Pensi che ogni azione abbia sempre una reazione uguale e contraria?
Molti esperti ritengono che l'80% dei risultati derivi in realtà solo dal 20% del lavoro richiesto. Questa idea, nota come principio di Pareto o regola dell'80/20, è stata introdotta dall'economista italiano Vilfredo Pareto nel 1896.
La regola dell'80/20, visualizzata attraverso i grafici di Pareto, è uno strumento potente per identificare i fattori chiave che contribuiscono a un problema o a un esito positivo. Questo ti aiuta a concentrarti sui fattori più significativi, consentendo miglioramenti più mirati ed efficienti.
Sebbene sia possibile creare un grafico o un diagramma di Pareto utilizzando Microsoft Excel, spesso ciò comporta passaggi complessi e può richiedere molto tempo.
Ma non devi scervellarti per capire come creare un grafico di Pareto in Excel. In questa guida ti guideremo passo dopo passo attraverso il processo. Esploreremo anche alcuni metodi alternativi per aiutarti a creare un grafico di Pareto senza sforzo.
Cominciamo!
Creazione di un grafico di Pareto in Excel
Il processo di creazione di un grafico in Excel dipende dalla versione di Excel che stai utilizzando e dalle tue competenze in materia.
Con Microsoft Excel 2016, il browser o l'app Excel 365, puoi creare un grafico di Pareto in pochi semplici passaggi.
Tuttavia, le versioni precedenti di Microsoft Excel non dispongono degli strumenti grafici necessari e non esiste un'opzione diretta per creare un grafico di Pareto. Per ottenere il grafico di Pareto in Excel dovrai combinare il grafico a linee e il grafico a colonne.
Esploriamo entrambi i processi uno per uno.
Per Excel 2016, Microsoft Office 365 e versioni successive
Per creare un grafico di Pareto in Excel 2016 o versioni successive, segui i passaggi riportati di seguito:
Passaggio 1: prepara i tuoi dati
- Per creare un grafico di Pareto, crea un elenco di tutti i valori e le categorie in ordine decrescente. Inizia aggiungendo tutti i tuoi dati a un foglio Excel, come mostrato nell'immagine qui sotto.
In questo esempio abbiamo utilizzato le risposte dei liberi professionisti che nel 2020 sono passati al lavoro freelance part-time o full-time. Il sondaggio ha lo scopo di individuare i fattori più significativi che hanno contribuito al cambiamento a partire dalla pandemia di COVID-19.
- Quindi, vai alla scheda Dati e, nel gruppo Ordina e filtra, fai clic su Ordine decrescente (ZA con la freccia rivolta verso il basso).
- Una volta ordinati i dati in ordine decrescente, calcola il conteggio cumulativo. Per farlo, inserisci la formula mostrata nella scheda C3. Ripeti l'operazione per le celle sottostanti per ottenere il conteggio cumulativo per ciascuna di esse.
- Infine, aggiungi le percentuali cumulative per tutti i valori. Per ottenere la percentuale cumulativa per ogni cella, segui la formula nella scheda D3. Per ottenere le formule corrette, sono necessari i valori corretti del grafico a colonne.
Nota: la cella C9 contiene il numero totale di risposte dei liberi professionisti che sono passati al lavoro freelance part-time o full-time dopo il COVID-19. Pertanto, abbiamo calcolato la percentuale cumulativa a partire dal fattore principale (perdita del lavoro a causa del COVID-19) fino all'ultimo fattore del nostro sondaggio.
Passaggio 2: inserisci il grafico di Pareto
- Una volta che i tuoi dati sono pronti, seleziona l'intera tabella e vai alla scheda Inserisci. Qui troverai l'opzione "Grafico di Pareto" nel gruppo Statistico.
- In questo modo il grafico di Pareto verrà inserito nel tuo foglio. Quindi, vai all'opzione Grafico e seleziona Formattare per apportare modifiche al titolo, all'asse orizzontale, all'asse verticale o altro.
Passaggio 3: formatta il grafico di Pareto
Per garantire che il grafico di Pareto in Excel fornisca informazioni complete, assicurati di fare le seguenti operazioni con i tuoi dati:
- Modifica le etichette degli assi: rinomina l'asse orizzontale per visualizzare le categorie e l'asse verticale per mostrare i valori o le percentuali.
- Aggiungi un titolo: assegna al tuo grafico di Pareto un titolo descrittivo.
- Personalizza colori e stili: regola i colori, i font e altri elementi visivi per rendere il grafico più accattivante.
Per la versione Excel 2013
Sebbene Excel 2013 non disponga di un tipo di grafico di Pareto integrato, è comunque possibile crearne uno utilizzando il grafico combinato. Ciò richiede alcuni passaggi aggiuntivi rispetto alle versioni più recenti di Excel, ma il processo è semplice.
Passaggio 1: prepara i tuoi dati
Analogamente ai passaggi indicati per Excel 2013 e versioni successive, dovrai aggiungere percentuali cumulative e colonne ai tuoi dati. Ordina i dati in ordine decrescente prima di calcolare i valori cumulativi.
Passaggio 2: crea un grafico combinato
Una volta che i dati sono pronti, seleziona la tabella e segui i passaggi riportati di seguito:
- Seleziona i dati: seleziona l'intera tabella dei dati
- Inserisci grafico: vai alla scheda "Inserisci" e seleziona "Grafici consigliati".
- Seleziona il grafico combinato: vai alla scheda "Tutti i grafici" e seleziona il tipo di grafico "Combinato".
Nell'opzione Grafico combinato, seleziona le seguenti impostazioni:
- Per la serie di conteggi (di solito la prima colonna), scegli "Colonna raggruppata".
- Per la serie % cumulativa (la colonna appena aggiunta), seleziona "Linea" e guarda la Box "Asse secondario".
Passaggio 3: perfeziona il grafico
A questo punto, avrai il grafico di Pareto in Excel 2013. Tuttavia, ti consigliamo di seguire questi passaggi aggiuntivi per ottenere l'aspetto raffinato che vedi nelle nuove versioni di Excel.
- Imposta la percentuale massima: fai clic con il pulsante destro del mouse sull'asse y secondario (quello delle percentuali) e seleziona "Formato asse". Imposta il valore "Massimo" su 100%.
- Regola la larghezza delle barre: fai clic con il pulsante destro del mouse sulle barre e seleziona "Formato serie dati". Regola la "Larghezza spazio" per ridurre lo spazio tra le barre.
- Nascondi legenda (opzionale): se non hai bisogno della legenda, fai clic con il pulsante destro del mouse su di essa e seleziona "Nascondi legenda".
Ecco fatto! Hai creato con successo un grafico di Pareto in Excel 2013.
Per la versione Excel 2010
Per chi dispone di Microsoft Excel 2010, la creazione di un grafico di Pareto può risultare leggermente complessa. In questa versione, la funzione di reportistica di Excel non dispone né dell'opzione grafico di Pareto né della funzionalità che consente di combinare due grafici utilizzando la funzione "Tipo di grafico combinato".
Ecco come puoi fare:
Passaggio 1: prepara i tuoi dati
Puoi seguire le istruzioni fornite nella sezione precedente. Innanzitutto, organizza i tuoi dati in una tabella con due colonne: le categorie e i valori corrispondenti. Quindi, disponili in ordine decrescente di valore e aggiungi i valori cumulativi e percentuali. Puoi farlo manualmente utilizzando una formula o la funzione "SUM" in Excel 2010.
Passaggio 2: crea un grafico di base
- Seleziona l'intera tabella dei dati
- Scorri fino alla scheda "Inserisci" sulla barra multifunzione.
- Fai clic sul pulsante "Grafici" all'interno del gruppo "Grafici".
- Scegli l'opzione "Colonna raggruppata 2D".
Questo genererà un grafico a colonne di base con due serie di dati: una che rappresenta i valori (conteggio) e un'altra per la percentuale cumulativa.
Passaggio 3: formatta la percentuale cumulativa
- Fai clic con il pulsante destro del mouse sulle barre che rappresentano la percentuale cumulativa.
- Seleziona "Modifica tipo di serie grafica" dal menu contestuale.
- Scegli il tipo di grafico "Linea" nella finestra "Modifica tipo di grafico".
Passaggio 4: aggiungi un asse verticale secondario
Se sei arrivato a questo passaggio, noterai un grafico a barre con una linea piatta. Per ottenere la curva che desideri vedere nel grafico di Pareto, aggiungi un asse verticale secondario sul lato destro. Per farlo:
- Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla linea appena creata che rappresenta la percentuale cumulativa.
- Seleziona "Formato serie dati".
- Nel riquadro "Formato serie dati", sotto "Opzioni serie", seleziona la casella accanto a "Asse secondario".
Questo aggiungerà un asse verticale secondario sul lato destro del grafico, specifico per i valori percentuali cumulativi.
Passaggio 5: perfeziona il tuo grafico
A questo punto, hai ottenuto un esito positivo nella creazione di un grafico di Pareto in Excel 2010. Per dargli lo stesso aspetto delle versioni più recenti di Excel, puoi apportare gli ultimi ritocchi:
- Impostazione del valore massimo: fai clic con il pulsante destro del mouse sull'asse secondario e seleziona "Formato asse". In "Opzioni asse", imposta il valore "Massimo" su 100%. In questo modo la linea della percentuale cumulativa rimarrà compresa nell'intervallo 0-100%.
- Regola la larghezza delle barre: puoi regolare la larghezza delle barre per una migliore visibilità. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulle barre dei dati e seleziona "Formato serie dati...". Puoi modificare le impostazioni "Larghezza barra" nelle opzioni di formattazione.
- Nascondi legenda (opzionale): se la legenda non è necessaria, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla legenda e seleziona "Nascondi legenda".
Limiti della creazione di grafici di Pareto in Excel
Microsoft Excel è un popolare strumento di visualizzazione dei dati ed è ancora ampiamente utilizzato nella maggior parte delle organizzazioni. Tuttavia, nonostante la sua semplicità e facilità d'uso, la piattaforma presenta diversi limiti, soprattutto quando si eseguono analisi più approfondite.
Alcune limitazioni possono influire in modo significativo sull'efficienza, l'accuratezza e l'efficacia dell'analisi dei dati, in particolare per i grafici di Pareto. Tra queste figurano:
Etichette e aggiornamenti manuali dei dati
È difficile effettuare la sincronizzazione e l'importazione di grandi set di dati da vari canali in Excel. Dovremo inserire i dati manualmente o esportarli come report da altri strumenti in Excel. Questo richiede tempo e aumenta il rischio di errori umani.
Opzioni di formattazione complesse
La creazione di grafici di Pareto visivamente accattivanti in Excel richiede spesso tecniche di formattazione complesse, che possono risultare difficili per gli utenti che non hanno una buona padronanza delle funzionalità/funzioni di Excel.
Sebbene Excel offra alcune opzioni di personalizzazione, padroneggiarle può essere difficile per gli utenti comuni. I moderni strumenti per la creazione di grafici di project management consentono agli utenti di farlo rapidamente, utilizzando opzioni di trascinamento della selezione con controlli dettagliati sull'aspetto e la formattazione del grafico di Pareto.
Sfide di integrazione
Sebbene i formati e i report di Excel siano facili da integrare con la maggior parte degli strumenti, integrare i dati provenienti da altri strumenti di monitoraggio dei progetti in Excel non è così semplice. L'integrazione dei grafici di Excel con altri strumenti di project management o di collaborazione può essere complessa, ostacolando l'efficienza del flusso di lavoro e creando spesso silos di dati.
Nessuna collaborazione e aggiornamenti in tempo reale
Excel non offre la sincronizzazione in tempo reale né l'integrazione con altri strumenti. Ciò può rendere piuttosto difficile ottenere informazioni realistiche o accurate con un grafico. Il grafico di Pareto deve essere aggiornato ogni volta con nuove informazioni per renderlo pertinente, e gestire più versioni dello stesso grafico può spesso essere difficile, causando confusione o potenziali errori.
Mancanza di funzionalità di scalabilità
La sfida più grande con Excel o qualsiasi altro strumento per fogli di calcolo è che l'app rallenta man mano che i dati diventano più complessi e voluminosi. Ciò può causare risposte lente, un notevole rallentamento della velocità o il malfunzionamento o il crash del foglio di calcolo.
Queste limitazioni nella creazione e nella gestione di un grafico di Pareto possono influire in modo significativo sulla tua produttività e sulla qualità della tua analisi dei dati.
Per superare queste sfide e creare grafici di Pareto più efficienti, accurati e approfonditi, è possibile prendere in considerazione opzioni alternative e strumenti di controllo dei progetti specificamente progettati per la visualizzazione dei dati e la collaborazione.
Crea grafici di Pareto con ClickUp
Microsoft Excel può essere sufficiente per creare un grafico di Pareto di base. Tuttavia, per un grafico di Pareto interattivo che si aggiorna automaticamente con le informazioni e gli input più recenti, è necessaria una soluzione più avanzata.
Per applicare il principio di Pareto alla tua analisi dei dati, prova a utilizzare un software di controllo dei progetti come ClickUp. Questo strumento ti consente di:
Comprendi le tue aree di interesse
La vista Tabella di ClickUp ti consente di organizzare e visualizzare i tuoi dati provenienti da più strumenti e soluzioni in un unico dashboard. Dimentica l'inserimento manuale: utilizza la funzione di importazione o incolla i tuoi dati direttamente nella tabella.
Genera i tuoi dati in tempo reale per rimanere sempre aggiornato con le ultime novità. Organizza facilmente i tuoi dati utilizzando le colonne drag-and-drop senza formule Excel o processi complessi.
Utilizza il modello di grafico a barre sovrapposte di ClickUp per visualizzare set di dati complessi convertendoli in grafici a barre sovrapposte interattivi, simili al grafico di Pareto. Questo ti aiuta a:
- Evidenzia la relazione tra più set di dati
- Comprendi i modelli nei tuoi dati e riconosci le aree di interesse.
- Confronta visivamente diversi set di dati e categorie in un grafico visivo di facile comprensione.
Collabora con i tuoi teams
Prendi in considerazione la funzionalità ClickUp Whiteboards per ottenere uno spazio di lavoro collaborativo in cui creare il tuo grafico di Pareto insieme ad altri elementi del progetto come attività, roadmap e flussi di lavoro.
I membri del team possono lavorare contemporaneamente sul grafico, discutere le modifiche e aggiornare i dati. Ciò favorisce la trasparenza e garantisce che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
Con diversi modelli di fogli di calcolo, crea un grafico per ottenere una semplice panoramica dei punti salienti del tuo grafico di Pareto nella tua dashboard. Un'opzione facile da usare è il modello ClickUp Bar Graph lavagna online, che ti consente di confrontare visivamente i dati quantitativi. Questo modello è utile per:
- Visualizza i tuoi dati in tempo reale utilizzando grafici intuitivi e un grafico di Pareto.
- Collabora in tempo reale con il tuo team per elaborare strategie o identificare le aree di interesse
- Organizza le tue informazioni con stati personalizzati, campi, visualizzazioni e altro ancora.
Ottieni informazioni in tempo reale in un dashboard compatto
Una potente funzionalità di ClickUp è la sua capacità di generare dati da più strumenti e visualizzarli in un unico dashboard. Ciò significa che non dovrai più passare da un'app all'altra o aprire più finestre per l'analisi dei tuoi progetti.
Con i dashboard di ClickUp, collega i tuoi dati ad altri elementi come immagini e link.
Ti consente di sfruttare il principio 80/20 per ottenere i punti salienti del tuo grafico di Pareto in un'unica finestra, aiutandoti a capire cosa funziona per la tua organizzazione e cosa no.
Prova alternative a Excel come ClickUp per:
- Dì addio alle formule che richiedono molto tempo e alle difficoltà di formattazione.
- Assicurati che tutti siano allineati e contribuiscano all'analisi.
- Integra il tuo grafico di Pareto nel flusso di lavoro della project management.
Sebbene ClickUp offra eccellenti funzionalità di analisi e visualizzazione che lo rendono lo strumento ideale per la creazione di grafici di Pareto, la sua utilità va ben oltre. Questa soluzione all-in-one per la gestione dei progetti e della produttività è una soluzione completa per tutte le tue esigenze organizzative, tra cui:
- Un hub centralizzato per tutti i tuoi documenti: con ClickUp Docs, non dovrai più gestire separatamente attività, progetti, documentazione e analisi. Basta collegarli tutti e archiviarli in un hub centralizzato per consentire a tutto il tuo team di recuperare e aggiornare la documentazione con maggiore facilità.
- Gestione di progetti e attività: una delle principali difficoltà per molti team è lavorare insieme su azioni da intraprendere e collaborare con altri membri del team. Utilizza ClickUp Tasks per convertire semplicemente le tue note in azioni da intraprendere o assegnare direttamente le attività. Ciò consente ai tuoi team di sapere esattamente cosa deve essere fatto e mantiene tutti sulla strada giusta.
- Definizione degli obiettivi e monitoraggio dei KPI: utilizza ClickUp Goals per applicare il principio 80/20 e comprendere in che modo ogni attività e ogni compito ti aiutano a raggiungere i tuoi traguardi. Utilizzando indicatori basati sull'impatto, monitora i progressi compiuti in un determinato progetto, eliminando qualsiasi distrazione o attività indesiderata che ti impedisce di raggiungere i tuoi traguardi.
- Centralizza le chat per tutto il tuo team: ti stai perdendo aggiornamenti o messaggi importanti dal tuo team perché non hai una connessione al canale di comunicazione che utilizzano? Con la vista Chat di ClickUp, tutte le conversazioni sparse possono essere riunite in un unico posto centralizzato.
Sfrutta la potenza del principio di Pareto con ClickUp
L'analisi di Pareto non riguarda solo l'efficienza, ma anche il raggiungimento dell'eccellenza mirata. Dando priorità alle attività fondamentali che producono i risultati più significativi, puoi ottimizzare il tuo tempo, ridurre lo stress e aumentare la tua produttività complessiva.
Con strumenti di miglioramento dei processi come ClickUp, questo percorso diventa ancora più semplice. Dalla definizione delle priorità e dal monitoraggio dello stato dei progressi alla riduzione del carico di lavoro superfluo, ClickUp ti consente di adottare il principio di Pareto e ottenere risultati straordinari.
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