Come calcolare l'EAC (Estimate at Completion) nei progetti

Un sondaggio condotto da McKinsey ha rilevato che, in media, i progetti superano i budget e le tempistiche previsti del 30-45%. Un'analisi più approfondita di uno studio sui "megaprogetti", alcuni dei quali hanno un valore superiore a 1 miliardo di dollari, rivela che i costi superano del 79% le stime iniziali del budget.

Ciò evidenzia le evidenti difficoltà nella realizzazione, ma sottolinea anche la scarsa accuratezza delle stime dei costi e dei tempi al momento dell'approvazione del progetto.

Uno dei motivi chiave per cui i progetti superano il budget e subiscono ritardi è l'inesattezza delle stime. I project manager spesso si trovano ad affrontare questo problema e hanno creato vari modelli per risolverlo. Il concetto di stima al completamento (EAC) è uno di questi.

In questo post del blog, comprendiamo questa tecnica di stima dei progetti, impariamo a calcolare l'EAC ed esploriamo i suoi utilizzi nel contesto aziendale.

Che cos'è l'EAC (Stima al completamento)?

Estimate at Completion (EAC) è un termine utilizzato per effettuare la previsione del costo totale di un progetto al suo completamento. Si tratta di un calcolo continuo che monitora eventuali variazioni nelle stime durante il ciclo di vita del progetto.

Prima dell'inizio del progetto, l'EAC dovrebbe essere pari al budget. Ciò significa che, alla fine del progetto, avrai speso quanto stimato.

Tuttavia, nel corso di un progetto, potreste dover affrontare diverse sfide o eventi esterni.

Queste spese impreviste si aggiungono ai costi del progetto. L'EAC aiuta a effettuare una previsione in tempo reale del costo totale rettificato del progetto, tenendo conto di questi costi aggiuntivi.

Come calcolare l'EAC?

Definiamo innanzitutto questi termini e poi vediamo il calcolo attraverso un esempio.

Supponiamo che abbiate avviato un progetto di sviluppo software con un budget totale (BAC) di 20.000 dollari.

Finora hai completato il 50% del lavoro nel 40% del tempo e hai speso 12.000 $. Il valore acquisito nel project management è la quantità di lavoro che hai completato in termini di valore preventivato. Quindi, per semplificare il calcolo, il 50% del lavoro dovrebbe esserti costato 10.000 $, che è il tuo valore acquisito.

Pertanto, la formula per il calcolo dell'EAC sarebbe 20.000 + (12.000-10.000) = 22.000 $.

Ora, se vi state chiedendo: "Come potete essere sicuri che anche le seguenti parti del progetto non costeranno di più?", ben fatto!

Esaminiamo anche altri modi più sfumati per calcolare l'EAC.

Indice di rendimento dei costi (CPI): il tasso di efficienza della spesa del tuo progetto. Si calcola dividendo il valore acquisito per il costo effettivo. Se il CPI è > 1, stai spendendo meno del piano, mentre se il CPI è < 1, stai spendendo troppo.

Estendendo l'esempio precedente, il valore guadagnato è pari a 10.000 $ e il costo effettivo è pari a 12.000 $. Quindi, CPI = 10.000/12.000 = 0,83.

Quindi, utilizzando questa formula, il tuo EAC = 20.000 / 0,83 = 24.390 $.

In questo caso, la formula presuppone che le spese future seguiranno lo stesso tasso di variazione del passato.

Nello stesso esempio, con questa formula, EAC = 12.000 + [(20.000 – 10.000)/0,83] = 24.048 $.

C'è un'altra metrica, l'indice di rendimento della pianificazione. Definiamola.

Indice di prestazione della pianificazione (SPI): l'SPI è l'equivalente temporale del CPI. Misura l'efficienza dei tuoi progressi rispetto alla durata stimata di completamento. Viene calcolato dividendo il valore acquisito per il valore pianificato. Se SPI > 1, sei in anticipo rispetto alla pianificazione. SPI = 1 significa che sei in linea con la pianificazione. Se SPI < 1, sei in ritardo rispetto alla pianificazione.

Come nell'esempio sopra riportato, se il 50% del lavoro è stato completato nel 40% del tempo, il tuo SPI = (50% del BAC) / (40% del BAC) = 10.000/8.000 = 1,25.

Quindi, il tuo EAC = 12.000 + [(20.000 – 10.000) / (0,83 x 1,25)] = 22.375 $.

La stima bottom-up al completamento si riferisce alle stime riviste per tutte le attività rimanenti. Spesso questa operazione viene eseguita manualmente.

Se sei confuso dalle cinque diverse formule per lo stesso calcolo, ti offriamo il nostro aiuto.

Quando utilizzare ciascuna formula EAC

Lo scopo di queste formule è lo stesso, ovvero trovare l'EAC. Tuttavia, la formula utilizzata per calcolare l'EAC dipende dal contesto, inclusa la natura del progetto, gli eventi che lo influenzano e le loro implicazioni in termini di costi. Esaminiamo alcuni scenari.

Le prestazioni in termini di costi sono stabili + le tendenze passate continueranno

EAC = BAC / CPI

Se riscontri che il tuo progetto presenta alcune inefficienze o sforamenti di budget e prevedi che continuerà allo stesso ritmo, utilizza la formula sopra indicata.

Questo metodo presuppone che eventuali variazioni dei costi siano sistemiche e persistano in modo uniforme per tutta la durata del progetto. È applicabile a progetti stabili e ben gestiti con scarsa variabilità delle prestazioni.

Esistono variazioni di costo + seguirà l'attuale tendenza di efficienza

EAC = AC + [(BAC – EV) / CPI]

Se hai riscontrato variazioni dei costi ma prevedi che seguiranno l'andamento attuale delle prestazioni, utilizza la formula sopra indicata. Questo approccio è pratico nei progetti in cui si prevede che le variazioni si stabilizzeranno, riflettendo l'efficienza dei costi in corso.

Utilizzando questo metodo, potrai tenere conto delle discrepanze passate e allo stesso tempo prevedere i costi futuri sulla base degli attuali livelli di produttività, rendendolo adatto a progetti dinamici ma gestibili.

Le variazioni di costo sono anomalie + il futuro corrisponderà alle stime originali

EAC = AC + (BAC – EV)

Se le variazioni di costo sono casi isolati e ritieni che il progetto proseguirà secondo il budget originario per il lavoro rimanente.

Questo metodo è appropriato quando eventi occasionali, come costi iniziali di configurazione imprevisti o inefficienze iniziali, causano variazioni che il team del progetto non prevede si ripetano.

Variazione dei costi + variazione della tempistica

EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SPI)]

Se la pianificazione è un fattore significativo per la previsione del costo totale, la formula sopra indicata è la più indicata. Essa regola la previsione dei costi del lavoro rimanente tenendo conto dei ritardi nella pianificazione e dell'efficienza dei costi. Questo metodo è particolarmente utile per i progetti che superano il budget e sono in ritardo rispetto alla pianificazione.

L'andamento dei costi è imprevedibile

EAC = AC + Stima bottom-up

Se le prestazioni del tuo progetto sono state imprevedibili o l'andamento dei costi non è più un indicatore affidabile delle prestazioni future, utilizza la formula sopra indicata.

Invece di affidarsi a formule basate su CPI o SPI, questo metodo prevede la rivalutazione del lavoro rimanente da zero e la sua aggiunta ai costi effettivi sostenuti fino a quel momento, rendendolo più accurato.

Se hai ancora qualche dubbio sul calcolo dell'EAC, ecco una breve guida introduttiva.

Passaggi per calcolare l'EAC

Approccio EAC top-down

Quattro delle cinque formule sopra riportate adottano un approccio top-down. Ciò significa che si basano su budget già esistenti e risultati passati.

Per utilizzare la formula sopra indicata e calcolare l'EAC, segui questi passaggi.

Approccio EAC bottom-up

L'approccio bottom-up prevede il ricalcolo da zero del costo di tutti i lavori rimanenti e la sua aggiunta al costo effettivo sostenuto fino a quel momento. Questo metodo fornisce la stima più accurata e dettagliata, poiché tiene conto delle condizioni attuali del progetto e di eventuali modifiche nell'ambito di applicazione.

Infatti, uno strumento adeguato può rendere tutto questo molto più semplice.

Strumenti per il calcolo dell'EAC

Il calcolo è semplice, si tratta di aritmetica di base. Quindi, se hai tutti i dati a disposizione, ti basterà una calcolatrice. Cominciamo con lo strumento più semplice per calcolare l'EAC.

Fogli di calcolo per il calcolo dell'EAC

Con i campi formula, puoi automatizzare il calcolo dell'EAC. Ad esempio, potresti effettuare il monitoraggio di tutti i costi in una scheda, con una cella per il totale. Potresti effettuare il monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto in un'altra scheda con una cella per monitorare la varianza.

Sulla base di questi dati, puoi calcolare il valore acquisito.

Sebbene siano molto diffusi e facili da usare, i fogli di calcolo sono anche completamente manuali. Dovrai inserire tu stesso tutti i dati nei fogli di calcolo. Questo è soggetto a errori e può diventare noioso. Puoi ottenere risultati migliori con uno strumento come ClickUp per i team finanziari.

Sfruttare l'EAC con ClickUp

L'utilizzo di una piattaforma completa per il project management come ClickUp ti garantisce la disponibilità di tutti i dati necessari per effettuare i calcoli EAC.

Gestione dei costi del progetto: puoi integrare qualsiasi strumento esterno che utilizzi per il monitoraggio delle spese per calcolare automaticamente l'AC all'interno di ClickUp.

Monitoraggio dei progressi: come strumento di project management, ClickUp ti consente di avere una visione in tempo reale dei tuoi progressi. In base alle attività che hai impostato, calcola automaticamente la quantità di lavoro completato.

Monitoraggio della pianificazione: grazie alle date di inizio, alle date di fine e ai campi personalizzati, puoi monitorare le sequenze del tuo progetto in modo dettagliato. Questo ti aiuta a calcolare le variazioni di pianificazione, necessarie per misurare l'EAC.

Costi delle risorse: se fatturate un progetto in base al modello tempo e materiali (T&M), è necessario che ogni membro del team tenga traccia del tempo lavorato. Con ClickUp Tasks, i vostri team possono monitorare il tempo da qualsiasi dispositivo, aggiungere note, assegnare etichette e contrassegnare il tempo come fatturabile (o meno). Consente inoltre di eseguire il rollup del tempo tra attività e attività secondarie.

Calcoli automatici: ti piace la semplicità dei fogli di calcolo per impostare le formule? Con ClickUp puoi farlo! Utilizza i dati numerici delle tue attività e dei tuoi progetti per calcolare automaticamente l'EAC, aggiornato in tempo reale.

Reportistica in tempo reale: l'EAC è una metrica per il futuro, è una previsione. Tuttavia, per assicurarti di non superare i budget o le scadenze, devi apportare modifiche nel presente. Le dashboard di ClickUp possono aiutarti in questo.

Il monitoraggio continuo delle spese effettive rispetto al piano consente di identificare rapidamente i superamenti dei costi e di intraprendere azioni correttive. Aiuta a prevenire sorprese di bilancio e garantisce che le parti interessate rimangano informate sulla salute finanziaria del progetto.

Il ruolo degli strumenti e delle tecniche di qualità nell'esito positivo dei progetti

È possibile calcolare l'EAC con una calcolatrice o anche solo con carta e penna. Tuttavia, strumenti e tecniche di qualità possono rendere il processo più accurato ed efficiente. Ecco come.

Qualità dei dati: gli strumenti che utilizzi determinano la qualità dei dati. Uno strumento come ClickUp, che raccoglie già le informazioni relative al progetto, garantisce la qualità dei dati, come un programma in evoluzione, durata stimata, spese, ecc.

Integrazioni: uno strumento completo raccoglie anche dati da fonti esterne. Ad esempio, se effettui il monitoraggio del tempo utilizzando uno strumento esterno, puoi importarlo in ClickUp con le API.

Automazioni: il calcolo di metriche come l'EAC può richiedere una notevole quantità di tempo al project manager. Per semplificare questo compito, possono essere utili gli strumenti di automazione. Questi strumenti possono anche facilitare la previsione grazie all'analisi delle tendenze e alle simulazioni Monte Carlo.

Replicabilità: gli strumenti giusti forniscono anche i framework, i modelli di analisi costi-benefici e i modelli di stima per calcolare e effettuare il monitoraggio delle metriche del progetto.

Scarica questo modello

Il modello di analisi dei costi del progetto di ClickUp è un framework pronto all'uso, completamente personalizzabile e intuitivo per l'analisi dei progetti. La colonna di calcolo automatico fornisce una struttura dettagliata della ripartizione dei costi, semplificando i calcoli.

Vantaggi dell'EAC nel project management

Se tutti questi calcoli ti sembrano un po' troppo complessi, valutali rispetto ai vantaggi che offrono.

✅ Risparmio sui costi: non puoi risparmiare ciò che non vedi. L'EAC ti consente di osservare e misurare i superamenti di budget, che puoi controllare con strategie di mitigazione.

✅ Rilevamento dei rischi: analizzando le tendenze delle prestazioni, puoi identificare potenziali inefficienze e rischi relativi ai costi del progetto prima che si trasformino in problemi significativi.

✅ Comunicazione con gli stakeholder: l'EAC fornisce dati concreti per informare gli stakeholder sulla salute finanziaria del progetto. Aggiornamenti regolari rafforzano la fiducia tra gli stakeholder e dimostrano responsabilità.

✅ Processo decisionale: l'EAC fornisce ai team informazioni utili per prendere decisioni informate quando si verificano cambiamenti imprevisti. È possibile riassegnare le risorse, modificare l'ambito del progetto o implementare misure di riduzione dei costi sulla base di dati accurati e aggiornati.

✅ Monitoraggio delle prestazioni: EAC ti aiuta a monitorare le prestazioni del progetto rispetto ai costi e alla tempistica pianificati. Puoi utilizzare questi dati per fornire feedback ai team, gestire i budget dei progetti, pianificare estensioni della tempistica, ecc.

✅ Previsione del budget: ottieni una stima precisa e continua del costo totale, che ti consente di effettuare il monitoraggio del rispetto del budget del progetto. Questo può essere un ottimo input per la definizione del budget, la pianificazione e il controllo dei progetti futuri.

Per ottenere questi vantaggi, è necessario evitare alcuni errori comuni.

Errori comuni da evitare nel calcolo dell'EAC

Per quanto possa sembrare semplice, piccoli errori possono portare a intuizioni errate, decisioni inefficaci e risultati controproducenti. Ecco alcuni errori comuni e come evitarli.

Utilizzo della formula errata: calcolare l'EAC come BAC / CPI in un progetto con ritardi significativi nella pianificazione ignora l'impatto delle inefficienze temporali, con il risultato di una stima eccessivamente ottimistica.

Considera tutti i fattori e scegli la formula più appropriata.

Ipotesi errate: supporre che le prestazioni passate riflettano perfettamente quelle future può falsare i calcoli dell'EAC.

Formula ipotesi ragionevoli basate sui fatti.

Trascurare AC o EV: i calcoli EAC dipendono in larga misura dall'accuratezza dei calcoli dei costi effettivi e del valore acquisito. Se si tralasciano alcune spese o si calcola in modo impreciso il valore acquisito, si possono ottenere proiezioni fuorvianti.

Concentrati sull'accuratezza dei tuoi dati.

Ignorare i ritardi nella pianificazione: non includere i ritardi nella pianificazione nei calcoli EAC spesso porta a sottostimare i costi totali. Ad esempio, un progetto ritardato di mesi a causa della carenza di risorse comporterà probabilmente costi più elevati in termini di stipendi, noleggio di attrezzature o penali.

Per eliminare questo problema, includi sempre l'impatto dei ritardi sui costi.

Utilizzo di un EAC obsoleto: l'EAC non è un calcolo una tantum. Si tratta di una metrica dinamica che evolve di giorno in giorno. Se l'ambito cambia, l'indice di rendimento dei costi oscilla o si verificano slittamenti nella pianificazione, l'EAC originale non rappresenterà più la realtà del progetto.

Pertanto, si consiglia di calcolare regolarmente l'EAC per riflettere accuratamente la situazione attuale.

Tieni sotto controllo le metriche del tuo progetto con ClickUp

In un mondo in cui i superamenti dei costi sono così comuni, puoi creare un enorme fattore di differenziazione semplicemente rispettando i tempi e il budget. L'unico modo per raggiungere questo obiettivo è il monitoraggio dei costi e delle tempistiche rispetto ai budget a intervalli regolari.

La potente piattaforma di project management di ClickUp rende tutto questo un gioco da ragazzi. Acquisisce automaticamente i dati, consente di effettuare calcoli e fornisce visibilità in tempo reale sullo stato di salute del progetto.

I suoi dashboard in tempo reale, i campi di costo personalizzabili, il monitoraggio del tempo e la gestione del carico di lavoro offrono un modo efficiente per calcolare e monitorare l'EAC senza sforzo.

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