Tebak berapa banyak waktu yang sebenarnya dihabiskan oleh tim penjualan di perusahaan Anda untuk menjual?
Tidak ideal, bukan?
Penyebabnya? Dokumen yang tidak terorganisir atau hilang.
Tim penjualan bergantung pada proses yang dapat diulang dan sumber daya penjualan yang berharga untuk menutup transaksi. Namun, terlalu sering, mereka menghabiskan berjam-jam mencari informasi, menulis ulang email, atau menanyakan pertanyaan yang sama berulang kali. Mereka kehilangan waktu, kurang produktif, dan gagal mencapai target.
Di sisi lain, organisasi yang secara konsisten mengelola dan memperbarui konten penjualan mengalami peningkatan tingkat keberhasilan sebesar 10,9 %.
Anda pun dapat mengatasi masalah produktivitas yang terus-menerus ini dengan sistem dokumentasi penjualan yang terstruktur, yang mendukung tim Anda di setiap tahap.
Dalam panduan ini, Anda akan belajar cara membuatnya tanpa kerumitan menggunakan berbagai alat…dan dengan aplikasi all-in-one untuk kerja, yaitu ClickUp.
⭐ Template Terpilih
Template Proses Penjualan ClickUp memberikan alur kerja yang jelas dan dapat disesuaikan untuk memindahkan prospek melalui setiap tahap dengan percaya diri, mulai dari prospeksi hingga penutupan. Dengan bidang kustom bawaan, tampilan multiple seperti Diagram Gantt dan Papan Kanban, serta pelacakan tugas kolaboratif, template ramah pemula ini membantu tim penjualan tetap selaras, terorganisir, dan selalu menguasai setiap peluang.
Apa Itu Dokumen Penjualan?
Dokumentasi penjualan merujuk pada semua materi yang dibutuhkan tim Anda untuk menjual secara efektif, baik secara internal maupun eksternal.
Pikirkan playbook, skrip panggilan, templat email, studi kasus, dokumen harga, dan panduan onboarding. Dokumen-dokumen ini membantu tim penjualan mengetahui apa yang harus dikatakan, kapan mengatakannya, dan bagaimana memajukan kesepakatan. Mereka juga memandu pembeli dengan memberikan informasi yang tepat di setiap tahap perjalanan pembelian.
Beberapa materi ini bersifat internal—digunakan untuk pelatihan dan memastikan konsistensi dalam proses penjualan. Yang lain bersifat eksternal—digunakan untuk mendidik dan mempengaruhi pembeli. Anda mungkin mendengarnya disebut sebagai materi penjualan, konten penjualan, atau aset penjualan. Semakin banyak, materi ini bersifat digital dan dirancang untuk kecepatan dan skalabilitas.
📖 Baca Juga: Cara Menulis Dokumen Proyek: Contoh & Template
Mengapa Dokumen Penjualan Penting
Dokumentasi penjualan yang tepat memastikan setiap anggota tim penjualan mendapatkan dukungan yang dibutuhkan, baik yang baru bergabung maupun yang sudah berpengalaman. Hal ini memberikan struktur pada proses penjualan Anda, memastikan pengalaman pembeli yang konsisten, dan membantu tim Anda fokus pada hal-hal yang efektif.
Secara keseluruhan, hal ini meningkatkan produktivitas penjualan.
Inilah mengapa hal ini penting:
- Menjamin konsistensi: Setiap tenaga penjualan mengikuti panduan yang sama, sehingga pesan yang disampaikan tetap selaras dan proses tetap berjalan sesuai rencana, terlepas dari siapa yang melakukan penjualan
- Meningkatkan proses onboarding: Karyawan baru tidak perlu memulai dari nol. Dokumen yang jelas membantu mereka memahami proses Anda, belajar lebih cepat, dan menjadi produktif lebih cepat
- Memudahkan pembinaan: Manajer penjualan dapat mengidentifikasi apa yang berhasil dan apa yang tidak dengan meninjau proses yang terdokumentasi, sehingga umpan balik menjadi lebih terarah dan efektif
- Meningkatkan kepercayaan pembeli: Ketika tim penjualan membagikan materi yang jelas dan bermanfaat sepanjang siklus penjualan, pembeli merasa lebih terinformasi dan lebih cenderung untuk melanjutkan proses pembelian
- Skalakan apa yang berhasil: Alih-alih mengulang dari awal, agen penjualan dapat mengadopsi taktik dan proses yang telah terbukti efektif, menghemat waktu, dan meningkatkan kinerja secara keseluruhan
👀 Tahukah Anda? 52% pemimpin penjualan menyatakan bahwa kesenjangan keterampilan dan kebutuhan pelatihan merupakan hambatan utama dalam mencapai prioritas bisnis utama mereka.
Salah satu cara untuk menutup kesenjangan tersebut: dokumentasi proses yang lebih baik.
Ketika alur kerja penjualan didokumentasikan dengan jelas, tim dapat beradaptasi lebih cepat, pelatihan menjadi dapat diulang, dan kinerja meningkat secara keseluruhan.
Jenis-Jenis Dokumen Penjualan yang Umum
Dokumen penjualan tersedia dalam berbagai format, tergantung pada siapa yang menerimanya—tim penjualan Anda atau calon pelanggan. Keduanya sangat penting untuk menjaga proses penjualan tetap efisien dan dapat diulang.
Berikut adalah jenis-jenis dokumen penjualan yang paling umum:
1. Panduan penjualan
Buku panduan penjualan adalah panduan utama bagi tim Anda tentang cara melakukan penjualan. Dokumen ini mencatat proses penjualan, mulai dari pencarian prospek hingga penutupan transaksi, sehingga para profesional penjualan tahu persis apa yang harus dilakukan di setiap tahap.
Komponen utama:
- Tahapan proses penjualan
- Profil pelanggan ideal (ICP) dan persona pembeli
- Kerangka kerja pesan dan proposisi nilai
- Objeksi umum dan tanggapan
- Alur panggilan dan struktur pertemuan
- KPIs dan metrik keberhasilan
💡 Tips Pro: Gunakan pengelola dokumen seperti ClickUp Docs untuk membuat panduan penjualan terpusat yang mudah diakses, dapat diedit secara kolaboratif, dan terhubung dengan tugas atau alur kerja yang relevan.
2. Skrip panggilan dan templat email
Dokumen-dokumen ini memberikan titik awal bagi perwakilan penjualan untuk melakukan pendekatan. Meskipun dapat (dan sebaiknya) disesuaikan, templat membantu menjaga keselarasan pesan dan memastikan tidak ada poin penting yang terlewat.
Komponen utama:
- Kalimat pembuka yang jelas atau subjek email
- Pesan yang berfokus pada nilai dan disesuaikan dengan kebutuhan pembeli
- Ajakan bertindak (CTA)
- Tempat penempatan personalisasi (misalnya, nama, industri, masalah utama)
- Varian untuk berbagai persona pembeli atau tahap
- KPIs dan metrik keberhasilan
💡 Tips Pro: Ingin membuat variasi email template yang dipersonalisasi dengan lebih cepat? Coba ClickUp Brain, asisten AI bawaan ClickUp, untuk menangani tugas-tugas berat untuk Anda. Masukkan detail tentang ICP Anda, masalah yang mereka hadapi, tahap funnel yang mereka jalani, dll., dan ClickUp Brain akan membuat konten yang relevan, meyakinkan, dan pada akhirnya, mengubah mereka menjadi pelanggan.
3. Daftar periksa kualifikasi
Daftar periksa ini membantu tim penjualan dengan cepat menentukan apakah prospek layak dikejar. Daftar ini memastikan tim tetap fokus pada peluang berkualitas tinggi.
Komponen utama:
- Kriteria berdasarkan BANT, MEDDIC, atau metodologi Anda sendiri
- Pertanyaan yang perlu diajukan selama tahap penemuan
- Sistem penilaian atau peringkat untuk mengevaluasi kualitas prospek
- Pemicu untuk beralih ke tahap penjualan berikutnya
4. Panduan penanganan keberatan
Dokumen-dokumen ini dilengkapi dengan tanggapan yang jelas dan teruji untuk mengatasi keberatan penjualan yang paling umum dari pembeli.
Komponen utama:
- Daftar keberatan yang sering muncul (misalnya, harga, pesaing, waktu)
- Tanggapan yang disarankan atau poin pembicaraan
- Contoh nyata atau studi kasus
- Tips tentang nada dan penyampaian
- Hal yang harus dilakukan dan yang harus dihindari saat merespons di bawah tekanan
5. Kartu Strategi
Battle cards menyediakan perbandingan cepat antara solusi Anda dan solusi pesaing. Mereka biasanya digunakan dalam percakapan tahap akhir untuk mempengaruhi keputusan pembelian akhir.
Komponen utama:
- Faktor pembeda utama
- Kelemahan dan kelebihan kompetitif
- Tanggapan terhadap keberatan terkait pesaing
- Wawasan tentang kemenangan dan kekalahan
- Poin pembicaraan strategis
7. Panduan onboarding dan pelatihan
Dokumentasi ini membantu perwakilan baru memahami alat, pesan, dan proses penjualan Anda. Mereka merupakan dasar untuk mempercepat waktu adaptasi.
Komponen utama:
- Profil perusahaan dan misi
- Pengetahuan produk dan fitur utama
- Panduan penggunaan CRM dan alat penjualan
- Ringkasan proses penjualan
- Harapan peran dan tonggak pencapaian
💡 Tips Pro: Hentikan kebiasaan merancang ulang proses onboarding penjualan setiap kali merekrut karyawan baru. Template Onboarding Penjualan ClickUp menyediakan sistem yang dapat diulang dan dilacak, mengubah karyawan baru menjadi penutup transaksi yang percaya diri—lebih cepat. Gunakan tugas bawaan untuk menugaskan modul pelatihan, menghubungkan panduan, dan melacak kemajuan secara real-time, sehingga Anda dapat mengembangkan tim tanpa mengorbankan kualitas atau kecepatan.
Cara Membuat Dokumen Penjualan
Dokumentasi penjualan hanya efektif jika jelas, mudah diakses, dan disesuaikan dengan cara tim Anda sebenarnya melakukan penjualan. Sayangnya, seringkali dokumentasi tersimpan dalam file terpisah atau tersembunyi di folder yang jarang diperiksa, sehingga sulit untuk mengikuti proses yang seharusnya.
Untuk memastikan tim Anda memiliki akses yang andal ke dokumen penjualan berkualitas tinggi, ikuti langkah-langkah berikut:
Langkah #1: Audit apa yang sudah ada (lalu bersihkan)
Sebelum membuat sesuatu yang baru, tinjau terlebih dahulu materi yang sudah ada. Ini termasuk skrip lama, presentasi penjualan, panduan pelatihan, atau dokumen yang dibuat selama proses onboarding dan belum pernah diperbarui.
Begini cara menjalankan audit yang efektif:
- Sentralisasikan sumber daya Anda: Kumpulkan semua informasi ke satu tempat agar Anda dapat melihat gambaran lengkap—buat pusat pengetahuan untuk mengumpulkan informasi yang tersebar di email, drive, dan folder bersama
- Tag berdasarkan status: Label setiap dokumen sebagai "aktif", "kadaluwarsa", atau "perlu direview". Gunakan bidang kustom atau tag untuk melacak status dengan cepat
- Hapus duplikat: Simpan hanya satu versi dari setiap sumber daya untuk menghindari kebingungan atau pesan yang bertentangan
Untuk menyederhanakan proses ini, gunakan ClickUp Docs. Organisasikan dokumen Anda ke dalam Spaces, Folder, dan Daftar yang jelas.
Anda dapat membuat halaman bertingkat untuk menyimpan berbagai versi materi penjualan yang sama di satu tempat. Misalnya, jika Anda memiliki presentasi penjualan yang disesuaikan untuk segmen audiens yang berbeda, Anda dapat menyimpannya secara terpisah namun tetap terorganisir menggunakan halaman bertingkat.
Anda juga mendapatkan berbagai opsi format yang kaya—banner, tabel, tombol, dan widget—untuk menambahkan gaya dan fungsionalitas ke dokumen Anda.
Terakhir, untuk memastikan dokumen Anda dapat dicari, tambahkan tag yang tepat (internal vs. eksternal, presentasi vs. dokumen singkat, panduan presentasi vs. templat email), tetapkan pemilik, dan tautkan langsung ke tugas ClickUp yang relevan. Dengan cara ini, tim Anda selalu tahu cara menemukan apa yang mereka butuhkan—tanpa perlu bolak-balik terus-menerus.
📮ClickUp Insight: Kami baru-baru ini menemukan bahwa sekitar 33% pekerja pengetahuan mengirim pesan ke 1 hingga 3 orang setiap hari untuk mendapatkan konteks yang mereka butuhkan. Tapi bagaimana jika semua informasi tersebut sudah didokumentasikan dan mudah diakses? Dengan ClickUp Brain’s AI Knowledge Manager di sisi Anda, pergantian konteks menjadi hal yang masa lalu. Cukup tanyakan pertanyaan langsung dari ruang kerja Anda, dan ClickUp Brain akan menampilkan informasi dari ruang kerja Anda dan/atau aplikasi pihak ketiga yang terhubung!
Langkah #2: Kumpulkan masukan nyata dari tim penjualan Anda
Setelah Anda memiliki gambaran tentang apa yang Anda miliki dan apa yang Anda butuhkan, Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya. Langkah ini melibatkan pengumpulan masukan dari tim penjualan Anda. Mereka adalah sumber informasi terbaik tentang apa yang berguna dan apa yang hanya membebani.
Berikut cara mengumpulkan umpan balik yang bermakna:
- Kirim formulir umpan balik terstruktur: Tanyakan dokumen apa yang mereka gunakan, apa yang terasa usang, dan apa yang masih kurang
- Perhatikan titik-titik gesekan: Identifikasi titik-titik dalam proses penjualan di mana tim penjualan melambat, mengulang informasi, atau menyimpang dari skrip
- Dorong pembaruan berkelanjutan: Buat sistem bagi tim penjualan untuk menandai informasi yang hilang atau meminta materi penjualan baru
Untuk mengumpulkan umpan balik ini, Anda tidak perlu mengeluarkan catatan. Anda dapat langsung mengakses ClickUp Forms.
ClickUp Forms membantu Anda mengumpulkan umpan balik di satu tempat dan mengubahnya menjadi tindakan. Sesuaikan formulir dengan logika cerdas, sehingga Anda hanya menanyakan hal-hal yang penting. Setiap tanggapan menjadi Tugas ClickUp, dan Anda dapat mengatur otomatisasi untuk menugaskan tugas tersebut kepada orang yang tepat segera setelah diterima.
Ingin mengidentifikasi tren dalam umpan balik yang dikumpulkan? Mungkin menganalisis sentimen secara keseluruhan atau mengidentifikasi poin-poin kritis yang paling penting?
Gunakan ClickUp Brain untuk merangkum tanggapan yang dikumpulkan dan mengajukan pertanyaan dalam bahasa Inggris yang sederhana untuk menganalisis data.
⭐️ PSA: Kecerdasan ClickUp Brain tidak terbatas pada formulir Anda.
Seperti yang telah kita bahas sebelumnya, Anda dapat menggunakannya untuk menghasilkan materi penjualan seperti email yang dipersonalisasi, merancang skrip pembicaraan untuk panggilan demo, menganalisis celah dan ketidakefisienan dalam proses penjualan Anda, dan masih banyak lagi. Karena ini adalah asisten AI yang paling lengkap dan sadar konteks di dunia, ia memahami proyek Anda secara mendalam dan bekerja bersama Anda—tepat di tempat kerja Anda.
💡 Tips pro: Jika Anda berencana menggunakan perangkat lunak manajemen penjualan untuk meningkatkan proses Anda, jangan hanya mengikuti tren—cari fitur-fitur kunci yang benar-benar mendukung alur kerja Anda.
Prioritaskan alat dengan manajemen pipeline, manajemen kontak, otomatisasi tugas, dan integrasi. Fitur-fitur ini membantu tim Anda tetap fokus, mengurangi pekerjaan manual, dan menutup transaksi lebih cepat.
Langkah #3: Peta proses penjualan Anda untuk mengidentifikasi celah dalam dokumentasi
Saat Anda mencapai tahap ini, Anda sudah memiliki beberapa materi tertulis tentang proses Anda yang dapat diandalkan. Namun, dokumentasi hanya berfungsi jika terintegrasi dengan alur kerja aktual Anda. Peta proses penjualan Anda untuk melihat materi mana yang mendukung tahap mana, dan di mana celah-celah tersebut terdapat.
Berikut cara menyelaraskan dokumen dengan funnel penjualan:
- Gambarkan perjalanan penjualan secara lengkap: Dari pendekatan awal hingga penandatanganan kontrak, tentukan setiap tahapannya
- Identifikasi kebutuhan dokumentasi: Sesuaikan langkah-langkah kunci dengan dokumen yang mendukungnya—seperti templat email untuk prospek, skrip panggilan untuk penemuan, atau templat proposal untuk penutupan
- Prioritaskan hal yang masih kurang: Fokuslah terlebih dahulu pada materi yang dapat meningkatkan pendapatan atau mempercepat waktu adaptasi tim penjualan Anda
Pada tahap ini, ClickUp Whiteboards dapat membantu Anda memetakan seluruh proses penjualan secara visual dan mengidentifikasi area di mana tim Anda membutuhkan dukungan tambahan untuk berkinerja optimal.
Bagian terbaiknya? Ubah bentuk atau catatan apa pun menjadi Tugas yang dapat dilacak di ClickUp dengan satu klik. Setelah Anda membuat Tugas untuk mengisi celah yang ada, Anda dapat mengelola kemajuan di tampilan Papan ClickUp dengan cara yang mencerminkan alur kerja Anda.
Jika Anda memulai dari nol, gunakan templat Sales Pipeline ClickUp untuk memulai dengan cepat menggunakan struktur yang sudah siap pakai. Ini adalah cara sederhana untuk beralih dari ide ke eksekusi tanpa perlu mengganti alat.
Langkah #4: Buat dokumen dapat dicari
Dokumentasi Anda mungkin sudah sempurna. Namun, jika tim penjualan tidak dapat mengaksesnya, maka dokumentasi tersebut tidak berguna.
Inilah mengapa Anda perlu memastikan bahwa dokumen yang Anda buat dapat dicari dengan cepat dan mudah dinavigasi, bahkan oleh anggota tim baru.
Berikut cara agar dokumen penjualan mudah ditemukan:
- Gunakan konvensi penamaan yang jelas: Judul harus mencerminkan tujuan dan kasus penggunaan. “Inbound Demo Script v2” lebih baik daripada “Updated Sales Doc”
- Grup berdasarkan alur kerja: Organisir dokumen berdasarkan di mana mereka digunakan dalam siklus penjualan—prospek, penemuan, penutupan—bukan berdasarkan tim atau pembuat
- Tag berdasarkan topik atau persona: Gunakan tag seperti #enterprise, #penangananpenolakan, atau #pesaing untuk membantu tim penjualan menyaring dengan cepat
- Link konten terkait: Skrip panggilan penemuan harus terhubung ke templat email tindak lanjut yang sesuai atau daftar periksa kualifikasi
Anda dapat menggunakan fitur pencarian, penyortiran, dan penyaringan di ClickUp Docs Hub untuk melakukan hal ini. Pin dokumen penting agar tetap terlihat, filter berdasarkan pemilik atau tag untuk mempersempit hasil, dan urutkan berdasarkan aktivitas terbaru agar tim Anda tetap selaras dengan informasi terkini.
Tag yang diverifikasi membantu Anda menandai sumber daya tepercaya, sehingga tim penjualan tidak membuang waktu untuk menebak-nebak versi mana yang harus digunakan. Anda juga dapat melihat dokumen berdasarkan siapa yang terakhir memperbarui, menemukan duplikat, dan mengidentifikasi celah dalam konten Anda.
📮 ClickUp Insight: 1 dari 5 profesional menghabiskan 3+ jam setiap hari hanya untuk mencari file, pesan, atau konteks tambahan terkait tugas mereka. Itu berarti hampir 40% dari waktu kerja penuh terbuang untuk hal yang seharusnya hanya memakan waktu beberapa detik!
Fitur Connected Search dari ClickUp mengintegrasikan semua pekerjaan Anda—meliputi tugas, dokumen, email, dan obrolan—sehingga Anda dapat menemukan apa yang Anda butuhkan tepat saat Anda membutuhkannya tanpa perlu berpindah antar alat.
Langkah #5: Simpan dan bagikan dokumen dengan aman
Ya, dokumentasi harus mudah diakses, tetapi tidak oleh semua orang di setiap level. Pemimpin penjualan mungkin memerlukan akses edit, perwakilan penjualan mungkin memerlukan akses baca saja, dan karyawan baru mungkin memerlukan akses terarah selama proses onboarding. Tanpa izin yang jelas, Anda berisiko menimbulkan kebingungan atau melakukan perubahan yang tidak disengaja.
Berikut cara menyimpan dan berbagi dokumen penjualan secara aman:
- Gunakan izin tingkat folder: Jaga dokumen sensitif seperti matriks harga atau panduan strategi kompetitor tetap aman
- Tentukan peran pengguna: Berikan akses edit kepada manajer, akses tampilan saja kepada perwakilan penjualan, dan akses penuh kepada pemimpin pelatihan
- Pengelolaan versi: Hindari draf yang bertebaran dengan menyimpan dokumen aktif di satu tempat
- Lacak penggunaan: Pantau dokumen mana yang sebenarnya digunakan sehingga Anda tahu apa yang membantu—dan apa yang hanya memakan ruang
ClickUp memudahkan berbagi file secara aman. Setiap dokumen dilengkapi dengan pengaturan izin yang detail—Anda dapat mengizinkan akses lihat, komentar, atau edit berdasarkan pengguna atau grup. Selain itu, ClickUp secara otomatis melacak riwayat versi, sehingga Anda tidak akan kehilangan perubahan sebelumnya.
Dokumen juga dapat dibagikan secara eksternal (dengan batasan akses), sehingga memudahkan kolaborasi dengan mitra atau calon pelanggan saat diperlukan.
Dan karena dokumen Anda berada di dalam ruang kerja yang sama dengan pipeline penjualan, tugas onboarding, dan alur kerja konten, Anda tidak perlu berpindah-pindah antara alat atau berisiko menggunakan versi yang sudah usang.
Langkah #6: Tetapkan sistem untuk tinjauan dan perbaikan berkelanjutan
Dokumentasi bukanlah proyek sekali jadi—ini adalah proses yang berkelanjutan. Tanpa pembaruan rutin, bahkan konten terbaik pun akan menjadi usang.
Begini cara menjaganya tetap relevan:
- Buat tugas tinjauan berkala: Tetapkan jadwal rutin untuk tinjauan triwulanan atau semesteran
- Pantau penggunaan dan keterlibatan: Lihat dokumen mana yang digunakan dan mana yang diabaikan
- Sederhanakan siklus umpan balik: Berikan perwakilan penjualan cara sederhana untuk melaporkan masalah atau mengusulkan perbaikan saat masalah muncul
Fitur Tugas Berulang ClickUp sangat berguna di sini. Anda dapat menjadwalkan tugas tinjauan dokumen untuk diulang secara otomatis—berdasarkan tanggal, frekuensi, atau pemicu penyelesaian. Perlu tinjauan playbook setiap 90 hari? Selesai. Ingin daftar periksa tindak lanjut ditinjau setelah setiap peluncuran produk? Mudah.
Anda juga dapat mengatur otomatisasi ClickUp yang disesuaikan dan tanpa kode untuk mengirim pemberitahuan saat ulasan mendekati batas waktu, tugas terlambat, atau konten diperbarui. Anda bahkan dapat menghubungkan pemicu ulasan dengan aktivitas nyata, seperti pengeditan dokumen atau perubahan tahap dalam pipeline Anda.
Praktik Terbaik Dokumen Penjualan
Membuat dokumen pelatihan penjualan hanyalah langkah awal. Agar dokumen tersebut efektif, diperlukan kombinasi antara struktur yang cerdas, pendekatan yang berfokus pada pengguna, dan perbaikan secara berkala. Praktik terbaik ini membantu konten Anda tetap relevan seiring pertumbuhan tim Anda.
Tulis seperti yang akan digunakan oleh tim penjualan saat sedang melakukan panggilan
Tim penjualan tidak membutuhkan kalimat yang sempurna—mereka membutuhkan jawaban yang cepat. Jaga agar konten tetap sederhana, terstruktur, dan dapat ditindaklanjuti.
Gunakan frasa yang sebenarnya digunakan oleh tim terbaik Anda dalam panggilan, bukan bahasa pemasaran yang terlalu formal. Pikirkan, “Begini cara saya menjawab itu,” bukan “Solusi kami dirancang untuk…”
Anda juga dapat menyertakan potongan teks untuk menangani keberatan yang dapat langsung disalin dan ditempelkan oleh tim penjualan ke dalam balasan.
🎯 Tips: Buat perpustakaan skrip pembicaraan di ClickUp Docs, diorganisir berdasarkan tahap atau persona. Gunakan tabel atau toggle untuk menjaga tampilan rapi namun tetap dapat diperluas.
Desain untuk pembacaan cepat
Tim penjualan tidak membaca teks yang panjang—terutama saat mereka sedang dalam proses negosiasi. Format dokumen Anda agar mereka dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat.
- Gunakan judul, poin-poin, dan teks tebal untuk memecah informasi
- Tambahkan ikon referensi cepat atau emoji untuk menandai jenis informasi: 📞 untuk skrip panggilan, 🎯 untuk positioning, 🛑 untuk keberatan umum
- Gunakan bagian yang dapat dilipat atau tombol toggle untuk mengelompokkan informasi tanpa membebani layar
Sentralisasikan semuanya
Jika dokumen penjualan Anda tersebar di berbagai email, Google Drive, dan Notion, tidak ada yang akan menggunakannya. Tim penjualan cenderung mengandalkan pengetahuan informal ketika konten terasa tersembunyi.
Simpan dokumen di satu ruang kerja bersama yang dapat dicari dan atur berdasarkan alur kerja perwakilan, bukan berdasarkan siapa yang membuatnya. Contoh folder dapat mencakup Prospek, Persiapan Demo, Penanganan Penolakan, dan Kartu Pertarungan Kompetitor.
Anda juga dapat menghubungkan dokumen relevan ke dalam tugas atau kartu CRM sehingga dokumen tersebut muncul dalam alur kerja.
Jelaskan tanggung jawab dengan jelas
Setiap dokumen harus memiliki nama yang tercantum. Jika tidak ada yang bertanggung jawab atas dokumen tersebut, dokumen tersebut tidak akan dirawat.
🎯 Tips: Tugaskan pemilik dokumen dan sertakan tanggal tinjauan langsung di bagian kaki dokumen atau metadata.
Buat templat yang fleksibel
Dokumen serba guna tidak efektif. Buat templat yang dapat disesuaikan dengan cepat oleh tim penjualan sesuai dengan kebutuhan pembeli, industri, atau jenis transaksi.
🎯 Tips: Sertakan bidang yang dapat diedit atau tempat penempatan yang dapat disesuaikan oleh tim penjualan, tanpa perlu menulis ulang secara keseluruhan.
Memungkinkan pengiriman tepat waktu
Kita lupa 90% dari apa yang kita pelajari dalam 90 hari, dan tim penjualan Anda tidak berbeda.
Bagikan dokumen pada saat dibutuhkan—bukan saat onboarding dan tidak pernah lagi. Dokumen yang tepat pada waktu yang tepat sangat penting.
Anda dapat menggunakan pemicu tugas, tautan yang disematkan, atau integrasi Slack untuk menampilkan dokumen relevan di setiap tahap penjualan. Atau Anda dapat mengupgrade ke ClickUp Autopilot Agents!
💡 Tips Pro: ClickUp Autopilot Agents adalah agen cerdas yang didukung AI yang dapat memantau peristiwa di ruang kerja (seperti perubahan tahap kesepakatan) dan mengambil tindakan yang telah ditentukan, seperti mengirim pesan di ClickUp Chat, menandai dokumen, memperbarui tugas—bahkan merangkum atau mengambil dokumen relevan berdasarkan konteks ruang kerja.
Untuk mengatur Agen untuk pengiriman dokumen tepat waktu:
- Pilih atau buat Agen Autopilot Kustom
- Tetapkan pemicu perubahan tahap transaksi
- Opsional: Tambahkan kondisi untuk ukuran transaksi atau wilayah
- Gunakan panduan untuk menentukan dokumen mana yang perlu disiapkan dan cara memformatnya
- Arahkan agen ke dokumen yang tepat atau basis pengetahuan
- Aktifkan dan uji dengan memindahkan transaksi dummy
Dengan pengaturan ini, setiap kali seorang tenaga penjualan memindahkan kesepakatan ke fase baru, Autopilot Agent akan secara proaktif mengirimkan dokumen yang tepat—tepat pada saat mereka membutuhkannya.
Minta umpan balik dari tim penjualan secara rutin
Orang-orang yang menggunakan dokumentasi Anda seharusnya yang membentuknya. Buatlah agar mereka mudah untuk meninjau dokumen, mengusulkan perubahan, atau menandai kekurangan.
- Tambahkan kolom umpan balik langsung di dokumen, seperti “Apakah ini bermanfaat?” atau “Apa yang kurang?”
- Buat papan umpan balik dokumen bersama atau daftar tugas di mana tim penjualan dapat memberikan suara untuk saran-saran
- Review umpan balik dalam rapat tim bulanan untuk memprioritaskan pembaruan
📖 Baca juga: Cara Melakukan Manajemen Proyek untuk Tim Penjualan
🧠 Fakta Menarik: Pada tahun 2016, Zappos memecahkan rekor dengan panggilan layanan pelanggan selama 10 jam 43 menit — membuktikan bahwa koneksi yang nyata terkadang lebih penting daripada kecepatan.
Alat dan Template untuk Memperlancar Dokumen Penjualan Anda
Saat ini, Anda telah melihat mengapa menggunakan ClickUp sebagai pusat penjualan Anda sangat bermanfaat. Baik Anda sedang membuat panduan penjualan, mengelola transaksi, atau memperbarui konten, ClickUp untuk Tim Penjualan memberikan struktur dan efektivitas pada dokumen penjualan Anda.
Berikut cara ClickUp dapat membantu Anda menstandarkan dan menskalakan dokumen penjualan Anda:
1. Otomatisasi: Perbarui konten secara otomatis tanpa perlu kerja manual
Dokumentasi penjualan bukan sekadar sekali buat dan selesai. Dokumen ini memerlukan pembaruan, tinjauan, dan pengingat kepada pemiliknya. Melakukannya secara manual? Tidak efisien dan tidak dapat diskalakan.
ClickUp Automations dapat memicu tugas tinjauan, memberi tahu pemilik dokumen, atau mengarsipkan templat yang sudah usang—secara otomatis. Tetapkan aturan seperti:
“Ketika dokumen ditandai sebagai usang, berikan tugas tinjauan kepada pemilik konten.”
Ini memastikan sistem dokumentasi Anda tetap berjalan bahkan saat tidak ada yang mengawasi.
2. CRM: Hubungkan dokumen dengan pipeline Anda
Dokumentasi menjadi lebih powerful ketika terhubung dengan transaksi nyata. Dengan ClickUp CRM, Anda dapat menyematkan atau menghubungkan dokumen relevan langsung ke dalam tugas transaksi atau tampilan pipeline.
Lampirkan skrip, templat, atau konten yang ditujukan untuk pelanggan sesuai dengan tahap transaksi—sehingga tim penjualan selalu memiliki apa yang mereka butuhkan saat membutuhkannya.
Bonus: Saat proses penjualan Anda berubah, dokumen yang terintegrasi dengan CRM Anda dapat berkembang bersamaan dengannya.
3. Chat: Tangkap umpan balik secara real-time
Umpan balik terbaik tentang dokumen penjualan terjadi saat itu juga. Gunakan ClickUp Chat untuk menangkap wawasan tersebut saat muncul.
Tim penjualan dapat menandai tautan yang rusak, meminta pembaruan, atau berbagi apa yang berhasil—tanpa perlu beralih ke alat komunikasi eksternal. Percakapan chat tetap terhubung dengan dokumen atau tugas tertentu, sehingga konteks tetap terjaga.
Lebih cepat daripada email dan jauh lebih terstruktur daripada aplikasi terpisah seperti Slack.
4. Template tugas: Standarkan pekerjaan yang dapat diulang
Membuat panduan penemuan baru? Mengupdate dokumen pelatihan kuartalan? Jangan mulai dari nol.
Template Tugas ClickUp memungkinkan Anda menggunakan kembali daftar periksa, langkah-langkah, dan format, sehingga setiap dokumen baru mengikuti proses yang sama.
Hal ini memastikan proses dokumentasi penjualan Anda tetap konsisten, bahkan saat tim Anda berkembang.
5. Spreadsheet: Pantau kesehatan dan kinerja konten
Terkadang Anda membutuhkan pandangan berbasis data. Tampilan Tabel ClickUp berfungsi seperti spreadsheet dinamis, ideal untuk memantau kesehatan dokumentasi.
Anda dapat mencatat tanggal terakhir diperbarui, statistik penggunaan, volume umpan balik, dan kepemilikan dalam satu tempat. Filter berdasarkan jenis dokumen, prioritas, atau siklus tinjauan untuk melihat apa yang perlu diperhatikan.
Bayangkan ini sebagai pusat komando dokumentasi Anda, tetapi dengan lebih banyak otomatisasi dan fewer tabs.
Template ClickUp untuk Memudahkan Dokumentasi Penjualan
Template bawaan ClickUp dirancang untuk menghemat waktu dan memberikan struktur pada aktivitas penjualan yang berulang. Ini bukan sekadar daftar tugas—ini adalah kerangka kerja yang membantu Anda mendokumentasikan, mengelola, dan mengoptimalkan proses penjualan Anda sejak hari pertama.
Berikut ini cara masing-masing elemen tersebut terintegrasi dalam sistem dokumentasi yang dapat diskalakan:
1. Template Proses Penjualan oleh ClickUp
Template Proses Penjualan oleh ClickUp membantu Anda mendokumentasikan seluruh proses penjualan Anda di satu tempat. Anda dapat menyertakan kriteria kualifikasi untuk prospek, jadwal email untuk urutan pemeliharaan prospek, persiapan pertemuan, dan langkah-langkah serah terima—semua terhubung dengan tugas.
Gunakan untuk:
- Bangun panduan penjualan yang dapat diulang
- Selaraskan tim Anda tentang apa yang terjadi di setiap tahap
- Lampirkan dokumen terkait seperti skrip atau templat ke setiap fase
2. Template Presentasi Penjualan oleh ClickUp
Template Presentasi Penjualan oleh ClickUp menyediakan struktur untuk membuat, menyempurnakan, dan menyampaikan presentasi penjualan Anda, disesuaikan dengan produk, persona, atau ukuran transaksi.
Tim penjualan Anda tidak perlu membuat presentasi dari awal setiap kali. Template ini mengstandarkan narasi inti sambil memberikan ruang untuk personalisasi.
Gunakan untuk:
- Dokumentasikan struktur presentasi Anda: pembuka, nilai tambah, bukti pendukung, dan teknik penutup
- Sematkan presentasi, skrip pembicaraan, dan kisah pelanggan
- Termasuk posisi pesaing atau penanganan keberatan berdasarkan jenis audiens
3. Template Onboarding Penjualan oleh ClickUp
Ubah proses onboarding menjadi proses berbasis daftar periksa. Template Onboarding Penjualan ClickUp memiliki semua yang dibutuhkan oleh tim penjualan untuk dipelajari dalam beberapa minggu pertama.
Gunakan untuk:
- Dokumentasikan konten pelatihan, alat, dan tonggak pencapaian
- Sertakan tautan ke panduan penjualan, rekaman panggilan, dan demo produk
- Pantau kemajuan, sehingga manajer tahu siapa yang siap untuk menjual
4. Template Panduan Strategi Penjualan oleh ClickUp
Apakah Anda membutuhkan ruang untuk mendokumentasikan pendekatan penjualan secara keseluruhan—pasar, positioning, ICP, tujuan, dan taktik kunci? Gunakan Template Panduan Strategi Penjualan dari ClickUp. Template ini memastikan semua orang berada di halaman yang sama mengenai target pasar Anda, alasan Anda menang, dan cara melaksanakannya.
Gunakan untuk:
- Susun strategi penjualan triwulanan atau tahunan
- Selaraskan tim lintas fungsi pada rencana go-to-market
- Dokumentasikan pesan kunci dan langkah-langkah penjualan
5. Template Manajemen Pipeline Penjualan oleh ClickUp
Manajemen Pipeline Penjualan oleh ClickUp mengubah pipeline Anda menjadi alur kerja visual, di mana tugas, pembaruan, dan dokumen berada dalam satu tempat.
Gunakan untuk:
- Pantau kemajuan transaksi berdasarkan tahapannya
- Hubungkan tugas dengan dokumen terkait (skrip, harga, kontrak)
- Tugaskan pemilik, atur pengingat, dan pantau kemajuan
Selain itu, berikan struktur pada pelaporan Anda dan jaga agar pemangku kepentingan tetap selaras dengan Template Laporan Bulanan Penjualan ClickUp. Ringkas kinerja penjualan bulanan—target versus realisasi, kesehatan pipeline, dan pencapaian tim.
Anda bahkan dapat menyertakan tautan ke dashboard penjualan, ekspor CRM, atau materi pelatihan.
Versi yang lebih ringkas dan jangka pendek dari laporan bulanan adalah Template Laporan Penjualan Mingguan oleh ClickUp, yang berfokus pada tren mingguan, hambatan, dan tindakan jangka pendek. Template ini memastikan pemimpin penjualan tetap terinformasi tanpa perlu dashboard lengkap.
Bangun Dokumen Penjualan yang Lebih Cerdas dan Skalabel dengan ClickUp
Dokumentasi penjualan berfungsi dengan baik ketika terintegrasi ke dalam alur kerja harian tim, bukan tersebar di berbagai alat atau terlupakan di folder. Inilah yang dipertaruhkan: onboarding yang lebih cepat, penjualan yang lebih cerdas, dan hasil yang lebih dapat diprediksi.
ClickUp membantu Anda mencapai tujuan ini lebih cepat. Dari Dokumen dan Template hingga Otomatisasi dan Dashboard, semuanya terintegrasi dalam satu platform—terorganisir, mudah diakses, dan terhubung dengan pipeline Anda.
Jika Anda ingin tim penjualan yang menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari dan lebih banyak waktu untuk menutup transaksi, coba ClickUp. Di sini, proses Anda menjadi sistem dan sistem Anda menjadi keunggulan kompetitif.