Come creare un programma di lavoro efficace

Nella gestione della catena di fornitura, la consegna delle merci "puntuale e completa" è fondamentale. Nella moderna produttività si preferisce la "produzione just-in-time". Anche i media fissano le date di pubblicazione dei progetti con mesi, se non anni, di anticipo.

Una scadenza è una delle prime cose che i leader decidono in ambito aziendale. Poi i team lavorano a partire da quella data per pianificare la consegna. Nella terminologia del project management, questo si chiama piano di lavoro. Questo post del blog analizza in dettaglio il programma di workback e si concentra su come crearne uno per il vostro progetto.

Che cos'è un piano di lavoro?

Una workback schedule è una pianificazione del progetto strumento di piano in cui i manager impostano obiettivi e attività cardine in ordine inverso, a partire dalla scadenza finale. Come in ogni pianificazione di progetto, si mappano tutte le attività, si identificano le risorse e si stima la durata/il lavoro richiesto. A differenza di altri metodi, si inizierà a il monitoraggio degli obiettivi con l'attività cardine finale e il calendario a ritroso.

Supponiamo che il team di ricerca debba presentare una relazione entro il 31 dicembre. La stesura di un rapporto comporterà i seguenti passaggi: revisione della letteratura, conduzione di un sondaggio, analisi delle risposte, stesura del rapporto, visualizzazione dei grafici e, infine, correzione delle bozze per l'invio. Il vostro programma di lavoro sarà il seguente.

In base a questo piano di lavoro, dovrete iniziare il lavoro entro il 6 dicembre. Tuttavia, in caso di festività o altri imprevisti, dovrete adattare il programma del progetto di conseguenza.

Perché i piani di lavoro sono importanti?

Un piano di riserva incoraggia a iniziare il lavoro pensando alla fine. Aiuta a concentrarsi sul risultato finale, a pianificare le attività in modo efficiente e a snellire la produttività. Ecco come.

Garantire la fattibilità: I manager usano un piano di lavoro per valutare se sono in grado di consegnare il progetto entro la scadenza. Per esempio, nell'esempio precedente, se la scadenza era a meno di 25 giorni da oggi, è impossibile completare il progetto entro quella data. Con queste informazioni è possibile chiedere un'estensione della scadenza o ottenere risorse aggiuntive.

Allineare i membri del team: Un piano di lavoro mostra chiaramente le dipendenze tra le attività e i membri del team. Promuove una migliore collaborazione, coinvolgendo il team verso la scadenza finale.

Negoziazione dell'ambito: Se la scadenza del progetto non è negoziabile, potete negoziare una riduzione dell'ambito con lo sponsor o il client del progetto. Definire le priorità del lavoro in base alle modifiche concordate e completare le attività cruciali per garantire risultati di alta qualità.

Programmazione delle risorse: Con scadenze costanti, è possibile scegliere le risorse in modo efficace. Per istanza, se qualcuno del team sta inseguendo un'altra scadenza, non lo si vorrà includere. Oppure, se qualcuno sta lavorando a un'attività non critica, si può riassegnare il compito e includerlo nella pianificazione. Inoltre, aiuta i membri del team a vedere le date critiche per pianificare di conseguenza le loro ferie.

Come creare un piano di lavoro?

Prima di creare un piano di workback, è necessario definire i punti fondamentali: l'ambito del progetto, le risorse necessarie e la scadenza finale.

1. Delineare l'ambito del progetto

Come per ogni pianificazione del progetto, è necessario comprendere i requisiti. Alcune domande da porsi sono le seguenti.

• Qual è l'obiettivooggetto del progetto? Esempio: Sviluppare un'app mobile per acquisire informazioni sui fornitori per l'onboarding
• Come viene definito l'output? Esempio: È necessario acquisire i campi nome, numero di cellulare e ID email e memorizzarli automaticamente nel database di gestione dei fornitori
• Chi deve approvare? Esempio: Sponsor del progetto e analista della qualità
• Su quali piattaforme deve lavorare l'app? Esempio: Android e iOS
• Qual è la scadenza finale?

In base alla natura del progetto, prima di creare un piano di lavoro, è necessario comprendere tutti gli altri dettagli e le aspettative applicabili. Se il progetto è troppo complesso, suddividetelo in fasi del progetto per una gestione più semplice.

Poi, dividete ulteriormente in attività. Classificate le attività in base alla priorità, in modo da poter eliminare quelle a bassa priorità nel caso in cui non sia possibile consegnare l'intero lavoro entro la scadenza. Infine, fate stime precise del lavoro richiesto per ogni attività per il vostro piano di rientro.

2. Identificare le risorse necessarie

Come indicato in precedenza, per una semplice applicazione mobile sono necessari un UX writer, un designer, uno sviluppatore Android, uno sviluppatore iOS, un analista della qualità e un project manager. A un'analisi più approfondita, vi renderete conto che non avete bisogno di tutte le risorse per l'intero progetto. Quindi, stimate il numero di ore di ciascuna di esse necessarie per massimizzare il tempo a disposizione l'utilizzo delle risorse .

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3. Scegliere uno strumento di pianificazione del workback

Un piano di workback richiede un piano creativo. È necessario lavorare a ritroso a partire da una scadenza specifica, organizzando le attività e le dipendenze per adattarle a un programma predeterminato. I project manager hanno bisogno di uno strumento di facile utilizzo che gestisca tutto. ClickUp strumento di project management offre funzionalità/funzione che possono rendere questo lavoro semplice su più progetti.

• Attività di ClickUp , attività secondarie e liste di controllo per suddividere il progetto in modo gerarchico
• ClickUp Mappe mentali per visualizzare il flusso di lavoro del progetto
• Profili utente per assegnare attività e collaborare nel contesto di ogni attività
• Visualizzazione del calendario per vedere l'intero ciclo di vita del progetto
• Semplici funzionalità di drag-and-drop per il piano di scenario

4. Creazione di piani di recupero a partire dalla data di consegna

Aprite il vostro strumento di pianificazione e iniziare dalla fine.

• Per prima cosa, programmare l'ultima attività alla data di consegna, cioè alla scadenza
• Quindi, impostare le date di scadenza per ogni attività a ritroso dalla data di consegna alla data di inizio. In ClickUp Tasks è possibile aggiungere la data di inizio e di scadenza per ogni attività e sottoattività da pianificare con precisione
• Assegnare gli utenti alle attività. Utilizzate ClickUp per assegnare più utenti a una singola attività. Aggiungere visualizzatori, che possono vedere commenti e altri dettagli
• Connessionele attività dipendenti e taggarli se necessario

5. Rivedere e perfezionare il piano di lavoro

Dopo aver pianificato ogni dettaglio, è il momento di fare un passaggio e assicurarsi che tutto funzioni al meglio. ClickUp offre tre visualizzazioni che rendono la pianificazione del workback incredibilmente semplice.

Visualizzazione del calendario di ClickUp

Gestite e organizzate i progetti e programmate le attività nella flessibile visualizzazione Calendario per mantenere i team in sincronizzazione

Visualizzate il progetto su un calendario per giorno, settimana o mese con il drag-and-drop gestione delle attività . Evitate di assegnare attività nei giorni di riposo settimanale. Controllate se avete assegnato attività multiple o sovrapposte alla stessa persona nello stesso giorno. Sincronizzate i calendari di Google Calendar o di qualsiasi altro strumento di pianificazione moderno che state utilizzando per confermare la disponibilità aggiornata.

Vista Gantt di ClickUp

Ordinare le attività in modo semplice e veloce e creare visualizzazioni a cascata con un solo clic per essere sempre all'avanguardia e dare priorità alle cose importanti

Un grafico Gantt mostra lo stato di avanzamento del progetto lungo una sequenza temporale, in genere sotto forma di grafico a barre. Un semplice grafico Gantt ha il seguente aspetto.

La vista Gantt di ClickUp semplifica anche i progetti più complessi. È possibile

• Visualizzare le Sequenze e le attività cardine del progetto
• Aggiungere le dipendenze selezionando due attività e tracciando una linea tra loro
• Riprogrammare visivamente le singole attività e i gruppi trascinandoli e rilasciandoli
• Bloccare le attività che hanno dipendenze da quelle incomplete, evitando che i membri del team inizino inavvertitamente il lavoro su di esse

Inoltre, ogni volta che si modificano i dettagli dell'attività nella finestra di dialogo Grafico Gantt la notifica viene inviata a tutti gli utenti dell'attività, assicurando che tutti siano sulla stessa pagina. Ecco alcuni Modelli di progetti con grafico Gantt per iniziare.

Vista Carico di lavoro di ClickUp

Usate ClickUp per automatizzare il vostro carico di lavoro con oltre 100 automazioni, un pratico assistente IA e una vista Carico di lavoro unificata

Una volta impostati tutti i dettagli, la vista Carico di lavoro, cioè la visualizzazione del capacità del team, cioè la vista del carico di lavoro sembrerà corretta. Tuttavia, è possibile identificare se si è sovraccaricato qualcuno, se si è programmato quando non è disponibile o se si sono assegnate attività al di là delle sue capacità.

Utilizzate la Vista Carico di lavoro di ClickUp per visualizzare chi è in vantaggio o in ritardo e trascinare facilmente le attività per riallocare le risorse

Infine, utilizzate la funzione Vista Riquadro ClickUp per chiudere le questioni in sospeso.

La vista Riquadro consente di visualizzare i lavori del team, i risultati ottenuti e la capacità di lavoro

Suggerimenti e strategie per il piano di lavoro

Dopo aver trattato le nozioni di base, passiamo ad alcune strategie e consigli pratici per ottimizzare la pianificazione del workback.

Sincronizzazione del calendario delle ferie e delle assenze

Per evitare inutili stress, sincronizzate direttamente il calendario delle ferie della vostra organizzazione con ClickUp. Inoltre, incoraggiate i membri del team a sincronizzare i loro calendari Google con ClickUp.

Aggiungere date di inizio e di scadenza per tutte le attività

Per visualizzare lo stato di avanzamento del progetto su un grafico Gantt, aggiungete le date di inizio e di scadenza a tutte le attività e simulate l'esito positivo del progetto.

Aggiungere la durata stimata

Stimate la durata stimata di tutte le attività per prevedere in anticipo il carico di lavoro, in modo da poter fare una stima del tempo necessario per il completamento del progetto piani di emergenza se qualcosa richiede più tempo.

Identificare i prerequisiti e raccoglierli in anticipo

Guardate il vostro progetto i materiali da consegnare e identificare i prerequisiti. Ad esempio, se state costruendo un'app per dispositivi mobili, avrete bisogno di un ambiente sandbox, di linee guida per il marchio, dell'accesso a un account di sviluppatore iOS e altro ancora.

Puntate sulla flessibilità, non sulla perfezione

Non esiste un programma ideale. È prevedibile che i membri del team si ammalino, che i voli siano in ritardo, che l'ambiente di sviluppo cloud abbia dei tempi di inattività, ecc. Quindi, create un piano di backup per affrontare questi ragionevoli ostacoli.

Piano per il tempo cuscinetto

Non è mai consigliabile programmare le attività fino all'ultimo minuto. I programmi stretti e rigidi non sono solo inefficienti, ma anche molto stressanti. Quindi, costruite un po' di tempo cuscinetto per la consegna finale e le attività cardine.

Costruire un programma di lavoro infallibile con ClickUp

La pianificazione del workback può essere impopolare perché ci toglie flessibilità e ci rende responsabili di rispettare le scadenze. Tuttavia, i progetti con scadenze ravvicinate sono una cosa normale e la pianificazione del workback è lo strumento migliore per affrontarli.

Lo strumento di project management di ClickUp tiene conto della possibilità che si verifichino interruzioni durante un progetto. Sfruttate le oltre 15 visualizzazioni per gestire i dettagli e ottenere una visione olistica con un semplice pulsante. Personalizzate tutti gli aspetti della pianificazione, tra cui attività, sottoattività, liste di controllo, stati, tag, ecc. Iniziate gratis la vostra pianificazione di workback iscriviti a ClickUp oggi.