Il PMMM o Project Management Maturity Model è un concetto che consente alle organizzazioni basate su progetti di valutare il loro esito positivo nel project management. Secondo l'ideologia proposta da questo modello, esistono cinque livelli di maturità del project management che ogni azienda deve attraversare nel suo percorso verso l'esito positivo.
Inoltre, studi hanno dimostrato che che le aziende con scarse prestazioni di Project Management hanno maggiori probabilità di registrare perdite finanziarie a causa dell'aumento dei costi per progetto e della bassa qualità dei risultati.
Per questo motivo, se state cercando un modo per migliorare la vostra gestione dei progetti, è necessario che processo aziendale può essere utile valutare il vostro attuale livello nel PMMM e trovare il modo di passare alla fase successiva. Nell'articolo di oggi parleremo di questi cinque livelli e offriremo suggerimenti di facile comprensione su come risalire la scala PMMM dell'esito positivo del project management.
I cinque livelli del PMMM
Il PMMM è nato come struttura sviluppata dal Software Engineering Institute della Carnegie Mellon University a metà degli anni Ottanta. Il suo scopo era quello di aiutare il governo a valutare gli appaltatori di software in ordine alla scelta dei migliori per la realizzazione di progetti complessi. Il modello è stato progettato per analizzare le pratiche standard mantenute da un'azienda durante il lavoro su progetti software.
Nel tempo, il quadro è stato adattato per adattarsi a un intervallo più ampio di settori, motivo per cui oggi sono disponibili diversi modelli di maturità. Tuttavia, il PMMM è l'unico che si allinea strettamente al modello originale, con l'eccezione che si concentra sulla valutazione delle capacità di project management utilizzando le cinque diverse fasi menzionate di seguito.
Livello 1: il processo iniziale
A questo livello, l'organizzazione opera in modo abbastanza casuale, con una scarsa implementazione degli strumenti di controllo (se presenti). In questo scenario, è difficile prevedere un esito positivo futuro, poiché non si può dire come l'organizzazione si comporterà in caso di crisi.
Livello 2: Processo e standard strutturati
Le aziende al secondo livello implementano le pratiche di base del project management, ma solo a livello di singolo progetto. Ciò significa che non c'è un approccio generale per quanto riguarda l'esito positivo del PM, che probabilmente dipenderà dalle persone chiave dell'organizzazione.
Anche se è meglio avere una certa struttura, questo livello è ancora basso quando si tratta di affrontare una situazione di emergenza ed è altrettanto difficile prevedere l'esito positivo con un certo grado di certezza.
Livello 3: Standard organizzativi e processi istituzionalizzati
Con questo livello si passa a una struttura organizzativa diversa, con procedure ben definite che sono considerate il modo standard di Da fare. L'azienda è ben organizzata e la direzione è coinvolta nell'implementazione e nel supporto all'uso di queste procedure.
A questo livello, l'organizzazione è preparata ad affrontare una crisi in quanto dispone delle necessarie procedure documentate che guidano sia la direzione che i dipendenti verso i passaggi da compiere. Inoltre, un'organizzazione al terzo livello ha interesse a creare una documentazione che aiuti a definire le relazioni tra la direzione e i dipendenti (e viceversa) e tra l'organizzazione e i clienti.
Supponiamo di essere titolari di un'azienda di consulenza. In questo caso, si può utilizzare una documentazione ben redatta contratto di consulenza per definire chiaramente la relazione con ciascun cliente. Dovreste anche prendere in considerazione la stesura di NDA e di altri tipi di documenti utili per le relazioni con i dipendenti.
Livello 4: Processo gestito
Il livello 4 introduce metriche utilizzate per valutare l'attuale livello di produttività in base alle procedure e agli standard di project management in vigore. In questo modo, il management può sapere, in qualsiasi momento, se un progetto è destinato all'esito positivo o se ci sono problemi che devono essere affrontati.
Livello 5: Ottimizzazione del processo
Infine, al livello più alto, l'attenzione è rivolta all'ottimizzazione. Con tutte le procedure giuste in atto e disponibili a livello organizzativo, il management è interessato a migliorare continuamente le prestazioni del project management sulla base della propria esperienza specifica. Il quinto livello parla anche di un'apertura verso tecniche innovative non utilizzate da altre organizzazioni che potrebbero portare un vantaggio competitivo.
Come passare da un livello all'altro
Come si può vedere, il PMMM si basa sull'uso di comportamenti organizzativi sempre più sofisticati. Tuttavia, è importante sapere che non si tratta di una scala rigida, ma piuttosto di un elenco di linee guida che possono aiutare le organizzazioni nella loro ricerca di performance.
Per questo motivo, ci saranno differenze da un'azienda all'altra, in dipendenza del settore principale, della cultura organizzativa e del desiderio generale di impegnarsi. Inoltre, le dimensioni dell'organizzazione possono influire sul modo in cui il PM viene integrato.
Per istanza, una startup non ha bisogno di una struttura complessa di procedure, perché si concentra sulla crescita e sullo sviluppo. Tuttavia, quando l'azienda inizia a crescere, è utile creare un nucleo di standard che diventerà la forza trainante dell'esito positivo del project management.
Ora che conoscete i cinque livelli proposti dal Project Management Maturity Model, dovrebbe essere facile identificare la situazione attuale della vostra azienda. Vediamo i passaggi da considerare per ogni situazione.
I primi due livelli
Se non disponete di procedure ben progettate che permettano a dipendenti e manager di comprendere il modo corretto di affrontare una situazione (indipendentemente dal grado di emergenza), siete probabilmente ai primi due livelli.
In questo caso, la vostra priorità dovrebbe essere la creazione di regole e standard che saranno alla base della vostra cultura organizzativa. Può trattarsi di qualsiasi cosa, da "come integrare un nuovo dipendente" al modo migliore di creare la documentazione per un nuovo prodotto.
Tutto ciò che è importante per modificare i processi aziendali ed eliminare gli intoppi di produttività deve essere documentato e prontamente disponibile per essere studiato e modificato.
Il terzo livello
Un'azienda a questo livello è abbastanza avanzata in termini di efficienza del project management, ma c'è sempre spazio per migliorare.
Ad istanza, per accelerare il processo di comunicazione e assicurarsi che a nessuno sfuggano dettagli cruciali, si possono utilizzare strumenti di PM specializzati, come ad esempio ClickUp . È una piattaforma che consente di gestire un ampio intervallo di team e progetti in un'unica soluzione, senza perdere troppo tempo con la logistica.
Inoltre, questi tipi di piattaforme possono essere integrate con altri processi aziendali, creando una connessione tra i reparti e migliorando il flusso di informazioni
Il quarto e il quinto livello
Una volta che si dispone di una buona cultura organizzativa, con procedure ben progettate e una gerarchia efficace, è il momento di lavorare sui fattori che possono migliorare ulteriormente le cose. Per questo, la maggior parte delle aziende inizia a utilizzare una piattaforma di Business Intelligence adatta alle proprie esigenze e si basa sull'analisi che essa fornisce.
Sebbene la BI non sia esattamente una tecnologia innovativa, è un ottimo modo per valutare la gestione del rischio e capire se la vostra azienda sta prendendo il giusto titolo.
Conclusione
Oggigiorno esiste una forte correlazione tra tecnologia e sviluppo aziendale. Ciò diventa ancora più visibile quando si tratta di migliorare il project management, dove i gestori del team hanno accesso a un'ampia gamma di strumenti e piattaforme in grado di automatizzare le attività di routine, di fornire preziose informazioni basate sui dati esistenti e di migliorare la comunicazione complessiva del team stakeholder del progetto buy-in.
Tuttavia, la tecnologia deve essere supportata da processi e procedure aziendali ben progettati, in modo da garantire che l'organizzazione abbia un titolo in crescita. In conclusione, il PMMM dimostra l'importanza dei fattori umani e tecnologici nello sviluppo aziendale.