Dopo tre mesi di lavoro su un progetto critico relativo a prezzi e confezionamento, mi sono ritrovato sommerso da documenti Google, thread di email e conversazioni Slack sparsi su diversi canali. Ti suona familiare?
In qualità di program manager, ho vissuto in prima persona il caos causato dai tradizionali strumenti di project management che rallentano l'esecuzione dei progetti e riducono lo slancio del team, dove "aggiornamenti di progetto" significava cercare nelle finestre In arrivo delle email, rincorrere gli stakeholder in diversi fusi orari e dedicare più tempo alla gestione del processo che al raggiungimento dei risultati.
Oggi desidero condividere come l'IA abbia trasformato radicalmente non solo il modo in cui gestisco i progetti, ma anche la rapidità con cui siamo in grado di realizzare iniziative strategiche che hanno un impatto diretto sulla nostra attività aziendale.
La realtà del project management moderno
Nel mio ruolo nell'ufficio del COO, sono responsabile dell'esecuzione di progetti interfunzionali che coinvolgono letteralmente tutti i team di ClickUp: prodotto, marketing, ciclo di vita, sistemi, IT, abilitazione, team a contatto con i clienti e, a volte, anche sicurezza e legale quando abbiamo a che fare con funzionalità/funzioni di IA.
Non si tratta di semplici iniziative di un singolo team. Per avere successo, richiedono un'allocazione rigorosa delle risorse, una comunicazione interfunzionale e sequenze di progetto precise. Quando lanciamo nuovi prezzi e pacchetti per funzionalità/funzioni o componenti aggiuntivi, l'esito positivo dipende dal coordinamento perfetto tra reparti, fusi orari diversi e priorità concorrenti.
La posta in gioco è alta: sono responsabile delle metriche relative alla crescita netta della ritenzione in dollari, all'adozione delle funzionalità/funzioni, al coinvolgimento e ai tassi di conversione. Quando i progetti si bloccano o falliscono, non si tratta solo di scadenze non rispettate, ma di opportunità di guadagno perse e di posizionamento sul mercato compromesso.
Il costo nascosto del project management tradizionale
Prima di adottare l'esecuzione dei progetti basata sull'IA, il mio flusso di lavoro era dolorosamente familiare alla maggior parte dei project manager:
La spirale della documentazione: creare un piano di progetto in Documenti Google, inviarlo via email alle parti interessate, attendere il feedback che arriva con il contesto mancante dalle riunioni a cui non ho partecipato, quindi cercare di ricostruire cosa è realmente accaduto in quelle conversazioni.
Il gioco dell'inseguimento: Passare intere giornate a chiedere: "A che punto sei con quel deliverable?" "Hai visto la mia email della settimana scorsa?" "Puoi aggiornarmi sullo stato?" Invece di dare slancio al lavoro, ero costantemente impegnato a recuperare il ritardo.
L'incubo del fuso orario: in un'azienda globale, attendere le risposte via email a semplici domande sullo stato dei progetti significava rallentare il lavoro. Quando ricevevo le risposte dal team statunitense, il team europeo era già offline.
Il carico mentale: ricordare chi aveva bisogno di cosa e entro quando, rintracciare informazioni sparse e passare continuamente da uno strumento all'altro. Le spese amministrative, come gli aggiornamenti manuali e le comunicazioni duplicate, consumano tempo che avrebbe potuto essere dedicato alla pianificazione strategica e al successo del progetto.
Come l'IA trasforma l'esecuzione dei progetti
Il passaggio al project management basato sull'IA non riguarda solo l'efficienza, ma anche un cambiamento radicale delle possibilità a disposizione dei team quando possono concentrarsi sui risultati anziché sui processi.
Intelligenza automatizzata, non solo automazione
Ecco come si presenta il mio attuale flusso di lavoro:
Brief di progetto in pochi secondi: Dopo una riunione di scoperta, utilizzo l'IA di ClickUp per compilare automaticamente i brief di progetto dalle note della riunione. Ciò che prima richiedeva 30-45 minuti di copia, incolla e formattazione ora avviene in pochi secondi. Continuo a controllare tutto, ma il lavoro più pesante è terminato.
Informazioni sullo stato in tempo reale: invece di cercare gli aggiornamenti, utilizzo i campi personalizzati con l'IA che mi mostrano automaticamente lo stato di ogni attività all'interno di un progetto, evidenziando immediatamente le tendenze, i rischi e i ritardi dei dati del progetto. L'IA segnala i rischi, evidenzia le attività che non sono state completate e identifica i colli di bottiglia, il tutto senza che io debba cliccare sulle singole attività.
Riepiloghi esecutivi su richiesta: per aggiornamenti settimanali alla leadership, chiedo semplicemente all'IA di esaminare l'intero elenco dei progetti e fornire un riepilogo dei risultati e dello stato di avanzamento dei progetti. Invece di passare un'ora a tabulare lo stato di avanzamento di più attività, ottengo un riepilogo esecutivo completo in pochi secondi.
Il potere della collaborazione centralizzata
Il cambiamento più rivoluzionario è stata l'eliminazione del costo legato al passaggio da uno strumento all'altro e la centralizzazione della collaborazione del team in un'area di lavoro unificata:
Comunicazione contestualizzata: grazie alla funzionalità di chat di ClickUp integrata nei progetti, quando qualcuno mi chiede "Puoi aggiungere questo allo scope?", posso creare un'attività con tutto il contesto con un solo clic. Non è più necessario passare da Slack agli strumenti di progetto, perdendo i thread delle conversazioni e il contesto.
Visibilità interfunzionale: ho creato modelli in cui gli stakeholder di diversi team possono lavorare nelle loro viste preferite mentre io monitoro tutto nel mio formato di project management. Il team di sviluppo non deve cambiare il proprio modo di lavorare, ma io posso comunque vedere lo stato di avanzamento in tempo reale.
Responsabilità automatizzata: gli agenti IA possono automaticamente dare seguito alle scadenze senza risultati tangibili, inviare promemoria contestualizzati e segnalare solo a me i casi in cui è effettivamente necessario l'intervento umano.
L'impatto pratico: tre funzionalità/funzioni che hanno cambiato tutto
Dopo aver implementato l'esecuzione dei progetti basata sull'IA, tre funzionalità/funzioni specifiche hanno avuto il maggiore impatto sul mio lavoro quotidiano:
1. Chat integrata con creazione di attività IA
Prima: le conversazioni sulle modifiche al progetto avvenivano su Slack, quindi dovevo creare manualmente le attività nel nostro strumento di progetto e poi tornare su Slack per confermare. Strumenti multipli, contesto perso, tempo sprecato.
Ora: le conversazioni avvengono direttamente nel contesto del progetto. L'IA può creare attività dai messaggi di chat con il contesto completo automaticamente, oppure posso farlo io con un solo clic. Quando abbiamo a che fare con più fusi orari, questo passaggio senza soluzione di continuità è fondamentale.
2. Attività in più elenchi
Questa potrebbe essere la funzionalità/funzione più sottovalutata nel project management. Team diversi devono lavorare in modo diverso: il marketing ha i propri flussi di lavoro, lo sviluppo ha i propri, l'abilitazione ha i propri. Ma io ho bisogno di monitorare tutto in una vista di progetto unificata.
Con le attività che compaiono in più elenchi, ogni team può mantenere il proprio flusso di lavoro preferito, mentre io ottengo una visibilità completa sul progetto. Nessuno deve cambiare il proprio modo di lavorare, ma io posso comunque gestire le dipendenze e le sequenze temporali di tutti i team.
3. Report StandUp con l'IA
Lo uso per i miei aggiornamenti settimanali all'Ufficio del COO. Ciò che prima mi richiedeva 30 minuti per raccogliere informazioni da diverse fonti ora richiede solo 5 minuti. L'IA genera il mio standup dal mio lavoro effettivo, io lo rivedo e lo copio e incollo nel mio riepilogo/riassunto settimanale. È semplicissimo.
Creare slancio invece di gestire il caos
Il cambiamento più significativo non è solo l'efficienza, ma il passaggio da una gestione reattiva a un'esecuzione proattiva.
Prima dell'IA: Passavo la maggior parte del tempo a cercare informazioni, gestire i costi generali dei processi e cercare di mantenere la visibilità su sistemi dispersi.
Con l'IA: posso concentrarmi sullo sbloccare i team, identificare i rischi prima che diventino problemi e garantire che stiamo lavorando per ottenere risultati strategici, piuttosto che semplicemente completare le attività.
Esempio reale: progetti di determinazione dei prezzi e packaging
Ho creato un modello in ClickUp che guida i progetti di determinazione dei prezzi e di confezionamento dalla scoperta all'esecuzione e alla chiusura. Ecco come l'IA migliora ogni fase:
Scoperta: le note delle riunioni vengono automaticamente inserite nei brief di progetto con i requisiti degli stakeholder, le sequenze temporali e le metriche di esito positivo.
Assegnazione delle risorse: elenchi predefiniti di stakeholder con definizioni dei ruoli, ma l'IA aiuta a ottimizzare le sequenze in base alla capacità e alle dipendenze del team.
Esecuzione: visibilità in tempo reale sullo stato di avanzamento di tutti i team, con segnalazione automatica dei rischi e dei colli di bottiglia tramite IA.
Reportistica: riepiloghi/riassunti automatizzati che forniscono alla leadership esattamente ciò di cui ha bisogno senza che io debba passare ore a compilare informazioni.
Chiusura: l'IA aiuta a compilare informazioni retrospettive e dati sulle prestazioni per l'ottimizzazione dei progetti futuri.
Il vantaggio competitivo dell'esecuzione basata sull'IA
La realtà è questa: mentre i concorrenti gestiscono ancora i progetti con fogli di calcolo e catene di email, noi eseguiamo più rapidamente, ci adattiamo più velocemente e impariamo dai nostri modelli in tempo reale.
Velocità: i progetti che prima richiedevano settimane di coordinamento ora procedono senza intoppi grazie a informazioni predittive, follow-up automatizzati e gestione dei rischi ottimizzata
Qualità: grazie all'IA che gestisce le attività di routine e fornisce informazioni intelligenti, posso concentrarmi sulle sfide strategiche che richiedono effettivamente il giudizio umano
Scala: man mano che la nostra organizzazione cresce, l'IA ci consente di mantenere la qualità dell'esecuzione senza aumentare proporzionalmente i costi di gestione.
Cosa significa questo per i project manager
Se gestisci ancora i progetti con strumenti scollegati, reportistica manuale e follow-up costanti, non solo sei inefficiente, ma stai anche competendo con le macchine da scrivere in un mondo dominato dai computer.
I project manager che avranno successo nel prossimo decennio saranno quelli in grado di sfruttare l'IA per:
- Automatizza i costi amministrativi
- Genera informazioni intelligenti dai dati di progetto
- Concentrati sull'esecuzione strategica piuttosto che sulla gestione dei processi
- Aumenta il loro impatto senza esaurire i tuoi team
Scopri l'esecuzione dei progetti con IA in azione
Se questo rispecchia la tua esperienza come project manager, ti invito a partecipare al nostro prossimo evento virtuale: Project Execution in the Age of AI (L'esecuzione dei progetti nell'era dell'IA), che si terrà il 23 luglio alle 12:00 PST.
Vedrai esattamente come utilizziamo l'IA per centralizzare, automatizzare e accelerare l'esecuzione dei progetti in iniziative complesse e interfunzionali. Ti mostrerò i modelli e i flussi di lavoro reali che utilizziamo in ClickUp, tra cui:
- Generazione di brief di progetto basata sull'IA
- Monitoraggio automatizzato dello stato e identificazione dei rischi
- Collaborazione interfunzionale senza cambio di strumenti
- Reportistica esecutiva che richiede pochi minuti anziché ore
Cosa otterrai:
- Dimostrazioni dal vivo di flussi di lavoro reali di project management
- Modelli e processi che puoi implementare immediatamente
- Strategie per scalare l'esecuzione dei progetti con l'IA
- Consulenza gratuita sull'ottimizzazione dei processi attuali
La differenza tra un buon project manager e uno eccellente non è solo l'organizzazione, ma anche la capacità di guidare il processo verso il raggiungimento dei risultati, rendendolo semplice per tutte le persone coinvolte.
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Non passare un altro trimestre a lottare con i tuoi strumenti invece di ottenere risultati. Il futuro del project management è qui ed è alimentato da un'automazione intelligente che amplifica le capacità umane invece di sostituirle.
Jacqui Tripoli è Program Manager nell'ufficio del COO di ClickUp, dove guida l'esecuzione interfunzionale per il pricing, il packaging e le iniziative strategiche. È specializzata nella creazione di processi scalabili che sfruttano l'IA per ottenere risultati aziendali in team globali.