Cara Sukses Mempromosikan Acara Secara Online dan Offline

Pernah bertanya-tanya mengapa beberapa acara laris dalam hitungan menit sementara yang lain kesulitan menjual tiket? Rahasianya terletak pada rencana promosi yang membangun antusiasme dan urgensi jauh sebelum acara dimulai. Acara yang luar biasa layak mendapatkan audiens yang sebanding, tetapi mereka tidak akan menemukan Anda secara kebetulan.

Itulah mengapa mengetahui cara mempromosikan acara sangat penting. Hal ini memastikan calon peserta yang ingin hadir tidak melewatkan kesempatan tersebut.

Dalam artikel ini, kami akan membahas cara-cara cerdas untuk menyebarkan informasi dan menghidupkan acara Anda, mulai dari membagikan detail yang tepat secara online hingga menciptakan sentuhan kecil yang membuat orang merasa diundang.

⭐ Template Terpilih

Template Promosi Acara ClickUp membantu menyederhanakan kekacauan perencanaan dengan menjaga setiap detail dalam satu pusat pengelolaan yang mudah. Baik itu menyiapkan kampanye, mengoordinasikan upaya pemasaran, atau melacak hasil, semuanya terpusat dalam satu ruang.

Dapatkan templat gratis

Mengapa Promosi Acara Penting

Pada Oktober 2012, atlet terjun payung Austria Felix Baumgartner yang disponsori Red Bull memutuskan untuk melompat dari stratosfer, memecahkan batas kecepatan suara saat terjun bebas.

Pada pandangan pertama, itu bisa saja hanya trik olahraga ekstrem biasa. Namun, cara Red Bull mengubahnya menjadi momen global yang dibagikan bersama lah yang membuatnya legendaris. Acara tersebut disiarkan secara langsung di YouTube, di mana jutaan orang biasa menyaksikan sejarah tercipta secara real time.

Dan bagaimana promosinya? Red Bull membangun antusiasme selama berbulan-bulan dengan membagikan sekilas di balik layar, pembaruan media, dan visual yang mencolok sebagai bagian dari iklan acara mereka di berbagai platform media sosial.

Lebih dari 8 juta orang menonton siaran langsung secara bersamaan, memecahkan rekor pada saat itu. Dan Red Bull menjadi merek yang tak terlupakan.

Hasilnya adalah kekuatan promosi acara yang efektif. ✨

Berikut adalah beberapa cara lain di mana promosi acara membuat perbedaan:

✅ Menciptakan kenangan yang ingin dibagikan orang, mengubah acara Anda menjadi cerita yang bertahan jauh melampaui ruang atau layar

✅ Membantu Anda menjangkau audiens target di mana mereka berada, memastikan orang-orang yang paling mungkin tertarik mengetahui informasi tersebut tepat waktu untuk ikut serta

✅ Meningkatkan kesadaran tentang merek Anda, tujuan Anda, atau ide Anda, dengan menempatkannya dalam percakapan yang terus berlanjut bahkan setelah acara berakhir

✅ Mendorong calon peserta acara untuk menjadi peserta aktif melalui konten yang dibuat pengguna, memicu antusiasme yang berkembang melalui mulut ke mulut dan berbagi di media sosial

✅ Membangun momentum untuk acara Anda berikutnya, karena acara yang dipromosikan dengan baik membuat orang menantikan apa yang akan datang selanjutnya

5 Strategi Promosi Pra-Acara untuk Menarik Minat

Seperti yang mungkin Anda ketahui, minggu-minggu menjelang acara Anda sama pentingnya dengan hari acara itu sendiri.

Pendaftaran cenderung datang terlambat, dan meyakinkan orang-orang sibuk untuk berkomitmen terasa seperti menarik gigi. Dan karena sebagian besar dana dialokasikan untuk acara itu sendiri, anggaran menjadi ketat.

Namun, ada beberapa strategi untuk menghadapi tantangan tersebut secara langsung. Mari kita lihat bagaimana Anda dapat mempromosikan acara Anda dalam beberapa minggu dan hari sebelum hari besar.

1. Telusuri lebih dalam tentang siapa yang Anda undang

Salah satu kesalahan paling umum adalah menganggap acara Anda "untuk semua orang." Itu tidak pernah benar. Memfokuskan target audiens Anda menghemat biaya, mempertajam pesan Anda, dan benar-benar membuat orang mengatakan ya.

Jika Anda tidak tahu siapa yang Anda ajak bicara, Anda akan berakhir dengan brosur yang membosankan atau posting LinkedIn generik yang tidak efektif. Itu adalah usaha yang sia-sia.

Sebaliknya, segmentasikan daftar Anda: anggota komunitas lokal, peserta sebelumnya, atau kelompok niche seperti “manajer tingkat menengah di bidang kesehatan.” Bicaralah langsung kepada mereka dengan topik acara dan detail lainnya, dan lihat visibilitas acara Anda meningkat.

2. Ubah undangan Anda menjadi cerita, bukan sekadar pengumuman

Faktanya, tidak ada yang mengingat tanggal dan waktu saja. “Jumat, pukul 6 sore, Ruang B” tidak akan menarik orang untuk hadir. Orang mengingat cerita—apa yang akan mereka pelajari, siapa yang akan mereka temui, atau perasaan yang akan mereka bawa pulang.

Tentu saja, Anda harus mengumumkan detail utama acara. Namun, pertimbangkan juga tantangan yang dihadapi oleh audiens Anda.

Apakah acara Anda menghemat waktu mereka? Apakah acara Anda memberikan akses kepada mereka untuk mendengarkan suara-suara yang biasanya tidak mereka dengar? Apakah acara Anda membantu mereka menghindari kesalahan? Strategi promosi acara Anda harus menonjolkan masalah yang Anda selesaikan untuk mereka.

3. Susun saluran Anda dengan tujuan yang jelas

Situs web acara Anda mungkin terlihat menarik, tetapi itu hanya salah satu bagian dari puzzle. Jika Anda mengandalkan satu saluran saja, Anda berisiko kehilangan sebagian besar audiens Anda.

Tantangannya adalah orang-orang tersebar: sebagian aktif di Instagram, lainnya rutin membuka email, sementara LinkedIn mungkin menjadi satu-satunya jalan masuk ke pembeli korporat.

Kuncinya bukan "ada di mana-mana," tetapi untuk menggunakan setiap saluran sesuai dengan keunggulannya masing-masing:

4. Motivasi komitmen awal

Semua perencana acara tahu perasaan frustrasi melihat dashboard pendaftaran yang kosong tiga minggu sebelum acara. Orang-orang suka menunda hingga menit terakhir, tetapi hal itu menimbulkan masalah besar bagi katering, pemesanan hotel, dan kepercayaan sponsor. Solusinya adalah dengan memberikan insentif bagi mereka yang mendaftar lebih awal.

Jika Anda tidak ingin menurunkan harga, tawarkan eksklusivitas. Misalnya, Anda dapat memberikan akses pertama kepada pendaftar awal untuk workshop yang sangat diminati, sesi meet-and-greet VIP, atau bahkan bonus yang dapat diunduh.

Tujuannya adalah membuat menunggu terasa berisiko.

5. Manfaatkan kepercayaan dari mitra dan suara-suara yang sudah diikuti oleh orang-orang

Salah satu bagian tersulit dalam promosi adalah menembus dinding keraguan. Mengapa orang harus mempercayai Anda cukup untuk meluangkan waktu mereka?

Di sinilah sponsor acara, mitra, atau influencer dapat membantu. Kredibilitas mereka akan menular ke acara Anda, dan audiens mereka menjadi audiens Anda.

Kolaborasi terbaik bukanlah dengan nama-nama besar, tetapi dengan yang paling relevan. Yang penting adalah kesesuaian: audiens mereka harus mirip dengan calon peserta Anda.

5 Strategi Pemasaran Acara untuk Promosi Selama Acara

Pada akhir abad ke-19, Guinness membuka pintu pabrik birnya di Dublin dan mengundang warga lokal untuk masuk. Orang-orang dapat melihat bagaimana bir diproduksi dan bahkan menikmati segelas bir di akhir kunjungan.

Acara tersebut memberikan pengunjung, yang kemudian menjadi pelanggan, sebuah cerita yang dapat mereka bawa pulang dan bagikan.

Secara tertentu, ini adalah salah satu acara pertama yang pernah diadakan oleh sebuah perusahaan. Namun, tur pabrik kini telah menjadi hal yang cukup umum. Itulah mengapa Anda membutuhkan strategi baru. Mari kita bahas beberapa di antaranya:

1. Bagikan kisahnya seiring berjalannya waktu

Promosi acara di media sosial secara real-time adalah yang membedakan acara yang hilang keesokan harinya dari acara yang tetap diingat.

Bagikan sorotan acara saat berlangsung. Bagikan kutipan dari pembicara, reaksi penonton, atau klip singkat pengumuman penting. Hal ini memberikan rasa pengakuan kepada peserta dan menunjukkan kepada penonton online bahwa mereka melewatkan sesuatu yang bermakna.

2. Letakkan peserta di pusat perhatian

Orang lebih percaya pada sesama peserta daripada postingan yang rapi dari panitia. Buatlah mudah bagi peserta untuk berbagi dengan memberikan mereka panduan, visual, dan alasan untuk memposting.

Booth foto bermerk, giveaway yang terhubung dengan berbagi di media sosial, atau pengumuman dari panggung dapat memberikan hasil yang luar biasa.

3. Tunjukkan apa yang terjadi di balik layar

Peserta menyukai produk yang rapi, tetapi orang luar sering kali lebih terhubung dengan sisi yang lebih manusiawi dan autentik. Membagikan sekilas di balik layar membangun kedekatan dan keaslian.

Tampilkan pembicara yang sedang pemanasan, obrolan singkat dengan sukarelawan, atau tim yang sedang mempersiapkan diri sebelum pintu dibuka.

Untuk acara hybrid, inilah cara agar peserta virtual merasa menjadi bagian dari suasana acara, bukan sekadar penonton yang menonton siaran langsung.

4. Buat panggung kecil untuk audiens Anda

Acara tidak hanya tentang apa yang terjadi di panggung utama. Peserta sendiri adalah narator paling kuat.

Dapatkan suara mereka dengan mengadakan sesi tanya jawab singkat, merekam testimoni singkat, atau melakukan wawancara gaya "red carpet" untuk media sosial. Hal ini mengubah peserta menjadi duta merek dan secara instan meningkatkan pasokan konten Anda.

5. Jaga agar audiens online tetap aktif

Acara hibrida kini sudah tidak lagi langka. Tanpa rencana keterlibatan untuk peserta online, Anda berisiko kehilangan sebagian besar audiens Anda.

Siaran langsung sesi penting, buat jajak pendapat interaktif, adakan kontes di media sosial Anda, dan bagikan sumber daya di obrolan secara real-time. Ketika peserta jarak jauh merasa terlibat, mereka akan tinggal lebih lama dan lebih mungkin mendaftar untuk acara di masa depan.

5 Cara untuk Memaksimalkan Promosi Pasca-Acara

Hal terbaik yang dapat Anda lakukan setelah acara adalah memastikan Anda memiliki sistem yang kuat untuk mencatat catatan dan tindakan yang perlu dilakukan saat percakapan berlangsung, serta mendukung tim Anda dalam mengirimkan tindak lanjut yang sangat personal secepat mungkin.

Itu adalah saran yang bagus dari pengguna Reddit ini. Namun, itu baru permulaan.

Pasca-acara pada dasarnya memperpanjang umur acara Anda.

Ini adalah kesempatan Anda untuk memperkuat hubungan dengan peserta dan mengubah momentum yang telah Anda bangun menjadi sesuatu yang memberikan dampak jangka panjang. Jadi, inilah cara memastikan acara Anda tidak berakhir saat pintu ditutup.

1. Bertindaklah selagi ingatan masih segar

Setiap hari Anda menunda tindak lanjut, tingkat keterlibatan menurun drastis. Peserta menjadi sibuk, kotak masuk tetap penuh, dan detail-detail cepat terlupakan.

Kirim pesan ucapan terima kasih dalam 24 jam, soroti momen-momen penting, dan bagikan sumber daya yang berguna. Hal ini menjaga semangat tetap hidup. Jika Anda menunda hingga seminggu, semangatnya akan hilang.

2. Bangun pusat pasca-acara

Situs web acara Anda harus berkembang menjadi pusat ringkasan.

Di sinilah peserta kembali meninjau sesi, peserta yang tidak hadir dapat mengejar ketinggalan, dan calon peserta untuk acara Anda berikutnya melihat bukti nilai yang ditawarkan.

Isi dengan rekaman, slide presentasi, galeri foto, statistik, dan kutipan menonjol. Jadikan acara ini destinasi yang layak untuk dibagikan.

3. Segmentasikan upaya pemasaran Anda

Tidak semua peserta sama. Seseorang yang bertahan hingga pidato penutup sangat berbeda dengan pendaftar yang tidak pernah login.

Segmentasikan audiens Anda dan sesuaikan upaya pemasaran sesuai dengan itu. Kirimkan pesan "maaf kami tidak bisa bertemu Anda" kepada peserta yang tidak hadir, disertai dengan sorotan acara. Tawarkan kesempatan langkah selanjutnya kepada peserta yang aktif, seperti demo atau pendaftaran awal untuk acara mendatang.

4. Manfaatkan kembali konten Anda

Anda sudah menyelesaikan bagian tersulit: membuat sesi yang menarik, visual yang menawan, dan percakapan yang bermakna. Kini, manfaatkan konten tersebut untuk memaksimalkan hasil.

Ubah video pidato utama menjadi posting blog, sesi paralel menjadi podcast, dan sorotan acara menjadi carousel LinkedIn. Repurposing membuat pemasaran acara Anda menjangkau jauh melampaui tanggal acara tunggal.

5. Jaga percakapan tetap berjalan

Acara Anda adalah kesempatan untuk membangun komunitas. Promosi pasca-acara paling efektif ketika Anda memberikan ruang bagi orang-orang untuk terus terhubung.

Buat grup LinkedIn atau Slack, bagikan sumber daya tambahan, atau adakan sesi tanya jawab singkat dengan pembicara Anda. Ketika peserta merasa menjadi bagian dari percakapan yang berkelanjutan, mereka jauh lebih mungkin untuk menghadiri acara Anda di masa depan.

Bagaimana ClickUp Mendukung Alur Kerja Promosi Acara

Saat ini, Anda pasti menyadari bahwa menyelenggarakan acara melibatkan banyak hal kecil yang harus diurus. Untuk tidak kehilangan fokus pada semua yang perlu dilakukan, Anda membutuhkan platform yang dapat mengintegrasikan semuanya.

Di situlah ClickUp, aplikasi sehari-hari untuk bekerja, berperan.

Jaga setiap detail tetap terkendali dengan Manajemen Tugas ClickUp

Bayangkan ini: Anda sedang merencanakan konferensi hybrid dengan workshop, pembicara utama, dan sesi networking besar. Di ClickUp, Anda dapat membuat folder khusus untuk acara tersebut dan membaginya menjadi daftar seperti “Media Sosial,” “Hubungan Media,” dan “Manajemen Pembicara. ”

Anda membuat tugas seperti “Desain banner teaser Instagram,” “Kirim paket briefing keynote,” atau “Publish pengumuman tiket,” menggunakan ClickUp Tasks.

Setiap tugas bergerak melalui Status Kustom ClickUp seperti To Do, In Progress, Needs Review, dan Scheduled, sehingga manajemen proyek acara menjadi mudah dilacak.

🌟 Tips Bonus: Kesulitan mengurus banyak hal sekaligus? Gunakan ClickUp Brain MAX secara hands-free! Gunakan fitur Talk to Text untuk bertanya, mendikte, dan mengendalikan pekerjaan Anda dengan suara—tanpa menggunakan tangan, di mana saja.

Sentralisasikan aset Anda dengan ClickUp Docs

Setiap acara disertai dengan banyaknya berkas: profil pembicara, logo sponsor, siaran pers, dan draf konten media sosial. Daripada kehilangan berkas-berkas tersebut dalam thread email yang tak berujung, Anda dapat menyimpan semuanya di ClickUp Docs.

Anda mungkin menyimpan satu dokumen dengan kerangka pesan acara Anda sehingga setiap tweet, poster, atau posting LinkedIn terasa konsisten. Dokumen lain dapat menyimpan FAQ dan templat komunikasi untuk tim Anda, yang terhubung langsung ke tugas-tugas terkait.

Hemat waktu dengan otomatisasi

Deadline dalam pemasaran acara bergerak cepat. Daripada secara manual mengingatkan rekan tim, biarkan Automations ClickUp menangani proses serah terima untuk Anda.

Anda dapat menetapkan aturan seperti—“Ketika desain selesai membuat grafis media sosial, ubah tugas menjadi ‘Siap untuk Ditinjau’ dan beri tahu pemimpin pemasaran.” Atau, “Ketika tugas diberi label ‘kampanye email,’ secara otomatis tugas tersebut akan dialokasikan kepada penulis konten.”

Tim acara yang menggunakan ClickUp Brain juga dapat merangkum pertemuan perencanaan, mengambil poin tindakan dari dokumen Anda, dan bahkan menjawab pertanyaan cepat seperti “Kapan batas waktu pengiriman materi sponsor?” atau “Di mana versi final agenda acara?”

Tim pemasaran melaporkan penghematan 3–5 jam per minggu untuk pekerjaan berulang seperti menyusun draf, merangkum, dan mencari jawaban. Waktu tersebut dapat Anda gunakan untuk merancang cerita acara yang lebih kuat.

Fokus pada pelaksanaan dengan templat ClickUp

Template Promosi Acara ClickUp menghilangkan stres dalam perencanaan dengan mengumpulkan semua elemen yang bergerak ke dalam satu ruang terorganisir. Alih-alih mengelola catatan dan tenggat waktu yang tersebar, Anda dapat merencanakan tujuan, jadwal, dan kampanye dengan jelas.

🌻Inilah alasan mengapa Anda akan menyukai templat ini:

Tantangan Umum dalam Promosi Acara dan Cara Mengatasinya

Promosi acara seringkali menimbulkan kendala tak terduga. Berikut adalah tantangan yang sering kami temui, disertai dengan cara-cara cerdas untuk mengatasinya:

🚩 Tantangan: Anggaran terbatas membatasi sejauh mana upaya promosi Anda dapat dilakukan

✅ Solusi:

🚩 Tantangan: Tidak cukup waktu untuk merencanakan kampanye sebelum tanggal acara semakin dekat

✅ Solusi:

🚩 Tantangan: Tim kecil atau sumber daya terbatas untuk mengelola berbagai aspek yang kompleks

✅ Solusi:

🚩 Tantangan: Kesulitan melacak dampak nyata dari strategi promosi acara Anda

✅ Solusi:

🚩 Tantangan: Promosi berisiko terdengar terlalu agresif atau berlebihan, yang dapat mengurangi kepercayaan dari audiens target Anda

✅ Solusi:

Tidak Ada Masalah Menit Terakhir, Cukup Gunakan ClickUp

Saat memikirkan cara mempromosikan acara, ingatlah bahwa keajaiban terjadi ketika rencana promosi Anda sama terencana dan terarahnya dengan acara itu sendiri.

Ini tentang terhubung dengan orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan cara yang terasa autentik dan berkesan. Acara terbaik tidak hanya mengisi kursi; mereka memicu percakapan, membangun komunitas, dan membuat orang menantikan ide besar Anda berikutnya.

Baik Anda merencanakan acara tatap muka, virtual, atau hybrid, promosi membutuhkan kreativitas dan koordinasi yang seimbang. Itu adalah email, postingan, brainstorming larut malam, dan detail akhir acara yang membuat hari besar terasa lancar bagi para peserta Anda.

Dan meskipun pekerjaan di balik layar tidak selalu glamor, hal itu mengubah acara biasa menjadi kenangan yang akan dibawa orang-orang sepanjang hidup mereka.

Di sinilah ClickUp benar-benar unggul. ✨

Ini bukan hanya sekadar daftar tugas; ini memberikan ruang di mana gambaran besar dan detail kecil dapat berjalan beriringan.

Siap membuat semua orang membicarakan acara Anda yang akan datang? Mulailah merencanakan, tetap terorganisir, dan biarkan ClickUp menangani kekacauan—sehingga Anda dapat fokus pada menciptakan pengalaman yang berkesan.

Daftar gratis untuk ClickUp!