Owen Jones è Senior Content Marketer presso ZoomShift, un'app per la creazione di programmi online. È un esperto di marketing SaaS specializzato in content marketing, CRO e pubblicità su Facebook. Ama condividere le sue conoscenze con gli altri per aiutarli a migliorare i risultati.
Uno dei vantaggi principali di avere un team di progettazione distribuito è la libertà di assumere i migliori professionisti disponibili, indipendentemente dal luogo in cui vivono. Con le giuste competenze e gli strumenti adeguati per la gestione dei team distribuiti, potrai guidare il team di progettazione dei tuoi sogni verso il successo.
Tra tutte le sfide che comporta la gestione di un team remoto, garantire che le persone rimangano produttive, creative e collaborative quando non c'è nessun altro intorno è la più difficile. In qualità di manager, dovrai assicurarti che i tuoi dipendenti siano sempre al massimo delle loro capacità.
5 strategie che possono aiutare a mantenere un team distribuito sulla strada giusta
1. Stabilisci obiettivi aziendali e personali misurabili
Non è un segreto che la comunicazione sia solitamente più facile in ufficio. Ecco perché è importante scrivere e parlare in modo chiaro e comprensibile, concordando attività e scadenze realistiche.
L'impostazione di indicatori chiave di prestazione (KPI) è un'ottima idea per definire le tue aspettative come datore di lavoro. Coprirà tutto ciò che ti aspetti da loro. Di seguito è riportata una tabella di esempio dei KPI per diverse divisioni di un'azienda.
Nel tuo caso, tuttavia, i KPI copriranno aspetti quali:
- Tempo da dedicare al progetto di design
- Quanto lavoro ti aspetti che una persona produca in un giorno?
- Valutazioni sulla soddisfazione dei client
Quando i membri del tuo team sanno cosa ti aspetti da loro, possono elaborare strategie per raggiungere tali obiettivi sin dall'inizio. Stabilire un solido processo di progettazione del lavoro per l'intero team al fine di raggiungere gli obiettivi del team è inoltre fondamentale per garantire l'efficienza.
2. Organizza riunioni individuali una volta alla settimana
Le riunioni regolari sono indispensabili. È necessario sapere che le attività vengono completate e se i traguardi vengono raggiunti. Le riunioni individuali ti aiuteranno a monitorare i risultati. Potrai conoscere meglio i membri del tuo team e prendere nota di eventuali preoccupazioni che potrebbero avere.
Strutturate sempre le vostre riunioni.
Prima di ogni riunione, crea un programma. Il programma ti aiuterà a mantenere la riunione in carreggiata. Ecco alcuni motivi per cui è necessario:
- Informa in anticipo i membri del team di progettazione dello scopo
- Definisci chiaramente le aspettative su ciò che deve essere fatto prima e durante una riunione
- Mantiene i partecipanti concentrati sull'argomento
- Stabilisci il ritmo della riunione
- Indica l'ora di inizio e di fine, in modo che tutti possano pianificare il proprio lavoro di conseguenza
Un'altra buona idea è quella dei standup quotidiani. Si tratta di brevi sessioni di aggiornamento con i membri del team remoto per rimanere al corrente di tutte le novità quotidiane. Non preoccuparti, non è necessario stare in piedi durante queste riunioni.
È possibile discutere le attività in corso, i problemi, gli aspetti da migliorare, le tendenze di progettazione e le azioni migliori da intraprendere. Il tuo team di progettazione deve avere una visione d'insieme di tutto il lavoro in corso, assegnare le attività in modo efficiente, chiarire eventuali malintesi e rimanere aggiornato sulle ultime novità in materia di progettazione.
Ad esempio, potresti indicare cosa dovranno fare i membri del tuo team di progettazione il lunedì e il venerdì della settimana. L'uso di un software di pianificazione è un ottimo modo per tenere sotto controllo tutti gli impegni. Ecco un esempio di pianificazione di Zoomshift visualizzato su un'app mobile.
Dovresti anche pianificare chat di gruppo mensili con tutto il team. Queste chat sono un'opportunità per le persone di incontrarsi e connettersi.
Un altro aspetto degno di menzione è quanto sia importante per un dipendente essere spesso riconosciuto per il proprio lavoro eccellente. Ciò vale soprattutto quando si è in una riunione individuale, in cui il dipendente ha tutta la vostra attenzione.
Se non lo sapete già, tenete presente che i dipendenti, compresi quelli del settore creativo, cercano costantemente una conferma del proprio lavoro e sono più propensi a dimostrare lealtà quando ricevono elogi. Non rimarranno se nell'azienda non esiste una cultura del feedback. Le loro opinioni devono essere considerate importanti e una linea di comunicazione aperta dovrebbe essere sufficiente a garantirlo.
Infine, non fatevi prendere dal panico se ogni tanto vedete bambini o animali domestici partecipare alla riunione. Queste situazioni possono capitare durante una riunione e fanno parte della cultura del lavoro da casa.
3. Utilizza software di project management e strumenti di comunicazione
Non potrei sottolineare abbastanza l'importanza di impostare canali di comunicazione chiari per un team remoto. Ogni azienda dovrebbe avere un canale di comunicazione preferito. Deve essere chiaro e facilmente accessibile. Skype è un buon esempio di software di comunicazione semplice e gratuito.
Per garantire il raggiungimento del piano aziendale e degli obiettivi del team, è necessaria una soluzione di project management. È possibile utilizzare un software di project management per condividere informazioni e assegnare attività. Con tale software, è possibile creare un canale di progettazione in cui i progettisti possono comunicare facilmente.
Un processo ben congegnato e un software di project management aiutano a garantire che ogni designer abbia una visione globale dello stato di avanzamento del progetto. Quando tutte le informazioni sono disponibili in un unico posto e visibili a tutti, il monitoraggio delle modifiche e delle decisioni è più gestibile. Secondo molti designer, ClickUp è un software di project management che li aiuta a organizzare le attività in modo adeguato al loro flusso di lavoro.
Uno degli elementi più critici nella gestione di un team è un processo efficace di feedback sulla progettazione. A questo scopo è possibile utilizzare la piattaforma di project management scelta. Ecco alcuni modi in cui è possibile fornire feedback al proprio team remoto:
- Registrazioni: se devi dare istruzioni specifiche ai tuoi designer, puoi usare delle registrazioni video per comunicare chiaramente ciò che intendi. Puoi aggiungere commenti o annotazioni a parti specifiche del progetto che desideri enfatizzare.
- Screenshot: a volte è più facile e veloce inserire uno screenshot per mostrare ciò che si intende. Le immagini aiutano a chiarire ciò di cui si sta parlando. L'estensione FireShot di Google Chrome è un ottimo strumento che consente di acquisire, modificare e salvare screenshot di pagine web complete come file PDF/JPEG/GIF/PNG.
- Schizzi: quando descrivere qualcosa non è sufficiente, non esitare a disegnarlo. Puoi usare carta e penna o un'app online per visualizzare le tue idee e inoltrarle al tuo team.
- Commenti: A volte, più semplice è meglio. Una buona piattaforma di project management ti consentirà di lasciare commenti, note adesive o feedback puntati.
Cerca di limitare il feedback sul design a un paio di luoghi diversi. L'obiettivo è quello di facilitare il lavoro del designer e consentire una rapida implementazione.
4. Sviluppa una cultura del "Getting Things Done" (Portare a termine le cose)
"Getting Things Done" (GTD) è un sistema di produttività personale sviluppato da David Allen e pubblicato in un libro omonimo. È descritto come un sistema di gestione del tempo che consente di concentrarsi sull'esecuzione di ciascuna attività elencata in un registro esterno.
L'autore afferma che è possibile svolgere correttamente solo un'attività alla volta.
Basato sul sistema GTD, ClickUp ha rilasciato un modello Getting Things Done che aiuta a organizzare attività e progetti. Il modello registra e suddivide le attività in elementi di lavoro eseguibili. È dotato di diverse viste integrate, campi personalizzati e documenti per aiutare gli utenti a stabilire le priorità, monitorare ed eseguire le attività, tutto in un unico posto.
Modello "Getting Things Done" in ClickUp
I bonus e i premi sono una funzionalità/funzione piuttosto standard nel mondo del lavoro professionale. Secondo Reward Gateway, il 90% dei lavoratori nel settore delle risorse umane concorda sul fatto che un programma di riconoscimento e ricompensa efficace contribuisce a migliorare i risultati aziendali. Se un dipendente raggiunge costantemente i propri KPI e dimostra di essere affidabile, è opportuno premiarlo.
5. Sii flessibile e fidati dei tuoi colleghi
Avere tutti nello stesso ufficio non garantisce la produttività. È più facile tenere traccia di ciò che stanno facendo tutti, però. È necessario avere un team di lavoratori di cui ci si può fidare. Non è possibile guardare alle spalle delle persone quando lavorano da remoto.
Lavorare da casa offre molti vantaggi. Flessibilità, risparmio di tempo e denaro sugli spostamenti, nessun codice di abbigliamento, solo per citarne alcuni.
Tuttavia, non tutti sono in grado di fornire risultati all'altezza delle aspettative.
Lavorare da casa può essere fonte di distrazioni e alcuni lavoratori possono avere difficoltà a separare la vita lavorativa da quella privata. I tuoi dipendenti devono svolgere il lavoro che è stato loro assegnato e consegnare i risultati.
Se decidi di concedere ai tuoi designer un alto livello di libertà creativa, assicurati di aspettarti ottimi risultati. Chiarisci che i tuoi designer saranno responsabili del loro lavoro e delle loro decisioni. Se non riescono a fornire risultati soddisfacenti, dovrai prendere la difficile decisione di valutare se sono adatti alla tua azienda.
Al giorno d'oggi non è raro avere dipendenti sparsi in diversi fusi orari. Può essere difficile contattare qualcuno quando sono le 2 del mattino nel suo fuso orario. È necessario rispettare i fusi orari dei membri del proprio team. In altre parole, cercate di adattare l'orario a quello che meglio si adatta agli altri.
Specificate sempre i fusi orari insieme all'orario della riunione programmata. Ricordate di verificare eventuali festività nazionali o religiose nei paesi dei vostri dipendenti.
Conclusione
Il lavoro da remoto non è per tutti, e non c'è nulla di sbagliato in questo. Il tuo compito come manager di un team di progettazione distribuito è quello di trovare coloro che amano il lavoro da remoto e ne comprendono le peculiarità. Il settore della progettazione e dello sviluppo software è in continua evoluzione e dobbiamo essere rapidi nel tenere il passo con le nuove esigenze.
Non dimenticare che nulla può sostituire l'interazione faccia a faccia. Dovresti cercare di organizzare incontri occasionali utilizzando gli strumenti a tua disposizione, anche quando lavori da remoto.