Owen Jones è Senior Content Marketer presso ZoomShift, un'app online per la creazione di calendari. È un esperto di marketing SaaS specializzato in contenuto, CRO e pubblicità su Facebook. Ama condividere le sue conoscenze con gli altri per aiutarli a migliorare i loro risultati.
Uno dei vantaggi principali di avere un team di progettazione distribuito è la libertà di assumere i migliori professionisti disponibili, indipendentemente dal luogo in cui vivono. Con le giuste competenze e gli strumenti adeguati per la gestione di un team distribuito, potrai guidare il team di progettazione dei tuoi sogni verso un esito positivo.
Tra tutte le sfide che comporta la gestione di un team remoto, la più difficile è garantire che le persone rimangano produttive, creative e collaborative quando non c'è nessun altro intorno. In qualità di manager, dovrai assicurarti che i tuoi dipendenti siano sempre al massimo delle loro capacità.
5 strategie che possono aiutare a mantenere un team distribuito sulla strada giusta
1. Stabilisci obiettivi aziendali e personali misurabili
Non è un segreto che la comunicazione sia solitamente più facile in ufficio. Ecco perché è importante scrivere e parlare in modo chiaro e comprensibile, concordando attività e scadenze realistiche.
Stabilire degli indicatori chiave di prestazione (KPI) è un'ottima idea per definire le tue aspettative come datore di lavoro. Copriranno tutto ciò che ti aspetti da loro. Di seguito è riportato un esempio di tabella dei KPI per diverse divisioni di un'azienda.
Nel tuo caso, però, i KPI copriranno aspetti quali:
- Tempo da dedicare al progetto di design
- Quanto lavoro ti aspetti che una persona produca in un giorno?
- Valutazioni di soddisfazione dei clienti
Quando i membri del tuo team sanno cosa ti aspetti da loro, possono elaborare strategie per raggiungere tali obiettivi sin dall'inizio. Anche stabilire un solido processo di progettazione per l'intero team al fine di raggiungere gli obiettivi è fondamentale per garantire l'efficienza.
2. Organizza riunioni individuali una volta alla settimana
È fondamentale organizzare riunioni regolari. Devi sapere se le attività vengono completate e se i traguardi vengono raggiunti. Gli incontri individuali ti aiuteranno al monitoraggio dei risultati. Potrai conoscere meglio i membri del tuo team e prendere nota di eventuali preoccupazioni che potrebbero avere.
Strutturate sempre le vostre riunioni.
Prima di ogni riunione, crea un programma. Il programma ti aiuterà a mantenere la riunione in linea con gli obiettivi. Ecco alcuni motivi per cui è necessario:
- Comunica in anticipo ai membri del team di progettazione lo scopo dell'attività
- Stabilisci aspettative chiare su ciò che deve essere fatto prima e durante una riunione.
- Mantiene i partecipanti concentrati sull'argomento
- Stabilisce il ritmo della riunione
- Indica l'ora di inizio e di fine, in modo che tutti possano pianificare di conseguenza.
Un'altra buona idea sono gli standup quotidiani. Si tratta di brevi sessioni di aggiornamento con i membri del team remoto per rimanere al passo con gli aggiornamenti quotidiani. Non preoccuparti, non è necessario stare in piedi durante queste riunioni.
Puoi discutere delle attività in corso, dei problemi, degli aspetti da migliorare, delle tendenze di design e delle azioni migliori da intraprendere. Vuoi che il tuo team di progettazione abbia una visione d'insieme di tutto ciò su cui si sta lavorando, assegni il lavoro in modo efficiente, chiarisca eventuali malintesi e si mantenga aggiornato sulle ultime novità in materia di design.
Ad esempio, potresti illustrare cosa faranno i membri del tuo team di progettazione il lunedì e il venerdì della settimana. L'uso di un software di pianificazione è un ottimo modo per tenere sotto controllo tutti gli impegni. Ecco un esempio di pianificazione di Zoomshift visualizzata su un'app mobile.
Dovresti anche pianificare chat di gruppo mensili con l'intero team. Queste chat sono un'opportunità per le persone di incontrarsi e connettersi.
Un altro aspetto degno di nota è quanto sia importante per un dipendente ricevere spesso riconoscimenti per il proprio lavoro eccellente. Ciò vale in particolare durante le riunioni individuali, in cui il dipendente ha tutta la tua attenzione.
Se ancora non lo sapete, tenete presente che i dipendenti, compresi quelli del settore creativo, cercano costantemente conferme per il loro lavoro e sono più propensi a mostrare lealtà quando ricevono elogi. Non rimarranno se nell'azienda non esiste una cultura del feedback. Le loro opinioni devono essere considerate importanti e una linea di comunicazione aperta dovrebbe essere sufficiente per garantirlo.
Infine, non fatevi prendere dal panico se ogni tanto vedete bambini o animali domestici partecipare alla riunione. Queste situazioni si verificano durante le riunioni e fanno parte della cultura del lavoro da casa.
3. Utilizza software di project management e strumenti di comunicazione
Non potrò mai sottolineare abbastanza l'importanza dell'impostazione di canali di comunicazione chiari per un team remoto. Ogni azienda dovrebbe avere un canale di comunicazione preferito. Deve essere chiaro e facilmente accessibile. Skype è un buon esempio di software di comunicazione semplice e gratis.
Per garantire il raggiungimento del tuo piano aziendale e degli obiettivi del team, hai bisogno di una soluzione per la gestione dei progetti. Puoi utilizzare un software di project management per condividere informazioni e assegnare attività. Con tale software, puoi creare un canale di progettazione in cui i tuoi designer possono comunicare facilmente.
Un processo ben congegnato e un software di project management aiutano a garantire che ogni designer abbia una visione globale di ciò che sta accadendo nel progetto. Quando tutte le informazioni sono raccolte in un unico posto e visibili a tutti, è più facile effettuare il monitoraggio delle modifiche e delle decisioni. Secondo molti designer, ClickUp è un software di project management che li aiuta a organizzare le attività in modo adeguato al loro flusso di lavoro.
Uno degli elementi più importanti nella gestione di un team è un processo di feedback efficace. A tal fine, puoi utilizzare la piattaforma di project management che preferisci. Ecco alcuni modi in cui potresti fornire feedback al tuo team remoto:
- Registrazioni: se stai dando istruzioni specifiche ai tuoi designer, puoi usare le registrazioni video per trasmettere quello che intendi. Puoi aggiungere commenti o annotazioni a parti specifiche del progetto che vuoi sottolineare.
- Screenshot: a volte è più facile e veloce inserire uno screenshot per mostrare ciò che intendi. Le immagini aiutano a chiarire ciò di cui stai parlando. L'estensione FireShot di Google Chrome è anche un ottimo strumento che ti consente di acquisire, effettuare modifiche e salvare screenshot di intere pagine web come file PDF/JPEG/GIF/PNG.
- Schizzi: quando descrivere qualcosa non è sufficiente, non esitare a disegnarlo. Puoi usare carta e penna o un'app online per visualizzare le tue idee e inoltrarle al tuo team.
- Commenti: a volte, più semplice è meglio. Una buona piattaforma di project management ti consentirà di lasciare commenti, note adesive o feedback puntati.
Cerca di limitare i feedback sul design a un paio di luoghi diversi. L'obiettivo è facilitare la ricerca da parte del designer e consentire una rapida implementazione.
4. Sviluppa una cultura del "Getting Things Done" (portare a termine le cose)
"Getting Things Done" (GTD) è un sistema di produttività personale sviluppato da David Allen e pubblicato in un libro omonimo. È descritto come un sistema di gestione del tempo che consente di concentrarsi sull'esecuzione di ciascuna attività elencata in un registro esterno.
L'autore afferma che è possibile svolgere correttamente una sola attività alla volta.
Basandosi sul sistema GTD, ClickUp ha rilasciato un modello Getting Things Done che aiuta a organizzare attività e progetti. Il modello registra e suddivide le attività in elementi di lavoro attuabili. È dotato di diverse visualizzazioni integrate, campi personalizzati e documenti per aiutare gli utenti a stabilire le priorità, effettuare il monitoraggio e eseguire le attività in un unico posto.
Modello Getting Things Done in ClickUp
I bonus e i premi sono una funzionalità/funzione piuttosto comune nel mondo del lavoro. Secondo Reward Gateway, il 90% dei responsabili delle risorse umane concorda sul fatto che un programma efficace di riconoscimento e ricompensa contribuisce a migliorare i risultati aziendali. Se un dipendente raggiunge costantemente i propri KPI e dimostra di essere affidabile, è opportuno premiarlo.
5. Sii flessibile e fidati dei tuoi colleghi
Avere tutti nello stesso ufficio non garantisce la produttività. Tuttavia, è più facile tenere traccia di ciò che fanno tutti. Devi avere un team di lavoratori di cui ti puoi fidare. Non è possibile controllare il lavoro delle persone quando lavorano da remoto.
Lavorare da casa offre molti vantaggi. Flessibilità, risparmio di tempo e denaro per gli spostamenti, nessuna regola di abbigliamento, solo per citarne alcuni.
Non tutti sono in grado di fornire risultati all'altezza delle aspettative, però.
Lavorare da casa può essere fonte di distrazioni e alcuni lavoratori possono avere difficoltà a separare la vita lavorativa da quella privata. I tuoi dipendenti devono svolgere il lavoro che è stato loro assegnato e ottenere risultati.
Se decidi di concedere ai tuoi designer un alto livello di libertà creativa, assicurati di aspettarti ottimi risultati. Chiarisci che i tuoi designer saranno responsabili del loro lavoro e delle loro decisioni. Se non riescono a fornire i risultati sperati, dovrai prendere la difficile decisione di valutare se sono adatti alla tua azienda.
Al giorno d'oggi non è raro avere dipendenti sparsi in diversi fusi orari. Può essere difficile contattare qualcuno quando sono le 2 del mattino nel suo fuso orario. Devi rispettare i fusi orari dei membri del tuo team. In altre parole, cerca di adattarti all'orario che meglio si adatta agli altri.
Specifica sempre i fusi orari insieme all'ora della riunione programmata. Ricordati di controllare eventuali festività nazionali o religiose nei paesi dei tuoi dipendenti.
Conclusione
Il lavoro da remoto non è adatto a tutti, e non c'è nulla di sbagliato in questo. La tua attività come manager di un team di progettazione distribuito è quella di trovare persone che apprezzino il lavoro da remoto e ne comprendano le peculiarità. Il settore della progettazione e dello sviluppo di software è in continua evoluzione e dobbiamo essere rapidi nel stare al passo con le nuove esigenze.
Non dimenticare che nulla può sostituire l'interazione faccia a faccia. Dovresti cercare di organizzare incontri occasionali utilizzando gli strumenti a tua disposizione, anche quando lavori da remoto.