siete curiosi di conoscere la gestione dell'integrazione dei progetti?
Anche se può sembrare complicato, il project integration management consiste semplicemente nel mettere insieme le varie parti del vostro lavoro.
è come montare i mobili Ikea
solo che il project management è molto più facile di quanto sembri, non il contrario
In questo articolo spiegheremo cos'è il project management e perché ne avete bisogno, i passaggi che ne fanno parte e i suoi benefici chiave.
Evidenzieremo inoltre come una strumento di project management rende il project management integrato un gioco da ragazzi.
Andiamo avanti.
Che cos'è il project management?
Il project management si riferisce ai processi e alle attività che coordinano tutti gli elementi del progetto. È particolarmente utile quando il progetto coinvolge team interfunzionali e trarrebbero beneficio da un approccio più unificato al project management.
In altre parole, l'integrated project management (IPM) è tutto ciò che si fa per assicurarsi che i pezzi e le parti del progetto lavorino insieme.
un po' come Nick Fury Da fare per gli Avengers!
Nell'ambito dell'IPM, si identifica, si definisce, si integra e si coordina l'insieme dei singoli processi di un'organizzazione, come le impostazioni di lavoro, gli appalti, le consegne e così via.
E a volte questo significa fare compromessi tra ogni oggetto e gruppo di processi concorrenti all'interno dell'organizzazione.
Qual è lo scopo del project management integrato?
Nei progetti convenzionali, è abbastanza standard che team provenienti da diversi dipartimenti di lavorare insieme. E ci si potrebbe aspettare un approccio piuttosto coerente e integrato al project management da parte di questi team, che lavorano tutti per un obiettivo condiviso.
No!
La maggior parte dei team funziona in silos di propria creazione.
è come se fossero su isole separate, isolate dal silenzio radio
Già, una notizia terribile per il progetto e l'organizzazione.
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Fortunatamente, questo è proprio ciò a cui il project integration management aiuta a porre fine.
Non è più possibile lavorare in silos o isole.
Con un approccio di project management integrato, è possibile aggiungere stabilità e unità:
- Gestione delle risorse
- Programmi di massima
- Comunicazione aperta
- Controllo dei costi
- Gestione della qualità
- Coinvolgimento delle parti interessate
Vediamo come impostare il tutto:
Quali sono i sei processi di project management?
Ci sono sei passaggi cruciali nel project management:
- Creare una carta del progetto2. Sviluppare un piano di progetto3. Gestire l'esecuzione del progetto4. Monitorare il lavoro del progetto5. Eseguire il controllo delle modifiche6. Chiudere il progetto Ecco un'analisi più approfondita di ciascuno di questi processi di project integration management:
1. Creare una carta del progetto
La definizione del cartellone di progetto è di solito il primo passaggio nel viaggio di integrazione del progetto.
Una carta è un breve documento che elenca le scopo , i deliverable del progetto, le informazioni sugli stakeholder e sullo sponsor del progetto e altre conoscenze necessarie come il budget e i rischi.
È un elemento critico del processo organizzativo che riconosce formalmente l'esistenza di un progetto e autorizza il project manager a utilizzare le risorse aziendali per le attività del progetto. È il modo più semplice per mettere tutti d'accordo sul progetto fin dall'inizio.
Considerate la carta del progetto come una sorta di contratto, vincolante per tutto il ciclo di vita del progetto.
O come si dice in Game of Thrones:
"Al cospetto dei Sette, con la presente suggello queste due entità: il progetto_ e il project manager"
da oggi, fino alla fine del progetto, vi appartenete l'un l'altro"
O almeno questo è ciò che pensiamo abbiano detto.
Per creare una carta del progetto, è necessario innanzitutto avere una conoscenza sufficiente del progetto:
- Contesto del progetto e dettagli del caso aziendale
- Descrizione dell'ambito e dello scopo del progetto
- Rischi, ipotesi, vincoli e dipendenze del progetto
- I prodotti da consegnare
- Requisiti del progetto
- Criteri di esito positivo del progetto
- Attività cardine e Sequenza del progetto
- Soggetti interessati e i ruoli del team di progetto
- Bilancio del progetto
Una volta che tutto ciò che serve è disponibile, è possibile creare una carta del progetto.
ma da dove si crea?
Certo, si può fare in modo difficile con strumenti come Excel o Word.
Oppure si può prendere la strada più facile (e intelligente) e creare la carta utilizzando ClickUp Documenti .
**Aspetta, cos'è ClickUp?
ClickUp
è uno dei leader mondiali
software di project management con la più alta valutazione al mondo
utilizzato dai team più performanti per gestire efficacemente i progetti.
abbiamo menzionato che è anche **_gratuito**_?
{\an8}Cha-ching!{\an8}
Come creare una carta del progetto con ClickUp
Utilizzare ClickUp Documenti per costruire documenti interni ed esterni, wiki, basi di conoscenza e molto altro.
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Creare un documento di progetto con Docs è un gioco da ragazzi.
E una volta inserite tutte le informazioni necessarie in un documento, si può facilmente:
- Personalizzare il suo aspetto
- Effettuare modifiche al testo
- Incorporare URL
- Regolare i diritti di accesso
- Annidare le pagine per una migliore categorizzazione
- Aggiungere commenti per effettuare modifiche
Per ulteriori informazioni su_ project charters, consultare questi articoli:
- Cos'è la Carta del progetto? (Guida definitiva)
- Come redigere una Carta del progetto (con esempi)
2. Sviluppare un piano di project management
Lo sviluppo di un piano integrato è probabilmente il passaggio più cruciale di tutto il processo di project management.
Senza un adeguato piano di project management, potreste ritrovarvi nel caos più assoluto.
Obiettivi non chiari, scadenze non rispettate, stime di budget imprecise... l'elenco è infinito.
D'altra parte, un piano di progetto ben curato vi aiuterà a superare le scadenze con facilità. Darà a tutti i reparti del progetto un'idea di cosa seguire e di come coordinarsi sul lavoro.
**Ma cos'è un piano di project management?
Il piano di project management è un elenco completo di tutti i processi e i passaggi del progetto che vi guideranno al suo completamento.
consideratelo come un piano per i piani
Un piano di project management può includere qualsiasi area di conoscenza, come una:
- Piano di gestione dell'ambito
- Piano di miglioramento dei processi
- Piano delle risorse umane
- Piano di comunicazione
- Piano di gestione della qualità
- Piano degli acquisti Per saperne di più su questi piani. Rispetto alla carta del progetto, un piano di progetto è un documento molto più dettagliato, poiché copre tutti gli aspetti della realizzazione del progetto.
Il piano di project management descrive gli elementi della carta del progetto, come ad esempio:
- Obiettivi e finalità
- Programma
- Processi standard
- Ruoli e responsabilità
ma a meno che non siate il Dottor Strange, creare da soli piani su piani su piani non sarà facile
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Realizzare un piano di project management è piuttosto complicato, ma non deve essere assolutamente snervante.
Con un software di project management come ClickUp, il piano di progetto potrebbe diventare il vostro passatempo preferito.
Con ClickUp è possibile:
- Definire e assegnareattività,attività secondarie, eliste di controllocreare compiti e attività secondarie per le diverse parti del progetto e assegnare un membro del team a ciascuna attività. Suddividete le attività in piccole attività di project management all'interno di una lista di controllo e cancellatele man mano.
- ImpostazioneObiettivi: ClickUp aggiorna automaticamente la percentuale complessiva dello stato di avanzamento del progetto quando sono stati completati obiettivi specificiobiettivi del progetto e attività del progetto. L'impostazione degli obiettivi in anticipo vi aiuterà a tenere traccia dello stato del progetto in seguito.
- LuogoAttività cardine: suddividere i progetti in diverse fasi con attività cardine che separano ogni fase del progetto. Questi indicatori di stato possono essere usati per segnare i progressi significativi compiuti dal team di progetto o la fine di una fase essenziale del progetto.
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3. Gestire l'esecuzione del progetto
L'esecuzione del progetto è indiscutibilmente la fase "che voglio tirarmi fuori i capelli". Spesso è la fase più lunga e complessa del ciclo di vita del progetto, in cui si esegue il piano perfettamente realizzato.
e la maggior parte dei team si ritrova invariabilmente a sentirsi così
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Una volta che il piano del progetto è pronto, rimanete proattivi per assicurarvi che l'esecuzione del progetto vada effettivamente secondo i piani. Monitorate attivamente le cose per assicurarvi che tutti i team e i reparti del progetto abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno per collaborare efficacemente.
Ricordate che, in qualità di project manager è colui che prende le decisioni durante la fase di esecuzione del progetto.
E la fase di esecuzione del processo di project management prevede di solito:
- Affrontare diverse attività e deliverable del progetto
- Gestire la collaborazione del team di progetto
- Garantire il raggiungimento delle attività cardine
- Raccomandare modifiche e azioni preventive e correttive
- Reportistica sullo stato del progetto alle parti interessate
- Programmare riunioni con il team di leadership per affrontare gli aggiornamenti e i blocchi stradali
vi sembra una seccatura?
nessun problema!
Con ClickUp, l'esecuzione di un piano generale di progetto non è mai stata così facile:
- Scegliete tramolteplici visualizzazionicomeBacheca,Box,Elenco,Calendarioe altro ancora per gestire il flusso di lavoro da diversi punti di vista. Ad esempio, se si è un utente diKanban utilizzare la vista Bacheca per visualizzare le attività in un ambiente di tipoBacheca Kanbanin base allo stato,data,priorità,assegnatario, ecc.
- Utilizzare l'opzioneVista Carico di lavoroper pianificare, visualizzare e monitorare la capacità del team. Questo vi aiuta autilizzare le risorse perfettamente.
- CreareStati personalizzati per le diverse fasi di un processo o flusso di lavoro definito. Ad esempio, uno statoSviluppo agile del software può avere una fase "Richiesta di aggiornamento", mentre un'agenzia di content marketing può usare qualcosa come "Idee di contenuto"
Siate dettagliati e creativi quanto volete!
4. Monitoraggio del lavoro del progetto
Quando si è immersi nel lavoro, è facile perdere di vista i progressi fatti o le cose da fare.
Per un project management efficace, è necessario monitorare regolarmente le prestazioni del progetto e confrontarle con una linea di base stabilita. È anche importante monitorare quanto tutti stiano lavorando insieme e se i dipartimenti del progetto sono unificati come volevate.
Ponete domande come:
- _Siamo in linea con i tempi?
- tutti sono in grado di collaborare efficacemente?
- quale attività sta bloccando lo stato?
- quanto dobbiamo accelerare per rispettare le scadenze?
- qual è la suddivisione del lavoro nel team di progetto?
Senza lo strumento giusto, rispondere a queste domande e agire di conseguenza è impossibile.
Ma con uno strumento come ClickUp, è un gioco da ragazzi.
Questo strumento di project management consente di:
- Creare progetti interattiviGrafici Gantt interattiviper seguire lo stato di avanzamento del progetto, gestire le scadenze e i colli di bottiglia. Per saperne di più sui grafici Gantt, leggete qui.
- Visualizzate l'attività di lavoro del vostro team con il diagramma di GanttPulse funzionalità/funzione
- Utilizza la funzioneDashboardper tenere sotto controllo i progetti con diversi grafici, come ad esempioBurnup,Burndown,VelocitàeCumulativo grafici
Questi monitoraggio del progetto le funzionalità/funzione aiutano a identificare rapidamente i possibili problemi, ad avvertire il team del progetto e a modificare il piano di conseguenza.
5. Eseguire il controllo delle modifiche
In qualsiasi progetto, dovrete affrontare incognite impreviste.
Si tratta di cose che sfuggono al controllo immediato del progetto e che possono far deragliare lo stato del progetto.
non preoccupatevi. Fa tutto parte del gioco
Avete solo bisogno di un sistema all'interno della vostra strategia di gestione dell'integrazione per affrontare situazioni come la richiesta di modifiche aggiuntive da parte di uno stakeholder e l'indisponibilità di risorse.
Un processo integrato di controllo delle modifiche in grado di elaborare e approvare comodamente una richiesta di modifica è essenziale. È uno dei modi più intelligenti per garantire che i processi rimangano unificati e in connessione, indipendentemente da eventuali intoppi del progetto.
ma da fare?
Sebbene un documento che indichi la richiesta di modifica possa aiutarvi, non è in grado di gestire l'entità e la frequenza delle modifiche improvvise che possono verificarsi.
In alternativa, si possono semplicemente inviare email per discutere delle modifiche approvate.
Tuttavia, non solo è molto lento, ma è anche difficile mantenere la responsabilità del controllo integrato delle modifiche.
ClickUp risolve questo dilemma nella gestione delle modifiche grazie al suo:
- Correzione di bozze funzionalità/funzione che funziona con file PDF, PNG, GIF, JPEG e WEBP. Permette di centralizzare il feedback e di accelerare il processo di approvazione di una richiesta di modifica e altro ancora.
- Clip funzionalità/funzione che consente di registrare video (con audio) e di condividerli con il team per ottenere suggerimenti rapidi su aspetti che si desidera modificare
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6. Chiudere il progetto
Dopo tanto lavoro, il progetto è finalmente completato ed è ora di pronunciare le parole magiche: "Chiudi il progetto!"
Ma aspettate, ci sono ancora cose da rivedere:
- Qual è stato l'esito positivo dei processi adottati nel progetto?
- Da fare: abbiamo seguito il giusto approccio al project management?
- Ci sono deiobiettivi del progetto che non siamo riusciti a raggiungere?
- Avremmo potuto migliorare alcuni aspetti del progetto?
rilassatevi. Prendete una tazza di caffè. E riflettete
Ora dovete trovare il tempo di parlare con i membri del team del progetto e con le parti interessate. Fate loro un tour delle attività affrontate e delle attività cardine raggiunte. È un ottimo modo per ottenere un feedback unificato su ciò che si può migliorare per i progetti futuri.
Dovrete anche inoltrare al vostro client i documenti di completamento del progetto, compresi gli allegati importanti, i dettagli di fatturazione, i manuali utente, ecc.
ClickUp è perfetto per tutti questi casi d'uso:
- Autorizzazioni personalizzate permettono di invitare i client nel proprio spazio di progetto senza compromettere la privacy
- Condivisione pubblica consente di condividere quasi tutto in ClickUp con gli altri. Sequenza,Mappa mentale, attività specifiche ... scegliete voi.
- Utilizzate il fileChattare per discutere dei risultati raggiunti con il team del progetto, pianificare feste per gli esiti positivi e altro ancora
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Ecco tutti i sei passaggi per fare un ottimo lavoro con il project management.
Quali sono i vantaggi dell'implementazione del project management?
Abbiamo parlato di tutto ciò che riguarda il project management integrato, tranne che di una cosa.
cosa ci guadagnate?
I benefici chiave dell'implementazione del project management integrato sono:
- Migliore coordinamento: l'elenco di tutti i processi e le attività, la suddivisione dei ruoli e delle responsabilità, il monitoraggio delle prestazioni del progetto, ecc. danno ai progetti uno scopo e una direzione
- Risparmio di tempo: gestendo in modo proattivo le risorse condivise e la sovrapposizione dei programmi, la gestione dell'integrazione dei progetti può migliorare l'efficienza del lavoro all'interno dei team e ridurre i tempi morti
- Accountability: il gestore del progetto, i membri del team e le parti interessate mantengono una comunicazione coerente. Questo aiuta a gestire meglio le aspettative e a creare un senso di responsabilità.
Conclusione
Dalla creazione di una carta di progetto alla chiusura del progetto con successo, il project management integrato aiuta a coordinare le diverse parti di un progetto in modo efficiente.
Ma non è possibile integrare tutte le parti di un progetto da soli.
Per un project management integrato di esito positivo, occorre un software gratuito per il project management come ClickUp.
Con tonnellate di funzionalità/funzione , da piano di capacità a project management a distanza clickUp è in grado di aiutarvi su tutti i front della realizzazione di progetti integrati. Ricevete gratuitamente ClickUp oggi stesso e connettete tutto nel vostro spazio di progetto in un batter d'occhio!
