Oggi ogni team professionale sa bene quanto siano importanti i dati. Che si tratti di fogli di calcolo finanziari, file grafici vettoriali, documenti collaborativi, presentazioni o altro ancora, sono proprio i dati a consentire al tuo team di terminare il proprio lavoro ogni giorno. È quindi logico che la governance dei dati debba essere una priorità per il tuo team in ogni passaggio del processo.
Garantire la sicurezza dei dati del tuo team non deve essere per forza complicato. Abbiamo stilato un elenco di 5 strumenti e strategie che ogni team professionale può (e dovrebbe!) utilizzare per proteggere le proprie informazioni.
Ecco cosa c'è nell'elenco:
- Esegui il backup tempestivamente e con frequenza
- Scegli una piattaforma di archiviazione cloud dotata di funzionalità di cancellazione remota
- Tieni sotto controllo l'accesso a file e cartelle
- Le password continuano a essere una parte importante della sicurezza dei dati
- Non lasciare nessun dispositivo incustodito
Eseguire il backup dei dati del tuo team sui server sicuri di un provider di archiviazione cloud è un ottimo modo per proteggersi dalla perdita di dati.
Esegui il backup tempestivamente e con frequenza
Quando si tratta di proteggere i tuoi dati, là fuori c’è un mondo fuori controllo. Molte cose possono andare storte. Cosa succederebbe se l’hardware del tuo dispositivo si guastasse e perdessi i file salvati in locale? E se i tuoi dati venissero danneggiati da un virus? E se il tuo dispositivo venisse rubato o distrutto? Senza un backup dei dati del tuo team, ognuna di queste situazioni potrebbe significare la perdita definitiva dei tuoi dati.
Il modo più semplice per prevenire la perdita di dati è eseguire il backup dei dati sul cloud. Quando esegui il backup dei dati sul cloud, viene creata una copia delle tue informazioni che viene archiviata sul server sicuro del tuo provider di servizi di archiviazione cloud.
Ovviamente, più spesso esegui il backup dei dati, meno informazioni perderai in caso di emergenza. La frequenza con cui il tuo team deve eseguire il backup dei dati dipende da una serie di fattori, come la natura del lavoro svolto dal team stesso.
Scegli una piattaforma di archiviazione cloud dotata di funzionalità di cancellazione remota
In caso di smarrimento o furto del dispositivo, disporre di un backup aggiornato dei dati consentirà al tuo team di continuare a lavorare senza interruzioni. Tuttavia, cosa succederebbe se il dispositivo finisse nelle mani sbagliate? Qualsiasi dato sensibile su cui il tuo team abbia lavorato – numeri di account, nomi dei clienti e quant’altro – potrebbe potenzialmente essere compromesso.
Fortunatamente, alcuni fornitori di servizi di archiviazione cloud offrono funzionalità di cancellazione remota come misura di sicurezza. Ciò significa che, in caso di smarrimento o furto di un dispositivo, potrai cancellare i file associati all’app del tuo fornitore di archiviazione cloud anche se non hai il dispositivo a disposizione.
Poiché i tuoi dati sono già salvati nel cloud, puoi comunque accedervi da altri dispositivi e non devi preoccuparti del rischio per la sicurezza derivante dall'accesso non autorizzato da parte di personale non autorizzato.
Se smarrisci il tuo dispositivo, non puoi mai sapere chi potrebbe accedere ai tuoi dati. La cancellazione remota ti consente di proteggere i tuoi dati in ogni circostanza.
Tieni sotto controllo l'accesso a file e cartelle
A tal proposito, è importante anche monitorare chi accede ai tuoi dati e come li utilizza. La maggior parte dei fornitori di servizi di archiviazione cloud semplifica il lavoro collaborativo – e quindi la condivisione dell’accesso a file e cartelle – il che ti offre un vantaggio competitivo. Gli strumenti di collaborazione sicuri garantiscono inoltre diversi livelli di autorizzazioni a seconda dei ruoli all’interno del team.
Come regola generale, concedi l’accesso a file e cartelle solo alle persone che ne hanno assolutamente bisogno. Anche se è improbabile che i membri di altri team compiano intenzionalmente azioni che potrebbero mettere a rischio i tuoi dati, limitare l’accesso a file e cartelle riduce le possibilità che si verifichino incidenti.
È sicuramente importante coinvolgere più persone in un progetto, ma è altrettanto importante tenere traccia di chi ha accesso a quali dati.
Le password continuano a essere una parte importante della sicurezza dei dati
È una regola fondamentale della sicurezza dei dati, eppure sono ancora in molti a non aver fatto delle best practice relative alle password una consuetudine. Con tutti gli account personali e professionali a cui accediamo ogni giorno, può risultare difficile ricordare una password unica per ciascuno di essi, e il solo pensiero di dover cambiare tutte quelle password uniche ogni 6 mesi (come raccomandano la maggior parte degli esperti di sicurezza informatica ) è decisamente scoraggiante.
Ma non temere! Esistono numerosi strumenti per la gestione sicura delle password che possono aiutarti a tenere tutto sotto controllo.
Non lasciare mai un dispositivo incustodito
Se un dispositivo viene smarrito o rubato, ci preoccupiamo immediatamente della sicurezza dei nostri dati. Dopotutto, chi può sapere chi potrebbe accedere ai nostri dati dal dispositivo quando non è sotto il nostro controllo?
Ma cosa succede se lasci il cellulare che usi per accedere alle email di lavoro sul tavolo di un bar mentre ti alzi per andare a prendere altra panna? E se ti allontani dal tuo portatile o dal computer desktop in ufficio senza aver effettuato il logout dal tuo account?
Indipendentemente da dove ti trovi o da quanto velocemente prevedi di tornare al tuo dispositivo, la best practice per garantire la sicurezza dei dati è quella di disconnetterti prima di allontanarti o, se possibile, di portare il dispositivo con te.
Inoltre, attiva l'autenticazione a due fattori per rendere più difficile l'accesso alle tue informazioni da parte di chiunque.
Utilizzando questi semplici strumenti per la sicurezza dei dati e seguendo le best practice, il tuo team potrà contribuire in modo significativo a garantire la sicurezza dei tuoi dati.
La sicurezza dei dati è estremamente importante per i team professionali di oggi, ma adottare le best practice in materia non deve necessariamente essere difficile. Questi 5 strumenti e strategie rappresentano alcuni dei nostri metodi preferiti per garantire la sicurezza dei dati di qualsiasi team e il funzionamento senza intoppi del tuo team. Quali misure di sicurezza adotta il tuo team? Ci farebbe molto piacere conoscere la tua opinione nei commenti!
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Melissa Pallotti è una scrittrice professionista, appassionata di informatica e tifosa di hockey che vive a Pittsburgh, in Pennsylvania. Puoi stabilire una connessione con Melissa su Twitter o LinkedIn.
