Pengadaan terkadang terasa seperti labirin yang rumit. Bisnis perlu menavigasi berbagai pilihan untuk mencapai garis akhir, yaitu memilih vendor yang tepat. Tanpa Template RFQ, pengambil keputusan akan dengan mudah tersesat dan kewalahan. 😵
Templat RFQ menstandarkan proses dan membantu Anda mengumpulkan informasi yang relevan untuk memutuskan pemasok. Meskipun jarang diberi penghargaan, template RFQ merupakan bagian penting dari pengadaan dan bisnis secara umum.
Untuk menghormati para pahlawan tanpa tanda jasa ini, kami telah menyusun daftar 10 templat RFQ favorit kami. Mereka adalah yang terbaik dalam bisnis, dan kabar baiknya adalah-**sebagian besar dari mereka gratis!
Apa Itu Templat RFQ?
RFQ atau permintaan penawaran adalah proses di mana bisnis mencari harga, penawaran, dan informasi penting lainnya dari pemasok dan kontraktor yang ingin berpartisipasi dalam sebuah proyek. Templat RFQ adalah dokumen yang memungkinkan perusahaan mengumpulkan informasi dengan cara yang seragam, yang membantu mereka memeriksanya dan membuat keputusan yang lebih mudah.
Proses RFQ bisa lebih atau kurang spesifik, tergantung pada kebutuhan perusahaan. Selain penawaran harga, mereka biasanya menyertakan informasi kontak, syarat pembayaran, jadwal, dan ekspektasi proyek.
RFQ adalah bagian penting dari setiap bisnis, terlepas dari industri dan ukurannya, tetapi sangat penting bagi perusahaan yang membutuhkan pasokan produk tertentu.
RFQ tidak boleh disamakan dengan RFP (permintaan proposal). Meskipun mirip, dokumen-dokumen ini memiliki tujuan yang berbeda. Meskipun RFQ bertujuan untuk memberikan informasi harga, RFP sering kali menyertakan detail lain yang tidak terkait dengan harga. RFQ dapat mendahului atau mengikuti RFP.
Apa yang Membuat Templat RFQ yang Baik?
Tidak ada formula universal. Permintaan yang baik untuk templat kutipan atau templat harga adalah salah satu yang menyelesaikan pekerjaan dan memungkinkan komunikasi yang efektif antara Anda dan vendor . Namun secara umum, templat RFQ harus:
- **Berisi semua informasi yang diperlukan: Info kontak, spesifikasi yang tepat, informasi pengiriman, dan syarat dan ketentuan
- Menyertakan panduan pengajuan: Tenggat waktu, format yang disukai, dan metode pengiriman
- Harus jelas dan ringkas: Dengan tabel dan elemen visual lainnya untuk membantu keterbacaan
- Bersikaplah fleksibel: Vendor harus memiliki ruang gerak dalamdaftar vendor jika mereka ingin mengusulkan solusi alternatif
- Tampak profesional: Seragam dan menarik secara visual
10 Templat RFQ yang Akan Digunakan pada Tahun 2024
Bantulah diri Anda sendiri dan gunakan salah satu dari 10 templat RFQ yang efektif ini di ClickUp , Word, atau Excel. Mereka memberikan dasar yang kuat untuk proses pengadaan tetapi juga menyederhanakannya, memastikan konsistensi, dan pada akhirnya menghasilkan kolaborasi yang sukses antara Anda dan vendor. 🤝
Ingat-Anda selalu dapat memodifikasi templat untuk mencerminkan kebutuhan bisnis khusus Anda!
1. Klik Permintaan Permintaan Penawaran Templat
ClickUp Permintaan untuk Templat Penawaran
The Template Permintaan Permintaan Penawaran ClickUp adalah template RFQ yang sangat sederhana dan efektif. Templat ini singkat tetapi mencakup semua aspek utama RFQ, menjabarkannya dengan jelas dan logis. Setelah Anda memberikan dokumen yang menguraikan kebutuhan Anda kepada vendor rencana strategis anggaran, dan jadwal, kirimkan dokumen RFQ ini kepada mereka untuk mengumpulkan informasi spesifik dan mengevaluasi penawaran mereka.
Dokumen penawaran harga ClickUp ini dimulai dengan nama dan logo perusahaan Anda. Untuk mempersonalisasikannya lebih lanjut, tambahkan gambar sampul, ubah font, dan pilih elemen mana yang ingin Anda tampilkan.
Bagian selanjutnya berisi informasi kontak bisnis, tanggal, dan nomor pelanggan dan penawaran, diikuti dengan detail narahubung yang bertanggung jawab, tanggal berlaku, dan info orang yang menulis permintaan.
Pada bagian berikutnya, yang disebut Instruksi Khusus, Anda dapat mencantumkan persyaratan khusus untuk vendor, seperti metode pembayaran atau persyaratan. Templat diakhiri dengan dua tabel:
- Tabel pertama berisi informasi pesanan dan pengiriman yang paling penting, termasuk nomor PO, tanggal pengiriman, perusahaan pelayaran, dan F.O.B. point
- Yang kedua adalah daftar barang yang diminta, termasuk jumlah dan harganya
2. Templat Formulir Penawaran KlikUp
Templat Formulir Penawaran ClickUp
Jika Anda berada di sisi lain dari rantai penawaran dan permintaan dan membutuhkan templat untuk mengumpulkan dan mengelola klien permintaan, lihat bagian Templat Formulir Penawaran ClickUp . Templat ini sangat mudah dan ramah pengguna, dan setelah Anda membukanya, Anda akan disambut dengan instruksi dan saran terperinci untuk digunakan.
Templat RFQ gratis ini terdiri dari berbagai tampilan, yaitu:
- Formulir Penawaran: Formulir untuk mengumpulkan data klien potensial Anda. Perlu diingat bahwa pembagian formulir tersedia untuk pelanggan paket Unlimited dan di atasnya
- Daftar Permintaan Penawaran Baru: Tampilan dasar yang menampilkan semua permintaan dan memungkinkan Anda untuk mengelompokkan, memfilter, dan mengurutkannya. Daftar ini berisi kolom-kolom seperti nama perusahaan, tanggal jatuh tempo, status, dan biaya proyek, tetapi Anda bisa menyesuaikannya sesuai dengan preferensi Anda
- Papan Proses Pembuatan Penawaran: Tampilan ini memungkinkan visualisasi tugas yang jelas. Anda bisa mengelompokkan dan menyusun ulang sesuai keinginan Anda
- Tabel Semua Permintaan: Jika Anda adalah penggemar Excel, tampilan ini akan terasa familiar. Sederhana, cepat, dan memungkinkan pengeditan secara massal dan mengekspor data
Selain tampilan utama ini, templat ini mencakup papan yang disederhanakan, serta Bagan Gantt dan tampilan Beban Kerja untuk manajemen waktu dan proyek yang mudah.
3. Templat Formulir Penawaran Layanan ClickUp
Templat Formulir Penawaran Layanan ClickUp
Dengan Templat Formulir Penawaran Layanan anda dapat membuat formulir permintaan klien untuk mengatur semuanya. Anda akan memiliki semua yang Anda butuhkan untuk memberikan penawaran harga yang akurat kepada klien Anda dan dengan cepat mencapai perjanjian bisnis . Formulir ini secara otomatis mengubah permintaan menjadi tugas, merampingkan proses perencanaan.
Meskipun Anda dapat mengedit formulir bahkan sebagai tamu (asalkan Anda memiliki izin), Anda harus berlangganan ke Paket tak terbatas jika Anda ingin membagikannya atau membuatnya dari awal.
Secara default, paket Tampilan formulir berisi kolom-kolom berikut ini:
- Nama dan nama perusahaan
- Layanan yang dipilih
- Jumlah karyawan
- Tanggal mulai
- Informasi kontak
Anda dapat mengedit teks pengantar dan pertanyaan individual dan menambahkan Bidang Khusus dengan menyeret dan melepaskannya dari menu di sebelah kiri ke dalam formulir. Jika Anda menggunakan paket Bisnis, Anda akan dapat menyesuaikan tampilan formulir, menambahkan merek, dan memberikan sentuhan pribadi. 💫
Seperti templat kutipan sebelumnya di daftar ini, templat ini berisi tampilan lain, seperti Daftar dan Papan Kanban untuk membantu Anda mengelola permintaan dan tugas.
4. Templat Proposal Anggaran ClickUp
Templat Proposal Anggaran ClickUp
Seperti RFQ, proposal anggaran adalah elemen penting lain dari perencanaan proyek. Keduanya saling terkait erat dan bergantung satu sama lain. RFQ membantu Anda memilih vendor dan mengumpulkan informasi harga. Hal ini memungkinkan Anda untuk merencanakan sumber daya Anda dan membuat anggaran yang efektif dan proposal proyek untuk dipresentasikan kepada para pemangku kepentingan.
The Templat Proposal Anggaran oleh ClickUp cukup mudah tetapi memiliki semua yang Anda butuhkan untuk perencanaan keuangan yang sukses, termasuk subhalaman dan bagian yang berbeda. Dalam proses RFQ Anda, dokumen ini bisa berfungsi sebagai templat harga untuk mengelola berbagai hal dalam anggaran proyek Anda.
Halaman beranda berisi informasi dasar proyek - nama perusahaan, informasi kontak, judul proyek, deskripsi, dan tanggal mulai/berakhir. Subhalaman meliputi:
- Personil, yaitu tim proyek/peserta
- Bahan dan peralatan
- Rincian logistik
- Pelaksanaan acara
Setiap bagian memiliki tabel khusus di mana Anda bisa meninjau dan menghitung biaya. Anda bisa mengedit semua elemen templat, seperti kolom teks dan tabel, dan menambahkan elemen baru.
Templat diakhiri dengan subhalaman Ringkasan. Subhalaman ini berisi bagian Perincian Anggaran dengan diagram lingkaran, Syarat dan Ketentuan perjanjian, dan bagian di mana penulis dan orang yang bertanggung jawab untuk menyetujui bisa membubuhkan tanda tangan mereka untuk mengonfirmasi penerimaan penawaran.
5. Template Proposal Hibah ClickUp
Template Proposal Hibah ClickUp
Jika kamu membutuhkan bantuan untuk mendanai vendor dan partisipan lain dalam anggaran proyek kamu, kamu harus mempresentasikan proyek dan meminta hibah dari para pemangku kepentingan. Untuk melakukan itu, Anda harus membuat proposal hibah yang efektif untuk meyakinkan para pemangku kepentingan. Sekali lagi, ClickUp dapat membantu Anda!
The Template Proposal Hibah ClickUp adalah pilihan terbaik Anda dalam hal permintaan pendanaan. Templat ini ramah bagi pemula dan dimulai dengan dokumen instruksional yang berfungsi sebagai legenda dan menjelaskan cara terbaik untuk menggunakan semua elemen.
Tampilan Daftar adalah tempat sebagian besar tindakan terjadi. Ini adalah database untuk semua tampilan lain yang berisi semua bagian proposal, yang diatur dalam kelompok-kelompok, seperti Umum, Definisi Masalah, dan Anggaran. Anda bisa mengkustomisasi grup-grup ini sesuai dengan preferensi anda.
Kolom-kolomnya meliputi penerima tugas, tanggal jatuh tempo, label prioritas, biaya tahun pertama, dan pengukuran kinerja, tetapi Anda juga dapat memodifikasinya sesuai dengan proses manajemen proyek Anda. Tampilan lainnya memiliki papan Kanban dan Jadwal Proyek Tampilan Kalender yang memberikan Anda gambaran garis waktu dari elemen-elemen proposal yang dijadwalkan.
6. Template Proposal Bisnis ClickUp
Template Proposal Bisnis ClickUp
Dalam lautan proposal bisnis, proposal Anda harus menonjol agar sukses dan menarik klien yang tepat. 🎣
The Templat Proposal Bisnis oleh ClickUp dilengkapi dengan alat dan fitur untuk menyederhanakan pembuatan proposal dan komunikasi bisnis . Seperti semua Template ClickUp dimulai dengan dokumen panduan yang menguraikan elemen-elemen terpenting dan cara terbaik untuk menggunakannya.
Templat ini berisi banyak tampilan. Yang utama adalah daftar Langkah-langkah Proposal Bisnis, yang berfungsi sebagai pengingat dan daftar periksa selama proses pembuatan dan penawaran. Kolom default termasuk:
- Status
- Tanggal mulai dan jatuh tempo
- Label prioritas
- Kompleksitas tugas
- Tingkat upaya
- Tingkat penyelesaian
- Komentar terbaru
Dengan mengeklik setiap langkah/tugas, Anda bisa melihat informasi tambahan tentang tugas tersebut, seperti subtugas, ketergantungan, dan lampiran. Sangat mudah untuk membuat proses penawaran dengan pemangku kepentingan internal di ClickUp Dokumen .
Tampilan lain termasuk daftar Prioritas yang mengelompokkan tugas berdasarkan label urgensinya, dokumen Template Email tempat Anda dapat menyimpan email untuk nanti, papan Tugas, bagan Gantt, dan tampilan Beban Kerja.
ClickUp memungkinkan otomatisasi pembuatan proposal dan banyak fitur lainnya proses bisnis . Secara otomatis melacak kemajuan tugas dan memperbarui kolom status. Anda juga dapat menambahkan tindakan otomatis khusus .
7. Templat Proposal Layanan ClickUp
Templat Proposal Layanan ClickUp
Ketika Anda menjual layanan dan bukan barang, sering kali membutuhkan pendekatan yang berbeda. Contoh template ini dapat membantu Anda dalam membuat penawaran Templat Proposal Layanan ClickUp dirancang untuk membantu Anda menyakinkan calon klien tentang kompetensi dan kemampuan Anda untuk menyelesaikan masalah mereka dan akhirnya mendapatkan kontrak.
Templat ini dimulai dengan detail kontak kedua belah pihak. Pada dua bagian berikutnya, Deskripsi Proyek dan Latar Belakang Perusahaan, Anda dapat menuliskan isi hati Anda, menggambarkan bisnis dan proyek Anda dan bagaimana mereka bisa terbentuk. ✍️
Bagian berikut berkaitan dengan tujuan yang telah disepakati sebelumnya, layanan yang diusulkan, dan perkiraan waktu kasar untuk masing-masing. Setelah itu, Anda dapat menentukan ruang lingkup pekerjaan yaitu:
- Pendekatan dan metodologi: Apa yang perlu dilakukan
- Hasil proyek: Berapa banyak dan kapan harus dilakukan
- Ketergantungan: Apa yang harus dilakukan oleh pihak lain untuk memungkinkan produksi
Di bawah ini, Anda dapat mencantumkan biaya dan harga semua layanan yang diusulkan dan mengumpulkan tanda tangan untuk menyelesaikan dokumen.
Seperti templat ClickUp sebelumnya, templat ini memungkinkan Anda menambahkan sentuhan pribadi dengan menyematkan gambar dan mengubah font.
8. Template Permintaan Proyek ClickUp
Templat Permintaan Proyek ClickUp
Meskipun templat sebelumnya ramah bagi pemula, templat ini membutuhkan lebih banyak upaya untuk dikuasai karena kompleksitasnya. Lagi pula, dalam hal fitur, templat Templat Permintaan Proyek oleh ClickUp seperti prasmanan makan sepuasnya. 🍽️
Setelah Anda menguasainya, Anda dapat melakukan semua perencanaan proyek dalam satu platform. Platform ini memungkinkan Anda mengumpulkan dan mengelola permintaan, menetapkannya sebagai tugas, dan mengawasi kemajuannya.
Templat ini merupakan sebuah folder yang terdiri dari dua daftar-Formulir Permintaan & Backlog dan Proyek yang Disetujui. Pada daftar yang pertama, Anda bisa menemukan beberapa tampilan:
- Formulir Permintaan Proyek: Memungkinkan Anda mengumpulkan umpan balik pelanggan secara seragam
- Daftar Permintaan: Memberi Anda ikhtisar semua permintaan/tugas, dikelompokkan berdasarkan status
- Papan Permintaan: Memungkinkan Anda memvisualisasikan dan mengatur tugas, dengan gaya tangkas
- Gantt: Membuat garis waktu tugas agar lebih lancarmanajemen waktu5. Beban kerja: Menunjukkan tugas dari sudut pandang penerima tugas agar efektifalokasi sumber daya6. Obrolan: Memfasilitasi komunikasi antara rekan satu tim
Dalam daftar Proyek yang Disetujui, Anda dapat memilih dan fokus pada permintaan awal (atau beberapa permintaan) yang siap untuk diproduksi dan melihat proyek Anda berkembang seiring dengan hasil yang diperoleh. 🌼
9. Templat RFQ Word oleh Template.net
Gunakan Templat RFQ Word oleh Template.net untuk permintaan yang sederhana dan efektif
Jika Word adalah senjata pilihan Anda, opsi ini mungkin cocok untuk Anda. Templat RFQ Template.net di Word minimalis dan langsung ke intinya, memerlukan sedikit usaha dari pihak perusahaan dan pemasok.
Hanya terdiri dari 3 bagian - info kontak pengirim dan penerima, latar belakang, dan detail permintaan. Latar belakang adalah deskripsi dokumen, dan secara singkat menyebutkan produk yang diminta dan tenggat waktu.
Tabel detail permintaan memungkinkan Anda untuk masuk ke seluk-beluk dan memberi tahu pihak lain apa yang Anda butuhkan. Ini berisi informasi seperti:
- Nomor RFQ
- Petugas yang menginstruksikan
- Jangka waktu pengajuan
- Pencapaian
- Jumlah personel yang diinginkan
- Persyaratan keamanan dan hukum
- Permintaan tambahan
Selain Word, templat ini juga bisa digunakan di Google Documents dan Apple Pages. Perlu diingat bahwa Anda harus menjadi pelanggan berbayar Template.net untuk mengunduhnya.
10. Templat RFQ Excel oleh Vertex42
Buat permintaan profesional dalam bentuk spreadsheet dengan Templat RFQ Excel oleh Vertex42
Gunakan templat RFQ gratis dari Vertex42 di Excel atau Google Spreadsheet dan saksikan transformasi proses pengadaan Anda dari yang biasa menjadi luar biasa.
Selain formatnya, templat ini tidak jauh berbeda dengan templat yang telah kami sebutkan sebelumnya. Ini berisi bagian untuk informasi kontak klien dan vendor, serta rincian penawaran dan permintaan.
Bagian deskripsi memungkinkan Anda mencantumkan semua item atau layanan yang Anda butuhkan dan harganya, serta menambahkan tanda untuk menandakan bahwa jumlah tersebut kena pajak. Salah satu manfaat paling signifikan dari Excel adalah dapat melakukan perhitungan untuk Anda, yang menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan. Anda juga dapat dengan cepat membuat laporan terperinci.
Bagian terakhir dari template ini adalah Syarat dan Ketentuan. Gunakan ini sebagai kesempatan untuk menentukan detail teknis dan preferensi. Anda juga bisa menambahkan tanda tangan. Seperti yang disarankan Vertex42, Anda harus mengekspornya sebagai file PDF sebelum mendistribusikannya ke seluruh vendor.
10 Templat RFQ Teratas-Sebuah Ikhtisar
Untuk ikhtisar singkat semua templat dan apa yang mereka tawarkan, lihat tabel di bawah ini:
| Template | Keunggulan | |||
|---|---|---|---|---|
| Templat Permintaan Penawaran ClickUp | Menyediakan /href/https://clickup.com/id/blog/6070/undefined/knowledge base/%href/ yang solid untuk vendor dan pemasok yang ingin berkolaborasi dengan Anda | |||
| Template Formulir Penawaran ClickUp | Memungkinkan Anda mengumpulkan RFQ, mengubahnya menjadi tugas, dan merencanakan pelaksanaannya dengan mudah | |||
| Templat Formulir Penawaran Layanan ClickUp | Memastikan Anda mendapatkan semua informasi yang Anda butuhkan untuk memberikan penawaran yang akurat untuk layanan Anda | |||
| Template Proposal Anggaran ClickUp | Memfasilitasi perencanaan keuangan proyek dan menyederhanakan komunikasi dengan pemangku kepentingan | |||
| Template Proposal Hibah ClickUp | Membantu Anda menulis permintaan yang efektif untuk meningkatkan peluang Anda menerima dana untuk proyek Anda | |||
| Templat Proposal Bisnis ClickUp | Bertindak sebagai panduan langkah demi langkah untuk pembuatan proposal bisnis, membuatnya lebih mudah dikelola | |||
| Templat Proposal Layanan ClickUp | Menciptakan ruang bagi Anda untuk mendeskripsikan layanan Anda dengan sangat rinci dan memenangkan hati calon klien | ClickUp Services Proposal Template | Menciptakan ruang bagi Anda untuk mendeskripsikan layanan Anda dengan sangat rinci dan memenangkan hati calon klien | |
| Template Permintaan Proyek ClickUp | Memberi Anda semua alat yang diperlukan untuk mengelola permintaan, yaitu mengumpulkan, memprioritaskan, dan melacak kemajuan | |||
| Template RFQ Word oleh Template.net | Menyediakan permintaan penawaran yang sederhana dan dapat disesuaikan di Microsoft Word | |||
| Template RFQ Excel oleh Vertex42 | Memungkinkan Anda membuat RFQ yang terlihat profesional di Excel dan menghitung harga dengan mudah |
Meningkatkan Proses RFQ Dengan Templat-Pemikiran Akhir
Jangan biarkan permintaan penawaran Anda menjadi renungan. Berikan perhatian pada mereka, dan Anda akan membuka pintu ke berbagai peluang vendor. 🚪
Untungnya, dengan templat RFQ yang praktis ini, Anda tidak perlu meluangkan banyak waktu dan upaya untuk membuatnya terlihat profesional. Anda hanya perlu mengisi bagian yang kosong dan menyesuaikan seperlunya, dan hanya itu saja-Anda bisa menikmati pengadaan yang efisien dan sukses!