Ti interessa la gestione dell'integrazione dei progetti?
Sebbene possa sembrare complicata, la gestione dell'integrazione dei progetti consiste semplicemente nel collegare tra loro le varie parti del lavoro di progetto.
È come montare i mobili Ikea.
Tranne che la gestione dell'integrazione dei progetti è molto più facile di quanto sembri, non il contrario.
In questo articolo tratteremo cos'è la gestione dell'integrazione dei progetti, perché è necessaria, quali sono i passaggi che la compongono e i suoi principali vantaggi.
Evidenzieremo anche come uno strumento di project management renda la gestione integrata dei progetti un gioco da ragazzi.
Cominciamo.
Che cos'è la gestione dell'integrazione dei progetti?
La gestione dell'integrazione dei progetti si riferisce ai processi e alle attività che coordinano tutti gli elementi del tuo progetto. È particolarmente utile quando il tuo progetto coinvolge team interfunzionali e trarrebbe vantaggio da un approccio più unificato al project management.
In altre parole, il project management integrato (IPM) è tutto ciò che fai per assicurarti che le parti e i componenti del tuo progetto funzionino insieme.
Un po' come ha fatto Nick Fury per gli Avengers!
Nell'ambito dell'IPM, è possibile identificare, definire, integrare e coordinare l'insieme dei singoli processi di un'organizzazione, quali la divisione del lavoro, gli appalti, i risultati finali e così via.
E a volte ciò significa trovare un compromesso tra obiettivi e gruppi di processi concorrenti all'interno della tua organizzazione.
Qual è lo scopo del project management integrato?
Nei progetti convenzionali, è piuttosto normale che team provenienti da diversi reparti lavorino insieme. E ci si potrebbe aspettare un approccio piuttosto coerente e integrato alla gestione dei progetti tra questi team, dato che tutti lavorano per un obiettivo comune.
No!
La maggior parte dei team opera in silos di propria creazione.
È come se fossero su isole separate, isolate dal silenzio radio.
Sì, pessime notizie per il tuo progetto e la tua organizzazione.
Fortunatamente, questo è proprio ciò a cui la gestione dell'integrazione dei progetti contribuisce a porre fine.
Non lavorerai più in silos o isole.
Con un approccio integrato al project management, puoi aggiungere stabilità e unità a:
- Gestione delle risorse
- Pianificazioni sovrapposte
- Comunicazione aperta
- Controllo dei costi
- Gestione della qualità
- Coinvolgimento degli stakeholder
Vediamo come puoi configurarla:
Quali sono i sei processi di project management dell'integrazione dei progetti?
Ci sono sei passaggi fondamentali nella gestione dell'integrazione dei progetti:
Ecco una panoramica più dettagliata di ciascuno di questi processi di project management dell'integrazione dei progetti:
1. Creare una carta del progetto
La definizione del project charter è solitamente il primo passaggio nel percorso di integrazione dei progetti.
Una carta è un breve documento che contiene l'elenco dell'ambito, dei risultati attesi dal progetto, delle informazioni sugli stakeholder e sullo sponsor del progetto e altre informazioni necessarie come il budget e i rischi.
Si tratta di una risorsa organizzativa fondamentale che riconosce formalmente l'esistenza di un progetto e autorizza il project manager a utilizzare le risorse aziendali per le attività del progetto. È il modo più semplice per mettere tutti d'accordo sul progetto fin dall'inizio.
Considera il documento di avvio del progetto come una sorta di contratto, vincolante per tutto il ciclo di vita del progetto.
O come si dice in Game of Thrones:
"Alla presenza dei Sette, con la presente suggello queste due entità: il progetto e il project manager.
Da oggi fino alla fine del progetto, voi appartenete l'uno all'altro. ”
Almeno questo è quello che pensiamo abbiano detto.
Per creare una carta del progetto, devi prima avere una conoscenza sufficiente di:
- Contesto del progetto e dettagli del business case
- Descrizione dell'ambito e dello scopo del progetto
- Rischi, ipotesi, vincoli e dipendenze dei progetti
- Risultati attesi
- Requisiti del progetto
- Criteri di esito positivo del progetto
- Attività cardine e sequenze del progetto
- Ruoli rilevanti degli stakeholder e del team del progetto
- Budget del progetto
Una volta che tutto ciò di cui hai bisogno è disponibile, puoi creare una carta del progetto.
Ma dove si crea?
Certo, puoi farlo nel modo più difficile con strumenti come Excel o Word.
Oppure puoi scegliere la strada più facile (e intelligente) e creare la carta utilizzando ClickUp Documenti.
Aspetta, cos'è ClickUp?
ClickUp è uno dei software di project management più valutati al mondo, utilizzato da team altamente performanti per gestire i progetti in modo efficace.
Abbiamo già detto che è anche gratis?
Cha-ching!
Come creare una carta del progetto con ClickUp
Utilizza ClickUp Docs per creare documenti interni ed esterni, wiki, basi di conoscenza e molto altro ancora.
Creare una carta del progetto con Docs è un gioco da ragazzi.
E una volta inserite tutte le informazioni necessarie in un documento, potrai facilmente:
- Personalizza il suo aspetto
- Esegui la modifica del testo formattato
- Incorpora URL
- Regola i diritti di accesso
- Inserisci le pagine per una migliore categorizzazione
- Aggiungi commenti per apportare modifiche
Per ulteriori informazioni sui progetti charter, consulta questi articoli:
2. Sviluppare un piano di project management del progetto
Lo sviluppo di un piano integrato è probabilmente il passaggio più cruciale di tutti nel processo di project management.
Senza un adeguato piano di project management, potresti ritrovarti in una situazione di caos assoluto.
Obiettivi poco chiari, scadenze non rispettate, stime di budget inaccurate... l'elenco è infinito.
D'altra parte, un piano di progetto ben curato ti aiuterà a rispettare facilmente le scadenze. Darà a tutti i reparti coinvolti nel progetto un'idea di cosa seguire e di come coordinarsi nel lavoro.
Ma cos'è un piano di project management?
Il piano di project management è un elenco completo di tutti i processi e i passaggi del progetto che ti guidano fino al suo completamento.
Considerala come un piano per i piani.
Un piano di project management può includere qualsiasi area di conoscenza, come ad esempio:
- Piano di gestione dell'ambito
- Piano di miglioramento dei processi
- Piano delle risorse umane
- Piano di comunicazione
- Piano di gestione della qualità
- Piano di approvvigionamento
Maggiori informazioni su questi piani.
Rispetto alla carta di progetto, un piano di progetto è un documento molto più dettagliato poiché copre tutti gli aspetti della realizzazione del progetto.
Il piano di project management descrive gli elementi del tuo statuto di progetto, quali:
- Obiettivi e finalità
- Programma
- Processi standard
- Ruoli e responsabilità
Ma a meno che tu non sia il Dr. Strange, creare piani all'interno di piani all'interno di piani da solo non sarà facile.
Elaborare un piano di project management è piuttosto complicato, ma non deve necessariamente essere stressante.
Con un software di project management come ClickUp, la pianificazione dei progetti potrebbe diventare il tuo passatempo preferito.
Con ClickUp puoi:
- Definisci e assegna attività , attività secondarie e liste di controllo: crea attività e attività secondarie per le diverse parti del progetto e assegna un membro del team a ciascuna attività. Suddividi le attività in attività di project management più piccole all'interno di una lista di controllo e spuntale man mano che procedi.
- Fissare attività cardine: suddividere i progetti in diverse fasi con attività cardine che separano ciascuna fase del progetto. Tali indicatori di progresso possono essere utilizzati per segnare i progressi significativi compiuti dal team di progetto o la fine di una fase essenziale del progetto.
3. Gestire l'esecuzione del progetto
L'esecuzione del progetto è senza dubbio la fase più stressante. Spesso è la fase più lunga e complessa del ciclo di vita del progetto, in cui si mette in pratica il piano perfettamente elaborato.
E la maggior parte dei teams si ritrova inevitabilmente a provare questa sensazione:
Una volta pronto il piano del progetto, mantieni un approccio proattivo per garantire che l'esecuzione del progetto proceda effettivamente secondo i piani. Effettua un monitoraggio attivo di tutti gli aspetti per assicurarti che tutti i team e i reparti coinvolti nel progetto dispongano di tutto il necessario per collaborare in modo efficace.
Ricorda, in qualità di project manager, sei tu a prendere le decisioni durante la fase di esecuzione del progetto.
La fase di esecuzione del processo di gestione dell'integrazione dei progetti solitamente comprende:
- Affrontare diverse attività e risultati finali di un progetto
- Gestione della collaborazione del team di progetto
- Garantire il raggiungimento delle attività cardine
- Raccomandare modifiche insieme ad azioni preventive e correttive
- Reportistica sullo stato del progetto alle parti interessate
- Pianificazione di riunioni con il team dirigenziale per affrontare aggiornamenti e ostacoli
Ti sembra una seccatura?
Nessun problema!
Con ClickUp, eseguire un piano generale di progetto non è mai stato così facile:
- Scegli tra diverse visualizzazioni come Bacheca, Box, Elenco, Calendario e altre ancora per gestire il flusso di lavoro da diverse angolazioni. Ad esempio, se sei un fan del Kanban, utilizza la vista Bacheca per visualizzare le attività in una bacheca Kanban, in base allo stato, alla data, alla priorità, all'assegnatario, ecc.
- Utilizza la vista Carico di lavoro per pianificare, visualizzare e monitorare la capacità del tuo team. Questo ti aiuterà a utilizzare le risorse in modo ottimale.
- Crea stati personalizzati per le diverse fasi di un processo o flusso di lavoro definito. Ad esempio, un flusso di lavoro di sviluppo software Agile può avere una fase "Aggiornamento richiesto", mentre un'agenzia di content marketing può utilizzare qualcosa come "Idee di contenuto".
Sii dettagliato e creativo quanto desideri!
4. Monitorare il lavoro del progetto
Quando sei sommerso dal lavoro, è facile perdere di vista quanto hai già fatto o quanto ancora devi fare.
Per un efficace project management, è necessario monitorare regolarmente le prestazioni del progetto e confrontarle con una linea di base prestabilita. È inoltre importante monitorare il livello di collaborazione tra i vari soggetti coinvolti e verificare che i reparti coinvolti nel progetto siano coordinati come desiderato.
Poni domande come:
- Siamo in linea con i tempi previsti?
- Tutti sono in grado di collaborare in modo efficace?
- Quale attività sta causando un blocco che impedisce i progressi?
- Di quanto dobbiamo accelerare per rispettare le scadenze?
- Qual è la divisione del lavoro all'interno del team di progetto?
Senza lo strumento giusto, rispondere a tali domande e agire di conseguenza è impossibile.
Ma con lo strumento giusto come ClickUp, è un gioco da ragazzi.
Questo strumento di project management ti consente di:
- Crea diagrammi di Gantt interattivi per tenere traccia dello stato di avanzamento del progetto, gestire le scadenze e risolvere eventuali colli di bottiglia. Maggiori informazioni sui diagrammi di Gantt sono disponibili qui.
- Visualizza l'attività lavorativa del tuo team con la funzionalità Pulse.
- Utilizza la funzionalità Dashboard per tenere sotto controllo i tuoi progetti con vari grafici come Burnup, Burndown, Velocity e Cumulative.
Queste funzionalità di monitoraggio dei progetti ti aiutano a identificare rapidamente eventuali problemi, dare un avviso al tuo team di progetto e modificare il piano di progetto di conseguenza.
5. Eseguire il controllo delle modifiche
In qualsiasi progetto, dovrai affrontare imprevisti sconosciuti.
Si tratta di aspetti che esulano dal controllo immediato del progetto e che possono comprometterne lo stato.
Non preoccuparti. Fa tutto parte del gioco.
Hai solo bisogno di un sistema all'interno della tua strategia di gestione dell'integrazione per affrontare questioni come le richieste di ulteriori modifiche da parte degli stakeholder e l'indisponibilità delle risorse.
È essenziale disporre di un processo integrato di controllo delle modifiche in grado di elaborare e approvare comodamente le richieste di modifica. È uno dei modi più intelligenti per garantire che i tuoi processi rimangano unificati e in connessione, indipendentemente dagli eventuali intoppi che potrebbero verificarsi durante il progetto.
Ma come si fa?
Sebbene disporre di un documento che attesti la richiesta di modifica possa essere utile, esso non è in grado di gestire l'entità e la frequenza della maggior parte delle modifiche improvvise che possono verificarsi.
In alternativa, puoi semplicemente scambiare email sulle modifiche approvate.
Tuttavia, non solo questo processo è estremamente lento, ma sarà anche difficile mantenere la responsabilità per il controllo integrato delle modifiche.
ClickUp risolve questo dilemma nella gestione del cambiamento attraverso:
- Funzionalità Correzione di bozze compatibile con file PDF, PNG, GIF, JPEG e WEBP. Consente di centralizzare i feedback e accelerare il processo di approvazione delle richieste di modifica e altro ancora.
- Clip : funzionalità/funzione che consente di registrare video (con audio) e effettuare la condivisione con il tuo team per ottenere suggerimenti rapidi sugli aspetti che desideri modificare.
6. Chiudi il progetto
Dopo tutto il tuo duro lavoro, il tuo progetto è finalmente completato ed è giunto il momento di pronunciare le parole magiche: "Chiudi progetto!"
Ma aspetta, ci sono ancora alcune cose che potresti voler rivedere:
- Qual è stato l'esito positivo dei processi adottati nel progetto?
- Abbiamo seguito il giusto approccio al project management?
- Ci sono obiettivi di progetto che non siamo riusciti a raggiungere?
- Avremmo potuto migliorare alcuni aspetti del progetto?
Rilassati. Prendi una tazza di caffè. E rifletti.
Ora devi prenderti il tempo necessario per parlare con i membri del tuo team di progetto e con gli stakeholder interessati. Mostra loro le attività affrontate e le attività cardine raggiunte. È un ottimo modo per ottenere un feedback uniforme su ciò che puoi migliorare nei progetti futuri.
Dovrai anche inoltrare al client i documenti relativi al completamento del progetto, inclusi eventuali allegati importanti, dettagli di fatturazione, manuali utente, ecc.
ClickUp è perfetto per tutti questi casi d'uso:
- Le autorizzazioni personalizzate ti consentono di invitare i clienti nel tuo spazio di progetto senza compromettere la privacy.
- La condivisione pubblica ti aiuta a condividere quasi tutto in ClickUp con gli altri. Sequenza, mappa mentale, attività specifiche... e chi più ne ha più ne metta.
- Utilizza la vista Chat per discutere dei risultati raggiunti con il tuo team di progetto, organizzare feste per celebrare i successi e molto altro ancora.
Ecco qua, tutti e sei i passaggi da fare per svolgere un ottimo lavoro con la gestione dell'integrazione dei progetti.
Quali sono i vantaggi dell'implementazione della gestione dell'integrazione dei progetti?
Abbiamo parlato di tutto ciò che riguarda il project management integrato dei progetti, tranne una cosa.
Cosa ci guadagni?
I principali vantaggi dell'implementazione del project management integrato sono:
- Migliore coordinamento: elencare tutti i processi e le attività, dividere ruoli e responsabilità, monitorare le prestazioni del progetto, ecc. conferisce ai progetti uno scopo e una direzione.
- Risparmio di tempo: gestendo in modo proattivo le risorse condivise e i programmi sovrapposti, la gestione dell'integrazione dei progetti può migliorare l'efficienza del lavoro all'interno dei team e ridurre i tempi di inattività.
- Responsabilità: il project manager, i membri del team di progetto e le parti interessate mantengono una comunicazione costante. Ciò contribuisce a gestire meglio le aspettative e crea un senso di responsabilità.
Conclusione
Dalla creazione di un documento di avvio del progetto alla sua chiusura con esito positivo, il project management ti aiuta a coordinare in modo efficiente le diverse parti di un progetto.
Ma non puoi integrare tutte le parti di un progetto da solo.
Per una gestione dell'integrazione dei progetti con esito positivo, hai bisogno di un software di project management gratis come ClickUp.
Con tantissime funzionalità/funzioni, dalla pianificazione della capacità al project management remoto, ClickUp può aiutarti su tutti i fronti della consegna integrata dei progetti.
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