Bekerja dengan sumber daya yang berlimpah adalah satu hal. Namun, mengetahui bagaimana cara memaksimalkan sumber daya tersebut dengan keterbatasan sumber daya yang ada adalah hal yang sama sekali berbeda.
Bagaimana Anda menghadapi kendala sumber daya yang paling populer-waktu, biaya, dan ruang lingkup proyek -ketika Anda terbatas pada ketiganya? Bagaimana jika Anda juga bekerja dengan keterampilan tim yang tidak sesuai?
Meskipun pendekatan terbaik untuk mengatasi keterbatasan sumber daya bukanlah solusi sekali jadi untuk setiap tim, ada banyak prinsip, strategi, dan alat untuk membantu Anda mengelola kendala yang dihadapi.
Mari selami lebih dalam.
Apa yang dimaksud dengan Kendala Sumber Daya?
Batasan sumber daya adalah seperangkat larangan atau batasan yang harus dipatuhi atau dipertimbangkan oleh manajer proyek saat mengelola proyek. Bagi manajer proyek, penting untuk mengetahui batasan-batasan ini agar berhasil menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran .
Contoh-contoh kendala sumber daya yang umum
Secara umum, sumber daya perusahaan dibagi menjadi dua kategori:
- Sumber daya tidak berwujud: ide, proses, keterampilan, dan kekayaan intelektual
- Sumber daya berwujud: Perangkat lunak, material, real estat, dan tenaga kerja
Setiap tim akan mengelola daftar sumber daya yang serupa, baik itu jam kerja, keterampilan karyawan, anggaran yang diusulkan , material, atau tenaga kerja secara keseluruhan. Anda mungkin harus mengelola berbagai jenis kendala di seluruh sumber daya tertentu seperti:
- Tenaga kerja (karyawan, kontraktor, pekerja magang, keterampilan, sukarelawan)
- Komunikasi (jenis-jenis pertemuanpercakapan)
- Bahan-bahan (perlengkapan, peralatan)
- Sumber daya keuangan (anggaran, pendanaan,biaya)
- Kekayaan intelektual (proses, ide, pengetahuan)
- Real estat (materi pemasaran ruang, kantor, ruang kerja)
- Waktu (kalender sumber daya,tenggat waktujadwal,tonggak sejarah)
- Perangkat Lunak (aplikasi, platform)
Ingatlah bahwa sumber daya proyek adalah alat yang Anda gunakan untuk mencapai tujuan. Kendala adalah batasan yang diberlakukan pada alat tersebut.
4 jenis kendala sumber daya
Pada umumnya, kendala sumber daya terbagi menjadi empat variasi yang berbeda untuk bisnis dan manajemen proyek. Mari kita lihat masing-masing kendala manajemen proyek untuk memahami hambatan umum:
1. Waktu
Buat lembar waktu dan pantau waktu yang dilacak di ClickUp Manajemen waktu adalah salah satu kendala sumber daya yang paling umum. Batasan sumber daya waktu ini membatasi jumlah hari, jam, dan menit yang dibutuhkan proyek untuk menyelesaikannya, baik karena faktor eksternal seperti tenggat waktu yang ditentukan oleh klien atau faktor internal seperti berapa banyak sumber daya yang tersedia.
cONTOH KETERBATASAN WAKTU Sebuah perusahaan pengembangan perangkat lunak ditugaskan untuk membangun aplikasi seluler untuk klien dalam tenggat waktu yang ketat. Namun, dua pengembang berada di PTO dalam jangka waktu tersebut. Karena kekurangan pengembang, manajer proyek dapat memprioritaskan tugas di seluruh tim, mengelola sprint, dan menyimpan catatan akurat tentang jam kerja, sehingga mudah untuk mengetahui siapa yang pekerjaannya dapat dialihkan dan bagaimana proyek dapat dibagi dengan tim yang terbatas.
2. Biaya
Melacak biaya proyek di seluruh tugas dan subtugas dalam ClickUp dengan bidang khusus untuk menentukan nilai moneter
Batasan biaya juga merupakan faktor penting yang perlu dipertimbangkan terhadap ketersediaan sumber daya, karena batasan ini menetapkan batas jumlah uang yang dialokasikan untuk setiap proyek. Batasan ini biasanya berasal dari klien atau manajer proyek, tergantung pada perjanjian bisnis atau ruang lingkup proyek yang direncanakan .
CONTOH SESUAI DENGAN BIAYA Sebuah organisasi nirlaba perlu menyelenggarakan acara amal dengan anggaran terbatas. Manajer proyek dapat mengalihdayakan beberapa tugas kepada sukarelawan dan mengandalkan sumber daya gratis atau berbiaya rendah. Dengan ClickUp, mereka dapat melacak pengeluaran dan memastikan bahwa mereka tetap berada di dalam anggaran-sehingga manajer proyek memprioritaskan aspek yang paling penting dari acara tersebut untuk memastikan kesuksesan dan untuk menghindari potensi kendala sumber daya.
3. Sumber Daya
Gunakan Tampilan Beban Kerja ClickUp untuk melihat siapa yang berada di depan atau di belakang dan dengan mudah menarik dan melepas tugas untuk mengalokasikan ulang sumber daya
Kendala sumber daya adalah keterbatasan sumber daya, seperti personel dan material, yang tersedia bagi manajer proyek. Jenis kendala ini juga dapat diberlakukan oleh sumber daya proyek eksternal, seperti klien atau vendor, atau oleh ketersediaan sumber daya internal, seperti perusahaan Anda sendiri.
cONTOH KETERBATASAN SUMBER DAYA Sebuah perusahaan konstruksi yang disewa untuk merobohkan garasi tua mungkin ingin membatasi sumber dayanya untuk proyek yang lebih besar dan pembongkaran. Manajer proyek dapat menggunakan model peramalan sumber daya dan perencanaan kapasitas untuk memperkirakan jumlah material dan personel yang dibutuhkan untuk pekerjaan kecil tanpa mengambil karyawan dari proyek yang lebih besar.
4. Kualitas
Tetap berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan Anda dengan jadwal yang jelas, target yang terukur, dan pelacakan kemajuan otomatis
Batasan kualitas ditetapkan untuk memastikan bahwa kualitas proyek memenuhi standar tertentu. Batasan sumber daya kualitas yang paling umum adalah sasaran kualitas yang ditetapkan oleh klien-tetapi pimpinan manajemen proyek juga dapat menetapkan batasan kualitas internal untuk memastikan bahwa proyek tersebut memenuhi standar mereka sendiri.
CONTOH BATASAN KUALITAS Sebuah agensi pemasaran digital perlu mengembangkan situs web baru untuk klien. Manajer proyek harus menyeimbangkan sasaran kualitas klien dengan ketersediaan sumber daya agensi . Dengan menggunakan daftar periksa kualitas dan templat penetapan tujuan untuk mengalokasikan sumber daya, mereka dapat dengan cepat melacak kemajuan proyek situs web dan memastikan bahwa proyek tersebut memenuhi ekspektasi klien.
Cara Mengidentifikasi Kendala Sumber Daya
Ada beberapa cara untuk mengidentifikasi kendala sumber daya, tetapi langkah yang paling penting adalah mencari potensi masalah di awal proyek sebagai bagian dari perencanaan yang lebih besar manajemen sumber daya strategi. Mengidentifikasi kendala-kendala ini membutuhkan pemahaman yang menyeluruh tentang proyek dan tujuannya, serta harapan klien (terutama jika itu adalah produk berbasis layanan), dan sumber daya yang tersedia untuk proyek tersebut.
Salah satu cara untuk menentukan kendala sumber daya adalah dengan melihat tugas-tugas yang perlu diselesaikan dan kemudian membuat perkiraan tidak hanya sumber daya proyek yang Anda miliki, tetapi juga berapa banyak sumber daya yang Anda perlukan dalam skenario terburuk dan terbaik.
Di sinilah alat manajemen sumber daya -terutama yang sangat mudah disesuaikan seperti ClickUp -memainkan peran penting dalam proses perencanaan dan manajemen proyek. Ketika Anda melihat penyelesaian proyek dari ujung ke ujung, memiliki cara yang terpusat dan mudah untuk melacak kemajuan dan sumber daya proyek adalah kuncinya. Ini berarti mencatat tugas-tugas seperti:
- Melacak dan menetapkan tugas
- Menyimpan catatan jam kerja yang dihabiskan secara akurat
- Melacak pengeluaran anggaran
- Memperbarui tonggak manajemen proyek
- Mengelola sprint
- Memvisualisasikan kapasitas proyek
- Memusatkan dan menyimpan dokumen proyek
Manajer proyek juga perlu mempertimbangkan potensi hambatan yang dapat memperlambat kemajuan atau perubahan dalam ruang lingkup proyek yang dapat memengaruhi cara mereka mengelola keterbatasan sumber daya. Menambahkan pos pemeriksaan seperti tinjauan berkala terhadap kendala manajemen proyek ini harus menjadi praktik standar untuk memastikan tim Anda memiliki semua yang mereka butuhkan di setiap langkah perjalanan.
Contoh tonggak pencapaian proyek dalam ClickUp
Beberapa proyek (dan proyek-proyek di masa depan) memang membutuhkan sumber daya khusus yang tidak tersedia, jadi mungkin perlu untuk menemukan solusi alternatif atau merencanakan jadwal proyek sekitar saat sumber daya tersebut tersedia.
Mengidentifikasi cakupan proyek, tonggak pencapaian, dan ketergantungan membantu menyoroti kendala sumber daya potensial yang akan dihadapi.
6 Solusi Kendala Sumber Daya
Sangat penting untuk mengetahui apa saja solusi yang mungkin untuk kendala sumber daya dalam sebuah proyek-dengan begitu Anda siap jika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana. Apakah Anda membuat perkiraan, memahami perencanaan kapasitas atau menganalisis status Anda saat ini, kami punya solusi untuk Anda!
Berikut adalah enam solusi untuk mengelola sumber daya Anda dengan lebih baik:
1. Templat
Proses template dapat digunakan untuk menyederhanakan dan merampingkan jadwal manajemen proyek dan kebutuhan sumber daya. Masukkan templat ClickUp!
Mulai dari templat perencanaan sumber daya untuk analisis matriks yang telah dibuat sebelumnya membantu manajer proyek dengan cepat mengidentifikasi di mana sumber daya yang dibutuhkan untuk memastikan proyek tetap sesuai jadwal. Untungnya, ada banyak template yang sudah jadi template manajemen proyek untuk memulai analisis Anda sehingga Anda dapat mengelola sumber daya dengan lebih baik.
Beberapa templat favorit kami meliputi:
Templat Alokasi Sumber Daya ClickUp
Gunakan Templat Alokasi Sumber Daya ClickUp untuk melacak bahan, tenaga kerja, dan semacamnya untuk setiap proyek.
Ini alokasi sumber daya adalah pilihan yang bagus untuk membantu Anda mengelola sumber daya yang diperlukan di seluruh tim Anda. Baik itu bahan, peralatan, atau orang, templat Templat Alokasi Sumber Daya ClickUp akan melacak sumber daya yang Anda butuhkan untuk mencapai penyelesaian proyek.
Selain itu, Anda dapat menggunakan bantuan templat manajemen proyek untuk mengatasi kendala sumber daya dan mengetahui ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan dan kapan sumber daya tersebut dibutuhkan.
Ini akan membantu Anda memastikan bahwa Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran.
Template Papan Tulis Matriks Prioritas ClickUp 2X2
Gunakan Papan Tulis Matriks Prioritas 2x2 untuk membantu Anda mengatur tugas sesuai dengan tingkat kepentingan dan prioritasnya Templat Papan Tulis Matriks Prioritas 2×2 dari ClickUp memungkinkan Anda untuk mengkategorikan tugas berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensinya. Dengan Manajemen proyek papan tulis anda dan tim Anda dapat dengan mudah memvisualisasikan tugas mana yang membutuhkan perhatian segera dan mana yang bisa menunggu.
Dengan memprioritaskan tugas, Anda dapat membuat keputusan yang lebih tepat tentang cara mengalokasikan sumber daya Anda dan memastikan bahwa tugas yang paling penting mendapatkan perhatian yang layak.
Template Perencanaan Sumber Daya ClickUp
Visualisasikan perencanaan sumber daya Anda dan lihat dengan cepat hal-hal seperti sisa waktu, anggaran, tenaga kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek
The Template Perencanaan Sumber Daya ClickUp membantu Anda mengelola dan mengalokasikan sumber daya dalam tim atau departemen Anda dengan lebih cepat. Dengan template ini, Anda dapat dengan mudah melihat kapasitas sumber daya Anda menggunakan tampilan Beban Kerja, yang memberikan representasi visual dari setiap beban kerja anggota tim .
Dengan tampilan ini, Anda dapat menyeimbangkan beban kerja dengan lebih baik di seluruh tim Anda dan memastikan bahwa setiap orang bekerja pada kapasitas optimal mereka. Dengan menggunakan templat manajemen proyek ini, Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang bagaimana mengalokasikan sumber daya Anda.
Hal ini memastikan tim Anda bekerja secara efisien dan efektif.
Template Matriks Sumber Daya Proyek ClickUp
Buat bidang khusus berdasarkan kebutuhan matriks sumber daya proyek anda untuk merinci jenis sumber daya dan anggaran yang dialokasikan untuk masing-masing
Perencanaan sumber daya yang efisien sangat penting untuk proyek Anda di masa depan karena secara langsung berdampak pada total biaya sumber daya yang dibutuhkan. Dengan Template Matriks Sumber Daya Proyek ClickUp anda memiliki semua informasi yang diperlukan untuk merencanakan sumber daya secara efektif.
Templat manajemen proyek ini memungkinkan Anda mengalokasikan dan melacak sumber daya dengan mudah seperti waktu, tenaga kerja, dan material, membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik tentang cara mengalokasikan sumber daya dan meminimalkan biaya.
2. Penjadwalan
Untuk mengoptimalkan penjadwalan, manajer proyek menggunakan beberapa metode penjadwalan. Misalnya, hanya dengan mengidentifikasi tugas-tugas, mengelompokkannya, dan memprioritaskannya untuk mengurangi waktu yang dihabiskan untuk penyelesaian proyek sudah merupakan langkah ke arah yang benar.
Jika ternyata sumber daya yang tersedia tidak cukup untuk menyelesaikan proyek sesuai jadwal, mungkin perlu menyesuaikan tenggat waktu proyek. Hal ini mungkin melibatkan pengunduran tenggat waktu, atau memperpanjangnya melewati tanggal kadaluarsa aslinya, yang mungkin berarti Anda juga perlu menyesuaikan ketergantungan yang dijadwalkan.
Menjadwalkan ulang dependensi untuk memvisualisasikan dampak perubahan tanggal jatuh tempo pada tugas dalam tampilan Gantt di ClickUp
Ketergantungan proyek mengacu pada tugas atau aktivitas dalam proyek yang saling bergantung satu sama lain. Dengan kata lain, ketergantungan proyek adalah hubungan antara tugas-tugas di mana penyelesaian satu tugas diperlukan sebelum tugas lain dapat dimulai dalam jadwal spesifik Anda.
Hal-hal seperti tampilan Timeline, Gantt Chart, atau hanya melakukan perataan sumber daya akan secara drastis membantu Anda memahami seperti apa jadwal itu dan bagaimana Anda dapat mencapainya. Sumber daya proyek Anda tidak harus selalu mengubah jadwal Anda secara drastis.
3. Pendelegasian
Mendelegasikan tugas kepada anggota tim adalah tentang mencocokkan tugas dengan keterampilan dan ketersediaan. Jika ditentukan bahwa sumber daya yang tersedia tidak cukup untuk menyelesaikan proyek, mungkin perlu menyewa sumber daya tambahan.
Menambahkan beberapa penerima tugas, mendelegasikan komentar, dan membuat kalkulasi menggunakan Bidang Khusus, semuanya dari tugas ClickUp Anda
Hal ini mungkin melibatkan perekrutan anggota tim baru atau mengontrakkan layanan. Di sisi lain, jika sumber daya yang tersedia tidak cukup untuk menyelesaikan proyek sesuai rencana, manajer proyek juga dapat membatasi ruang lingkup proyek.
Mengurangi jumlah tugas yang terlibat atau mengurangi tujuan proyek yang diinginkan adalah dua contohnya. Itulah mengapa memiliki kemampuan untuk mendelegasikan tugas-tugas proyek adalah fitur penting dalam perangkat lunak manajemen sumber daya Anda.
4. Estimasi
Teknik estimasi melibatkan prediksi durasi, biaya, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelesaian proyek. Semakin baik estimasi Anda, semakin sedikit rintangan yang akan Anda alami selama proses berlangsung.
Melihat dan melacak estimasi waktu dengan mudah ke tugas ClickUp untuk manajemen sumber daya yang lebih baik
Perangkat lunak manajemen sumber daya terbaik tidak hanya memungkinkan Anda melacak estimasi waktu, tetapi juga melakukannya dengan cara Anda. Fitur pelacakan waktu ClickUp memungkinkan Anda memulai dan menghentikan waktu dari perangkat apa pun, sehingga Anda bisa dengan mudah berpindah-pindah tugas proyek.
5. Otomatisasi
ClickUp membantu estimasi dengan menyediakan templat yang dapat disesuaikan, penyimpanan data terpusat, dan visualisasi kapasitas proyek dan tonggak pencapaian sehingga mudah untuk melakukan perubahan dan secara otomatis membuat semua orang mendapatkan informasi terbaru.
Alat bantu otomatisasi mengurangi waktu dan biaya yang terkait dengan penyelesaian tugas dan menyederhanakan manajemen proyek. Dengan menggunakan teknik seperti mengatur dan mengotomatiskan pengingat tonggak penting, mengotomatiskan perubahan status proyek, dan menyesuaikan serta mengatur perubahan prioritas, manajer proyek bekerja dengan cepat dan menghemat waktu.
Untuk kebutuhan otomatisasi, ada ClickUp-Anda dapat mengatur pemicu otomatis dan penugasan tugas dengan berbagai tingkat kerumitan.
6. Pengalihdayaan Outsourcing digunakan untuk mengurangi biaya yang terkait dengan penyelesaian proyek dan meningkatkan ketersediaan sumber daya. Metode seperti menggunakan sumber daya yang dialihdayakan dari kontraktor pihak ketiga atau menggunakan sumber daya eksternal (misalnya agen pekerja sementara) sangat membantu dalam mengelola keterbatasan sumber daya saat Anda kekurangan staf atau kekurangan keahlian tertentu.
ClickUp membantu dengan outsourcing dengan menyediakan alat seperti bagan dan dasbor yang dapat disesuaikan untuk melacak kontraktor . Selain itu, Anda dapat memberikan izin khusus atau mengaktifkan pembuatan akun terbatas untuk menghindari perubahan yang tidak diinginkan.
Lakukan Semuanya Dengan ClickUp
Alat bantu perencanaan proyek harus dimiliki saat Anda mencoba mengoptimalkan pendekatan Anda terhadap keterbatasan sumber daya. Keterbatasan sumber daya adalah tantangan umum dalam manajemen proyek, dan berdampak pada jadwal, anggaran, dan kualitas proyek.
Dengan mengidentifikasi dan mengelola keterbatasan sumber daya sejak dini, menggunakan strategi dan alat bantu yang tepat, serta belajar dari pengalaman masa lalu, manajer proyek dapat mengatasi keterbatasan sumber daya dan memanfaatkannya sebaik mungkin.