Jujur saja:
Perencanaan acara itu sulit.
Ada perencanaan, penjualan tiket, pengaturan tempat duduk, melibatkan peserta acara Anda, dan masih banyak lagi. Sebagai perencana acara, menangani semua itu bisa terasa seperti mencoba menghentikan anjing Anda mengunyah sepatu. Itu mustahil!
Namun, perangkat lunak manajemen acara yang berkualitas dapat benar-benar menyederhanakan banyak hal untuk Anda. Dalam artikel ini, kami akan menyoroti bagaimana perangkat lunak manajemen acara gratis dapat membantu Anda menjalankan acara dengan lancar.
Mari kita mulai acara ini!
Bagaimana Cara Memilih Perangkat Lunak Manajemen Acara Terbaik?
Sebelum masuk ke daftar alat bantu perencanaan acara, Anda perlu mengetahui apa yang Anda cari dalam alat bantu manajemen acara atau solusi perangkat lunak.
Selain itu, Anda juga dapat mempelajari lebih lanjut tentang manajemen proyek acara di sini .
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dapat Anda tanyakan pada diri Anda sendiri untuk membuat pilihan yang tepat:
- Apakah perangkat lunak acara gratis ini memungkinkan Anda berkolaborasi dengan berbagai pemangku kepentingan acara seperti peserta, sponsor, dan vendor?
- Apakah teknologi acara cocok untuk acara tatap muka atauacara virtualatau keduanya?
- Apakah perangkat perencanaan acara perlu memiliki alat pemasaran bawaan untuk membantu Anda atau peserta pameran menarik lebih banyak pengunjung?
- Apakah perangkat lunak perencanaan acara mudah digunakan untuk semua tingkat penyelenggara acara?
- Apakah perangkat lunak memungkinkan Anda melacak kemajuan dan pencapaian Anda?
- Apakah aplikasi ini mendukung integrasi media sosial atau bentuk pemasaran media sosial lainnya?
- Dan yang paling penting, apakah aplikasi ini merupakan alat manajemen acara lengkap yang dapat menyatukan informasi terkait acara Anda dalam satu atap?
Luangkan waktu sejenak dan pikirkan baik-baik. 🤔
Ini akan membantu Anda menemukan alat yang tepat untuk pekerjaan tersebut.
Jenis yang memiliki semua fitur yang Anda butuhkan dan tidak ada yang lain.
sudah mendapatkan jawaban Anda?
Baiklah, mari kita lihat beberapa perangkat lunak manajemen acara dan perencanaan acara.
7 Perangkat Lunak Manajemen Acara Gratis Terbaik
Berikut adalah tujuh perangkat lunak manajemen acara gratis terbaik yang bisa Anda dapatkan saat ini:
1. ClickUp
Pertama adalah ClickUp, salah satu dari dengan peringkat tertinggi perangkat lunak manajemen proyek.
Dengan ClickUp, Anda dapat menyederhanakan semua proses perencanaan acara dan pengelolaan peserta. gratis!
Fitur-fitur utama ClickUp
A. Jadwalkan acara dan tugas dengan Tampilan kalender Memiliki dua plus-one untuk sebuah pernikahan mungkin bisa menjadi sebuah episode TV yang lucu.
Tetapi dalam perencanaan acara?
Ini adalah mimpi buruk!
Hindari situasi yang memalukan seperti itu dan pertahankan perencanaan dan rencana perjalanan terbaru dengan tampilan Kalender ClickUp.
Gunakan untuk rencana , jadwal, dan bahkan mengelola sumber daya untuk acara Anda dan memvisualisasikannya di kalender .
Seret dan jatuhkan tugas untuk menjadwalkannya di tampilan Kalender ClickUp.
ClickUp juga memungkinkan Anda mengintegrasikan aplikasi kalender seperti Kalender Google , Outlook, Kalender Apple dll.
Sebagai alternatif, lihat bagian Tampilan garis waktu untuk memetakan seluruh acara Anda dan menetapkan tugas dari tempat yang sama.
B. Selesaikan pekerjaan bersama-sama menggunakan Beberapa Penerima Tugas Entah itu bertukar pikiran tentang tema acara atau membersihkan setelah pesta, beberapa hal membutuhkan tim untuk melakukannya.
Untuk tugas-tugas seperti itu, Anda memiliki Multiple Assignees dari ClickUp. Gunakan fitur ini untuk memberikan tugas kepada lebih dari satu orang dan bahkan seluruh Tim.
Biarkan kerja tim dimulai!
Berikan tugas dengan mudah ke beberapa orang di ClickUp.
C. Sarankan perubahan dengan Pemeriksaan Anda bisa selamat dari longsoran salju.
Namun Anda tidak dapat selamat dari kesalahan pengejaan nama tamu Anda pada kartu undangan.
Pastikan materi acara Anda 100% bebas dari kesalahan dan terlihat sempurna dengan fitur Proofing ClickUp.
Gunakan fitur ini untuk menambahkan penanda yang jelas pada mockup desain untuk memastikan Anda mendapatkan undangan terbaik. 🎉
Tambahkan komentar untuk berkolaborasi pada gambar, gif, dan lainnya dengan alat Proofing ClickUp.
D. Jangan lewatkan tugas-tugas penting dengan Pengingat dan Prioritas Bayangkan jika Anda lupa mengambil spanduk acara.
Atau mengganti serbet kuning yang dibenci klien.
Langsung saja batalkan rencana akhir pekan itu. Menghela napas.
Atau, Anda bisa mengatur Pengingat di ClickUp dan menghindari kejadian seperti itu sejak awal.
Menambahkan tanggal jatuh tempo ke pengingat dengan mudah.
Dan Anda tahu apa yang mereka katakan tentang manajemen yang efisien... ini semua tentang menentukan prioritas Anda dengan benar.
Nah, kami punya yang tepat untuk Anda.
Kategorikan Tugas Anda berdasarkan Prioritas Mendesak, Tinggi, Normal, atau Rendah. Dengan cara ini, tim Anda tahu persis bagaimana merencanakan hari-hari mereka.
E. Hemat waktu dengan Templat tim ClickUp memiliki beberapa prebuilt templat perencanaan acara untuk semua jenis tim, termasuk manajemen acara , CRM , desain , keuangan dan banyak lagi.
Gunakan salah satu dari mereka untuk secara instan membuat sistem manajemen acara atau alur kerja untuk acara Anda yang akan datang dan menghemat waktu yang berharga. ⌚
Gunakan templat siap pakai ClickUp atau buat templat baru untuk menyimpan proyek dan tugas yang paling sering digunakan.
Anda selalu dapat membuat proses perencanaan Anda sendiri dan Templat untuk digunakan kembali di masa mendatang.
Jangan lupa untuk menggunakan Status Tugas Khusus untuk membuat alur kerja Anda sesederhana mungkin.
Kelebihan ClickUp
- Ubah komentar menjadi tugas sederhana dengan menugaskannya
- Lacak waktu untuk berbagai tugas di dalam ClickUp denganPelacakan Waktu Asli Dokumentasikan proses acara Anda menggunakanDokumen Menyelenggarakan webinar, konferensi, acara perusahaan virtualpada dasarnya segala jenis acara online denganZoom integrasi
- GunakanBidang Khusus untuk menghitung formula yang mudah dan canggih untuk anggaran
- Integrasikan denganZendesk atauHubSpot untuk membuat sebuahsistem tiket bersama manajemen acara Anda
- GunakanTugas Berulang untuk menyesuaikan apa yang ingin Anda ulangi
- Visualisasikan konsep acara Anda dan lakukan perencanaan yang matang menggunakanPeta Pikiran* GunakanMode Offline untuk melanjutkan manajemen acara bahkan ketika internet sedang tidak aktif
- ClickUpaplikasi seluler tersedia untuk pengguna iOS dan Android
Kekurangan ClickUp
- Tidak dapat mengekspor Dasbor
Tapi jangan khawatir!
Tim kami beroperasi hampir 24×7 untuk memastikan bahwa kami selalu menanggapi saran dan menyelesaikan masalah Anda.
Lihat kami peta jalan pengembangan untuk melihat apa yang ada di toko!
Harga ClickUp
ClickUp memiliki tiga pilihan harga:
- Paket Gratis Selamanya (terbaik untuk penggunaan pribadi)
- Paket Tak Terbatas (terbaik untuk tim kecil ($7/anggota per bulan)
- Paket Bisnis (terbaik untuk tim menengah ($12/anggota per bulan)
- Paket Bisnis Plus (terbaik untuk beberapa tim ($19/anggota per bulan)
Peringkat pengguna ClickUp
- Capterra: 4.7/5 (2000+ ulasan)
- G2: 4.7/5 (2300+ ulasan)
Gunakan Templat perencanaan pesta ClickUp untuk acara Anda berikutnya! Unduh templat ini
2. Tabel Sosial
Perangkat lunak manajemen acara gratis lainnya adalah Social Tables. Keistimewaannya adalah pembuatan diagram acara, yang memungkinkan Anda memilah-milah pengaturan tempat duduk untuk tempat Anda.
Tidak ada peserta acara yang tidak mendapatkan tempat duduk!
Social Table juga bagus untuk mengarahkan prospek langsung dari situs web acara Anda. Perangkat lunak ini bahkan memiliki aplikasi check-in seluler untuk mempercepat pendaftaran acara.
jadi, sangat sempurna?
Tentu saja, jika Anda tidak keberatan dengan kurangnya daftar tugas, tenggat waktu, atau integrasi dengan alat komunikasi seperti Zoom gmail, dll.
Oh, dan mereka juga tidak memiliki aplikasi Android.
kami merasakan apa yang Anda rasakan, para pengguna Android.
Fitur-fitur utama Social Tables
- Memungkinkan Anda mengunggah denah PDF
- Memungkinkan Anda membuat diagram acara 3D khusus
- Memungkinkan Anda mengelola tamu dan detail mereka
Keunggulan Social Tables
- Mendukung kolaborasi tim secara real-time dan pembaruan pada check-in peserta
- Memungkinkan Anda melihat analitik untuk menemukan puncak kehadiran acara
- Memungkinkan klien melihat pengeditan secara real-time yang dilakukan pada diagram acara
Kekurangan Social Tables
- Versi gratis hanya memungkinkan satu acara aktif dalam satu waktu dan satu denah lantai per acara
- Tidak ada mode offline
- Tidak ideal untuk manajemen tugas
Social Tables menawarkan dua opsi harga:
- Esensial (gratis): 150 kursi peserta, satu akun pengguna, dan kolaborasi real-time
- Profesional ($ 199/bulan): 250 kursi peserta, dukungan email, dan dua acara aktif
Peringkat pengguna Social Tables
- Capterra: 4.5/5 (26 ulasan)
- G2: 4.4/5 (100+ ulasan)
3. Aprikot Liar
Berikutnya adalah Wild Apricot.
apa ada yang ingin makan aprikot sekarang? 😋
Nah, terlepas dari ngidam, Wild Apricot adalah perangkat lunak pendaftaran acara online dan pesaing yang bagus dalam daftar alat manajemen acara gratis ini.
Perangkat lunak ini menyediakan alat yang tepat untuk keterlibatan peserta sebelum, selama, dan setelah acara.
Namun, untuk perangkat lunak manajemen acara, Wild Apricot tidak memiliki cara bagi Anda untuk memberikan tugas kepada anggota kru Anda.
Untungnya, tidak seperti Social Tables, perangkat lunak ini memiliki aplikasi acara seluler untuk perangkat iOS dan Android. Tetapi ada kekurangannya.
Aplikasi acara seluler tidak gratis. 🤷
Fitur-fitur utama Wild Apricot
- Memungkinkan Anda menyesuaikan formulir pendaftaran
- Memungkinkan promosi acara otomatis melalui email
- Memungkinkan Anda melacak dan mengumpulkan biaya pendaftaran
Kelebihan Wild Apricot
- Laporan otomatis tentang pendapatan acara
- Basis data keanggotaan online untuk anggota
- Alat bantu pemasaran acara seperti pembangun situs web cepat dengan templat yang ramah seluler
Kekurangan Wild Apricot
- Tidak ada pemrosesan pembayaran online pada versi gratisnya
- Tidak ada kemampuan penjadwalan atau penugasan tugas
- Tidak ada aplikasi Windows atau Mac
Harga Wild Apricot
Wild Apricot memiliki enam opsi harga:
- Gratis: termasuk 50 kontak, impor database, dan pendaftaran tamu
- Personal ($40/bulan): termasuk 100 kontak, penjualan tiket online, dan pengingat otomatis
- Group ($ 50/bulan): termasuk 50 kontak, hosting situs web acara di AWS, aplikasi anggota dan admin
- Komunitas ($90/bulan): termasuk 500 kontak, integrasi WordPress, dan faktur email otomatis
- Professional ($160/bulan): termasuk 2000 kontak, harga toko online khusus anggota, seret dan lepas untuk pembuatan situs web
- Jaringan ($290/bulan): mencakup 5000 kontak, pembuat faktur otomatis, dan pendaftaran daftar tunggu
Peringkat pengguna Wild Apricot
- Capterra: 4.5/5 (500+ ulasan)
- G2: 4.1/5 (26 ulasan)
4. Penjahit Tiket
Nomor empat dalam daftar adalah Ticket Tailor.
Aplikasi ini menyebut dirinya sebagai aplikasi manajemen acara yang tepat untuk tiket.
Aplikasi tiket acara ini adalah salah satu yang terbaik yang akan Anda temukan di pasar perangkat lunak manajemen acara dalam hal menjual tiket untuk acara gratis dan berbayar.
Apakah anda menggalang dana menyelenggarakan konferensi akademis, atau pesta, Anda bisa menjual tiket untuk semua acara ini di Ticket Tailor.
Sayangnya, ini bukan tandingan dari perangkat lunak perencanaan lainnya.
Anda tidak bisa merencanakan acara atau mendesain alur kerja dengan itu. Anda bisa mengelola tiket acara dan peserta harian, namun hanya itu saja.
Jadi, jika Anda mencari lebih banyak lagi, Anda mungkin harus mencari alternatif lain.
Fitur-fitur utama Ticket Tailor
- Box office bawaan yang bisa Anda sematkan di situs web Anda
- Pengiriman tiket email otomatis yang dapat disesuaikan
- Aplikasi pemindaian tiket untuk manajemen hari acara
Kelebihan Ticket Tailor
- Berbagai opsi pembayaran untuk pembeli tiket
- Mendukung banyak sekali integrasi, termasuk MailChimp, Zapier, dan Google Analytics
- Memungkinkan Anda menjual tiket yang dilindungi kata sandi untuk grup khusus atau VIP
Kekurangan Ticket Tailor
- Tidak ada aplikasi seluler (mereka memiliki aplikasi check-in terpisah yang disebut Tazotix)
- Anda harus membayar biaya untuk setiap tiket yang terjual setelah lima tiket pertama
- Hanya mengizinkan penjualan tiket online di halaman Facebook dengan 2000+ suka
Harga tiket yang disesuaikan
Ticket Tailor memiliki tiga opsi harga:
- Acara gratis: termasuk tiket gratis untuk acara gratis apa pun
- Pra bayar ($0,26/tiket): termasuk pembayaran offline, bagian kontak penyelenggara acara, dan formulir pembayaran yang dapat disesuaikan
- Bayar sesuai kebutuhan ($0,65/tiket): termasuk jenis tiket tak terbatas, dasbor analitik, dan acara tak terbatas
Peringkat pengguna Ticket Tailor
- Capterra: 4.9/5 (300+ ulasan)
- G2: 4.9/5 (50+ ulasan)
5. Pod Perencanaan
Planning Pod adalah perangkat lunak manajemen acara yang luar biasa. Rangkaian fitur utamanya membantu manajemen tempat dan perencanaan lantai.
Baik untuk melibatkan peserta, mengelola check-in, menangani manajemen pendaftaran, atau pemrosesan pembayaran online, Planning Pod bertujuan untuk membuat semuanya menjadi sederhana.
Namun, yang benar-benar mengganggu kami adalah versi gratis Planning Pod.
Yang tidak ada.
Kami tahu. Kami tahu.
Ini seharusnya merupakan daftar alat gratis.
Tetapi alat ini cukup terkenal, jadi kami tidak bisa meninggalkannya!
Sayangnya, ada lebih banyak masalah.
Paket dasarnya hanya mendukung dua acara sekaligus.
Jadi, jika Anda seorang manajer acara pemula dengan hanya dua acara, Planning Pod mungkin cocok untuk Anda. Untuk penyelenggara yang lebih besar atau profesional acara, pencarian Anda untuk solusi manajemen acara yang tepat mungkin tidak berakhir di sini.
Fitur utama Planning Pod
- Menyediakan pembangun halaman web acara
- Memiliki manajemen tempat untuk pernikahan, restoran, klub golf, dll.
- Menawarkan laporan dan dasbor produktivitas
Kelebihan Planning Pod
- Menawarkan promosi media sosial untuk pemasaran dan memungkinkan perencanaan acara virtual
- Memiliki dukungan email dan obrolan
- Menawarkan pendaftaran online dan formulir RSVP bawaan
Kekurangan Planning Pod
- Secara teknis, Anda hanya mendapatkan uji coba gratis 14 hari; tidak ada paket gratis
- Tidak ada dukungan integrasi untuk paket Essential atau Planner
- Sangat mahal untuk sebuah perencana acara dan perangkat lunak pendaftaran acara online
Harga Planning Pod
Planning Pod memiliki tiga opsi harga:
- Esensial ($19/bulan): termasuk pengguna tak terbatas, pendaftaran online, dan daftar peserta
- Planner ($39/bulan): termasuk pemrosesan pembayaran faktur, rencana perjalanan, dan kalender
- Business ($69/bulan): termasuk anggaran, survei, dan CRM
Peringkat pengguna Planning Pod
- Capterra: 4.3/5 (20+ ulasan)
- G2: 4.1/5 (10+ ulasan)
6 . nTugas
Selanjutnya, kita punya nTask
- alat manajemen proyek yang lebih dari sekadar perangkat lunak manajemen acara biasa.
Dengan daftar tugas dan daftar periksa, alat ini memastikan bahwa siapa pun yang ingin menghadiri acara Anda tidak akan luput dari perhatian atau tidak mendapatkan tempat duduk!
Kelola aktivitas kehidupan nyata, acara perusahaan atau UKM, dan rapat dengan pejabat penting di seluruh hierarki organisasi.
nTask tersedia untuk pengguna di seluruh platform Android dan iOS.
Fitur Utama nTask
- Buat acara sebagai tugas atau daftar tugas, atau jadikan acara tersebut sebagai bagian dari daftar tugas proyek yang penting
- Menghindari risiko melalui fitur manajemen risiko bawaan
- Mengelola tamu dan detail mereka
profesionalitas nTask
- Buat peserta, penugasan, dan check-in melalui modul khusus
- Mengatur rapat secara menyeluruh melalui fitur rapat
- Memungkinkan Anda mengatur waktu aktivitas melalui sistem manajemen waktu
kekurangan nTask
- Tidak dapat mengurutkan tugas dan catatan berdasarkan abjad
- Rapat tidak dapat diedit setelah diposting
- Bisa jadi agak sulit untuk digunakan
harga tugas
- Premium ($3/pengguna/bulan): menawarkan sejumlah fitur tertentu
- Business ($8/pengguna/bulan): fitur tak terbatas dan dapat ditagih setiap tahun
- Enterprise dan MNC (Contact Sales): solusi dengan fitur khusus, label putih, dan banyak lagi
nPenilaian pengguna nTask
- Capterra: 4.2/5 (90+ ulasan)
- G2: 4.4/5 (15+ ulasan)
7. Dalam Acara
InEvent
terdiri dari para profesional acara dan spesialis A/V yang terinspirasi untuk mendorong batas-batas webinar dan teknologi acara.
Sebagai perangkat lunak perencanaan acara global, perangkat lunak InEvent mampu mengumpulkan data fundamental untuk mengukur ROI, mengontrol pemasok, dan mengelola anggaran.
InEvent juga memiliki aplikasi seluler untuk iOS dan Android, belum lagi kemungkinan mengadakan pertemuan virtual dengan tim Anda di tempat kerja.
Karena InEvent mendukung perusahaan besar, mereka hanya menawarkan uji coba gratis selama 30 hari.
Fitur Utama InEvent
- Anda bisa memiliki ruang kontrol, sesi RTMP simultan, mensponsori pameran dagang, dan ruang breakout konferensi video.
- Kelola informasi Anda dengan CRM, integrasi, dan manajemen data.
- Dapatkan laporan yang akurat dan terperinci di seluruh organisasi.
Keunggulan InEvent
- Pesan obrolan 1-1 pribadi.
- Analisis pelaporan Lobi Virtual.
- Tersedia Studio Langsung.
Kekurangan Acara
- Hanya 10 kredit gratis dalam uji coba.
Harga acara
- Basic (US$ 2990/tahun): termasuk keterlibatan langsung dalam acara InEvent dan interaktivitas video.
- Express (US$ 3990/tahun): termasuk pendaftaran dan keterlibatan langsung dalam satu paket.
- Advanced (kontak penjualan): termasuk branding khusus, streaming RTMP, dan simulasi streaming langsung.
- Penuh (penjualan kontak): termasuk integrasi, dukungan API, video Full HD, dukungan manajer proyek.
Penilaian pengguna InEvent
- Capterra: 4.5/5 (20+ ulasan)
- G2: 4.5/5 (100+ ulasan)
Jadikan Setiap Acara Menjadi Menarik dengan ClickUp
Sebagai penyelenggara acara, tugas Anda sudah sangat banyak.
Setiap momen bisa terasa seperti satu inci dari kekacauan.
Itulah mengapa Anda membutuhkan alat perencanaan acara atau perangkat lunak manajemen proyek gratis yang dapat menempatkan proses-proses besar yang berhubungan dengan acara secara otomatis.
Di sinilah ClickUp masuk.
Ini sangat kuat dan beradaptasi dengan semua jenis industri. Selain itu, ini adalah sangat mudah disesuaikan untuk membantu Anda di tempat-tempat yang tertinggal.
Apakah itu pelacakan distribusi beban kerja di antara anggota kru Anda? Menyiapkan alur kerja ? Menetapkan tugas kepada tim acara?
ClickUp dapat membantu Anda melakukan semuanya dalam satu platform.
Jadi dapatkan ClickUp secara gratis hari ini dan selenggarakan acara demi acara yang sukses. Selamanya. 🤝