Come manager di un progetto, come si fa a sapere se lo stato di avanzamento è quello pianificato? Primo, confrontando lo stato di avanzamento con il piano e secondo, confrontando il piano con i parametri di riferimento. La curva a S è un modo semplice, efficace e visivo per ottenere entrambi i risultati.
Entriamo nei dettagli!
Che cos'è una curva a S nel project management?
Una curva a S, come suggerisce il nome, è un grafico matematico a forma di S che traccia i punti di dati cumulativi attraverso gli assi X e Y.
Ad esempio, se si traccia il tempo cumulativo per il progetto (giornaliero/settimanale/mensile) sull'asse X e le attività cumulative eseguite sull'asse Y, si otterrà un grafico a forma di lettera S.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/12/S_curva_modello.png Curva S /$$$img/
Curva S della lunghezza dei gasdotti nazionali negli Stati Uniti dal 1970 al 2015 Fonte ]
Una curva a S presenta due punti di inflessione. La crescita di un progetto è tipicamente lenta nelle prime fasi, perché i team si stanno abituando al settore o stanno comprendendo i requisiti.
Questi problemi iniziali vengono risolti al primo punto di inflessione e il progetto accelera, creando una pendenza verso l'alto. Al secondo punto di inflessione, il progetto matura, appiattendo lo stato.
La curva a S non è qualcosa di progettato o forzato, ma è semplicemente lo stato naturale di un progetto. L'unica cosa che si può forse influenzare è il punto in cui si verificano le inflessioni.
Importanza delle curve a S per il processo decisionale
La curva a S è uno degli strumenti più semplici a disposizione del project manager, ma offre vantaggi enormi. La curva a S visualizza una visione olistica del progetto e diventa una parte importante del processo decisionale processo decisionale . Ecco come.
Monitoraggio dello stato con le curve a S
All'inizio del progetto, tutti i manager fanno proiezioni su quanto tempo ci vorrà, quante persone servono, quali altre risorse servono, quanto costerà, ecc.
L'uso più comune di una curva a S è quello di mappare queste proiezioni con lo stato di avanzamento, servendo come un grande strumento di controllo reportistica sullo stato del progetto . I project manager possono visualizzare le variazioni sovrapponendo il grafico delle prestazioni attuali alla curva della proiezione.
Se si prende l'esempio della curva a S del National Gas Pipeline, la linea arancione è la proiezione e la linea blu è lo stato di avanzamento. Si può notare che dal 1870 al 1985 le prestazioni hanno superato i progetti.
Per un project manager, questo potrebbe essere un buon segno, tenuto conto dei costi e delle conseguenze associate.
Previsione delle esigenze del progetto
La curva a S è anche un ottimo modo per prevedere quando il progetto avrà bisogno di risorse o investimenti massimi. Ad esempio, in un progetto di sviluppo di un prodotto software, la fase del prodotto minimo realizzabile (MVP) non richiederà tante risorse quanto quella in cui il client accetta l'MVP e commissiona il prodotto.
Mappando il punto di inflessione (accettazione dell'MVP), i gestori del team possono prevedere quando saranno necessari ulteriori membri del team. Possono anche prevedere la flessione necessaria al sistema durante il ciclo di vita del progetto, il che aiuta a creare piani di backup.
Piano di scenario
Variando gli input della curva a S, è possibile pianificare potenziali scenari. Ad esempio, si può vedere se i costi diminuiscono quando si allunga la durata del progetto. Oppure si può aumentare la dimensione del team di progetto per spostare il primo punto di inflessione verso sinistra.
In questo modo è possibile pianificare e visualizzare varie possibilità e prevedere ragionevolmente i risultati.
Gestire il flusso di cassa
Ogni manager cerca di completare il progetto entro il budget assegnatogli. Tuttavia, quasi 60% delle organizzazioni superano i budget. Ciò avviene gradualmente e in piccoli incrementi, passando inosservato.
Una curva a S può evitare che ciò accada. I project manager possono fare previsioni sul flusso di cassa sovrapponendo le spese pianificate su una curva a S con la sequenza temporale di rilascio dei fondi (che si trova nel modello di budget del progetto).
Se si sfora, si può rinegoziare il budget o ridurre l'ambito. Se sono al di sotto del budget, possono aggiungere risorse o mostrare risparmi.
Tipi di curve a S
Sebbene la curva S sia un termine generico che comprende diversi grafici a forma di lettera, non tutti sono uguali. Diversi tipi di curve a S servono a scopi differenti, offerti da vari strumenti di visualizzazione dei dati . Ecco i più comuni.
Curva S di base
È il piano/progetto fatto dal project manager all'inizio. In genere, questa pianificazione del progetto delinea il lavoro richiesto, il costo e la sequenza dei lavori da consegnare.
Imposta la linea di base per tutti i lavori futuri, da cui il nome. Anche se in genere non viene modificata, a volte le modifiche inevitabili dell'ambito o del programma possono indurre i manager a modificare anche la curva a S di base.
Curva S di traguardo
Viene utilizzata per monitorare lo stato di avanzamento del progetto nel corso della sua realizzazione. Mappa i vari elementi del progetto sulla base di dati reali, spesso in tempo reale. Se la curva a S del traguardo si interseca con la curva a S della linea di base, il progetto è in forma, cioè sta procedendo come previsto.
Eventuali variazioni potrebbero richiedere interventi, come l'assegnazione di maggiori risorse o l'aggiunta di investimenti.
Curva a banana
Una curva a banana è il tracciato di due curve a S sullo stesso grafico. Per istanza, durante la pianificazione di un progetto, si possono considerare le date di inizio/fine e le date di fine e mapparle tutte su un grafico.
Le curve a S che si intersecano assumeranno la forma di una banana, mostrando la percorso critico e la quantità di galleggiante/galleggiante libero di cui si dispone.
Casi d'uso della curva a S
Sebbene sia possibile creare curve a S per qualsiasi parametro correlato, ecco quelli che i project manager trovano più utili.
- Curva a S del costo e del tempo: Mappa il tempo sull'asse orizzontale e il costo di esecuzione del progetto sull'asse verticale. Questa curva a S aiuta a monitorare i costi nel corso del ciclo di vita di un progetto
- Curva a S del fatturato rispetto al tempo: Mappa i dati del progetto commerciale nel tempo. Questa curva a S aiuta a identificare il punto di pareggio e il potenziale ROI
- Curva a S delle ore di lavoro rispetto al tempo: Mappa il tempo necessario per completare il progetto nelle diverse fasi. La curva a S aiuta a stimare e a valutare i tempi di realizzazione del progettol'allocazione delle risorse Sebbene le curve a S siano flessibili e utili per tutti gli scenari, presentano anche dei limiti.
Limiti delle curve a S
La forma della curva a S di per sé non è molto significativa, se non per il fatto che è una dichiarazione di fatto su come una situazione si evolve naturalmente. Cumulativamente, è probabile che la maggior parte dei punti di dati assuma una forma a S quando viene tracciata.
Per estensione, una curva a S non suggerisce quali azioni debbano essere intraprese, al di là di quanto possano fare fondi o risorse aggiuntive. Questo limita la risoluzione creativa dei problemi.
Una curva a S non tiene conto di circostanze impreviste o fattori esterni, come una pandemia o il lancio di un prodotto simile da parte di un concorrente. È un grafico di eventi in cui tutto rimane costante.
Inoltre, non riflette l'evoluzione dinamica del mercato. La curva a S potrebbe avere un limite nel prendere decisioni per competere in un mercato in continua evoluzione.
Questi limiti sono simili a quelli di qualsiasi strumento o struttura progettata per uno scopo specifico. In dipendenza dell'uso che se ne fa, le curve a S possono essere estremamente utili. Ecco come.
Come creare una curva a S
Per creare una curva a S, tutto ciò che serve sono i dati. Una volta che si dispone di dati, è possibile creare una curva a S su qualsiasi foglio di calcolo o software di mappatura della mente .
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/12/clickup-mind-map.png mappa mentale di ClickUp /$$$img/
Costruire mappe mentali in ClickUp per suddividere le idee principali
1. Raccogliere i dati
Per le curve a S di base del project management, sono necessari dati sui tempi, sui costi, sulle risorse necessarie, sulle opportunità di guadagno, ecc. Raccoglieteli tutti su una scala standard.
Se scegliete una curva a S tempo vs. x, potreste anche includere le attività cardine. Ad esempio, se si tratta di un progetto di sviluppo di un prodotto software, le attività cardine sarebbero: prototipo, test degli utenti, lancio dell'MVP, lancio della beta, ecc. La mappatura aiuta a correlare i punti di inflessione naturali alle attività cardine del progetto. Se si sta già utilizzando un sistema di un software di project management visivo come ClickUp, è probabile che abbiate raccolto questi dati nel corso del tempo.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2019/03/Visualize-1400x801.png Grafico Gantt di ClickUp /$$$img/
Rendete più facile la comprensione della Sequenza del progetto con un diagramma di rete, il grafico di Gantt di ClickUp o un altro metodo
2. Selezione dei dati necessari
Durante la gestione dei progetti su ClickUp, è probabile che si disponga di un'ampia gamma di informazioni:
- Attività
- Attività cardine
- Sequenze
- Priorità
- Date di scadenza e date di consegna effettive
- Durata stimata e tempo effettivo monitorato
- Carichi di lavoro per ogni membro del team
Selezionate i dati necessari in dipendenza dell'analisi che volete fare. Potrebbe trattarsi di dati cumulativi in tempo reale. La lavagna online di ClickUp è un ottimo modo per visualizzare i flussi di lavoro, combinare tutti questi elementi e vederli in un unico posto.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/05/ClickUp-Whiteboards-Brainstorm-1400x945.png Lavagne online di ClickUp /$$$img/
Brainstorming, aggiunta di note e raccolta delle idee migliori con le lavagne online ClickUp
3. Tracciate la vostra curva a S
Una volta selezionati i due punti di dati con cui si desidera disegnare una curva a S, si è pronti a tracciarli! Ad esempio, se si desidera creare una curva ad S grafico della combustione il dashboard di ClickUp consente di crearli automaticamente.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/12/Burn-up-chart-1400x554.png Grafico di masterizzazione /$$$img/
Widget del grafico Burn up sprint in Dashboard
Il diagramma di flusso cumulativo può anche aiutare a monitorare lo stato di avanzamento effettivo del progetto rispetto a quello previsto su una curva a S. Con lo stato di avanzamento del progetto, è possibile creare widget per tutti i punti di dati necessari. È anche possibile personalizzare l'origine dei dati per ottenere una reportistica granulare che misuri lo stato di avanzamento.
4. Agite con la vostra curva a S
Una volta che il vostro grafico è pronto, utilizzate l'area di lavoro di ClickUp per dare un senso alle informazioni. Aggiungete forme, grafici, diagrammi e altri elementi visivi alla vostra curva a S per presentare un contesto completo.
Aprire ClickUp Mappe mentali per capire le connessioni tra elementi, attività e progetti. Potete anche utilizzare i nostri modelli di diagrammi di flusso dei dati per visualizzare come le vostre decisioni su qualsiasi parametro possono influenzare gli altri. Ottimizzare i flussi di lavoro e prendere decisioni migliori sulla base di grafici e diagrammi basati sui dati.
Risalite la curva S con ClickUp
L'esito positivo di un project manager è definito dalla consegna "in tempo e nel budget" La sfida più grande che i project manager devono affrontare per raggiungere questo obiettivo è la mancanza di visibilità. Spesso sono troppo concentrati sugli alberi e si perdono la foresta, anche se inavvertitamente.
ClickUp strumento per il project management è stato progettato per evitare tutto ciò. Con ClickUp è possibile entrare nel dettaglio di qualsiasi aspetto di un progetto, come attività, sottoattività, liste di controllo e così via.
È anche possibile ingrandire e vedere il quadro generale sul dashboard ogni giorno, aggiornato in tempo reale.
La curva a S è solo una delle decine di grafici e diagrammi a cui potete accedere su ClickUp. Schede Kanban, sequenze temporali, viste Tabella, obiettivi, monitoraggio del tempo e decine di integrazioni esterne vi offrono tutto ciò di cui avete bisogno per procedere come previsto.