Come calcolare l'EAC (Estimate at Completion) nei progetti

Un sondaggio condotto da McKinsey ha rilevato che, in media, i progetti superano i budget e le scadenze del 30-45%. Un'analisi più approfondita di uno studio sui "megaprogetti", alcuni dei quali hanno un valore superiore a 1 miliardo di dollari, rivela che i costi superano del 79% le stime iniziali.

Questo evidenzia le sfide evidenti nella consegna, ma indica anche stime errate dei costi e delle tempistiche al momento dell'approvazione del progetto.

Uno dei motivi chiave per cui i progetti superano il budget e subiscono ritardi è l'inesattezza delle stime. I project manager spesso devono affrontare questo problema e hanno creato vari modelli per risolverlo. Il concetto di stima al completamento (EAC) è uno di questi.

In questo post del blog, comprendiamo questa tecnica di stima dei progetti, impariamo a calcolare l'EAC ed esploriamo i suoi utilizzi in ambito aziendale.

Che cos'è l'EAC (Stima al completamento)?

Stima al completamento (EAC) è un termine utilizzato per prevedere il costo totale di un progetto al suo completamento. Si tratta di un calcolo continuo che monitora eventuali variazioni nelle stime durante il ciclo di vita del progetto.

Prima dell'inizio del progetto, l'EAC dovrebbe essere pari al budget. Ciò significa che, al termine del progetto, avrai speso quanto stimato.

Tuttavia, nel corso di un progetto, potresti dover affrontare diverse sfide o eventi esterni.

Queste spese impreviste si aggiungono ai costi del progetto. L'EAC aiuta a prevedere in tempo reale il costo totale rettificato del progetto, tenendo conto di questi costi aggiuntivi.

Come calcolare l'EAC?

Definiamo innanzitutto questi termini e poi vediamo il calcolo attraverso un esempio.

Supponiamo che abbiate avviato un progetto di sviluppo software con un budget totale (BAC) di 20.000 $.

Finora hai completato il 50% del lavoro nel 40% del tempo e hai speso 12.000 $. Il valore acquisito nel project management è la quantità di lavoro che hai completato in termini di valore preventivato. Quindi, per semplificare il calcolo, il 50% del lavoro dovrebbe esserti costato 10.000 $, che è il tuo valore acquisito.

Pertanto, la formula del valore stimato al completamento sarebbe 20.000 + (12.000-10.000) = 22.000 $

Ora, se ti stai chiedendo: "Come puoi essere sicuro che le parti successive del progetto non costeranno di più?", ottima domanda!

Esaminiamo anche altri modi più sfumati per calcolare l'EAC.

Indice di rendimento dei costi (CPI): il tasso di efficienza della spesa del progetto. Viene calcolato dividendo il valore acquisito per il costo effettivo. Se il CPI è > 1, la spesa è inferiore a quella pianificata, mentre se il CPI è < 1, la spesa è superiore a quella pianificata.

Estendendo l'esempio precedente, il valore guadagnato è pari a 10.000 $ e il costo effettivo è pari a 12.000 $. Quindi, CPI = 10.000/12.000 = 0,83.

Quindi, utilizzando questa formula, il tuo EAC = 20.000 / 0,83 = 24.390 $

In questo caso, si vede che la formula presuppone che le spese future seguiranno lo stesso tasso di variazione del passato.

Nello stesso esempio, con questa formula, EAC = 12.000 + [(20.000 – 10.000)/0,83] = 24.048 $.

Esiste un'altra metrica, l'indice di rendimento della pianificazione. Definiamolo.

Indice di prestazione della pianificazione (SPI): l'SPI è l'equivalente temporale del CPI. Misura l'efficienza dello stato di avanzamento rispetto al tempo stimato per il completamento. Viene calcolato dividendo il valore acquisito per il valore pianificato. Se SPI > 1, sei in anticipo rispetto alla pianificazione. SPI = 1 significa che sei in linea con la pianificazione. Se SPI < 1, sei in ritardo rispetto alla pianificazione.

Come nell'esempio sopra riportato, se hai completato il 50% del tuo lavoro nel 40% del tempo, il tuo SPI = (50% del BAC) / (40% del BAC) = 10.000/8.000 = 1,25.

Quindi, il tuo EAC = 12.000 + [(20.000 – 10.000) / (0,83 x 1,25)] = 22.375 $

La stima bottom-up al completamento si riferisce alle stime riviste per tutte le attività rimanenti. Questa operazione viene spesso terminata manualmente.

Se sei confuso da cinque diverse formule per lo stesso calcolo, abbiamo la soluzione che fa per te.

Quando utilizzare ciascuna formula EAC

Lo scopo di queste formule è lo stesso, ovvero trovare l'EAC. Tuttavia, la formula utilizzata per calcolare l'EAC dipende dal contesto, inclusa la natura del progetto, gli eventi che lo influenzano e le loro implicazioni in termini di costi. Esaminiamo alcuni scenari.

Le prestazioni in termini di costi sono stabili + le tendenze passate continueranno

EAC = BAC / CPI

Se riscontri che il tuo progetto presenta alcune inefficienze o sforamenti di budget e prevedi che continuerà con lo stesso ritmo, utilizza la formula sopra riportata.

Questo metodo presuppone che eventuali variazioni dei costi siano sistemiche e persistano in modo uniforme per tutto il resto del progetto. È applicabile a progetti stabili, ben gestiti e con scarsa variabilità delle prestazioni.

Esistono variazioni dei costi + seguirà l'attuale tendenza di efficienza

EAC = AC + [(BAC – EV) / CPI]

Se avete riscontrato variazioni dei costi ma prevedete che seguiranno l'andamento attuale delle prestazioni, utilizzate la formula sopra riportata. Questo approccio è pratico nei progetti in cui si prevede che le variazioni si stabilizzeranno, riflettendo l'efficienza dei costi in corso.

Utilizzando questo metodo, potrete tenere conto delle discrepanze passate mentre proiettate i costi futuri sulla base dei livelli di produttività attuali, rendendolo adatto a progetti dinamici ma gestibili.

Le variazioni dei costi sono anomalie + il futuro corrisponderà alle stime originali

EAC = AC + (BAC – EV)

Se le variazioni dei costi sono incidenti isolati e ritieni che il progetto proseguirà secondo il budget originale per il lavoro rimanente.

Questo metodo è appropriato quando eventi una tantum, come costi di configurazione iniziali imprevisti o inefficienze iniziali, causano variazioni che il team di progetto non prevede si ripetano.

Variazione dei costi + variazione della pianificazione

EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SPI)]

Se il programma è un fattore significativo per la previsione del costo totale, la formula sopra riportata è la migliore. Essa adegua la previsione dei costi del lavoro rimanente tenendo conto dei ritardi del programma e dell'efficienza dei costi. Questo metodo è particolarmente utile per i progetti che sono sia fuori budget che in ritardo rispetto al programma.

L'andamento dei costi è imprevedibile

EAC = AC + Stima bottom-up

Se le prestazioni del tuo progetto sono state imprevedibili o l'andamento dei costi non è più un indicatore affidabile delle prestazioni future, utilizza la formula sopra riportata.

Invece di affidarsi a formule basate su CPI o SPI, questo metodo prevede la stima ex novo del lavoro rimanente e la sua aggiunta ai costi effettivi sostenuti fino a quel momento, rendendo il calcolo più accurato.

Se hai ancora qualche dubbio sul calcolo dell'EAC, ecco una breve guida introduttiva.

Passaggi per calcolare l'EAC

Approccio EAC top-down

Quattro delle cinque formule sopra riportate adottano un approccio top-down. Ciò significa che si basano su budget già esistenti e sulle prestazioni passate.

Per utilizzare la formula sopra riportata e calcolare l'EAC, segui questi passaggi.

Approccio EAC bottom-up

L'approccio bottom-up prevede il ricalcolo del costo di tutto il lavoro rimanente da zero e la sua aggiunta al costo effettivo sostenuto fino a quel momento. Questo metodo fornisce la stima più accurata e dettagliata, poiché tiene conto delle condizioni attuali del progetto e di eventuali modifiche dell'ambito.

Infatti, un buon strumento può rendere tutto questo molto più semplice.

Strumenti per il calcolo dell'EAC

Il calcolo è semplice, si tratta di aritmetica di base. Quindi, se disponi di tutti i dati, ti basterà una calcolatrice. Iniziamo con gli strumenti più semplici per calcolare l'EAC.

Fogli di calcolo per il calcolo dell'EAC

Con i campi formula, è possibile automatizzare il calcolo dell'EAC. Ad esempio, è possibile monitorare tutti i costi in una scheda, con una cella per il totale. È possibile monitorare lo stato di avanzamento del progetto in un'altra scheda con una cella per monitorare la varianza.

Sulla base di questi dati, è possibile calcolare il valore acquisito.

Sebbene siano molto diffusi e facili da usare, i fogli di calcolo sono anche completamente manuali. Dovrai inserire tutti i dati nei fogli di calcolo da solo. Questo è soggetto a errori e può diventare noioso. Puoi fare di meglio con uno strumento come ClickUp per i team finanziari.

Sfrutta l'EAC con ClickUp

L'utilizzo di una piattaforma completa di project management come ClickUp garantisce che tutti i dati necessari per effettuare i calcoli EAC siano già disponibili.

Gestione dei costi di progetto: puoi integrare qualsiasi strumento esterno che utilizzi per il monitoraggio delle spese per calcolare automaticamente l'AC all'interno di ClickUp.

Monitoraggio dello stato di avanzamento: come strumento di project management, ClickUp ti consente di avere una visione in tempo reale dei tuoi progressi. In base alle attività che hai impostato, calcola automaticamente la quantità di lavoro completata.

Monitoraggio della pianificazione: con date di inizio, date di fine e campi personalizzati, puoi monitorare le sequenze del tuo progetto in modo dettagliato. Questo ti aiuta a calcolare le variazioni della pianificazione, necessarie per misurare l'EAC.

Costo delle risorse: se fatturate un progetto in base al modello tempo e materiali (T&M), è necessario che ogni membro del team tenga traccia del tempo lavorato. Con le attività di ClickUp, i vostri team possono monitorare il tempo da qualsiasi dispositivo, aggiungere note, assegnare etichette e contrassegnare il tempo come fatturabile (o meno). Consente inoltre di eseguire il rollup del tempo tra attività e attività secondarie.

Calcoli automatici: ti piace la semplicità dei fogli di calcolo per impostare formule? Con ClickUp puoi farlo! Utilizza i dati numerici delle tue attività e dei tuoi progetti per calcolare automaticamente l'EAC, aggiornato in tempo reale.

Reportistica in tempo reale: l'EAC è una metrica per il futuro, è una previsione. Tuttavia, per garantire che non vengano superati i budget o le sequenze temporali, è necessario apportare modifiche nel presente. Le dashboard di ClickUp possono aiutarti in questo.

Il monitoraggio continuo delle spese effettive rispetto al budget pianificato consente di identificare rapidamente i costi eccedenti e di intraprendere azioni correttive. Aiuta a prevenire sorprese di bilancio e garantisce che le parti interessate rimangano informate sulla salute finanziaria del progetto.

Il ruolo degli strumenti e delle tecniche di qualità nell'esito positivo dei progetti

Per calcolare l'EAC è sufficiente una calcolatrice o anche carta e penna. Tuttavia, strumenti e tecniche di qualità possono rendere il processo più accurato ed efficiente. Ecco come.

Qualità dei dati: gli strumenti che utilizzi determinano la qualità dei dati. Uno strumento come ClickUp, che raccoglie già le informazioni relative al progetto, garantisce la qualità dei dati, come un programma in evoluzione, la durata stimata, le spese, ecc.

Integrazioni: uno strumento completo raccoglie dati anche da fonti esterne. Ad esempio, se monitori il tempo utilizzando uno strumento esterno, puoi importarlo in ClickUp con le API.

Automazioni: il calcolo di metriche come l'EAC può richiedere una notevole quantità di risorse da parte del project manager. Per semplificare questa operazione, è possibile ricorrere a strumenti di automazione. Questi strumenti possono anche facilitare la previsione grazie all'analisi delle tendenze e alle simulazioni Monte Carlo.

Replicabilità: gli strumenti giusti forniscono anche i framework, i modelli di analisi costi-benefici e i modelli di stima per calcolare e monitorare le metriche dei progetti.

Scarica questo modello

Il modello di analisi dei costi di progetto di ClickUp è un framework pronto all'uso, completamente personalizzabile e intuitivo per l'analisi dei progetti. La colonna di calcolo automatico fornisce una struttura dettagliata della ripartizione dei costi, semplificando i calcoli.

Vantaggi dell'EAC nel project management

Se tutti questi calcoli ti sembrano eccessivi, valutali rispetto ai vantaggi che offrono.

✅ Risparmio sui costi: non puoi risparmiare ciò che non vedi. L'EAC ti consente di osservare e misurare i superamenti di budget, che puoi controllare con strategie di mitigazione.

✅ Rilevamento dei rischi: analizzando le tendenze delle prestazioni, è possibile identificare potenziali inefficienze e rischi di costo dei progetti prima che si trasformino in problemi significativi.

✅ Comunicazione con gli stakeholder: l'EAC fornisce dati concreti per informare gli stakeholder sullo stato finanziario del progetto. Aggiornamenti regolari rafforzano la fiducia tra gli stakeholder e dimostrano la responsabilità.

✅ Processo decisionale: l'EAC fornisce ai team informazioni utili per prendere decisioni informate quando si verificano cambiamenti imprevisti. È possibile riallocare le risorse, modificare l'ambito del progetto o implementare misure di riduzione dei costi sulla base di dati accurati e aggiornati.

✅ Monitoraggio delle prestazioni: EAC ti aiuta a monitorare le prestazioni del progetto rispetto ai costi e alla pianificazione previsti. Puoi utilizzare questi dati per fornire feedback ai team, gestire i budget dei progetti, pianificare estensioni della pianificazione, ecc.

✅ Previsione del budget: ottieni una stima precisa e continua del costo totale, che ti consente di monitorare il rispetto del budget del progetto. Questo può essere un ottimo input per la definizione del budget, la pianificazione e il controllo dei progetti futuri.

Per ottenere questi vantaggi, è necessario evitare alcuni errori comuni.

Errori comuni da evitare nel calcolo dell'EAC

Per quanto semplice possa sembrare, piccoli errori possono portare a intuizioni errate, decisioni inefficaci e risultati controproducenti. Ecco alcuni errori comuni e come evitarli.

Utilizzo della formula errata: calcolare l'EAC come BAC / CPI in un progetto con ritardi significativi nella pianificazione ignora l'impatto delle inefficienze temporali, con il risultato di una stima eccessivamente ottimistica.

Considera tutti i fattori e scegli la formula più appropriata.

Ipotesi errate: presumere che le prestazioni passate riflettano perfettamente quelle future può falsare i calcoli dell'EAC.

Formulate ipotesi ragionevoli basate sui fatti.

Trascurare AC o EV: i calcoli EAC dipendono fortemente dall'accuratezza dei calcoli dei costi effettivi e del valore acquisito. Se si tralasciano alcune spese o si calcola in modo impreciso il valore acquisito, si possono ottenere proiezioni fuorvianti.

Concentrati sulla precisione dei tuoi dati.

Ignorare i ritardi nella pianificazione: non includere i ritardi nella pianificazione nei calcoli EAC spesso porta a sottostimare i costi totali. Ad esempio, un progetto ritardato di mesi a causa di carenze di risorse comporterà probabilmente costi più elevati in termini di stipendi, noleggio di attrezzature o penali.

Per evitare questo problema, includi sempre l'impatto dei ritardi sui costi.

Utilizzo di un EAC obsoleto: l'EAC non è un calcolo una tantum. Si tratta di una metrica dinamica che evolve ogni giorno che passa. Se l'ambito cambia, l'indice di rendimento dei costi oscilla o si verificano slittamenti nella pianificazione, l'EAC originale non sarà più rappresentativo della realtà del progetto.

Pertanto, si consiglia di calcolare regolarmente l'EAC per riflettere accuratamente la situazione attuale.

Rimani aggiornato sulle metriche dei tuoi progetti con ClickUp

In un mondo in cui i costi eccedenti sono così comuni, è possibile creare un enorme elemento di differenziazione semplicemente consegnando in tempo e nel rispetto del budget. L'unico modo per raggiungere questo obiettivo è monitorare i costi e le pianificazioni rispetto ai budget a intervalli regolari.

La potente piattaforma di project management di ClickUp rende tutto questo un gioco da ragazzi. Acquisisce automaticamente i dati, consente di effettuare calcoli e fornisce visibilità in tempo reale sullo stato di avanzamento dei progetti.

I dashboard in tempo reale, i campi dei costi personalizzabili, il monitoraggio della sequenza e la gestione del carico di lavoro offrono un modo efficiente per calcolare e monitorare l'EAC senza sforzo.

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