Nella gestione della catena di approvvigionamento, la consegna delle merci "in tempo e per intero" è fondamentale. Nella produzione moderna, si preferisce la "produzione just-in-time". Anche i media fissano le date di pubblicazione con mesi, se non anni, di anticipo per i progetti.
Una delle prime cose che i leader decidono in ambito aziendale è la scadenza. Quindi, i team lavorano a ritroso da quella data per pianificare la consegna. Nella terminologia del project management, questo processo è chiamato programma di lavoro a ritroso. Questo post del blog esamina in dettaglio il programma di lavoro a ritroso e si concentra su come crearne uno per il tuo progetto.
Che cos'è un programma di lavoro a ritroso?
Un programma di lavoro a ritroso è uno strumento di pianificazione dei progetti in cui i manager fissano obiettivi e attività cardine in ordine inverso, partendo dalla scadenza finale. Come per qualsiasi programma di progetto, dovrai mappare tutte le attività, identificare le risorse e stimare il tempo/lavoro richiesto. Successivamente, a differenza di altri metodi, inizierai il monitoraggio degli obiettivi partendo dall'attività cardine finale e programmando a ritroso.
Supponiamo che il tuo team di ricerca debba presentare una relazione entro il 31 dicembre. La stesura della relazione comporterà i seguenti passaggi: revisione della letteratura, conduzione di un sondaggio, analisi delle risposte, stesura della relazione, visualizzazione dei grafici e, infine, revisione prima dell’invio. Il tuo programma di lavoro sarebbe il seguente.
| Attività cardine | Lavoro richiesto in giorni | Scadenza |
| Invio | – | 31 dicembre |
| Revisione | 3 | 28 dicembre |
| Visualizzazione | 2 | 26 dicembre |
| Scrittura | 5 | 21 dicembre |
| Analisi | 5 | 16 dicembre |
| Sondaggio | 7 | 9 dicembre |
| Rassegna della letteratura | 3 | 6 dicembre |
In base a questo programma di lavoro, è necessario iniziare a lavorare entro il 6 dicembre. Tuttavia, è necessario adeguare il programma del progetto di conseguenza in caso di festività e altre contingenze.
Perché i programmi di lavoro a ritroso sono importanti?
Un programma di lavoro a ritroso ti incoraggia a iniziare con l'obiettivo finale in mente. Ti aiuta a concentrarti sul risultato finale, a pianificare le attività in modo efficiente e a ottimizzare la produzione. Ecco come.
Garantire la fattibilità: i manager utilizzano un programma di lavoro a ritroso per valutare se sono in grado di consegnare il progetto entro la scadenza. Ad esempio, nell'esempio sopra riportato, se la scadenza fosse inferiore a 25 giorni da oggi, sarebbe impossibile completarlo entro tale data. È possibile richiedere un'estensione della scadenza o ottenere risorse aggiuntive con queste informazioni.
Allineamento dei membri del team: un programma di lavoro a ritroso mostrerà chiaramente le dipendenze tra le attività e i membri del team. Favorisce una migliore collaborazione, riunendo il team verso la scadenza finale.
Negoziazione dell'ambito: se la scadenza del progetto non è negoziabile, puoi negoziare una riduzione dell'ambito con lo sponsor del progetto o il client. Dai priorità al lavoro in base alle modifiche concordate e completa le attività cruciali per garantire risultati di alta qualità.
Pianificazione delle risorse: con scadenze costanti, puoi scegliere le tue risorse in modo efficace. Ad esempio, se un membro del team sta cercando di rispettare un'altra scadenza, non vorrai includerlo. Oppure, se qualcuno sta lavorando a un'attività non critica, potresti riassegnarla e includerlo nella tua pianificazione. Inoltre, aiuta i membri del team a vedere le date critiche per pianificare di conseguenza il loro tempo libero.
Come creare un programma di lavoro a ritroso?
Prima di creare un programma di lavoro a ritroso, definisci gli elementi fondamentali: l'ambito del progetto, le risorse necessarie e la scadenza finale.
1. Delineare l'ambito del progetto
Come per qualsiasi programma di progetto, è necessario comprendere i requisiti. Alcune domande da porsi sono le seguenti.
- Qual è l'obiettivo del progetto? Esempio: sviluppare un'app mobile per acquisire le informazioni dei fornitori per l'onboarding
- Come viene definito il risultato? Esempio: è necessario acquisire i campi nome, numero di cellulare e ID email e salvarli automaticamente nel database di gestione dei fornitori
- Chi deve approvare? Esempio: sponsor del progetto e analista della qualità
- Su quali piattaforme dovrebbe funzionare l'app? Esempio: Android e iOS
- Qual è la scadenza finale?
In base alla natura del tuo progetto, comprendi tutti gli altri dettagli e le aspettative applicabili prima di creare un programma di lavoro. Se è troppo complesso, suddividilo in fasi di progetto per una gestione più semplice.
Quindi, suddividi ulteriormente le attività. Classifica le attività in base alla priorità in modo da poter eliminare quelle a bassa priorità nel caso in cui l'intera consegna risultasse impossibile entro la scadenza. Infine, effettua stime precise del lavoro richiesto per ciascuna attività per il tuo programma di lavoro a ritroso.
2. Identifica le risorse necessarie
Come descritto sopra, una semplice applicazione mobile richiederà uno scrittore UX, un designer, uno sviluppatore Android, uno sviluppatore iOS, un analista della qualità e un project manager. Con un'analisi più approfondita, vi renderete conto che non sono necessarie tutte le risorse per l'intero progetto. Quindi, stimare quante ore di ciascuna sono necessarie per massimizzare l'utilizzo delle risorse.
3. Scegli uno strumento per la pianificazione workback
Un programma di lavoro a ritroso richiede una pianificazione creativa. È necessario lavorare a ritroso a partire da una scadenza specifica, organizzando le attività e le dipendenze in modo che si adattino a un programma prestabilito. I project manager hanno bisogno di uno strumento intuitivo e facile da usare che gestisca tutto. Lo strumento di project management ClickUp offre funzionalità che rendono questo compito semplice su più progetti.
- ClickUp Attività, attività secondarie e liste di controllo per suddividere il tuo progetto in modo gerarchico
- ClickUp Mappe mentali per visualizzare il flusso di lavoro del progetto
- Profili utente per assegnare attività e collaborare nel contesto di ciascuna attività
- Visualizzazione del Calendario per vedere l'intero ciclo di vita del progetto
- Semplici funzionalità drag-and-drop per la pianificazione degli scenari
4. Crea programmi di lavoro a ritroso a partire dalla data di consegna
Apri il tuo strumento di pianificazione e inizia dalla fine.
- In primo luogo, pianifica l'attività finale alla data di consegna, ovvero alla scadenza
- Quindi, imposta le date di scadenza per ogni attività a ritroso dalla data di consegna alla data di inizio. In attività di ClickUp, puoi aggiungere la data di inizio e di scadenza per ogni attività e sottoattività per pianificare con precisione
- Assegna gli utenti alle attività. Utilizza ClickUp per assegnare più utenti a una singola attività. Aggiungi visualizzatori, che possono vedere i commenti e altri dettagli
- Collega le attività dipendenti e taggale se necessario
5. Rivedi e perfeziona il tuo programma di lavoro
Ora che hai pianificato ogni dettaglio, è il momento di fare un passo indietro e assicurarti che tutto funzioni correttamente. ClickUp offre tre visualizzazioni che rendono la pianificazione del workback incredibilmente semplice.
Visualizzazione calendario ClickUp
Visualizza il tuo progetto su un calendario giornaliero, settimanale o mensile con la gestione delle attività tramite drag-and-drop. Evita di assegnare attività nei giorni di riposo settimanali. Controlla se hai assegnato attività sovrapposte o multiple alla stessa persona nello stesso giorno. Esegui la sincronizzazione dei tuoi calendari Google o di qualsiasi altro strumento di pianificazione moderno che potresti utilizzare per confermare la disponibilità aggiornata.
Visualizzazione della vista Gantt in ClickUp
Un diagramma di Gantt mostra lo stato di avanzamento del progetto lungo una sequenza, solitamente sotto forma di grafico a barre. Un semplice diagramma di Gantt avrà questo aspetto.
La vista Gantt di ClickUp semplifica anche i progetti più complessi. È possibile
- Visualizza le sequenze e le attività cardine dei progetti
- Aggiungi dipendenze selezionando due attività e tracciando una linea tra di esse
- Riprogramma singole attività e gruppi in modo visivo trascinando e rilasciando le attività
- Blocca le attività che hanno una dipendenza da altre incomplete, impedendo ai membri del team di iniziare inavvertitamente a lavorarci
Inoltre, ogni volta che modifichi i dettagli di un'attività nel diagramma di Gantt, la notifica viene inviata a tutti gli utenti coinvolti nell'attività, assicurando che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Ecco alcuni modelli di progetto con diagramma di Gantt per iniziare.
Vista Carico di lavoro di ClickUp
Una volta effettuate tutte le impostazioni, la vista Carico di lavoro, ovvero la vista della capacità del team, apparirà corretta. Tuttavia, è possibile identificare se qualcuno è stato sovraccaricato, se sono stati pianificati compiti quando non è disponibile o se sono stati assegnati compiti oltre la sua capacità.
Infine, usa la vista Riquadro di ClickUp per sistemare gli ultimi dettagli.
Suggerimenti e strategie per i programmi di lavoro
Ora che abbiamo trattato le nozioni di base, passiamo ad alcune strategie pratiche e consigli per aiutarti a ottimizzare il tuo programma di lavoro.
Esecuzione della sincronizzazione del calendario delle ferie e dei giorni di riposo
Evita stress inutili tramite la sincronizzazione diretta del calendario delle festività della tua organizzazione con ClickUp. Inoltre, incoraggia i membri del team a sincronizzare i loro calendari Google con ClickUp.
Aggiungi le date di inizio e di scadenza per tutte le attività
Per visualizzare lo stato di avanzamento del progetto su un diagramma di Gantt, aggiungi la data di inizio del progetto e le date di scadenza a tutte le attività e simula come sarà l'esito positivo del completamento del progetto.
Aggiungi durate stimate
Stima la durata delle attività per prevedere in anticipo il carico di lavoro, in modo da poter elaborare piani di emergenza nel caso in cui qualcosa richieda più tempo del previsto.
Identifica i prerequisiti e raccoglili in anticipo
Esamina criticamente i risultati finali del tuo progetto e identifica i prerequisiti. Ad esempio, se stai sviluppando un'app mobile, avrai bisogno di un ambiente sandbox, linee guida sul marchio, accesso a un account sviluppatore iOS e altro ancora.
Punta alla flessibilità, non alla perfezione
Non esiste un programma ideale. È normale che i membri del team si ammalino, che i voli subiscano ritardi, che l'ambiente di sviluppo cloud abbia tempi di inattività, ecc. Quindi, crea un piano di backup per affrontare tali ostacoli ragionevoli.
Piano per un margine di tempo
Non è mai consigliabile pianificare le attività all'ultimo minuto. I programmi rigidi e serrati non solo sono inefficienti, ma anche molto stressanti. Quindi, prevedi un po' di tempo di margine per la consegna finale e le attività cardine.
Crea un programma di lavoro a ritroso infallibile con ClickUp
La pianificazione a ritroso può essere impopolare perché elimina la flessibilità e ci rende responsabili del rispetto delle scadenze. Tuttavia, i progetti con scadenze strette sono all'ordine del giorno e un programma a ritroso è lo strumento migliore per affrontarli.
Lo strumento di project management ClickUp tiene conto della possibilità che si verifichino interruzioni durante un progetto. Sfrutta le oltre 15 visualizzazioni per gestire i dettagli e ottenere una visione d'insieme con un semplice clic. Personalizza tutti gli aspetti del programma, inclusi compiti, sotto-compiti, liste di controllo, stati, tag, ecc. Inizia a creare gratis il tuo programma di lavoro: registrati oggi stesso su ClickUp.