Cara Merencanakan Acara Konferensi Virtual

Jadi, Anda ingin menyelenggarakan konferensi virtual. hebat!

Acara virtual sedang mengalami peningkatan besar dan Anda mungkin telah menghadiri setidaknya selusin acara tersebut - ya, happy hour WFH dan kelas yoga siaran langsung masih diperhitungkan.

Acara online menciptakan solusi yang hemat biaya dan inklusif bagi mereka yang menghadapi pembatasan perjalanan, dan kemungkinan besar akan tetap ada lama setelah dunia kembali memasuki masa "preseden".

Tapi dari mana Anda memulai ? Dan bagaimana Anda membuat pertemuan virtual menjadi sukses ?

kami mendengar Anda, dan kami juga pernah mengalaminya! ClickUp baru-baru ini mengadakan konferensi web berskala besar, LevelUp yang dikelola sepenuhnya di ClickUp sendiri! Namun, apakah Anda merencanakan konferensi produktivitas terbaik atau acara baby shower Zoom adik Anda, ada lima langkah penting untuk merencanakan acara virtual impian Anda.

5 Langkah Menuju Kesuksesan Virtual

Ketika Anda membuat daftar periksa untuk acara virtual apa pun, ada beberapa langkah yang memiliki kesamaan dengan banyak rencana yang sukses.

Jadi, pasang sabuk pengaman dan dapatkan Ekstensi Chrome ClickUp siapkan beberapa catatan, karena kami di sini untuk membagikan langkah-langkah tersebut kepada Anda sekarang juga... _sekarang!

NBA/ Tenor

Langkah 1: Pilih acara Anda

Sebelum perencanaan dilakukan, Anda perlu menentukan jenis acara virtual yang akan Anda selenggarakan. Mungkin ini sebuah konferensi, atau webinar? Dan apa bedanya? Ada empat jenis utama acara virtual yang kemungkinan besar akan menjadi bagian dari acara Anda.

Sebuah konferensi virtual ideal untuk acara virtual berskala besar yang lebih panjang dengan agenda konferensi yang dapat dipilih oleh setiap peserta untuk mengisi hari mereka. Konferensi virtual biasanya diadakan secara real-time dan merupakan jenis acara yang sempurna untuk menghasilkan prospek dan membangun jaringan secara online.

Sebuah Webinar lebih pendek dari konferensi dan merupakan acara virtual yang berdiri sendiri yang memiliki tujuan sebagai kelas atau "cara" Webinar tidak menawarkan banyak peluang untuk membangun jaringan karena jenis acara ini sering kali direkam untuk diputar kapan pun peserta menginginkannya, tetapi biasanya mencakup sesi tanya jawab jika dan ketika acara diadakan secara real-time.

Acara hibrida internal dan eksternal adalah acara yang diadakan secara online dan langsung, pada waktu yang sama.

masukkan: pernikahan virtual dan pesta pertunangan

Banyak rapat, pesta liburan, dan acara tim yang diselenggarakan dalam format ini juga! Jika acara tersebut terbatas pada anggota tim dalam sebuah perusahaan saja, maka acara tersebut merupakan acara hibrida internal. Namun jika calon pelanggan, pengguna, atau bisnis lain diundang ke pesta tersebut, maka ini dianggap sebagai acara hibrida eksternal-dan merupakan peluang jaringan yang bagus!

Langkah 2: Pilih platform konferensi virtual Anda

Setelah Anda memutuskan jenis acara virtual yang paling sesuai dengan tujuan Anda, pertimbangkan bagaimana Anda akan menyiarkan acara tersebut.

Ada banyak sekali platform streaming untuk semua anggaran, jadi sebelum Anda memilih salah satu pilihan berdasarkan harga saja, pertimbangkan terlebih dahulu tujuan dan cakupan acara Anda.

Tanyakan pada diri Anda sendiri:

• **Apa tujuan dari acara Anda? Kembalilah ke jenis acara virtual dan catat kualitas yang membuat Anda memilih format yang terbaik untuk Anda dan mengapa
• **Berapa banyak peserta yang Anda harapkan? Apakah akan ada ribuan tamu atau sepuluh teman terdekat Anda?
• **Fitur apa yang benar-benar Anda butuhkan? Jika partisipasi audiens merupakan bagian besar dari acara Anda, carilah platform yang memungkinkan para peserta untuk mengobrol, mengangkat tangan, atau berbicara dengan rekan-rekan mereka. Jika acara Anda berupa tutorial berdurasi sepuluh menit tentang cara membalik dan mewarnai alis di rumah, mungkin fokuslah pada platform yang memungkinkan Anda melakukan streaming secara langsung dan merekamnya untuk nanti

Bertanya pada diri Anda sendiri mungkin akan memunculkan beberapa pertanyaan baru yang tidak tercantum di sini. Dan itu bagus! Paling tidak, ketiganya akan membuat pikiran Anda bekerja ke arah yang benar untuk memilih platform streaming yang paling cocok.

Disney/ GIPHY

Beberapa pilihan platform streaming terbaik kami:

Seiring berkembangnya dunia acara virtual, semakin banyak pula platform streaming yang bisa Anda pilih! Pilihlah dengan hati-hati, karena pada dasarnya ini akan menjadi tempat virtual Anda-dan ingat, tidak ada yang perlu dipusingkan! Beberapa favorit kami meliputi:

• Brandlive : Brandlive unik karena menawarkan tiga produk streaming yang berbeda tergantung pada jenis acara konferensi virtual yang Anda rencanakan. Produknya meliputi Allhands, Streams, dan Showrooms, memungkinkan Anda untuk memilih pengalaman yang disesuaikan dengan kategori acara virtual Anda-segala sesuatu mulai dari rapat kerja sehari-hari hingga peluncuran produk secara viral. Hal ini memastikan bahwa Anda mendapatkan fitur yang Anda butuhkan!
• HeySummit : Platform streaming ini juga akan membantu Anda membuat laman landas untuk situs web konferensi Anda sebelum acara untuk melacak pendaftaran dan memulai pemasaran konferensi Anda. Jika Anda merencanakan sebuah seri pembicaraan atau beberapa sesi pembicara, HeySummit mungkin layak dipertimbangkan.
• AirMeet : Platform serupa yang dibuat untuk pertemuan dan lokakarya virtual. Platform ini menekankan aspek sosial dalam mengadakan acara atau webinar online dan menjanjikan pengalaman jaringan yang kaya.
• Zoom : Ah, yang sudah dicoba dan benar. Zoom telah berkembang menjadi nama yang terkenal dalam setahun terakhir dan Anda mungkin pernah mencapai batas 40 menit, tetapi dengan opsi berbayarnya, Zoom dapat menyelenggarakan berbagai macam acara. Fitur sesi breakout-nya menawarkan kesempatan berjejaring bagi peserta dan penyelenggara, dan kemampuan perangkat seluler memungkinkan pengguna untuk bergabung dari mana saja.

Langkah 3: Jaga agar audiens Anda tetap terlibat

Salah satu tantangan utama konferensi virtual adalah bahwa acara tersebut sebenarnya adalah virtual.

Ada energi tertentu yang terbangun di dalam ruangan selama konferensi tatap muka yang terorganisir dengan baik-ketika hari itu berjalan sesuai dengan apa yang Anda bayangkan dan semua orang berdengung dengan penuh semangat.

Namun jangan khawatir, perasaan ini masih mungkin terjadi pada acara online

Anda hanya perlu sedikit lebih kreatif dalam membuat peserta tetap terpaku pada konten Anda.

Saat menyusun acara Anda, ubahlah cara Anda menyampaikan informasi dan pertimbangkan untuk menggunakan campuran konten langsung dan konten yang sudah direkam sebelumnya.

Khususnya untuk acara yang lebih lama seperti konferensi atau pertemuan puncak, konten campuran memberikan jeda sejenak bagi presenter Anda untuk berbicara dan dapat bertindak sebagai rencana kontingensi n jika terjadi kesalahan teknologi atau kesalahan waktu.

Konten yang beragam juga mengguncang cara peserta Anda menyerap informasi dan dapat membantu mereka mengingat ide-ide penting dan momen-momen penting pada hari itu!

Hal ini dapat berarti memasukkan video yang dibuat oleh perusahaan Anda, yang relevan dengan topik acara Anda, atau bahkan gif yang bagus. Dan siapa yang tidak menyukai gif yang bagus?

Pop TV/ GIPHY kiat pro:_ Bagikan dan diskusikan ide konten dengan tim Anda selama proses perencanaan Anda dengan menyimpannya di ClickUp! Menyematkan video YouTube, URL Vimeo, file Google Drive, dan rekaman layar langsung di dalam deskripsi tugas dan komentar sehingga Anda tidak akan pernah berjarak lebih dari beberapa detik dari konten yang Anda butuhkan.

Cara lain untuk membuat orang tetap memperhatikan? Pilihlah pembawa acara atau pembicara yang relevan yang dapat membuat agenda tetap berjalan.

Pembicara yang solid dapat membantu menarik lebih banyak penjualan tiket ke acara Anda dan membuat para tamu tetap waspada! Terutama pembicara tamu yang berspesialisasi dalam topik acara Anda atau pakar industri, merupakan nama-nama terkenal di perusahaan, atau pembicara publik profesional yang tahu cara mengisi kekosongan yang tak terduga.

Seperti halnya Amy Poehler dan Tina Fey menjadi pembawa acara Golden Globes empat kali dan bagaimana ClickUp membawa Psikolog Organisasi terkenal di dunia, Adam Grant, sebagai Pembicara utama LevelUp 2021. 😉

Bahkan dengan pembicara atau pembawa acara yang hebat sekalipun, pertimbangkan opsi-opsi ini untuk mengisi agenda Anda dengan kesempatan yang berarti untuk memperluas pengetahuan Anda:

• Tawarkan sesi breakout atau diskusi panel pada siang hari agar para peserta dapat belajar dari moderator dan berdiskusi bersama. Ini adalah cara yang bagus bagi tamu Anda untuk saling mengenal dan membangun jaringan di kedua belah pihak
• Jika memungkinkan, aktifkan kemampuan chatting di platform Anda sehingga peserta dapat berinteraksi dan membangun jaringan di antara mereka kapan saja. hidupkan sedikit
• Sediakan waktu untuk sesi tanya jawab langsung di akhir setiap bagian. Konferensi virtual akan terasa lebih personal dan tamu Anda akan merasa lebih terlibat jika mereka tahu bahwa mereka adalah bagian dari percakapan. Mintalah anggota tim Anda yang lain untuk memantau obrolan acara Anda sehingga tidak ada pertanyaan yang tidak terjawab

Langkah 4: Kelola semua bagian yang bergerak di satu tempat

Tidak perlu dikatakan lagi bahwa BANYAK perencanaan yang harus dilakukan dalam sebuah konferensi virtual dalam berbagai ukuran dan jika Anda sudah sampai pada tahap ini, kemungkinan besar Anda sudah merasakannya. Pantau kemajuan Anda dalam garis waktu acara virtual dengan mengatur tugas-tugas Anda dalam sebuah platform manajemen proyek .

AKA, Anda harus menggunakan ClickUp .

ClickUp adalah perekat yang akan menyatukan perencanaan acara virtual Anda dan salah satu aset utamanya adalah kemampuan penyesuaiannya. Artinya, setiap orang dalam tim dapat bekerja sesuai keinginan mereka.

Bagaimana kami menggunakan platform kami sendiri untuk merencanakan LevelUp? Berikut adalah beberapa hal kecil yang harus dilakukan yang memberikan dampak besar:

• Buatlah satuDaftar untuk semua hal yang terkait dengan konferensi mendatang dan tambahkan Bidang Khusus ketugas untuk setiap departemen untuk menunjukkan pemangku kepentingan dan penyelenggara mana yang terkait dengan tugas tersebut
• Temukan dengan cepat tugas yang ditugaskan kepada Anda di setiap Daftar denganfilter danMode Saya. Temukan tugas-tugas Anda yang paling mendesak dengan menyingkirkan semua gangguan dan melihat tugas yang berkaitan dengan penyelenggara acara tertentu atau Anda saja
• GunakanDasbor untuk dengan mudah melihat ringkasan tanpa filter tentang seberapa dekat Anda menyelesaikan proyek Anda. Pada dasarnya, ini adalah gambaran umum tentang bagaimana segala sesuatunya berjalan. Gunakan Dasbor Kami dalam rapat saat melaporkan kepada pemangku kepentingan ataumanajer proyek* Selenggarakan rapat Anda secara langsung di ClickUp! Jadikan rapat apa pun sebagai rapat Zoom dengan fiturIntegrasi Zoom dalam tugas ClickUp Anda

Langkah 5: Pasarkan produk tersebut

Anda hampir sampai! Anda sudah mendapatkannya:

✅ Jenis acara

✅ Layanan streaming

✅ Agenda

✅ Alat manajemen proyek terbaik. batuk, batuk, ClickUp.

Sekarang, saatnya untuk mendapatkan puntung virtual di kursi virtual tersebut dengan menerapkan strategi pemasaran untuk mencapai tujuan Anda tujuan .

Konferensi virtual memberi Anda fleksibilitas untuk menarik audiens dari seluruh dunia, selama Anda tahu cara menjangkau mereka! ClickUp dapat membantu Anda mengelola postingan media sosial, video ke saluran YouTube perusahaan Anda, pemasaran email, dan strategi PR, dan banyak lagi .

Gunakan Bidang Khusus untuk mengakses postingan, Formulir, Dokumen, URL, dan bahkan informasi dasar untuk ditinjau atau dijadikan referensi dengan cepat. Semua ini tetap ada di dalam tugas Anda dan subtugas dalam setiap tahap proses perencanaan Anda dan langit adalah batasnya dalam hal semua yang dapat dilakukan oleh Custom Fields! Jadi, bersenang-senanglah dengan itu. 🤓

Jika strategi pemasaran Anda termasuk menambahkan status VIP pada daftar tamu Anda, penawaran influencer untuk mempromosikan acara Anda, atau sponsor, maka inilah saatnya untuk menggunakan Pusat Templat ClickUp .

Membuat atau menerapkan pra-bangun templat perencanaan acara dari Pusat Templat ClickUp

Pilih dari salah satu template ClickUp yang sudah jadi yang dirancang untuk perencanaan acara atau buat sendiri untuk dengan cepat mencakup semua dasar yang diperlukan untuk tugas-tugas yang berulang.

Siap, Atur, Pergi!

Ingat, ini baru permulaan!

Ini mungkin lima langkah penting untuk merencanakan acara konferensi virtual Anda berikutnya namun kemungkinannya tidak terbatas dan pasar acara online semakin besar saja! Jadi, biarkan ClickUp melakukan pekerjaan berat di sisi organisasi, lalu biarkan kreativitas Anda berjalan dengan bebas!

Rubah/ GIPHY