Con l'aumento della concorrenza e delle pressioni di mercato, le organizzazioni sono alla costante ricerca di modi per ridurre la ridondanza e ottimizzare la produttività sul posto di lavoro e ottenere migliori risultati aziendali. L'automazione delle attività manuali quotidiane e ripetitive è il modo migliore Da fare.
È qui che l'intelligenza artificiale può rivoluzionare il settore. Secondo un'indagine di Studio McKinsey l'automazione dei processi ha la capacità di aumentare la crescita della produttività globale dello 0,8-1,4% all'anno.
L'intelligenza artificiale e l'automazione vanno di pari passo per migliorare l'efficienza aziendale e facilitare la creazione di profitti riducendo i costi. Mentre l'IA incorpora algoritmi avanzati e l'apprendimento automatico per analizzare i dati e prendere decisioni, l'automazione dei flussi di lavoro dell'IA esegue attività predefinite senza intervento manuale.
L'IA può essere considerata una forma avanzata di automazione, ma è anche vero che gli strumenti di IA possono essere utilizzati per aumentare l'efficienza del flusso di lavoro e automatizzare le attività ripetitive. La maggior parte delle organizzazioni ha già intrapreso il percorso di trasformazione digitale integrando l'automazione e l'IA nei propri flussi di lavoro. Ulteriori informazioni!
**Che cos'è l'automazione dei flussi di lavoro con l'IA?
L'automazione dei flussi di lavoro con l'IA prevede l'utilizzo di software e strumenti di IA per eseguire attività senza intervento manuale. L'eliminazione dell'intervento umano nelle attività ripetitive può ridurre i margini di errore, aumentare significativamente l'efficienza e dare alle aziende un vantaggio competitivo.
Ad esempio, l'automazione del flusso di lavoro dell'IA può essere utilizzata nei reparti marketing e vendite per generare lead, monitorare la pipeline di vendita, creare campagne mirate e inviare email commerciali personalizzate.
Per ottenere risultati ottimali, l'intelligenza artificiale può essere utilizzata per ottimizzare i processi aziendali esistenti e le attività che richiedono molto tempo. L'automazione intelligente dei processi manuali libera le risorse per concentrarsi su attività aziendali più complesse.
**Quali problemi di flusso di lavoro può risolvere l'automazione dei flussi di lavoro dell'IA?
L'automazione dei flussi di lavoro dell'IA può risolvere problemi relativi a diversi processi aziendali che comportano attività di routine, come la voce e l'analisi dei dati. Può migliorare l'efficienza, ridurre il margine di errore, migliorare le capacità decisionali, snellire i processi e ridurre il time to market.
In questo modo, è possibile ottenere più cose da fare in un periodo di tempo più breve, riducendo al contempo i costi generali e le responsabilità.
Ecco alcune aree in cui Strumenti di IA per l'automazione del flusso di lavoro possono aiutare:
Servizio clienti
È possibile utilizzare l'automazione dei flussi di lavoro dell'IA per attività di assistenza clienti come:
- Invio di risposte alle query
- Creazione e chiusura di ticket
- Risoluzione di problemi
- Invio e annullamento di ordini.
Questo riduce i tempi di risposta e migliora l'esperienza del cliente. I chatbot personalizzabili possono rivelarsi fondamentali per l'esito positivo della vostra automazione del flusso di lavoro IA.
Gestione dei dati
Attività come l'estrazione di dati da documenti e l'inserimento in fogli di calcolo o database possono essere automatizzate grazie all'IA. L'inserimento manuale dei dati porta a errori, che un flusso di lavoro automatizzato può evitare. Questo vale anche per:
- Conteggio dei dati
- Calcoli
- Analisi di grandi dati
- Creazione di reportistica
Attività della catena di fornitura
Anche le attività di gestione della catena di fornitura e degli ordini traggono grandi vantaggi dal flusso di lavoro dell'IA e dall'automazione dei processi robotici. Ad istanza, è possibile eliminare l'intervento manuale da:
- Evasione degli ordini
- Gestione dell'inventario
- Monitoraggio delle spedizioni
- Generazione di documenti
Commerciale e marketing
Come menzionato in precedenza, le attività commerciali e di marketing sono perfette per l'introduzione dell'automazione. Questo perché è necessario gestire una vasta banca dati, che comprende lead, clienti, opportunità, ecc. L'automazione dell'IA è in grado di:
- Creare contenuti per il settore commerciale e il marketing
- Rispondere a semplici query dei clienti
- Follow-up con i lead
- Analizzare le prestazioni della campagna
- Inviare email di follower
Accounts
I reparti Automazioni possono automatizzare attività di base quali:
- Monitoraggio delle spese
- Generazione ed elaborazione delle fatture
- Marcatura degli stati di pagamento
Da fare può liberare i dipendenti per sviluppare strategie finanziarie e affrontare problemi complicati se si presentano. Qualsiasi reparto con attività basate su processi può beneficiare di flussi di lavoro automatizzati. L'unica cosa da considerare è che il flusso di lavoro automatizzato dell'IA deve avere funzionalità/funzione efficienti.
Quali funzionalità/funzione cercare quando si costruisce un flusso di lavoro automatizzato?
Ogni organizzazione ha una funzione unica, quindi anche i requisiti per la creazione di un flusso di lavoro automatizzato sono soggettivi. Prima di cercare le funzionalità/funzione applicabili, è necessario avere ben chiari gli obiettivi che si vogliono raggiungere con il flusso di lavoro automatizzato.
Detto questo, è bene tenere a mente alcune funzionalità/funzione fondamentali ogni volta che si cerca un flusso di lavoro automatizzato soluzione di automazione per la vostra organizzazione:
- Facile da usare: Il mio team non apprezzerebbe che gli venisse chiesto di lavorare con uno strumento complicato che richiede settimane per essere padroneggiato. Non vorreste dover cercare le soluzioni su Google ogni ora o guardare lunghi video tutorial per comprenderne le funzioni. Quindi, cercate un software con un'interfaccia utente facile da usare e una curva di apprendimento fluida o con tutorial guidati integrati
- Budget-friendly e scalabile: Considerate la scalabilità dello strumento mentre decidete il budget. Non deve pizzicare le vostre tasche quando la vostra base di utenti aumenta o avete bisogno di espandere le operazioni. La soluzione di automazione dei flussi di lavoro IA deve supportare le funzioni aziendali a lungo termine nel rispetto del budget
- Capacità avanzate di IA: Se dovete introdurre l'automazione nelle attività di lead generation e supporto clienti, assicuratevi di trovare una soluzione all-in-one che soddisfi entrambi i requisiti
- **Lo strumento deve integrarsi senza problemi con gli altri software aziendali. L'obiettivo dovrebbe essere quello di ottenere il massimo delle funzionalità con il minor numero di strumenti. Scegliete quindi strumenti che lavorino bene tra loro per creare flussi di lavoro automatizzati per la vostra organizzazione
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Quando dovreste considerare l'implementazione di flussi di lavoro automatizzati con l'IA?
Le aziende spesso si trovano a dover decidere dove e quando implementare le Automazioni. Per cominciare, dovreste implementare flussi di lavoro di automazione IA in qualsiasi processo aziendale con:
- Attività ripetitive
- Elevato consumo di tempo
- Bassa produttività
- Basse esigenze decisionali
- Elevato volume di dati
Identificate i reparti della vostra azienda che sono impantanati da queste attività e che necessitano di ore di lavoro manuale per essere terminate. Una volta riconosciute le esigenze in modo adeguato, sarà più facile trovare i posti per le Automazioni.
Per un piano migliore, è possibile creare elenchi, strategie e diagrammi di flusso per mappare i passaggi necessari nel flusso di lavoro dell'IA. Da fare in modo più efficace con modelli di diagrammi di flusso per assicurarsi che i passaggi siano nel giusto ordine e che le attività più importanti abbiano priorità maggiore.
Efficace modelli di flusso di lavoro facilitano l'identificazione dei processi aziendali adatti all'automazione dei flussi di lavoro dell'IA e aiutano a ottimizzare l'intera pipeline di un'organizzazione.
Determinazione dei processi aziendali adatti all'automazione dei flussi di lavoro dell'IA
Esiste un metodo standard per determinare quali processi aziendali sono adatti all'automazione dei flussi di lavoro strumenti di automazione delle attività :
Valutazione dei processi
Eseguite una valutazione approfondita di tutti i processi esistenti per individuare i colli di bottiglia e i flussi di lavoro più lenti, dai flussi di comunicazione alle attività di assunzione. In genere, i processi ad alto volume e basati sui dati traggono i maggiori vantaggi dall'automazione dei flussi di lavoro.
Attività basate su regole
Alcune attività aziendali richiedono input manuali e innovazione, ma molte sono strettamente basate su regole e monotone. Questi sono ottimi candidati per l'automazione, poiché hanno schemi prevedibili e sono governati da regole di base che possono essere eseguite da un software. Ad esempio, l'invio di email di conferma ai clienti appena registrati.
Dipendenza umana
Le attività che dipendono fortemente dall'intervento manuale, in particolare quelle da fare da parte dell'uomo, ma che non richiedono un processo decisionale complesso o elevate capacità di innovazione, sono buoni traguardi per l'automazione. L'automazione di questi processi accelererà i tempi di completamento di un margine significativo.
Circuiti di feedback e comunicazione
L'automazione della raccolta e dell'analisi dei feedback aiuta molto a raccogliere informazioni sulle prestazioni dell'azienda e sulla soddisfazione dei clienti. È inoltre possibile introdurre l'IA nei canali di comunicazione per creare e inviare rapidamente risposte pertinenti, come la composizione di email con suggerimenti dell'IA o il salvataggio di risposte automatizzate per scenari specifici.
Conformità e reportistica
Le attività di conformità normativa e di reportistica possono essere automatizzate per garantire l'aderenza agli standard di settore e il seguimento accurato di tutti i protocolli. Spesso i problemi di conformità creano ostacoli alle organizzazioni se non vengono seguiti o mantenuti correttamente. È quindi una scelta intelligente affidare questi processi all'automazione.
Monitoraggio e avvisi in tempo reale
I flussi di lavoro di automazione dell'IA sono in grado di monitorare in tempo reale i processi e le campagne. È possibile impostare impostazioni di risposta a eventi specifici o trigger in modo da intraprendere azioni rapide ed efficienti senza perdere tempo e allertare le persone interessate per ulteriori decisioni.
Analisi del ROI
Prima di scegliere di sostituire le attività manuali con i flussi di lavoro dell'IA, è necessario condurre un'analisi costi-benefici per capire l'impatto sul ritorno sugli investimenti (ROI). Soppesate il budget rispetto ai benefici e determinate quanto denaro e tempo state risparmiando, quale margine di errore state eliminando e altri fattori simili.
Esempi di Automazione dei flussi di lavoro IA
Diverse aziende in tutto il mondo hanno iniziato a sfruttare la tecnologia di automazione dei flussi di lavoro dell'IA per migliorare la produttività e snellire i processi dell'organizzazione. Da attività come la scrittura di email al monitoraggio delle flotte della catena di fornitura, l'automazione può aiutare in tutto se ci si mette d'impegno. Flussi di lavoro dell'IA hanno un impatto importante anche sulle attività incentrate sul cliente, come le vendite, l'assistenza o il marketing. Le innovazioni tecnologiche, come l'analisi dei big data e l'analisi predittiva, rendono l'automazione dei flussi di lavoro dell'IA più efficiente per le moderne operazioni aziendali.
Approfondiamo l'argomento.
Casi di studio sull'automazione dei flussi di lavoro dell'IA
Automazioni aziendali di diversi settori hanno utilizzato l'automazione dei flussi di lavoro IA per migliorare la produttività e la qualità delle operazioni. Ecco alcuni esempi:
- Sanità: L'industria sanitaria ha integrato l'automazione del flusso di lavoro dell'IA per diverse attività come la programmazione degli appuntamenti, la creazione di report, i follow-up, ecc. Aziende come PathAI stanno facendo un ulteriore passaggio utilizzando l'IA per aiutare i patologi ad analizzare i campioni di tessuto in modo più accurato. In generale, i flussi di lavoro dell'IA aiutano a creare piani sanitari più personalizzati e ad analizzare efficacemente i dati sanitari individuali
- Finanza e banche: I flussi di lavoro dell'IA aiutano con i chatbot, il trading di algoritmi, l'elaborazione dei pagamenti, il calcolo dell'idoneità assicurativa e persino la pianificazione finanziaria. È anche un ottimo modo per gestire le attività del servizio clienti. Per istanza, Morgan Stanley Assistant imita da vicino l'interazione umana ed è costruito per interpretare e rispondere alle domande con frasi complete, migliorando l'esperienza dell'utente
- Marketing e commerciale: Attività di marketing come il monitoraggio delle campagne, il coinvolgimento dei clienti, l'email marketing, l'ottimizzazione dei contenuti e della messaggistica, l'analisi dei risultati, ecc. possono essere automatizzate con l'aiuto dell'IA per ottenere risultati migliori e personalizzati. Il gigante dell'e-commerce Alibaba utilizza l'IA per generare descrizioni dei prodotti e prevedere il comportamento d'acquisto dei clienti per ottenere raccomandazioni personalizzate
- Operazioni aziendali: Automazioni di diverse attività operative quotidiane come la programmazione, la distribuzione dei carichi di lavoro, la creazione e l'invio di inviti a riunioni e così via. Generali, provider leader a livello mondiale nel settore assicurativo e della gestione patrimoniale, utilizza il software di automazione nelle sue operazioni aziendali per migliorare la produttività
Integrazione di automazione del flusso di lavoro IA nei canali di marketing
È possibile integrare l'automazione del flusso di lavoro dell'IA in canali di marketing come email e social media. Sì, i software di automazione di base possono inviare email programmate, ma quelli basati sull'IA fanno molto di più:
- Indica i momenti migliori per l'invio dei messaggi in base alle performance delle email
- Aiuta a progettare le email, a scrivere gli argomenti e a mantenere la coerenza del messaggio
- Effettua split-test sulle email per determinare quali elementi funzionano meglio
- Aiuta nella segmentazione del pubblico, nel retargeting e nelle raccomandazioni personalizzate
- Aiuta a creare e modificare gli elenchi di email
Anche nel social media marketing, l'IA e l'automazione offrono analisi dei dati e generazione di insight per post più mirati. Sono in grado di leggere una grande quantità di dati in tempo reale, in modo da ottenere informazioni sul comportamento e sulle preferenze del pubblico. Inoltre, tiene traccia dei post passati e futuri, crea contenuti video e testuali e molto altro ancora.
Automazione del flusso di lavoro dell'IA per i punti di contatto con i clienti
Lo stesso concetto di personalizzazione e di comunicazione guidata dai dati può essere utilizzato in modo significativo per i touchpoint dei clienti e per migliorare la loro esperienza con il marchio. I canali guidati dall'IA possono:
- Registrare le interazioni precedenti con i clienti per fornire risposte contestuali
- Creare e risolvere ticket in tempo reale
- Registrare e analizzare le trascrizioni delle chiamate
- Fornire risposte automatizzate, ecc.
Grazie all'elaborazione del linguaggio naturale e all'apprendimento automatico, è facile emulare interazioni umane reali con i clienti per aumentare i tassi di coinvolgimento e migliorare le valutazioni della soddisfazione dei clienti.
Big data e analisi predittiva nell'automazione dei flussi di lavoro IA
I big data e l'analisi predittiva comprendono un vasto insieme di processi che utilizzano big data di diversa origine per identificare modelli e correlazioni. Utilizzando questi modelli e correlazioni, è possibile:
- Determinare le tendenze del mercato, le preferenze dei clienti e le performance di marketing
- Ottenere informazioni utili per l'azione
- Prendere le giuste decisioni aziendali
- Prevedere i risultati finanziari
- Assegnare budget e risorse
Con il tempo, le aziende hanno compreso i vantaggi della combinazione dell'IA con i big data, dove l'apprendimento automatico aiuta a estrarre informazioni preziose dall'analisi dei big data per formare reportistica predittiva. Ciò consente di visualizzare una visione a 360 gradi del cliente, di ottimizzare i prezzi e le previsioni, di migliorare la fidelizzazione dei clienti, di identificare e ridurre i rischi potenziali per i risultati aziendali, ecc.
Sfide nell'automazione dei flussi di lavoro IA
L'automazione dei flussi di lavoro dell'IA presenta una serie di vantaggi universali che possono andare a beneficio di qualsiasi organizzazione. Sostituisce le attività manuali ripetitive con attività eseguite dalle macchine, il che significa automaticamente che ci vuole meno tempo per fare più lavoro. Inoltre, riduce le possibilità di errori di comunicazione manuale, di errori e di sviste. Sebbene presenti alcune aree di criticità, i suoi vantaggi superano di gran lunga gli svantaggi.
Cons
- **I dati necessari per addestrare i sistemi di IA non sono sempre disponibili e di alta qualità. Questo problema può essere affrontato implementando un piano di gestione dei dati nell'organizzazione prima di introdurre l'IA
- **Forza lavoro qualificata: è necessario disporre di professionisti altamente qualificati per identificare le possibilità di automazione del flusso di lavoro dell'IA e portarle a termine. Un'azienda deve aggiornare la propria forza lavoro o optare per piattaforme no-code o low-code per occuparsi delle esigenze di automazione
- Problemi di integrazione: È un problema se la soluzione IA non si integra con i sistemi attuali. La soluzione per i flussi di lavoro dell'IA deve essere compatibile con i sistemi esistenti, quindi scegliete con saggezza e integrate prima la piattaforma che richiede modifiche minime prima di procedere con una migrazione completa
Come scegliere lo strumento di automazione dei flussi di lavoro IA per il vostro team
Sul mercato esistono diversi strumenti di IA per l'automazione dei flussi di lavoro. Ma è necessario individuare la soluzione più adatta alle esigenze della propria azienda. A tal fine, è necessario considerare alcuni fattori ed evitare le insidie più comuni.
Ecco alcuni aspetti da considerare:
Determinare i vostri requisiti di automazione
Prima di scegliere una soluzione, determinate quali sono i reparti e i processi che necessitano di automazione. Date la priorità a quelli più ridondanti e basate la vostra soluzione sulle vostre esigenze specifiche. Automazioni di ClickUp è una funzionalità intelligente e semplice, tutto in uno, che consente di impostare attività automatiche basate su regole predefinite. È possibile aggiungere trigger di eventi specifici per le attività di ClickUp.
Costruite automazioni personalizzate utilizzando l'inglese semplice con ClickUp Brain
Questa soluzione offre più di 100 tipi di flussi di lavoro di automazione che possono essere integrati nei processi quotidiani per aumentare la produttività. È inoltre possibile creare flussi di lavoro di automazione personalizzati per snellire le attività necessarie all'interno dell'organizzazione.
Verifica le funzionalità/funzione
La piattaforma di automazione IA verrà utilizzata per diverse attività nella vostra organizzazione, quindi verificate che abbia funzionalità/funzione adatte a tutto. Cercate aspetti come la creazione drag-and-drop, la generazione di contenuti, le opzioni di chat, il supporto via email, l'editor visivo, le soluzioni a basso o nullo codice, ecc.
clickUp Brain connette progetti, persone e conoscenze ClickUp Brain è una rete neurale altamente avanzata che connette le attività, i documenti, le persone e le conoscenze della vostra azienda con l'IA per ottenere i migliori risultati. Con questa piattaforma è possibile automatizzare le attività, ottenere risposte alle query e generare aggiornamenti senza interventi manuali o codici.
Con ClickUp Brain avrete a disposizione un AI Project Manager per gestire e aggiornare le attività e i processi regolari, un AI Knowledge Manager per rispondere alle vostre query facendo riferimento ai documenti, alle attività e alle persone, e un AI Writer per creare contenuti personalizzati e approfonditi.
Le attività, gli aggiornamenti e gli standup automatizzati rendono le attività quotidiane più semplici e veloci, eliminando gli input manuali ripetitivi grazie alle soluzioni basate sull'IA.
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Verifica la compatibilità
Verificate se la soluzione desiderata è compatibile con i vostri sistemi esistenti, in quanto vi serve per la collaborazione interfunzionale . In caso contrario, è meglio trovare una soluzione che si adatti ai vostri sistemi, piuttosto che scegliere una soluzione incompatibile e fare i salti mortali per integrarla.
Poiché ClickUp si integra con più di 1000 applicazioni, non è probabile che si verifichino problemi di compatibilità con ClickUp Brain. Inoltre, è disponibile un'API pubblica di ClickUp per qualsiasi integrazione personalizzata.
Testare l'interfaccia utente
Se la vostra soluzione di automazione è di facile utilizzo, sarà molto più facile abituare rapidamente la vostra forza lavoro. Verificate che l'interfaccia utente sia facilmente navigabile e adatta per i test e l'implementazione.
L'assistente IA di ClickUp è intuitivo e facilissimo da usare; poiché si basa sulla PNL, non è necessario lavorare su prompt o codici complessi. È sufficiente descrivere ciò che si ha bisogno di Da fare e Brain lo capirà.
Per risparmiare tempo e lavoro richiesto, viene fornito con 100+ prompt IA basati sui ruoli che potete utilizzare subito. Utilizzare ClickUp Prompt basati sul testo dell'IA per diverse applicazioni, come la scrittura di quiz, studi di test sugli utenti e molto altro. Con ClickUp Brain è anche possibile creare contenuti, condurre ricerche, riepilogare/riassumere dati e generare altri tipi di informazioni.
Utilizzate ClickUp AI Writer per trovare rapidamente prompt precostituiti in base al ruolo per generare elementi come la documentazione di aiuto
Prepararsi al futuro con l'automazione dei flussi di lavoro IA
L'automazione dei flussi di lavoro IA porta diversi vantaggi aziendali, come efficienza, produttività elevata, scalabilità e un migliore ROI. Pertanto, è sempre consigliabile investire in piattaforme di automazione IA. Queste possono semplificare i processi aziendali, ridurre gli errori e mantenere un vantaggio competitivo nel mercato attuale.
Adottare strumenti di automazione contribuisce a rendere l'azienda a prova di futuro. Con il tempo, l'innovazione e l'integrazione dell'IA non potranno che crescere ulteriormente, dato che sempre più aziende continueranno a incorporare l'IA nei loro flussi di lavoro per ottenere risultati migliori. Per essere sicuri di non rimanere indietro, provate gratuitamente ClickUp ora!
Domande frequenti (FAQ)
**Come si automatizzano i flussi di lavoro in IA?
Per automatizzare i flussi di lavoro utilizzando l'intelligenza artificiale, è possibile identificare le aree di miglioramento e quindi scegliere uno strumento di automazione IA che soddisfi le vostre esigenze. Ottenete una soluzione centralizzata per tutte le vostre esigenze di automazione dei processi aziendali e automatizzate qualsiasi processo richiesto con condizioni controllate.
**Che cos'è l'automazione dei processi IA?
L'automazione dei processi IA è il concetto di combinazione di intelligenza artificiale e tecnologie di automazione per eliminare le attività manuali dai processi aziendali. È possibile utilizzare le capacità di apprendimento automatico e di autocorrezione dell'IA per automatizzare i processi del flusso di lavoro e migliorare la produttività, aumentare la fidelizzazione e ridurre tempi e costi.
**Come si può usare l'IA per l'automazione?
L'IA può utilizzare l'apprendimento automatico e i processi del linguaggio naturale per analizzare grandi volumi di dati e identificare modelli. Impara da queste nuove informazioni per migliorare le prestazioni nel tempo. Questo modulo di automazione intelligente può essere utilizzato in attività come il test degli utenti, l'analisi dei dati e la gestione dei processi aziendali per ottenere una maggiore produttività e risposte più rapide.