Jika Anda pernah mengalami kesulitan dalam mengelola vendor, pemasok, dan informasi penting mereka secara manual, panduan ini cocok untuk Anda! Kami akan mengupas kekuatan dan kesederhanaan penggunaan templat daftar vendor untuk merampingkan operasi bisnis Anda dan meningkatkan efisiensi ke tingkat yang lebih tinggi.
Dalam dunia bisnis yang bergerak cepat dan dinamis, memiliki daftar vendor yang terorganisir dengan baik dan terbaru sangat diperlukan. Namun, melacak banyak sekali pemasok, detail kontak, katalog produk, dan metrik kinerja mereka dapat dengan cepat menjadi sangat melelahkan.
Baik Anda adalah perusahaan rintisan kecil maupun perusahaan yang sudah mapan, mengelola vendor secara efektif sangat penting untuk kelancaran operasional, manajemen rantai pasokan yang lancar, dan eksekusi proyek yang sukses!
Apa yang dimaksud dengan Templat Daftar Vendor?
Templat daftar vendor mencatat dan mengatur semua perusahaan yang Anda bayar untuk menghasilkan pekerjaan, menyediakan pasokan, atau menawarkan layanan atas nama Anda. Tergantung pada kebutuhan Anda, templat vendor terbaik dapat membantu Anda mencapai tujuan seperti:
- Memberi peringkat vendor potensial berdasarkan kategori standar, seperti poin harga dan kemampuan mereka untuk bekerja sama dengan Anda
- Membuat formulir perjanjian yang lebih terstandardisasi untuk vendor baru dan vendor saat ini
- Mengevaluasi vendor saat ini berdasarkan pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya untuk organisasi Anda
- Menstandarkan audit pemasok Anda untuk menciptakan lingkungan yang adil dan dapat diprediksi bagi vendor
- Mengatur kontak vendor dalam satu lembar referensi
- Menyederhanakan manajemen acara melalui sumber daya pusat untuk perencanaan acara dan manajemen vendor
Bayangkan betapa mudahnya Anda eksekusi proyek Anda menjadi ketika Anda telah menstandarkan semua sumber daya tersebut dalam templat daftar vendor, terutama untuk pekerjaan yang bergantung pada kemitraan vendor. Sama seperti Templat SOP tingkat standarisasi ini menghemat waktu semua orang dan memungkinkan kemitraan yang lebih strategis.
Tetapi, tentu saja, itu hanya benar jika Anda menemukan templat daftar vendor yang tepat untuk organisasi Anda.
Apa yang Membuat Templat Daftar Vendor yang Baik?
Templat daftar vendor terbaik memiliki beberapa karakteristik umum:
- Kemudahan penggunaan: Waktu orientasi yang tidak perlu mengurangi produktivitas Anda, sehingga siapa pun di tim Anda harus dapat langsung menggunakan atau memperbarui templat dengan segera
- Integrasi: Templat yang tidak terintegrasi dengan manajemen kerja Anda danalat penentuan prioritas berisiko hidup dalam isolasi di mana tidak ada yang dapat menemukannya dan menjadi sulit untuk diperbarui
- Fleksibilitas: Templat daftar vendor terbaik lebih dari sekadar spreadsheet dan harus cukup fleksibel untuk menyesuaikan formatnya agar sesuai dengan informasi yang ditampungnya
- Kustomisasi: Carilah templat yang memungkinkan Anda untuk memperbarui dan menyesuaikan masing-masing bidang dan kolom sehingga sesuai dengan situasi dan organisasi Anda
- Minimalisme: Semakin sedikit informasi yang tidak perlu yang disertakan dalam templat, semakin mudah bagi Anda dan tim untuk menemukan informasi yang Anda butuhkan dengan cepat
Templat daftar vendor hanya sebagus kesibukan yang dieliminasi oleh desainnya. Ketika mengevaluasi template daftar vendor, cari karakteristik tersebut untuk memastikan bahwa penerapannya akan meningkatkan produktivitas Anda.
10 Templat Daftar Vendor yang Akan Digunakan pada Tahun 2024
Tidak ada dua templat daftar vendor yang sama. Setiap templat daftar vendor di bawah ini mencakup berbagai informasi yang mungkin Anda perlukan, mulai dari perjanjian standar hingga templat tugas audit, daftar kontak, dan templat manajemen acara.
Namun mereka memiliki satu kesamaan: fokus utama untuk membantu Anda menyelesaikan tugas spesifik yang terkait dengan manajemen vendor secara lebih efisien setiap kali tugas itu muncul. Itulah mengapa kami menyukai mereka dan mengapa kami memilih mereka untuk daftar ini.
1. Templat Daftar Periksa Manajemen Vendor ClickUp
Jadikan pengadaan dan manajemen vendor lebih mudah dari sebelumnya dengan templat daftar periksa Clickup
Ingin mengevaluasi beberapa vendor untuk kelayakan mereka bermitra dengan perusahaan Anda? Daftar periksa vendor Templat Daftar Periksa Manajemen Vendor ClickUp ada di sini untuk membantu.
Templat daftar vendor ini adalah spreadsheet sederhana yang dirancang untuk membantu Anda mengevaluasi vendor yang berbeda berdasarkan kriteria standar, seperti struktur organisasi, kelangsungan hidup, logistik, ketepatan waktu, dan daya tanggap. Anda memberi nilai pada setiap vendor untuk kriteria ini menggunakan skala 1-5, kemudian memindahkannya melalui berbagai tahap tinjauan sebelum menutup kesepakatan.
Keindahan dari templat daftar vendor ini adalah kemampuan penyesuaiannya. Misalnya, Anda bisa secara dinamis mengganti kriteria yang berbeda berdasarkan hal yang paling penting bagi organisasi dan proses individual Anda. Templat ini juga berfungsi sebagai templat daftar kontak vendor, memungkinkan Anda untuk menambahkan email, nomor kontak, dan situs web untuk setiap vendor guna merampingkan tindak lanjut.
Bahkan, ini memungkinkan Anda untuk melangkah lebih dalam lagi. Anda bisa meminta setiap anggota tim untuk mengirimkan pendapat mereka tentang vendor tertentu melalui formulir penilaian vendor. Templat ini kemudian menghitung angka-angka ini untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang setiap mitra potensial yang ada di dalam daftar. Unduh Templat Ini
2. Templat Perjanjian Vendor ClickUp
Sederhanakan negosiasi vendor Anda dengan templat perjanjian standar
Setiap vendor yang bekerja sama dengan Anda membutuhkan perjanjian formal. Perjanjian tersebut harus menguraikan ruang lingkup pekerjaan, jadwal, ketentuan pembayaran, dan detail penting lainnya. Bagian terbaik dari Templat Perjanjian Vendor ClickUp adalah Anda tidak perlu membuat semua elemen ini dari awal.
Sebagai gantinya, Anda bisa menggunakan formulir standar untuk menentukan ketentuan hubungan bisnis Anda. Tambahkan beberapa branding khusus perusahaan di bagian atas, sesuaikan templat agar sesuai dengan layanan yang ingin Anda dapatkan, dan Anda siap menggunakannya.
Fleksibilitas adalah nama dari permainan ini. Misalnya, Anda bisa menyesuaikan templat daftar vendor untuk memperhitungkan situasi di mana Anda perlu melibatkan vendor yang berbeda, seperti sponsor di pameran dagang. Dari sana, duplikasi hanya memerlukan sedikit penyesuaian individual.
Jangan biarkan kerumitan kontrak vendor menghalangi Anda untuk membuat hubungan dengan vendor menjadi lebih efisien. Gunakan templat perjanjian vendor untuk memulai dengan langkah yang benar dengan setiap mitra yang Anda libatkan. Unduh Templat Ini
3. Daftar Master Vendor ClickUp
Buat daftar master mitra saat ini dan calon mitra dengan templat ClickUp ini
Meskipun dua templat pertama sangat penting untuk pengadaan, Anda juga perlu mengelola hubungan vendor Anda saat ini. Di situlah fungsi templat Templat Daftar Induk Vendor ClickUP masuk.
Daftar master vendor dimulai dengan formulir vendor tempat Anda memasukkan informasi umum, seperti nama dan informasi kontak. Dari sana, daftar kontak vendor mengisi daftar master mitra potensial dan calon mitra Anda dalam tampilan Tabel yang sederhana. Tentu saja, Anda masih bisa melakukan penyesuaian pada tampilan tersebut saat informasi vendor berubah.
Anda juga tidak perlu memperlakukan setiap vendor dalam daftar master vendor Anda dengan sama. Jika Anda memiliki vendor yang disetujui atau vendor pilihan, tandai masing-masing organisasi sebagai prioritas, dan mereka akan muncul di tampilan Vendor Prioritas.
Mencari mitra yang spesifik untuk lokasi tertentu? Tampilan Lokasi Vendor dapat membantu Anda berdasarkan informasi alamat surat yang Anda masukkan.
Templat daftar vendor juga termasuk Bidang Khusus sehingga Anda dapat mengatur daftar vendor Anda menggunakan kategori seperti Kualitas Layanan dan Jenis Persediaan. Terakhir, Anda dapat menetapkan status untuk setiap vendor berdasarkan hubungan mereka dengan Anda, termasuk Vendor Baru, Sedang Berlangsung, Selesai, atau Tidak Terlibat.
Seperti fitur ClickUp lainnya, Anda dapat menyesuaikan template vendor ini agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Unduh Templat Ini
4. Templat Retro Vendor ClickUp
Evaluasi hubungan vendor Anda dengan Templat Retro Vendor dari ClickUp
Evaluasi vendor sama pentingnya untuk hubungan sebelumnya dan yang sedang berlangsung seperti halnya untuk pengadaan penyedia layanan baru. Template Retro Vendor Template Retro Vendor ClickUp membuat evaluasi ini menjadi sangat mudah.
Dengan templat daftar vendor ini, Anda bisa dengan mudah mengevaluasi layanan yang diberikan vendor tertentu untuk organisasi Anda. Selain memberikan gambaran umum dasar dari perjanjian, template ini menghubungkan pernyataan kerja asli dan yang dijanjikan hasil kerja dengan hasil dan keluaran aktual yang diberikan.
Gunakan templat ini untuk:
- Membuat studi kasus tentang hubungan dengan vendor untuk referensi di masa mendatang
- Menegosiasikan persyaratan yang lebih baik sebelum pembaruan berdasarkan hasil aktual
- Menunjukkan kepada calon mitra baru seperti apa hubungan vendor yang sukses dalam proses pembelian mereka
- Menyimpan catatan pekerjaan yang telah diberikan vendor untuk mereka
Retro vendor Anda dapat menjadi bagian kualitatif yang penting untuk mengevaluasi vendor dan menggunakan sumber daya organisasi Anda dengan bijak. Unduh Template Ini
5. Templat Tugas Audit Pemasok ClickUp
Mengatur semua informasi audit pemasok dalam tugas ClickUp
Sangat membantu bagi perusahaan yang mengandalkan banyak pemasok dan pemasok reguler Templat Tugas Audit Pemasok ClickUp akan menjadi sumber daya yang sangat berharga. Templat ini memastikan bahwa pemasok Anda memenuhi standar kualitas organisasi Anda dan layak mendapatkan tempat dalam rantai pasokan Anda.
Gunakan templat daftar vendor ini untuk menstandarkan proses audit pemasok Anda. Ikuti dan dokumentasikan rencana audit sehingga Anda dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengerjakan kemajuan dan lebih banyak waktu untuk evaluasi kualitatif yang Anda perlukan untuk mengoptimalkan hubungan dengan vendor.
Organisasi dalam industri yang memiliki banyak peraturan dapat menyesuaikan templat untuk memenuhi kebutuhan bidang mereka. Audit kepatuhan, proses, dan produk dapat dilakukan sebagai tujuan pelacakan setelah Anda memasang templat tugas ini dan menetapkan pemilik tugas yang tepat di ClickUp. Unduh Templat Ini
6. Templat Ruang Pengadaan ClickUp
Buat direktori komprehensif semua detail vendor Anda dengan templat pengadaan Clickup sehingga Anda memilikinya di satu tempat
The Template Pengadaan ClickUp memang rumit, tetapi setiap bagian dari kerumitan itu memiliki tempatnya masing-masing dan tetap mudah digunakan. Fitur-fiturnya meliputi:
- Direktori daftar master pemasok yang menyertakan informasi kontak dasar dalam daftar kontak vendor, ditambah bidang khusus, seperti Risiko Pemasok dan Tingkat Pemasok
- Pusat penyimpanan untuk semua prosedur operasi standar pengadaan yang dapat dengan mudah ditemukan dan dirujuk oleh tim
- Tampilan khusus untuk Pemasok Penting, sehingga Anda selalu dapat melihat penyedia layanan dan produk terpenting Anda
- Tampilan Daftar untuk tim pengadaan Anda untuk melacak tugas-tugas penting yang terkait dengan manajemen vendor
- Status tugas dan pemasok yang dapat disesuaikan, seperti Dibutuhkan Klarifikasi, Terbuka, Sedang Berlangsung, dan Keluar untuk Tanda Tangan
Karena terintegrasi dengan ClickUp, templat daftar vendor ini juga dapat digabungkan dengan templat pesanan pembelian dan Templat RFQ . Ini menjadi pusat penghubung bagi seluruh tim pengadaan Anda, yang secara signifikan memudahkan rantai manajemen pemasok dan vendor. Unduh Templat Ini
7. Menjalankan Templat Folder Tampilkan dengan Klik
Kelola acara yang rumit dan hubungan vendor dengan Templat Run of Show dari ClickUp
Menyelenggarakan sebuah acara membutuhkan hubungan khusus dengan vendor untuk membuat acara tersebut sukses. Untuk itu, Anda perlu menggunakan templat Run of the Show untuk mengelola hubungan dengan vendor Templat Run of Show ClickUp menyederhanakan proses tersebut.
Meskipun tidak sepenuhnya berupa daftar vendor, templat Run of Show membantu Anda menjalankan acara semulus mungkin-termasuk bekerja sama dengan pemasok yang Anda perlukan untuk mewujudkannya.
Selain garis besar acara, templat daftar vendor menampilkan tampilan khusus untuk tugas vendor yang mencakup semua mitra untuk acara tersebut, beserta tugas yang harus mereka selesaikan. Tampilan Logistik Material terhubung langsung ke sana, untuk situasi ketika material berasal dari sumber eksternal.
Fitur-fitur tersebut bertambah besar ketika Anda menggunakan ClickUp sebagai perangkat lunak perencanaan acara . Tim Anda dapat melacak tugas dan berkolaborasi di ruang yang sama, dengan Templat Run of Show yang juga terhubung langsung ke templat vendor lain dalam daftar ini. Unduh Templat Ini
8. Templat Dokumen Perencanaan Acara ClickUp
Siapkan ikhtisar singkat acara Anda dengan Templat Perencanaan Acara dari Clickup yang praktis ini
Berbicara tentang perencanaan acara, jika Anda mencari gambaran umum yang lebih tinggi dari vendor acara Anda, maka Templat Perencanaan Acara ClickUp mungkin merupakan pilihan terbaik Anda.
Ini adalah dokumen sederhana yang menyertakan daftar vendor dalam bentuk naratif, seperti penyedia tempat, katering, hiburan, dan banyak lagi.
Templat ini menyimpannya di tempat sentral yang mudah dibagikan kepada siapa pun yang terlibat dalam perencanaan acara. Anda bahkan bisa membuat daftar periksa sederhana untuk penjangkauan dan manajemen vendor untuk menyederhanakan perencanaan dan pelaksanaan acara Anda.
Ini hanyalah satu dari sekian banyak templat perencanaan acara yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan efisiensi. Ini paling cocok untuk acara yang lebih kecil di mana membuat ikhtisar lebih mudah atau perencanaan konferensi virtual di mana vendor memiliki peran yang tidak terlalu penting dalam keseluruhan alur acara. Unduh Template Ini
9. Templat Daftar Kontak Perusahaan ClickUp
Hasilkan daftar kontak perusahaan yang sederhana namun komprehensif dengan semua detail yang Anda butuhkan
Terkadang, Anda hanya memerlukan templat daftar kontak vendor dasar untuk menjaga agar buku alamat virtual Anda tetap diperbarui dan akurat. Itulah yang disediakan oleh templat Templat Daftar Kontak Perusahaan ClickUp tidak.
Ini adalah alternatif yang kuat untuk daftar kontak statis. Selain menyimpan dan mengakses informasi kontak dengan mudah, Anda mendapatkan satu sumber kebenaran yang dapat dirujuk oleh setiap anggota tim. Opsi kustomisasi semakin menyempurnakan templat ini, termasuk:
- Atribut khusus yang memungkinkan Anda untuk menambahkan bidang, seperti jenis vendor dan titik kontak utama
- Status, seperti karyawan baru, karyawan tetap, dan karyawan dalam masa percobaan, yang sesuai dengan jenis vendor yang bekerja sama dengan Anda
- Kolom tanggal yang membantu Anda melacak asal dan durasi hubungan dengan vendor Anda
Jika Anda mengalihdayakan bagian dari organisasi Anda kepada vendor, daftar ini benar-benar dapat membantu merampingkan kemitraan Anda. Daftar ini bahkan dapat berfungsi ganda sebagai daftar vendor pilihan atau daftar vendor yang disetujui. Kesederhanaannya yang disengaja dapat bermanfaat bagi semua orang dalam proses manajemen vendor, mulai dari pimpinan senior hingga mereka yang bekerja di lapangan. Unduh Templat Ini
10. Templat Daftar Vendor Excel oleh Spreadsheet.com
Melalui Spreadsheet.com Terakhir, Templat Daftar Vendor Excel dari Spreadsheet.com menawarkan cara lain untuk mengelola hubungan dengan vendor dengan mudah.
Setiap baris dalam templat adalah untuk vendor tertentu, dengan bidang khusus, seperti Produk atau Layanan yang mereka pasok, Informasi Kontak, dan Nilai Pesanan Rata-rata, sehingga mudah untuk menyesuaikan dan mengurutkan menurut jenis vendor. Selain itu, Anda dapat melampirkan item inventaris dan faktur individual ke templat untuk menghubungkan vendor Anda dengan produk yang mereka suplai.
Dibuat di Microsoft Excel, template ini relatif statis dan tidak fleksibel dibandingkan dengan beberapa alternatif ClickUp yang tercantum di bawah ini. Namun, ini sangat membantu alat manajemen vendor untuk perusahaan mana pun yang mencari templat daftar kontak vendor yang belum sempurna, templat daftar harga vendor, atau daftar vendor yang telah disetujui. Unduh Templat Ini
Siap Menyederhanakan Manajemen Vendor Anda?
Bahkan vendor terbaik pun bisa menjadi pusing ketika Anda tidak memiliki cara mudah untuk mengelola hubungan Anda. Jangan biarkan sampai pada titik itu. Sebaliknya, biarkan templat daftar vendor melakukan pekerjaan berat untuk merampingkan dan meningkatkan manajemen vendor Anda.
Tapi jangan berhenti di situ. Anda mungkin telah memperhatikan bahwa sebagian besar templat di atas langsung masuk ke ClickUp. Ada alasan untuk itu. Mendaftar ke ClickUp dan Anda akan mendapatkan sistem manajemen kerja komprehensif yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan Anda. Manajemen proyek, kolaborasi real-time, pelacakan SOP, atau manajemen vendor-apa pun namanya, ClickUp dapat membantu!