Pada awal tahun 1900-an, seorang pengacara bernama Reginald Heber Smith dihadapkan pada tantangan yang tidak biasa: mengelola klinik bantuan hukum dengan anggaran yang sangat terbatas.
Untuk melacak pekerjaan yang dilakukan di ribuan kasus, ia mengembangkan sistem yang secara akurat mencatat jumlah jam yang dihabiskan oleh setiap pengacara pada setiap tugas.
Lompati seratus tahun ke depan, dan banyak agensi kreatif dan pemasaran masih berjuang dengan masalah yang sama: model yang mengasumsikan setiap menit produktif adalah jam kerja yang dapat ditagih.
Namun, pertanyaannya kini menjadi: apa biaya tersembunyi dari tidak melacak jam kerja yang dapat ditagih versus yang tidak dapat ditagih bagi agensi?
Dalam posting blog ini, kita akan membahas bagaimana ide akuntansi yang sudah ada sejak satu abad lalu masih memengaruhi margin keuntungan Anda. Sebagai bonus, kita juga akan melihat cara ClickUp dapat membantu Anda. 🎯
⭐ Template Terpilih
Template Pelacakan Waktu Konsultan ClickUp dirancang untuk membantu tim konsultasi dan agensi mengelola klien, proyek, dan hasil kerja secara harian. Setiap menit dapat dihubungkan dengan tugas, pertemuan, atau hasil kerja, memberikan visibilitas penuh tentang apa yang dapat ditagih dan apa yang tidak.
Pengaturan ini menghilangkan tebak-tebakan, membantu Anda melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas dan proyek, serta bagaimana hal itu terkait dengan keuntungan proyek secara keseluruhan.
Biaya Tersembunyi dari Tidak Melacak Jam Kerja yang Dapat Ditagih vs. yang Tidak Dapat Ditagih
Bahkan di agensi yang sibuk dan berkinerja tinggi, tidak setiap jam kerja menghasilkan pendapatan.
Panggilan klien, rapat internal, revisi cepat, dan tugas administratif semuanya berkontribusi. Namun, jika tidak dilacak dengan benar, mereka secara diam-diam mengikis keuntungan. Mari kita pahami di mana biaya tambahan muncul dan mengapa manajemen lembar waktu sangat penting.
Kesempatan pendapatan yang terlewatkan
Ketika jam kerja yang dapat ditagih tidak dilacak, agensi kehilangan potensi pendapatan.
Pertimbangkan sebuah agensi desain yang sedang mengerjakan proyek branding: seorang desainer menghabiskan 10 jam untuk menyelesaikan revisi klien. Hanya enam jam dari waktu tersebut yang tercatat karena lupa mencatat dan pembulatan ke bawah. Selama beberapa proyek, ketidaksesuaian ini dapat menghabiskan ribuan dolar setiap bulan bagi agensi.
📮 ClickUp Insight: Meskipun 40% karyawan menghabiskan kurang dari satu jam per minggu untuk tugas-tugas yang tidak terlihat di tempat kerja, sebanyak 15% di antaranya kehilangan 5+ jam per minggu, setara dengan 2,5 hari per bulan!
Waktu yang tampaknya tidak signifikan namun tidak terlihat ini dapat secara perlahan mengikis produktivitas Anda. ⏱️
Manfaatkan fitur Pelacakan Waktu dan Asisten AI ClickUp untuk mengetahui secara tepat di mana jam-jam yang tidak tercatat itu menghilang. Identifikasi ketidakefisienan, biarkan AI mengotomatisasi tugas-tugas berulang, dan dapatkan kembali waktu yang kritis! Tonton video ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang lembar waktu dan persetujuan di ClickUp. 👇🏼
Penurunan produktivitas
Menyamarkan batas antara aktivitas yang dapat ditagih dan yang tidak dapat ditagih dapat mengurangi efisiensi tim.
Misalnya, seorang strategis pemasaran mungkin menghabiskan sebagian hari untuk kampanye klien, tetapi juga memeriksa email internal, menyiapkan laporan, dan menghadiri pertemuan dadakan. Tanpa pelacakan waktu yang akurat, tidak mungkin mengetahui berapa banyak waktu yang sebenarnya dihabiskan untuk tugas-tugas yang menghasilkan pendapatan.
Akibatnya adalah upaya yang terduplikasi, kehilangan fokus, dan waktu yang terbuang percuma saat mencoba menyatukan alur kerja yang terfragmentasi.
🧠 Fakta Menarik: Jam absensi menjadi awal mula semuanya. Willard Bundy mematenkan jam absensi praktis pertama pada tahun 1888, dan kemampuan mekanis untuk mencatat jam kerja tersebut membuat penagihan berdasarkan waktu menjadi mungkin.
Kesulitan dalam meramalkan anggaran proyek
Mengabaikan jam kerja non-billable seringkali menyebabkan perkiraan biaya proyek menjadi terlalu rendah.
Misalkan sebuah firma konsultasi sedang mengajukan penawaran untuk klien baru. Mereka mengalokasikan 50 jam untuk pengiriman hasil kerja tetapi lupa memperhitungkan perencanaan internal, rapat status, dan pemeriksaan kualitas. Ketika proyek melebihi batas waktu, tenggat waktu terlewat, margin keuntungan menyusut, dan kepuasan klien menurun.
💡 Tips Pro: Lacak biaya kesempatan bersama dengan jam kerja non-billable. Jika tim menghabiskan 40 jam untuk pelatihan internal, hitung setara dengan jam kerja billable yang hilang. Hal ini membantu tim keuangan membenarkan ROI pelatihan.
Peningkatan sengketa penagihan klien
Entri waktu yang tidak jelas atau tidak akurat dapat dengan cepat memicu konflik penagihan.
Misalkan sebuah agensi pengembangan web membebankan biaya kepada klien untuk 15 jam kerja dalam proyek redesign situs web, tetapi tidak mencatat tugas-tugas kecil seperti pemecahan masalah atau pengujian. Klien mempertanyakan tagihan tersebut, menunda pembayaran sementara agensi berusaha membenarkan jam kerja yang dibebankan.
🔍 Tahukah Anda? Pada tahun 1940-an, Asosiasi Pengacara Amerika (ABA) mulai mempromosikan ide agar pengacara melacak waktu mereka dalam increment enam menit. Praktik ini diformalkan pada tahun 1958 ketika ABA menyarankan agar pengacara menargetkan untuk menagih 1.300 jam per tahun.
Alokasi sumber daya yang tidak efisien
Tanpa data yang jelas, manajer dapat salah menilai bagaimana anggota tim menghabiskan waktu mereka.
Misalnya, seorang copywriter senior mungkin terlihat kurang dimanfaatkan karena jam kerjanya yang dihabiskan untuk riset non-billable atau membimbing magang tidak dilacak. Sementara itu, staf junior mungkin terbebani dengan tugas-tugas billable. Kesalahan dalam menilai kapasitas seperti ini dapat menyebabkan kelelahan, pemborosan talenta, dan pelaksanaan proyek yang tidak merata.
💡 Tips Pro: Hentikan berpikir hanya dalam satuan jam dan mulailah berpikir dalam pola. Jika Anda melihat para strategis selalu mencatat waktu non-billable yang tinggi pada hari Senin, itu adalah masalah sistemik. Mungkin panggilan status mingguan dapat digabungkan, atau laporan otomatis dapat menggantikan setengah dari persiapan.
Cara Mengurangi Biaya Tersembunyi Akibat Tidak Melacak Jam Kerja yang Dapat Ditagih vs. yang Tidak Dapat Ditagih
Mengkategorikan tugas, melacak waktu secara konsisten, meninjau wawasan, dan menyesuaikan alur kerja membantu agensi mengembalikan kendali atas manajemen waktu.
ClickUp membantu Anda di sini. 🤩
Ini adalah ruang kerja AI terintegrasi pertama di dunia yang menggabungkan manajemen proyek, manajemen pengetahuan, dan obrolan—semua didukung oleh AI yang membantu Anda bekerja lebih cepat dan lebih cerdas.
Inilah cara Anda dapat mengurangi biaya tersembunyi dari jam kerja yang tidak dilacak menggunakan platform ini:
Langkah #1: Kategorikan tugas sebagai billable atau non-billable
Mulailah dengan memahami dengan jelas apa yang termasuk dalam jam kerja yang dapat ditagih dan apa yang tidak.
✔️ Berikut ini daftar periksa jam kerja yang dapat ditagih!
- Pekerjaan proyek klien (desain, pemrograman, penulisan, konsultasi)
- Sesi strategi dan perencanaan untuk hasil kerja klien
- Pertemuan dan panggilan klien yang spesifik untuk proyek
- Revisi dan perubahan yang diminta oleh klien
- Penelitian yang langsung mendukung proyek klien.
- Produksi hasil kerja (grafis, laporan, presentasi)
- Workshop klien di lokasi atau secara virtual
- Pemeriksaan tata bahasa dan kualitas untuk materi klien
Tuliskan ini sebagai daftar referensi sederhana, sehingga semua orang berada di halaman yang sama. Selanjutnya, buatlah pelacakan ini mudah dengan menambahkan label yang konsisten, seperti ‘Billable’ dan ‘Non-billable’. Adakan sesi singkat dengan tim Anda untuk membahas contoh-contoh, sehingga semua orang menerapkan standar yang sama.
❌ Berikut adalah tugas-tugas non-billable:
- Pekerjaan administratif (email, pengarsipan, entri data)
- Rapat tim internal dan stand-up
- Pelatihan atau pengembangan profesional
- Pemasaran atau pengembangan bisnis untuk agensi
- Perencanaan proyek internal atau dokumentasi proses
- Waktu yang dihabiskan karyawan untuk mempelajari alat atau perangkat lunak baru
- Penilaian kinerja atau tugas-tugas terkait HR
- Manajemen kantor atau koordinasi tim
Tugas di ClickUp merupakan blok bangunan alur kerja Anda. Setiap tugas terdiri dari beberapa komponen, termasuk deskripsi, lampiran, tag, daftar periksa, dan komentar. Dengan cara ini, Anda dapat menandai tugas sebagai ‘dapat ditagih’ atau ‘tidak dapat ditagih’, menciptakan sistem yang konsisten untuk tim Anda sambil menjaga semua konteks di satu tempat.
Misalnya, seorang penulis konten yang bekerja pada blog klien membuat tugas berjudul ‘Draf Blog Klien Y’ dan menandainya sebagai ‘dapat ditagih’. Mereka menambahkan deskripsi dengan tenggat waktu dan persyaratan. Pada akhir bulan, kepala pemasaran menyaring berdasarkan tag untuk memisahkan jam kerja yang dapat ditagih.
Langkah #2: Lacak waktu secara konsisten
Sekarang, saatnya mendorong tim Anda untuk mencatat waktu setiap hari daripada menunggu hingga akhir pekan, sehingga entri data menjadi akurat dan lengkap.
ClickUp Time Tracking memudahkan hal ini. Fitur ini memungkinkan anggota tim untuk memulai dan menghentikan timer pada tugas dari desktop, perangkat seluler, atau bahkan melalui browser menggunakan ekstensi Chrome gratis.
Lebih suka entri manual? Tidak masalah. Anda dapat mencatat waktu secara retroaktif atau menentukan rentang tanggal untuk melacak kemajuan Anda. Setiap entri dapat dihubungkan langsung ke Tugas atau subtugas, sehingga setiap jam terikat pada hasil kerja spesifik. Lembar waktu yang dapat disesuaikan memungkinkan Anda melihat waktu yang dilacak per hari, minggu, bulan, atau periode lainnya. Anda bahkan dapat menambahkan perkiraan waktu dalam kartu tugas untuk membandingkan perkiraan vs. jam aktual nanti.
Misalnya, sebuah agensi media sosial sedang mengerjakan kampanye klien. Seorang penulis konten menghabiskan pagi hari untuk menyusun caption untuk postingan Instagram klien. Mereka langsung memulai timer pada tugas ‘Instagram Captions – Client Z’ begitu mulai menulis.
Minta AI untuk wawasan kontekstual
ClickUp Brain adalah platform berbasis kecerdasan buatan (AI) yang terintegrasi langsung ke dalam ruang kerja Anda, menghubungkan tugas, dokumen, orang, dan pengetahuan organisasi. Platform ini mengotomatisasi aktivitas manajemen proyek rutin, seperti pelacakan kemajuan, rapat harian, pembaruan, dan pembangkitan tugas, menggunakan fitur otomatisasi berbasis AI seperti AI Assign dan AI Prioritize, sehingga tim Anda dapat fokus pada pekerjaan strategis daripada tugas yang tidak dapat ditagih.
Mari kita kembali ke contoh agensi media sosial kita. Saat penulis konten bekerja, ClickUp Brain dapat secara otomatis melacak kemajuan pada subtugas, menghasilkan ringkasan pekerjaan yang telah diselesaikan, dan memperbarui pemangku kepentingan tentang jam kerja yang dapat ditagih saat ini.
Nanti, jika pemimpin tim ingin gambaran cepat, mereka dapat dengan mudah bertanya kepada ClickUp Brain:
- Tunjukkan total jam billable untuk [Nama Klien] minggu ini.
- Tugas mana yang memakan waktu lebih lama dari perkiraan?
- Buat ringkasan kemajuan untuk kampanye Instagram.
ClickUp Brain juga menyarankan penyesuaian, seperti mengalokasikan ulang sumber daya jika beberapa subtugas tertinggal, berdasarkan waktu yang dilacak.
💡 Tips Pro: Gunakan AI dalam audit waktu. Masukkan data historis jam kerja yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih ke ClickUp Brain untuk mengidentifikasi inefisiensi tersembunyi—misalnya, AI mungkin menandai bahwa desainer senior menghabiskan lebih banyak waktu dalam rapat internal dibandingkan desainer junior, yang menunjukkan delegasi yang buruk.
Langkah #3: Periksa laporan secara rutin
Tetapkan jadwal untuk memeriksa laporan waktu. Bisa berupa:
- Harian untuk pemeriksaan cepat pada tugas-tugas individu
- Mingguan untuk proyek aktif
- Bulanan untuk tren keseluruhan
Bandingkan jam kerja yang dapat ditagih dengan yang tidak dapat ditagih untuk mengidentifikasi pola, seperti tugas-tugas bernilai rendah yang berulang atau penagihan yang kurang. Perhatikan juga penyimpangan: tugas-tugas yang memakan waktu jauh lebih lama dari yang diperkirakan atau dikategorikan secara salah. Membagikan temuan ini dengan tim membantu semua orang memahami dampak waktu mereka dan menjaga motivasi tetap tinggi.
ClickUp Automations dapat mempercepat pelaporan pelacakan waktu. Mereka beroperasi berdasarkan logika sederhana 'Jika ini terjadi, maka lakukan ini', dan dapat menggabungkan pemicu, tindakan, dan kondisi untuk menyesuaikan dengan alur kerja Anda.
Berikut adalah beberapa contoh otomatisasi:
- Beritahu manajer ketika suatu tugas melebihi perkiraan jam kerjanya.
- Secara otomatis labelkan tugas sebagai Billable atau Non-billable berdasarkan jenis tugas.
- Kirim ringkasan mingguan jam kerja yang dilacak kepada pemimpin tim.
- Perbarui dasbor setiap kali entri waktu dicatat atau diperbarui.
Dengan ClickUp Brain, Anda bahkan dapat membuat agen AI kustom menggunakan bahasa alami, seperti:
- Beritahu saya setiap Jumat jika ada tugas yang melebihi perkiraan jam kerja minggu ini.
- Sorot tugas yang memakan waktu lebih dari 10% dari perkiraan waktu.
- Kirim laporan total jam kerja yang dapat ditagih per klien secara otomatis.
Begini penerapannya dalam praktik:
💡 Tips Pro: Gunakan anggaran mikro untuk jam kerja non-billable. Alih-alih mengatakan ‘jaga biaya administrasi di bawah 20%’, berikan setiap proyek anggaran non-billable yang dibatasi (misalnya, 10 jam). Hal ini membuat tim sadar akan perluasan ruang lingkup dan memaksa pemecahan masalah kreatif saat batas tercapai.
Pelajari lebih lanjut tentang otomatisasi alur kerja di sini. 👇🏼
Langkah #4: Sesuaikan alur kerja berdasarkan wawasan yang diperoleh.
Gunakan data untuk membuat keputusan yang lebih cerdas. Alihkan fokus ke aktivitas dengan ROI tinggi dan kurangi pekerjaan internal yang bernilai rendah. Perbaiki perkiraan tugas Anda menggunakan data waktu aktual sehingga penawaran proyek di masa depan lebih akurat.
Sesuaikan alokasi sumber daya dengan menugaskan lebih banyak orang ke tugas-tugas yang dapat ditagih dengan nilai tinggi, dan optimalkan pekerjaan yang penting namun memakan waktu yang tidak dapat ditagih dengan menggunakan templat, otomatisasi, atau outsourcing. Seiring waktu, perubahan kecil ini akan berkontribusi pada produktivitas yang lebih baik.
Dashboard ClickUp menyediakan tampilan terpusat dari ruang kerja Anda, memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan dan menganalisis data secara real-time. Dengan menggunakan kartu yang dapat dipindahkan dan diubah ukurannya, Anda dapat melacak kemajuan tugas, kinerja tim, laporan waktu, dan bahkan mengintegrasikan data dari alat eksternal.
Sesuaikan Dashboard dengan filter dan pengaturan untuk fokus pada hal yang paling penting, baik itu metrik tingkat proyek, jam kerja spesifik klien, atau produktivitas tim secara keseluruhan.
Misalkan sebuah agensi pemasaran mengelola beberapa kampanye. Di Dashboard ClickUp mereka, mereka membuat beberapa kartu:
- Kartu pelaporan waktu menampilkan jam kerja yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih berdasarkan anggota tim dan proyek.
- Kartu kemajuan tugas menampilkan tugas yang telah diselesaikan versus yang masih tertunda untuk setiap klien.
- Kartu Beban Kerja menampilkan kapasitas masing-masing anggota tim.
- Kartu yang berhadapan dengan klien memberikan gambaran umum tentang status proyek, tenggat waktu, dan hasil yang diharapkan.
Bonus: Template!
Sebagai bonus tambahan, jika Anda tidak ingin repot mengatur alur kerja kustom, berikut ini adalah template freelancer yang dapat Anda gunakan! ⚡
Template Pelacakan Waktu Konsultan ClickUp adalah alat yang sangat berguna untuk melacak waktu langsung dalam tugas, artinya Anda selalu tahu persis kontribusi setiap jam yang dicatat. Template lembar waktu konsultan ini mencakup bidang kustom untuk mencatat metrik kunci seperti tarif per jam, biaya perkiraan, dan jumlah total yang dapat ditagih.
Kolom rumus secara otomatis menghitung jam kerja yang dapat ditagih, memungkinkan Anda membandingkan perkiraan vs. pendapatan aktual secara instan. Ini berarti Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi proyek yang kurang ditagih atau tugas yang melebihi batas waktu. Dengan opsi tampilan yang beragam, seperti daftar, tabel, dan dasbor, Anda dapat menyaring, mengurutkan, dan memvisualisasikan waktu yang dilacak di seluruh proyek, anggota tim, dan klien.
Pekerjaan yang tersebar adalah salah satu pembunuh produktivitas tersembunyi terbesar di dalam agensi. Tim kreatif sering berpindah-pindah antara berbagai alat untuk proyek, alat lain untuk penagihan, platform terpisah untuk pelacakan waktu, dan alat lain lagi untuk komunikasi dengan klien. Setiap perpindahan mengganggu konsentrasi, memperlambat momentum, dan menciptakan celah di mana jam kerja tidak tercatat, brief hilang, dan hasil kerja tertunda.
Ketika alur kerja Anda tersebar di berbagai tab, Anda tidak hanya membuang-buang waktu—Anda juga kehilangan jam kerja yang dapat ditagih dan menambah hambatan pada setiap proyek klien. Ruang kerja terintegrasi menyatukan semua ini: manajemen proyek, pelacakan waktu, penagihan, pengelolaan sumber daya, dan komunikasi dalam satu sistem yang mulus. Tidak perlu lagi berpindah tab, tidak perlu lagi mencari berkas, dan tidak perlu lagi mengatur ulang konteks. Tim Anda bekerja lebih cepat, proyek tetap sejalan, dan agensi melindungi jam kerja yang dapat ditagih yang sebenarnya mendorong pendapatan.
Contoh Nyata Pelacakan Jam Kerja yang Dapat Ditagih
Ketika tim mulai melacak jam kerja yang dapat ditagih versus yang tidak dapat ditagih, hasilnya seringkali berbicara sendiri. Data tersebut mengungkap ketidakefisienan, peluang yang terlewatkan, dan potensi kebocoran keuntungan.
Mari kita pahami alur kerja langkah demi langkah yang kita bahas dalam praktik.
Misalnya, StudioBright, sebuah agensi kreatif berskala menengah, memutuskan untuk meneliti lebih dalam ke mana sebenarnya waktu mereka terpakai. Meskipun pekerjaan klien tetap stabil, margin pendapatan terus menyusut.
Langkah #1: Tetapkan definisi yang jelas
Begini cara pemimpin operasional membagi pekerjaan:
- Billable: Hasil kerja untuk klien seperti desain kampanye, revisi, atau panggilan dengan klien.
- Non-Billable: Rapat internal, aktivitas pemasaran, dan pelatihan
Mereka membuat tag di ruang kerja mereka untuk menjaga transparansi setiap tugas.
Langkah #2: Catat waktu secara harian dengan ClickUp
Misalnya, seorang copywriter memulai timer untuk ‘Ad Copy – Client A’ saat menulis. Manajer proyek mencatat secara manual 45 menit yang dihabiskan dalam pertemuan umpan balik klien. AI Project Manager ClickUp Brain merangkum total jam per klien dan menandai tugas yang melebihi perkiraan waktu mereka.
Berikut adalah pendapat Manaswi Dwivedi dari Cedcoss Technologies Pvt. Ltd. tentang penggunaan ClickUp:
Dashboard-nya membantu kami dalam menampilkan data secara bermakna, dan juga menghemat waktu. Saya juga dapat membuat ruang kerja berbeda untuk menangani masalah dan peningkatan. Selain itu, pekerjaan sehari-hari kami juga dapat dipantau, dan pelacakan waktu yang kami habiskan untuk tugas tertentu juga membantu meningkatkan efisiensi kerja.
Dashboard-nya membantu kami dalam menampilkan data secara bermakna, dan juga menghemat waktu. Saya juga dapat membuat ruang kerja berbeda untuk menangani masalah dan peningkatan. Selain itu, pekerjaan sehari-hari kami juga dapat dipantau, dan pelacakan waktu yang kami habiskan untuk tugas tertentu juga membantu meningkatkan efisiensi kerja.
Langkah #3: Periksa laporan secara rutin
Pada akhir setiap minggu, tim meninjau data waktu menggunakan Dashboard ClickUp.
Mereka menemukan pola: desainer menghabiskan hampir 10 jam per minggu untuk panggilan internal: waktu non-billable yang menggerogoti margin.
Manajer mengatur otomatisasi ClickUp sehingga setiap Jumat, laporan 'Weekly Time Report' secara otomatis dibagikan di saluran obrolan ClickUp #Operations.
💡 Tips Pro: Bandingkan efisiensi klien. Bandingkan rasio jam kerja yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih per klien. Beberapa klien membutuhkan dua jam overhead untuk setiap jam kerja yang dapat ditagih; yang lain hanya membutuhkan 15 menit. Gunakan wawasan ini untuk memprioritaskan klien dengan efisiensi tinggi saat pipeline penuh.
Langkah #4: Menyesuaikan alur kerja berdasarkan wawasan
Dengan data yang dimiliki, StudioBright menyempurnakan alur kerjanya:
- Rapat internal dibatasi hingga 15 menit.
- Komunikasi dengan klien dikonsolidasikan ke dalam dashboard proyek.
- Tugas-tugas non-billable yang memakan waktu berlebihan diotomatisasi atau digabungkan.
Setelah tiga bulan, hasilnya jelas:
⚡ Pemanfaatan jam kerja yang dapat ditagih meningkat sebesar 18%
💰 Margin keuntungan meningkat sebesar 22%
📅 Rata-rata waktu penyelesaian proyek menurun sebesar 15%
💟 Bonus: Brain MAX adalah asisten desktop berbasis AI yang dirancang untuk membantu agensi memaksimalkan jam kerja yang dapat ditagih dan mengoptimalkan pekerjaan klien. Dengan integrasi mendalam di seluruh alat manajemen proyek, pelacakan waktu, dan penagihan, Brain MAX mengumpulkan semua aktivitas yang dapat ditagih ke dalam satu dasbor terpadu.
Anda dapat menggunakan fitur talk-to-text untuk mencatat jam kerja, memperbarui status proyek, atau mencatat catatan klien tanpa menggunakan tangan, sementara beberapa model AI terkemuka membantu Anda menghasilkan lembar waktu yang detail, merangkum kemajuan proyek, dan menandai pekerjaan yang belum ditagih. Brain MAX dapat mengotomatisasi pengingat untuk pencatatan waktu, mengorganisir tugas yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih, serta memastikan setiap menit pekerjaan klien tercatat dan dipertanggungjawabkan—membuat agensi Anda lebih efisien, transparan, dan menguntungkan.
Daftar Periksa Waktu dan Penagihan Berbasis AI untuk Agen
Berikut ini adalah tabel ringkasan singkat untuk membantu Anda tetap mengontrol tugas-tugas:
| Langkah | Item daftar periksa |
|---|---|
| 1. Otomatiskan tugas-tugas bernilai rendah agar tim Anda dapat tetap kreatif | Gunakan kecerdasan buatan (AI) untuk mengotomatisasi tugas administratif yang mengganggu desainer, strategis, dan manajer akun. Hal ini memungkinkan mereka untuk fokus pada tugas-tugas yang dapat ditagih dengan dampak tinggi daripada pekerjaan administratif yang tak berujung dan bolak-balik. |
| 2. Identifikasi biaya tersembunyi dalam alur kerja Anda | Agencies kehilangan profitabilitas akibat area biaya tersembunyi yang tidak terdeteksi, seperti revisi, tinjauan internal, pertemuan, dan pekerjaan non-billable. Identifikasi pola-pola ini sejak dini karena jam kerja non-billable lebih penting daripada yang disadari oleh sebagian besar tim. |
| 3. Tingkatkan akurasi penagihan dengan pelacakan otomatis | Aktifkan pelacakan waktu otomatis untuk memastikan tim kreatif mencatat semua jam kerja yang dihabiskan untuk pekerjaan klien, memberikan penagihan yang akurat dan proses pelacakan waktu yang lebih lancar—terutama penting untuk tim produksi yang bergerak cepat. |
| 4. Tingkatkan pemanfaatan jam kerja yang dapat ditagih di seluruh agensi | Lacak tingkat utilisasi tim Anda, tingkat utilisasi jam kerja yang dapat ditagih, dan total jam kerja untuk memahami bagaimana jam kerja tersebut tersebar di berbagai proyek, serta temukan peluang untuk meningkatkan jam kerja yang dapat ditagih. |
| 5. Berikan manajer proyek kendali yang lebih jelas atas pengiriman proyek | Biarkan AI membantu melacak kemajuan proyek, membedakan tugas yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih, serta mendukung manajer proyek dalam mengoordinasikan proyek klien yang kompleks dengan tenggat waktu ketat dan ruang lingkup yang berubah-ubah. |
| 6. Lindungi pendapatan pada proyek dengan tarif tetap | Banyak agensi menetapkan harga pekerjaan melalui kontrak retainer atau proyek dengan harga tetap, yang berarti kehilangan catatan waktu atau perluasan ruang lingkup dapat berujung pada kerugian finansial. AI membantu mengidentifikasi masalah yang menghambat pendapatan langsung dan kesehatan pengiriman. |
| 7. Sederhanakan operasional di dalam sistem agensi | Gunakan perangkat lunak manajemen proyek berbasis kecerdasan buatan (AI) untuk mengoptimalkan proses internal, mengurangi beban administratif, dan meningkatkan alur kerja sehari-hari—mulai dari perencanaan sumber daya hingga pengelolaan gaji. |
| 8. Perkuat pengalaman dan retensi klien | Agen yang sukses bergantung pada hubungan klien yang kuat. AI membantu menjaga kepuasan klien dengan pengiriman yang lebih dapat diprediksi, visibilitas yang lebih baik terhadap kemajuan, dan lebih sedikit kejutan dalam jadwal atau penagihan. |
| 9. Buat faktur akurat dalam hitungan menit | AI dapat menganalisis waktu yang dapat ditagih, membantu melacak pekerjaan yang dapat ditagih di seluruh akun, dan membantu tim Anda menghasilkan faktur yang rapi dengan hanya beberapa klik, mengurangi gesekan bagi baik agensi maupun klien. |
| 10. Sesuaikan alur kerja sesuai dengan jenis proyek | Beban kerja agensi bervariasi tergantung pada kontrak retainer, kampanye dengan banyak deliverable, atau proyek dengan harga tetap, sehingga sistem Anda harus fleksibel sesuai dengan campuran layanan dan kapasitas yang terus berkembang. |
Pastikan Penagihan yang Akurat dengan ClickUp
Melacak jam kerja yang dapat ditagih versus yang tidak dapat ditagih berpusat pada pemahaman di mana energi tim Anda terfokus, mengidentifikasi pendapatan yang hilang, dan membuat keputusan proyek yang lebih cerdas.
ClickUp, ruang kerja AI terintegrasi, membuat hal ini menjadi mudah. Pelacakan Waktu Proyek memastikan setiap tugas dan subtugas tercatat dengan akurat. ClickUp Brain membantu mengotomatisasi pembaruan kemajuan dan memantau kesehatan proyek. Otomatisasi menjaga konsistensi tugas berulang dan pelaporan, sementara dasbor memberikan pandangan real-time tentang produktivitas, memaksimalkan jam kerja yang dapat ditagih dan kapasitas tim.
Bersama-sama, alat-alat ini membantu Anda memulihkan jam kerja yang hilang dan mengoptimalkan alur kerja untuk meningkatkan margin keuntungan.
Daftar ke ClickUp secara gratis hari ini! ✅
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Agen mengetahui dengan tepat bagaimana waktu dihabiskan di seluruh tim melalui pelacakan waktu proyek. Jam kerja yang dapat ditagih mewakili pekerjaan klien yang dapat diinvoicing, sementara jam kerja yang tidak dapat ditagih mencakup tugas internal, seperti rapat atau pekerjaan administratif. Pelacakan yang akurat mencegah kehilangan pendapatan, memudahkan penagihan yang transparan, dan membantu Anda memahami alokasi sumber daya.
ClickUp memungkinkan tim untuk melacak waktu secara real-time dengan timer, memasukkan jam secara manual, atau mencatat waktu. Entri waktu terhubung langsung dengan tugas dan proyek, menciptakan lembar waktu yang detail dan ringkasan. Integrasi dengan alat pelacak waktu lainnya mengurangi kesalahan manual, memberikan pandangan yang akurat tentang jam yang dapat ditagih dan membuat penagihan menjadi akurat dan mudah.
Tidak melacak jam kerja yang dapat ditagih dapat menyebabkan penagihan yang kurang kepada klien, kehilangan pendapatan, pengelolaan sumber daya yang buruk, dan hubungan klien yang tegang. Anda mungkin gagal mengidentifikasi ketidakefisienan atau pekerjaan non-billable yang berlebihan, yang mengakibatkan margin keuntungan yang lebih tipis.
Melacak waktu menunjukkan secara tepat di mana upaya dialokasikan, memungkinkan Anda fokus pada tugas-tugas bernilai tinggi dan mengurangi pekerjaan yang tidak dapat ditagih. Hal ini memudahkan perkiraan biaya proyek yang akurat, distribusi beban kerja yang lebih baik, dan identifikasi hambatan.