Formulir manual mungkin terlihat tidak berbahaya hingga mulai menghabiskan waktu berjam-jam, memperlambat pengambilan keputusan, dan menimbulkan kesalahan yang dapat dihindari dalam proses Anda. Di balik setiap permohonan cuti, tiket pelanggan, atau formulir umpan balik, terdapat proses berulang yang menunggu untuk dioptimalkan.
Solusinya bukan menambah formulir. Melainkan menginvestasikan waktu dan uang untuk formulir yang lebih cerdas.
Dalam posting blog ini, kami akan menjelaskan cara mengotomatisasi formulir dengan AI untuk menciptakan alur kerja yang dapat berpikir, mengarahkan, dan merespons secara mandiri. Dan ya, kami telah melakukannya semua menggunakan ClickUp — ruang kerja AI terintegrasi pertama di dunia !
Ayo mulai! ✅
Mengapa Mengotomatisasi Formulir dengan AI?
Pengolahan formulir secara manual memperlambat segala proses, baik itu onboarding, persetujuan, atau permintaan pelanggan. Otomatisasi AI mengubah hal itu dengan menangani tugas-tugas rutin di belakang layar.
Inilah yang dapat Anda lakukan:
- Mengurangi upaya manual: Otomatiskan pengisian formulir, entri data, validasi, dan pengalihan untuk menghemat waktu bagi sumber daya manusia Anda.
- Waktu penyelesaian yang lebih cepat: Proses dan analisis formulir dalam hitungan menit, bukan hari.
- Peningkatan akurasi data: Deteksi kesalahan sejak dini dengan validasi bawaan dan pemeriksaan logika.
- Pengalaman pengguna yang ditingkatkan: Sesuaikan dan personalisasikan formulir sesuai dengan audiens target Anda, serta kurangi hambatan selama proses pengisian.
- Operasi yang dapat diskalakan: Tangani volume formulir yang terus bertambah tanpa perlu menambah tenaga kerja.
- Biaya operasional yang lebih rendah: Kurangi dokumen kertas, minimalkan pekerjaan ulang, dan kurangi keterlambatan.
👀 Tahukah Anda? Lebih dari 80% data perusahaan terperangkap dalam dokumen tidak terstruktur (termasuk formulir). Otomatisasi formulir berbasis AI—melalui Pemrosesan Dokumen Cerdas (IDP)—membuka akses ke data tersebut, mengubah faktur, kontrak, dan formulir pajak menjadi wawasan terstruktur yang dapat digunakan oleh sistem Anda.
Kasus Penggunaan Umum untuk Otomatisasi Formulir Berbasis AI
Bayangkan setiap formulir yang digunakan tim Anda—permohonan cuti, klaim pengeluaran, daftar periksa onboarding, formulir pendaftaran klien, atau survei umpan balik. Sekarang bayangkan formulir-formulir tersebut secara otomatis mengatur diri mereka sendiri, memvalidasi input, diteruskan ke orang yang tepat untuk ditindaklanjuti, dan memperbarui catatan terkait.
Itulah kekuatan otomatisasi AI. Mari kita lihat di mana otomatisasi AI memberikan dampak terbesar. 📈
- Pengolahan pinjaman dan faktur: Mengekstrak dan memverifikasi data keuangan dari formulir untuk mempercepat persetujuan, pembayaran, dan audit.
- KYC dan verifikasi identitas: Menggunakan pengenalan karakter optik (OCR) dan pembelajaran mesin untuk memindai identitas dan mengisi otomatis data pelanggan ke sistem kepatuhan.
- Penyaringan resume dan onboarding: Mempertemukan kandidat dengan posisi yang sesuai, secara otomatis menghasilkan dokumen perekrutan, dan menyelesaikan alur kerja untuk karyawan baru.
- Cuti, penggajian, dan penilaian kinerja: Melacak saldo, mengidentifikasi ketidaksesuaian, dan mengelola siklus penilaian dengan input minimal.
- Pengelolaan kontrak dan dokumen hukum: Membuat draf otomatis, melacak revisi, dan memastikan kepatuhan tanpa perlu tindak lanjut manual.
- Penerimaan dan pengalihan layanan pelanggan: Merekam permintaan, mengalokasikan tiket, dan mengirim pembaruan otomatis secara real-time.
📖 Baca Juga: Kekuatan Formulir ClickUp untuk Tim Perangkat Lunak
Fitur Utama yang Perlu Diperhatikan dalam Alat Otomatisasi Formulir Berbasis AI
Tidak semua alat formulir AI dibuat sama. Beberapa hanya mengumpulkan data; yang lain membantu mengambil keputusan.
Untuk benar-benar mengoptimalkan alur kerja Anda, alat-alat tersebut harus melampaui pembuatan formulir dan langsung mendukung eksekusi, kejelasan, dan otomatisasi secara skala besar. Anda harus:
- Pilih logika kondisional dinamis: Pilih alat dengan jalur pertanyaan adaptif yang merespons masukan pengguna, mengurangi panjang formulir, dan meningkatkan tingkat penyelesaian.
- Prioritaskan integrasi yang mulus: Pilih platform yang dapat terhubung dengan mudah ke CRM, HRIS, atau sistem dukungan Anda untuk menghilangkan transfer data manual dan menjaga alur kerja tetap terintegrasi.
- Cari analitik real-time dan dasbor: Pilih pengisi formulir yang menawarkan visibilitas instan terhadap pengiriman, titik keluar, dan tren untuk optimasi berkelanjutan.
- Minta bidang kustom dan pemetaan: Pastikan alat tersebut mendukung bidang kustom seperti prioritas atau jenis permintaan, sehingga data mengalir langsung ke alur kerja Anda dengan konteks lengkap.
📖 Baca Juga: Alternatif Terbaik Jotform yang Layak Dicoba
Cara Mengotomatisasi Formulir dengan AI
Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah yang menunjukkan cara mengotomatisasi formulir dengan AI. Anda akan menemukan contoh praktis dan memahami bagaimana ClickUp mendukung setiap tahap dengan menggabungkan formulir, tugas, dokumen, obrolan, dan proses Anda menjadi satu aplikasi yang powerful.
Langkah #1: Tentukan masalah yang ingin Anda selesaikan
Sebelum menggunakan alat-alat tersebut, pahami terlebih dahulu di mana formulir menghambat produktivitas Anda.
Apakah formulir umpan balik pelanggan menumpuk tanpa tindak lanjut? Atau apakah HR masih memproses setiap permohonan cuti secara manual?
Identifikasi masalah utama seperti keterlambatan, waktu yang dihabiskan untuk pengisian data manual, atau catatan data yang tidak konsisten.
Langkah #2: Pilih platform otomatisasi formulir Anda
Jika Anda mencari platform yang andal, ClickUp mencakup pembuatan formulir dan proses setelahnya.
Platform produktivitas yang kuat ini dilengkapi dengan perangkat lunak pembuat formulir bawaan yang terintegrasi dengan tugas, dokumen, tujuan, dan alur kerja Anda dalam satu tempat. Dirancang untuk membantu tim mengelola proyek, mengotomatisasi proses, dan berkolaborasi secara efisien, tanpa masalah perpindahan konteks yang disebabkan oleh Work Sprawl.
ClickUp Forms memungkinkan Anda membuat formulir profesional tanpa kode langsung di dalam ruang kerja ClickUp Anda. Ini berarti Anda dapat mengumpulkan permintaan, umpan balik, atau jenis data lainnya, dan mengintegrasikannya secara mulus ke dalam proses manajemen proyek Anda.
💡 Tips Pro: Gunakan logika kondisional di ClickUp Forms untuk menyesuaikan pertanyaan berdasarkan masukan pengguna. Dengan cara ini, satu formulir dapat menangani berbagai jenis permintaan, seperti cuti, masalah IT, atau umpan balik, tanpa membebani pengguna dengan bidang yang tidak relevan.
Begini cara Anda dapat membuat proses penerimaan data untuk departemen apa pun menggunakan ClickUp Forms:
Langkah #3: Buat dan konfigurasikan formulir
Di sini Anda mendesain formulir untuk mengumpulkan informasi yang Anda butuhkan. Berikut beberapa praktik terbaik:
- Hanya tanyakan apa yang diperlukan. Jaga agar formulir tetap singkat dan gunakan bidang kondisional untuk menampilkan pertanyaan berdasarkan jawaban sebelumnya
- Buat berbagai jenis bidang untuk menyesuaikan dengan data Anda (misalnya, pemilih tanggal untuk garis waktu, menu tarik-turun untuk pilihan)
- Grupkan pertanyaan yang terkait untuk menghindari kebingungan dan pengulangan
Sekarang, begini cara melakukannya di ClickUp:
- Buka Daftar tempat Anda ingin pengiriman formulir dikirimkan
- Tambahkan Tampilan Formulir dengan mengklik tombol + Tampilan, memilih Formulir, dan memberi nama
- Seret dan lepas ClickUp Custom Fields untuk menambahkan teks, menu tarik-turun, kotak centang, lampiran, dan lainnya ke dalam formulir
- Klik tombol Tambahkan pertanyaan di bagian bawah untuk menambahkan bidang baru
- Terapkan logika kondisional untuk menyesuaikan pengalaman formulir sesuai dengan berbagai skenario
- Sesuaikan formulir Anda dengan mengubah warnanya, teks tombol, dan menambahkan logo Anda untuk menjaga kesesuaian merek
💡 Tips Pro: Setelah formulir Anda dibuat, jangan lupa untuk menyesuaikan cara penanganan respons:
- Pilih di mana tugas dibuat: Pastikan pengiriman formulir masuk ke daftar ClickUp yang tepat
- Redirect setelah pengiriman: Kirim pengguna ke pesan konfirmasi kustom atau URL tertentu
- Sesuaikan tombol kirim: Sesuaikan nada formulir Anda dengan label tombol yang disesuaikan seperti Kirim Permintaan atau Kirim Umpan Balik
Langkah #4: Latih AI untuk membantu Anda menjadi lebih cerdas
Sebelum Anda mempublikasikan formulir, luangkan waktu sejenak untuk meningkatkan formulir Anda dengan wawasan yang didukung AI. ClickUp Brain, asisten AI kontekstual ClickUp, membantu Anda membuat formulir yang lebih cerdas dan mempersiapkan langkah selanjutnya dengan menganalisis data masa lalu dan mengoptimalkan pengaturan Anda. Gunakan ClickUp Brain sebagai mitra Anda untuk membentuk formulir dengan konteks yang nyata.
Hasilnya? Formulir yang lebih cerdas, data yang lebih bersih, dan alur kerja yang sudah memikirkan langkah selanjutnya sebelum respons pertama masuk. Dengan ClickUp Brain, Anda dapat:
Hal ini membuat formulir Anda lebih terarah, tepat sasaran, dan bermanfaat bahkan sebelum Anda menerima tanggapan baru.
🚀 Coba prompt seperti:
- Ringkas keluhan umum dari tiket sebelumnya agar saya dapat menambahkan opsi yang relevan ke formulir
- Buat pertanyaan formulir onboarding berdasarkan pertanyaan umum (FAQ) dari karyawan baru dalam 3 bulan terakhir
- Daftar masalah berulang dari laporan insiden untuk mengisi otomatis kategori penyebab utama dalam formulir
Langkah #5: Otomatisasi apa yang terjadi selanjutnya
Sebelum formulir Anda aktif, gunakan AI dan otomatisasi untuk mengolah data yang dikumpulkan. Atur pemicu dan aturan untuk mengalokasikan tugas, memberitahu orang yang tepat, memperbarui bidang, atau memindahkan item melalui alur kerja Anda.
Dan dengan ClickUp Automations, membangun alur kerja ini menjadi lebih mudah tanpa perlu coding. Cukup pilih pemicu, atur tindakan, dan biarkan ClickUp menangani sisanya.
Begini caranya:
- Buka daftar tempat tugas formulir ditampilkan dan klik tombol Otomatisasi di bagian atas daftar. Ini akan membuka Pusat Otomatisasi untuk daftar tersebut
- Klik + Tambah Otomatisasi atau Buat Otomatisasi
- Pilih ‘Ketika tugas dibuat’ sebagai pemicu. Hal ini memastikan setiap pengiriman formulir baru memicu otomatisasi
- Gunakan kondisi (seperti jenis permintaan atau tingkat urgensi) untuk menyesuaikan tindakan berdasarkan respons formulir
- Tambahkan tindakan untuk mempermudah alur kerja Anda:
- Tugaskan tugas berdasarkan input formulir
- Perbarui status atau tag untuk pelacakan dan prioritas
- Kirim pemberitahuan melalui ClickUp, email, atau Slack
- Gunakan templat seperti templat formulir umpan balik dengan subtugas, daftar periksa, atau Bidang Kustom
- Pindahkan atau salin tugas ke Daftar atau Folder yang tepat secara otomatis
- Uji dengan pengiriman formulir sampel untuk memastikan semuanya berjalan lancar
💡 Tips Pro: Tambahkan Watchers di ClickUp secara dinamis tergantung pada apa yang dikirimkan. Jika nama klien tertentu dipilih atau tugas ditandai dengan tim, gunakan Otomatisasi untuk melibatkan pemangku kepentingan yang tepat tanpa harus menandai mereka secara manual setiap kali.
Tonton video ini untuk tips rahasia kami dalam membangun otomatisasi ClickUp menggunakan perintah bahasa alami:
Langkah #6: Uji, publikasikan, dan bagikan formulir Anda
Setelah semua itu selesai, Anda harus:
- Pratinjau formulir Anda: Periksa alur pengguna, uji logika kondisional, dan pastikan otomatisasi berjalan dengan benar
- Publish formulir Anda: Setelah selesai, publikasikan dengan satu klik
- Bagikan URL formulir: Sebarkan melalui email, obrolan, atau sematkan di situs web Anda. Ingat, setiap pengiriman formulir secara instan akan menciptakan tugas di daftar yang Anda pilih di ClickUp
Langkah #7: Pantau, analisis, dan tingkatkan
Setelah diluncurkan, pastikan otomatisasi Anda tetap berfungsi dengan baik melalui optimasi berkelanjutan. Berikut saran kami:
- Gunakan tampilan Daftar, Kalender, atau Papan untuk melihat respons yang telah direkam
- Manfaatkan Dashboard ClickUp untuk memvisualisasikan tren dalam pengiriman formulir
- Minta ClickUp Brain untuk merangkum masalah yang berulang atau menganalisis sentimen dari tanggapan
- Sesuaikan bidang formulir, logika, atau aturan otomatisasi berdasarkan kinerja
💡 Tips Pro: Gunakan Agen AI ClickUp untuk menyortir pengiriman formulir secara otomatis. Saat formulir pendaftaran baru masuk, Agen Anda dapat menganalisis respons, mengkategorikan permintaan, menugaskan ke tim yang tepat, dan menetapkan prioritas atau batas waktu secara instan. Ini seperti memiliki koordinator yang selalu aktif—menjaga alur kerja pendaftaran tetap terorganisir dan waktu respons tetap cepat.
Alat Terbaik untuk Mengotomatisasi Pengisian Formulir dengan AI
Jika Anda sedang mengevaluasi alat otomatisasi formulir berbasis AI, berikut adalah beberapa platform yang patut dipertimbangkan:
1. SafetyCulture AI Form Builder
Jika Anda pernah berharap bisa meminta formulir Anda untuk membuat dirinya sendiri, panduan ini untuk Anda. AI Form Builder dari SafetyCulture mengubah prompt teks singkat menjadi formulir siap inspeksi—sempurna untuk pemeriksaan keamanan, audit, atau penilaian kualitas. Anda bahkan dapat melampirkan media seperti foto dan video untuk konteks yang lebih kaya.
Fitur terbaik
- Fitur seret dan lepas / pembuat templat untuk inspeksi, daftar periksa, dan formulir, termasuk lampiran media (foto, dll) untuk pekerja lapangan
- Alur kerja yang berorientasi pada kepatuhan dan operasional: alokasikan tugas berdasarkan hasil formulir, integrasikan dengan sistem lain, dan pantau tindak lanjut
- Dukungan mobile-first (perekaman data lapangan offline, sinkronisasi nanti) dan dasbor real-time data formulir/inspeksi di seluruh tim
Batasan
- Beberapa pengguna melaporkan keterbatasan fleksibilitas/penyesuaian untuk tata letak formulir yang sangat khusus atau logika cabang yang kompleks
Harga
- Harga khusus
Ulasan G2 dan Capterra
- G2: 4. 6/5 (150+ ulasan)
- Capterra: 4.6/5 (240+ ulasan)
2. Tally
Tally membangun formulir kondisional penuh berdasarkan tujuan yang diberikan dalam bahasa Inggris yang sederhana. Sebagai alternatif yang kuat untuk SurveyMonkey dan Google Forms, Tally juga memastikan enkripsi yang sesuai dengan GDPR, menjadikannya ideal untuk lingkungan yang sensitif terhadap privasi.
Fitur terbaik
- Buat formulir dan pengiriman tanpa batas di tingkat gratis (dalam batas penggunaan wajar)
- Gunakan logika formulir canggih, perhitungan, pengalihan jawaban, dan bidang tersembunyi untuk formulir yang disesuaikan
- Editornya bekerja seperti dokumen teks: cukup ketik untuk menambahkan blok/pertanyaan dan gunakan pintasan untuk menyelesaikan tugas
Batasan
- Meskipun Tally sangat kuat untuk formulir standar, fitur-fitur alur kerja perusahaan yang kompleks (misalnya, cabang lanjutan, otomatisasi multi-langkah) mungkin kurang mendalam dibandingkan dengan platform formulir perusahaan teratas
Harga
- Gratis
- Pro: $29/bulan
- Bisnis: $89/bulan
Ulasan G2 dan Capterra
- G2: 4. 8/5 (50+ ulasan)
- Capterra: Tidak cukup ulasan
3. Intellistack (sebelumnya Formstack AI)
Intellistack (evolusi rebranding dari Formstack) menawarkan pembuatan formulir AI tanpa kode, pembangkitan dokumen, dan otomatisasi alur kerja untuk tim bisnis. Platform ini menekankan alur kerja proses lengkap—mulai dari pembuatan formulir hingga pembangkitan dokumen dan eksekusi alur kerja—membuatnya menarik untuk kasus penggunaan back-office yang padat data seperti keuangan, HR, asuransi, dan lainnya.
Fitur terbaik
- Masukkan prompt untuk menghasilkan formulir daripada menambahkan setiap bidang secara manual
- Dapatkan dukungan untuk pengolahan dokumen skala besar dalam alur kerja
Batasan
- Beberapa pengguna melaporkan kurva pembelajaran yang lebih curam untuk fitur otomatisasi/alur kerja yang lebih canggih
Harga
- Formulir: Mulai dari $99/bulan
- Suite: Mulai dari $250/bulan
- Enterprise: Harga khusus
Ulasan G2 dan Capterra
- G2: 4. 3/5 (450+ ulasan)
- Capterra: 4.0/5 (110+ ulasan)
📖 Baca Juga: Cara Membuat Formulir di Excel
Mengapa ClickUp menonjol di antara alat pembuat formulir berbasis AI?
Alih-alih menjadi alat lain dalam tumpukan Anda, ClickUp menjadi tumpukan itu sendiri. Anda mendapatkan sistem tunggal yang terhubung dan berkembang seiring dengan alur kerja Anda.
Inilah yang membedakannya dari alat otomatisasi formulir AI lainnya:
👉🏻 Pengelolaan pengetahuan terpadu: Buat wiki internal, SOP, dan dokumen kolaboratif bersamaan dengan formulir dan tugas Anda menggunakan ClickUp Docs. Rancang ide atau peta proses secara visual dengan ClickUp Whiteboards, semuanya dalam platform yang sama
👉🏻 Dashboard dan pelaporan kustom: Visualisasikan respons formulir secara instan dengan dashboard ClickUp yang dapat disesuaikan. Gabungkan data formulir dengan metrik proyek, grafik beban kerja, dan lainnya, memberikan Anda pandangan 360° tentang operasional Anda
👉🏻 Izin dan keamanan tingkat lanjut: Kendalikan siapa yang dapat melihat, mengedit, atau mengirimkan formulir. Tetapkan izin yang detail untuk alur kerja sensitif, memastikan kepatuhan dan privasi data di seluruh tim
📮 ClickUp Insight: 30% pekerja percaya bahwa otomatisasi dapat menghemat 1-2 jam per minggu, sementara 19% memperkirakan hal itu dapat membebaskan 3–5 jam untuk pekerjaan yang mendalam dan terfokus.
Bahkan penghematan waktu yang kecil pun dapat berakumulasi: hanya dua jam yang dihemat setiap minggu setara dengan lebih dari 100 jam per tahun—waktu yang dapat dialokasikan untuk kreativitas, pemikiran strategis, atau pengembangan pribadi. 💯
Dengan ClickUp’s AI Agents dan ClickUp Brain, Anda dapat mengotomatisasi alur kerja, menghasilkan pembaruan proyek, dan mengubah catatan rapat menjadi langkah-langkah tindakan yang dapat dilaksanakan—semua dalam satu platform. Tidak perlu alat tambahan atau integrasi—ClickUp menyediakan semua yang Anda butuhkan untuk mengotomatisasi dan mengoptimalkan hari kerja Anda dalam satu tempat.
💫 Hasil Nyata: RevPartners berhasil mengurangi 50% biaya SaaS mereka dengan menggabungkan tiga alat ke dalam ClickUp—mendapatkan platform terpadu dengan fitur yang lebih canggih, kolaborasi yang lebih erat, dan sumber kebenaran tunggal yang lebih mudah dikelola dan diskalakan.
⚙️ Bonus: Coba templat formulir umpan balik ClickUp untuk mengumpulkan dan menindaklanjuti masukan dari pengguna, rekan tim, atau klien. Templat ini berguna untuk menangkap saran, laporan bug, atau ulasan, serta menjaga semuanya tetap terorganisir.
Formulir yang Begitu Cerdas, Mereka Mungkin Saja Meminta Cuti
Formulir tidak perlu tertahan di kotak masuk atau tersesat di spreadsheet. Dengan AI, formulir dapat menangani tugas-tugas kompleks dan menjaga proses berjalan tanpa perlu pengecekan terus-menerus. Artinya, lebih sedikit penundaan, lebih sedikit kesalahan, dan lebih banyak waktu untuk pekerjaan sebenarnya.
ClickUp mengintegrasikan seluruh siklus ini ke dalam satu platform terhubung.
Anda dapat membuat formulir yang menciptakan tugas, mengassignkannya secara instan, dan memperbarui bidang berdasarkan respons. ClickUp Brain membantu menyempurnakan formulir Anda menggunakan data nyata, sehingga setiap pertanyaan memiliki tujuan dan setiap alur kerja tetap pada jalurnya.