In qualità di project manager, come fai a sapere se stai procedendo come previsto? Innanzitutto, confrontando lo stato con il piano e, in secondo luogo, confrontando il piano con i benchmark. La curva a S è un modo semplice, efficace e visivo per ottenere entrambi i risultati.
Entriamo nei dettagli!
Che cos'è una curva a S nel project management?
Una curva a S, come suggerisce il nome, è un grafico matematico a forma di S che traccia i punti dati cumulativi lungo gli assi X e Y.
Ad esempio, se tracci il tempo cumulativo del progetto (giornaliero/settimanale/mensile) sull'asse X e le attività cumulative che hai eseguito sull'asse Y, otterrai un grafico che ha una forma vagamente simile a quella della lettera S.
Una curva a S ha due punti di inflessione. La crescita di un progetto è in genere lenta nelle fasi iniziali perché i team si stanno abituando al settore o stanno comprendendo i requisiti.
Queste difficoltà iniziali vengono risolte al primo punto di inflessione e il progetto accelera, creando una curva ascendente. Al secondo punto di inflessione, il progetto matura, appiattendo lo stato.
La curva a S non è qualcosa di progettato o forzato, ma semplicemente la naturale evoluzione di un progetto. L'unica cosa su cui è possibile influire è il punto in cui si verificano le inflessioni.
L'importanza delle curve a S nel processo decisionale
La curva a S è uno degli strumenti più semplici a disposizione del project manager e offre vantaggi straordinari. La curva a S offre una visione olistica del progetto, diventando una parte fondamentale del processo decisionale. Ecco come.
Monitorare lo stato con le curve a S
All'inizio del progetto, tutti i manager fanno delle previsioni sulla durata del progetto, sul numero di persone necessarie, sulle altre risorse necessarie, sui costi, ecc.
L'uso più comune della curva a S è quello di mappare queste proiezioni con i progressi in corso, fungendo da ottimo rapporto sullo stato del progetto. I project manager possono visualizzare le variazioni sovrapponendo il grafico delle prestazioni attuali alla curva della proiezione.
Se prendiamo l'esempio della curva a S del gasdotto nazionale sopra riportato, la linea arancione rappresenta la proiezione, mentre quella blu indica lo stato di avanzamento. Si può notare che dal 1870 al 1985 le prestazioni hanno superato le proiezioni.
Per un project manager, questo potrebbe essere un buon segno, tenendo conto dei costi e delle conseguenze associati.
Previsione delle esigenze del progetto
La curva a S è anche un ottimo strumento per effettuare una previsione quando il progetto richiederà il massimo delle risorse o degli investimenti. Ad esempio, in un progetto di sviluppo di un prodotto software, la fase del prodotto minimo funzionante (MVP) non richiederà tante risorse quante ne occorreranno quando il cliente accetterà l'MVP e commissionerà il prodotto.
Mappando il punto di inflessione (accettazione dell'MVP), i project manager possono effettuare una previsione di quando saranno necessari ulteriori membri del team. Possono anche effettuare una previsione della flessibilità necessaria nel sistema durante tutto il ciclo di vita del progetto, il che aiuta a creare piani di backup.
Pianificazione degli scenari
Variando gli input della curva a S, è possibile pianificare potenziali scenari. Ad esempio, è possibile verificare se i costi diminuiscono quando si estende la durata del progetto. Oppure è possibile aumentare la dimensione del team di progetto per spostare il primo punto di inflessione verso sinistra.
In questo modo, potrai pianificare e visualizzare varie possibilità e prevedere in modo ragionevole i risultati.
Gestisci il flusso di cassa
Ogni manager cerca di completare il progetto entro il budget assegnato. Tuttavia, quasi il 60% delle organizzazioni supera il budget. Ciò avviene in modo graduale e con piccoli incrementi, passando inosservato.
Una curva a S può impedire che ciò accada. I project manager possono effettuare previsioni di flusso di cassa sovrapponendo le spese pianificate su una curva a S con la sequenza di rilascio dei fondi (che sarà presente nel modello di budget del progetto).
Se superano il budget, possono rinegoziare il budget o ridurre l'ambito. Se rimangono al di sotto del budget, possono aggiungere risorse o mostrare risparmi.
Tipi di curve a S
Sebbene la curva a S sia un termine generico che comprende diversi grafici con forma di lettera, non tutti sono uguali. Esistono diversi tipi di curve a S che servono a scopi diversi, offerti da vari strumenti di visualizzazione dei dati. Ecco i più comuni.
Curva a S di riferimento
Si tratta del piano/proiezione elaborato dal project manager all'inizio del progetto. In genere, questo programma di progetto delinea lo sforzo richiesto, i costi e la sequenza delle attività da svolgere.
Essa definisce la linea di base per tutto il lavoro da svolgere, da cui il nome. Sebbene in genere non venga modificata, a volte cambiamenti inevitabili nell'ambito o nella pianificazione possono portare i manager a modificare anche la curva a S di base.
Curva a S del traguardo
Viene utilizzata per il monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto man mano che questo procede. Mappa i vari elementi del progetto sulla base di dati reali, spesso in tempo reale. Se la curva a S target interseca la curva a S di riferimento, il progetto è in buona forma, ovvero procede come previsto.
Qualsiasi variazione potrebbe richiedere interventi, come l'assegnazione di maggiori risorse o l'aggiunta di investimenti.
Curva a banana
Una curva a banana è il tracciato di due curve a S sullo stesso grafico. Ad esempio, durante la pianificazione di un progetto, potresti prendere in considerazione le date di inizio/fine anticipate e quelle di inizio/fine posticipate e mappare tutte le date su un grafico.
Le curve a S intersecanti assumeranno la forma di una banana, mostrando il percorso critico e il margine di tempo disponibile.
Casi d'uso della curva a S
Sebbene sia possibile creare curve a S per qualsiasi coppia di parametri correlati, ecco quelli che i project manager trovano più utili.
- Curva a S costo/tempo: traccia il tempo sull'asse orizzontale e il costo di esecuzione del progetto sull'asse verticale. Questa curva a S aiuta al monitoraggio dei costi durante il ciclo di vita di un progetto.
- Curva a S delle vendite/ricavi rispetto al tempo: mappa i dati previsti per le vendite nel tempo. Questa curva a S aiuta a identificare il punto di pareggio e il potenziale ROI
- Ore di lavoro vs. curva a S temporale: mappa il tempo necessario per completare il progetto nelle diverse fasi. Questa curva a S aiuta nella stima e nell'allocazione delle risorse
Sebbene le curve a S siano flessibili e utili in diversi scenari, presentano anche alcuni limiti.
Limiti delle curve a S
La forma della curva a S in sé non è particolarmente significativa, se non per il fatto che rappresenta l'evoluzione naturale di una situazione. Nel complesso, la maggior parte dei dati, una volta tracciati su un grafico, assumono una forma a S.
Per estensione, una curva a S non suggerisce quali azioni intraprendere al di là di ciò che si può fare con fondi o risorse aggiuntivi. Ciò limita la risoluzione creativa dei problemi.
Una curva a S non tiene conto di circostanze impreviste o fattori esterni, come una pandemia o il lancio di un prodotto simile da parte di un concorrente. Si tratta di un grafico che rappresenta gli eventi quando tutto rimane costante.
Inoltre, non riflette l'evoluzione dinamica del mercato. La curva a S potrebbe limitarsi a prendere decisioni per competere in un mercato in continua evoluzione.
Questi limiti sono simili a quelli di qualsiasi strumento o framework progettato per uno scopo specifico. A seconda dell'uso che se ne fa, le curve a S possono essere estremamente utili. Ecco come.
Come creare una curva a S
Per creare una curva a S, tutto ciò che serve sono i dati. Una volta ottenuti i dati, è possibile creare una curva a S su qualsiasi foglio di calcolo o software di mappe mentali.
1. Raccogli i tuoi dati
Per le curve a S di base nel project management, sono necessari dati relativi al tempo impiegato, ai costi sostenuti, alle risorse necessarie, alle opportunità di guadagno, ecc. Raccogli tutti questi dati su una scala standard.
Se scegli una curva a S tempo vs. x, potresti anche voler includere delle attività cardine. Ad esempio, se si tratta di un progetto di sviluppo di un prodotto software, le attività cardine sarebbero il prototipo, il test degli utenti, il lancio dell'MVP, il lancio della versione beta, ecc. Mapparle aiuta a correlare i punti di inflessione naturali alle attività cardine del tuo progetto. Se stai già utilizzando un software di project management visivo come ClickUp, probabilmente avrai raccolto questi dati nel corso del tempo.
2. Seleziona i dati di cui hai bisogno
Durante la gestione dei tuoi progetti su ClickUp, probabilmente avrai a disposizione una grande varietà di informazioni:
- Attività
- Attività cardine
- Sequenze
- Priorità
- Date di scadenza e date di consegna effettive
- Durata stimata e tempi effettivi monitorati
- Carichi di lavoro per ciascun membro del team
Seleziona i dati necessari in base all'analisi che desideri effettuare. Potrebbe trattarsi di dati cumulativi in tempo reale. La lavagna online ClickUp è un ottimo modo per visualizzare i flussi di lavoro, combinare tutti questi elementi e visualizzarli in un unico posto.
3. Traccia la tua curva a S
Una volta effettuate le selezioni dei due punti dati con cui desideri tracciare una curva a S, sei pronto per tracciarli! Ad esempio, se desideri creare un grafico burn up, la dashboard di ClickUp ti consente di crearli automaticamente.
Il diagramma di flusso cumulativo può anche aiutarti a monitorare lo stato effettivo del tuo progetto rispetto a quello previsto su una curva a S. Man mano che il progetto avanza, puoi creare widget per qualsiasi punto dati di cui hai bisogno. Puoi anche personalizzare l'origine dati per ottenere reportistica dettagliata che misuri lo stato.
4. Agisci con la tua curva a S
Una volta pronto il grafico, utilizza la lavagna online di ClickUp come area di lavoro per dare un senso alle informazioni. Aggiungi forme, grafici, diagrammi e altri elementi visivi alla tua curva a S per presentare un contesto completo.
Apri ClickUp Mappe mentali per comprendere le connessioni tra elementi, attività e progetti. Puoi anche utilizzare i nostri modelli di diagrammi di flusso dei dati per visualizzare come le tue decisioni su qualsiasi parametro possono influenzarne altri.
Ottimizza i flussi di lavoro e prendi decisioni migliori basandoti sui grafici e sui diagrammi basati sui dati a tua disposizione.
Sfrutta la curva a S con ClickUp
L'esito positivo di un project manager è definito dalla consegna "nei tempi e nel budget previsti". La sfida più grande che i project manager devono affrontare per raggiungere questo obiettivo è la mancanza di visibilità. Spesso sono troppo concentrati sui dettagli e non vedono il quadro generale, anche se inavvertitamente.
Lo strumento di project management ClickUp è progettato per evitare che ciò accada. Con ClickUp, puoi entrare nei minimi dettagli di qualsiasi aspetto di un progetto, come attività, sottoattività, liste di controllo e così via.
Puoi anche semplicemente zoomare indietro e vedere il quadro generale sulla tua dashboard ogni singolo giorno, aggiornato in tempo reale.
La curva a S è solo uno dei tanti grafici e diagrammi disponibili su ClickUp. Bacheche Kanban, Sequenze, viste Tabella, Obiettivi, monitoraggio del tempo e decine di integrazioni esterne ti offrono tutto ciò di cui hai bisogno per progredire come previsto.