Il PMMM, ovvero il modello di maturità del project management, è un concetto che consente alle organizzazioni basate sui progetti di valutare il proprio successo nel project management. Secondo l'ideologia proposta da questo modello, esistono cinque livelli di maturità nel project management che ogni azienda deve attraversare nel proprio percorso verso l'esito positivo.
Inoltre, alcuni studi hanno dimostrato che le aziende con scarse prestazioni nel project management sono più soggette a registrare perdite finanziarie a causa dell'aumento dei costi per progetto e della scarsa qualità dei risultati.
Pertanto, se stai cercando modi per migliorare i tuoi processi aziendali, potrebbe essere utile valutare il tuo livello attuale nel PMMM e trovare modi per passare alla fase successiva. Nell'articolo di oggi discuteremo questi cinque livelli e offriremo suggerimenti facili da comprendere su come salire la scala del PMMM verso un esito positivo nel project management.
I cinque livelli del PMMM
Il PMMM è nato come framework sviluppato dal Software Engineering Institute della Carnegie Mellon University a metà degli anni '80. Il suo scopo era aiutare il governo a valutare gli appaltatori di software per decidere quali fossero i migliori per realizzare progetti complessi. Il modello è stato progettato per analizzare le pratiche standard mantenute da un'azienda mentre lavora a progetti software.
Nel corso del tempo, il quadro è stato adattato per adattarsi a un intervallo più ampio di settori, motivo per cui oggi sono disponibili diversi modelli di maturità. Tuttavia, il PMMM è l'unico che si allinea strettamente al modello originale, con l'eccezione che si concentra sulla valutazione delle capacità di project management utilizzando le cinque diverse fasi menzionate di seguito.
Livello 1: Il processo iniziale
A questo livello, l'organizzazione opera in modo piuttosto casuale, con uno scarso utilizzo di strumenti di controllo (se presenti). In questo scenario, è difficile prevedere un esito positivo futuro, poiché non è possibile stabilire come si comporterà l'organizzazione in caso di crisi.
Livello 2: Processi e standard strutturati
Le aziende al livello due implementano pratiche di project management di base, ma solo a livello di singolo progetto. Ciò significa che non esiste un approccio globale all'esito positivo del project management, che dipende probabilmente da figure chiave all'interno dell'organizzazione.
Sebbene sia preferibile disporre di una certa struttura, questo livello è ancora basso quando si tratta di affrontare una situazione di emergenza ed è altrettanto difficile prevedere l’esito positivo con un certo grado di certezza.
Livello 3: Standard organizzativi e processi istituzionalizzati
Con questo livello, entriamo in una struttura organizzativa diversa, con procedure ben definite che sono considerate il modo standard di fare le cose. L'azienda è ben organizzata e la direzione è coinvolta nell'implementazione e nel supporto dell'uso di queste procedure.
A questo livello, l'organizzazione è pronta ad affrontare una crisi poiché dispone delle procedure documentate necessarie che guideranno sia il management che i dipendenti verso i passaggi da effettuare. Inoltre, un'organizzazione di livello tre ha un interesse a creare una documentazione che aiuti a definire la relazione tra management e dipendenti (e viceversa) e tra l'organizzazione e i clienti.
Supponiamo che tu possieda un'azienda di consulenza. In questo caso, puoi utilizzare un contratto di consulenza ben redatto per definire chiaramente la tua relazione con ciascun cliente. Dovresti anche considerare la possibilità di redigere accordi di riservatezza e altri tipi di documenti che aiutano nella relazione con i dipendenti.
Livello 4: Processo gestito
Il livello 4 introduce metriche utilizzate per valutare l'attuale livello di produttività sulla base delle procedure e degli standard di project management in vigore. In questo modo, il management può sapere in qualsiasi momento se un progetto è destinato a un esito positivo o se ci sono problemi che devono essere affrontati.
Livello 5: Ottimizzazione dei processi
Infine, al livello più alto, l'attenzione è rivolta all'ottimizzazione. Con tutte le procedure corrette in atto e disponibili a livello organizzativo, il management ha un interesse a migliorare continuamente le prestazioni di project management sulla base della propria esperienza specifica. Il livello cinque parla anche di un'apertura verso tecniche innovative non utilizzate da altre organizzazioni che potrebbero portare un vantaggio competitivo.
Come passare da un livello all'altro
Come puoi vedere, il PMMM si basa sull'uso di comportamenti organizzativi sempre più sofisticati. Tuttavia, è importante sapere che non si tratta di una scala rigida, ma piuttosto di un elenco di linee guida che possono aiutare le organizzazioni nella loro ricerca della performance.
Ci saranno quindi differenze da un'azienda all'altra, a seconda del settore principale, della cultura organizzativa e della volontà generale di migliorarsi. Inoltre, le dimensioni dell'organizzazione possono influire sul modo in cui il PM viene integrato.
Ad esempio, una startup non ha bisogno di una struttura complessa di procedure, poiché il suo obiettivo è la crescita e lo sviluppo. Tuttavia, man mano che l'azienda inizia a crescere, è utile creare un nucleo di standard che diventeranno la forza motrice per il successo del project management.
Ora che conosci i cinque livelli proposti dal modello di maturità del project management, dovrebbe essere facile identificare la situazione attuale della tua azienda. Diamo un'occhiata ai passaggi da considerare per ogni situazione.
I primi due livelli
Se non disponi di procedure ben progettate che consentano sia ai dipendenti che ai manager di comprendere il modo corretto di affrontare una situazione (indipendentemente dal grado di emergenza), probabilmente ti trovi ai primi due livelli.
In questo caso, la tua priorità principale dovrebbe essere quella di creare le regole e gli standard che saranno alla base della tua cultura organizzativa. Può trattarsi di qualsiasi cosa, da "come integrare un nuovo dipendente" al modo migliore per creare la documentazione per un nuovo prodotto.
Tutto ciò che è importante per migliorare il processo aziendale ed eliminare gli intoppi nella produttività dovrebbe essere documentato e prontamente disponibile per lo studio e le modifiche.
Il terzo livello
Un'azienda a questo livello è piuttosto avanzata in termini di efficienza nel project management, ma c'è sempre spazio per migliorare.
Ad esempio, per velocizzare il processo di comunicazione e assicurarti che nessuno perda dettagli cruciali, potresti voler utilizzare strumenti di gestione dei progetti specializzati come ClickUp. Si tratta di una piattaforma che ti consente di gestire un'ampia gamma di team e progetti in una sola volta senza perdere troppo tempo nella logistica.
Inoltre, questo tipo di piattaforme può essere integrato con altri processi aziendali, creando una connessione tra i reparti e migliorando il flusso di informazioni.
Il quarto e il quinto livello
Una volta che hai una buona cultura organizzativa, con procedure ben progettate e una gerarchia efficace, è il momento di lavorare sui fattori che possono migliorare ulteriormente le cose. Per questo, la maggior parte delle aziende inizia utilizzando una piattaforma di Business Intelligence adatta alle proprie esigenze e si basa sulle analisi che essa fornisce.
Sebbene la BI non sia esattamente una tecnologia innovativa, è un ottimo modo per valutare la gestione del rischio e capire se la tua azienda sta andando nella giusta direzione.
Conclusione
Al giorno d'oggi, esiste una forte correlazione tra tecnologia e sviluppo aziendale. Ciò diventa ancora più visibile quando si tratta di migliorare il project management, dove i manager hanno accesso a un'ampia gamma di strumenti e piattaforme in grado di automatizzare le attività di routine, fornire preziose informazioni basate sui dati esistenti, migliorare la comunicazione complessiva del team e ottenere il consenso delle parti interessate al progetto.
Tuttavia, la tecnologia deve essere supportata da processi e procedure aziendali ben progettati, al fine di garantire che la tua organizzazione sia sulla strada giusta. In conclusione, il PMMM mostra l'importanza dei fattori umani e tecnologici quando si tratta di sviluppo aziendale.