Sei di fretta. Hai apportato le modifiche finali al tuo video e sei pronto per inviarlo via email al tuo team. Ma non appena premi "Invia", compare un messaggio di errore.
"La dimensione del file è troppo grande". Ti suona familiare?
Con i video che rappresentano oltre l'80% di tutto il traffico web mondiale, è sconcertante che le email abbiano ancora un limite irragionevole alla dimensione dei file. Oggi è più facile che mai realizzare video, ma inviarli... Non è così semplice, vero? Ci deve essere una soluzione più intelligente!
I video vengono utilizzati nei luoghi di lavoro di tutto il mondo per molteplici motivi: formazione dei dipendenti, demo o tutorial sui prodotti, registrazioni di riunioni, presentazioni, strumento di comunicazione per i professionisti del marketing, supporto IT e molto altro ancora.
L'impossibilità di aggiungere video come allegati alle email può essere una seccatura. Ma ecco il trucco: puoi inviare file video di grandi dimensioni tramite email solo se sai come farlo.
Sfide nell'invio di video tramite email
La qualità dei video e delle registrazioni dello schermo migliora di anno in anno e, di conseguenza, aumenta anche la loro dimensione. Creare un video è una cosa, ma non riuscire a inviarlo può rivelarsi frustrante.
"Perché non riesco a inviare un video tramite email?" può essere molto fastidioso, soprattutto quando si ha fretta. Il problema principale è il limite di dimensione degli allegati imposto dalle diverse piattaforme di posta elettronica. Per Gmail e Yahoo Mail, è fissato a 25 MB. Il limite di file consentito per Microsoft Outlook e iCloud Mail è di soli 20 MB.
Non è possibile inviare video di grandi dimensioni tramite email perché i provider di servizi di posta elettronica limitano la dimensione massima dei file per motivi di sicurezza.
Esistono tuttavia alcuni modi per aggirare questo problema. Le piattaforme video solitamente richiedono di ospitare il video sulla loro piattaforma e di incorporare un URL nel messaggio. Un altro modo è quello di comprimere i video e poi allegarli alle email.
Comprimere i video per l'invio tramite email
Vediamo come comprimere un video per inviarlo tramite email. Comprimere significa ridurre le dimensioni del file preservando i dati originali. Questo è uno dei modi più semplici per inviare video di grandi dimensioni tramite email.
Puoi gestire questa operazione in due modi: compressione con perdita e compressione senza perdita.
- La compressione con perdita di dati compromette la qualità del video, ma può essere una buona scelta quando non si ha a che fare con la versione finale del video.
- La compressione senza perdita di dati riduce leggermente le dimensioni del video senza comprometterne la qualità.
Ci sono due modi da fare. Il primo è utilizzare uno strumento gratis online per la compressione dei video. Carica il video sullo strumento, effettua la selezione delle dimensioni del file e dei requisiti di qualità, comprimi il video e scaricalo.
Un altro modo è quello di creare un file ZIP compresso. Per creare file compressi:
- Seleziona il file video che desideri comprimere e fai clic con il pulsante destro del mouse.
- Si aprirà un menu a tendina, passa con il mouse su "Invia a"
- Seleziona "Cartella ZIP compressa"
- Invia il file compresso e salvato localmente come allegato alla tua email.
Come allegare video alle email
Ora che hai un file compresso, sorge la domanda successiva: "Come si aggiunge un video come allegato a un'email?" Ecco come fare:
- Crea una nuova email e clicca sull'opzione allegato (di solito un'icona a forma di graffetta).
- Verrai reindirizzato ai file presenti sul tuo disco locale per caricarli nell'email. Seleziona il video che desideri caricare.
- Attendi che il file sia completamente allegato in fondo all'email.
Ecco una guida passo passo per aggiungere allegati in Gmail.
Suggerimento professionale: puoi anche utilizzare il tuo telefono per inviare e-mail con video. Basta effettuare la selezione del video dalla tua galleria o dal tuo drive mentre componi l'email. Potresti non essere in grado di comprimere le dimensioni del file video, ma dovresti essere in grado di inviare un link condivisibile dal tuo provider di archiviazione cloud come Dropbox, Google Drive o Apple.
Allegando il video, invii i file video come parte dell'email: il destinatario può guardare il video senza essere reindirizzato.
Ma come si fa a inviare un'email se il file è troppo grande? Se la dimensione del file è troppo grande, anche dopo averlo compresso, potresti non essere in grado di inviare il video come allegato. Ecco invece alcuni modi per inviare il file tramite email senza allegarlo effettivamente.
Invio di file video di grandi dimensioni tramite email
La risposta è nel cloud! Il modo più comodo per inviare un file video di grandi dimensioni senza allegarlo all'email è caricarlo prima su un'area di archiviazione cloud, quindi inviare un link condivisibile tramite email.
Vediamo alcuni modi per farlo.
Come inviare un file video di grandi dimensioni tramite email
Non è obbligatorio allegare i file all'email. I servizi di archiviazione cloud consentono di caricare i video e effettuare la condivisione del link con i tuoi spettatori. Lo spettatore può semplicemente accedere al link e scaricare il video.
Ecco alcuni servizi di archiviazione cloud che puoi provare:
1. Google Drive
Google Drive è un servizio di archiviazione cloud offerto da Google ai propri utenti. Consente agli utenti di caricare file di grandi dimensioni e effettuare la condivisione tramite link. Per farlo, apri Gmail:
- In alto a sinistra, clicca su Scrivi.
- Nella parte inferiore del messaggio, clicca su Inserisci file utilizzando Drive.
- Seleziona i file che desideri utilizzare come allegati.
- Nella parte inferiore della pagina, decidi come desideri inviare il file:
- Link Drive: funziona per tutti i file archiviati in Drive, compresi quelli creati con Documenti Google, Fogli Google, Presentazioni o Moduli.
- Allegato: questa funzione è disponibile solo per i file che non sono stati creati con Documenti Google, Fogli Google, Presentazioni o Moduli.
- Clicca su Inserisci
Per chi utilizza Gmail, ecco un trucchetto: esistono opzioni dedicate per caricare link da Google Drive. Puoi anche utilizzare l'estensione Chrome di Google Drive o Google Foto per caricare foto e semplificarne la condivisione.
2. MailDrop
Per voi fedeli Apple, MailDrop offre un'opportunità simile per la condivisione di file di grandi dimensioni caricandoli su iCloud. È possibile inviare il link al video da iCloud, a cui l'utente potrà poi accedere e scaricare.
3. OneDrive
Il servizio cloud offerto da Microsoft, OneDrive, fornisce accesso gratis a 5 GB per utente per caricare video e altri file e effettuare la condivisione con altri.
Ma esiste un modo per inviare un video tramite email utilizzando il tuo iPhone, o esiste un modo per inviare un video tramite Gmail?
Gli utenti Android e Apple hanno la stessa preoccupazione: mentre un account Gmail consente una dimensione massima dei file di 25 MB, Apple ne consente solo 20 MB. Puoi superare questa difficoltà utilizzando Google Drive e MailDrop e effettuare la condivisione dei video tramite email.
Condivisione di video tramite social media o piattaforme video online
Le email non sono l'unico modo per raggiungere i tuoi clienti, i membri del tuo team o i tuoi amici. Sebbene le email e gli strumenti associati siano di grande aiuto per la comunicazione, i canali dei social media non sono da meno.
Social media
I social media sono un'ottima soluzione per scambi rapidi e diffusione di informazioni a un vasto pubblico. Puoi effettuare la condivisione di video e lanciare campagne video sui canali social media, come Facebook, Instagram, LinkedIn e Snapchat.
La condivisione di video sui social media offre numerosi vantaggi, tra cui:
- Aziende e privati possono comunicare facilmente le loro idee, i loro messaggi e le loro esperienze.
- La portata dei social media consente di generare un maggiore coinvolgimento
- Strumenti analitici per valutare le prestazioni del video, il numero di visualizzazioni e il coinvolgimento
Tuttavia, nonostante questi vantaggi, ci sono anche alcuni svantaggi da considerare:
- Gli algoritmi dei social media in continua evoluzione possono influire sulla visibilità e sulla portata dei tuoi video.
- Valutare l'impatto di un video può rivelarsi difficile una volta effettuato il processo di condivisione sui social media.
YouTube
YouTube è sinonimo di condivisione video. La piattaforma offre video di praticamente ogni genere, durata e formato. Gli utenti possono accedere (e persino caricare) i video condivisi su questa piattaforma di hosting video in pochi secondi tramite computer, telefoni cellulari o qualsiasi dispositivo connesso a Internet.
Oltre a YouTube, esistono diverse alternative ai servizi di email per la condivisione di video. Eccone alcune:
- Vimeo: una piattaforma video intuitiva utilizzata principalmente da creativi, esperti di marketing e artisti. La piattaforma è pensata su misura per i professionisti e punta su contenuti di alta qualità e un hosting video raffinato con diversi limiti di caricamento e opzioni di condivisione.
- LinkedIn: indispensabile per aziende e professionisti, LinkedIn consente la condivisione di contenuti video per amplificare il tuo messaggio e favorire le connessioni.
- Facebook: offre un pubblico vastissimo, ma con limiti di caricamento specifici e opzioni di monetizzazione. È un'ottima piattaforma per il video marketing.
- Wistia: ideale per le aziende che puntano alla generazione di lead, offre servizi di analisi video e hosting di altissimo livello.
- Vidyard e le sue alternative: una piattaforma di hosting e analisi video che consente agli utenti di creare, ospitare, effettuare la condivisione e effettuare il monitoraggio del numero di visualizzazioni dei propri video.
Condivisione di video con ClickUp
Stai cercando uno strumento per la condivisione di video di grandi dimensioni con il minimo lavoro richiesto? ClickUp è la soluzione che fa per te.
Le registrazioni dello schermo aiutano le persone a comunicare più rapidamente, spiegare meglio e lavorare più velocemente. Non ci credi? Forbes ha scoperto che gli spettatori ricordano il 95% di un messaggio quando guardano un video rispetto al 10% quando leggono il testo.
ClickUp Clips può aiutarti a registrare e inviare video immediatamente senza preoccuparti della qualità o della lunghezza. Che si tratti di fornire feedback, spiegare contratti, comunicare, segnalare bug, acquisire clienti, fare demo di prodotti o effettuare la condivisione di aggiornamenti sui progetti, questa è l'unica app in grado di fare tutto!
Prendiamo ad esempio i video esplicativi sui prodotti: non dovrai più scrivere lunghe guide che spiegano ogni passaggio. Ti basterà registrare la funzione e effettuare la condivisione di un video con un solo clic.
ClickUp Clips, lo strumento di registrazione dello schermo di ClickUp, ti consente di:
- Comunica in modo efficace con video di alta qualità
- Trascrivi i video con ClickUp Brain, copia frammenti e utilizza i timestamp per spostarti all'interno del video.
- Scarica il video, effettua la condivisione di un link di accesso pubblico o utilizza il video all'interno dello strumento.
- Commenta i clip per fornire feedback al tuo team e mostrare la Sequenza di tutti i commenti.
- Inserisci i clip nelle descrizioni delle attività per renderli parte integrante del tuo flusso di lavoro.
- Visualizza, cerca e ordina i clip in un unico posto con Hub clip
Con un software di condivisione file come ClickUp Clips, puoi dire addio alle preoccupazioni relative all'invio di file video pesanti via email e condividere invece un link che consente agli spettatori di accedervi immediatamente.
Inoltre, puoi integrare la tua email in ClickUp per semplificare ulteriormente il processo ed eseguire tutte le tue azioni da un unico posto con questo strumento.
ClickUp ti consente di inviare e ricevere e-mail direttamente all'interno di un'attività e di passare dall'invio di e-mail a persone esterne al team a quello interno. Supporta diversi provider di posta elettronica e client di posta elettronica, tra cui Outlook, IMAP, Gmail e Microsoft 365.
Con l'integrazione di ClickUp Email, puoi:
- Invia email dall'interno di un'attività e crea automaticamente un funnel di email
- Imposta firme e-mail predefinite e crea modelli di e-mail
- Automatizza i flussi di lavoro delle email per le transazioni sul sito web, i bug e altro ancora.
Best practice per l'invio di video tramite email
Come per le email e le videoconferenze, è importante seguire le regole di buona educazione e le best practice. Tienilo a mente quando invii video tramite email:
- La brevità è una virtù: mantieni il video il più breve possibile per garantire il massimo coinvolgimento. La durata ideale è di due o tre minuti. Se hai un video più dettagliato o un video tutorial, puoi allungarlo fino a cinque minuti.
- Scrivi anche l'email: scrivi un testo pertinente. Anche se il video contiene la maggior parte delle informazioni, è fondamentale fornire agli spettatori una sintesi del video nell'email e spiegare loro perché dovrebbero guardarlo.
- Scrivi un oggetto efficace: assicurati che la parola "video" sia obbligatoriamente presente nell'oggetto dell'email. Ciò aumenta le possibilità che i destinatari aprano l'email e il video stesso.
- Concentrati sui contenuti: nessun utente continuerà a guardare un video che non offre alcun valore aggiunto. Invia sempre ai tuoi spettatori video strutturati con cura.
- Concentrati sulla qualità: assicurati che il coinvolgimento non diminuisca a causa della scarsa qualità video o audio. Guarda tu stesso il video e, se stai registrando te stesso, posiziona la tua posizione in un luogo ben illuminato.
- Prova l'email: se è la prima volta che alleghi un video a un'email, invia prima l'email a te stesso o a qualcun altro che lavora allo stesso progetto, per verificare se il video è accessibile o meno.
Questi fattori si concentrano principalmente sulla fornitura di un'esperienza utente positiva, che garantisce il raggiungimento degli obiettivi dell'invio del video.
Supera le sfide dei file video con ClickUp
I video sono diventati una parte fondamentale della comunicazione, sia per lavoro che per svago.
Tuttavia, inviare video di grandi dimensioni tramite email è quasi impossibile senza comprimerli o caricarli su un servizio cloud.
ClickUp Clips è uno strumento eccellente che ti consente di registrare lo schermo, creare attività dai video e allegare file video nelle interazioni via email. Con uno strumento come ClickUp, registrare, gestire e effettuare la condivisione di video è un gioco da ragazzi, così come la produttività ed efficienza. Iscriviti a ClickUp oggi stesso!