Setiap manajer proyek memimpikan bekerja dengan klien atau pemangku kepentingan yang mengatakan hal-hal seperti "Luangkan semua waktu yang Anda butuhkan" dan "Uang bukanlah masalah."
Di saat yang sama, setiap manajer proyek tahu bahwa skenario ini adalah mimpi di siang bolong. Sayangnya, sebagian besar akan mengalami kendala proyek yang memiliki kemampuan untuk menyebabkan riak dalam siklus hidup proyek.
Batasan-batasan yang mengganggu ini memengaruhi cara Anda melakukan pendekatan terhadap proyek, apa yang bisa Anda berikan, kapan Anda bisa memberikannya, dan bagaimana kualitas hasil akhir proyek tersebut. Mengelola batasan proyek sangat penting untuk merencanakan proyek yang sukses.
Kabar baiknya, kendala manajemen proyek Anda dapat diatasi, diperbaiki, atau dicegah sama sekali. Anda memerlukan alat dan proses yang tepat untuk memastikan semuanya tetap tepat waktu dan sesuai anggaran, dan hasil proyek Anda akan memenuhi harapan klien Anda.
Kami akan memandu Anda melalui kendala proyek yang paling umum dan berbagi tips dan alat untuk mengelolanya sehingga Anda bisa menyiapkan tim Anda untuk sukses.
Apa Saja Kendala Proyek?
Kendala proyek adalah faktor apa pun yang membatasi pemimpin tim atau manajer proyek untuk berhasil mencapai penyelesaian proyek. Jenis kendala proyek yang paling umum berkisar pada: Jadwal proyek atau iron triangle, yang kita tahu terdengar seperti nama pulau pribadi penjahat Bond. 🦹
Selain tiga kendala di atas, ada tiga kendala proyek yang lebih umum, yaitu sumber daya, risiko, dan standar kualitas. Berikut ini adalah penjelasan dari keenam kendala umum dan bagaimana mereka akan mempengaruhi proyek Anda:
1. Ruang lingkup proyek
Ruang lingkup proyek menguraikan apa yang seharusnya dicapai oleh proyek dan berapa banyak pekerjaan yang harus dilakukan. Anda harus memiliki pemahaman yang jelas tentang batasan ruang lingkup untuk menentukan apakah batasan proyek lainnya-seperti jadwal dan anggaran-masih masuk akal.
Memahami ruang lingkup proyek dapat membantu Anda mencegah hal yang ditakuti ruang lingkup merayap -ketika semakin banyak tugas yang terus ditambahkan ke proyek Anda.
Dokumen ruang lingkup pekerjaan membuat semua orang tetap selaras dalam persyaratan proyek Sebagai contoh, katakanlah proyek Anda adalah membuat situs web 10 halaman dan tiba-tiba klien Anda ingin menambahkan dua halaman lagi. Karena itu di luar cakupan proyek awal, Anda tahu bahwa Anda harus kembali ke klien untuk mendiskusikan bagaimana penambahan dua halaman tersebut akan memengaruhi kontrol proyek (atau jadwal dan anggaran proyek).
Inilah sebabnya mengapa dokumen-dokumen seperti Templat Ruang Lingkup Pekerjaan ClickUp sangat penting untuk mencatat segala sesuatu tentang proyek. Anda dan klien Anda harus menyepakati dokumen ruang lingkup proyek dengan pemahaman bahwa setiap perubahan akan mengubah batasan proyek utama lainnya.
2. Garis waktu proyek
Garis waktu proyek adalah jumlah waktu yang Anda miliki untuk menyelesaikan sebuah proyek. Timeline Anda harus memperhitungkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan seluruh siklus hidup proyek-dari awal hingga perencanaan hingga menyelesaikan proyek dan menutupnya. ⏰
Terkadang, pemangku kepentingan Anda akan datang kepada Anda dengan jadwal tertentu. Namun, ada juga yang menjelaskan ruang lingkup proyek dan meminta Anda untuk memperkirakan kembali jumlah waktu yang dibutuhkan tim Anda untuk menyelesaikannya.
Gunakan tampilan Gantt Chart di ClickUp untuk menjadwalkan tugas, mengikuti perkembangan proyek, mengelola tenggat waktu, dan menangani kemacetan.
Ketika Anda merancang jadwal proyek, ingatlah akan ketergantungan. Meskipun beberapa tugas dapat diselesaikan secara bersamaan, tugas lain mungkin perlu diselesaikan sebelum Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya dalam alur kerja Anda.
3. Anggaran proyek
Anggaran proyek adalah berapa banyak uang yang dapat Anda keluarkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Ketika Anda menyusun alokasi anggaran, perlu diingat bahwa gaji anggota tim adalah bagian dari biaya proyek Anda (dan sering kali merupakan bagian terbesar). 💸
Demikian pula, jika Anda memiliki langganan SaaS dan alat yang digunakan tim Anda untuk melakukan pekerjaan mereka, Anda mungkin perlu memperhitungkan biaya-biaya tersebut ke dalam anggaran Anda juga. Untuk manajer proyek yang bekerja di lingkungan dengan semua pemangku kepentingan internal, Anda mungkin perlu memastikan apakah gaji karyawan masuk ke dalam anggaran atau tidak.
Dapatkan gambaran umum anggaran proyek Anda sambil mengelola tugas dan status dengan Templat Manajemen Proyek Beranggaran ClickUp
Jika Anda diberi jumlah tertentu untuk menyelesaikan proyek dan Anda tidak perlu memperhitungkan gaji tim, Anda bisa menggunakan anggaran tersebut untuk peralatan penting. Namun jika anda harus memperhitungkan gaji, anda harus mempertimbangkan biaya untuk menjalankan waktu dalam jadwal yang tepat.
Menggunakan metode Templat Manajemen Proyek Beranggaran ClickUp dapat membantu Anda melacak pengeluaran dan potensi pengeluaran untuk menghindari kendala yang merugikan ini.
4. Sumber daya proyek
Sumber daya mencakup apa pun yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan proyek, selain waktu dan uang. Ini bisa berupa anggota tim yang dibutuhkan untuk membangun situs web 10 halaman-maksud kami 12 halaman.
Anda mungkin membutuhkan seorang pengembang, desainer, dan copywriter-tetapi beberapa sumber daya mungkin sedang mengerjakan proyek lain saat ini atau setelah proyek situs web baru Anda. Hal ini memberikan banyak penekanan untuk menghindari kendala sumber daya dalam jadwal proyek.
Gunakan Tampilan Beban Kerja ClickUp untuk melihat siapa yang berada di depan atau di belakang dan dengan mudah menarik dan melepas tugas untuk mengalokasikan ulang sumber daya
Jadi, yang benar-benar Anda perlukan adalah pandangan tingkat tinggi tentang beban kerja tim Anda sehingga Anda bisa merencanakan atau membuat penyesuaian dengan cepat. Untungnya, manajer proyek dapat menggunakan alokasi sumber daya alat bantu untuk mengelola beban kerja dan waktu di seluruh tugas untuk memastikan Anda tidak akan kekurangan atau kelebihan tugas.
5. Risiko proyek
Beberapa proyek lebih berisiko daripada yang lain, namun hampir setiap proyek memiliki risiko. Untuk manajemen proyek konstruksi risiko mungkin termasuk cedera di lokasi atau kehilangan peralatan. Tetapi untuk manajemen proyek situs web ada risiko situs crash, tautan rusak, perubahan salinan di menit-menit terakhir, atau kehilangan pendapatan saat situs web down.
Untuk memastikan proyek Anda berhasil, buatlah strategi manajemen risiko sebelum Anda mulai.
Anda bisa mengurangi risiko di lokasi konstruksi dengan memastikan semua anggota tim Anda terlatih tentang protokol keselamatan dan situs diasuransikan. Dan Anda bisa mengurangi risiko migrasi situs web dengan melakukan perubahan pada malam hari ketika lalu lintas situs minimal.
Dapatkan representasi visual dari potensi risiko proyek Anda dengan Templat Papan Tulis Analisis Risiko ClickUp sehingga tim Anda dapat berkolaborasi dalam melakukan mitigasi
Meskipun menurut Anda sebuah proyek memiliki sedikit risiko, luangkan waktu untuk bertanya kepada anggota tim tentang apa yang menurut mereka bisa saja terjadi dan buatlah rencana darurat. Dengan Templat Papan Tulis Analisis Risiko ClickUp anda dapat memulai untuk menemukan potensi masalah atau kendala proyek dalam format papan tulis visual ini.
Templat kendala proyek ini juga menghemat waktu dan tenaga di seluruh proyek Anda dengan memastikan semua potensi risiko proyek dievaluasi menggunakan kriteria yang sama. Artinya, Anda mendapatkan strategi manajemen risiko yang lebih efektif dan lebih cepat.
6. Kualitas proyek
Kendala terakhir adalah kualitas proyek Anda-atau kaliber proyek Anda eksekusi proyek . Anggota tim dan pemangku kepentingan Anda pasti ingin membuat dan melihat hasil proyek dengan kualitas terbaik.
Namun semua batasan proyek Anda yang lain akan memengaruhi seberapa tinggi kualitas yang dapat Anda buat. Dan sebagai manajer proyek, Anda mungkin harus memutuskan pengorbanan apa yang bersedia Anda lakukan dalam hal kualitas proyek untuk menyelesaikan proyek lebih cepat atau dengan biaya yang lebih murah.
Cara Mengelola Kendala Proyek
Mengelola kendala proyek adalah tindakan menyulap yang konstan. (Kami tidak tahu mengapa analogi sirkus ini terus muncul di benak kami - mungkin karena menjadi manajer proyek terasa seperti menjadi pemimpin sirkus di kantor) 🎪
Namun dengan alat bantu yang tepat, Anda bisa bekerja sesuai dengan batasan proyek Anda dan memberikan produk akhir yang terbaik. Berikut ini adalah 10 di antaranya alat manajemen proyek untuk membantu Anda mengelola kendala.
1. Memahami cakupan penuh proyek
Anda ruang lingkup pekerjaan dokumen perlu menguraikan tujuan, ruang lingkup, dan hasil proyek yang tepat yang pemangku kepentingan proyek harapkan. Ini akan berfungsi sebagai referensi di seluruh proyek Anda dan membantu Anda mencegah pergeseran ruang lingkup.
2. Membuat piagam proyek
Piagam proyek adalah referensi tingkat tinggi, yang menunjukkan informasi paling penting dari proyek
Piagam proyek berfungsi sebagai referensi cepat yang menguraikan pemangku kepentingan, anggota tim, sumber daya, tujuan, ruang lingkup, hasil, tonggak pencapaian, risiko, dan proses persetujuan proyek. Piagam ini akan memberikan pandangan tingkat tinggi kepada semua orang dalam tim Anda dan membantu Anda tetap berada di jalur yang benar.
Dan dengan Templat Piagam Proyek ClickUp anda mendapatkan akses ke dokumen gratis dan penting untuk mengesahkan keberadaan sebuah proyek secara formal. Bekerja dari template ini akan memberikan manajer proyek kemampuan untuk membangun dan mengalokasikan sumber daya organisasi untuk aktivitas proyek. 🛠️
3. Menyelenggarakan pertemuan awal
Atur dan rencanakan pertemuan awal untuk mendapatkan dukungan dari tim proyek Anda
Setelah Anda memiliki pandangan tingkat tinggi tentang proyek, saatnya untuk mengumpulkan tim proyek Anda. Pertemuan awal memungkinkan Anda untuk menjelaskan proyek dan batasannya kepada semua orang yang terlibat. Anda dapat merampingkan daftar periksa Anda dengan bantuan Templat Rapat Awal Proyek ClickUp .
Anggota tim yang penting akan dapat menunjukkan potensi risiko proyek atau masalah dengan jadwal atau anggaran sehingga Anda dapat mengatasinya dengan pemangku kepentingan sedini mungkin.
_Bonus: Lihat bagian atas kami *10 Template Kickoff Proyek untuk Rapat di Dokumen & PPT*
4. Mengatur struktur perincian kerja
Dalam struktur rincian kerja, Anda akan mengorganisasikan proyek Anda ke dalam semua tugas yang perlu dilakukan oleh tim proyek Anda untuk menyelesaikan hasil kerja. Ini akan membantu Anda mulai menjadwalkan aktivitas dan menyusun jadwal.
Struktur perincian kerja memungkinkan Anda untuk melihat aktivitas Anda dalam daftar, papan status, atau bagan Gantt untuk benar-benar memvisualisasikan bagaimana Anda akan mencapai kesuksesan proyek. Hal ini akan mencegah kendala proyek mengambil alih seluruh proses.
5. Buat rencana manajemen proyek Anda
Rencana proyek memungkinkan Anda untuk mulai menetapkan tugas dan memantau kemajuan
Rencana proyek Anda akan secara resmi membuat proyek Anda berjalan. Mulai menjadwalkan aktivitas, menambahkan ketergantungan, dan memantau kemajuan sebagai bagian dari waktu Anda strategi manajemen .
Anda dapat menggunakan tombol Contoh Templat Rencana Proyek ClickUp untuk memulai atau jelajahi lebih banyak templat yang sesuai dengan metodologi manajemen proyek pilihan Anda-dari Tangkas untuk Air terjun ke Kanban .
6. Membuat rincian anggaran
Dengan perincian anggaran, Anda bisa mengalokasikan sebagian anggaran Anda untuk setiap aktivitas dalam rencana proyek Anda. Kemudian, lacak pengeluaran saat proyek Anda berjalan untuk mengetahui apakah tim Anda sesuai anggaran atau melebihi anggaran.
7. Lakukan analisis risiko
Mulailah mengelola risiko sejak awal proyek Anda. Hal ini memungkinkan Anda untuk menganalisis potensi risiko dan mengaturnya berdasarkan tingkat keparahannya. Sehingga Anda dapat membuat rencana darurat dan mengatasi risiko yang paling serius dengan cepat.
8. Dapatkan gambaran umum beban kerja
Manajemen kerja adalah komponen penting dari manajemen sumber daya. Dengan Tampilan Beban Kerja ClickUp anda bisa langsung melihat bandwidth anggota tim Anda sehingga Anda bisa menjaga agar mereka tidak kelebihan beban, yang bisa membantu mencegah terlewatnya tenggat waktu atau pekerjaan dengan kualitas lebih rendah.
9. Mengotomatiskan tugas yang berulang
Gunakan resep otomatisasi yang telah dibuat sebelumnya atau sesuaikan berdasarkan kebutuhan Anda, sehingga tim Anda bisa fokus pada hal yang paling penting
Salah satu dari alat manajemen waktu terbaik yang tersedia untuk Anda dan tim Anda adalah otomatisasi alur kerja . Dengan mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang, Anda bisa menyelesaikan proyek dengan lebih cepat dan membebaskan tim Anda untuk melakukan tugas-tugas yang lebih penting.
10. Tambahkan kontrol kualitas
Daftar periksa kontrol kualitas dan proses persetujuan memastikan Anda memenuhi batasan kualitas Anda Templat Daftar Periksa Kontrol Kualitas ClickUp dapat membantu Anda menyerahkan hasil kerja yang lebih berkualitas. Setiap anggota tim Anda bisa menggunakannya untuk memantau pekerjaan mereka sendiri, dan peninjau Anda bisa memastikan semuanya sesuai standar. Jadi, ketika proyek Anda mencapai proses persetujuan, semuanya akan berjalan lancar. ⛵️
Merasa Terkendala? Coba ClickUp
Perangkat lunak manajemen proyek yang tepat dapat membantu Anda mengetahui semua batasan proyek Anda, mulai dari jadwal dan anggaran hingga risiko dan kontrol kualitas. Sehingga Anda dapat mengelola proyek yang unggul. 🏆
ClickUp adalah alat utama untuk tim manajemen proyek . Ini membantu Anda mengatur proyek dengan dasbor proyek, otomatisasi, dan integrasi dengan alat yang sudah Anda gunakan. Ditambah lagi, dengan ribuan templat yang bisa dipilih, Anda bisa merencanakan dan memantau semua kendala proyek Anda.
Jadi, meskipun pemangku kepentingan Anda bukan miliarder yang eksentrik, ClickUp bisa membuat Anda merasa seperti anggaran proyek Anda dan batasan waktu tidak menjadi masalah.
Dan berbicara tentang anggaran, Anda bisa mulai menggunakan ClickUp secara gratis. Sekarang ini pasti sesuai dengan batasan proyek.