツールである。 請求書や電子メールなどの文書からのデータ抽出を自動化するツール。
ロボティック・プロセス・オートメーション(RPA)
チームが電子メールからスプレッドシートへの顧客データのコピーに時間を費やしている場合、RPAが情報を正確かつ迅速に自動転送することで対応できます。
例 📌 例 📌 例 例
参照を以下に変更する:
ドイツ銀行もRPAを導入 を導入し、財務部門のデータエントリー、検証、照合プロセスを自動化した。これにより、データ精度の向上、コンプライアンスの徹底、リスク管理を実現した。また、大量のデータを処理するための24時間365日の処理も実現し、RPAの実際の効果を実証した。
フォーム自動化
アンケートからフィードバック依頼まで、フォームはあらゆるところに存在するが、より良い整理と分析のためにデータをツールに手作業で入力するのは手間がかかる。フォーム自動化ツールは、回答を自動的に取り込んで整理することで、収集プロセスを容易にします。
アプリ統合ソフトウェア
アプリケーション間のデータ転送にも自動化ツールが使えることをやることご存知でしたか？
以下のようなツールがあります。 Zapierは5,000以上のアプリケーションを接続する。 Zapierは5,000以上のアプリを接続し、ユーザーはコードなしでアプリ間のワークフローを自動化できる。
例：新規リードがウェブサイト上のフォームに入力すると、Zapierは自動的にその情報をCRMに送信することができる。A 自動化ツール は、新規エントリーを検出し、リードを育成し、進捗を追跡することができます。
テキスト拡張ソフトウェア
このようなツールを使えば、頻繁に使うテキストをショートカットにして、スニペット全体を何度も手入力する必要がなくなります。例えば、「addr」と入力するだけで、自動的に完全な住所に展開される。 TextExpanderはそのようなツールの例です。 テキストの断片を保存し、略語を割り当てることができる。そのため、自己紹介の電子メールで毎回自分の名前、呼称、所属を入力するのではなく、';intro'のような短いコードを入力すれば、即座に挿入することができます。
データエントリーを自動化するステップ
これらの例を読んで、自動化を試してみたくなりましたか？ 手動タスクの自動化 を自動化し、効率的なワークフローにするためのステップを紹介します。
ステップ1：繰り返しタスクを特定する
ビジネスにデータエントリー自動化を導入する最初のステップは、繰り返しの多い、時間のかかる、エラーの起きやすいタスクを特定することです。
そのようなタスクのリストを作成し、チームがそれらにどのように時間を費やしているかを追跡します。そうすることで、どのように自動化すればよいかが見えてきます。
💡 プロのヒント：自動化に慣れていない場合、重要なタスクは後回しにするのが賢明です。チームが変更に慣れるのを待ち、プロセスと信頼が高まるにつれて、徐々に自動化をより重要な分野に広げていきましょう。
このプロセスをさらに簡単にするために、次のようなプロジェクト管理ツールを使うことができます。
/参照 https://clickup.com/ ClickUp /%href/
を使えば、タスクをよりよく整理・分析できる。
以下がその機能です：
ClickUp テーブルビュー
その ClickUpテーブルビュー を使うと、タスクステータス、期日、担当者などの関連データを表示する列をカスタムできます。また、テーブル内のリレーショナルデータフィールドを使用して、相互に関連するタスクを効率的に管理できます。
ClickUpテーブルビューでタスクを並べ替えたりフィルタリングすることで、自動化できるワークフローを特定します。
この情報を並べ替えたりフィルタリングしたりすることで、手動更新や承認が頻繁に必要なタスクなどのパターンを簡単に見つけることができます。
複数のタスクが常に同じ承認ステップを待っている場合は、そのプロセスを自動化する時期が来ている可能性があります。
ステップ2：適切な自動化ツールを選ぶ
ルーチンタスクを特定したら、適切なデータエントリーツールを選びましょう。
/を選択する。 https://clickup.com/ja/blog/104171/ai-tools-for-automation/ 自動化ツール /自動化ツール
.その方法は以下の通りです：
- 目標を設定する：自動化ツールの具体的な目標を設定する。SMART基準 (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) です。
例
- 具体的に具体的: ウェブサイトのフォームから入ってくるカスタマーからの問い合わせのデータエントリープロセスを自動化する。
- 測定可能第 1 四半期中に手動エントリー時間を 50% 削減する
- 達成可能2週間以内にZapierのような自動化ツールを導入し、CRMと統合する。
- 関連性カスタマーサポートチームを無料化し、データ入力よりも問い合わせの解決に集中させる
期限：3ヶ月以内に完全な実装と測定可能な結果を達成する。
- 一般的なツールの調査：ニーズに合った自動化ツールをオンラインで検索する。コスト、拡張性、統合機能、使いやすさ、既存の技術スタックとの互換性を考慮する。
- ユーザーからのフィードバックをレビューする。ケーススタディ 各ツールについて現実的な視点を得る
- このフェーズまでに、2～3つの強力な候補があるはずです。製品デモ、無料試用版、ウォークスルーなど、ベンダーにコンタクトし、データエントリー自動化ソフトウェアを実際に体験してみましょう。
- 選択を行う：組織のニーズ、予算、チームの能力に最も適した自動化ツールを選択する。長期的な目標をサポートする拡張性の高いソリューションをお選びください。AIを搭載したデータエントリーソフトウェアワークフロー自動化 を搭載したデータ入力ソフトは、通常、そうでないものよりも高い価値を提供する。
ケーススタディClickUp🤝 CEMEX
CEMEX社では、クリックアップを利用して手作業をなくし、ワークフローを改善しました。
/クリックアップ https://clickup.com/features/form-view ClickUp フォームビュー /クリックアップフォームビュー
.フォーム提出により、カスタムテンプレートを使用したプロジェクトが自動的に開始されるため、マーケティングチームはすぐに実行に移すことができます。
自動化以前は、コピーライターがタスクを終えるたびに、コピーの準備ができたことを手動で指揮系統に伝えなければなりませんでした。36時間かかることもありました
CEMEX社マーケティング・オペレーション・マネージャー、オスカー・アギラール氏
CEMEX社もまた、以下を使用しています。
/参照 https://clickup.com/features/dependencies ClickUpタスク関係 /参照
を使って効率的なワークフローを構築できます。これらのワークフローは、プロジェクトをリードからコピーライター、デザイナー、モーショングラフィックス作成者へとシームレスに移行します。リンクされたタスク、ドキュメント、依存関係を一元管理することで、社員は必要なものをすべて手に入れることができます。
私の仕事では、クリエイティブな仕事をレビューしたり、変更を依頼したりする必要のある人々をプロセスに取り込むために、検証の連鎖を作ろうとしています。クリックアップを使えば、もはや手作業ではありません。
CEMEX社 マーケティング・オペレーション・マネージャー オスカー・アギラール氏
ステップ3：自動化の設定
ワークフローに自動化を導入するのは大変なタスクだ。
/を作成する必要があります。 https://clickup.com/ja/blog/68674/implementation-plan-templates/#3-1-clickup-project-implementation-plan-template を作成する必要がある。 導入プラン /%href/
目標設定からチームのトレーニングまで、各段階のタイムラインと、個人および部門の責任を概説したもの。
その
/参照 https://clickup.com/templates/project-implementation-plan-t-211272990 ClickUpプロジェクト実施プランテンプレート /%href/
は、実施計画を成功させるための、カスタマイズ可能でユーザーフレンドリーなキャッチオールテンプレートです。
ClickUp プロジェクト実施プランテンプレート
このテンプレートには
/が組み込まれています。 https://clickup.com/features/whiteboards ClickUpホワイトボード /%href/
.ブレーンストーミングや、実施プランテンプレートをClickUpエコシステム内の他のドキュメントに接続するために使用します。
導入プランが整ったら、いよいよ最初の自動化シーケンスの設定を始めましょう。
/参照 https://clickup.com/features/automations ClickUp自動化 /%href/
を使用すると、if-thenトリガーとレスポンスを使用してこれらのシーケンスを構築できます。
設定されたトリガーが発生し、条件をミーティングした場合、ClickUpは自動的に指定されたアクションを実行します。この式を使ってカスタム自動化を作成することもできますが、ClickUpの ワークフロー自動化ソフトウェア を参考にしてください。
💡Pro Tip: ClickUpのAIアシスタントを使いましょう、
/参照 https://clickup.com/ai ClickUpブレイン /クリックアップブレイン
を使えば、自然言語を使ってカスタム自動化を作成できます。自動化したいプロセスを記述するだけで、ワークフローのトリガー、アクション、条件を簡単に設定できます。
ステップ4：テストと監視
自動化を開始する前に、平均タスク完了時間、エラー率、その他の関連メトリクスなどのベースラインデータを確立します。これにより、自動化後のパフォーマンスを比較し、改善を追跡することができます。
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-511.png ClickUpの時間管理機能 /mg/
ClickUpの時間管理機能を使って、タスクに費やした時間を効率的に追跡しましょう。
使用方法
/参照 https://clickup.com/time-management ClickUpの時間管理機能 /%href/
を使えば、タスクの期間を追跡し
/時間管理機能 https://clickup.com/ja/blog/163233/automated-timesheets/ タイムシートの自動化 /タイムシートの自動化
特にタスク量が多いチームや複雑なレポート作成が必要なチームにとっては、時間の節約になります。
効果的なモニタリングは、自動化の成功と失敗を判断する鍵である。
/参照 https://clickup.com/features/dashboards クリックアップダッシュボード /%href/
を使えば
/ダッシュボード https://clickup.com/ja/blog/9325/kpi-examples/ KPIの追跡 /%href/
を追跡し、タスク完了率を分析し、タスクに費やされた時間をすべて 1 か所で確認できます。営業、マーケティング、人事用にカスタマイズ可能なダッシュボードテンプレートにより、自動化のパフォーマンスや作業負荷の配布を可視化し、チームの進捗を常に把握することができます。
こちらもお読みください
/参考文献 https://clickup.com/ja/blog/207060/how-to-use-ai-for-marketing-automation/ マーケティング自動化にAIを活用する方法 /%href/
ステップ5：従業員を教育する
自動化は従業員にとって大きな変化になる可能性がある。従業員の移行を支援するために、必要なリソースをすべてプロバイダーとして提供する必要があります。
トレーニング資料の作成
まずは ClickUp トレーニングマトリクステンプレート .
ClickUp トレーニングマトリクステンプレート
ClickUpトレーニングマトリクステンプレートは、次のような場合に役立ちます：
- 従業員トレーニングプログラムの編成と評価
- トレーニングを完了した社員の進捗追跡
- 改善点の特定
このような体系的なアプローチにより、自動化を最大限に活用するための正しい知識を従業員一人ひとりが身につけることができます。
研修コンテンツの概要が決まったら
/参照 https://clickup.com/features/docs ClickUp ドキュメント /%href/
は、ガイドライン、技術手順、企業ポリシー、業界標準などの関連情報をまとめるスペースを提供します。ClickUp ドキュメントを使用すると、これらの情報をアクセスしやすい一元化されたマニュアルに整理することができます。
トレーニング資料の作成
トレーニング資料の質を高めるために、ClickUp Brainはライティングアシスタントとして、コンテンツの作成や推敲などのタスクをサポートします。
画像を以下に変更する:
ClickUp Brainを使用して、組織全体で自動化を採用するための詳細なトレーニングガイドを作成します。
ClickUp Brainを使って自動化を導入するためのトレーニング資料を作成するには、まず自動化の基礎とその利点を説明することから始めます。次に、自動化の設定と管理方法を示すインタラクティブなスクリーンショットやビデオを組み込んだステップバイステップのガイドを作成します。
トレーニングの内容を適切なものにするため、営業や人事など、さまざまな部署での実際の使用例を紹介する。よくある問題に対処するためのQ&Aセクションを追加し、知識チェックのためのクイズを提供する。
最後に、ユーザーの進捗を追跡し、フィードバックを収集することで、教材を改良し、組織全体で自動化ツールを効果的に導入できるようにする。
プロからのヒント
参照を以下に変更する:
電子メール自動化の設定 を設定し、新入社員が入社したらすぐにトレーニングマニュアルを送信することで、すべての新入社員が滞りなくトレーニングマニュアルを受け取れるようにします。
研修資料に関するフィードバックを収集し、経験を向上させることも忘れずに。
データエントリープロセスを自動化する方法はお分かりいただけたと思いますが、どんなに優れたプランでも障害に遭遇する可能性があることを認識しておく必要があります。このプロセスで直面する可能性のある課題について見てみましょう。
データエントリー自動化の課題
データエントリーの自動化に伴う障害を理解することで、プランニングとナビゲートを成功に導くことができます。ここでは、データエントリーの自動化を導入する際に組織が直面する鍵について説明します：
- 初期コストの高さ：自動化システムの設定には、ソフトウェアやインフラへの多額の先行投資が必要になります。長期的なコスト削減効果によってこれらのコストは相殺されるかもしれませんが、多くのビジネスにとって初期の経済的負担が障壁となる可能性があります。
- 自動化システムは入力データの品質に大きく依存する。入力されたデータが不正確であったり、一貫性がなかったりすると、出力に欠陥が生じ、自動化のメリットが損なわれる可能性がある。
- 変化への抵抗：手動プロセスに慣れた従業員は、自動化システムへの移行に抵抗する可能性がある。
- カスタマイズのリミット：*自動化ツールによっては、特定のビジネスニーズに合わせたソリューションを柔軟に提供できない場合があり、組織特有の課題に影響する可能性がある。
- 自動化システムを効果的に機能させるためには、定期的なメンテナンスとアップデートが必要である。
- コンプライアンスとセキュリティのリスク: 自動化システムで機密情報を扱う場合、自動化プロセスが関連規制に準拠するよう、コンプライアンスとセキュリティの懸念が生じる。
自動化によって効率性と正確性を実現する。
手動のデータエントリープロセスを自動化することは、効率を高め、エラーを減らし、時間を節約するための戦略的な一手です。繰り返しタスクを特定し、適切なツール（ClickUp！など）を選択し、明確なワークフローを設定することで、データ管理を変革することができます。
定期的にシステムをテスト・監視し、トレーニングに投資することで、システムの可能性を最大限に引き出します。目標は、プロセスを改善し、チームが創造性と革新に集中できるようにすることです。自動化を導入し、より効率的で生産性の高い組織のメリットを享受しましょう！
/参照 https://clickup.com/signup ClickUpに登録する /%href/
今日