Qualche mese fa, un'organizzatrice di eventi aziendali ha raccontato di come una volta ha gestito una conferenza con 500 partecipanti utilizzando poco più che fogli di calcolo con codici colore, post-it e una finestra In arrivo senza fondo.
Lei disse: "Sono invecchiata di cinque anni in tre giorni".
Se hai mai organizzato una festa di lancio, un evento interno fuori sede o un summit con i clienti, sai bene che il caos dietro le quinte non sempre corrisponde alle foto patinate che vengono pubblicate online.
È qui che il software giusto per la pianificazione degli eventi può fare la differenza. Pensa alla programmazione, al monitoraggio degli ospiti, al coordinamento dei fornitori, ai budget, alle planimetrie... senza 47 schede aperte.
In questo blog esploreremo i migliori strumenti software per la pianificazione di eventi che ti semplificheranno davvero la vita. ⚒️
Cosa cercare in un software per la pianificazione di eventi?
Un software affidabile per la gestione degli eventi dovrebbe aiutarti a:
- Coordinate attività e team attraverso dashboard centralizzate e collaborazione in tempo reale.
- Automatizza i flussi di lavoro ripetitivi come registrazioni, promemoria e follow-up per ridurre il lavoro richiesto.
- Personalizza i moduli di registrazione, i tipi di biglietti e il branding per un'esperienza personalizzata dei partecipanti.
- Integrazione perfetta con CRM per la gestione degli eventi, piattaforme di marketing e gateway di pagamento per garantire la sincronizzazione delle operazioni.
- Pianifica visivamente utilizzando layout drag-and-drop e viste Gantt per le sequenze degli eventi e la mappatura delle sedi.
- Coinvolgi i partecipanti con funzionalità quali strumenti di networking, sondaggi in tempo reale, domande e risposte e possibilità di chattare durante la sessione.
- Misurate l'esito positivo attraverso analisi in tempo reale, monitoraggio del ROI e dashboard per l'acquisizione di lead.
- Passa senza sforzo dai formati virtuali a quelli ibridi e di persona senza compromettere la qualità.
- Proteggi i dati sensibili con funzionalità di sicurezza e conformità come GDPR, SOC 2 e SSO.
- Supporta il tuo team ovunque si trovi con app mobili, opzioni multilingue e assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
👀 Lo sapevate? Prima della pandemia del 2020, il settore degli eventi aveva un valore di circa 800 miliardi di dollari; ora sta vivendo una forte ripresa, con una crescita prevista del 6,4% CAGR, guidata in gran parte dall'integrazione tecnologica per soddisfare le esigenze dei partecipanti di nuova generazione.
📮 ClickUp Insight: il 48% degli intervistati afferma che portare a termine 10 piccole attività è più soddisfacente che fare progressi su una sola grande attività. Quella scarica di dopamina? È reale (o quasi). Inseguire micro-vittorie tutto il giorno sembra produttivo in apparenza, ma in realtà è solo procrastinazione mascherata. Lavorare con intenzione è l'antidoto in questo caso. Lascia che il Calendario di ClickUp pianifichi automaticamente blocchi protetti per il lavoro approfondito, lasciando comunque spazio per risultati rapidi. Puoi configurare le Automazioni per ordinare automaticamente le attività nelle categorie preferite. Ad esempio, "attività 10x" per i tuoi progetti ad alto impatto, più "risultati giornalieri" o "risultati settimanali" per quelle attività essenziali o amministrative che fanno avanzare il lavoro.
Panoramica dei software per l'organizzazione di eventi
Ecco una breve panoramica dei migliori software per la pianificazione di eventi:
| Strumento | Ideale per | Funzionalità principali | Prezzi |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Gestione di progetti di eventi complessi in un unico spazio di lavoro unificato Dimensioni del team: da singoli individui ad aziende | Attività, Calendario, Documenti, Lavagne online, Automazioni, ClickUp Brain | Gratis per sempre; piani Enterprise disponibili |
| Trello | Monitoraggio visivo delle attività relative agli eventi con semplici bacheche Kanban Dimensione del team: organizzatori individuali, piccoli team | Bacheche e schede, automazioni Butler, potenziamenti (Calendario), semplici liste di controllo | Piano Free; A pagamento a partire da 6 $/utente/mese |
| Asana | Coordinamento dei team di evento e delle scadenze con flussi di lavoro strutturati Dimensione del team: team di piccole e grandi dimensioni | Progetti, automazioni delle regole, Sequenze, commenti alle attività, Asana IA | Piano Free; A pagamento a partire da 13,49 $/utente/mese |
| Monday. com | Organizzazione di eventi su larga scala con modelli personalizzabili Dimensioni del team: da medie a grandi aziende | Bacheche, dashboard, moduli personalizzati, monitoraggio del tempo, automazioni | Piano Free; a pagamento a partire da 12 $/utente/mese |
| Basecamp | Mantenere allineati piccoli team e clienti con comunicazioni semplici Dimensione del team: piccoli team, agenzie | Bacheche, cose da fare, programmi, spazio di archiviazione file, accesso clienti | Plus 15 $/utente/mese; Pro Unlimited 299 $/mese (annuale) |
| Eventbrite | Promozione di eventi su larga scala e vendita di biglietti Dimensione del team: organizzatori, addetti al marketing, sedi | Pagine di registrazione, biglietteria, app per il check-in in loco, analisi dei dati | Prezzi personalizzati; costi per biglietto |
| Ticket Tailor | Biglietteria a basso costo e autogestita per organizzatori indipendenti Dimensione del team: piccole organizzazioni, promotori fai-da-te | Pagine white label, eventi illimitati, check-in mobile, integrazioni | Gratis; opzioni pay-as-you-sell a partire da 0,30 $/biglietto |
| Brown Paper Tickets | Biglietteria equosolidale e incentrata sulla comunità Dimensione del team: organizzazioni no profit, organizzazioni comunitarie | Tariffe basse, opzioni di donazione, biglietti stampabili a casa/su dispositivi mobili, biglietteria. | Gratis per gli eventi gratis; tariffe basse per gli eventi a pagamento. |
| Eventzilla | Registrazione flessibile per eventi virtuali, ibridi e in presenza Dimensione del team: piccole imprese, formatori | Pagine personalizzate, moduli condizionali, check-in al chiosco, certificati | Gratis; piani a pagamento a partire da 1,50 $/registrazione |
| RegFox | Registrazione completamente personalizzabile con logica di prezzo avanzata Dimensione del team: Organizzatori professionisti, associazioni | Moduli drag-and-drop, logica condizionale, piani di pagamento, rinunce | Prezzi personalizzati |
| vFairs | Eventi virtuali e ibridi coinvolgenti con ambienti interattivi Dimensione del team: aziende, grandi conferenze | Lobby virtuali, sale espositive 3D, acquisizione di lead, strumenti di networking | Prezzi personalizzati |
| RingCentral Eventi | Hosting di eventi virtuali e networking all-in-one Dimensione del team: team di marketing, produttori di eventi virtuali | Sedi multitraccia, stand espositivi, domande e risposte/sondaggi, acquisizione di lead degli sponsor | Gratis; piani a pagamento a partire da 99 $ al mese. |
| Airmeet | Eventi guidati dalla comunità con potenti funzionalità di networking Dimensione del team: Associazioni, aziende | Speed networking, lounge, inviti alla fase, sessioni su richiesta | Premium a partire da 199 $ al mese; personalizzato per grandi eventi |
| InEvent | Gestione di eventi virtuali e ibridi di livello aziendale Dimensione del team: aziende globali, eventi regolamentati | Streaming nativo, badge NFC, logistica di viaggio, analisi avanzate | Singolo evento 6.000 $; Annuale a partire da 9.000 $ |
| Zoom Eventi | Conferenze e webinar scalabili basati su ZoomDimensione del team: team di formazione, comunicazioni interne, educatori | Hub per eventi, registrazione con marchio, aree espositive, supporto ibrido | Piani da 99-149 $/100 partecipanti/mese |
| Cvent | Gestione completa degli eventi aziendali e logistica Dimensione del team: Azienda, team di riunioni strategiche | Ricerca delle location, gestione degli sponsor, reportistica affidabile, sincronizzazione CRM | Prezzi personalizzati |
| Bizzabo | Marketing degli eventi basato sui dati e coinvolgimento dei partecipanti Dimensione del team: grandi conferenze, esperti di marketing | Abbinamento basato sull'IA, app mobile per eventi, acquisizione di lead, analisi dei dati | Event Experience OS 499 $/utente/mese; livelli personalizzati |
| Whova | Coinvolgimento dei partecipanti e pianificazione del programma ottimizzati per i dispositivi mobili Dimensione del team: eventi comunitari, organizzazioni no profit, università | Creazione di programmi, feed degli eventi, networking, check-in in loco | Prezzi personalizzati |
| Planning Pod | Pianificazione di eventi e location con strumenti di collaborazione integrati Dimensione del team: location, organizzatori, catering | Planimetrie, CRM, portali clienti, fatturazione, Zapier | Prezzi personalizzati |
| Social Tables | Diagrammi dei layout degli eventi e gestione dei piani di posti a sedere delle sedi Dimensione del team: sedi, hotel, catering | Planimetrie 2D/3D, collaborazione in tempo reale, sincronizzazione dell'elenco degli ospiti | Versione di prova gratis; Pro 199 $/utente/mese; Premium personalizzato |
I migliori software per la pianificazione di eventi
Come valutiamo i software su ClickUp
Il nostro team editoriale segue un processo trasparente, supportato da ricerche e indipendente dai fornitori, quindi puoi fidarti che i nostri consigli si basano sul valore reale dei prodotti.
Ecco una panoramica dettagliata di come valutiamo i software su ClickUp.
Ecco i migliori software di project management per eventi:
Strumenti di pianificazione e collaborazione
1. ClickUp (Ideale per gestire progetti di eventi complessi in un unico spazio di lavoro unificato. )
Il software di gestione eventi di ClickUp è una piattaforma all-in-one che aiuta i team a pianificare, eseguire e effettuare il monitoraggio di ogni dettaglio dell’evento. Riunisce la gestione delle attività, le tempistiche, la comunicazione, il budget e la documentazione in un unico spazio di lavoro personalizzabile.
Le attività di ClickUp sono il fondamento del flusso di lavoro dei tuoi eventi, che ti permette di organizzare, assegnare e effettuare il monitoraggio di ogni dettaglio con chiarezza. Considerale come una lista di elementi da fare digitali che possono essere assegnati a diverse persone del tuo team.
Puoi iniziare suddividendo il tuo evento in categorie principali, come logistica della sede, coordinamento dei relatori, marketing e coinvolgimento dei partecipanti.
Per ogni categoria, crea attività di ClickUp specifiche e assegna:
- Titolari (responsabili)
- Scadenze
- Priorità (ad es. alta, media, bassa)
- Dipendenze (cosa deve essere fatta prima che qualcos'altro abbia inizio)
Ad esempio, quando prenoti un relatore principale, puoi creare un'attività con il titolo "Prenotare relatore principale" e quindi aggiungere le seguenti attività secondarie:
- Contatta i potenziali relatori
- Rivedi e finalizza il contratto
- Prenota viaggi e alloggi
Ogni attività secondaria può avere un proprio assegnatario e una propria data di scadenza, aiutandoti a rimanere in linea con il tuo programma di produzione.
Una volta impostate le attività, puoi facilmente pianificarle e visualizzarle utilizzando il calendario ClickUp. Si sincronizza con Google Calendar, Outlook o Apple Calendar per offrirti una visione unificata dell'intera Sequenza dell'evento. Che tu stia pianificando lo svolgimento dello spettacolo, programmando le prove o coordinando le riunioni con gli sponsor, il calendario ti aiuta a tenere sotto controllo ogni aspetto.
Utilizzalo per gestire un foglio di lavoro "Day-Of" con sessioni a tempo o per mappare le scadenze per le campagne email, i risultati degli sponsor e le conferme delle sedi. Puoi anche attivare/disattivare la visualizzazione giornaliera, settimanale e mensile per ingrandire o rimpicciolire a seconda di dove ti trovi nel processo di pianificazione.
Mentre pianifichi le tempistiche e i risultati finali, avrai anche bisogno di un luogo in cui sviluppare e condividere i contenuti dell'evento. ClickUp Docs offre al tuo team uno spazio condiviso in cui creare e collaborare sui documenti chiave dell'evento, senza confusione tra le versioni. Puoi utilizzare Docs per scrivere briefing sull'evento, copioni per i presentatori, biografie dei relatori, linee guida per le sponsorizzazioni o domande frequenti dei partecipanti.
Ad esempio, il tuo team potrebbe co-modificare un Event Runbook principale con sezioni dedicate ai dettagli della sede, alle liste di controllo e ai contatti di emergenza, il tutto facilmente collegato alle attività di gestione dell'evento correlate o soggetto a condivisione con partner esterni.
Prima che questi documenti prendano forma, però, spesso è necessario uno spazio per raccogliere e organizzare le idee. È qui che entrano in gioco le lavagne online di ClickUp. Sono ideali per la pianificazione iniziale, aiutandoti a disegnare visivamente planimetrie, mappare i temi degli eventi o creare funnel di contenuti, prima di trasformare questi concetti in attività strutturate o documenti formali.
Supponiamo che tu stia mappando il percorso di un partecipante dalla registrazione al sondaggio post-evento: puoi trascinare e rilasciare le idee, collegarle con delle frecce, assegnarle come attività e trasformare il tutto in un flusso di lavoro attuabile con un solo clic. Sono particolarmente utili quando si collabora in tempo reale tra team o fornitori.
Le lavagne online sono perfette per il brainstorming sulla disposizione dei posti a sedere, i diagrammi di flusso delle campagne o la mappatura delle sessioni. Poiché i documenti possono essere collegati all'interno delle attività e le lavagne online sono completamente interattive, tutto rimane connesso e facile da navigare.
ClickUp Brain, l'assistente IA della piattaforma, aggiunge un ulteriore livello di supporto aiutando i team a pianificare più rapidamente e a scrivere in modo più intelligente. Puoi utilizzarlo per generare descrizioni degli eventi, automatizzare le email di follow-up, riassumere gli appunti delle riunioni o persino suggerire le priorità delle attività.
Questo strumento di IA per la gestione degli eventi è particolarmente utile per eventi ricchi di contenuti in cui la tempistica e la comunicazione sono fondamentali, come la ricerca di relatori, i testi per i social media o le bozze dei comunicati stampa.
E se non vuoi partire da zero? Affidati ai modelli ClickUp.
Il modello di gestione eventi ClickUp è uno spazio di lavoro centralizzato creato per semplificare la complessa pianificazione degli eventi. Troverai elenchi di attività predefiniti per la logistica, la selezione della sede, il budget, il marketing e i follow-up post-evento, ciascuno con stati, scadenze e assegnatari personalizzabili.
Un calendario integrato e un diagramma di Gantt ti offrono una panoramica visiva della tua Sequenza, mentre Docs mantiene tutto, dai contratti alle biografie dei relatori, facilmente accessibile in un unico posto. Include funzionalità/funzioni specificamente pensate per la collaborazione: commenti in tempo reale, condivisione di file e liste di controllo integrate.
Le migliori funzionalità di ClickUp
- Automatizza le attività ripetitive: riduci il lavoro richiesto, come lo spostamento delle attività quando lo stato cambia o l'invio di promemoria prima delle scadenze, con ClickUp Automazioni.
- Ottieni assistenza per la pianificazione: imposta promemoria, attività ricorrenti e scadenze per le attività chiave, come i controlli settimanali dei fornitori o l'invio del conteggio finale dei partecipanti.
- Tieni traccia degli elenchi degli ospiti: usa i campi personalizzati di ClickUp per gestire le conferme di partecipazione, le preferenze alimentari o lo stato di check-in, filtrare, ordinare o raggruppare i partecipanti in base a qualsiasi criterio.
- Monitorate i progressi: monitorate l'utilizzo del budget, lo stato di avanzamento delle attività, il carico di lavoro del team e le metriche post-evento in un'unica vista centralizzata con i dashboard di ClickUp .
Limiti di ClickUp
- Curva di apprendimento ripida a causa delle sue ampie opzioni di personalizzazione personalizzate
Prezzi ClickUp
Valutazioni e recensioni di ClickUp
- G2: 4,7/5 (oltre 9.000 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 4.000 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di ClickUp?
Questa recensione di G2 riassume tutto:
ClickUp offre un'area di lavoro altamente personalizzabile che aiuta il nostro team a gestire attività, progetti e sequenze in un unico posto. La possibilità di passare da una visualizzazione all'altra (Elenco, Bacheca, diagramma di Gantt, ecc.) rende facile adattare l'esperienza al flusso di lavoro di ciascun membro del team. Le automazioni, le attività ricorrenti e le integrazioni con altri strumenti come Slack e Google Drive sono particolarmente utili per mantenere tutto sincronizzato ed efficiente.
ClickUp offre un'area di lavoro altamente personalizzabile che aiuta il nostro team a gestire attività, progetti e scadenze in un unico posto. La possibilità di passare da una visualizzazione all'altra (Elenco, Bacheca, diagramma di Gantt, ecc.) rende facile adattare l'esperienza al flusso di lavoro di ciascun membro del team. Le automazioni, le attività ricorrenti e le integrazioni con altri strumenti come Slack e Google Drive sono particolarmente utili per mantenere tutto sincronizzato ed efficiente.
💡 Suggerimento professionale: utilizza i moduli ClickUp per chiedere ai partecipanti cosa desiderano imparare e chi sono più entusiasti di ascoltare. Quindi, sfrutta le automazioni per assegnare le risposte ai moderatori, definire gli argomenti di discussione dal vivo e dare priorità ai contenuti post-evento in base all'interesse reale dei partecipanti.
2. Trello (ideale per il monitoraggio visivo delle attività relative agli eventi con semplici bacheche Kanban)
Trello è un software di gestione eventi che funziona come una bacheca visiva per il tuo flusso di lavoro: semplice, chiaro e incredibilmente facile da gestire. Crea bacheche per ogni evento, suddividile in fasi (come la preparazione pre-evento, la logistica live e il riassunto post-evento) e utilizza le schede per effettuare il monitoraggio di ogni attività, dalla modifica dell'elenco degli ospiti al follow-up dei fornitori.
Sebbene non sia in grado di gestire la reportistica approfondita o le dipendenze complesse, Trello è ottimo per i pianificatori che lavorano da soli, i piccoli team e i professionisti del marketing che desiderano un'area di lavoro pulita che non intralci il loro lavoro.
Le migliori funzionalità/funzioni di Trello
- Automatizza i flussi di attività con Butler: imposta regole, trigger azioni con pulsanti personalizzati e pianifica attività ricorrenti come check-in o promemoria.
- Utilizza le liste di controllo per l'organizzazione degli eventi per suddividere i compiti più impegnativi, come le sequenze della giornata dell'evento, in attività secondarie tracciabili e più gestibili con barre di avanzamento.
- Espandi la tua area di lavoro con Power-Up come la vista Calendario, Google Drive, Slack e Jira per effettuare la sincronizzazione di tutto in un unico posto.
- Sfrutta Atlassian IA per raccogliere idee sullo svolgimento dell'evento, riepilogare le note delle schede o trasformare più rapidamente le idee in elementi concreti.
Limiti di Trello
- Funzioni avanzate come la vista Gantt richiedono aggiornamenti o potenziamenti.
- Manca di funzionalità native per alcuni framework di project management, rendendolo meno efficace per progetti complessi o di livello aziendale.
Prezzi di Trello
- Gratis per 10 utenti
- Standard: 6 $ al mese per utente
- Premium: 12,50 $ al mese per utente
- Enterprise: 17,50 $ al mese per utente
Valutazioni e recensioni di Trello
- G2: 4,4/5 (oltre 13.600 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 23.500 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Trello?
Ecco come un utente ha descritto la propria esperienza:
Sebbene Trello offra numerose funzionalità, il numero di queste ultime talvolta passa in secondo piano rispetto ad altre applicazioni di project management nel monitoraggio dei progetti di livello superiore. La frequenza di utilizzo diminuisce quando sono necessarie funzioni di livello superiore, poiché non supporta nativamente tutti i tipi di metodologie di progetto. Inoltre, alcune integrazioni potrebbero essere più eleganti, il che influisce sulla facilità complessiva di integrazione in alcuni flussi di lavoro.
Sebbene Trello offra numerose funzionalità/funzioni, il numero di queste ultime talvolta passa in secondo piano rispetto ad altre applicazioni di project management nel monitoraggio dei progetti di livello superiore. La frequenza di utilizzo diminuisce quando sono necessarie funzioni di livello superiore, poiché non supporta nativamente tutti i tipi di metodologie di progetto. Inoltre, alcune integrazioni potrebbero essere più eleganti, il che influisce sulla facilità complessiva di integrazione in alcuni flussi di lavoro.
💡 Suggerimento professionale: utilizza le etichette Trello per effettuare il monitoraggio delle fasi dell'evento, come "Pre-evento", "Live" e "Post-evento", e combinale con l'automazione Butler per spostare automaticamente le schede, inviare promemoria o assegnare attività all'avvicinarsi delle scadenze. In questo modo potrai mantenere la tua Sequenza serrata e il tuo team in sincronizzazione.
3. Asana (Ideale per coordinare i team di lavoro e le scadenze con flussi di lavoro strutturati).
Asana aiuta i team organizzatori di eventi a rimanere organizzati senza dover scambiarsi continuamente messaggi. Puoi assegnare responsabilità per tutto, dal coordinamento dei fornitori alle attività sui social media, effettuare il monitoraggio delle tempistiche e creare flussi di lavoro su misura per il modo in cui opera il tuo team.
Offre una struttura sufficiente per garantire il corretto svolgimento degli eventi, senza rallentare il processo di pianificazione con troppi livelli. Forse non è appariscente, ma Asana è affidabile. E quando si gestiscono contemporaneamente budget, RSVP, programmi e approvazioni interne, l'affidabilità è fondamentale.
Le migliori funzionalità di Asana
- Automatizza le attività ripetitive come la gestione delle sedi e i check-in con regole personalizzate per ridurre il lavoro manuale.
- Utilizza Asana IA per stabilire le priorità, semplificare i passaggi della pianificazione di routine e ottenere rapidamente chiarezza su ciò che richiede attenzione.
- Mantieni le conversazioni nel contesto con commenti alle attività, allegati di file e tagging del team, in modo che nulla vada perso nelle conversazioni via email.
Limiti di Asana
- Non consente di impostare intervalli di tempo per le attività.
- Gli strumenti di automazione integrati spesso non sono sufficienti quando si tratta di gestire flussi di lavoro complessi o soddisfare esigenze specifiche del team.
Prezzi di Asana
- Free
- Starter: 13,49 $ al mese per utente
- Avanzato: 30,49 $ al mese per utente
- Enterprise: Prezzi personalizzati
- Enterprise+: Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Asana
- G2: 4,4/5 (oltre 11.600 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 13.400 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Asana?
Direttamente da una recensione su Capterra:
Asana è ottimo per la project management, soprattutto quando si lavora in team. Mi sono piaciuti i portfolio perché mi hanno permesso di tenere d'occhio più progetti contemporaneamente. L'aspetto generale di Asana è molto ordinato e organizzato, e questo è sempre una priorità assoluta per me. Mi piacerebbe che alcune risorse della piattaforma fossero accessibili senza dover pagare, ma capisco che non sia possibile. Una cosa che non mi è piaciuta è che quando ero in viaggio e utilizzavo Asana sul mio telefono non riuscivo mai a copiare le attività in un altro progetto.
Asana è ottimo per il project management, soprattutto quando si lavora in team. Mi sono piaciuti i portfolio perché mi hanno permesso di tenere d'occhio più progetti contemporaneamente. L'aspetto generale di Asana è molto ordinato e organizzato, e questa è sempre una priorità assoluta per me. Mi piacerebbe che alcune risorse della piattaforma fossero accessibili senza dover pagare, ma capisco che non sia possibile. Una cosa che non mi è piaciuta è che quando ero in viaggio e utilizzavo Asana sul mio telefono non riuscivo mai a copiare le attività in un altro progetto.
🧠 Curiosità: il nome "Asana" deriva dal termine sanscrito che indica una posizione yoga, riflettendo la visione dei fondatori di un software che promuove la concentrazione, il flusso e la chiarezza nel lavoro moderno.
Desideri un calendario degli eventi che funzioni davvero? Utilizza questo video per creare il tuo calendario, pianificare le attività cardine della biglietteria, le scadenze dei fornitori, i tempi di configurazione/smontaggio e le prove; individuare le insidie comuni come le doppie prenotazioni e la titolarità poco chiara; e indicare ai team gli strumenti e i modelli che possono utilizzare per garantire lo svolgimento puntuale dell'evento.
4. Monday. com (Ideale per organizzare eventi su larga scala con modelli personalizzabili)
Monday.com è uno spazio di lavoro flessibile che ti offre una visione chiara di tutto ciò che accade nel flusso di lavoro di project management dei tuoi progetti di eventi. I suoi modelli specifici per eventi includono tutto, dal monitoraggio del budget e la raccolta delle conferme di partecipazione al feedback post-evento, il tutto supportato da moduli dinamici che inseriscono automaticamente i dati nelle tue bacheche.
Puoi organizzare dashboard visive, complete di Sequenza, grafici e widget sul carico di lavoro, per monitorare l'utilizzo delle risorse e individuare eventuali problemi in tempo reale, il tutto senza uscire dalla piattaforma. Aggiungi automazioni per rendere casuali gli avvisi, effettuare la sincronizzazione delle azioni tra i team e attivare i riepiloghi post-evento, e avrai un sistema progettato per andare oltre le liste di controllo statiche. È intuitivo per configurazioni più semplici, ma per usufrire appieno delle sue potenzialità, come le integrazioni multi-board, le configurazioni avanzate dei dashboard o i modelli intelligenti, può essere necessario un po' di tempo per esplorarlo.
Monday.com: le migliori funzionalità/funzioni
- Raccogli le conferme di partecipazione, le richieste o i feedback tramite moduli personalizzati con il tuo marchio che vengono automaticamente inseriti nelle tue bacheche: ottimi per la gestione dell'elenco degli ospiti o dei fornitori.
- Utilizza il monitoraggio del tempo integrato per controllare la durata delle attività per la reportistica interna o la fatturazione dei partner esterni.
- Mantieni tutto organizzato con una configurazione a livelli: aree di lavoro, bacheche, attività e sottoelementi per strutturare ogni parte del tuo evento.
Limiti di Monday.com
- È facile creare troppe bacheche, il che può portare a confusione e rendere difficile l'organizzazione.
- Alcune automazioni richiedono soluzioni alternative complesse all'interno dello stesso Monday.com.
Prezzi di Monday.com
- Free
- Base: 12 $ al mese per utente
- Standard: 14 $ al mese per utente
- Pro: 24 $ al mese per utente
- Enterprise: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Monday.com
- G2: 4,7/5 (oltre 13.500 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 5.000 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Monday.com?
Un recensore di G2 ha condiviso questo feedback:
Le email e le attività potrebbero essere migliorate, poiché a volte possono subire ritardi. Tuttavia, il team del supporto è stato rapido nel cercare soluzioni. Per sfruttare al meglio tutte le funzionalità sviluppate, è necessario un pacchetto (e un costo) di livello superiore. Alcune delle automazioni richiedono soluzioni alternative lunghe e complesse, ma l'utilizzo di integrazioni come Make.com o Zapier può aiutare a superare facilmente questo problema.
Le email e le attività potrebbero essere migliorate, poiché a volte possono subire ritardi. Tuttavia, il team del supporto è stato rapido nel cercare soluzioni. Per sfruttare al meglio tutte le funzionalità sviluppate, è necessario un pacchetto (e un costo) di livello superiore. Alcune delle automazioni richiedono soluzioni alternative lunghe e complesse, ma l'utilizzo di integrazioni come Make.com o Zapier può aiutare a superare facilmente questo problema.
5. Basecamp (Ideale per mantenere allineati in un unico posto i piccoli team di eventi e i clienti).
Basecamp si distingue per aver posto la comunicazione al centro dell'organizzazione degli eventi. A differenza di altri strumenti che offrono infinite funzionalità/funzioni, Basecamp mantiene le cose semplici: un unico spazio per messaggi, attività, programmi e file, in modo che il tuo team, i clienti e i fornitori rimangano allineati senza bisogno di una guida pratica.
Per i pianificatori che apprezzano la semplicità e la comunicazione chiara, Basecamp offre una configurazione essenziale che funziona. Che tu stia coordinando team, clienti o fornitori, ti aiuta a fare ordine e a mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda.
Le migliori funzionalità di Basecamp
- Crea hub di comunicazione centralizzati per gestire l'intero flusso di lavoro degli eventi in un unico posto.
- Utilizza bacheche specifiche per ogni progetto per sostituire lunghe catene di email e chat di gruppo confuse.
- Archivia tutti i tuoi file, programmi e note in documenti di progetto organizzati.
Limiti di Basecamp
- Sebbene gestisca bene le funzioni principali, presenta alcune lacune nelle funzionalità avanzate come la pianificazione post-evento e i flussi di lavoro di marketing più approfonditi.
Prezzi di Basecamp
- Inoltre: 15 $ al mese per utente
- Pro Unlimited: 299 $ al mese (fatturato annualmente)
Valutazioni e recensioni di Basecamp
- G2: 4. 1/5 (oltre 5.320 recensioni)
- Capterra: 4,3/5 (oltre 14.480 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Basecamp?
Un breve estratto da un utente reale:
Offre opzioni di integrazione limitate con altri strumenti, in particolare quelli di cui faccio parte nel marketing digitale, come le piattaforme di social media. Sebbene copra bene le funzioni di base, manca di alcune funzionalità avanzate e di connessioni senza soluzione di continuità con app esterne, il che può essere uno svantaggio per i team che necessitano di svolgere più attività come la programmazione dei post, ecc.
Offre opzioni di integrazione limitate con altri strumenti, in particolare quelli di cui faccio parte nel marketing digitale, come le piattaforme di social media. Sebbene copra bene le funzioni di base, manca di alcune funzionalità avanzate e di connessioni senza soluzione di continuità con app esterne, il che può essere uno svantaggio per i team che necessitano di svolgere più attività come la programmazione dei post, ecc.
Piattaforme di registrazione e biglietteria
6. Eventbrite (ideale per la promozione di eventi su larga scala e la vendita di biglietti)
Eventbrite combina la logistica degli eventi e il marketing in un'unica dashboard. Imposta pagine di registrazione, integra il checkout dei biglietti e lancia campagne di email o annunci sui social media, tutto da un'unica piattaforma. Le analisi in tempo reale tracciano le prestazioni delle fonti e le conversioni dei partecipanti, aiutandoti a ottimizzare la spesa pubblicitaria.
In loco, l'app mobile Organizer gestisce il check-in senza contatto e la vendita di merchandising in loco. I fondi vengono trasferiti tempestivamente dopo l'evento. L'integrazione con i CRM e gli strumenti di analisi consente la sincronizzazione automatica dei dati di marketing e degli elenchi dei partecipanti, facilitando la segmentazione e il follow-up.
Le migliori funzionalità/funzioni di Eventbrite
- Gestisci richieste di assistenza, incidenti, problemi e modifiche utilizzando flussi di lavoro ITSM predefiniti.
- Automatizza l'assegnazione e l'approvazione dei ticket con potenti regole di automazione no-code/low-code.
- Collabora tra i team utilizzando una base di conoscenze Confluence integrata, Opsgenie per gli avvisi di reperibilità e le integrazioni Slack o Microsoft Teams.
Limiti di Eventbrite
- La piattaforma offre strumenti di base, ma manca di flessibilità per comunicazioni completamente personalizzate.
- Le funzionalità di analisi e reportistica non sono molto robuste.
Prezzi di Eventbrite
- Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Eventbrite
- G2: 4,4/5 (oltre 870 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 5.680 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Eventbrite?
Secondo un recensore di Capterra:
Ci sono voluti alcuni eventi per capire come utilizzare correttamente Eventbrite e impostare le giuste impostazioni. Consiglio vivamente di guardare i video di formazione e imparare a conoscere la piattaforma piuttosto che imparare con la pratica! In questo modo risparmierete tempo e denaro!
Ci sono voluti alcuni eventi per capire come utilizzare correttamente Eventbrite e impostare le giuste impostazioni. Consiglio vivamente di guardare i video di formazione e imparare a conoscere la piattaforma piuttosto che imparare con la pratica! In questo modo risparmierete tempo e denaro!
7. Ticket Tailor (ideale per la biglietteria a basso costo e autogestita per organizzatori indipendenti)
Ticket Tailor offre un servizio di biglietteria pay-as-you-go progettato per le piccole operazioni. Puoi creare pagine di eventi personalizzate con il tuo marchio o incorporare il checkout direttamente sul tuo sito, con regolamento del pagamento in giornata tramite Stripe, PayPal, Square, Apple Pay o Google Pay. La piattaforma dispone di una funzionalità per la generazione dell'Informativa sulla privacy e di campi di opt-in conformi al GDPR.
Effettua il check-in presso la sede dell'evento, online o offline, utilizzando l'app mobile, con sincronizzazione in tempo reale tra i dispositivi del personale. Sono inoltre disponibili funzioni integrate per l'invio di email e la configurazione di codici di sconto/buoni. L'integrazione con Mailchimp, Zapier e strumenti CRM fornisce supporto per una comunicazione ottimizzata.
Le migliori funzionalità/funzioni di Ticket Tailor
- Utilizza un dominio personalizzato e pagine di eventi white label per mantenere il tuo marchio in primo piano.
- Elenca un numero illimitato di eventi e tipi di biglietti senza restrizioni sul numero di eventi o biglietti.
- Gestisci gli elenchi di eventi pubblici o privati proteggendoli con password o nascondendoli dalle ricerche pubbliche.
Limiti di Ticket Tailor
- Non sono previsti rimborsi parziali sulle prenotazioni di gruppo.
- Mancanza di solide funzionalità di ricerca integrate o di elenchi di eventi curati
Prezzi di Ticket Tailor
- Free
- Pagamento anticipato: a partire da 0,30 $.
- Paghi solo quando vendi: 0,85 $.
Valutazioni e recensioni di Ticket Tailor
- G2: 4,9/5 (oltre 190 recensioni)
- Capterra: 4,9/5 (oltre 490 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Ticket Tailor?
Da una recensione su G2:
All'inizio il sistema di crediti mi sembrava un po' confuso e, anche se capisco che acquistando crediti in blocco si ottiene una somma maggiore, sarebbe bello poter eliminare o ridurre le commissioni di prenotazione in modo più economico. Non lo capisco ancora del tutto, ma come sistema è più semplice e trasparente rispetto ad altri siti di biglietteria ed è comunque conveniente, quindi continuerò a utilizzarlo in futuro!
All'inizio il sistema di crediti mi sembrava un po' confuso e, anche se capisco che acquistando crediti in blocco si ottiene una somma maggiore, sarebbe bello poter eliminare o ridurre le commissioni di prenotazione in modo più economico. Non lo capisco ancora del tutto, ma come sistema è più semplice e trasparente rispetto ad altri siti di biglietteria ed è comunque conveniente, quindi continuerò a utilizzarlo in futuro!
8. Brown Paper Tickets (ideale per la biglietteria equosolidale con prezzi trasparenti)
Brown Paper Tickets offre un servizio di biglietteria trasparente e a basso costo, progettato pensando alla comunità. È completamente gratis per gli eventi gratuiti e le commissioni sui biglietti a pagamento sono minime. Puoi creare pagine di eventi ricche di contenuti multimediali, raccogliere donazioni insieme alla vendita dei biglietti e offrire ai partecipanti opzioni di biglietteria flessibili: stampa a casa, mobile o spedizione postale.
Sul posto, gli strumenti integrati di biglietteria e scansione gestiscono la vendita dei biglietti senza la necessità di hardware aggiuntivo. Con il supporto multilingue e un servizio clienti reattivo basato su email, è un'opzione valida per le organizzazioni no profit e gli organizzatori focalizzati sulla comunità che gestiscono un pubblico eterogeneo.
Le migliori funzionalità/funzioni di Brown Paper Tickets
- Crea pagine personalizzabili dedicate agli eventi con contenuti multimediali e descrizioni dettagliate per attirare i partecipanti.
- Vendi diversi tipi di biglietti, tra cui biglietti di ingresso generici, posti riservati e abbonamenti stagionali per eventi di vario tipo.
- Gestisci la registrazione e il check-in dei partecipanti con reportistica in tempo reale e elenchi dei partecipanti esportabili.
Limiti di Brown Paper Tickets
- Le organizzazioni non possono visualizzare o analizzare la cronologia degli acquisti di un acquirente nel tempo, limitando così le opportunità di coinvolgimento personalizzato.
Prezzi di Brown Paper Tickets
- Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Brown Paper Tickets
- G2: 4,0/5 (oltre 30 recensioni)
- Capterra: 3,7//5 (oltre 30 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Brown Paper Tickets?
Un utente ha condiviso questo feedback:
Mi piace molto il modello di "commercio equo" incarnato da Brown Paper Tickets. Essendo impegnato nel lavoro di sviluppo della comunità, mi piace procurarmi strumenti e software equi per i miei impegni... L'interfaccia del sito web BPT potrebbe essere migliorata. Ha un aspetto antiquato che potrebbe non piacere a tutti gli utenti.
Mi piace molto il modello di "commercio equo" incarnato da Brown Paper Tickets. Essendo impegnato nello sviluppo della comunità, mi piace procurarmi strumenti e software equi per i miei impegni... L'interfaccia del sito web BPT potrebbe essere migliorata. Ha un aspetto antiquato che potrebbe non piacere a tutti gli utenti.
9. Eventzilla (ideale per la registrazione flessibile a eventi in formato virtuale, ibrido e in presenza)
Eventzilla è uno strumento semplice per le piccole imprese che organizzano webinar, workshop o eventi locali. Consente di creare pagine di eventi personalizzate senza codice, impostare moduli di registrazione flessibili con logica condizionale e gestire biglietti gratis e a pagamento.
Il trasferimento di denaro in tempo reale ti aiuta a effettuare il monitoraggio dei pagamenti in entrata e la piattaforma offre supporto per gli eventi virtuali attraverso il suo componente aggiuntivo Joinlive. È anche possibile emettere automaticamente certificati digitali, particolarmente utili per sessioni di formazione o eventi educativi. In loco, il software per eventi virtuali offre un'app mobile e un'opzione di check-in al chiosco per la gestione dei partecipanti.
Le migliori funzionalità/funzioni di Eventzilla
- Automatizza le liste d'attesa e le approvazioni per gestire in modo efficiente gli eventi esclusivi o molto richiesti.
- Organizza e gestisci webinar o eventi virtuali direttamente all'interno di Eventzilla utilizzando il componente aggiuntivo virtuale Joinlive.
- Emetti e invia automaticamente certificati via email a partecipanti, relatori o intervenienti.
Limiti di Eventzilla
- Non dispone di una roadmap di sviluppo che indichi le funzionalità future e una Sequenza indicativa.
- Alcune integrazioni di terze parti non sono così fluide o intuitive come ci si aspetterebbe, il che può influire sull'efficienza del flusso di lavoro.
Prezzi di Eventzilla
- Free
- Base: 1,50 $/registrazione
- Pro: 1,50 $ + 1,9%/registrazione
- Inoltre: 1,50 $ + 2,9%/registrazione
- Unlimited: 4.999 $ all'anno
Valutazioni e recensioni di Eventzilla
- G2: 4,4/5 (oltre 150 recensioni)
- Capterra: 4,4/5 (oltre 390 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Eventzilla?
Ecco una prospettiva di prima mano:
Ciò che mi piace di più di Eventzilla è la facilità con cui è possibile impostare un evento da zero... Un aspetto che potrebbe essere migliorato è l'integrazione con alcune piattaforme esterne, alcune delle quali non sono così fluide come mi aspettavo. Ho anche notato che alcune funzionalità avanzate sono disponibili solo nei piani di livello superiore, il che può essere limitante per eventi con budget ridotti. Detto questo, la piattaforma mantiene comunque le sue promesse fondamentali.
Ciò che mi piace di più di Eventzilla è la facilità con cui è possibile impostare un evento da zero... Un aspetto che potrebbe essere migliorato è l'integrazione con alcune piattaforme esterne, alcune delle quali non sono così fluide come mi aspettavo. Ho anche notato che alcune funzionalità avanzate sono disponibili solo nei piani di livello superiore, il che può essere limitante per eventi con budget ridotti. Detto questo, la piattaforma mantiene comunque le sue promesse fondamentali.
10. RegFox (ideale per la registrazione agli eventi completamente personalizzabile con una potente automazione)
RegFox offre un controllo granulare su registrazione, prezzi e raccolta dei dati dei partecipanti, funzionalità molto apprezzate dai professionisti dell'organizzazione di eventi. Il suo generatore di registrazioni supporta la personalizzazione drag-and-drop, la logica condizionale e strutture di prezzo avanzate, come pagamenti rateali o codici sconto.
Consente la raccolta di liberatorie e firme personalizzate, automatizza conferme e promemoria e supporta le registrazioni di gruppi/team. Sono integrate le integrazioni con CRM, piattaforme di email e gateway di pagamento. Il suo vero valore risiede nella sua convenienza e personalizzazione senza sacrificare la funzionalità o la sicurezza, rendendolo ideale per i pianificatori che gestiscono più eventi.
Le migliori funzionalità/funzioni di RegFox
- Crea moduli di registrazione completamente personalizzabili con campi drag-and-drop, logica condizionale e branding.
- Imposta prezzi complessi, sconti, codici di accesso e piani di pagamento per biglietti e componenti aggiuntivi.
- Gestisci il check-in, la stampa dei badge e le attività commerciali in loco con strumenti mobili.
Limiti di RegFox
- Gli utenti lamentano la mancanza di funzionalità avanzate di documentazione.
Prezzi RegFox
- Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di RegFox
- G2: 4,8/5 (oltre 500 recensioni)
- Capterra: 4,8/5 (oltre 140 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di RegFox?
Leggi cosa ne pensa questo recensore:
La personalizzazione è una buona opzione, ma presenta anche alcuni svantaggi. Creare modelli per la nostra organizzazione che garantiscano che ogni programma abbia gli stessi requisiti di base sembra essere una sfida, poiché ogni reparto utilizza la piattaforma in modo leggermente diverso. Per me è fondamentale includere una sezione di domande e risposte durante la registrazione, in modo da non dover effettuare il monitoraggio di queste informazioni in un secondo momento tramite email o sondaggi.
La personalizzazione è una buona opzione, ma presenta anche alcuni svantaggi. Creare modelli per la nostra organizzazione che garantiscano che ogni programma abbia gli stessi requisiti di base sembra essere una sfida, poiché ogni reparto utilizza la piattaforma in modo leggermente diverso. Per me è fondamentale includere una sezione di domande e risposte durante la registrazione, in modo da non dover cercare queste informazioni in un secondo momento tramite email o sondaggi.
Piattaforme per eventi virtuali e ibridi
11. vFairs (Ideale per eventi virtuali e ibridi immersivi con ambienti interattivi)
vFairs è un'ottima opzione per i team aziendali che organizzano conferenze virtuali o ibride. Offre funzionalità interattive, come lobby virtuali, sale espositive 3D ed elementi gamificati, per mantenere vivo l'interesse dei partecipanti. La funzione integrata di acquisizione dei lead tramite scansione QR e la facilità di esportazione CRM lo rendono particolarmente utile per gli eventi B2B.
Gli organizzatori hanno il controllo completo sulla pianificazione delle sessioni e sulla sequenza degli interventi dei relatori, grazie a strumenti dettagliati di personalizzazione del programma. Il networking è integrato nell'esperienza, con directory dei partecipanti, matchmaking e funzionalità di chat live che favoriscono la creazione di connessioni autentiche.
Le migliori funzionalità/funzioni di vFairs
- Progetta lobby virtuali coinvolgenti e sale espositive per esperienze virtuali coinvolgenti.
- Consenti il networking in tempo reale con chat video o di testo 1:1, matchmaking e elenchi dei partecipanti.
- Acquisisci e qualifica i lead utilizzando l'app vFairs Lead Capture con scansione QR o schede aziendali ed esportazione CRM.
Limiti di vFairs
- Alcuni utenti ritengono che i report essenziali non siano disponibili per impostazione predefinita e debbano essere personalizzati.
Prezzi vFairs
- Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di vFairs
- G2: 4,7/5 (oltre 1.700 recensioni)
- Capterra: 4,8/5 (oltre 580 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di vFairs?
Ecco una prospettiva di prima mano:
Sebbene vFairs offra funzionalità offline, il che è un enorme vantaggio per i nostri eventi basati sulle crociere, tali funzionalità sono piuttosto limitate rispetto alla piena funzionalità disponibile online. Ad esempio, gli aggiornamenti in tempo reale o gli elementi interattivi potrebbero non funzionare in modo ottimale senza una connessione stabile. Detto questo, il loro team è sempre pronto ad aiutarci a ottimizzare l'esperienza in base al nostro ambiente e ha compiuto un lavoro richiesto per migliorare l'usabilità offline nel tempo.
Sebbene vFairs offra funzionalità offline, il che è un enorme vantaggio per i nostri eventi basati sulle crociere, tali funzionalità sono piuttosto limitate rispetto alla piena funzionalità disponibile online. Ad esempio, gli aggiornamenti in tempo reale o gli elementi interattivi potrebbero non funzionare in modo ottimale senza una connessione stabile. Detto questo, il loro team è sempre pronto ad aiutarci a ottimizzare l'esperienza in base al nostro ambiente e ha compiuto un lavoro richiesto per migliorare l'usabilità offline nel tempo.
12. RingCentral Events (precedentemente Hopins) (Ideale per l'organizzazione di eventi virtuali e il networking all-in-one)
RingCentral Events è adatto ai professionisti del marketing che gestiscono esperienze virtuali di marca o lanci di prodotti. Offre un layout personalizzabile dell'evento che include reception, palco, sessioni, networking ed expo. Funzionalità/funzioni come domande e risposte del pubblico, sondaggi e reazioni con emoji stimolano l'interazione.
Gestisce bene la pianificazione di più giorni e più tracce e supporta robusti stand degli sponsor con acquisizione dei lead. Funzionalità in loco come la modalità chiosco e la stampa dei badge consentono un utilizzo ibrido. Le sue integrazioni con oltre 40 strumenti di marketing per eventi (Mailchimp, HubSpot, Marketo) offrono supporto per la coltivazione dei lead end-to-end e il monitoraggio delle campagne.
Le migliori funzionalità/funzioni di RingCentral Events
- Crea luoghi virtuali coinvolgenti con aree personalizzabili Reception, Palco, Sessioni, Networking, Expo e Replay per esperienze di evento complete.
- Semplifica la logistica degli eventi in loco e ibridi con la gestione delle planimetrie, le aree di check-in, la modalità chiosco per il check-in autonomo, la stampa dei badge e il controllo degli accessi.
- Organizza un numero illimitato di eventi per licenza con prezzi trasparenti e differenziati e senza costi aggiuntivi per una pianificazione del budget prevedibile.
Limitazioni di RingCentral Events
- L'integrazione di Streamyard per lo streaming è complicata da usare e mal integrata.
- La piattaforma richiede ai relatori di trasmettere in streaming dal backstage, il che aggiunge una complessità inutile rispetto a configurazioni più semplici basate sulle sessioni.
Prezzi di RingCentral Events
- Free
- Events Pro: 99 $ al mese per utente (fatturazione annuale)
- Eventi Pro+: 199 $ al mese per utente (fatturazione annuale)
- Events Enterprise: 299 $ al mese per utente (fatturazione annuale)
Valutazioni e recensioni di RingCentral Events
- G2: 4,5/5 (oltre 900 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 330 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di RingCentral Events?
Da una recensione su Capterra:
L'impostazione della scenografia video con aree backstage dove potevamo preparare gli ospiti, ecc. Ci è piaciuto il fatto che non ci volesse molto per spiegare ai relatori come usarlo... È stato difficile testare la funzionalità backstage con un solo computer/login, ma è stato facile verificarla con più utenti.
Il modo in cui è stata allestita la scenografia video con aree backstage dove potevamo preparare gli ospiti, ecc. Ci è piaciuto il fatto che non ci volesse molto per spiegare ai relatori come usarlo... È stato difficile testare la funzionalità backstage con un solo computer/login, ma è stato facile verificarla con più utenti.
13. Airmeet (ideale per eventi orientati alla comunità con interazioni virtuali coinvolgenti)
Airmeet è progettato per gestire eventi su larga scala, rendendolo particolarmente adatto ad associazioni, aziende e organizzazioni che ospitano grandi conferenze o sessioni di formazione. Le sue eccezionali funzionalità di networking, tra cui lo speed networking e le lounge, consentono l'interazione e il coinvolgimento in tempo reale tra grandi gruppi.
Supporta una vasta gamma di formati di eventi: workshop dal vivo, preregistrati, on-demand e interattivi. Gli espositori possono ospitare demo e gestire stand virtuali, mentre la reportistica unificata dei dati degli eventi semplifica il monitoraggio del coinvolgimento in configurazioni ibride. Grazie all'accessibilità integrata e ai formati di sessione flessibili, è particolarmente adatto per summit annuali, conferenze multitraccia ed eventi di formazione su larga scala.
Le migliori funzionalità/funzioni di Airmeet
- Organizza eventi su larga scala per un massimo di 100.000 partecipanti con una solida infrastruttura cloud e streaming HD.
- Sfrutta la funzionalità Invita sul palco per portare i partecipanti sul palco come relatori, promuovendo contenuti orientati al pubblico.
- Scambia schede da visita digitali e effettua una connessione istantanea per continuare a fare networking dopo l'evento.
Limiti di Airmeet
- Non molto adatto ai dispositivi mobili, con funzioni limitate su smartphone e tablet.
- I partecipanti che utilizzano l'app non possono partecipare pienamente agli incontri 1:1 (ad esempio, occupando un tavolo), limitando l'interattività.
Prezzi di Airmeet
- Webinar premium: a partire da 199 $ al mese
- Eventi: Prezzi personalizzati
- Eventi gestiti: Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Airmeet
- G2: 4,6/5 (oltre 740 recensioni)
- Capterra: 4,4/5 (oltre 180 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Airmeet?
Ecco cosa ha detto un recensore di G2:
Airmeet è semplicissimo da usare, anche se stai organizzando un evento per la prima volta. L'impostazione è intuitiva e sono disponibili numerose funzionalità/funzioni per rendere gli eventi più coinvolgenti, come le breakout room e i sondaggi in tempo reale... Ci vuole un po' di tempo per esplorare tutte le funzionalità/funzioni, che all'inizio possono sembrare eccessive. Alcune connessioni con altri strumenti richiedono una configurazione aggiuntiva e il prezzo potrebbe non essere ideale per i team più piccoli. Inoltre, occasionali problemi di connettività possono essere frustranti durante gli eventi più grandi.
Airmeet è semplicissimo da usare, anche se stai organizzando un evento per la prima volta. La configurazione è intuitiva e sono disponibili numerose funzionalità/funzioni per rendere gli eventi più coinvolgenti, come le breakout room e i sondaggi in tempo reale... Ci vuole un po' di tempo per esplorare tutte le funzionalità/funzioni, che all'inizio possono sembrare eccessive. Alcune connessioni con altri strumenti richiedono una configurazione aggiuntiva e il prezzo potrebbe non essere ideale per i team più piccoli. Inoltre, occasionali problemi di connettività possono essere frustranti durante gli eventi più grandi.
14. InEvent (ideale per la gestione di eventi virtuali e ibridi di livello aziendale)
InEvent è progettato per i team aziendali che gestiscono eventi su larga scala o altamente regolamentati. Si distingue per funzionalità quali uno streaming nativo robusto, l'editing video in tempo reale e il supporto per un numero elevato di relatori. Gli strumenti di registrazione vanno oltre le funzionalità di base, offrendo il supporto per badge NFC e la conformità a standard quali GDPR, SOC 2 e HIPAA.
Ciò che lo contraddistingue è la sua capacità di gestire la logistica dei viaggi e degli alloggi, una funzionalità rara in questo settore. Con analisi approfondite, ampio accesso alle API e supporto multilingue 24 ore su 24, 7 giorni su 7, InEvent è una scelta eccellente per i team globali che necessitano di affidabilità, flessibilità e controllo.
Le migliori funzionalità/funzioni di InEvent
- Gestisci la logistica dei viaggi incentive, comprese le informazioni sui voli e sugli alloggi, rendendolo ideale per eventi complessi che coinvolgono più posizioni.
- Organizza live streaming nativi di alta qualità e senza ritardi con modifiche video in tempo reale e streaming RTMP su più canali social.
- Consenti il check-in senza contatto utilizzando la registrazione abilitata NFC e la scansione dei badge.
Limiti di InEvent
- Mancanza di forte compatibilità con altre piattaforme, con limite alle integrazioni
- L'integrazione con strumenti come Salesforce può essere meno immediata e spesso richiede l'assistenza diretta del team InEvent.
Prezzi di InEvent
- Singolo evento: 6.000 dollari
- Sottoscrizione annuale: 9.000 $
- V&H Advanced: Prezzi personalizzati
- V&H Full: Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di InEvent
- G2: 4,5/5 (oltre 140 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 30 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di InEvent?
Leggi cosa ne pensa questo recensore:
Facile da usare. Interfaccia di amministrazione intuitiva. E funzionalità: è ricco di funzionalità per qualsiasi tipo di evento immaginabile... Le funzionalità sono talmente tante che abbiamo dovuto seguire una formazione, il che ci ha portato ad avere una persona dedicata alla gestione delle funzionalità più complesse.
Facile da usare. Interfaccia dell'amministratore intuitiva. E funzionalità: è ricco di funzionalità per qualsiasi tipo di evento immaginabile... Le funzionalità sono talmente tante che abbiamo dovuto seguire una formazione, il che ci ha portato ad avere una persona dedicata alla gestione delle funzionalità più complesse.
15. ZoomEvents (ideale per conferenze virtuali e webinar scalabili basati su Zoom)
Zoom Events amplia la familiare esperienza Zoom, rendendolo una scelta pratica per team interni, provider di formazione o chiunque gestisca programmi di apprendimento multi-sessione. Il software per webinar offre hub di eventi personalizzabili, pagine di registrazione brandizzate e un controllo granulare sull'accesso dei partecipanti, ottimo per mantenere tutto organizzato e in sicurezza.
Le aree espositive integrate e gli strumenti di networking aiutano i partecipanti a interagire in modo significativo, mentre l'integrazione con le piattaforme CRM e di marketing semplifica il follow-up. Con il supporto per eventi ibridi, metriche di coinvolgimento in tempo reale e funzionalità di accessibilità come sottotitoli in tempo reale e interpretariato linguistico, Zoom Events è particolarmente efficace quando la coerenza è fondamentale.
Le migliori funzionalità/funzioni di ZoomEvents
- Crea eventi di più sessioni e più giorni con hub personalizzabili e pagine di registrazione brandizzate.
- Offri funzionalità per eventi ibridi, consentendo la partecipazione simultanea in presenza e virtuale con una gestione unificata dei partecipanti.
- Garantisci sicurezza e privacy con crittografia di livello aziendale e conformità ai principali standard.
Limiti di ZoomEvents
- Gli aggiornamenti frequenti del software compaiono nei momenti meno opportuni, interrompendo le riunioni programmate.
- La dashboard dell'amministratore può essere difficile da navigare, in particolare per gli utenti abituati alle riunioni Zoom standard.
Prezzi di ZoomEvents
- Piano Zoom Sessioni: 99,00 $ al mese per 100 partecipanti
- Piano Zoom Eventi: 149,00 $ al mese per 100 partecipanti
Valutazioni e recensioni di ZoomEvents
- G2: 4,5/5 (oltre 360 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 6.000 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Zoom Events?
Da una recensione su G2:
Gli eventi e i webinar di Zoom possono supportare e gestire un vasto pubblico in tempo reale. Dispongono anche di una funzionalità di breakout room per suddividere un pubblico numeroso in gruppi più piccoli. Sono ideali per sessioni di brainstorming e Mappa mentale... Gli eventi e i webinar di Zoom possono essere migliorati in termini di misure di sicurezza. Anche i servizi di supporto clienti devono essere migliorati per risolvere i vari problemi che possono incontrare il pubblico e gli organizzatori degli eventi.
Gli eventi e i webinar di Zoom possono supportare e gestire un vasto pubblico in tempo reale. Dispongono anche di una funzionalità di breakout room per suddividere un pubblico numeroso in gruppi più piccoli. Sono ideali per sessioni di brainstorming e mappe mentali... Gli eventi e i webinar di Zoom possono essere migliorati in termini di misure di sicurezza. Anche i servizi di supporto clienti devono essere migliorati per risolvere i vari problemi che possono incontrare il pubblico e gli organizzatori degli eventi.
📖 Leggi anche: Come rendere più interattive le riunioni virtuali
Suite per la gestione degli eventi
16. Cvent (ideale per la gestione completa degli eventi aziendali e della logistica)
Cvent è una scelta affidabile per i responsabili di eventi che devono coordinare eventi con una logistica complessa. I suoi strumenti di ricerca delle sedi aiutano a semplificare le richieste di preventivo e la negoziazione dei contratti. La piattaforma offre anche la gestione end-to-end delle registrazioni, dei check-in, dei budget e dell'elaborazione dei pagamenti.
Analisi in tempo reale, supporto per app native, gestione degli sponsor e integrazioni CRM (Salesforce, Eloqua, Marketo) aiutano a collegare gli eventi direttamente ai flussi di lavoro aziendali. Cvent supporta sia i formati in presenza che quelli ibridi, con strumenti dettagliati per il monitoraggio dei partecipanti, la gamification e la raccolta di feedback.
Le migliori funzionalità/funzioni di Cvent
- Trova le location utilizzando una rete integrata di fornitori e una guida alle destinazioni, ottimizzando la selezione dei siti e la gestione dei contratti.
- Supervisiona i budget degli eventi, effettua il monitoraggio delle spese e genera report finanziari e di partecipazione personalizzati per una gestione strategica delle riunioni.
- Gestisci espositori, sponsor e appuntamenti con strumenti dedicati alla configurazione degli stand e all'acquisizione di contatti.
Limiti di Cvent
- La piattaforma può essere proibitiva dal punto di vista economico ed eccessivamente complessa per eventi o organizzazioni di piccole dimensioni.
- È difficile ottenere metriche di coinvolgimento in un formato presentabile, il che rende complicata la condivisione di informazioni significative con i colleghi.
Prezzi Cvent
- Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Cvent
- G2: 4,3/5 (oltre 2.000 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 970 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Cvent?
Ecco una prospettiva di prima mano:
La piattaforma Cvent Event Management è un punto di riferimento unico. Posso fare tutto ciò di cui ho bisogno, dall'approvvigionamento, ai budget, alla registrazione/esperienza dei partecipanti... Cvent tende ad acquisire altre piattaforme invece di svilupparle internamente, il che può causare malfunzionamenti e bug.
La piattaforma Cvent Event Management è un punto di riferimento unico. Posso fare tutto ciò di cui ho bisogno, dall'approvvigionamento, ai budget, alla registrazione/esperienza dei partecipanti... Cvent tende ad acquisire altre piattaforme invece di svilupparle internamente, il che può causare malfunzionamenti e bug.
17. Bizzabo (ideale per il marketing degli eventi basato sui dati e il coinvolgimento dei partecipanti)
Bizzabo è uno strumento eccellente per gli organizzatori di grandi conferenze che hanno bisogno di controllare i programmi delle sessioni, i profili dei relatori e il coinvolgimento dei partecipanti. La soluzione per la gestione degli eventi fornisce supporto per eventi virtuali e ibridi con stand degli sponsor e acquisizione di lead.
Il suo matchmaking basato sull'IA e le lounge interattive migliorano il networking dei partecipanti. Flussi di registrazione personalizzati, strumenti di progettazione drag-and-drop e integrazioni CRM (Salesforce, HubSpot) consentono una gestione end-to-end del ciclo di vita degli eventi. Le analisi in tempo reale aiutano a quantificare il ROI e il coinvolgimento, rendendolo uno strumento completo per incontri professionali su larga scala.
Le migliori funzionalità/funzioni di Bizzabo
- Coinvolgi i partecipanti con lounge interattive per il networking, riunioni video individuali, chat di gruppo e matchmaking basato sull'IA.
- Fornisci un'app mobile unificata per eventi con programmi personalizzati, sondaggi in tempo reale, domande e risposte e notifiche push.
- Offri supporto, onboarding e formazione di alto livello agli organizzatori di eventi e alle parti interessate.
Limiti di Bizzabo
- I moderatori devono aprire due finestre separate quando utilizzano la "Visualizzazione definitiva", riducendo la facilità d'uso durante le sessioni live.
Prezzi di Bizzabo
- Event Experience OS: 499 $/utente al mese (fatturato annualmente)
- Klik SmartBadge: Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Bizzabo
- G2: 4,3/5 (oltre 360 recensioni)
- Capterra: 4,4/5 (oltre 160 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Bizzabo?
Da una recensione su G2:
Piattaforma di gestione eventi estremamente completa, offre numerose opzioni di personalizzazione per adattarsi a tutti i tipi di attività e eventi. Piattaforma webinar intuitiva e pronta all'uso, che facilita l'inserimento di relatori esterni... L'enorme quantità di opzioni di personalizzazione può risultare eccessiva e difficile da apprendere, richiede molta formazione per essere padroneggiata. Sarebbe utile se esistesse un'opzione "pronta all'uso" per webinar occasionali o eventi semplici, per facilitare questo aspetto.
Piattaforma di gestione eventi estremamente completa, offre numerose opzioni di personalizzazione per adattarsi a tutti i tipi di attività e eventi. Piattaforma webinar intuitiva e pronta all'uso, che facilita l'integrazione con relatori esterni... L'enorme quantità di opzioni di personalizzazione può risultare eccessiva e difficile da apprendere, richiede molta formazione per essere padroneggiata. Sarebbe utile se esistesse un'opzione "pronta all'uso" per webinar occasionali o eventi semplici, per facilitare questo aspetto.
18. Whova (ideale per la partecipazione agli eventi tramite dispositivi mobili e la pianificazione del programma)
Whova è particolarmente adatto per eventi incentrati sulla comunità, come summit locali, workshop universitari o forum senza scopo di lucro. Il suo strumento per la creazione di programmi e la gestione dei relatori è facile da usare. Il feed degli eventi e le bacheche della comunità creano opportunità di networking informali, mentre la gamification e i sondaggi mantengono vivo l'interesse dei partecipanti.
Gli organizzatori possono anche gestire i check-in, i badge nominativi e la biglietteria in loco. Whova eccelle nel coinvolgimento dei partecipanti, offrendo una combinazione di strumenti mobili e basati sul web per un'esperienza ibrida. Offre supporto per la visibilità degli sponsor attraverso banner e stand digitali.
Le migliori funzionalità/funzioni di Whova
- Coinvolgi i partecipanti utilizzando sondaggi in tempo reale, sondaggi, gamification e un feed dinamico dell'evento per interagire in tempo reale.
- Facilita il networking con i profili dei partecipanti, la messaggistica, le riunioni virtuali e le bacheche della community.
- Integra la promozione sui social media e gli strumenti di coinvolgimento dei partecipanti direttamente dalla piattaforma.
Limiti di Whova
- Gli utenti segnalano difficoltà nell'esportazione degli elenchi dei partecipanti, che richiedono il copia-incollaggio manuale per la reportistica.
- La configurazione iniziale richiede un lavoro richiesto. L'inserimento di tutte le informazioni nell'app può richiedere molto tempo, soprattutto per gli utenti che utilizzano l'app per la prima volta in occasione di una conferenza.
Prezzi Whova
- Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Whova
- G2: 4,8/5 (oltre 1.700 recensioni)
- Capterra: 4,8/5 (oltre 2.300 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Whova?
Una recensione lo descrive così:
Facile da usare. Ti permette di avere il tuo programma di eventi a portata di mano. Senza di esso sarei stato perso. Mi piace il fatto che fosse facile da usare su qualsiasi dispositivo stessi utilizzando in quel momento. Che fosse il mio cellulare, il mio laptop o il mio tablet... Le regole del concorso sono ambigue. Alcuni hanno abusato delle regole. So che siamo tutti adulti, ma alcuni non si sono comportati in modo adeguato quando si è trattato del concorso.
Facile da usare. Ti permette di avere il tuo programma di eventi a portata di mano. Senza di esso sarei stato perso. Mi piace il fatto che fosse facile da usare su qualsiasi dispositivo stessi utilizzando in quel momento. Che fosse il mio cellulare, il mio laptop o il mio tablet... Le regole del concorso sono ambigue. Alcuni hanno abusato delle regole. So che siamo tutti adulti, ma alcuni non si sono comportati in modo maturo quando si è trattato del concorso.
19. Planning Pod (ideale per la pianificazione di eventi e location con strumenti di collaborazione in tempo reale)
Planning Pod riunisce budget, Sequenze, elenchi di attività, planimetrie, registrazioni, check-in, portali clienti, proposte, contratti, fatturazione e comunicazione tra i membri del team. Il suo visual designer drag-and-drop semplifica la creazione di layout accurati e in scala della sede e dei posti a sedere senza dover cambiare strumento.
Il CRM integrato aiuta al monitoraggio dei lead e delle interazioni con i clienti, completo di pianificazione degli appuntamenti, thread di email e modelli modificabili per la pianificazione di eventi per proposte e contratti. Mobile-friendly e integrato con Zapier, Planning Pod fornisce supporto per l'automazione del flusso di lavoro e la sincronizzazione con altri strumenti.
Le migliori funzionalità/funzioni di Planning Pod
- Gestisci planimetrie, layout delle sale e disposizioni dei posti a sedere utilizzando un visual designer drag-and-drop.
- Coordina team e fornitori con assegnazione di attività, calendari di condivisione e strumenti di comunicazione.
- Offri portali clienti per la collaborazione, le approvazioni e la condivisione di documenti.
Limiti di Planning Pod
- Lo strumento per la planimetria e il layout della sede risulta macchinoso e poco intuitivo rispetto ad altre piattaforme.
- Sebbene vengano apportati miglioramenti regolari, la piattaforma necessita ancora di aggiornamenti per migliorare la facilità d'uso per i team più grandi.
Prezzi di Planning Pod
- Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Planning Pod
- G2: recensioni insufficienti
- Capterra: 4,4/5 (oltre 30 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Planning Pod?
Ecco una recensione di Capterra:
Mi piace che i titolari cerchino sempre di aggiornare il software e sembrino ascoltare sinceramente i feedback dei clienti su ciò che vorremmo vedere. Ha un buon prezzo ed è facile da usare... I siti web dedicati ai matrimoni a disposizione dei clienti non sono all'altezza di quelli disponibili nel settore. Lo stesso vale per lo strumento per la planimetria. Sarebbe fantastico poter utilizzare un'unica piattaforma, ma allo stesso tempo il prezzo è adeguato e gli strumenti che si ricevono sono buoni e all'altezza di quanto si paga.
Mi piace che i titolari cerchino sempre di aggiornare il software e sembrino ascoltare sinceramente i feedback dei clienti su ciò che vorremmo vedere. Ha un buon prezzo ed è facile da usare... I siti web dedicati ai matrimoni a disposizione dei clienti non sono all'altezza di quelli disponibili nel settore. Lo stesso vale per lo strumento per la planimetria. Sarebbe fantastico poter utilizzare una sola piattaforma, ma allo stesso tempo il prezzo è adeguato e gli strumenti che si ricevono sono buoni e all'altezza di quanto si paga.
20. Social Tables (ideale per disegnare layout di eventi e gestire i piani di disposizione dei posti a sedere)
Social Tables è un sistema di gestione degli eventi che eccelle nella pianificazione collaborativa e interattiva degli spazi, mettendo in sintonia le sedi e gli organizzatori di eventi. La sua interfaccia intuitiva drag-and-drop consente di creare diagrammi 2D e 3D fotorealistici utilizzando tavoli, sedie e altri elementi di layout, ideali per mappare visivamente il flusso degli ospiti e la configurazione delle sale.
Gli elenchi degli ospiti integrati sono collegati direttamente all'assegnazione dei posti a sedere, ai dati dei partecipanti e alle preferenze alimentari, mentre il check-in mobile aggiorna lo stato degli ospiti in tempo reale, direttamente sul diagramma. Grazie all'archiviazione cloud, i documenti importanti, come contratti e layout, rimangono in stato di sincronizzazione su tutti i dispositivi.
Le migliori funzionalità di Social Tables
- Progetta piani interattivi e diagrammi 3D con strumenti drag-and-drop per location, tavoli e disposizione dei posti a sedere.
- Collabora in tempo reale con clienti, fornitori e membri del team su layout e elenchi degli ospiti.
- Gestisci gli elenchi degli ospiti, le conferme di partecipazione e l'assegnazione delle postazioni con strumenti di gestione dei roster facili da usare.
Limiti di Social Tables
- Rispetto ad altri strumenti, manca di funzionalità di analisi avanzate.
Prezzi di Social Tables
- Versione di prova gratis
- Pro: 199 $ al mese per utente
- Premium: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Social Tables
- G2: Recensioni insufficienti
- Capterra: Recensioni insufficienti
Rendi la tua pianificazione ricca di eventi con ClickUp
Non mancano ottimi strumenti che ti aiutano a semplificare la pianificazione di eventi di successo, dalla gestione di un workshop di un giorno a una conferenza con 5.000 partecipanti. Dalle planimetrie agli elenchi degli ospiti, dai budget al branding, queste 20 migliori soluzioni software per la gestione di eventi possono aiutarti a superare il caos e a concentrarti sull'offerta di un'esperienza memorabile.
Ma se stai cercando una piattaforma che riunisca l'intero ciclo di vita del tuo evento (attività, sequenze, documenti, pianificazione IA, automazioni e persino la gestione dei partecipanti all'evento), ClickUp è quello che fa per te. È abbastanza flessibile da adattarsi al tuo flusso di lavoro, abbastanza potente da essere scalabile e progettato per rendere la collaborazione semplice e intuitiva.